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檔案一體化管理范文第1篇

1 當前文檔一體化的發(fā)展概述

現(xiàn)如今我國已經(jīng)開始著手建設文檔一體化，但是相比較而言，國外在此方面的發(fā)展水平比較高。文檔一體化開始于美國，目前已經(jīng)成為美國等發(fā)達國家普遍應用的一種形式，隨著信息技術的發(fā)展，信息標準化數(shù)據(jù)格式已經(jīng)形成，已經(jīng)在電子檔案管理中得到了廣泛的使用。國外文檔一體化在檔案管理中運用不僅研究理論比較成熟，研究方法也比較具有可用性。國外在文檔一體化所取得的成就，為我國文檔一體化的發(fā)展將會提供寶貴經(jīng)驗。

由于我國各種各樣的辦公業(yè)務系統(tǒng)應用越來越普遍，同時越來越多的研究者開始進行管理方面的研究，這使得文檔一體化理念逐漸走入人們的心中，很多單位與個人都開始通過文檔一體化來來進行檔案管理?，F(xiàn)階段，我國很多文檔一體化軟件被研發(fā)出來，這些軟件功能不同，有些用于整合檔案管理業(yè)務，而有些則由于信息收集與開發(fā)。目前所使用的軟件，無論是在功能上，還是在兼容方面都所有進步，甚至已經(jīng)達到了國際水平，但也有一些研發(fā)出來的軟件并不盡如人意，之所以會出現(xiàn)此種問題，主要是由兩方面原因造成：第一是某些軟件開發(fā)人員因為禁受不住誘惑，只希望盡快研發(fā)出來賺取利益；第二是軟件開發(fā)人員在進行開發(fā)研究時并未與文檔工作者進行良好交流，因此研發(fā)出來的軟件并沒有達到文檔工作者的需求。

2 文檔一體化在檔案管理中的運用

2.1 文檔一體化的系統(tǒng)架構

文檔一體化在檔案管理中的應用作用發(fā)揮的關鍵在于TPIP數(shù)據(jù)庫，在最初設計時，設計人員就將該數(shù)據(jù)庫看作是儲存引擎，而后再應用Struts、Spring技術等。整個系統(tǒng)框架既能夠進行擴展，也能夠進行自我維護，恢復組件、同時還具有可以移植的特點，因此應用前景非常好。整個系統(tǒng)框架如下：

第一，領域對象是由一些層次結構對象構成，它們是對不同業(yè)務模型的抽象，如果需要完成這些狀態(tài)數(shù)據(jù)的存儲，通常每個領域對象對應一個TRIP數(shù)據(jù)庫表。

第二，持久?傭?TRIPjxpAPI進行了DAO封裝，實現(xiàn)了對TRIP系統(tǒng)內(nèi)置的CCL查詢語言的支持，完成了領域對象到TRIP數(shù)據(jù)庫表的對象關系映射，對業(yè)務層隱藏了TRIPjxpAPI，降低了業(yè)務層的開發(fā)難度，縮短了系統(tǒng)的開發(fā)時間。

第三，業(yè)務層的組成是業(yè)務邏輯對象，Sring框架的控制反轉容器使得業(yè)務邏輯替換時變得簡單，使各層間以松耦合的方式進行無縫整合，在SpringAOP聲明式事務管理的基礎上把業(yè)務邏輯的事務實現(xiàn)了。

第四，表現(xiàn)層使用MVC模式中的Struts把解耦的網(wǎng)頁和基于組件的業(yè)務邏輯進行了實現(xiàn)，使用FlashPaper瀏覽器插件來顯示文件。用戶只可執(zhí)行瀏覽、查詢及縮放功能，同時可限制用戶執(zhí)行保存、復制與打印等功能，從而即做到了對原有文檔的高效開放利用，又有效避免了直接的復制抄襲。對論文評語及成績系統(tǒng)則直接以PDF文件的格式進行存儲展示，從而保證了檔案的原始性和不可更改性。使用FreeMarker模板生成自定義的網(wǎng)頁，使用反向Ajax技術DWRAjax框架實現(xiàn)數(shù)據(jù)的變化，Web服務器會主動將信息推送到用戶瀏覽器，保證了業(yè)務數(shù)據(jù)實時的顯示和處理。

2.2 文檔一體化的實現(xiàn)模型

應用是研究的最終目的，在前述研究的基礎上，基于實踐類文檔的應用設計出系統(tǒng)的原型，并在系統(tǒng)中實現(xiàn)了主要功能。在設計的系統(tǒng)中，把用戶類型分為幾大類，分別是普通用戶、其他方面的用戶以及管理員。普通用戶可以對所有開放信息執(zhí)行標準檢索（包括全文檢索）、高級檢索、按有關檢索要求進行瀏覽。其他類型的用戶可提交信息并且對自己的信息進行管理。更高級的用戶可對信息進行批改、和刪除管理。管理員用戶主要對系統(tǒng)中各類的用戶進行管理。各類用戶所能執(zhí)行的功能之間是有時序和前提的。

