前言：想要寫出一篇令人眼前一亮的文章嗎？我們特意為您整理了5篇檔案管理基礎(chǔ)與實務(wù)范文，相信會為您的寫作帶來幫助，發(fā)現(xiàn)更多的寫作思路和靈感。

檔案管理基礎(chǔ)與實務(wù)范文第1篇

水利水電行業(yè)是我國重要的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，檔案管理工作是水利水電工程管理中一項基礎(chǔ)的、服務(wù)性很強的工作。水利水電項目工程量較大，需要分多個階段進(jìn)行，其中涉及大量協(xié)議、資料、采購文件、水文監(jiān)測數(shù)據(jù)等信息，這些信息是檔案管理的重要構(gòu)成部分。在水利水電工程檔案管理工作中，需要緊跟時展步伐，嚴(yán)格遵循最新規(guī)范的要求。中國電力出版社出版的《水電建設(shè)項目檔案管理實務(wù)》針對水利水電建設(shè)項目中檔案管理工作進(jìn)行研究，該書編著的目標(biāo)在于更好地貫徹實施《水電水利建設(shè)項目文件收集及檔案整理規(guī)范》(DL/T1396—2014)，幫助檔案及相關(guān)人員理解與掌握標(biāo)準(zhǔn)，可以作為水利水電行業(yè)檔案管理工作人員的培訓(xùn)教材。全書分為四個部分，分別對規(guī)范制定的目的、指導(dǎo)思想、編制原則和主要特點進(jìn)行了概述，對建設(shè)項目文件的收集、整理、歸檔等內(nèi)容進(jìn)行了解讀，并對規(guī)范的有關(guān)條了補充說明。同時，還對水利水電工程項目檔案管理實際工作的操作經(jīng)驗進(jìn)行總結(jié)，具有較強的實用性，對水利水電工程檔案管理工作的順利開展和繼續(xù)完善具有非常重要的現(xiàn)實指導(dǎo)意義。

現(xiàn)代科技的快速發(fā)展能夠在一定程度上促進(jìn)水利水電工程檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，檔案管理信息化對于水利水電工程的發(fā)展十分重要。在水利水電檔案管理中，計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢十分明顯，能夠有效提升水利水電工程檔案的分類、收納管理水平。在實際檔案管理工作中，運用檔案管理軟件的難度相對較低，只需要簡單地操作檔案管理軟件就能夠有效節(jié)省檔案實時管理的工作時間，且檔案資料的管理和交接存檔往往是在一個步驟中完成的?！端娊ㄔO(shè)項目檔案管理實務(wù)》一書強調(diào)，水利水電工程檔案管理工作現(xiàn)代化對于水利水電工程建設(shè)發(fā)展具有非常深遠(yuǎn)的意義，檔案信息管理工作現(xiàn)代化需要實現(xiàn)檔案技術(shù)的現(xiàn)代化、檔案管理工作組織現(xiàn)代化以及干部專業(yè)化。一是檔案技術(shù)現(xiàn)代化，主要涵蓋了檔案工作信息化、檔案存儲縮微化以及激光光盤技術(shù)、聲像技術(shù)、靜電復(fù)印技術(shù)的應(yīng)用;二是檔案管理工作組織現(xiàn)代化，涵蓋了現(xiàn)代化管理思想、科學(xué)化管理方法、現(xiàn)代化意識培養(yǎng)、專業(yè)化檔案工作隊伍建設(shè);三是干部專業(yè)化，主要涵蓋了水利水電工程檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提高。綜合來看，水利水電工程檔案管理現(xiàn)代化是水利水電工程建設(shè)的重要組成部分，對水利水電事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展有著重要意義。

