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電子檔案辦法范文第1篇

關(guān)鍵詞：電子檔案；利用安全控制；身份認(rèn)證；數(shù)字水印

濟(jì)平穩(wěn)的運(yùn)行，致使信息時(shí)代得到高速發(fā)展。許多行業(yè)在信息技術(shù)的，利用上也得到了飛速的普及。電子檔案的出現(xiàn)使得電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用得到了最大化的實(shí)現(xiàn)。電子檔案信息管理，使得檔案上的資源共享與再利用的功能得到實(shí)現(xiàn)。

1 電子檔案利用現(xiàn)狀及其安全隱患分析

電子檔案是應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)及數(shù)字設(shè)備環(huán)境的需求所產(chǎn)生的，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存儲(chǔ)，并經(jīng)過歸檔整理的數(shù)據(jù)信息。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴性、復(fù)制傳遞的高保真性、信息內(nèi)容的易改性和信息與載體的可分離性等特點(diǎn)。這些特點(diǎn)在給檔案管理者和利用者帶來方便的同時(shí)，也存在著較大的安全隱患。

2 安全控制解決途徑與方法

為了讓電子信息檔案上的安全隱患進(jìn)行妥善的解決，文章根據(jù)實(shí)際的應(yīng)用情況進(jìn)行了相關(guān)的措施說明，首先網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子信息檔案進(jìn)行瀏覽的過程中，公司企業(yè)中的管理人員應(yīng)該對(duì)身份認(rèn)證技術(shù)進(jìn)行防火墻上的設(shè)置，設(shè)置一些安全度更高的訪問權(quán)限。與此同時(shí)，還要利用審計(jì)跟蹤技術(shù)對(duì)網(wǎng)頁瀏覽的全過程進(jìn)行信息跟蹤與監(jiān)控，這樣的處理可以在出現(xiàn)事故以后對(duì)瀏覽記錄進(jìn)行追溯上的回訪，如果此時(shí)檔案信息需要進(jìn)行公開或是對(duì)民眾進(jìn)行開放下載服務(wù)，技術(shù)管理人員就應(yīng)該通過程序密碼上的設(shè)置對(duì)電子信息檔案進(jìn)行保護(hù)。

2.1 身份認(rèn)證技術(shù)

為了讓電子檔案得到相應(yīng)的保護(hù)，技術(shù)人員首先在登錄系統(tǒng)上要進(jìn)行密碼上的設(shè)置，并且對(duì)身份證進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)定，規(guī)定所有使用用戶在進(jìn)行登陸過程中需要通過口令或是證書雙因素認(rèn)證之后才能進(jìn)行下一步的操作，在登陸認(rèn)證系統(tǒng)上的設(shè)置也應(yīng)具有一定的難度，例如密碼設(shè)置，用戶進(jìn)行登錄的過程中需要設(shè)置一些位數(shù)較多或是復(fù)雜程度較高的密碼，這樣可以提高系統(tǒng)的安全性，用戶進(jìn)行系統(tǒng)上的訪問時(shí)，一旦密碼上的輸入超過一定的次數(shù)系統(tǒng)會(huì)對(duì)用戶名進(jìn)行自動(dòng)鎖定，用戶輸入的錯(cuò)誤信息也會(huì)有后臺(tái)直接發(fā)送到系統(tǒng)管理人手中，此時(shí)管理員就可以建立預(yù)警備案，如果此時(shí)用戶想要找回原密碼就要通過嚴(yán)格的審核流程，對(duì)于登錄系統(tǒng)的用戶，登陸時(shí)需要輸入登錄口令。用戶如果想要訪問重要的系統(tǒng)還需要通過驗(yàn)證證書與智能卡等認(rèn)證方式，這樣的處理有利于系統(tǒng)對(duì)用戶身份進(jìn)行二次確認(rèn)。與此同時(shí)，用戶登錄系統(tǒng)通過用戶名與密碼上的認(rèn)證，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行訪問的過程中系統(tǒng)還會(huì)對(duì)用戶的身份進(jìn)行信息上的綁定。

2.2 審計(jì)跟蹤技術(shù)

電子信息檔案為了保證信息上的安全，在系統(tǒng)中還會(huì)設(shè)立預(yù)防與破壞等安全設(shè)置，這樣的處理主要的目的是讓系統(tǒng)的運(yùn)行可以得到監(jiān)視與審查，系統(tǒng)的內(nèi)部運(yùn)行處理會(huì)安裝一種跟蹤系統(tǒng)，可以對(duì)用戶的操作頁面上的信息進(jìn)行系統(tǒng)監(jiān)督，對(duì)用戶的操作記錄進(jìn)行存檔處理。此時(shí)系統(tǒng)內(nèi)部也會(huì)設(shè)立專門的審計(jì)系統(tǒng)對(duì)用戶的瀏覽信息進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控與跟蹤，審計(jì)跟蹤系統(tǒng)會(huì)將用戶所有的瀏覽記錄都進(jìn)行儲(chǔ)存處理，對(duì)用戶進(jìn)行信息追蹤的過程中如果發(fā)現(xiàn)非法情況，此時(shí)系統(tǒng)就可以根據(jù)用戶操作的危險(xiǎn)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)報(bào)警，電子檔案信息中也會(huì)設(shè)立一些日志專用系統(tǒng)，這些系統(tǒng)同樣需要進(jìn)行安全上的保障，為了防止這些日志系統(tǒng)被非法人員查看或是進(jìn)行信息上的修改，系統(tǒng)上的管理人員應(yīng)該對(duì)重要的日志文件進(jìn)行編碼處理，并設(shè)置相應(yīng)的密保權(quán)限，只有正確輸入特定權(quán)限信息的人員才可以對(duì)日志進(jìn)行查看上的處理。查看過的信息也會(huì)形成相應(yīng)的瀏覽記錄，方便系統(tǒng)對(duì)瀏覽過的信息進(jìn)行整理與統(tǒng)計(jì)。如果工作上的管理人員對(duì)信息查看過后還要進(jìn)行刪除或是拷貝上的處理就必須對(duì)查看過的文件進(jìn)行加密處理，為了防止出現(xiàn)任何信息上的泄露問題，查看日志的過程中系統(tǒng)會(huì)相應(yīng)的進(jìn)行記錄，對(duì)于查看過的文件或是圖片等都會(huì)進(jìn)行取證，以便事后發(fā)生任何問題無法取證瀏覽記錄。

2.3 文件保護(hù)技術(shù)