2.3 文檔一體化的儲存平臺

因為檔案文檔最顯著的特征就是非結構化數(shù)據(jù)，如若應用關系數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)無法滿足于各類檔案文檔需求，也難以達到各類附件的需求，即便系統(tǒng)可與將所有的文檔與附件都存儲起來，要對其進行全文檢索也具有一定的難度，并且若數(shù)據(jù)量非常大，并不利于數(shù)據(jù)維護。應用關系數(shù)據(jù)庫所產(chǎn)生的這些問題，幾乎無法解決，因為這些問題與底層設計息息相關。為此文檔一體化在檔案管理中應用就必須使用其他非結構化數(shù)據(jù)庫。經(jīng)過大量的實踐證明，非結構化的TRIP數(shù)據(jù)庫應用效果比較好，這主要是因為這種數(shù)據(jù)庫具有非常多的優(yōu)勢：

第一，可以進行跨平臺大數(shù)據(jù)存儲，采用的是二進制數(shù)據(jù)形式，對數(shù)據(jù)對象大小并沒有任何要求，實驗證明此種型式的數(shù)據(jù)庫能夠存儲超過200種格式的電子文件，同時還能夠自主完成抽取文本信息工作，之后再將其存放到倒排文件中，用戶就能夠因此對全文內(nèi)容快速有效的查詢；第二，TRIP數(shù)據(jù)庫不僅檢索功能強大，檢索速度也異常的快。TRIP既是數(shù)據(jù)庫，也是搜索引擎，用戶能夠將檔案信息儲存起其中，如果有需要也會立即檢索出來；第三，TRIP數(shù)據(jù)庫具有多層次機制，首先，系統(tǒng)的登錄采用了用戶身份認證的方法；其次，對數(shù)據(jù)庫的訪問權限的方法，在數(shù)據(jù)庫級別，創(chuàng)紀錄的水平，領域層三個層次分別授權，訪問權限和用戶內(nèi)容的訪問控制。非法用戶無法進入其中，而且如果是重要的文件還能夠進行備份處理，這對檔案信息的安全性有著非常大的保證。

2.4 文檔一體化的安全

為保證應用的安全有效，系統(tǒng)需要設計整套的安全管理機制。應有系統(tǒng)自身的權限機制使得對于普通用戶來講，其可以檢索并瀏覽系統(tǒng)中所有開放的信息，但是其并不能下載的Word或WPS格式的原文件。而有些用戶僅可以提交和下載自己的信息，而無法操作其他的論文文檔。

檔案一體化管理范文第2篇

關鍵詞：文書檔案；管理；一體化；措施

一、文書檔案管理一體化中存在的問題

（一）管理思想上存在的問題

現(xiàn)階段，文書檔案管理一體化并沒有取得顯著的效果。在管理過程中，通過引入計算機管理系統(tǒng)，對現(xiàn)行的管理體制產(chǎn)生了一定的影響，尤其是傳統(tǒng)的手工文件處理方式已經(jīng)沿用多年，已經(jīng)形成了完善的管理制度和工作辦法，而工作人員也習慣了公文處理模式，而采用計算機技術進行公文處理，改變了原有的工作模式和工作習慣，很難避免部分工作人員產(chǎn)生疑問和抵觸情緒。因此，為有效提升文書檔案管理一體化工作水平并加強宣傳工作，逐步進行思想觀念的統(tǒng)一和提升，逐步推動自動化的辦公模式。

（二）實踐理論上存在的問題

現(xiàn)階段，許多企業(yè)的文書工作以及檔案工作，是分別進行的。而這種制度使得文書工作與檔案工作之間具有較大的距離，文書工作人員的檔案意識相對薄弱，只考慮到現(xiàn)階段的工作內(nèi)容，而檔案工作人員也很少考慮到文書工作，導致二者的銜接存在許多問題，以及不規(guī)范的現(xiàn)象，直接影響了文書檔案一體化管理質量。

二、文書檔案管理一體化的對策

將文書工作以及檔案工作進行有效連接的主體則是公文，而公文是文書工作的主要產(chǎn)品。文書質量的好壞對檔案的管理質量具有直接影響，也就是說如果沒有高質量的公文就不會產(chǎn)生高質量的檔案。因此，檔案管理是在規(guī)范的公文工作基礎之上形成的，由此可見，文書工作是進行檔案管理工作的基礎，他們是一個有機結合的整體。隨著科學技術的不斷發(fā)展，尤其是計算機網(wǎng)絡技術的迅猛發(fā)展，文書檔案一體化管理模式應運而生。