結(jié)合《水電建設(shè)項目檔案管理實務(wù)》一書中的內(nèi)容，水利水電工程檔案管理目前的基本工作是水利水電工程檔案信息的收集、整理、歸檔和保存。水利水電工程檔案管理現(xiàn)代化主要從以下三個方面進(jìn)行:第一，檔案管理工作流程科學(xué)化。當(dāng)代的科學(xué)技術(shù)和手段對于檔案信息的收集歸納工作具有非常重要的作用，檔案信息資料的收集整理以及歸檔保存工作需要應(yīng)用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)來提高工作效率，同時保障檔案信息資料的完整性和安全性，作為水利水電工程管理工作重要的參考依據(jù)。第二，硬件設(shè)備的強力支持。將硬件設(shè)備的完善作為促進(jìn)水利水電工程檔案管理工作現(xiàn)代化的重要手段，從而有效解決紙質(zhì)檔案管理存在的問題，如紙質(zhì)檔案易發(fā)霉，紙張信息共享能力差等。第三，定時更新檔案系統(tǒng)?；诰W(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的水利水電工程檔案信息自動化，能夠有效地提升檔案管理的工作效率，定時更新檔案管理系統(tǒng)有助于系統(tǒng)工作安全，為水利水電檔案信息存儲提供安全保障。同時，還能夠跟上水利水電工程管理對檔案信息的使用需求，讓水利水電工程檔案管理更加高效便捷。

《水電建設(shè)項目檔案管理實務(wù)》一書指出，檔案管理作為水利水電工程管理的重要組成部分，其研究工作對于提高檔案信息管理水平、節(jié)省勞動成本、保障經(jīng)濟(jì)效益等方面具有十分重要的作用。水利水電工程檔案管理工作的現(xiàn)狀不能滿足不斷增長的檔案數(shù)量和多元化的檔案內(nèi)容，甚至不斷涌現(xiàn)的多種載體的要求，水利水電工程檔案管理工作現(xiàn)代化的訴求顯得愈發(fā)重要和緊迫。在這種緊張的局面中，水利水電工程管理工作更需要穩(wěn)健發(fā)展，從檔案管理工作現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)出發(fā)，從根本上抓好水利水電工程檔案管理工作的質(zhì)量，針對水利水電工程檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，通過先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，不斷提高現(xiàn)代化檔案管理水平，完善檔案管理路徑。與此同時，為了實現(xiàn)水利水電工程檔案管理工作的深入發(fā)展，需要將科技含量作為目前檔案管理工作的核心，在檔案信息資源管理工作中不斷優(yōu)化，重視現(xiàn)代化水利水電工程檔案管理人員的培養(yǎng)，鼓勵檔案管理人員發(fā)揮自身潛力與特長，不斷學(xué)習(xí)和自我提升，以實現(xiàn)水利水電檔案管理現(xiàn)代化的目標(biāo)。

檔案管理基礎(chǔ)與實務(wù)范文第2篇

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案管理；信息化建設(shè)

數(shù)字化時代背景下，檔案管理工作的模式與內(nèi)容發(fā)生很大改變，其中最顯著的就是檔案信息化建設(shè)。數(shù)字化時代下檔案工作人員應(yīng)該樹立信息服務(wù)的全新理念，保持高度的信息來源與共享需求，全面收集各方面信息，明白用戶的潛在需求，有目的、階段性的推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，充分滿足客戶不同階段的需求。

一、檔案管理信息化的必要性

新時期下各行業(yè)領(lǐng)域都發(fā)生著巨大改變，檔案管理工作同樣面臨著改革，以自身情況與發(fā)展為基礎(chǔ)，改革檔案管理工作，有效改變傳統(tǒng)管理方法的局限與不足。數(shù)字化時代下檔案管理工作主要記錄與整理單位工作內(nèi)容、人事資料、重大舉措及發(fā)展?fàn)顩r等。檔案管理工作有助于協(xié)調(diào)內(nèi)部工作、提高工作效率，整理、歸類、統(tǒng)計及保存原始檔案信息。目前企業(yè)改制不斷深入，面臨著新機(jī)遇與新挑戰(zhàn)，相關(guān)企業(yè)要意識到檔案管理工作的重要性，不斷創(chuàng)新工作機(jī)制。接下來筆者主要分析數(shù)字化時代下檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在問題。

