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一、深度開展電子檔案管理的重要意義

1．電子檔案可以完成信息成果多份拷貝，有利于提高檔案服務(wù)水平。

使用電子檔案，能夠?qū)⒋蟛糠衷紮n案直接儲存于計算機當(dāng)中，利用互聯(lián)網(wǎng)或數(shù)字通信技術(shù)，實現(xiàn)眾多用戶對檔案的查詢和篩選，便于拷貝和傳輸，為使用人員提供相對快捷而便利的檔案服務(wù)，擴大社會影響，拓寬服務(wù)范圍，提高服務(wù)水平和質(zhì)量。

2．電子檔案可以使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌，有利于順應(yīng)信息傳播的時代要求。

現(xiàn)如今，人類正在進入一個“水平化”的信息高速擴散時代，對群眾高度關(guān)注的重大突發(fā)事件信息及時進行公開透明的，不僅是破解各類不實謠言和不良信息“乘虛而入”的唯一藥方，也是維護政府公信力、提升政府執(zhí)政能力的重要體現(xiàn)。當(dāng)前，我國正在大力推進“信息高速公路”建設(shè)，檔案管理工作必須適應(yīng)這一客觀形勢的變化和新時代的要求，實現(xiàn)檔案信息電子化。

二、現(xiàn)實管理工作中存在的主要問題

1．電子檔案管理存在認識上的局限性。

以往常常把檔案貼上封條往檔案室里一放了事，電子檔案也只是在相關(guān)設(shè)備里一存便完事大吉，忽視了檔案信息公布于社會、服務(wù)于大眾的功能，更認識不到電子檔案服務(wù)大眾的方便、快捷優(yōu)勢，不能發(fā)揮檔案管理的社會效益和經(jīng)濟效益。更有少數(shù)極端者，認為檔案是單位的私有財產(chǎn)，使電子檔案信息的開發(fā)處于封閉狀態(tài)，更談不上向公眾公開了。

2．電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的進展緩慢。

電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是實施計算機管理的前提和基礎(chǔ)?，F(xiàn)實中，許多單位和部門的電子檔案管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)較差，案卷質(zhì)量不高，各類檔案著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差，各自為政，各行其事，妨礙了電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進程，制約了電子文件的整理、歸檔、利用。

3．電子檔案管理存在安全性隱患。

電子文件檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)傳送的過程中，容易被竊聽、泄密、篡改和偽造，現(xiàn)有的防火墻等技術(shù)對黑客高手往往防不勝防。同時，電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時又面臨病毒入侵，致使電子文件檔案的原始性、真實性、完整性容易被破壞，電子文件檔案信息的安全就會受到嚴重威脅。

三、對策探討

1．組織教育培訓(xùn)，全面提高對電子檔案管理的認識。

電子檔案是指具有保存價值的已經(jīng)歸檔和正在歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。做好電子檔案管理工作，必須對管理人員開展系統(tǒng)的宣傳、教育和培訓(xùn)，使其深刻領(lǐng)會開展電子檔案管理工作的重要意義，充分認識電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法的差異和不同，發(fā)揮好電子檔案管理的社會效益和經(jīng)濟效益。

2．加強制度建設(shè)，建立規(guī)范的電子檔案管理機制。

一是健全和完善電子檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細化工作環(huán)節(jié)和步驟，明確歸檔方式、歸檔范圍、歸檔制度和歸檔時間；二是建立必要的安全保障制度，確保電子檔案的安全性、完整性與真實性；三是建立一級抓一級的層級檢查制度，強化對電子檔案管理的監(jiān)督檢查；四是建立服務(wù)形式、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)水平、服務(wù)方法和服務(wù)費用相統(tǒng)一的高效服務(wù)制度——集成服務(wù)，讓用戶滿意。

3．強化管理措施，保證電子檔案信息安全。

要構(gòu)建一個相對完善的電子檔案管理和利用制度，規(guī)范電子檔案管理相關(guān)步驟，從入口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施，采用簽署、加密等技術(shù)方法，定期檢查電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)，及時針對網(wǎng)絡(luò)安全漏洞進行修復(fù)，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改，防止網(wǎng)絡(luò)“黑客”的進入，最終要形成一套網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)、系統(tǒng)升級、人文策略、系統(tǒng)權(quán)限等方面實用、有效的安全科學(xué)管理機制。要對電子檔案進行實時更新，保證電子檔案信息的實效性。

作者：葛昕 劉天驕 單位：蛟河市社會保險檔案管理中心