（一）進行組織機構的合并，培養(yǎng)文檔工作者

文書檔案管理一體化實質是將文書工作與檔案管理工作從制度上以及實施兩個層面進行融合，進而實現(xiàn)文書檔案管理工作的科學化和有效性。

（二）逐步明確部門職責，檔案立卷前移

文書工作人員應嚴格按照國家相關工作要求進行文件材料的處理，之后M行統(tǒng)一的保存和管理，根據(jù)立卷的方式和原則進行歸檔管理，確保文件立卷工作的規(guī)范性。在工作過程中應及時進行會議文件的收集整理并在會后進行歸檔。對于聯(lián)合辦理的公文應由主辦單位進行管理，收集和歸檔由協(xié)辦單位進行復印件以及副本的保存，進而方便平時的查閱。

（三）強化制度建設實現(xiàn)全過程管理

為有效保障文書檔案管理一體化，應建立健全管理制度逐步完善工作程序嚴格按照標準規(guī)定進行公文的處理，樹立全面質量管理意識，進行全過程的檔案管理。通過建立一支高素質水平的優(yōu)秀檔案工作隊伍并配置計算機管理系統(tǒng)實現(xiàn)文書檔案全過程一體化管理。

（四）利用信息化技術進行文書檔案管理一體化管理

為有效提升文書檔案管理工作水平并采用信息化技術進行一體化的管理，采用OA系統(tǒng)進行檔案數(shù)據(jù)庫的管理，直接進行檔案的歸檔，對不能導入的個別文件采用掃描的方式進行歸檔，并采取系統(tǒng)設置功能對文書檔案進行可借閱、不可借閱、歸還日期以及查詢范圍等功能的實現(xiàn)，確保實現(xiàn)文書檔案管理工作的信息化水平和一體化管理水平，充分發(fā)揮文書檔案信息資源的作用

（五）通過檔案業(yè)務來促進文書處理工作

通過建立健全文書檔案歸檔制度來確保文書檔案的完整性，避免出現(xiàn)文件的丟失。在工作過程中通過不斷加強文書檔案的立卷歸檔和監(jiān)督管理作用，不僅會有效提升文書檔案的立卷歸檔質量，而且能夠鑒定文件之間的關系。因此，文書檔案管理人員應嚴格進行每一份文件的審查。對每一份文件的名稱、發(fā)文機關、作者、區(qū)域以及文件的形成規(guī)律進行處理，確保文書的質量。有效區(qū)分文檔兩者之間的區(qū)別，并將兩項工作進行有機結合，確保文書檔案工作的規(guī)范化。

（六）優(yōu)化隊伍結構滿足人文需求

為進一步提升文書檔案工作的一體化水平應不斷優(yōu)化隊伍結構，通過引進具有一定文化層次和相應知識基礎的人員來加強檔案管理隊伍的綜合素質水平，不斷提升工作人員的對檔案工作的認識水平，從實際出發(fā)根據(jù)不同的崗位需求，分層次、多形式、多渠道、有重點、有計劃的進行培訓教育，不斷更新文書檔案工作人員的業(yè)務儲存。首先選擇質量好、規(guī)格統(tǒng)一、尺寸合適的公文用紙，并進行合理的排版，橫排左側裝訂；第二，嚴格審查公文的簽發(fā)手續(xù)，確保其符合審批權限，對公文的主送單位以及抄送單位落款等進行嚴格的審查，確保字跡清晰，不論是草擬公文還是定稿應做好記錄和簽字，避免使用容易褪色的筆、紙張和墨水，保證字跡清晰以及長久的保存；第三，文種的使用應合理、格式要規(guī)范。避免使用簡稱和不規(guī)范的字詞，以便采用現(xiàn)代化和標準化的檢索手段。

參考文獻：

[1]趙艷萍.如何加強文書工作與文書檔案管理工作的一體化[J].黑龍江史志，2008（11）：28-29.

[2]陳瑞珠.高校人事檔案和文書檔案管理一體化管理的構想[J].福建商業(yè)高等?？茖W校學報，2009（03）：59-61.