二、檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀與問題

數(shù)字化時代下檔案管理信息化建設(shè)過程中存在一些問題，筆者結(jié)合實際工作經(jīng)驗將這些問題歸納總結(jié)如下。

（一）資金規(guī)模有限

檔案信息化建設(shè)以基礎(chǔ)設(shè)施投資與建設(shè)為基礎(chǔ)，也是實現(xiàn)檔案信息化工作的前提條件，可以說基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)質(zhì)量與水平直接影響到信息化建設(shè)成敗與高低。信息化建設(shè)過程中需要購入大量基礎(chǔ)設(shè)備與設(shè)施，但這些設(shè)備與設(shè)施價值較高，檔案部門往往經(jīng)費來源有限，造成相關(guān)配置與設(shè)置較低，不能滿足網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)要求，阻礙檔案信息化建設(shè)。

（二）缺乏系統(tǒng)規(guī)劃

檔案信息化建設(shè)很長時間以來，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃管理，造成各單位已建成的檔案信息化業(yè)務(wù)與技術(shù)缺乏通用性，對檔案信息共享產(chǎn)生阻礙。分析市場中存在的檔案管理軟件，可以發(fā)現(xiàn)多以單機(jī)版為主，并沒有聯(lián)網(wǎng)功能，不能滿足數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展要求。此外檔案管理軟件缺乏信息管理功能，還缺乏檢索文件與信息管理的軟件系統(tǒng)。

（三）安全意識缺失

檔案信息化建設(shè)需要信息技術(shù)的支持，而信息技術(shù)的使用難免會遇到各種安全性問題，而在傳統(tǒng)檔案信息管理工作中，很多部門和人員都普遍缺乏必要的安全保護(hù)意識，都簡單的以為只要有了安全防護(hù)體系就能確保信息安全，必要的風(fēng)險防范意識薄弱。而且很多的檔案館為了放便，都將一些數(shù)字化工作外包給相關(guān)信息企業(yè)進(jìn)行，沒有嚴(yán)格的管理制度，不能進(jìn)行實時監(jiān)控，容易發(fā)生信息泄密和丟失的危險。

（四）業(yè)務(wù)素質(zhì)不足

目前大多數(shù)檔案管理人員缺乏足夠耐心與工作態(tài)度，要求其具備一定的計算機(jī)知識以滿足工作需求。但現(xiàn)階段從事檔案管理工作的人員來源復(fù)雜，專業(yè)素質(zhì)存在差別，造成很多工作人員并不了解自身職責(zé)，造成實際工作中存在遺漏與不全面的問題。使用計算機(jī)時，受到自身學(xué)識限制，部分檔案管理工作者不能熟練使用現(xiàn)代化設(shè)備，影響工作積極性，影響檔案管理工作效率，給檔案管理工作造成一定損失。

三、數(shù)字化時代檔案管理信息化建設(shè)途徑

數(shù)字化時代檔案管理信息化途徑較多，筆者根據(jù)上文分析中存在的問題，給出具體的應(yīng)對解決措施。分別從五個角度展開分析：拓寬資金渠道、規(guī)范建設(shè)方式、保證資源安全、完善備份管理及提高人員素質(zhì)。

（一）拓寬資金渠道

檔案管理部門在原有資金來源的基礎(chǔ)上，不斷拓寬資金來源渠道。地方政府在地方預(yù)算中納入檔案信息化建設(shè)，可以通過擴(kuò)大電子政務(wù)建設(shè)規(guī)模增加專項資金的規(guī)模，保證信息化建設(shè)過程中有足夠資金支持。除此之外，信息化建設(shè)過程中可以引入社會組織，比如可以和電信部門合作，獲得免費網(wǎng)絡(luò)資源與支持等，通過各種方式獲得資金、技術(shù)及資源等因素支持。

（二）規(guī)范建設(shè)方式

需要建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，有效整合內(nèi)外資源，實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)檔案資源的長期保存。信息資源整理、數(shù)據(jù)庫建設(shè)及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等都需要得到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范?，F(xiàn)階段需要不斷完善與優(yōu)化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，推動檔案信息化建設(shè)工作，實現(xiàn)共享、共用檔案信息，優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)流程，提高檔案管理整體水平。

