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[摘要]防震減災(zāi)工作是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要安全保障。國家地震烈度速報與預(yù)警工程是一項重大民生工程，建設(shè)國家地震烈度速報和預(yù)警網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)地震烈度速報和預(yù)警功能，提供全國分鐘級儀器地震烈度速報和重點(diǎn)地區(qū)秒級地震預(yù)警服務(wù)。作為該項目重要組成部分的檔案管理工作尤為重要，結(jié)合國家地震預(yù)警工程山東子項目檔案管理工作的特點(diǎn)，闡述了工作思路、工作目標(biāo)、重要措施等方面的內(nèi)容，對項目檔案管理進(jìn)行了系統(tǒng)的歸納總結(jié)。

[關(guān)鍵詞]地震預(yù)警項目；檔案管理工作；項目管理

1.引言

檔案是歷史的記載，國家地震烈度速報與預(yù)警工程檔案是全面大幅提升我國地震監(jiān)測及防震減災(zāi)能力，保障國家經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要信息承載，它為項目任務(wù)完成提供了堅實保障。山東作為全國重點(diǎn)地震預(yù)警區(qū)，承擔(dān)著1468個臺站、1個省級預(yù)警中心、16個市級信息服務(wù)平臺、302個服務(wù)終端和1個測震觀測儀器野外比測試驗站等多項建設(shè)任務(wù)，成為國家地震烈度速報與預(yù)警系統(tǒng)的重要組成部分。隨著項目建設(shè)不斷深入和國家檔案局對建設(shè)項目檔案管理的要求，山東子項目檔案管理工作緊扣國家預(yù)警項目建設(shè)要求，不斷創(chuàng)新檔案管理模式，做到“應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收”，確保項目檔案齊全、完整、準(zhǔn)備和安全，為項目順利完成發(fā)揮充分的支撐保障作用。

2.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，確保經(jīng)費(fèi)，注入項目檔案強(qiáng)大推動力

2018年中國地震局正式啟動國家地震烈度速報與預(yù)警工程以來，山東省地震局黨組高度重視，成立了山東子項目領(lǐng)導(dǎo)小組和各實施組，以山東省地震局檔案部門專職檔案人員為組長的檔案實施小組全程跟進(jìn)項目各個環(huán)節(jié)，確保項目檔案全過程管控動態(tài)有效管理。檔案人員以山東子項目建設(shè)為中心，落實項目檔案管理的各項規(guī)章制度要求，主動融入，精心服務(wù)，探索預(yù)警項目檔案規(guī)范化、法制化、信息化的有效途徑。山東子項目把項目檔案經(jīng)費(fèi)作為專項列支，為項目檔案管理工作提供了充足的經(jīng)費(fèi)支持。項目檔案人員積極跟進(jìn)項目進(jìn)度，牢牢把握“與項目建設(shè)同步”的目標(biāo)定位，做到項目實施到哪里，檔案工作就服務(wù)到哪里，積極采取有效措施，全面提升項目檔案管理能力。

3.項目檔案管理工作思路和目標(biāo)

工作思路：遵循“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、部門協(xié)同、全程覆蓋、動態(tài)管理”原則，堅持檔案質(zhì)量第一、項目效益優(yōu)先，堅持問題導(dǎo)向、目標(biāo)導(dǎo)向，實施項目檔案管理“科學(xué)構(gòu)建運(yùn)作機(jī)制、加強(qiáng)檔案前端管控、落實文件源頭控制、超前開展培訓(xùn)練兵、專業(yè)完工隨時歸檔、納入工程同時檢查、完成竣工同步驗收、關(guān)鍵環(huán)節(jié)重點(diǎn)檢查、規(guī)范歸檔電子文件、嚴(yán)格把關(guān)檔案驗收”的“十步工作法”，嚴(yán)格落實項目建設(shè)管理和檔案管理各項規(guī)章制度，健全完善檔案部門和建設(shè)部門協(xié)同運(yùn)作新機(jī)制，全面提高項目檔案管理水平。工作目標(biāo)：圍繞“建一流工程，立精品檔案”總體目標(biāo)，研究責(zé)任明確、機(jī)制科學(xué)、協(xié)同有力的項目檔案管理新模式，編制項目檔案模板化管理教材，以示范為樣板，提升山東子項目檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理水平，最終以標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案管理印證國家預(yù)警項目山東子項目依法合規(guī)、先簽后建、安全高效、質(zhì)量一流等工作要求的落實成效，為山東經(jīng)濟(jì)社會高質(zhì)量發(fā)展，加快現(xiàn)代化強(qiáng)省建設(shè)作出積極貢獻(xiàn)。