檔案一體化管理范文第3篇

關鍵詞：圖書、情報、檔案;一體化管理

1.前言

圖書、情報、檔案的一體化管理于20世紀50年代首先由國外的優(yōu)秀學者提出，并于70年代傳入我國，迅速得到專家學者的重視和研究。圖書、情報、檔案一體化涉及到多層面的管理，例如管理模式、服務模式一體化等方面。隨著全球化信息步伐的快速發(fā)展，新型技術和信息技術為圖書、情報、檔案的一體化管理創(chuàng)造了優(yōu)越的外界背景，信息化為圖書、情報和檔案管理實現(xiàn)一體化、系統(tǒng)化、科學化的發(fā)展水平提供了契機。

2.圖書、情報、檔案實現(xiàn)一體化管理的必然性和可行性

2.1三者一體化管理的必然性

知識經(jīng)濟和精神文化的發(fā)展標志著新時代的進步，隨著生活水平和社會經(jīng)濟的發(fā)展使得信息用戶對使用系統(tǒng)提出了新的需求。在信息化技術如此發(fā)達的今天，使用用戶對繁瑣、復雜、單一的信息應用能力較反感，因此追求系統(tǒng)、完整、動態(tài)的信息管理系統(tǒng)是競爭的主體力量。高校圖書、情報、檔案一體化管理結束了多重單一管理的復雜問題。三者一體化管理模式為用戶提供了動態(tài)的、便捷的服務信息;另外，隨著計算機網(wǎng)絡平臺的推進，打破了傳統(tǒng)的信息查收弊端，為用戶創(chuàng)造了時間自由、信息量廣的搜集平臺，可見，圖書、情報、檔案的一體化管理是時展的必然要求和結果。

2.2三者一體化管理的可行性

首先，就目前的圖書館管理模式調(diào)查來看，一般將圖書、情報和檔案分開進行管理，各自的信息資源共享能力較弱，三者各自為營，互不干預，自行購買管理設備和信息資源，這種現(xiàn)象造成圖書館信息資源散亂，不易被用戶搜索和查找，另一方面，在不必要的經(jīng)費投入中消耗過高，無法實現(xiàn)經(jīng)費的最優(yōu)化使用;其次，圖書、情報和檔案具有想通的本質意義，在網(wǎng)絡信息時代的發(fā)展背景下，將三者協(xié)調(diào)結合，共同管理，形成系統(tǒng)、科學、綜合化的管理系統(tǒng)，便于對信息資源的搜集、整理和服務，保證信息的高質量、高效率、高動態(tài)地服務用戶;最后，三者的一體化式管理可以在人力、物力和財力等方面提出優(yōu)化的使用結構，避免分散管理所造成的一些資源浪費和重復建設，創(chuàng)造了良好的經(jīng)濟保障基礎。

3.高校構建圖書、情報、檔案一體化管理的實現(xiàn)途徑

3.1轉變傳統(tǒng)管理思想，樹立一體化觀念

實現(xiàn)三者的一體化管理首先需要高校圖書館管理部門能夠正確認識到圖書、情報和檔案統(tǒng)計管理的優(yōu)勢和價值，轉變自身的傳統(tǒng)管理思想，正確認識到在長期工作中所養(yǎng)成的不良習慣、消極怠工和安于現(xiàn)狀的不良現(xiàn)象。積極探索和轉變管理思維，在圖書、情報和檔案管理工作中樹立遠矚性、主動性和科學性的觀念，認識到三者一體化管理所產(chǎn)生的價值。將圖書、情報和檔案的一體化管理模式制定為高校圖書館信息資源管理的建設性戰(zhàn)略目標，在圖書館管理工作中積極引入和貫徹信息全方位開放與資源文獻的共享措施，各部門之間應加強交流和溝通，為高校圖書館信息管理工作提出創(chuàng)新性的建議和方案，落實到高校圖書、情報、檔案一體化的實踐工作中。

3.2加快高校信息化基礎設施建設

在信息全球化的外部環(huán)境中，高校管理部門要積極引入網(wǎng)絡、通信、計算機操作技術等現(xiàn)代化科學手段，從而為高校圖書、情報和檔案的信息管理系統(tǒng)奠定堅持的設備基礎，提高三者管理系統(tǒng)的發(fā)展進程，這就需要高校積極投入到信息化基礎設施建設中。高校圖書、情報和檔案信息含量大，且處于動態(tài)變化中，因此要將網(wǎng)絡基礎設施作為后臺支撐，從而借助網(wǎng)絡平臺建立統(tǒng)一的技術標準和管理措施。據(jù)調(diào)查，我國高校圖書館在信息基礎設施建設上已初具規(guī)模，但是在設施建設的水平上還存在較多滯后因素，在一定程度上制約著一體化管理的發(fā)展進程。針對此現(xiàn)象，高校還應不斷地為信息化基礎設施投入精力，積極開拓多渠道的發(fā)展機會，為圖書、情報和檔案一體化管理提供物質保障。

3.3優(yōu)化文獻資源的配置

隨著網(wǎng)絡數(shù)據(jù)、信息資源平臺的載入，在高校的圖書、情報和檔案信息中，也大量地引入了電子出版物、網(wǎng)上信息情報與電子檔案等資源，這些電子與網(wǎng)絡信息打破了傳統(tǒng)的時間限制和空間局限性，應積極開發(fā)和利用電子與網(wǎng)絡圖書、情報和檔案信息資源，針對傳統(tǒng)文獻資源的管理模式，進一步優(yōu)化文獻信息的配置和使用效能。