（三）保證資源安全

在信息化建設(shè)過程中由于計算機(jī)技術(shù)和應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的使用，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)安全問題經(jīng)常發(fā)生，對數(shù)據(jù)庫和操作系統(tǒng)產(chǎn)生嚴(yán)重?fù)p壞，面對這些問題，檔案工作者首先要提高自身安全風(fēng)險防范意識，處理好相關(guān)方面的安全建設(shè)工作，保證檔案管理工作安全、可靠。同時處理和完善好信息的采集、保存、使用和分析等方面的具體處理措施，做好檔案保密和管理之間的關(guān)系，做好重要數(shù)據(jù)的備份處理工作，提高系統(tǒng)安全防范。

（四）完善備份管理

對于企業(yè)檔案信息，完善檔案數(shù)據(jù)的備份機(jī)制非常重要。首先，精細(xì)化檔案數(shù)據(jù)備份流程，明確檔案人員的備份工作職責(zé)。檔案人員應(yīng)當(dāng)重視日常檔案數(shù)據(jù)的正確存儲、及時匯總和定期銷毀；其次，制定明確的備份規(guī)則，建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)方案。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的備份可靠性低，缺乏有效性，其主要原因在于一直以來不重視檔案數(shù)據(jù)備份的重要性，缺乏完善的備份機(jī)制；最后，制定數(shù)據(jù)一致性監(jiān)控方案。企業(yè)檔案業(yè)務(wù)日趨復(fù)雜，業(yè)務(wù)量也越來越大，檔案數(shù)據(jù)存在數(shù)據(jù)修正等情況，或是出現(xiàn)資料類型合并增減等數(shù)據(jù)屬性變更的情況，從而備份數(shù)據(jù)和生產(chǎn)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)和數(shù)值可能有所不同。

（五）提高人員素質(zhì)

控制檔案從業(yè)人員素質(zhì)，聘用具有相關(guān)從業(yè)資格證的人員，保證檔案管理人員具有一定經(jīng)驗與高素質(zhì)，在內(nèi)部形成良好的工作氛圍，人人按照規(guī)則辦事，樹立正確的職業(yè)觀與道德觀，通過制度規(guī)范行為避免發(fā)生瀆職行為。除此之外，做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，確認(rèn)檔案管理人員熟練掌握檔案管理實務(wù)技能，從業(yè)資格證并不能說明相關(guān)人員具備相應(yīng)的實務(wù)能力，各類人員素質(zhì)參差不齊，企業(yè)在聘用后加強培養(yǎng)，提高檔案管理技能以適應(yīng)企業(yè)檔案管理工作方式。與此同時，企業(yè)明確各部門職責(zé)，推行崗位責(zé)任制。在檔案管理工作過程中，需要加大政策執(zhí)行工作力度，提升互聯(lián)網(wǎng)實際利用率，盡可能滿足檔案管理工作需求，實現(xiàn)檔案管理工作與數(shù)字化時代有效結(jié)合，促進(jìn)檔案管理工作更好發(fā)展。

四、結(jié)語

總而言之，檔案信息化建設(shè)過程中應(yīng)用高科技技術(shù)，有助于提高檔案管理效率，給用戶提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，這也是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然趨勢。除此之外，提高檔案信息化安全建設(shè)、加快檔案信息更新速度，有助于提高檔案資源使用效率，推動檔案管信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

[1]韓春霞.信息環(huán)境下n案管理的創(chuàng)新分析[J].中國管理信息化.2017（07）：11.

[2]李濤.如何做好大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作[J].黑龍江檔案.2016（06）：45.

[3]段煉.數(shù)字時代檔案管理轉(zhuǎn)變初探[J].教育教學(xué)論壇.2013（30）：12-14.