想要對(duì)電子檔案信息進(jìn)行使用處理的用戶在瀏覽過信息以后，想要通過離線的方式進(jìn)行下載，此時(shí)可以采用的方式是先對(duì)文件進(jìn)行保護(hù)技術(shù)處理，然后再下載至本地，進(jìn)行使用或是參考處理。在對(duì)電子信息檔案進(jìn)行下載的過程中，檔案系統(tǒng)會(huì)采用一個(gè)固定并且統(tǒng)一的系統(tǒng)，實(shí)時(shí)對(duì)用戶提供下載服務(wù)，系統(tǒng)對(duì)下載文件進(jìn)行格式上的統(tǒng)一處理，主要是防止用戶把文件進(jìn)行下載之后進(jìn)行信息上的修改，導(dǎo)致的信息失實(shí)。用戶開始對(duì)文件檔案進(jìn)行下載時(shí)，系統(tǒng)會(huì)通過相應(yīng)的密碼設(shè)置對(duì)信息進(jìn)行保護(hù)處理。并且在此過程中每一份電子檔案都會(huì)形成一個(gè)獨(dú)立的密保設(shè)置，用戶想要對(duì)文件進(jìn)行訪問就需要提供訪問密碼，輸入的開啟口令與系統(tǒng)驗(yàn)證系驗(yàn)證信息保持一致時(shí)，文件就可以對(duì)用戶進(jìn)行瀏覽上的處理。與此同時(shí)，系統(tǒng)還會(huì)在操作過程中進(jìn)行相應(yīng)訪問次數(shù)的設(shè)置，限制用戶對(duì)信息進(jìn)行多次數(shù)瀏覽，防止對(duì)電子檔案進(jìn)行非法上的傳播。

2.4 數(shù)字水印技術(shù)

為了這電子信息檔案進(jìn)行獨(dú)創(chuàng)性的保護(hù)處理，在檔案建立的過程中還可以設(shè)置數(shù)字水印技術(shù)，這種技術(shù)實(shí)施可以區(qū)分文字?jǐn)?shù)字或是印章等秘密信息，防止用戶在瀏覽文件過程中對(duì)文件進(jìn)行偽造，一般情況下，許多用戶在進(jìn)行瀏覽使用電子檔案信息時(shí)，由于某些需要可能會(huì)對(duì)電子信息檔案信息中的一部分或是全文內(nèi)容進(jìn)行打印輸出處理，此時(shí)如果不對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字水印設(shè)置，電子檔案很有可能就會(huì)被瀏覽人員進(jìn)行非法利用，此時(shí)電子檔案信息沒有進(jìn)行數(shù)字水印技術(shù)就會(huì)對(duì)文件版權(quán)起不到保護(hù)的作用。一旦形成侵權(quán)行為，沒有數(shù)字水印技術(shù)的保護(hù)就無法對(duì)版權(quán)進(jìn)行維護(hù)，所以電子信息檔的管理人員在電子信息檔案建立之前就需要對(duì)全文內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字水印技術(shù)上的處理，在文檔上加印上較為明顯的水印，無論是用戶在瀏覽過程中還是進(jìn)行打印輸出時(shí)，都需要明確文件上的原創(chuàng)版權(quán)，一些需要進(jìn)行加密處理的信息檔案可以將水印上的防護(hù)效果進(jìn)行提升，對(duì)整個(gè)文件檔案都進(jìn)行水印上的處理，可以使用的模式是全屏水印，這種方法是用水印的底紋將整個(gè)頁面進(jìn)行覆蓋，這樣的處理可以加大保護(hù)的效果。

結(jié)束語

文章通過對(duì)電子信息檔案保護(hù)的技術(shù)手段與路徑進(jìn)行了相關(guān)的探討，并在實(shí)際的討論中提出了較為實(shí)用的方法，希望可以對(duì)電子信息檔案上的安全管理起到一定的保護(hù)作用，完善電子信息檔案的系統(tǒng)，讓電子信息檔案在瀏覽與使用上可以得到安全性的保障。

參考文獻(xiàn)

電子檔案辦法范文第2篇

財(cái)務(wù)信息化在過去一段時(shí)間取得了巨大的進(jìn)步，符合時(shí)代潮流的財(cái)務(wù)核算和分析的軟硬件不斷更新，很多企事業(yè)單位和政府機(jī)關(guān)都在用先進(jìn)的財(cái)務(wù)分析軟件進(jìn)行財(cái)務(wù)核算和分析。財(cái)務(wù)信息化的巨大進(jìn)步極大地提升了企事業(yè)和政府機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)管理的效率和水平，其積極意義是有目共睹的。但是由于體制機(jī)制的滯后和技術(shù)成熟度的限制，會(huì)計(jì)檔案電子化的進(jìn)程相當(dāng)緩慢，成為財(cái)務(wù)管理信息化發(fā)展的瓶頸。財(cái)政主管部門敏銳地把握了會(huì)計(jì)檔案電子化的趨勢，并出臺(tái)極具現(xiàn)實(shí)意義的政策措施。

2015年12月，財(cái)政部、國家檔案局對(duì)原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)，以下簡稱原《管理辦法》）進(jìn)行了修訂，以財(cái)政部、國家檔案局令第79號(hào)了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡稱新《管理辦法》），已于2016年1月1日起施行。

新《管理辦法》肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力，電子會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷、入賬、歸檔、保管等均可以實(shí)現(xiàn)電子化管理。

新《管理辦法》允許符合條件的會(huì)計(jì)憑證、賬簿等會(huì)計(jì)資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存，如對(duì)以下七類會(huì)計(jì)檔案可只建電子檔案。

一是形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；二是使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；三是使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系；四是采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改；五是建立電子會(huì)計(jì)檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；六是形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案；七是電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名。

以上要求中：第一、七項(xiàng)規(guī)定是確保電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)，第二、三、六項(xiàng)是確保電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用，第四、五項(xiàng)規(guī)定是確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全。單位內(nèi)部生成的電子會(huì)計(jì)資料僅以電子形式歸檔保存必須同時(shí)滿足第一至六項(xiàng)規(guī)定；單位外部接收的電子會(huì)計(jì)資料僅以電子形式歸檔保存必須同時(shí)滿足第一至七項(xiàng)規(guī)定。

雖然會(huì)計(jì)檔案管理離真正的電子化管理尚有不少距離，但新《管理辦法》對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化的發(fā)展必將產(chǎn)生十分深遠(yuǎn)的影響。

電子會(huì)計(jì)檔案轉(zhuǎn)正史

1984年財(cái)政部、國家檔案局聯(lián)合印發(fā)了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，并于1998年進(jìn)行了第一次修訂。原《管理辦法》實(shí)施十多年以來，對(duì)規(guī)范和加強(qiáng)單位會(huì)計(jì)檔案管理、促進(jìn)會(huì)計(jì)工作更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展發(fā)揮了積極作用。但隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案工作的方方面面均發(fā)生了較大變化，越來越多的會(huì)計(jì)資料以電子形式產(chǎn)生、傳輸、保管，形成了大量電子會(huì)計(jì)檔案，需要予以規(guī)范。

