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一、檔案庫房是檔案資料保護和貯存的重要基地,是提供利用檔案的中心,除領導批準外,非本室工作人員不得入內(nèi)。
二、保管檔案必須有專用庫房,并設專人負責管理。庫房內(nèi)應采取有效的防護措施,保證檔案安全。
三、檔案進出庫房,要建立嚴格的登記制度,包括檔案收進入庫,庫存檔案調(diào)出室外及日常的調(diào)閱、歸還。
四、檔案庫房應設有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光的措施。
五、對新接收入庫檔案要嚴格檢查,對有蟲蛀、發(fā)霉及其它問題的檔案須經(jīng)科學處理后方可入庫。
六、庫房內(nèi)安置溫濕度計,每天定時測記。庫房的溫度應控制在14-24℃之間,相對濕度應控制在45-×××之間。
七、庫房內(nèi)應保持清潔,不得堆放與檔案無關(guān)的物品。
八、每學期結(jié)束前,要對案卷進行總清點,檢查帳、卡、物是否相符。
九、每天下班前,應關(guān)閉庫房門窗,切斷水、電源,確保檔案安全。
十、定期打掃庫房衛(wèi)生,保持庫房與檔案的清潔。
一、檔案管理人員和利用者均應樹立保密觀念,貫徹執(zhí)行《檔案法》和《保密法》,共同保守檔案機密。
二、對各類檔案均應按規(guī)定的范圍進行查、借閱,并嚴格履行手續(xù)。查、借閱機密檔案要經(jīng)主管領導批準。
三、對機密檔案要嚴格管理,不得將機密檔案私自帶出檔案室或外傳,對機密檔案內(nèi)容不得自行摘抄、拍照、翻印或復制。
四、凡涉及檔案機密的人員一律不準在家庭、子女及無關(guān)人員面前談論有關(guān)檔案機密內(nèi)容,不得在普通電話、明碼電報和私人通信中暴露檔案機密。
五、利用者對所借檔案文件、技術(shù)圖紙等必須妥善保管,及時歸還,不得轉(zhuǎn)借他人,不準攜帶公出、探親訪友、出入公共場所。
為了提升對高校檔案信息的利用率,就需要加強信息化建設和管理。信息化高校檔案管理和建設可以從軟件開發(fā)與硬件建設這兩個角度出發(fā),加大人力和物力的投資,加大財力的投入。高校應該加大檔案信息化管理的資金投入,確保信息化基礎設施建設和管理的順利實現(xiàn)。第一、加大專項資金投入。高校信息化建設需要通過各種渠道,獲得資金支持,也可以從學校建設經(jīng)費中劃撥一定資金進行信息化建設。加強軟硬件設施與設備建設。第二。加強軟件和硬件兩個方面的設備設施投入。硬件方面,精心規(guī)劃,選配符合實際需要的硬件設施。選配符合質(zhì)量和參數(shù)要求的存儲設備、錄像機、掃描儀等,以便于硬件設備符合信息化檔案管理需要。軟件方面,應該根據(jù)學校實際需要和檔案管理需求,選擇真正適合檔案管理需求的軟件產(chǎn)品,尤其要選擇或者開發(fā)符合高校檔案管理需要的專門軟件產(chǎn)品,確保產(chǎn)品功能完善、操作簡單,確保檔案信息化管理的順利進行。
(二)加大信息化檔案管理人才隊伍建設
加大信息化檔案管理人才隊伍建設,是確保檔案管理順利落實的關(guān)鍵。檔案管理的處理對象是文字、圖像、數(shù)據(jù)或者影音形式的檔案,需要將大量分散的信息進行歸集和整理,使得檔案信息系統(tǒng)化、集中化,方便使用。檔案管理雖然是信息化操作,但是也需要檔案管理人員的實施。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和管理實踐能力,決定了管理工作的落實質(zhì)量。隨著信息化和科學技術(shù)的快速提升,需要不斷提升管理人員素質(zhì),強化他們的信息技術(shù),加強管理人才隊伍建設,培養(yǎng)符合新形勢下技術(shù)發(fā)展的綜合管理人才。加強理論和業(yè)務培養(yǎng),從理論和實際操作兩個方面加強檔案管理人員的綜合培訓,以提升其信息化前沿知識的儲備,提升實踐操作能力,使信息化檔案管理順利落實。
(三)完善信息化檔案管理安全保護機制
