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1、人事檔案管理對人力資源的開發(fā)作用

1.1人事檔案科學(xué)管理促進人力資源科學(xué)化管理。人事檔案科學(xué)化管理是促進人事部門全面準確地了解員工，知道每個員工的優(yōu)缺點，從中選拔優(yōu)秀人才的重要依據(jù)，從而對員工進行有根據(jù)的科學(xué)管理，量體裁衣，根據(jù)不同員工的能力和不同特長，在系統(tǒng)內(nèi)進行合理安排適應(yīng)其工作崗位，因才擇崗，人為其用把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，充分發(fā)揮員工的特長，促進各部門的迅速發(fā)展，并能協(xié)調(diào)好各部門與各單位關(guān)系，從而推動人力資源的科學(xué)發(fā)展。

1.2促進人力資源的合理安排。通過對人事檔案利用能夠更全面、更深一步了解員工的多種信息，根據(jù)每個人的優(yōu)點和缺點、能力和特長，將適應(yīng)其崗位的人員安排到能發(fā)揮最大作用的崗位，做到人盡其才，物盡其用。促進各部門之間、各單位之間員工合理有序分配工作崗位，保證人盡其才，對特殊需要人才，比如，具有一定專長的人員更具有重要的意義。應(yīng)該說人事檔案管理在現(xiàn)階段和今后一個相當(dāng)長的時期，無論對單位和個人都有不可替代的作用。

1.3有利于人力資源需求預(yù)測的科學(xué)化、規(guī)范化。部門內(nèi)部人事管理如何對人力資源管理的需求有很大的影響，做好人事檔案管理工作，利用人事檔案對人才情況了解，從而制定科學(xué)的人力資源計劃，對人力資源需求預(yù)測起著重要的作用。如果離開人事檔案的管理那么一個部門的人力資源的預(yù)測必然是不科學(xué)的、不規(guī)范的。

2、人事檔案管理的不足對人力資源開發(fā)產(chǎn)生的影響

人力資源管理隨著社會的發(fā)展和時代的變遷出現(xiàn)了新的發(fā)展趨式，而當(dāng)前人事檔案管理存在的許多的不足，已經(jīng)不能完全適應(yīng)人力資源發(fā)展的需求，并對其發(fā)展產(chǎn)生了負面影響，主要體現(xiàn)在以下幾方面：

2.1人事檔案管理材料失真現(xiàn)象妨礙了人力資源的合理配置。檔案的基本特征是真實性，如果缺少了真實性，檔案就失去檔案管理的實際意義，人事檔案如果缺少了真實性那么了就失去了檔案的利用價值和使用價值，失真的人事檔案就失去了嚴肅性和實效性。我們在工作中有時會發(fā)現(xiàn)人事檔案中年齡不是根據(jù)實際年齡填寫，而是根據(jù)某些對本人有利條件去填寫的，這樣填寫滿足了個人需求，但失去了檔案真實性，有的人事檔案還出現(xiàn)了涂改現(xiàn)象，還有在一個時間出現(xiàn)兩種工作經(jīng)歷的現(xiàn)象。以上出現(xiàn)的種種情況使檔案失去了真實性、嚴肅性、權(quán)威性，使得人力資源在人員配置計劃、退休解聘計劃、補充計劃不能準確制定，必將對目前的人員配置對未來人力資源的供求預(yù)測造成負面的影響，從而使組織錯過發(fā)現(xiàn)人才、利用人才好機會。

2.2人事檔案材料內(nèi)容簡單雷同，對人力資源產(chǎn)生影響。人事檔案記載的是一個人在社會實踐活動中成長的真實過程，應(yīng)真實的去反映一個人所有的工作經(jīng)歷和學(xué)習(xí)經(jīng)歷，當(dāng)對該人進行考察時，翻閱檔案目錄時，對這個人人生經(jīng)歷基本上一目了然。查閱具體內(nèi)容時，對其具體情況歷歷在目。但是，在今天人事檔案材料出現(xiàn)了簡單、雷同的檔案內(nèi)容、鑒定、考察中的空話、套話已不能反映該人的成長歷程，從而失去檔案真正利用價值，影響員工個人正常發(fā)展和晉升。挫傷了該人的工作積極性和工作效率，導(dǎo)致單位蒙受不必要的損失。

2.3人事檔案材料分散、缺失，破壞了檔案整體性，影響了人力資源的利用效力。人事檔案在歸檔過程中應(yīng)一個承前啟后，完整的載體，但由于長期以來，宣傳力度不夠，認為檔案不像想經(jīng)濟效益那么重要，也有其它原因，導(dǎo)致人事檔案檔案件零散、檔案銜接不上，缺少投檔案件。還由于工作變動、調(diào)轉(zhuǎn)，致使一些檔案材料滯留在原單位；學(xué)生在就業(yè)時，檔案滯留在原學(xué)校，在就業(yè)后，取得學(xué)歷、文憑放在自己家中。當(dāng)今社會人才流動性大，各單位為引進高素質(zhì)人才時，采取了多種的吸引人才措施，包括引進人才重新建立人事檔案。棄掉原有檔案，重新建立新的檔案，破壞了人事檔案的完整性、統(tǒng)一性、客觀性、真實性，檔案不是一個完整的載體從而降低人力資源的效力。

