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摘　要：當(dāng)今時代是一個信息量爆炸的時代，大數(shù)據(jù)技術(shù)的橫空出世使信息科學(xué)往前邁進了一大步作為新興的信息科學(xué)技術(shù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)成為世界各國相互競爭的一項前沿技術(shù)。能否在數(shù)量十分龐大的信息大海里快速、準(zhǔn)確地找到對自己有價值的信息是當(dāng)今計算機科學(xué)界十分關(guān)鍵的問題。為了順應(yīng)社會發(fā)展，檔案管理工作應(yīng)該進行改革，改變傳統(tǒng)的管理方法，還要重視對管理理念的改變，在日常的工作中使用先進的信息技術(shù)進行檔案的管理，提高管理工作效率以及質(zhì)量，同時，也有利于降低管理人員的工作壓力，促進檔案管理工作向信息化方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；管理

檔案管理工作在多年的發(fā)展中很難受到人們的重視，因此發(fā)展速度受到了不利影響，發(fā)展難度也較大。檔案是對歷史的記載，而且還有一部分檔案中記錄的信息十分重要，因此國家應(yīng)該更加重視對檔案的管理。現(xiàn)如今，大部分地區(qū)的檔案管理工作仍然是人工形式，無論是收集檔案，還是對檔案進行管理都是以人工的形式進行，人工的工作方式可能會導(dǎo)致管理檔案的過程中出現(xiàn)失誤，無法有效保障檔案的安全。想要提高檔案管理工作的質(zhì)量，發(fā)揮檔案管理的作用，負責(zé)檔案管理工作的部門應(yīng)該加強信息技術(shù)與檔案管理工作的結(jié)合，使用信息技術(shù)解決檔案管理工作中遇到的各種問題，而且相較于傳統(tǒng)的管理方式具備更多優(yōu)勢，有利于促進信息的共享。

一、檔案管理存在的問題

（一）檔案管理重視程度不夠

現(xiàn)在發(fā)展越來越復(fù)雜，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在的發(fā)展需求，檔案管理重視度不夠這是現(xiàn)在面臨的一個問題，在管理的過程中，我們需要采取新的方式來解決其中的問題，面對新的發(fā)展，檔案管理的內(nèi)容也變得越來越多，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在的發(fā)展，很多技術(shù)和內(nèi)容都需要得到進一步的更新和發(fā)展，相關(guān)的管理人員意識還不夠完善，對檔案管理的認識程度還不夠高，給未來發(fā)展帶來了不良的影響。

（二）檔案管理方法有待創(chuàng)新

檔案管理的方法有待更新，面對新的發(fā)展，我們必須要采取有效的方式來針對性地進行解決，融入新的發(fā)展觀念，解決其中的問題，適應(yīng)現(xiàn)在的工作需求，滿足人們不斷提升的愿望，在實際的發(fā)展中發(fā)揮更好的作用，根據(jù)現(xiàn)在市場發(fā)展的情況來進行相關(guān)的調(diào)整。

（三）檔案管理規(guī)章制度有待完善

檔案管理規(guī)章制度有待完善，這一點是非常重要的，我們從現(xiàn)在的發(fā)展形勢上看，檔案管理的規(guī)章制度還不夠完善，不適應(yīng)現(xiàn)在的工作，我們在進行管理的時候找不到合適的管理方法，給我們的管理工作造成了很大的影響，不能更好地滿足現(xiàn)在的發(fā)展需求，從而出現(xiàn)檔案不全面，檔案的質(zhì)量不高等問題，相關(guān)的制度并沒有發(fā)揮真實的作用，在管理還存在很多的問題[1]。

（四）檔案管理信息化系統(tǒng)發(fā)展尚不成熟

檔案管理信息化進程在不斷推進，但其實這個技術(shù)并不成熟，目前還沒有一個完整的系統(tǒng)，兩者還沒有很好結(jié)合。檔案資源的管理和使用都需要一個全面的資源平臺，但目前而言，檔案管理信息化系統(tǒng)發(fā)展尚不成熟。長期以來，檔案管理資料的作用只是提供服務(wù)咨詢和材料證明的作用，在實際的使用和服務(wù)上都缺乏創(chuàng)新性的突破，造成檔案管理工作僅停留在表層以上，缺乏開發(fā)與挖掘的深度，因此，眾多的檔案管理服務(wù)工作無法全面鋪開。