4.落實重點(diǎn)措施

一是把握新要求和新方向。認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹落實《國家地震烈度速報與預(yù)警項目檔案管理辦法》；開展項目電子文件管理現(xiàn)狀調(diào)研，研究項目電子檔案管理新方向，做好不同門類項目電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔保管。積極研發(fā)預(yù)警項目檔案管理系統(tǒng)。在項目檔案管理上實行全過程控制與監(jiān)督措施，嚴(yán)格落實檔案管理的規(guī)章制度，加強(qiáng)考核，保證項目檔案的完整性與準(zhǔn)確性。明確項目各方在檔案管理中的職責(zé)、義務(wù)，同時建立相應(yīng)的考核措施，為檔案工作提供制度保障。將項目檔案管理工作作為重要考核內(nèi)容，加大考核力度，充分發(fā)揮獎懲機(jī)制作用，督促實現(xiàn)項目文件歸檔質(zhì)量的提升。二是搭建合作交流平臺。加強(qiáng)預(yù)警項目檔案工作協(xié)同聯(lián)動。打通山東省預(yù)警項目檔案實施組和合作單位檔案管理組的溝通渠道，搭建交流平臺，合理合法共享信息資源，提供檔案盒等檔案用具，對兼職檔案人員進(jìn)行耐心細(xì)致的專業(yè)指導(dǎo)，對疑難問題共同協(xié)商解決，重要任務(wù)協(xié)同安排完成。三是落實規(guī)章制度的各項要求。實施項目檔案全過程覆蓋動態(tài)管理，加強(qiáng)檔案合同管理、費(fèi)用管理，健全項目檔案組織機(jī)構(gòu)，超前介入檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，印制《國家地震烈度速報與預(yù)警工程山東子項目檔案管理工作手冊》，使檔案管理全面融入項目管理，增強(qiáng)了項目參建人員的檔案意識，做到各參建設(shè)單位文件材料隨時歸檔。加強(qiáng)指導(dǎo)和檢查，實現(xiàn)文件材料清單式收集，強(qiáng)化檔案驗收把關(guān)機(jī)制。四是堅持嚴(yán)要求高標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)預(yù)警項目檔案示范工程。圍繞“建一流工程，立精品檔案”總體目標(biāo)，按照檔案全過程覆蓋動態(tài)管理的標(biāo)準(zhǔn)要求開展示范工程建設(shè)，注重經(jīng)驗總結(jié)和成果提煉，做好示范工程經(jīng)驗推廣，努力做到一體化管理，強(qiáng)化各建設(shè)單位之間的聯(lián)系，保證各單位均能有效地參與到項目檔案管理工作中，在保證文件材料完整與準(zhǔn)確的同時提高項目檔案管理工作效率。在項目管理中融入先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，應(yīng)用于文件材料存儲及各項材料內(nèi)容的整理與保存。

5.加強(qiáng)工作保障

一是主動跟進(jìn)服務(wù)。國家預(yù)警項目山東子項目檔案實施組對各市地建設(shè)項目檔案進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，認(rèn)真組織各分項檔案專項驗收。積極開展檔案培訓(xùn)教育活動，提高項目兼職檔案人員的業(yè)務(wù)水平。二是抓好安全檔案。進(jìn)一步加強(qiáng)施工安全管控，將落實各項安全規(guī)章形成的工作記錄、審批單、隱蔽工程照片等文件材料及時做好歸檔，確保檔案真實可靠。

