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1．目的和適用范圍

1.1目的

為確保與體系（包括質(zhì)量管理體系和環(huán)境管理體系，以下同）相關(guān)文件的可靠性及有效性，使對體系有效運行起重要作用的各個場所，均能得到相應文件的有效版本，防止使用失效或作廢的文件，以保證體系有效運行。

1.2適用范圍

本管理辦法適用于公司各部門使用的、與體系有關(guān)的文件，并包括有關(guān)的標準和需方提供的圖樣等外來文件。

2．管理職責

2.1總經(jīng)理辦公室負責對上級和外部一般性文件的收、轉(zhuǎn)、發(fā)和統(tǒng)一歸檔，并負責組織、編制、更改和管理公司一般性文件。

2.2體系認證辦公室負責有關(guān)體系文件的收、轉(zhuǎn)、發(fā)和統(tǒng)一歸檔，并負責組織、編制、更改和管理公司的體系文件。

2.3受控文件的文件管理員負責《文件更改通知單》的存檔，并依照《文件更改通知單》，對更改過的文件使用的有效性負責。

2.4采購計劃、合同及合同評審等文件，由各部門歸口管理。

3．文件的審批

3.1公司管理性文件由總經(jīng)理審批。

3.2公司技術(shù)性文件由主管領導審批。

3.3采購計劃、合同及合同評審等文件由公司主管領導負責審批。

3.4新編制的文件和修訂/更改后的文件均應以發(fā)文登記表的形式，明確文件的發(fā)放范圍和數(shù)量，并交相應文件審批人審批，此書面材料一并作為有關(guān)資料與受控文件一起存檔。

3.5受控文件（時效性文件及有特殊格式的除外）應以適當方式標注文件歸口管理部門、文件主要起草人、文件審批人、文件日期、文件實施日期等。

4．文件發(fā)放

公司下發(fā)的文件，由文件管理部門與文件起草部門協(xié)商確定發(fā)放范圍，經(jīng)主管領導審批后（受控文件標出受控號），由文件歸口管理部門發(fā)放，文件接受人須在發(fā)文登記表中簽收。其中，受控文件的發(fā)放范圍不得隨意更改，增發(fā)時，須按原發(fā)放程序辦理。

5．文件的修訂/更改

5.1由于實際情況發(fā)生變化或由于其他原因需要對正在執(zhí)行的文件的內(nèi)容做修訂更改時，原則上要求由文件原起草部門負責修訂/更改。受控文件修訂/更改前，應填寫《文件更改通知單》，提出文件更改理由、更改內(nèi)容等，經(jīng)原審批人審批后，由此文件的修訂更改部門實施更改，并將《文件更改通知單》（打印件）交文件歸口管理部門存檔。如文件原審批人調(diào)出或其他原因而無法審批時，由公司總經(jīng)理指定的審批人審批，并提供有關(guān)資料。

5.2文件更改，若需指定其他人員會簽或?qū)徟鷷r，應提供會簽或?qū)徟挠嘘P(guān)資料。

5.3文件的更改可能對程序、體系或其他單位構(gòu)成影響時，由更改單位負責采取協(xié)調(diào)措施，商定實施、更改的合適時間，并由有關(guān)部門對受影響的其他文件作相應的修改。

5.4文件有較大更改或更改超過5次以上者或視情況確定換版。

6．管理

6.1文件從起草、審核、淺批到印發(fā)、存檔，應遵從本文件規(guī)定，上級來文的轉(zhuǎn)發(fā)須填寫發(fā)文記錄。

6.2文件管理人員負責將上級來文及時交有關(guān)領導及有關(guān)人員傳閱。

6.3非受控文件的管理：由業(yè)務主管部門負責登記下發(fā)。

7．文件的收、轉(zhuǎn)、發(fā)

7.1集團公司的受控文件，由體系認證辦公室登記后存檔或轉(zhuǎn)發(fā)。

7.2公司起草的受控文件，由起草或修訂/更改部門做好文件標示，連同批準的有關(guān)資料一同交文件發(fā)放人員；文件發(fā)放人員按發(fā)放數(shù)量復印，填寫發(fā)文登記表，按文件發(fā)放范圍和數(shù)量下發(fā)，并將原文原件連同相關(guān)資料存檔。

7.3當受控文件需要進行轉(zhuǎn)移時，應首先將文件送交發(fā)問單位，由文件歸口管理部門登記后再轉(zhuǎn)發(fā)，不可私自轉(zhuǎn)發(fā)。

8．文件損壞/丟失

受控文件在有效期內(nèi)丟失或損壞，應由丟失或損壞文件的部門人員向文件歸口管理部門提出更換/補發(fā)；對于丟失文件，文件歸口管理部門在原發(fā)文登記表中所丟失文件的備注欄內(nèi)注明“丟失”和丟失日期，并補發(fā)該文件，登記新的受控號；對于損壞文件，在補發(fā)該文件的同時應銷毀就舊文件，補發(fā)文件受控號不變，不再重新登記。

9．文件的作廢

作廢的文件應及時收回并銷毀，時效性受控文件不再收回和銷毀，逾期自行作廢。對有必要存檔或為積累知識而保留的作廢文件須有作廢標記，以免誤用。

10．文件的領取及保存

領取時，須在發(fā)文登記表上簽名，文件領取人應對所持有的文件妥善保管，不得丟失、損毀。

11．記錄保管

非時效性（非）受控文件的發(fā)文登記表，在文件作廢后仍需保存3年。時效性（非）受控文件發(fā)文登記表在文件作廢后仍需保存1年。

附加說明：

本文件歸口單位：

本文件起草人：本文件批準人：

本文件日期：本文件實施日期：