從2012年開始，財(cái)政部、國家檔案局陸續(xù)組織部分信息化程度較高的企業(yè)和地區(qū)開展會(huì)計(jì)檔案電子化管理試點(diǎn)工作；2013-2014年，財(cái)政部、國家檔案局、國家稅務(wù)總局、國家發(fā)改委針對(duì)電子發(fā)票的入賬和保管問題多次開展研討，并組織開展了電子發(fā)票及電子會(huì)計(jì)檔案管理綜合試點(diǎn)工作。

2014年，財(cái)政部、國家檔案局著手修訂原《管理辦法》，形成了征求意見稿，并先后于2014年12月、2015年5月向社會(huì)兩次公開征求意見；2015年9月，又組織有關(guān)專家集中研究討論，最終形成新《管理辦法》。

會(huì)計(jì)檔案電子化的意義

會(huì)計(jì)檔案電子化是會(huì)計(jì)檔案管理的未來趨勢，對(duì)未來的財(cái)務(wù)管理具有不可估量的現(xiàn)實(shí)意義。

會(huì)計(jì)檔案電子化具有流程化、系統(tǒng)化、全員化等特點(diǎn)，對(duì)于各類業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的執(zhí)行、報(bào)賬的發(fā)起依據(jù)、會(huì)計(jì)的審核要素、財(cái)務(wù)內(nèi)部分工作業(yè)、會(huì)計(jì)檔案的整理歸檔等公司管理環(huán)節(jié)均會(huì)產(chǎn)生重要影響―――除了節(jié)省成本，還有利于提升會(huì)計(jì)工作監(jiān)管成效，最大限度地防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（一）有利于降低管理成本、減少資源浪費(fèi)

紙質(zhì)電子檔案的耗材成本巨大，如農(nóng)商銀行業(yè)務(wù)系統(tǒng)每日?qǐng)?bào)表約有50種，各類月報(bào)70多種，年底報(bào)表更甚。每天紙質(zhì)打印資料近百頁，月底、年底甚至成千上萬頁。一家中型支行網(wǎng)點(diǎn)每年需130多箱紙，成本近1萬元，加上色帶、打印機(jī)等各類耗材，合計(jì)財(cái)務(wù)支出1萬元以上，對(duì)于擁有30余個(gè)網(wǎng)點(diǎn)的縣級(jí)行而言，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案成本之高可見一斑。

電子會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷、入賬、歸檔、保管等均可以實(shí)現(xiàn)電子化管理，將大大減少資源浪費(fèi)。新《管理辦法》允許符合條件的電子會(huì)計(jì)憑證、賬簿等會(huì)計(jì)資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存，這將節(jié)約大量紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少社會(huì)資源耗費(fèi)，推動(dòng)節(jié)能減排，形成綠色環(huán)保的生產(chǎn)方式。

（二）有利于提升財(cái)務(wù)管理效率

在企事業(yè)財(cái)務(wù)管理實(shí)踐中，很多財(cái)務(wù)管理的流程都會(huì)產(chǎn)生紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，這些檔案都需要專業(yè)的財(cái)會(huì)人員分門別類管理，財(cái)務(wù)部門要投入很多的人力、物力。此外，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案保管存放困難。伴隨近年來會(huì)計(jì)檔案成幾何倍數(shù)增加，會(huì)計(jì)傳票、憑證、報(bào)表等檔案資料的移交分類、整理歸檔、存放保管成為縣級(jí)行檔案管理人員的巨大工程，甚至出現(xiàn)因處理不當(dāng)導(dǎo)致檔案擺放雜亂、無序堆放等現(xiàn)象。由于具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等條件的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案室匱乏，因而制約了當(dāng)前檔案規(guī)范化管理。

會(huì)計(jì)檔案電子化有利于優(yōu)化財(cái)務(wù)管理流程，以前需要現(xiàn)場辦理的，現(xiàn)在可以不用現(xiàn)場辦理，節(jié)省人力、物力。此外，電子會(huì)計(jì)檔案傳輸、保存相對(duì)簡潔、高效。相對(duì)于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，電子會(huì)計(jì)檔案的便捷性非常突出，這有利于提升會(huì)計(jì)檔案的使用效率，進(jìn)而提升財(cái)務(wù)管理效率。

以電子票據(jù)會(huì)計(jì)檔案為例，如果將電子票據(jù)會(huì)計(jì)檔案以電文數(shù)據(jù)形式存放在會(huì)計(jì)檔案電子管理系統(tǒng)中，通過充分集成并關(guān)聯(lián)實(shí)體會(huì)計(jì)檔案，逐步形成安全規(guī)范的電子會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱管理流程，這樣既滿足了調(diào)閱者方便快捷的查閱需求，又確保了會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的安全保密。

這不僅會(huì)提升會(huì)計(jì)信息資料的傳遞速度，也將在相關(guān)部門打通快速通道，實(shí)現(xiàn)財(cái)政票據(jù)會(huì)計(jì)檔案在更大范圍內(nèi)的廣泛利用和高度共享，創(chuàng)造更加靈活便利的會(huì)計(jì)信息查閱環(huán)境，使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案為主，加快轉(zhuǎn)向電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案并重，為實(shí)現(xiàn)真正意義上的“無紙化辦公”奠定基礎(chǔ)。

（三）有利于財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)的發(fā)展

國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化需要大數(shù)據(jù)的支撐，要通過廣度信息聚合、深度數(shù)據(jù)挖掘、扁平網(wǎng)絡(luò)傳遞，實(shí)現(xiàn)決策科學(xué)化、管理精細(xì)化。企業(yè)發(fā)展也需要大數(shù)據(jù)的支撐，通過大數(shù)據(jù)的分析和處理，企業(yè)可以洞察新的商業(yè)機(jī)會(huì)、優(yōu)化企業(yè)決策等。新《管理辦法》將電子會(huì)計(jì)檔案納入會(huì)計(jì)檔案范圍，將推動(dòng)電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和有效利用，可以為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價(jià)值的信息，也可以為企業(yè)的發(fā)展注入新的動(dòng)力。

（四）有利于會(huì)計(jì)監(jiān)督和檢查

電子票據(jù)會(huì)計(jì)檔案將極大方便會(huì)計(jì)工作的監(jiān)督與檢查，為多層次、全方位加強(qiáng)會(huì)計(jì)管理提供全面、準(zhǔn)確的信息，實(shí)現(xiàn)“復(fù)核式監(jiān)督”和“實(shí)時(shí)監(jiān)督”，從而提高事后監(jiān)督的時(shí)效性，有效防范會(huì)計(jì)核算風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，所有的會(huì)計(jì)信息資料通過電子影像傳遞，加之系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置，能夠有效防范相關(guān)管理、操作人員對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行人為修改，嚴(yán)密財(cái)務(wù)工作流程，確保會(huì)計(jì)賬務(wù)組織體系的完整性和嚴(yán)肅性。