檔案管理基礎(chǔ)與實務(wù)范文第3篇

[關(guān)鍵詞]院校合并；檔案管理新情況；解決辦法

[中圖分類號]G717　[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A　[文章編號]1009-5349(2010)12-0208-01

白城職業(yè)技術(shù)學(xué)院是由白城職工大學(xué)，白城師范學(xué)院分院、白城教育學(xué)院和通榆師范學(xué)院等四所院校合并建成的，并先后進(jìn)行了四次更名。學(xué)校合并、更名給檔案管理帶來了新的課題和挑戰(zhàn)。如何管理好合并后學(xué)校的檔案，便成為幾年來我們工作中深入探索和思考的一項重要工作。

院校合并后檔案管理狀況。1999年，白城幼兒師范學(xué)校與白城教育學(xué)院、通榆師范學(xué)校合并，合并后更名為白城初等師范學(xué)院；2001年更名為白城師范高等?？茖W(xué)校分校；2004年更名為白城師范學(xué)院分院；2007年白城師范學(xué)院分院與白城職工大學(xué)合并，更名為白城職業(yè)技術(shù)學(xué)院。由于原各校隸屬不同的管理單位，辦學(xué)宗旨、理念及服務(wù)對象各異，在檔案管理上也各具特色，檔案類目設(shè)置、類目排列及檔號的編制不盡相同，這就需要把這些以前的檔案重新排序，并采取新的管理方式。

要做好合校后的檔案管理應(yīng)需注意兩個問題；一是如何處理合并的各院校檔案管理體制及檔案管理方法不統(tǒng)一的問題。如白城職工大學(xué)檔案實行集中管理。檔案實行微機(jī)化，白城師范學(xué)院分院檔案沒有實行分散管理，使用的是手工檢索的方法。這些問題成為院校合并后檔案管理工作開展的重大障礙。二是院校合并后檔案管理怎樣強化全員檔案意識，建立健全檔案管理工作制度，解決全宗劃分問題，合理配備檔案管理人員，確定檔案工作目標(biāo)。

我認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個方面加以解決：

一、了解檔案的重要性，強化檔案意識

做好檔案管理工作的先決條件就是較強的檔案意識，只有這樣才能在各部門的配合與全員的支持下把文件材料的收集工作做好，而文件材料的收集是檔案管理的基礎(chǔ)工作。合校后職業(yè)技術(shù)學(xué)院可讓全校各級領(lǐng)導(dǎo)和教職工學(xué)習(xí)檔案法律、法規(guī)、檔案制度，以此達(dá)到強化檔案意識的目標(biāo)。讓大家知道檔案是事業(yè)發(fā)展的重要條件、是國家評估的重要指標(biāo)，每位教職工都有義務(wù)和責(zé)任支持學(xué)校的檔案工作，每位教職工都有義務(wù)把合校之前存在個人手中的檔案及時上交，這個《檔案法》的明確要求，也是一位教師，一位公民應(yīng)盡的義務(wù)，同時，針對合校前各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題，要盡快達(dá)成共識形成統(tǒng)一的管理制度，使新舊檔案集中保管、利用。

二、加強檔案隊伍人才培養(yǎng)，提高檔案人員素質(zhì)

建設(shè)一支結(jié)構(gòu)合理業(yè)務(wù)嫻熟檔案管理隊伍，是目前檔案工作的重中之重。今天信息技術(shù)的高速發(fā)展，對檔案管理人員提出了新的要求，首先要建立一支專門進(jìn)行檔案管理的隊伍。這支隊伍要在年齡上合理搭配，老中青年齡的人員都要有。這樣可以實現(xiàn)專業(yè)結(jié)構(gòu)互補，便于發(fā)揮整體效應(yīng)；其次要實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理模式。在專職檔案管理人員的基礎(chǔ)上，每個部門選出一名檔案聯(lián)絡(luò)員，尤其是精通網(wǎng)絡(luò)管理的技術(shù)人員，這樣能更有利于檔案管理工作。實踐證明，檔案工作涉及學(xué)校各個方面，僅靠檔案部門單槍匹馬，是非常不利于工作的。只有建立穩(wěn)定的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，提高兼職檔案員的工作積極性，才能使檔案工作落到實處，為廣大教職員工接受并重視。

三、完善檔案管理制度，使檔案工作有序開展，使檔案工作有可操縱的依據(jù)