3.4培養(yǎng)復合型的管理人才

傳統(tǒng)的圖書館管理工作人員只要求具備必要的專業(yè)知識技能，但是隨著高校圖書建設和現(xiàn)代化技術的引進，對圖書、情報和檔案管理人員的職業(yè)技能和素養(yǎng)都提出了新的要求。人才是圖書、情報和檔案管理體系中的基礎保障，扎實的專業(yè)能力，敏銳的信息搜集能力、良好的溝通和外語能力是復合型圖書工作者的重點要求，此外，對圖書、情報和檔案的專業(yè)管理能力、信息檢索能力也是實現(xiàn)符合型人才的必需技能要求。

總之，高校圖書、情報和檔案的一體化管理是一項長遠的戰(zhàn)略性發(fā)展過程，因此，高校圖書館管理部門應高瞻遠矚，制定科學、系統(tǒng)的發(fā)展目標和規(guī)劃，有條理、有計劃地推進高校圖書、情報和檔案進程，在借鑒優(yōu)秀單位的管理模式基礎上，結合本校特色，最終實現(xiàn)資源共享、信息開放的一體化管理。（作者單位：云南大學圖書館館員）

參考文獻：

[1] 陳潔.網(wǎng)絡環(huán)境下圖書情報一體化管理模式的構建[J].新課程（教研版），2012，（2）：96-97.

[2] 王永輝. 整合圖書情報檔案資源 實現(xiàn)信息一體化管理[J].吉林農(nóng)業(yè)，2010，（13）：46-47.

檔案一體化管理范文第4篇

一、方便管理，讓資料具備完整性

基建和設備之間是互相關聯(lián)的，設備將基建作為依托的對象，基建是設備主要的承載體。通常情況下，醫(yī)院中的大部分診斷類設備普遍都是有特殊需要的，例如：X射線等相關診斷設備。這些設備不論在場地方面還是環(huán)境方面都有明確的標準，而且設備的資料也是有相關要求的?；ú块T會依據(jù)廠家的技術需要進行針對性的施工，在設備完成以后就可以投入使用。在定期的維護或者是改造環(huán)節(jié)中，不僅要對設備檔案做好檢查，同樣還應當根據(jù)基建檔案的相關內(nèi)容進行合理的維護以及改造方案，從而提高檔案的利用率。對基建檔案按照類別的方式進行保存是較為方便的。在工程設計單位中，在對特殊醫(yī)療設備設計過程中，應當需要專業(yè)人員對其進行設計，由于專業(yè)設計公司是依據(jù)不同設備技術內(nèi)容以及相關標準要求進行設計的，是單獨完成的基本建設。

（一）制定設備檔案資料收集歸檔制度。在進行設備采購過程中和不同的部門之間都存在一定的聯(lián)系，從科室的使用申請流程一直到上級的批準，在進行采購、招標等環(huán)節(jié)的實施，期間需要經(jīng)歷的環(huán)節(jié)較多，而且時間花費很長，手續(xù)也繁瑣，尤其是在采購進口醫(yī)療設備時，手續(xù)不但復雜而且也存在時間長久等問題。因此，為了能夠確保檔案的完整性，檔案管理人員應當和有關的科室、設備采購方面制定恰當?shù)姆桨?，從而能夠在短時間里面將設備采購所需要的資料都收集齊全。

（二）提前介入設計、施工過程，收集完整的基建設計和建設資料。對于醫(yī)療設備中的采購和基建工程的實施，兩者是同時進行的，相關人員在對設備進行采購的前期階段中，設備應當具備一定的實用性，人員是否具備使用資格，是相關人員首先要考慮的問題。所以，在設備建設的準備過程中，檔案管理人員應當參與進來，制定恰當?shù)臋n案資料內(nèi)容，并且與相關人員之間進行交流，確保工程進度能夠和檔案資料是同步的。倘若在收集時出現(xiàn)資料不合理的現(xiàn)象，應當?shù)谝粫r間進行處理，從而確保檔案的完整性。