會(huì)計(jì)檔案電子化的案例

中國聯(lián)通作為全國首批開展會(huì)計(jì)檔案電子化管理推廣實(shí)施工作的企業(yè)之一，在大力組織推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化工作方面做了大量的開拓性工作，結(jié)合其業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)的搭建與運(yùn)行，探索確定了“實(shí)物、系統(tǒng)、人”三位一體的會(huì)計(jì)電子檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案規(guī)則化、查詢簡單化和管理規(guī)范化。這種探索實(shí)踐對(duì)于基層核算及財(cái)務(wù)管理者來說，不僅是極大的飛躍，也是會(huì)計(jì)檔案管理的趨勢。

2012年10月以前，廣西聯(lián)通的各類會(huì)計(jì)檔案均采用紙質(zhì)打印歸檔，實(shí)行手工編號(hào)造冊(cè)登記，整理難、移交遲，檢索難、統(tǒng)計(jì)繁，不利于規(guī)范化管理；紙質(zhì)檔案的打印、裝訂、保管造成了巨大的人力、物力、財(cái)務(wù)的資源消耗。隨著公司規(guī)模不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)快速發(fā)展，以及經(jīng)營管理對(duì)多維信息需求的增加，會(huì)計(jì)工作需要按照專業(yè)、全成本屬性、客戶群、準(zhǔn)利潤中心等進(jìn)行精細(xì)化核算，會(huì)計(jì)檔案資料日益增多。同時(shí)，大ERP各子系統(tǒng)、子模塊業(yè)務(wù)處理同時(shí)自動(dòng)生成的會(huì)計(jì)分錄數(shù)量巨大，進(jìn)一步加大了憑證打印的數(shù)量和成本。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式已滿足不了規(guī)范化管理的要求，既不利于進(jìn)一步深化實(shí)施會(huì)計(jì)信息化工作，也不利于公司降本增效工作的開展，推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化勢在必行。

依托中國聯(lián)通統(tǒng)一建設(shè)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，與大ERP建立接口，使會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化、系統(tǒng)化管理成為可能。大ERP系統(tǒng)固化了公司業(yè)務(wù)處理流程，完整地記錄了營收、采購物資管理、工程管理、日常運(yùn)營等經(jīng)營活動(dòng)過程中產(chǎn)生的相關(guān)信息，建立了從會(huì)計(jì)原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿到會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)信息產(chǎn)生過程的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制流程，并通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)無縫連接和定義自動(dòng)會(huì)計(jì)規(guī)則，實(shí)現(xiàn)從獲得原始憑證到形成最終財(cái)務(wù)報(bào)告全過程的系統(tǒng)自動(dòng)化處理，使會(huì)計(jì)信息的相關(guān)性、完整性、真實(shí)性和會(huì)計(jì)核算效率得到了顯著提升。在信息安全方面，大ERP系統(tǒng)在建設(shè)之初就納入了公司整體的信息安全框架內(nèi)進(jìn)行管理。在系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)、建設(shè)實(shí)施和運(yùn)行維護(hù)的全過程，從管理制度、操作流程和安全技術(shù)等各方面，貫徹安全保密的要求，加強(qiáng)安全保密管理，構(gòu)建了全程全網(wǎng)的信息安全和信息保密體系。此外，“一本賬一套表”工作，建設(shè)一級(jí)架構(gòu)系統(tǒng)，支撐集團(tuán)、省、地市三級(jí)應(yīng)用，有效支撐一套會(huì)計(jì)政策、一套核算規(guī)則、一套立體科目、一套風(fēng)險(xiǎn)控制體系、一本賬（即一套財(cái)務(wù)核算及業(yè)務(wù)管理信息）、一套表（即一套報(bào)表匯總體系，包括財(cái)務(wù)基礎(chǔ)報(bào)表、管理類報(bào)表、分析類報(bào)表）的“六統(tǒng)一”財(cái)務(wù)管理目標(biāo)，也為推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

會(huì)計(jì)檔案電子化，具有流程化、系統(tǒng)化、全員化等特點(diǎn)，對(duì)于各類業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的執(zhí)行、報(bào)賬的發(fā)起依據(jù)、會(huì)計(jì)的審核要素、財(cái)務(wù)內(nèi)部分工作業(yè)、會(huì)計(jì)檔案的整理歸檔等公司管理環(huán)節(jié)均產(chǎn)生重要影響。項(xiàng)目推進(jìn)期，廣西聯(lián)通成立了“會(huì)計(jì)檔案電子化管理”項(xiàng)目推進(jìn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組和財(cái)務(wù)、綜合、信息化三個(gè)專業(yè)線工作組，統(tǒng)一推動(dòng)項(xiàng)目的實(shí)施和日常管理工作。其中財(cái)務(wù)組經(jīng)過對(duì)204項(xiàng)紙介質(zhì)的梳理，制訂了《ERP系統(tǒng)記賬憑證及對(duì)應(yīng)單據(jù)管理辦法》，確保記賬憑證電子記錄、原始憑證手工管理這項(xiàng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的統(tǒng)一規(guī)范。

現(xiàn)階段，廣西聯(lián)通實(shí)現(xiàn)了以電子形式保存記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬、大ERP系統(tǒng)產(chǎn)生的各類原始憑證和銀行回單，不需再打印相應(yīng)的紙質(zhì)憑證和賬簿，節(jié)約了大量的紙張及IT耗材成本。以區(qū)公司本部為例，實(shí)施會(huì)計(jì)檔案電子化后，當(dāng)年一季度憑證數(shù)量均較上年同期減少了2/3。會(huì)計(jì)檔案電子化工作正逐步成為公司管理提升、優(yōu)化流程、提高效率的重要抓手。

推行會(huì)計(jì)檔案電子化管理應(yīng)把握的重點(diǎn)