例行工作按程序化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道運行，是理順檔案管理工作的重點。一是，要用制度去約束檔案管理人員。檔案管理人員的管理一方面要為學(xué)校未來的發(fā)展提供以往的一些經(jīng)驗材料，同時涉及到機(jī)密的文件，要用制度去約束檔案管理人員的保密意識。二是，要用制度去保障檔案工作，如通過建立健全的《兼職檔案員職責(zé)》《綜合檔案室管理人員職責(zé)》等一系列配套管理制度，使檔案管理人員職責(zé)明晰，權(quán)責(zé)明確，責(zé)、權(quán)、利對等，將檔案工作常規(guī)化，確保檔案工作有序開展。

四、結(jié)合實際，明確目標(biāo)，走自主發(fā)展之路

院校合并后，辦學(xué)規(guī)模擴(kuò)大了，辦學(xué)層次提高了，檔案管理工作也應(yīng)上一個新的臺階。有更高的目標(biāo)要求，新的工作目標(biāo)和發(fā)展戰(zhàn)略應(yīng)圍繞職業(yè)教育特點，能更好的指導(dǎo)檔案工作有效地開展，一方面在明確檔案工作目標(biāo)的前提下，才會有檔案工作的發(fā)展總方向，可以根據(jù)總目標(biāo)，不斷消除偏離目標(biāo)的因素，對檔案管理的日常工作加以控制，又能通過調(diào)整局部，使日常工作的開展向著有利于促進(jìn)總目標(biāo)實現(xiàn)的方向前進(jìn)：另一方面，有了明確的檔案工作目標(biāo)，便于加強日常管理，有利于調(diào)動檔案工作人員的積極性、增強檔案人員的競爭意識。為此，白城職業(yè)技術(shù)學(xué)院根據(jù)確定的新目標(biāo)，進(jìn)一步加強自身建設(shè)，完善各種管理措施，培養(yǎng)了一批檔案管理人才，并在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，總結(jié)完善了檔案工作中一些根本性的問題，促進(jìn)我院檔案工作的發(fā)展。并校后，困難很多情況多變，機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存，在把握機(jī)遇的同時，正視認(rèn)識學(xué)院現(xiàn)狀積極面對職業(yè)院校改革的新形勢，采取有效措施，促進(jìn)我院檔案工作的新發(fā)展。

[參考文獻(xiàn)]

[1]陳兆，和寶榮，王英瑋，檔案管理學(xué)基礎(chǔ)(第三版)，中國人民大學(xué)出版社，2003年

檔案管理基礎(chǔ)與實務(wù)范文第4篇

一、如何完善檔案管理

（一）對檔案管理的完善，首先是檔案館員要有對檔案管理工作的熱愛之情。“干一行，愛一行”，想要干好這項工作，先要熱愛檔案管理工作，有了這份熱情，才會自覺不自覺地為之付出和投入。否則敷衍了事，得過且過，檔案編碼將成為一堆亂碼，查找檔案將成為大海撈針，以這樣的態(tài)度是做不好檔案管理工作的。

（二）對檔案管理的完善，還要具備檔案學(xué)的專業(yè)知識。這是做好檔案管理工作的前提條件。

對檔案管理的完善，光有熱情是不夠的，還要完善檔案館員的專業(yè)知識，這樣才能科學(xué)地管理檔案，確保檔案管理工作有質(zhì)有序地展開。檔案館員要認(rèn)真學(xué)習(xí)和熟練掌握《檔案法》和《檔案法實施辦法》，能夠按照本部門檔案管理的各項規(guī)章制度辦理檔案管理事項。這樣才可以熟練運用各項制度處理工作中的管理事項和突發(fā)事件。

（三）隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段更加先進(jìn)和多樣化，檔案館員更要具有熟練應(yīng)用現(xiàn)代化設(shè)備的技能，其中能夠熟練運用計算機(jī)是最基本的一項技能。

計算機(jī)的運用已經(jīng)取代了絕大部分的手寫工作，檔案的檢索方式也由原來單一的手工檢索變?yōu)槭止z索與計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)并用的方式。檔案館對檔案的整理、編目、保管、外調(diào)等方面實行計算機(jī)管理，既省時省力，又減少了檔案的損毀和滅失率。檔案管理運用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理，更加方便、快捷，是檔案管理的一項突破性進(jìn)展。部分檔案館還開展了網(wǎng)上共享、網(wǎng)上閱讀、網(wǎng)上導(dǎo)航以及在線咨詢等業(yè)務(wù)。網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用。