6.實行項目檔案全過程覆蓋動態(tài)管理機(jī)制

一是科學(xué)構(gòu)建運(yùn)作機(jī)制。國家預(yù)警項目山東子項目落實項目負(fù)責(zé)人檔案工作職責(zé)，構(gòu)建各分項融合互動的檔案工作運(yùn)作機(jī)制，形成檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)、職能部門考核督導(dǎo)、建設(shè)部門主動配合、監(jiān)管單位全程管控、參建單位各負(fù)其責(zé)的項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)。二是加強(qiáng)檔案前端管控。加強(qiáng)合同條款約束，明確檔案不合格不得支付進(jìn)度尾款，開展檔案履約評價考核。工程概預(yù)算單獨(dú)列支檔案費(fèi)用，工程結(jié)算審核檔案費(fèi)用使用情況。三是落實文件源頭控制。各參建單位應(yīng)參考國家預(yù)警項目檔案歸檔范圍要求，結(jié)合工程實際情況，梳理明確各自職責(zé)范圍內(nèi)工程關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)形成的重要項目文件清單，安排專人負(fù)責(zé)項目文件材料“清單式”收集。四是超前開展培訓(xùn)練兵。山東省地震局檔案部門編制了《國家地震烈度速報與預(yù)警工程山東子項目檔案實施細(xì)則》，還制作了標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性、權(quán)威性強(qiáng)的項目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)課件，項目實施前組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動。相關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)保持穩(wěn)定性和一致性，經(jīng)過培訓(xùn)的人員原則上不允許調(diào)換。五是專業(yè)完工隨時歸檔。實行項目檔案“預(yù)歸檔”機(jī)制，預(yù)先收集、分類、編號、編目、裝盒但不裝訂，做到項目文件隨時形成、隨時整理、隨時歸檔并及時補(bǔ)充和更新?！邦A(yù)歸檔”質(zhì)量作為加強(qiáng)項目檔案全過程覆蓋動態(tài)管理的重要抓手和依據(jù)。六是納入工程同時檢查。建設(shè)、監(jiān)理、施工等單位檢查工程進(jìn)度同時檢查文件材料收集進(jìn)度，檢查工程質(zhì)量同時檢查“預(yù)歸檔”質(zhì)量，檢查工程安全同時檢查“預(yù)歸檔”檔案本體、保管環(huán)境、裝具的安全性。七是完成竣工同步驗收。施工、監(jiān)理、建設(shè)管理單位應(yīng)將檔案“預(yù)歸檔”質(zhì)量指標(biāo)分別納入“三級”自檢、監(jiān)理初檢、建設(shè)單位負(fù)責(zé)人驗收、竣工驗收，將檔案合格作為通過驗收的必要條件。八是關(guān)鍵環(huán)節(jié)重點(diǎn)檢查。檔案部門組織重點(diǎn)檢查，以跟蹤項目進(jìn)度和開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主要目的，對于檔案管理不規(guī)范、進(jìn)度嚴(yán)重滯后、案卷質(zhì)量低下、內(nèi)容錯漏突出、問題屢查屢現(xiàn)，給項目任務(wù)完成埋下隱患的，予以批評。九是規(guī)范歸檔電子文件。加強(qiáng)項目管控系統(tǒng)應(yīng)用，確保系統(tǒng)電子文件完整、準(zhǔn)確，具有唯一性；研究建設(shè)項目信息化管理形成電子文件的歸檔問題；根據(jù)國家檔案局《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》要求，做好電子文件的收集、歸檔、管理以及項目檔案數(shù)字化有關(guān)工作。十是嚴(yán)格把關(guān)檔案驗收。項目竣工且檔案組卷完成后，建設(shè)管理單位組織項目檔案驗收，檔案不通過的，不得進(jìn)行分項目的業(yè)務(wù)驗收。對于整改后仍不合格的，不得支付參建單位進(jìn)度尾款。檔案專項驗收結(jié)果作為考核各方的重要依據(jù)。

7.積極開展項目宣傳工作

加強(qiáng)重大項目的宣傳工作也是項目檔案管理中的重要環(huán)節(jié)。首先，要向社會宣傳國家預(yù)警項目，讓廣大群眾都能夠及時了解國家預(yù)警項目。其次，讓項目參建單位、合作單位及項目的全體技術(shù)人員全面了解這一項目，更好地做好項目檔案的收集工作。山東子項目注重經(jīng)驗總結(jié)，收集各類檔案素材。檔案人員制作預(yù)警項目山東子項目宣傳折頁，在2019年5.12防災(zāi)減災(zāi)日的活動中進(jìn)行分發(fā)。根據(jù)項目進(jìn)度及時收集文字、照片、視頻等素材，制作視頻短片，全方位立體展示山東省預(yù)警子項目的建設(shè)情況。

8.結(jié)語

項目檔案管理是國家重大項目建設(shè)的重要組成部分，具有投資金額大、建設(shè)周期長、項目建設(shè)過程復(fù)雜、涉及的檔案門類多、項目檔案管理人員少等特點(diǎn)，因此要求項目檔案人員思想上重視、制度上健全、管理上強(qiáng)化、責(zé)任上落實、細(xì)節(jié)上完善和發(fā)展上補(bǔ)充，采取新思路、新措施來保證項目檔案管理的科學(xué)高效性。

作者:朱少華 單位:山東省地震局