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1建設(shè)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的步驟

筆者認(rèn)為建設(shè)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的步驟有兩種。一是由上至下，二是自下而上。由上至下是指由中央到地方建設(shè)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的過(guò)程。這樣做的優(yōu)勢(shì)是中央可以集合建設(shè)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)方面的專家，集中力量攻克各種各樣的難關(guān)，同時(shí)，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的程度較高。自下而上則是反過(guò)來(lái)的，這樣做的優(yōu)勢(shì)是檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)更加人性化一些，因?yàn)槠浣ㄔO(shè)的出發(fā)點(diǎn)是為本單位服務(wù)的，更貼近日常的工作需要。事實(shí)上，由上至下和自下而上之間并不單獨(dú)進(jìn)行，涇渭分明，而是交叉進(jìn)行的。以上是從總的方面來(lái)說(shuō)明建設(shè)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的步驟，接下來(lái)是具體的說(shuō)明檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)內(nèi)容建設(shè)的步驟，筆者在此主要指的是管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)步驟。就一個(gè)單位而言，首先要建立的是目錄管理數(shù)據(jù)庫(kù)，其次是全文信息數(shù)據(jù)庫(kù)。目錄管理數(shù)據(jù)庫(kù)相較于全文信息數(shù)據(jù)庫(kù)是比較簡(jiǎn)單的，因此，一般的單位都會(huì)考慮先建前者。另外，必要的話還可以優(yōu)先錄入部分重要的全文信息。

2建設(shè)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的效益

檔案工作的效益具有特殊性，其效益表現(xiàn)為社會(huì)性、模糊性、分散性、滯后性等等。檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案工作的一個(gè)手段或者說(shuō)是工具，那么可以說(shuō)，檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的效益與檔案工作的效益是基本相同的，其效益具有同樣的性質(zhì)。檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)提高辦公效率，提高檔案管理和服務(wù)水平，它帶來(lái)的效益具有明顯的社會(huì)性。檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)產(chǎn)生的效益無(wú)法簡(jiǎn)單的用數(shù)字來(lái)衡量，因此說(shuō)它的效益具有模糊性。同時(shí)，其產(chǎn)生的效益并不體現(xiàn)在檔案部門本身，而是分散在其他部門，并且獲得效益的時(shí)間有可能延后，所以說(shuō)，其效益具有分散性和滯后性。

3建設(shè)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的動(dòng)力

建設(shè)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的動(dòng)力有二，一是外在的，二是內(nèi)在的。外在動(dòng)力是國(guó)家的推進(jìn)，即國(guó)家管理的需要。“從事物發(fā)展的規(guī)律（內(nèi)部特征）上看，檔案管理活動(dòng)的過(guò)程是一個(gè)帶有明顯傾向性的過(guò)程。在檔案管理活動(dòng)的發(fā)展過(guò)程中，我們不難發(fā)現(xiàn)這樣一條基本線索，那就是檔案管理活動(dòng)是伴隨著國(guó)家管理的發(fā)展而發(fā)生變化的；在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)，這種變化反映為‘政治—行政’因素對(duì)檔案管理活動(dòng)的直接作用”?？梢哉f(shuō)檔案管理活動(dòng)的動(dòng)力是直接來(lái)自國(guó)家管理的需要。在社會(huì)信息化進(jìn)程中，檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)作為檔案管理活動(dòng)的重要組成部分，能夠把全國(guó)的檔案資源都集中在一起，并提供高速便捷的服務(wù)。因此，國(guó)家鼓勵(lì)各級(jí)各類單位建設(shè)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，這便是建立檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的動(dòng)力所在。內(nèi)在動(dòng)力是各單位利益的驅(qū)動(dòng)。對(duì)檔案機(jī)構(gòu)而言，好的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)不僅能提高辦公效率，而且還能提高用戶的滿意度，樹立良好的公眾形象。對(duì)其他單位而言，除了提高辦公效率之外，還可以為本單位創(chuàng)造意想不到的經(jīng)濟(jì)效益和為社會(huì)帶來(lái)巨大的社會(huì)效益。