四、現(xiàn)代社會是知識的時代，知識是社會發(fā)展的動力，所以檔案館員還要具備多學(xué)科知識，這樣才能更好地完成檔案管理工作。

檔案館是以檔案信息服務(wù)于社會各界的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。檔案的涵蓋面廣，學(xué)科涉及各個領(lǐng)域，這就要求檔案館員盡可能多地了解和知道相關(guān)的知識及其發(fā)展動態(tài)，才能對網(wǎng)上的信息進(jìn)行準(zhǔn)確的鑒別，有針對性地提供所需的相關(guān)檔案和信息，自如地應(yīng)對參考咨詢工作。隨著與國際交流和合作的機(jī)會日益增多，對英語的掌握也是必需的。外語是當(dāng)今檔案館員知識結(jié)構(gòu)中不可或缺的重要組成部分。掌握英語是時代對檔案館員提出的一項基本要求，以保證檔案館在知識日顯重要和網(wǎng)絡(luò)迅猛發(fā)展的時代與時俱進(jìn)，不斷提高和發(fā)展。

檔案管理不但對檔案館員提出了要求，對檔案館員的需求也要有相應(yīng)的安排和宏觀的考慮，要制定規(guī)劃，立足長遠(yuǎn)。

二、對檔案管理人才的需求

（一）檔案方面管理人才的引進(jìn)也是檔案管理應(yīng)該考慮的一項重要問題，要有長遠(yuǎn)目標(biāo)，制定系統(tǒng)、全面的人才培養(yǎng)與引進(jìn)機(jī)制。

（二）對于檔案管理的崗位，要根據(jù)實際情況，按需設(shè)崗，根據(jù)人員的學(xué)歷、擅長、知識結(jié)構(gòu)、素質(zhì)安排具體的崗位，擇優(yōu)錄取，以達(dá)到人盡其才。

（三）檔案館員的分工要向?qū)Ｉ罘矫姘l(fā)展，以滿足深層次服務(wù)的需要。檔案館員的知識更新是要不間斷地進(jìn)行的，需要不斷地改進(jìn)和推進(jìn)，在工作實踐中不斷改革和創(chuàng)新，這樣才能滿足不斷發(fā)展的新形式，才能按需提供服務(wù)。

（四）要給予檔案館員學(xué)習(xí)和交流的契機(jī)，可以根據(jù)不同需求有計劃地進(jìn)行在職培訓(xùn)和脫產(chǎn)學(xué)習(xí)，參加學(xué)術(shù)科研活動，這樣可以擴(kuò)大視野，提升檔案館員的科研水平和學(xué)習(xí)水平，使理論水平和學(xué)術(shù)水平得到升華，提高檔案館員自身的服務(wù)意識和素質(zhì)，不斷更新觀念，以一種投資少、見效快的方式，進(jìn)行全面提升。還可以對檔案館員進(jìn)行崗前培訓(xùn)和輪崗培訓(xùn)，補缺和拓寬檔案館員的知識層面。

對檔案管理水平的提高就是對檔案館員知識水平和服務(wù)水平的提高，這是館員一個自我提高和提升的過程，除了注重自身的學(xué)習(xí)和修養(yǎng)，用知識豐富自己外，還要有創(chuàng)新意識，以更好的服務(wù)對檔案進(jìn)行管理，以便檔案管理工作更好地展開和完善。

【參考文獻(xiàn)】

[1]何屹.檔案管理實務(wù).北京大學(xué)出版社.

[2]王英瑋.專門檔案管理.中國人民大學(xué)出版社.

[3]薛四新.現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ).機(jī)械工業(yè)出版社.

