前言：本站為你精心整理了檔案屬性管理范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

眾所周知，檔案的屬性有一般屬性與本質(zhì)屬性之分。我國檔案界的傳統(tǒng)認識是將原始記錄性作為檔案的本質(zhì)屬性。近年來，檔案界又

有人提出了幾種全新的觀點。筆者擬綜合這方面的研究情況作一簡要述評。

一、原始記錄性

吳寶康教授主編的《檔案學概論》明確指出，“檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄。這是檔案的本質(zhì)屬性”，“檔案在與

其他事物相比較而存在的過程中所顯示的獨有的特性，就是原始記錄性”①。

應(yīng)該說，這一認識是正確的。然而查啟森同志卻對這一傳統(tǒng)認識提出了質(zhì)疑：其一，如果原始性是檔案的本質(zhì)屬性，那么“原始記錄

就是原件，具體地說就是原稿。如果這樣的話，那么檔案就是原稿，一切非原稿以外的記錄，因為不是原始記錄，就不能算是檔案了

。而事實上在為數(shù)眾多的檔案中，不一定都是原稿，還包括根據(jù)原稿而形成的打印件”。其二，“原始記錄，當包括文物和圖書手稿

，即文物和圖書手稿，它們也具有原始記錄性”，因而“原始記錄性是三者的共性，而不是檔案所特有的本質(zhì)屬性?！豹讵?/p>

筆者認為，上述質(zhì)疑是值得探討的。其一，我們不能機械地理解原始記錄性。對形成文件的機關(guān)來說，文件的原稿的確是原始記錄，

但文件的打印件也是原始記錄。原稿是印制打印件的依據(jù)，打印件是機關(guān)處理事務(wù)的依據(jù)，兩者是一個完整的有機整體。因此，打印

件也屬于原始記錄則是無疑的。其二，不可否認，圖書手稿是檔案，有的文物也是檔案，但我們不能因此而否定原始記錄性是檔案的

本質(zhì)屬性。雖然圖書手稿也是印刷圖書的依據(jù)，但圖書產(chǎn)生的主要原因和直接目的是為了供眾多的人去閱讀。而檔案則不然，“檔案

是人們處理事務(wù)過程中遺留下來的副產(chǎn)品，它是人們進行社會實踐活動附帶的產(chǎn)物，或者說它是自然形成的，而不是純粹人為的結(jié)果

。”③當然，有的原始記錄既是文物也是檔案，“凡具有原始記錄作用且含義明確的實物即可作為實物檔案看待。”④《檔案法

》第十二條規(guī)定，“博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物圖書資料同時是檔案的，可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由上述單

位自行管理”。可見，同樣是原始記錄，并不影響我們對檔案與圖書、文物進行區(qū)分與管理。

也許有人會說，既然原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，那么文件與檔案的本質(zhì)屬性豈不完全相同?的確，由于“文件與檔案記錄的內(nèi)容相

同”、“文件與檔案的物質(zhì)形態(tài)相同”，因而“文件與檔案的本質(zhì)屬性相同。原始性和記錄性的有機統(tǒng)一。是文件和檔案的共同本質(zhì)

屬性。”⑤所以，文件與檔案從本質(zhì)上來說則屬于同一事物。但是，有人據(jù)此認為，既然文件與檔案本質(zhì)屬性相同，那么“文件與

檔案屬于同一概念”⑥。其實，這是對文件與檔案關(guān)系所作的錯誤理解。文件與檔案之所以屬于同一事物，是由于兩者的載體與內(nèi)

容完全相同，這就決定了兩者的本質(zhì)屬性相同。但同一事物在根本性質(zhì)不變的情況下，次要性質(zhì)可以發(fā)生變而恰恰是這種變化使得同

一事物的發(fā)展呈現(xiàn)出階段性。所以說，文件與檔案是同一事物，但并不是同一概念。我們通常所說的文件與檔案是同一事物在不同階

段的兩個名稱，也就說明了這一點。

二、客觀記錄的歸檔保存性

查啟森同志對原始記錄性提出質(zhì)疑，并進而認為“檔案的本質(zhì)屬性是客觀記錄的歸檔保存性”，“構(gòu)成檔案的根本條件，是歸檔保存

。歸檔保存是文件向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵。沒有這一程序，也就沒有檔案。”⑦這一認識似乎是正確的，因為檔案保管機構(gòu)保存下來