推行會(huì)計(jì)檔案電子化必須從實(shí)際出發(fā)，緊密結(jié)合企業(yè)的現(xiàn)實(shí)情況，制定周密可行的方案。

（一）推行會(huì)計(jì)檔案電子化應(yīng)堅(jiān)持的原則

1.安全性

會(huì)計(jì)檔案管理工作的首要任務(wù)就是保障會(huì)計(jì)檔案的安全，紙質(zhì)檔案需在防盜、防火、防潮、防鼠等方面加強(qiáng)防范，而電子檔案則更要在病毒防范、存儲(chǔ)介質(zhì)保管、網(wǎng)絡(luò)安全等方面嚴(yán)控風(fēng)險(xiǎn)、保障安全。通過采用入侵檢測、防火墻、加密和防病毒等技術(shù)手段，降低計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)受攻擊、侵犯的威脅，確保系統(tǒng)安全運(yùn)行。同時(shí)，還要對(duì)工作流程加強(qiáng)監(jiān)管，確保安全運(yùn)轉(zhuǎn)會(huì)計(jì)信息。工作流程的監(jiān)控管理，不僅保證了會(huì)計(jì)電子檔案完整、齊全和真實(shí)原始性，還確保了系統(tǒng)安全穩(wěn)定的運(yùn)行。因此，關(guān)注流程管理的科學(xué)性是檔案管理人員的義務(wù)和責(zé)任。信息化背景下，檔案管理人員重點(diǎn)是對(duì)文件處理流程進(jìn)行提煉、梳理，并將處理中產(chǎn)生的檔案信息實(shí)施統(tǒng)一管理，所以為了保證數(shù)據(jù)的安全必須采取措施，如雙機(jī)熱備份、內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離等，建立檔案數(shù)據(jù)中心，設(shè)置的權(quán)限體系要完整，配備專業(yè)人員維護(hù)管理，并建立會(huì)計(jì)電子檔案信息安全保障體系，確保電子檔案信息安全。

2.保密性

會(huì)計(jì)檔案資料泄密會(huì)給農(nóng)商銀行、員工以及客戶帶來巨大的潛在經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，可能造成不可估量的損失，因而應(yīng)從提高人員職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)人防、技防、物防等諸多方面做好保密工作。

3.規(guī)范性

會(huì)計(jì)檔案的存放管理必須保證其嚴(yán)肅性和規(guī)范性，必須符合財(cái)政主管部門的規(guī)定。

4.兼容性

會(huì)計(jì)檔案的管理工作還應(yīng)放開視野、兼容并蓄，既保留傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的必要存在，同時(shí)選擇性大力發(fā)展電子檔案和信息數(shù)據(jù)庫，甚至未來發(fā)展中還可能出現(xiàn)數(shù)字化文本、虛擬化檔案、模擬可視化技術(shù)檔案等。

5.智能性

一是會(huì)計(jì)檔案入庫管理實(shí)現(xiàn)智能化，大力借助智能數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)媒介、速照掃描、數(shù)據(jù)自動(dòng)歸檔保存等先進(jìn)技術(shù)在日常辦公中實(shí)現(xiàn)實(shí)用價(jià)值。二是會(huì)計(jì)檔案查閱調(diào)閱實(shí)現(xiàn)智能化，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和現(xiàn)代電子傳輸技術(shù)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源共享和外部授權(quán)權(quán)限內(nèi)查詢的功能。

（二）推行會(huì)計(jì)檔案電子化應(yīng)注意的問題

1.要制訂詳細(xì)的執(zhí)行方案

會(huì)計(jì)檔案電子化，對(duì)企業(yè)來講是一件大事，馬虎不得。企業(yè)必須從自身實(shí)際出發(fā)，分析本企業(yè)檔案管理存在的問題，整合本企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理制度，形成完整的解決方案。必要時(shí)，可以到相關(guān)單位考察學(xué)習(xí)，以便借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)。

2.要重視軟硬件建設(shè)

會(huì)計(jì)檔案電子化必須有合適的軟硬件支撐。會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)經(jīng)營的核心秘密，如果企業(yè)沒有先進(jìn)的軟硬件支撐，其安全性、規(guī)范性等均難以保證，一旦發(fā)生泄密等，對(duì)企業(yè)的不利影響非常大。

3.要重視人員培訓(xùn)

會(huì)計(jì)檔案電子化需要財(cái)務(wù)檔案管理人員具備新的管理知識(shí)和技能。這就需要對(duì)原有的會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和提升，讓其盡快掌握電子檔案管理的知識(shí)和技能。

會(huì)計(jì)檔案電子化是會(huì)計(jì)檔案管理的未來趨勢，是不以任何人的意志為轉(zhuǎn)移的客觀事實(shí)。企事業(yè)單位要把握這一趨勢，并結(jié)合本單位的實(shí)際情況適時(shí)推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理工作逐漸向電子化轉(zhuǎn)變。

參考文獻(xiàn)：

電子檔案辦法范文第3篇

第二條本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū)、各部門通過由國務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。

第三條電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)本單位的電子公文歸檔工作，將電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機(jī)關(guān)文書處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。

機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)參與和指導(dǎo)電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)。

第四條副省級(jí)以上檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)電子公文的歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性，移交前由形成部門負(fù)責(zé)，移交后由檔案部門負(fù)責(zé)。

第五條電子公文參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍進(jìn)行歸檔并劃定保管期限。

第六條電子公文一般應(yīng)在辦理完畢后即時(shí)向機(jī)關(guān)檔案部門歸檔。

第七條電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。

第八條需要永久和長期保存的電子公文，應(yīng)在每一個(gè)存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的符合規(guī)范要求的機(jī)讀目錄。

第九條電子公文的收發(fā)登記表、機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對(duì)應(yīng)的電子公文一同歸檔保存。

第十條電子公文的歸檔應(yīng)在全國政府系統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)資源網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)平臺(tái)上進(jìn)行，各電子公文形成單位檔案部門應(yīng)配置足夠容量和處理能力及相對(duì)安全的系統(tǒng)設(shè)備。

第十一條電子公文形成單位應(yīng)在運(yùn)行電子公文處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設(shè)置足夠容量、安全的暫存存儲(chǔ)器，存放處理完畢應(yīng)歸檔保存的電子公文，以保證歸檔電子公文的完整、安全。

第十二條電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄對(duì)電子公文實(shí)時(shí)操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等，以保證歸檔電子公文的真實(shí)性。

第十三條電子公文形成單位應(yīng)在電子公文歸檔時(shí)對(duì)相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行檢查，檢查項(xiàng)目包括與紙質(zhì)公文核對(duì)內(nèi)容、簽章，審核電子公文收發(fā)登記表、操作日志及相關(guān)的著錄條目等，確認(rèn)電子公文及相關(guān)的信息和軟件無缺損且未被非正常改動(dòng)，電子公文與相應(yīng)的紙質(zhì)公文內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，處理過程無差錯(cuò)。

第十四條歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進(jìn)行存儲(chǔ)載體傳遞或通過電子公文傳輸系統(tǒng)從網(wǎng)上交接。

第十五條通過存儲(chǔ)載體進(jìn)行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門均應(yīng)對(duì)其載體和技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。