二、方便利用，為利用者提供最便利的利用模式

醫(yī)療設備作為醫(yī)療衛(wèi)生診治過程中不可或缺的重要輔助和診療工具，一直為著這個原則不斷地更新發(fā)展。在這個醫(yī)療設備維修維護、更新改造的過程中，不可避免地要查閱設備和基建的相關資料。而在醫(yī)院管理中，一般基建部門和設備部門是分開的兩個獨立科室，即使單位有綜合檔案室，在建檔時，兩個部門根據(jù)各自的要求，分類整理，單獨排架管理。沒有綜合檔案室的單位，都是各管各塊，這就為利用者查詢時帶來了不便，有時既要調(diào)閱基建檔案，又要查詢設備檔案，因兩種檔案的資料歸檔、保管期限的不同，有時還查詢不到需要的資料?；n案和設備檔案一體化管理，保證資料的不流失，可以節(jié)省利用者的時間。原來在上級行政管理和質量監(jiān)測部門檢查時，每次都要兩個科室的檔案管理員抱著一大堆的檔案備查，一體化管理還可以節(jié)省人力，利于政府部門的檢查。對無法進行一體化管理的單位，為了便于利用，可將與設備配套的工程設計單位設計的施工圖及竣工圖復制一份藍圖存入設備檔案，以供設備在維修維護、改造更新時使用，也不失為一種好的方法。

三、基建和設備檔案一體化管理，可以方便后續(xù)形成的檔案歸檔

因設備屬固定資產(chǎn)，在有些非醫(yī)療單位，將設備檔案作為基建檔案的一部分組卷、歸檔。但在醫(yī)療單位，因其使用的特殊性，基建竣工后，設備安裝完畢，設備的使用與管理才剛剛開始。在以后的日常管理中，會有大量的維護、維修，更新、改造、檢測工作，這些活動中，會形成大量檔案資料，特別是設備更新改造過程中需要對場所設計變動形成的資料進行歸檔，而這時設備與基本建設已經(jīng)脫鉤，想把基建變動的資料加入基建竣工的檔案中已經(jīng)不可能，這些資料單獨存放容易丟失且不利查詢?；n案和醫(yī)療設備檔案一體化管理可以解決這些問題。設備檔案一臺一檔，按件編號，變動的資料可以隨時添加進檔案，較好地保持了檔案的完整性。因此，從使用需要上出發(fā)，實行一體化管理也是必要的。

四、從利用實際出發(fā)，在基建和醫(yī)療設備檔案卷內(nèi)目錄中設置互見號

因醫(yī)療設備使用管理上不斷變更，有的同類設備有多臺，因工作需要有些醫(yī)療設備會在不同科室間調(diào)撥使用，有些科室也會搬遷。而在整理醫(yī)療設備檔案編制案卷目錄時，為便于分辨查找，會在分類號內(nèi)加入科室代碼，經(jīng)過調(diào)撥的醫(yī)療設備無法重編分類號，給案卷的查找?guī)砹艘欢ǖ睦щy。一般互見號設置在卷內(nèi)備考表內(nèi)，但有時一個基建案卷內(nèi)保存幾個項目的資料，互見號在備考表中查找不便，而在基建檔案和設備檔案卷內(nèi)目錄內(nèi)分別設置互見號欄，把匹配的基建或設備案卷號填在欄目內(nèi)，這樣在查詢時就可一目了然，便于分辨，縮短查找時間，提高查詢的準確度。

檔案一體化管理范文第5篇

【關鍵詞】科技資料；科技檔案；信息系統(tǒng)；一體化管理；信息資源

隨著社會生產(chǎn)力和科學技術的發(fā)展，為了統(tǒng)管和開發(fā)利用科技信息資源，企、事業(yè)單位應該實施科技檔案、科技資料一體化管理，甚至把科技檔案、科技資料、科技圖書、科技情報或檔案、資料、圖書、情報一體化管理。實踐表明，科技信息一體化管理，對于提高信息工作的活力，更有效地發(fā)揮信息的作用，實現(xiàn)信息的共享具有重要意義。面對科技信息一體化管理的發(fā)展趨勢，科技檔案工作者應該解放思想，更新知識，分析新情況，研究新問題，建立和完善這一新的管理體制。筆者主要闡述科技資料與科技檔案一體化管理的必要性及其如何實現(xiàn)等問題。

1 科技資料與科技檔案一體化管理的必要性

科技資料與科技檔案一體化管理，是指把科技資料工作納入科技檔案工作管理體制。它包含：一是，就國家來講，要把科技資料和科技檔案作為一個有機整體統(tǒng)管起來，實行統(tǒng)一領導，按專業(yè)分級管理；二是，就一個具體單位來說，要把本單位的科技檔案部門建設成為科技檔案、科技資料的貯存基地和開發(fā)利用中心，負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理全部的科技檔案和科技資料工作。

1.1 科技資料同科技檔案具有密切的聯(lián)系

科技資料同科技檔案，既互相區(qū)別，又互相聯(lián)系，是兩種有密切關系的科技文獻材料。這是科技資料與科技檔案實行一體化管理的決定性因素。

1.1.1 內(nèi)容相同

科技信息是科技資料、科技檔案的共同內(nèi)容。它們都是通過一定物質載體存貯和傳播科技知識信息的，都屬于科技知識信息材料，科技知識信息是它們的本質特征?？萍紮n案側重于原始的知識信息，科技資料則側重于加工后的知識信息，但兩者都是知識信息，是知識信息系統(tǒng)的不同層次。