4建設(shè)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的瓶頸人員

在此主要指缺乏建設(shè)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的專業(yè)人才。就目前來(lái)看，高校檔案專業(yè)的招生對(duì)象多是文科學(xué)生，計(jì)算機(jī)課程不是他們的主要課程，這就使得檔案部門的工作人員計(jì)算機(jī)水平較低。資金。主要是指對(duì)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)建設(shè)的資金投入不足或是不能合理運(yùn)用資金。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的作用，而不予撥款?；蚴钦J(rèn)識(shí)到檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的重要性，卻沒(méi)有合理地運(yùn)用這筆資金。軟件。主要是針對(duì)沒(méi)有能力單獨(dú)建設(shè)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的單位，這些單位在購(gòu)買軟件時(shí)，不購(gòu)買相應(yīng)的實(shí)施和維護(hù)軟件。這類單位只知道建立一個(gè)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，卻忽略了在運(yùn)行檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的過(guò)程中對(duì)其進(jìn)行日常維護(hù)。規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。這是指建設(shè)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)還缺少一些相應(yīng)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。目前，我國(guó)對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行自動(dòng)化處理和管理要達(dá)到什么要求，開發(fā)出來(lái)的軟件應(yīng)該具備哪些功能，缺乏整體的規(guī)劃。同時(shí)對(duì)于檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)需要的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)也沒(méi)有進(jìn)行明確的規(guī)定。交流與溝通。這主要是指檔案人員與系統(tǒng)設(shè)計(jì)專業(yè)人員缺乏交流與溝通。檔案人員沒(méi)有把他們的需求準(zhǔn)確地向系統(tǒng)設(shè)計(jì)專業(yè)人員表達(dá)出來(lái)，再加上系統(tǒng)設(shè)計(jì)專業(yè)人員一般對(duì)檔案工作的業(yè)務(wù)流程并不十分了解，因此，設(shè)計(jì)出的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)往往不盡如人意。

5建設(shè)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的突破口

在本文，筆者把建設(shè)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的突破口定義為解決建設(shè)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)瓶頸的方法。對(duì)于人員問(wèn)題，各單位可以加大對(duì)檔案人員的培訓(xùn)力度，尤其是計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)。還有，便是高薪聘請(qǐng)專業(yè)人員為本單位建設(shè)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，視需要來(lái)決定長(zhǎng)期或短期聘任。對(duì)于資金問(wèn)題，檔案部門主動(dòng)向上級(jí)申請(qǐng)撥款，并以詳細(xì)的可行性報(bào)告來(lái)說(shuō)服上級(jí)，獲得資金。對(duì)資金充足的單位來(lái)說(shuō)，最重要的是做好統(tǒng)籌規(guī)劃工作，力爭(zhēng)每一筆資金都用在最合理、最合適的地方。對(duì)于軟件問(wèn)題，各單位在與軟件設(shè)計(jì)單位進(jìn)行交易時(shí)，簽署的合同中必須包括負(fù)責(zé)維護(hù)更新這一條款。由同一家單位設(shè)計(jì)，并由同一家維護(hù)，這有助于提高該設(shè)計(jì)單位對(duì)系統(tǒng)的把握度，有過(guò)合作的經(jīng)驗(yàn)更方便工作的進(jìn)行。制定相應(yīng)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)并不是短期內(nèi)就可以完成的事情，這需要實(shí)踐的積累和時(shí)間的沉淀。加強(qiáng)交流與溝通，要求檔案人員和計(jì)算機(jī)人員共同參與到檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的建設(shè)中來(lái)，從系統(tǒng)分析到系統(tǒng)設(shè)計(jì)再到系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，二者都互通有無(wú)。事實(shí)上，在建設(shè)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)過(guò)程中，檔案部門已經(jīng)在運(yùn)用軟件工程的原理進(jìn)行設(shè)計(jì)了，成果也十分明顯。通過(guò)以上的論述，筆者希望能夠?qū)δ壳皺n案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的研究有所補(bǔ)充，為檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)建設(shè)的理論研究盡一份力。

作者：顧穎瑤單位：江蘇信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院