（五）檔案管理信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范性要求

在檔案管理信息化的大趨勢下，很多地方部門的檔案管理都在使用這種模式，但是卻沒有得到很好的效果，大家都只知道一個大方向，就是將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，但是如何具體的運用卻沒有一個標(biāo)準(zhǔn)。這使得檔案管理信息化進程變得緩慢，甚至有些停滯。必須要有標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范的改革操作，才能使信息化技術(shù)更好的應(yīng)用于檔案管理工作之中，才能發(fā)揮它的最大效用。但是目前而言，我國的檔案管理還缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，對于信息化技術(shù)在檔案管理中運用相關(guān)規(guī)范和具體要求尚不健全。

（六）檔案管理信息化工作存在較大的人才缺口

數(shù)字技術(shù)的創(chuàng)新形式及其在檔案管理業(yè)務(wù)發(fā)展中的應(yīng)用需要具有專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理信息化的人才。然而現(xiàn)在我國對檔案管理領(lǐng)域的人才培養(yǎng)還沒有給予足夠的重視，這門學(xué)科并不受很多人喜歡，而且由于大學(xué)開設(shè)相關(guān)專業(yè)的課程很少，因此在人力資源市場上這種人才少之又少，人才缺口很大，很難滿足當(dāng)前信息化檔案管理工作的需求。

二、檔案信息化管理的優(yōu)點

（一）提高辦公效率

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中大多數(shù)工作都會通過人力解決，導(dǎo)致所有的工作人員都承受著非常大的工作壓力，無論是資料的收集還是整理只能依靠人工的力量，因此在工作人員工作的過程中可能會出現(xiàn)失誤，甚至可能會造成檔案丟失的情況，在進行檔案記錄工作的過程中，部分工作人員可能會因為字跡問題導(dǎo)致信息誤解情況，因此，曾經(jīng)的檔案管理工作是非常復(fù)雜、困難的，錯誤出現(xiàn)的頻率較高。在將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作后，該項工作不僅流程變得更加簡單，而且不管是收集檔案還是對檔案進行分類等都得到了簡化，讓工作人員的檔案管理工作變得更加輕松，并且還有效提高了工作效率。

（二）方便資源共享

傳統(tǒng)檔案管理工作中對檔案進行查閱是十分復(fù)雜的一件事，要求工作人員對檔案進行逐個查找，很難在短時間內(nèi)就找到一個文件，工作內(nèi)容復(fù)雜且困難，因此信息查閱工作頻率非常低，所以信息共享也很難實現(xiàn)，許多信息都因為查找困難而不能發(fā)揮任何作用，是十分浪費的。在使用信息化技術(shù)對檔案進行管理的工作中，可以把所有檔案按照不同種類分別進行儲存，檔案管理變得更加系統(tǒng)，檔案管理中的各項工作都變得更加簡單了，人們能夠在網(wǎng)絡(luò)平臺上獲取需要的文件，對各種信息數(shù)據(jù)都可以非?？斓墨@得，實現(xiàn)資源共享。

（三）有效提高了傳遞速度和傳遞的安全性

負責(zé)檔案管理的工作人員有時需要向個別部門傳遞他們所需要的文件，傳統(tǒng)的文件傳遞大多是使用郵政系統(tǒng)，需要消耗很長時間，而且可能會受到多種突發(fā)因素的影響，引起各種事故，比如文件丟失或損壞等，因此這是非常危險的一個選擇，會給各部門的工作都造成非常大的影響[2]。在使用信息化技術(shù)進行檔案管理工作后文件傳遞則變得十分簡單，可以直接使用網(wǎng)絡(luò)向?qū)Ψ竭M行傳遞，不僅速度快，而且安全性更高。

三、創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)管理信息化的途徑

（一）建立健全檔案規(guī)范體系

要想在信息化時代使用信息技術(shù)做好檔案管理工作，健全的檔案規(guī)范體系是一切工作的基礎(chǔ)，能夠統(tǒng)一管理工作的各項標(biāo)準(zhǔn)。在傳統(tǒng)的管理工作中有很多缺陷，管理工作質(zhì)量較低，檔案管理工作的作用沒有得到充分發(fā)揮，現(xiàn)如今，檔案管理工作缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，信息化技術(shù)的覆蓋不徹底，所以，我們必須要有一個健全的管理規(guī)范體系，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）提供技術(shù)支撐