1.1.2 載體材料相同

科技資料、科技檔案均屬于人體外的知識信息庫。知識信息必然依賴于物質載體才能存在。人類社會的知識信息，一方面，存貯于人腦的記憶中，但人腦記憶存貯畢竟是有限的；另一方面，存貯于人類創(chuàng)造的體外信息庫中，這是個無限的存貯記憶裝置，主要是通過一定的記錄方式將知識、信息存貯于紙、膠片、磁帶等物質載體上。而這些材料正是科技資料、科技檔案共同的物質載體。

1.1.3 作用相輔相成

科技檔案和科技資料盡管在作用的性質上各具特點，但是兩者都是科技、生產(chǎn)活動所不可缺少的科技資源條件?？萍紮n案具有憑證作用和參考作用，而科技資料僅有參考作用，從傳播知識和提供信息來說，兩者在使用中相輔相成、相得益彰，在科技、生產(chǎn)活動中，它們共同發(fā)揮著各自的優(yōu)勢。

1.1.4 管理方法相似

由于科技資料、科技檔案的內(nèi)容、載體和參考作用相同，因此在管理方法上也有相同和相似之處。比如，收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、提供服務是科技檔案工作的基本環(huán)節(jié)，而科技資料工作的程序也大體如此，只是各自的側重點不同而己。不僅傳統(tǒng)管理方法相似，而且采用的現(xiàn)代化管理手段也基本相同，如電子計算機、縮微和復印技術等。

1.1.5 互相轉化

由于科技檔案和科技資料關系密切，因此，在一定條件下兩者可以互相轉化。比如，某單位為參考而搜集來的科技資料，一旦被采用，這些科技資料就成為記述和反映該單位科技、生產(chǎn)活動的真實記錄，因而也就轉化為該單位的科技檔案。同樣，一個單位的科技檔案，一旦復制提供給其他單位參考，即可轉化為其他單位的科技資料?？萍紮n案的復制件和科技檔案的編研成果是科技資料的重要來源。

由于科技資料、科技檔案存在著許多共同因素和轉化關系，從而為科技資料與科技檔案一體化管理打下了堅實的基礎。

1.2 科技資料與科技檔案一體化管理是利用者的需要

隨著科學技術向綜合化、整體化發(fā)展，科學技術相互滲透、相互交叉，科技、生產(chǎn)活動也在向綜合化、整體化發(fā)展。各自為政、縱向伸展的科技檔案、科技資料管理方式已不適應社會發(fā)展的需要。

現(xiàn)代化的科技、生產(chǎn)活動，對科技檔案、科技資料的需求是整體的，既要求有完整、準確、系統(tǒng)的科技檔案，又要求有完整、系統(tǒng)的科技資料；既要求有原始的科技檔案為依據(jù)，又要求參考國內(nèi)外最新的科技信息。因此科技檔案、科技資料工作自成系統(tǒng)、封閉守舊的觀念和做法，已經(jīng)不能適應利用者的需要。它的弊端在于：一是，科技資料、科技檔案分散，科技檔案部門尚未形成科技檔案、科技資料的貯存基地和利用中心，不利于科技信息資源綜合開發(fā)利用；二是，浪費利用者時間，影響科技、生產(chǎn)活動的進程，往往一個項目的材料需要多處尋覓，查找材料占去了整個科技項目的大部分時間；三是，缺乏橫向聯(lián)系，沒有統(tǒng)一的信息網(wǎng)絡，不能適應科技信息縱橫交流的需要。只有實行科技資料與科技檔案一體化管理，才能避免上述弊端，滿足利用者的需要。

1.3 整體的功能大于各部分功能的總和

系統(tǒng)論認為：整體（系統(tǒng)）的功能大于各部分（子系統(tǒng)）功能的總和。因此科技檔案系統(tǒng)、科技資料系統(tǒng)的功能與屬性的簡單相加，不等于而小于科技資料、科技檔案一體化管理的功能與屬性。其原因在于科技檔案、科技資料實行一體化管理之后，兩者之間加強了橫向聯(lián)系的協(xié)作，可以更有效地開發(fā)科技檔案和科技資料信息資源，建立現(xiàn)代化的科技檔案、科技資料統(tǒng)一網(wǎng)絡之后，信息數(shù)據(jù)庫可相互檢索利用。

既然科技檔案、科技資料一體化的整體功能大于各部分的功能之和，效果更佳，價值更大，因此，在企、事業(yè)單位，實現(xiàn)科技檔案、科技資料的一體化管理勢在必行，在此基礎上進而實現(xiàn)科技信息一體化管理，也已成為信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展趨勢。