高校系統(tǒng)的檔案信息是一項重要的資源,也具有很重要的價值。在網(wǎng)絡技術(shù)快速發(fā)展的同時,網(wǎng)絡安全問題也層出不窮,信息安全受到了很大的威脅,其中包括信息的丟失、竊取等。需要建立完善的信息化檔案管理安全保護機制,保障高校檔案信息資源的安全性與完整性。其中,檔案管理工作人員要提升管理意識,完善網(wǎng)絡安全保護機制。第一、建立嚴密的監(jiān)控與管理機制,要具有邏輯嚴謹?shù)男畔⒒芾砹鞒?,同時完善每個程序的具體操作,加強網(wǎng)絡安全技術(shù)應對措施。例如:查詢管理中設定訪問權(quán)限,確保查詢范圍內(nèi)信息資源的安全性;數(shù)據(jù)相關(guān)措施的管理中,數(shù)據(jù)采集、整理、分析等都應該設定管理權(quán)限。第二、落實網(wǎng)絡管理安全輔助機制。對于檔案信息要進行備份管理,使得數(shù)據(jù)在丟失以后能夠快速恢復。第三、設定檔案信息交換管理權(quán)限。每個部分或者是校內(nèi)的分支管理單位都會相互交換信息,而每個單位間的信息交換、查詢與使用等都應該設定一定權(quán)限,保障信息交換的安全性。
(四)完善信息化檔案管理建設規(guī)章制度
校合并后從設館、用人、建網(wǎng)、規(guī)章制度建立等方面的高校檔案管理。
關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化;高校合并
根據(jù)高校檔案信息形成的規(guī)律,可把高校檔案分為黨政管理檔案、教學檔案、科研檔案、設備檔案、人力資源檔案、財會檔案,再加上報表統(tǒng)計一項共七大類。對這些檔案的管理具有以下作用:一是可以把檔案事業(yè)各構(gòu)成要素更加緊密地結(jié)合在一起,相互促進,使檔案事業(yè)在復雜的環(huán)境中順利進行;二是可以綜合運用各種知識和技能,去尋求成功的管理經(jīng)驗與規(guī)律;三是可以有效地管理和開發(fā)檔案資源,最大限度地滿足知識經(jīng)濟和信息時代對檔案信息的需求。
檔案管理有以下要求:一是對人的要求,包括對分管領導及檔案干部隊伍的要求。分管領導應對所分管的檔案工作的歷史、現(xiàn)狀、今后發(fā)展思路以及檔案隊伍思想狀況、知識水平、年齡結(jié)構(gòu)等有基本的了解,以便對檔案隊伍的管理創(chuàng)新進行有效考核,從而對管理創(chuàng)新形成強大的推動力。檔案干部隊伍則要積極參與管理創(chuàng)新,在檔案管理中發(fā)揮更大的作用。二是檔案工作規(guī)章制度的要求。這些規(guī)章制度不能僅停留在以往的水平上,而要隨著社會實踐活動的發(fā)展而發(fā)展。檔案工作部門和業(yè)務部門應適時調(diào)整不適應社會改革變化的檔案工作規(guī)章制度,以適應社會實踐發(fā)展的需要。檔案工作規(guī)章制度要真正納入單位的各項管理中,不能僅停留在紙面上,而應真正和單位各項管理活動融為一體。三是對現(xiàn)代化設備的要求?,F(xiàn)代檔案管理的重要內(nèi)容就是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。不僅要有硬件設備,更重要的是檔案工作者要掌握現(xiàn)代化設備的應用問題,使現(xiàn)代技術(shù)特別是信息技術(shù)在檔案工作中得到普遍應用,從而提高檔案管理的科學水平。
針對我校是合并后形成的院校,本文對合并院校的檔案管理提出了以下建議:
首先,對合并前各單位的檔案應根據(jù)原有館(室)藏特點、適用范圍、利用方便的情況,采取統(tǒng)一管理、分散存放的辦法,即原館(室)原地存藏各單位。一個機關(guān)的檔案,應集中保存在一個機關(guān)檔案室;一個全宗的檔案不宜分散保管,不同全宗的檔案也不能混雜。只需將原形成館藏的檢索工具復制一份呈交給學校新成立的檔案館。
其二,繼續(xù)做好原單位檔案的收集、整理工作。如合并前各校在教學、科研甚至管理方面,按年度計劃中項目的連續(xù)性在合并時未完成的項目等方面產(chǎn)生的檔案繼續(xù)進行收集、整理工作。
合并時,各校廢止不用的圖章、牌匾、獎品、證書、校級文物、紀念品等,應由學校的檔案部門繼續(xù)做好收集、整理、保管等項工作,以保持原全宗檔案的有機聯(lián)系。