檔案管理基礎(chǔ)與實務(wù)范文第5篇

關(guān)鍵詞：檔案 數(shù)字化 管理

所謂“數(shù)字化”檔案管理是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術(shù)達(dá)到相配于每張圖片的科學(xué)手段，再運用級存儲管理技術(shù)將圖片和索引字段存儲于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存儲介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡(luò)的新興的檔案管理技術(shù)。

一、“數(shù)字化”是檔案管理工作的必由之路。

檔案數(shù)字化是信息時代的必然要求。檔案信息數(shù)字化是隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現(xiàn)資源共享。辦公自動化要求檔案管理數(shù)字化，信息化建設(shè)始終保持以應(yīng)用為導(dǎo)向，以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為中心，積極吸引新技術(shù)，完善各種應(yīng)用系統(tǒng)并向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，無紙化辦公已成普及之勢，正是由于計算機(jī)的廣泛使用，因而形成了大量的數(shù)字檔案信息，同時也為檔案的數(shù)字化管理提供了可能。此外，檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性， 社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的推一手段，致使成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

二、“數(shù)字化”檔案管理的主要障礙。

（一）電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存，造成資源浪費?！半p套制”保存是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一并保存。在一些單位的辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，各部門在網(wǎng)上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發(fā)紙質(zhì)文件歸檔保存。這樣就形成了相同內(nèi)容、兩種類型的文件并發(fā)、保存的局面，造成人力、物力、財力的浪費，勢必影響電子文件的廣泛應(yīng)用和檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，各自為政，給電子文件歸檔達(dá)成困難。據(jù)了解，目前很多單位都采用了以電子計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動化系統(tǒng)，這一系統(tǒng)絕大部分是由本單位或上級主管部門設(shè)計的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)則是檔案行政管理部門為使檔案現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、實現(xiàn)資源共享而推廣的檔案現(xiàn)代化管理軟件。由于這兩套系統(tǒng)設(shè)計單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無法進(jìn)行電子文件歸檔，因而給原始數(shù)據(jù)的收集和錄人造成了一定的困難。

（三）電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優(yōu)點，但也會帶來一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設(shè)備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數(shù)據(jù)丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。

（四）數(shù)字化檔案的利用率不高，給企業(yè)的現(xiàn)代化進(jìn)程造成障礙。雖然辦公自動化系統(tǒng)推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當(dāng)成一項緊迫的任務(wù)來抓，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網(wǎng)絡(luò)形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由干沒有得到合理的開發(fā)利用而造成雙重的浪費。

三、“數(shù)字化”檔案管理采取的措施。

（一）加強對檔案工作者的培養(yǎng)與培訓(xùn)。一是徹底改變傳統(tǒng)的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調(diào)動和運用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段對檔案信息資源實施科學(xué)，有效地開發(fā)利用。二是加強檔案工作者對信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。三是強化檔案工作者訓(xùn)練，加強培訓(xùn)，對檔案工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強的開拓創(chuàng)新意識。

（二）正確處理傳統(tǒng)與現(xiàn)代化的關(guān)系。正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過光電信號的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計算機(jī)等專用設(shè)備進(jìn)行再轉(zhuǎn)換，雖然存儲量大、節(jié)省了儲存空間，但在信號轉(zhuǎn)換過程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存儲介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺，因此對電子檔案真實性的鑒別有一定的難度。我們應(yīng)該積極實行“雙套制”保存電子檔案，即在保存電子檔案的同時也保存對應(yīng)的紙質(zhì)檔案。

（三）加大檔案現(xiàn)代化管理的投入。應(yīng)投入大量的精力關(guān)心和支持這一工作，創(chuàng)造條件投入資金、配置先進(jìn)設(shè)備；積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才；把檔案現(xiàn)代化管理納入工作計劃，列入考核范圍；各級領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，每年要定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現(xiàn)況，提出要求、下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題；領(lǐng)導(dǎo)要重視和加強本系統(tǒng)內(nèi)的交流與合作，以先進(jìn)帶動后進(jìn)，發(fā)揮優(yōu)勢，彌補檔案現(xiàn)代化管理上的差異，取長補短，共同提高；宏觀上要有總體的指導(dǎo)思路，實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新，微觀動作上實現(xiàn)管理內(nèi)涵和技術(shù)手段的創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)：

[1] 葛紅.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實踐與思考[J].檔案學(xué)通訊，2011（1）.

[3] 彭容.檔案信息化建設(shè)的幾點思考[J].檔案學(xué)通訊，2004.（1）.