第十六條歸檔電子公文應(yīng)存儲(chǔ)到符合保管要求的脫機(jī)載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸檔的電子公文應(yīng)與其解密軟件和說明文件一同歸檔。

第十七條歸檔的電子公文，應(yīng)按本單位檔案分類方案進(jìn)行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

第十八條檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)歸檔電子公文的管理，提供利用有密級(jí)要求的歸檔電子公文，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密的規(guī)定，采用聯(lián)網(wǎng)的方式提供利用的，應(yīng)采取穩(wěn)妥的身份認(rèn)定、權(quán)限控制及在存有電子公文的設(shè)備上加裝防火墻等安全保密措施。

第十九條超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對(duì)確認(rèn)銷毀的電子公文可以進(jìn)行邏輯或物理刪除，并應(yīng)由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查。

第二十條其他類型電子公文的歸檔管理可參照本辦法。

電子檔案辦法范文第4篇

關(guān)鍵詞：信息化；電子檔案；管理創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-8122（2013）09-0152-02

近年來，世界各國信息化發(fā)展進(jìn)入了快車道，我國的信息化應(yīng)用也進(jìn)入大發(fā)展階段。新技術(shù)的應(yīng)用為社會(huì)各行各業(yè)帶來極大的便利，但與此同時(shí)產(chǎn)生的大量的電子文件，則為檔案管理者帶了很大的困擾，如何應(yīng)對(duì)新的問題與挑戰(zhàn)，需要檔案管理者以更大的智慧和勇氣，積極創(chuàng)新檔案管理。

一、電子檔案產(chǎn)生的背景

自從1946年，世界上第一臺(tái)計(jì)算機(jī)誕生以來，信息技術(shù)的發(fā)展可謂日新月異。與此同時(shí)，電子文件的的飛速發(fā)展與廣泛普及已是大勢所趨。人們普遍認(rèn)為，紙張的發(fā)明與推廣是人類記錄歷史上的第一次變革，當(dāng)下，正在發(fā)生的電子文件代替紙質(zhì)文件，則很容易被理解為人類記錄歷史上的第二次變革。而檔案是什么？其本質(zhì)就是原始生活的記錄。盡管記錄的載體發(fā)生了變化，但是本質(zhì)卻是同樣的。

那么，就出現(xiàn)了一個(gè)問題，這個(gè)問題給他的管理者帶來了極大的困擾，即：發(fā)生了載體轉(zhuǎn)變的巨量的電子檔案如何有效管理？

二、電子檔案管理的現(xiàn)狀

（一）電子檔案更難鑒定

國家檔案局在2003年7月28日頒布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》（以下稱《辦法》）第二條稱：“本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū)、各部門通過由國務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。”那么，問題是，隨著各行各業(yè)信息化技術(shù)的應(yīng)用，例如不同辦公管理軟件的應(yīng)用，由此產(chǎn)生了不同形式、不同規(guī)格，可謂各式各樣的電子文件。如何在復(fù)雜多樣的電子文件中鑒定出什么是可以作為檔案歸檔的電子文件，僅僅依照上述《辦法》顯然是不能的。

竊以為，首先，可以被稱為電子檔案的電子文件與可以被稱為文書檔案的文件是同樣道理的，兩者在本質(zhì)上一致的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，大多是由文件歸檔形成的，即，具有長期保存價(jià)值的非現(xiàn)行文件。同理，并非所有的電子文件可以稱作電子檔案，而應(yīng)當(dāng)是具備了一定的保存價(jià)值和利用價(jià)值的電子文件，并且被歸檔。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件進(jìn)化為文書檔案不同的是，電子文件在轉(zhuǎn)化為電子檔案的過程中，還應(yīng)當(dāng)具備兩個(gè)特性：一是必須為真實(shí)可靠的反應(yīng)人們生活工作的原始記錄，同時(shí)還要具備內(nèi)容不能被輕易修改的特性，這就要求電子文件在轉(zhuǎn)化為電子檔案的過程中，電子文件的格式應(yīng)當(dāng)局限為PDF等不易被修改的格式；還有一個(gè)需要注意的是，電子檔案必須具有長期可讀性。因?yàn)?，隨著新技術(shù)的革新，或許經(jīng)過一段時(shí)期，會(huì)發(fā)生因?yàn)槿藗冏x取信息設(shè)備的改變，而導(dǎo)致今天我們花費(fèi)了大量人力物力所保存的電子檔案出現(xiàn)無法順利利用的囧態(tài)?！拔覈?0年代舉辦的一次重大的國際體育比賽的電子文件目前已完全無法讀取，20世紀(jì)80年代開展的一次重要的全國普查活動(dòng)的99%的原始數(shù)據(jù)已經(jīng)丟失，某市政府大批20世紀(jì)80年代生成的電子文件無法讀取[1]。正因?yàn)樯鲜鲈?，電子文件在鑒定為電子檔案的過程中比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件更加困難。

（二）電子檔案管理失控

通過了解，現(xiàn)今大部分的檔案館對(duì)凡是屬于國家所有的、具有保存價(jià)值的實(shí)體檔案都進(jìn)行了歸檔、保存。但對(duì)于大量的電子文件產(chǎn)生的電子檔案，卻很少有檔案部門將之列入工作議程。（部分檔案館在嘗試收存一些電子檔案，但沒有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)的依據(jù)）另外，各個(gè)電子檔案產(chǎn)生單位沒有相應(yīng)的電子檔案管理制度。

正所謂，沒有規(guī)矩，不成方圓。因?yàn)闆]有相關(guān)制度，各單位的電子檔案要么沒人管理，要么處于不科學(xué)、無序、混亂的管理狀態(tài)，甚至于因?yàn)楦鞣N原因，導(dǎo)致大量珍貴的電子檔案損毀、丟失而造成無法彌補(bǔ)的遺憾?？梢婋娮訖n案管理已經(jīng)失控。

（三）電子文件法律體系欠缺

在許多國家，電子文件的證據(jù)效力已得到法律認(rèn)可，而且法律強(qiáng)制政府機(jī)構(gòu)和公司有效管理電子文件，以保留業(yè)務(wù)活動(dòng)證據(jù)。在1998～1999年美國司法部針對(duì)微軟公司的訴訟案件中，訴訟雙方向法庭呈送的大約3000份證據(jù)大多數(shù)是電子郵件，美國司法部一位高級(jí)官員說，電子郵件正是這次訴訟的一場革命[2]。我國在2004年通過了《中華人民共和國電子簽名法》，確認(rèn)了部分電子文件的法律效力，但在一些方面還存在局限性和不適應(yīng)性。電子文件法律體系亟待進(jìn)一步完善。