第三,對合并后形成的檔案,要采取高起點的管理模式。按照檔案工作的規(guī)律,首先要建立適合保存檔案的專用庫房。要求恒溫、恒濕、防塵、遮光、消防安全,館藏容量在10~15 年左右。其次是組建高素質(zhì)的檔案管理隊伍。這支隊伍的整體素質(zhì)要符合學校檔案事業(yè)的發(fā)展需要,工作人員要有熱愛檔案事業(yè)的奉獻精神,人人要有管理檔案的較強能力。
第四,建立檔案網(wǎng)絡。這一網(wǎng)絡既要兼顧合并前各館(室)藏的特點,更要注意合并后檔案工作發(fā)展的新要求。筆者以為可取的模式是:合并后的高校設總館即綜合檔案館,原有的各校檔案館(室)設綜合檔案室,綜合檔案館主要負責管理好合并后的各門類檔案的同時,還必須在行政與業(yè)務上對本校所屬各分校的綜合檔案室工作進行指導、監(jiān)督和檢查,綜合檔案館為基層單位檔案工作服務。一方面是本專業(yè)管理體制的要求,另一方面也是綜合檔案館本身工作的需要。檔案室接受綜合檔案館的領導,繼續(xù)做好原有檔案的保管與利用,及時又要根據(jù)工作的實際需要,編制各種目錄、卡片、索引,編制各種參考資料,以便及時、主動地提供檔案信息,為機關(guān)領導和各項工作服務。
綜合檔案館成立后,按照檔案產(chǎn)生的不同來源,建立與學校黨政機構(gòu)、學科專業(yè)設置、科研方向選定等相適應的由綜合檔案館在業(yè)務上縱向領導,在行政上橫向聯(lián)系的檔案工作網(wǎng)絡。學校任何一個職能部門要按方便收集的原則確定相應數(shù)量的專、兼職檔案員,這些專、兼職檔案員在行政上屬各部門領導,業(yè)務上由檔案館領導,以便及時做好日常檔案的收集、整理、立卷,最后移交檔案館(室)的暫時性工作。
第五,建立必要的規(guī)章制度,使檔案管理按規(guī)范化動作。新校的檔案工作雖在起步階段,但原有各單位在檔案的業(yè)務管理模式上有較為可行的規(guī)章制度,這些原有的模式或規(guī)章制度,為新校檔案的科學而規(guī)范管理打下了良好的基礎。新校檔案管理運作前,要博采眾長。繼承和發(fā)揚原有規(guī)章制度的科學部分,建立和健全新的管理運作模式,使檔案的鑒定、收集、保管、利用、編研等各項工作按規(guī)范化、科學化的規(guī)則運行。通過以上措施,可以為合并后的高校信息整理提供借鑒,進行信息的整合,為以后的信息管理以及信息查詢提供方便。
參考文獻
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一、分析當前中學檔案管理的弊端
1.檔案管理工作落后
隨著我國科學技術(shù)的日益提高,推動了社會生產(chǎn)力和經(jīng)濟的快速發(fā)展。各個行業(yè)開始向信息化發(fā)展,多媒體信息技術(shù)也被引入很多學校的課堂教學中,但是卻很少看到信息技術(shù)應用到檔案管理工作中,使檔案管理工作落后于時代的發(fā)展。一些學校的檔案室自建校以來就沒有更新過,條件簡陋,場館破敗,各種現(xiàn)代化的硬件設施也都相當缺乏,這嚴重影響了檔案管理工作,這種環(huán)境下,要想真正地實現(xiàn)信息化還需要很長的一段時間。
2.實物檔案資料嚴重缺失
大多數(shù)人對于檔案管理工作的理解是對一些文字資料的歸檔管理,事實上這是一種很片面的認識,檔案中還包括一些實物,這些實物資料也需要管理,實物的意義甚至遠大于文字的描述。目前很多學校在編寫校史紀念冊或者建設校史陳列室時經(jīng)常遇到一個問題,那就是學校檔案中的文字資料能夠滿足要求,但是實物資料、歷史照片等遠遠達不到要求,有些學校連最能凸顯學校歷史的錦旗或者獎杯都嚴重缺失,這也看出了實物檔案缺失的嚴重程度,并且這些實物資料的缺失是無法通過簡單的方式彌補的,所以應該加強對實物檔案的管理工作。
3.檔案編研工作重文書輕教學
檔案編研工作存在重文書輕教學的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象導致了編研材料的檔次較低,一次性成果很多,但是適合社會發(fā)展和形勢變化的深層次的成果很少。在檔案的編研工作中,我們應該清楚地認識到編研是一項較高層次的信息開發(fā)工作,如果這項工作被很好地開展、被深層次地挖掘,會更好地服務于社會經(jīng)濟的發(fā)展,并且為學校的領導層提供準確的決策依據(jù)。然而在實際工作中,由于檔案編研工作人員的業(yè)務素質(zhì)偏低,使編研工作受到阻礙,使“重文書,輕教學”的現(xiàn)象更加普遍,一些與教學策略息息相關(guān)的信息沒有得到及時的開發(fā),使檔案編研工作面臨很大的挑戰(zhàn)。
