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在高校科研工作中，高校檔案信息發(fā)揮著重要的支撐作用，可為科研課題深化研究提供有價值的文獻信息資料。然而，當前高校檔案信息管理不能完全適應(yīng)科研工作需要，還存在諸多問題。如，檔案管理方式上，不同類型的檔案沒有實行集中統(tǒng)一管理，資源整合和利用水平不高；檔案管理手段上，以傳統(tǒng)的手工管理為主，計算機管理和網(wǎng)絡(luò)化管理未得到推廣應(yīng)用；檔案服務(wù)方式上，封閉式服務(wù)難以滿足高?？蒲泄ぷ髡邔萍夹畔ⅰ翱?、廣、深”的利用需求；檔案管理人員上，具備計算機管理能力、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力、信息管理和信息服務(wù)能力以及資源規(guī)劃能力、知識產(chǎn)權(quán)保護意識的專業(yè)人員十分缺乏。針對以上現(xiàn)狀，筆者提出如下思考。

1加強檔案收集工作

做好高校檔案收集工作，是確保高?？蒲泄ぷ黜樌_展的重要基礎(chǔ)。一直以來，收集工作都是高校檔案工作的難點所在。筆者建議，高?？山⒏咝Ｐ畔⒅行模芍行募虚_展檔案管理工作和圖書管理工作，實現(xiàn)高校檔案、圖書情報與數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理、集約化管理，積極構(gòu)建全方位的檔案收集體系：一是強化依法收集。即根據(jù)學(xué)校檔案、科技信息、情報、電子數(shù)據(jù)收集規(guī)范，嚴格做好日常收集工作；二是加強網(wǎng)上收集。日常工作中，高校各部門會將相關(guān)文件上傳至部門網(wǎng)站或高校網(wǎng)站，這為網(wǎng)上收集檔案提供了條件，中心可配備有關(guān)人員密切關(guān)注網(wǎng)站信息，及時擇取屬于歸檔范圍、有保存價值的材料并轉(zhuǎn)錄到中心數(shù)據(jù)庫中歸檔；三是開展現(xiàn)場收集。工作人員要親赴科研工作現(xiàn)場，收集文字材料、形成影像材料等，并及時整理歸檔。四是結(jié)合電子公文和OA系統(tǒng)的實施，建立完善電子文件歸檔制度。

2確保檔案管理與科研工作同步

高校檔案管理與科研工作應(yīng)實現(xiàn)“四同步”，即科研計劃提出與制定科研文件材料建檔、歸檔規(guī)范要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料的形成情況同步；鑒定、登記科研成果與驗收、審查檔案材料同步；上級和有關(guān)部門評審科研成果與檔案部門出具歸檔證明材料同步。還要明確由課題項目負責人主持立卷歸檔，即列入高?？蒲杏媱澋恼n題應(yīng)由課題負責人按要求收集科研文件材料并及時歸檔，因故中途失敗的課題也應(yīng)及時將所形成的文件收集歸檔并附上說明情況。需要注意的是，若課題項目由多個單位協(xié)作參加，檔案工作的有關(guān)要求和職責應(yīng)在簽訂合同時予以明確。一般來說，由課題主持單位負責保管檔案，協(xié)作單位如有需要可復(fù)制保存與本單位有關(guān)的部分材料；凡申請成果鑒定的課題必須在申報材料的同時通知信息中心對項目材料進行檢查驗收，凡不符合歸檔要求的不得組織鑒定。

3加強檔案信息化工作

高校必須加強檔案信息化工作，積極引入現(xiàn)代科技與管理理念，變革傳統(tǒng)的手工工作模式和因循守舊的工作思維，提高檔案管理效率，特別要提高檔案工作為高?？蒲泄ぷ鞣?wù)的效率。應(yīng)用計算機管理檔案，縮短檔案查詢時間，提高服務(wù)效率；以“十二五”規(guī)劃總結(jié)為契機，歸納分析高校檔案工作的經(jīng)驗與不足，明確“十三五”期間檔案工作發(fā)展發(fā)向、主要任務(wù)和完成措施，爭取盡快完成存量檔案的數(shù)字化，為高?？蒲泄ぷ魈峁﹥?yōu)質(zhì)服務(wù)。

4提升檔案人員業(yè)務(wù)水平

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展以及高?？蒲泄ぷ髡邔n案查閱利用需求的日益增長，高校應(yīng)切實增強高校檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。為此，可采取以下幾方面措施：一是大力督促高校檔案工作人員深入鉆研檔案業(yè)務(wù)知識、提升業(yè)務(wù)技能，通過開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與再教育、鼓勵他們報考檔案業(yè)務(wù)職稱等方式，不斷提升他們的業(yè)務(wù)水平；二是幫助高校檔案工作人員更新知識結(jié)構(gòu)，通過提供相關(guān)技能操作培訓(xùn)，鼓勵他們學(xué)習(xí)新知識、新技能，增強實際操作本領(lǐng)，以更好地適應(yīng)工作需要；三是加強高校檔案部門與高?？蒲袡C構(gòu)的密切合作，使檔案工作人員盡快掌握與科研人員合作的方法與手段、熟悉合作時需遵循的規(guī)則和注意事項等，更好地為高校科研工作提供切實有效的服務(wù)。

作者：方衛(wèi)紅 單位：杭州科技職業(yè)技術(shù)學(xué)院