的檔案一般是經(jīng)過歸檔這一程序的。但問題在于，歸檔并不是檔案保管機構(gòu)獲此檔案的唯一途徑。文書部門和業(yè)務(wù)部門的歸檔，相對

于檔案保管機構(gòu)來說就是檔案的接收。檔案保管機構(gòu)除了正常的接收之外，還有向社會征集和搜集檔案這一補充手段。如果把客觀記

錄的歸檔保存界定為檔案的本質(zhì)屬性，那么未經(jīng)歸檔保存的客觀記錄就不是檔案。這無異于否定了檔案保管機構(gòu)的征集與搜集工作。

若此，檔案的收集工作豈不僅僅成了檔案的接收工作?對此，張輯哲同志指出，“是否集中保存不能作為檔案的必要屬性看待。實際情

況是，無論是否集中保存，檔案就是檔案，非檔案就是非檔案?！豹嘁蚨鴮⒖陀^記錄的歸檔保存性作為檔案的本制裁屬性顯然是欠

妥的。

三、信息性

隨著信息這一概念被社會所接受，檔案是一種信息的認識也被檔案界所認同，于是劉建平同志便認為“檔案的本質(zhì)是信息”⑨。

當然，從信息角度看，檔案所記錄的內(nèi)容無疑是信息。但是，圖書、情報所記錄的內(nèi)容也是信息?？梢?，信息性是檔案、圖書、情報

的共同屬性，因而信息性只能是檔案的一般屬性。因為“檔案學界一般都認為，檔案是其原始內(nèi)容和原始載體的統(tǒng)一體；檔案信息僅

指檔案內(nèi)容而不包含載體，也不強調(diào)內(nèi)容的原始性，……根據(jù)信息論的描述，信息不是物質(zhì)，只是信息的存貯、傳遞必須借助于物質(zhì)

載體，而且這種載體純粹是為了信息的存貯、傳遞服務(wù)，沒有其他特定的要求，比如‘原始性’的要求”。⑩張輯哲同志也指出，

“由于信息這一概念外延極大，因此僅僅認為檔案具有信息性或說檔案本質(zhì)上(主要指其內(nèi)容)是信息是遠遠不夠的。對檔案信息的認

識僅僅停止于這一水平是極為膚淺的，甚至可以說是毫無意義的。”⑾

應(yīng)該說，檔案雖然是一種信息，但檔案這一種信息除了具有信息的一般屬性如何擴充性、可壓縮性、可替代性、可傳輸性、可擴散性

、可分享性外，還具有自己的特點：它是一種未經(jīng)加工處理的原生性靜態(tài)信息。因為信息可分為社會信息和自然信息，從記錄方式來

看，社會信息又有記錄性信息和非記錄性信息之分，而記錄性社會信息還有原生信息和派生信息之別，檔案、文件則原生的社會信息

，而圖書、情報則屬于派生的社會信息。因此，泛泛地稱檔案的本質(zhì)是信息是不確切的。

四、非現(xiàn)行性

傅榮校同志認為，“檔案的本質(zhì)屬性——非現(xiàn)行性，不是由于檔案的歷史(原始)記錄性等屬性決定的，而且文件由于其功能——作為

實踐活動的工具發(fā)揮作用的必然結(jié)果?！雹歇?/p>

很顯然，這一認識是依據(jù)文件生命周期理論而得出的。文件生命周期理論根據(jù)文件所起作用的不同，將文件劃分為現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行

文悠揚和非現(xiàn)行文件三種。由于我國不存在半現(xiàn)行文件這一概念，于是該觀點持有者便將文件劃分為現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件兩種，且

認為“非現(xiàn)行性是檔案區(qū)別于現(xiàn)行文件的唯一本質(zhì)屬性?！雹血?/p>

認為，檔案的本質(zhì)屬性是非現(xiàn)行性這一認識是不符合我國的實際的。因為國外的現(xiàn)行文件是指“一個機關(guān)、團體或組織處理現(xiàn)行業(yè)務(wù)

時經(jīng)常需要用到，因而繼續(xù)存放在其形成地點的文件?！雹曳乾F(xiàn)行文件是指“處理現(xiàn)行事務(wù)已不再需要的文件?！雹佣覈话阏J為

文件具有現(xiàn)行的效用，檔案是辦理完畢的文件?？梢姡覈臋n案概念并不是依據(jù)文件所起的作用去加以認識的。在我國，文件只要

從手續(xù)上或程序上辦理完畢，就可以看作檔案，一般應(yīng)在第二年上半年向機關(guān)單位的檔案保管機構(gòu)移交。我國的檔案概念是具有我國

自己的特色的。宗培嶺等同志明確指出，“我國與西方國家對檔案概念的理解是有差異的，用西方檔案學理論體系中的文件生命周期

理論來解釋我國的檔案概念顯然是不妥的。”⒃筆者認為，由此而認定檔案的本質(zhì)屬

性是非現(xiàn)行性也是不妥善的。

綜上所述，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，其他幾種對檔案本質(zhì)屬性的認識，或有失偏頗，或有所欠缺，都存在著不足。

注釋：

①③吳寶康主編《檔案學概論》，中國人民大學出版社1988年版，第40、41頁。

②⑦查啟林《檔案“原始記錄性”質(zhì)疑》，《圖書情報知識》1994年第2期。

④⑧⑾張輯哲著《維系之道——檔案與檔案管理》，檔案出版社1995年版，第9～10、7、27頁。

⑤韓玉梅主編《外國現(xiàn)代檔案管理教程》，中國人民大學出版社1995年版，第28頁。

⑥劉智勇《我國現(xiàn)有檔案定義的缺陷》，《檔案學研究》1995年第4期。

⑨劉建平《從信息和信息科學看檔案》，《山西檔案》1996年第1期。

⑩陳作明《檔案學研究中若干問題的思考》，《浙江檔案》1996年第9期。

⑿⒀傅榮?！段募芷诶碚撗芯?之四)——理論研究意義(Ⅰ)》，《檔案》1994年第5期。

⒁⒂丁文進等編譯《檔案術(shù)語詞典》，檔案出版社1988年版，第28、68頁。

⒃宗培嶺、譚爭培《檔案概念以“非現(xiàn)行性”為基礎(chǔ)是合理的——與何嘉蓀同志商榷》，《檔案學通訊》1997年第1期。