二、改善當前中學檔案管理工作的策略
1.制定規(guī)章制度,以法管檔
中學檔案管理工作要以檔案管理的規(guī)章制度為重要的保障,這也是檔案法律法規(guī)落實到具體的中學檔案管理工作的關(guān)鍵。學校應該把《檔案法》《中小學校檔案管理暫行辦法》等相關(guān)規(guī)定與學校的實際情況結(jié)合起來,制定出詳細的、切實可行的管理規(guī)章制度,然后由各級檔案管理人員將該規(guī)章制度運用到實際的工作中。在制定管理規(guī)章制度時,一定要把切合實際的獎懲機制添加進去,使檔案管理工作的質(zhì)量與檔案管理工作人員的職位升遷、獎金發(fā)扣、工資調(diào)整等聯(lián)系起來,以此來調(diào)動檔案管理人員工作的積極性和主動性。另外還要對檔案管理人員進行培訓,增強他們的法律意識,實現(xiàn)用法律來指導檔案工作的目的,從而使整個檔案管理工作的風氣得到改善。
2.檔案資料與校園文化建設相結(jié)合
中學檔案應該具有校園文化特色,使檔案管理工作與校園文化建設緊密聯(lián)系。作為學校的形象以及歷史建設成果的載體,中學檔案應該把校園文化建設的需求作為自己的關(guān)注點,在檔案中重點展現(xiàn)中學的文化風貌。
3.提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)
1 學校檔案數(shù)字化建設的內(nèi)涵及其重要性
檔案數(shù)字化建設是以計算機數(shù)據(jù)庫及互聯(lián)網(wǎng)為依托,把文字、圖紙、聲像等信息存貯在光盤、磁盤等載體中,通過計算機網(wǎng)絡和終端等方式實現(xiàn)檔案信息資源的有效管理、利用和共享,為用戶提供更為便捷、生動、豐富及到位的檔案信息服務。
學校檔案數(shù)字化建設作為學?!爸腔坌@”建設的重要組成部分,通過采用計算機信息技術(shù)收集、整理、編輯和利用檔案資源,實現(xiàn)學校檔案信息資源數(shù)字化,不僅減少檔案管理、維護和檢索時間,大幅度提高檔案管理工作的效率,而且進一步優(yōu)化了檔案利用的方式,為教職工和學生查閱和利用檔案提供快捷服務,充分體現(xiàn)了便民服務的觀點,實現(xiàn)檔案利用手段的數(shù)字化。
2 學校檔案數(shù)字化建設的現(xiàn)狀
為順應社會發(fā)展和工作需求,很多學校不斷加強檔案數(shù)字化建設,不斷探索和改進檔案數(shù)字化建設的方式方法,并取得一定的成效。珠海市技師學院檔案室也使用文件檔案資料綜合管理系統(tǒng),逐步實現(xiàn)采用現(xiàn)代化管理手段優(yōu)化檔案工作,但在探索過程中也存在一些問題。
(一)學校檔案數(shù)字化建設投入不足
目前,學校對檔案室數(shù)字化建設的投入力度不足,基礎設施設備相對落后,如密集柜為傳統(tǒng)組合鐵皮柜,沒有智能系統(tǒng),無法實現(xiàn)自動定位和監(jiān)控檔案等功能,而整套更換,需要學校的重視和資金支持。此外,雖然采用檔案管理系統(tǒng),但只是檔案目錄管理電子化,歸檔文件依然以傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔為主,并沒有實現(xiàn)真正意義上的數(shù)字化。
(二)檔案數(shù)字化建設的人員專業(yè)素質(zhì)有待提高
學校檔案工作人員普遍具有檔案學、檔案管理等相關(guān)專業(yè)知識,但是對計算機網(wǎng)絡技術(shù)、圖片處理、電子信息有效整合等數(shù)字化相關(guān)知識比較欠缺,此外,專門針對檔案數(shù)字化建設的培訓和學習交流較少,工作人員專業(yè)素質(zhì)偏低已成為檔案數(shù)字化建設有效推進的阻力。
(三)檔案數(shù)字化建設的制度不完善
檔案數(shù)字化建設是一項將信息化技術(shù)與檔案管理工作相融合,并有效提高檔案管理工作效率的工作。目前針對檔案數(shù)字化建設的相關(guān)規(guī)章制度未完善,缺乏完整的操作標準,為確保檔案數(shù)字化建設有序推進,必須制定符合實際情況的制度作為保障,確保檔案的收集、整理、編輯歸檔和利用工作有章可循。