信息化的檔案管理工作必須要有更多先進技術(shù)的幫助，技術(shù)是進行一切工作的基礎(chǔ)保障，所以，一定要向管理部門提供技術(shù)支持。信息化的檔案管理應(yīng)該在APP上進行工作，要針對檔案管理工作進行應(yīng)用開發(fā)，除此之外，為了提高管理工作效率，管理軟件要和自動化的辦公系統(tǒng)結(jié)合到一起。先進的設(shè)備同樣也是信息化管理的技術(shù)保障，有效提高管理工作效率，減輕工作人員壓力負擔(dān)，保護他們的身體健康[3]。

（三）對檔案管理的軟硬件設(shè)施進行更新

我們需要更新檔案管理的軟硬件設(shè)施，這樣才能提高檔案管理的質(zhì)量和效率，從而將重要的內(nèi)容得以保存，減少問題的出現(xiàn)，現(xiàn)代化的設(shè)備能夠?qū)崿F(xiàn)更好的效果，全面進行管理，并且能夠應(yīng)對各種問題和困難，達到更好的效果，使得重要的內(nèi)容得到準(zhǔn)確的保存。在實際的發(fā)展中，檔案管理人員需要學(xué)會熟練的操作相關(guān)的設(shè)備，還需要對軟硬件設(shè)施進行及時的更新，這樣就能保障數(shù)據(jù)的完整性，還可以進行分類整理，提高檔案管理的水平。

四、信息化檔案管理的思考

（一）信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中的重要性

信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作提供了多元化的途徑，同樣也適用于高校的發(fā)展需求，成為眾多高校發(fā)展的首選。在檔案管理工作中，運用信息技術(shù)的手段開始逐漸受到人們的歡迎，使得信息技術(shù)水平的高低成為用戶的判斷依據(jù)，也給信息技術(shù)發(fā)展提供了重要動力。這種技術(shù)的運用是高校在未來發(fā)展必不可少的，只有運用這種技術(shù)才能夠有效提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，為管理工作帶來的貢獻同樣也是有目共睹的。因此，在當(dāng)今社會中，信息化的檔案管理工作已經(jīng)受到各個行業(yè)的依賴，其所表現(xiàn)出來依賴程度已經(jīng)非常高了，使得信息化檔案管理成為多個行業(yè)的首選?，F(xiàn)如今，許多高校并不能充分運用先進的信息技術(shù)，檔案管理方式也過于老化，不適合現(xiàn)代社會發(fā)展的使用，倘若高校并不重視創(chuàng)新管理工作方式，就無法應(yīng)對越加繁瑣的管理工作，甚至造成工程檔案管理整體工作的滯后[4]。

（二）有效提高檔案管理工作的工作效率

在檔案管理工作中，利用信息技術(shù)的優(yōu)勢可以有效提高工作效率，同樣也是檔案管理的必要因素，當(dāng)檔案管理與信息技術(shù)結(jié)合后，首先可以將傳統(tǒng)的管理方式替代下來，從根本上可以解決對傳統(tǒng)檔案管理方法的束縛，從而提高工作效率，也能夠使檔案管理走上高效科學(xué)管理的現(xiàn)代化道路。另外，檔案管理人員在工作時要注意工作的細節(jié)，不能因為馬虎而忽視工作細節(jié)，防止因工作失誤而造成檔案管理工作出現(xiàn)紕漏。因此，要求檔案管理人員深刻學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理方法，從而達到檔案管理的目標(biāo)。

五、結(jié)束語

現(xiàn)如今，信息化時代快速發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越廣，檔案管理工作中使用信息技術(shù)可以改變傳統(tǒng)的管理工作，使得復(fù)雜的工作內(nèi)容得到簡化，使用計算機代替人工進行管理工作，不僅有利于降低工作人員的工作壓力，同時，還有利于提高工作效率。改變傳統(tǒng)管理工作方式，其中最重要的是改變工作理念，不斷對信息化工作理念進行完善，提高管理工作質(zhì)量。

參考文獻：

[1]趙群.研究檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014(12)：150-151.

[2]王焱.探究創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化[J].黑龍江科技信息，2013(01)：115.

[3]李山菊.討論檔案信息化管理工作的問題與對策[J].機電兵船檔案，2014(01)：83-84.

[4]林麗媚.基于檔案管理理念創(chuàng)新視角的檔案管理信息化思考[J].經(jīng)濟與社會發(fā)展研究，2014(10)：126-127.

作者：楊瀟 單位：陽泉師范高等?？茖W(xué)校