（四）電子檔案歸檔率很低

我國目前電子文件的利用率很低，電子檔案的利用率就更低了，這造成了大量紙張的浪費(fèi)。據(jù)四川省政府估計(jì)，推行無紙化辦公，一年可節(jié)省紙張約630萬張[3]。在國家愛積極倡導(dǎo)綠色環(huán)保的今天，僅從保護(hù)環(huán)境，推行綠色辦公的方面講，電子文件代替紙質(zhì)文件都是應(yīng)當(dāng)被加快推廣；科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，相比電子文件及電子檔案的應(yīng)用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和電子檔案在利用方面效率十分低下，改變這一影響工作效率的局面刻不容緩。

（五）檔案人才匱乏

所有的工作都是圍繞人開展的，尤其是具有一定才能的人。目前，在我國電子文件管理沒有相應(yīng)的職業(yè)，其中大多數(shù)是非計(jì)算機(jī)專業(yè)的人員兼職收集檔案，即使是專業(yè)的檔案員也很少在具備檔案管理知識(shí)的同時(shí)具備較好的計(jì)算機(jī)技術(shù)，由此不難看出，在信息化的大背景下，檔案界缺乏一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍。電子文件及電子檔案管理人才的匱乏，極大制約著我國電子檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

三、電子檔案管理創(chuàng)新

（一）管理理念創(chuàng)新

面對(duì)新生的事物，人們往往會(huì)有抵觸或戒備的心理。電子文件的出現(xiàn)，甚至于趨向替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，這一形勢必將成為歷史的必然。面對(duì)這一必然趨勢，電子文件的締造者，即電子文件生成者與電子文件成為電子檔案的管理者應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)觀念，正確地認(rèn)識(shí)這一變化，以迎難而上的積極姿態(tài)迎接新生事物挑戰(zhàn)。

（二）領(lǐng)導(dǎo)組織創(chuàng)新

信息化發(fā)展到今天，在電子文件逐漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的過渡期這一關(guān)鍵歷史階段，需要充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)者的組織創(chuàng)新管理能力，縱觀歷史，優(yōu)秀的人才在歷史的某個(gè)階段產(chǎn)生的歷史的推動(dòng)力往往是難以估量的。這就要求各級(jí)檔案領(lǐng)導(dǎo)干部要樂于學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)等信息化技術(shù)，只有領(lǐng)導(dǎo)干部了解了信息化技術(shù)，才能更好的領(lǐng)導(dǎo)檔案隊(duì)伍，更好地開展信息化建設(shè)，而只有領(lǐng)導(dǎo)干部帶頭組織開展信息化建設(shè)工作，才能有更有效地管理信息化工作產(chǎn)生的巨量電子文件，也才能為檔案管理者提供高品質(zhì)的電子檔案材料，為形成高質(zhì)量的電子檔案和方便高效的保存、利用電子檔案奠定基礎(chǔ)。

（三）管理機(jī)制創(chuàng)新

檔案的管理是一項(xiàng)長期性、系統(tǒng)性的工作，電子檔案的管理更是一項(xiàng)需要著眼當(dāng)前、放眼未來的偉大工作。這項(xiàng)工作的有效開展不僅僅需要今天的領(lǐng)導(dǎo)干部具備開拓創(chuàng)新的思路和巨大的智慧與勇氣，更需要一項(xiàng)完整的機(jī)制來保障電子文件有效歸檔，成為電子檔案。如此才可以避免領(lǐng)導(dǎo)干部換屆導(dǎo)致工作政策的反復(fù)。在國家?guī)ь^起草一系列的電子檔案歸檔辦法及制度后，各級(jí)各類檔案管理部門也應(yīng)及時(shí)的，結(jié)合本行業(yè)、本單位實(shí)際，制定行之有效的電子文件材料歸檔制度，為電子檔案的建設(shè)事業(yè)持續(xù)地保駕護(hù)航。

（四）人才管理創(chuàng)新

任何事業(yè)的發(fā)展，都離不開人才的培養(yǎng)，電子文件的有效管理，更是需要一只思想素質(zhì)較高，專業(yè)素養(yǎng)較好的的管理隊(duì)伍。目前，因?yàn)楦鞣N原因，例如：檔案工作者待遇偏低、社會(huì)地位不夠高、人們認(rèn)知度偏低等原因，導(dǎo)致檔案管理部門很難吸引到高學(xué)歷、高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才，現(xiàn)有的檔案管理人員往往是其他部門臨時(shí)調(diào)入檔案機(jī)構(gòu)的。因而，應(yīng)該從國家層面上制定相關(guān)鼓勵(lì)政策，比如落實(shí)對(duì)檔案工作者有毒有害物質(zhì)保護(hù)的待遇，加大對(duì)檔案工作者學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，尤其是從政策和資金上鼓勵(lì)涉及到電子文件及電子檔案信息化技術(shù)研究與開發(fā)方面的研究，在各類大專院校開設(shè)檔案學(xué)專業(yè)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步設(shè)立檔案信息類的公共選修課，培養(yǎng)年輕一代對(duì)檔案、電子檔案的認(rèn)知，從而逐漸提高全社會(huì)對(duì)檔案工作的了解。

總之，電子文件到電子檔案的有效管理和利用，看似簡單，實(shí)則還有相當(dāng)長的路要走，既需要具備好的外部環(huán)境條件，即人們對(duì)電子文件及電子檔案的正確認(rèn)識(shí)，國家的各項(xiàng)支持；還需要檔案管理者對(duì)信息化技術(shù)的知識(shí)儲(chǔ)備，需要人們對(duì)信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)等條件。前面有困難，但路還要走下去，電子文件的劇增和電子檔案的劇增會(huì)越來越快速，這就需要檔案管理者以大無畏的姿態(tài)迎接這場革命式的挑戰(zhàn)，從而更好的保護(hù)好由電子文件產(chǎn)生的電子檔案，傳承好人類歷史的文明與記憶。

參考文獻(xiàn)：

[1] 馮惠玲，趙國俊.中國電子文件管理：問題與對(duì)策[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2009.