3 學校檔案數(shù)字化建設的對策
針對學校檔案數(shù)字化建設存在的問題,結(jié)合珠海市技師學院檔案室的實際情況,在充分調(diào)查研究的基礎上,本文將從加大投入力度、加強人員培訓、增強信息安全意識和完善相關(guān)制度四方面提出解決問題的措施。
(一)加大學校檔案數(shù)字化建設投入力度
檔案數(shù)字化建設離不開設備、技術(shù)、專人人才等方面的資金投入,學校根據(jù)實際情況,每年設立檔案數(shù)字化建設的專項經(jīng)費,為學校檔案數(shù)字化建設提供資金保障,同時,檔案室有計劃并高效地使用數(shù)字化建設專項經(jīng)費,在選購數(shù)字化相關(guān)設備過程中,盡量讓有限的資金發(fā)揮最大的價值。其中,數(shù)字化的辦公設備是學校檔案數(shù)字化建設的基礎,學校根據(jù)檔案室現(xiàn)有的設備和規(guī)模,為檔案室配備數(shù)字化智能檔案柜,升級或配備符合檔案電子系統(tǒng)需要的計算機、掃描儀等基本設備,并定期根據(jù)發(fā)展需要不斷升級和優(yōu)化系統(tǒng)。此外,以檔案有效管理和便捷利用為出發(fā)點,加大資金投入,引入先進技術(shù),利用數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡電子技術(shù),真正實現(xiàn)檔案管理工作從收集、存檔、管理、利用全過程的數(shù)字化。
(二)加強檔案數(shù)字化建設人員的培訓
?S著檔案數(shù)字化建設的探索和研究,檔案管理工作在收集、管理和利用環(huán)節(jié)的工作方式發(fā)展了質(zhì)的變化,這要求檔案專職工作人員不斷拓寬知識面,調(diào)整知識結(jié)構(gòu),除了具備檔案相關(guān)理論知識,還需要具有計算機應用和網(wǎng)絡相關(guān)知識,了解檔案電子信息資源的查詢、和利用等知識,具備處理數(shù)字化檔案工作技能。同時,為了適應信息時代對數(shù)字化檔案管理工作的要求,檔案專職人員還需牢固樹立檔案信息意識、服務意識,成為數(shù)字化檔案建設和信息利用的領航人。因此,學校需重點組織檔案工作人員開展數(shù)字化建設專題培訓和校際間檔案數(shù)字化建設的交流會,不斷提高業(yè)務素質(zhì),確保增強檔案工作人員能夠根據(jù)國家有關(guān)檔案文件的數(shù)字化標準和學校檔案室的實際情況,進行數(shù)字化的檔案編目、分類、整理和研究利用,同時能熟練使用掃描儀、圖片采集、數(shù)碼相機、音頻采集等設備,不過提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。
(三)增強檔案數(shù)字化過程中的信息安全意識
學校檔案數(shù)字化建設的推進,會涉及多方面的信息安全問題。首先,學校需重視檔案信息內(nèi)容的安全。凡是涉及國家安全、單位機密、個人隱私等內(nèi)容的檔案,必須保密,防止失密、泄密的發(fā)生。其次,必須保障網(wǎng)絡服務器和數(shù)據(jù)庫安全。使用安全級別較高的操作系統(tǒng),及時進行系統(tǒng)漏洞、補丁升級,并對數(shù)據(jù)庫進行定期多重備份、異地備份,維護好數(shù)據(jù)庫事務日志,實行嚴格的用戶身份認證、訪問權(quán)限控制等安全措施,避免由于系統(tǒng)故障或人為破壞造成信息丟失。再次,提高檔案信息網(wǎng)絡安全意識。在網(wǎng)絡中流轉(zhuǎn)的檔案信息存在更多的安全隱患,檔案部門要未雨綢繆,防患于未然,在信息安全防護方面,除了對已有的防護措施,如防火墻技術(shù)、殺毒軟件、網(wǎng)絡安全檢測、用戶身份認證、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等進行綜合運用之外,還要不斷跟進了解新的安全防護技術(shù),以應對不斷出現(xiàn)的新情況、新問題。最后,檔案部門要不斷進行信息的保密、安全教育,制定切實可行的信息保密制度和管理制度,提高檔案工作人員對信息的保密與安全意識。