2.4人事檔案管理落后，制約了人力資源的發(fā)展。隨著社會的發(fā)展，時代的變遷，原檔案管理模式已落后，現(xiàn)代人力資源管理要求人事檔案管理具有科學(xué)化、電子化，及時有效提供各種有效的信息材料來補充人事檔案中，更好的為人力資源提供有效的服務(wù)。但是現(xiàn)在人事檔案管理有很多還處于傳統(tǒng)管理模式上，基本上以手寫和手工操作為主，已檢索為主，管理人員滿足于現(xiàn)有狀態(tài)，缺乏創(chuàng)新精神和競爭意識，不求精益求精，無法為人力資源提供更好有效的服務(wù)。

3、改進人事檔案管理模式，為當(dāng)代人力資源服務(wù)

時代在發(fā)展社會在變遷，如果人事檔案管理模式要為當(dāng)代人力資源服務(wù)，就要改進人事檔案管理的管理模式，來適應(yīng)當(dāng)代人國資源的發(fā)展，一要積極開拓管理職能，要打破新管理方式，開拓新的管理職能，使人事檔案管理工作更好適應(yīng)現(xiàn)代化人力資源管理的新要求，為人力資源開發(fā)提供強有力的保障；二要提高管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，要不斷學(xué)習(xí)新人事檔案管理方法，不斷更新管理觀念來適應(yīng)當(dāng)代人力資源的發(fā)展，這樣才能更好的為當(dāng)代人力資源服務(wù)。

3.1提高檔案管理工作者政治素質(zhì)，促進人力資源的發(fā)展。在當(dāng)代大發(fā)展大爆發(fā)的社會，檔案管理工作者的政治素質(zhì)，更顯得極為重要了，社會在發(fā)展，人們對經(jīng)濟發(fā)展方面更為關(guān)注，正因為這樣提高檔案管理人員政治素質(zhì)勢在必行，檔案管理工作者，政治素質(zhì)是人事檔案管理者的應(yīng)具備基本素質(zhì)，要日常工作中檔案管理人員應(yīng)認真學(xué)習(xí)檔案工作的法律、法規(guī)，貫徹落實中央關(guān)于檔案工作的一系列重要指示，遵守檔案利用工作紀律，檔案管理部門要經(jīng)常性的對管理人進行政治思想培訓(xùn)，掌握其思想動態(tài)，使其更好的適應(yīng)新形勢下的檔案管理的新要求，促進人力資源的發(fā)展。

3.2切實提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。隨著社會的發(fā)展，現(xiàn)代進入現(xiàn)代化的時代，社會的各項工作都已進行現(xiàn)代管理的行列，檔案管理工作也不另外，這就要求檔案管理人員，適應(yīng)社會發(fā)展，提高檔案工作科技含量，掌握現(xiàn)代化檔案管理知識。因此，檔案人員應(yīng)具有較高相應(yīng)的專業(yè)知識，不僅掌握舊的檔案理論知識，還要不斷的學(xué)習(xí)新的檔案管理方面知識，在業(yè)務(wù)上由通到精，還要增強服務(wù)意識，改變過去找上門來現(xiàn)再服務(wù)方式，主動地與各部門進行積極溝通協(xié)作，更好的為組織服務(wù)，為部門提供更好人才信息。同時檔案管理者要肩負著宣傳《檔案法》、普及檔案知識和提供更好管理方式的責(zé)任，提高全民檔案意識，形成人人關(guān)心檔案的風(fēng)氣。

3.3建立健全適應(yīng)當(dāng)代社會發(fā)展的檔案管理制度。在人事檔案管理工作中，對于不適應(yīng)當(dāng)代社會新形勢、新情況、新任務(wù)的原有規(guī)章制度，一定要進行深入的改革，及時建立新的、有效的、科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、科學(xué)化、法律化。遵循《檔案人員崗位責(zé)任制》、《安全制度》、《計算機信息維護制度》、《干部檔案登記簿》、《接收檔案登記簿》、《轉(zhuǎn)出檔案登記簿》、《查閱檔案登記簿》、《借閱檔案登記簿》等制度規(guī)定。為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作目標管理考核制度和責(zé)任追究制度，將檔案管理進入微機化管理，使之更加的嚴密化，科學(xué)化、電子化。利用方便，提供準確，有效地制約造成檔案泄密、涂改、缺失等人為因素。

3.4社會的發(fā)展促使人事檔案管理的科學(xué)化。隨著社會的發(fā)展，人事檔案材料收集越來越廣泛和全面化，原有的手工方式已不適應(yīng)現(xiàn)在檔案的管理方式。在當(dāng)前的社會發(fā)展的形式下，建立現(xiàn)代化、科學(xué)化的管理模式，是檔案管理工作必走的出路，人事檔案管理信息系統(tǒng)是以每個人人員信息為基礎(chǔ)信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，通過微機終端和系統(tǒng)互聯(lián)，實現(xiàn)個人信息檢索，這樣通過互聯(lián)網(wǎng)，可以縮短時間，并且能很大降低出錯率，為現(xiàn)代化人力資源更好更快提供服務(wù)和參考。

作者：焦曉玲單位：綏棱國有林場管理局