電子檔案辦法范文第5篇

1 相?P法律基礎(chǔ)

1.1 通過國家檔案局在2012年頒布的《電子檔案移交與接收辦法》中第二條規(guī)定，“電子檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件?！痹摱x從電子檔案相關(guān)的技術(shù)形態(tài)、來源和價(jià)值等方面進(jìn)行分析定義，而在后期修訂的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)中，對(duì)于電子檔案的定義表述成具有一定的憑證作用、查考和保存價(jià)值并歸檔的電子文件的集合。從定義上來看電子檔案由后期的歸檔操作形成，通過相關(guān)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)將電子文件轉(zhuǎn)化成電子檔案的形式，再由移交至檔案館，并由檔案館分類再通過相關(guān)單位進(jìn)行接收。

1.2 根據(jù)我國對(duì)于相關(guān)電子數(shù)據(jù)的法律條文規(guī)定，電子檔案在形成時(shí)要符合多方面要求進(jìn)行規(guī)范，其一要保證電子檔案的完整性，其二就是對(duì)于電子檔案的可靠性進(jìn)行要求。完整性是指其完成內(nèi)容的完整性以及在完成過程中的完整性，內(nèi)容的完整性體現(xiàn)在，其內(nèi)容描述特定的事件、對(duì)其時(shí)間、內(nèi)容、人員以及結(jié)果的相關(guān)材料的完整。過程的完整性是指設(shè)計(jì)的中間過程環(huán)節(jié)，具體的流程等相關(guān)信息的完整，并對(duì)檔案的處理活動(dòng)的形式進(jìn)行一定的信息保存。

1.3 可靠性的要求體現(xiàn)為電子檔案形成來源的可靠和保存管理的可靠，具體表現(xiàn)在電子文件歸檔和電子檔案管理制度設(shè)計(jì)的可靠性和系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的可靠性。制度設(shè)計(jì)的可靠性要求各立檔單位和各檔案館應(yīng)當(dāng)按照文件檔案管理的要求和法律法規(guī)對(duì)證據(jù)的要求，建立涵蓋電子文件和電子檔案管理整個(gè)生命周期的管理制度，明確電子文件產(chǎn)生、歸檔和電子檔案管理各環(huán)節(jié)、各崗位、相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任和操作要求。

1.4 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的可靠性體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是系統(tǒng)能夠保證電子檔案自形成起“內(nèi)容保持完整、未被更改”，也就是“原件”的特征要求，辦理完畢的電子文件及其相關(guān)信息集合在一起，經(jīng)過歸檔操作（整理、編目、必要的格式轉(zhuǎn)換、檢查、確認(rèn)或賦予歸檔標(biāo)識(shí)）后形成電子檔案這個(gè)時(shí)間點(diǎn)產(chǎn)生的電子檔案數(shù)據(jù)包是電子檔案的“原件”，確認(rèn)電子檔案的“原件”特征，核心點(diǎn)就是電子文件歸檔點(diǎn)留存的時(shí)間信息。

1.5 之后，電子檔案的內(nèi)容，包括一份電子檔案內(nèi)所有的內(nèi)容信息和過程信息，在各形成單位檔案室和各級(jí)各類檔案館的電子檔案管理系統(tǒng)中都不能被修改，除了發(fā)生數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換和系統(tǒng)遷移等情況，確有需要進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換后，“格式不相同但是能夠準(zhǔn)確表現(xiàn)原來生成、發(fā)送或者接收的內(nèi)容”。二是在關(guān)鍵環(huán)節(jié)和特殊操作后，系統(tǒng)要檢查電子檔案內(nèi)容在操作前后的一致性，如在歸檔、移交接收環(huán)節(jié)和格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)遷移等操作中，系統(tǒng)要根據(jù)電子文件歸檔、電子檔案移交接收、電子檔案管理的相關(guān)制度規(guī)定要求，采取自動(dòng)或人工方式對(duì)電子檔案的內(nèi)容進(jìn)行一致性檢測，保證在進(jìn)行相關(guān)操作后前后內(nèi)容一致，并予以記錄。

2 電子檔案管理要求

2.1 電子文件經(jīng)歸檔環(huán)節(jié)形成電子檔案后，一般都由檔案機(jī)構(gòu)，即各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案室和各級(jí)各類檔案館進(jìn)行有效管理和發(fā)揮效用。如何管理電子檔案才能符合法律所要求的證據(jù)特征？從前面引用的相關(guān)法律條款可以看出，作為證據(jù)的電子數(shù)據(jù)保存應(yīng)當(dāng)滿足三個(gè)條件：

一是能有效呈現(xiàn)；二是格式不變，如有變化，內(nèi)容應(yīng)當(dāng)前后一致；三是當(dāng)電子數(shù)據(jù)保存地址發(fā)生變化時(shí)，要記錄移送過程相關(guān)信息，特別是相關(guān)操作的時(shí)間信息和人員信息。由此我們可以歸納出電子檔案在各級(jí)各類檔案機(jī)構(gòu)保存時(shí)應(yīng)當(dāng)采取的管理要求：第一，要制訂電子檔案管理辦法，要按照國家法律法規(guī)的要求，制訂檔案室/檔案館的電子檔案管理辦法，要規(guī)范和賦予檔案室/檔案館在管理電子檔案方面的崗位設(shè)置和職能職責(zé)。第二，要在電子檔案管理系統(tǒng)中采取適當(dāng)?shù)募夹g(shù)手段，保證系統(tǒng)內(nèi)電子檔案不被更改，或者采取有效的技術(shù)手段，證明系統(tǒng)內(nèi)電子檔案沒有被更改。

2.2 根據(jù)目前的相關(guān)技術(shù)的發(fā)展形式來看，對(duì)于技術(shù)的采用需要進(jìn)行一下幾種技術(shù)措施：第一種是數(shù)據(jù)格式固化措施，在歸檔的過程中將普通文件轉(zhuǎn)化為一定的版式文件，版式文件在不同系統(tǒng)中呈現(xiàn)的內(nèi)容，不會(huì)因系統(tǒng)的不同產(chǎn)生一定的亂碼錯(cuò)版現(xiàn)象，并且受到一般權(quán)限的控制內(nèi)容不能夠進(jìn)行更改；第二種對(duì)于系統(tǒng)內(nèi)部的電子檔案內(nèi)容屬性設(shè)定成“只讀”狀態(tài)，并且不能夠?qū)ζ鋬?nèi)容進(jìn)行更改；第三種是數(shù)據(jù)量小的電子設(shè)備存儲(chǔ)方式采用一次性輸入的光盤形式作為載體，無論相關(guān)的使用者擁有何種權(quán)限都不能對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行更改。

2.3 電子檔案憑證作用的生效，是多方面原因組合形成的結(jié)果，并根據(jù)相關(guān)法律部門進(jìn)行認(rèn)證，對(duì)電子檔案的完整程度、信息的準(zhǔn)確性和具有的一定的公信度。由于社會(huì)的不斷發(fā)展和變化，而傳統(tǒng)檔案證明記錄方式由于信息量的增加，在測定相關(guān)的電子檔案的憑證作用時(shí)，由于技術(shù)等等多方面原因無法解決目前的情況，由于檔案本身具有的一定的公信度受到法律和社會(huì)的認(rèn)可，所以電子檔案在今后的發(fā)展過程中，對(duì)于電子檔案憑證作用生效的情況應(yīng)當(dāng)加以重視，保證在一定程度上滿足原有的權(quán)威性。