2 如何實現(xiàn)科技資料與科技檔案一體化管理

由上所述，科技資料與科技檔案一體化管理勢在必行，科技檔案工作者應為“一體化”的發(fā)展做出貢獻。

2.1 提高認識，樹立“一體化”觀念

人們常常把科技資料和科技檔案混為一談，統(tǒng)稱為科技檔案資料或技術資料，概念不清導致兩者混合管理。在實踐中人們認識到科技檔案和科技資料是兩種事物，應該區(qū)分清楚，分別管理，從而在較長時期內(nèi)由科技檔案部門兼管科技資料。從正反兩方面的經(jīng)驗中認識到，盡管科技檔案和科技資料是兩種事物，在管理和使用上各有特點，但是兩者關系密切，應該實行統(tǒng)一管理，綜合開發(fā)利用，從而出現(xiàn)了科技資料與科技檔案一體化管理的發(fā)展趨勢。

科技資料與科技檔案一體化管理，既不是把科技檔案、科技資料不分的混全管理，又不是將科技資料和科技檔案簡單相加，把科技資料作為附屬物，視情況給予附帶的兼管，而是從科技信息系統(tǒng)的角度把科技資料、科技檔案視為一個整體，由科技檔案部門統(tǒng)管。實現(xiàn)科技資料與科技檔案一體化管理，是把科技檔案部門建設成為科技檔案、科技資料的貯存基地和利用中心，把科技檔案――內(nèi)部信息和科技資料――外部信息融為一體，形成一個緊密結合、互為補充的信息系統(tǒng)，以適應綜合開發(fā)利用的需要。因此，科技資料與科技檔案一體化管理是一種新型管理體制，它對于強化信息機構，提高信息工作的活力，更有效地發(fā)揮信息的作用具有重要意義。

只重視科技檔案而輕視科技資料，或者只注重科技資料而輕視科技檔案，這是兩種偏見。應該明確，科技檔案和科技資料同屬于科技文獻，都是科技信息資源，在為科技、生產(chǎn)服務中互為條件，相互補充，發(fā)揮著各自的優(yōu)勢，缺一不可。尤其在現(xiàn)代科技、生產(chǎn)活動中，要想使科技、生產(chǎn)活動取得高效益或高水平，不可能設想沒有科技檔案，也不可能設想沒有科技資料。實踐表明，在許多科技、生產(chǎn)活動中，比如設計活動、科研活動等等，只有科技檔案或只有科技資料，都不能滿足利用者的需求。以科技檔案為主，統(tǒng)管科技資料，則會使科技檔案管理富有活力，更能滿足利用需要。

2.2 統(tǒng)一領導，按專業(yè)分級管理

科技資料與科技檔案一體化管理，這一新的管理體制是以科技檔案工作管理體制為基礎的，它是科技檔案工作管理體制的延伸和發(fā)展，即把科技資料管理納入科技檔案工作管理體制。就國家來說，科技資料與科技檔案一體化管理，就是把統(tǒng)管科技檔案、科技資料作為國家檔案行政管理部門的職責，實行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，從宏觀上進行調(diào)節(jié)控制、監(jiān)督和指導。由于科技檔案、科技資料具有專業(yè)性強的特點，中央和地方各級專業(yè)主管部門要加強對科技檔案、科技資料工作的監(jiān)督與指導。就一個具體單位來說，必須把科技檔案部門建設成為科技檔案、科技資料的貯存基地和利用中心，為此應該加強領導，實行科技檔案、科技資料集中統(tǒng)一管理。

首先，在機構設置和領導關系方面?？萍假Y料與科技檔案一體化管理機構，可稱科技檔案室或稱科技信息中心。這一機構應該作為企、事業(yè)單位內(nèi)的直屬職能部門，隸屬于科技、生產(chǎn)負責人領導?？梢元毩⑿惺孤殭?，參加各種技術活動。克服那種分散管理、多頭領導、工作失控、放任自流的狀態(tài)。

其次，在管理形式方面。在集中統(tǒng)一管理原則指導下，根據(jù)科技信息一體化管理的發(fā)展趨勢和各單位的實際情況選擇最佳管理形式。在中小型企、事業(yè)單位，一般適用于統(tǒng)一管理，集中保管，即由科技檔案部門對本單位全部科技檔案、科技資料進行統(tǒng)一管理，集中保管。在大型或駐地分散的中型企、事業(yè)單位，一般適用于統(tǒng)一管理，分級保管，即由科技檔案部門集中保管本單位全局性的科技檔案和科技資料，并對有關部門進行業(yè)務監(jiān)督和指導；一般性和常用的科技檔案、科技資料則由各有關部門的科技檔案分室或專人保管。

2.3 健全制度，協(xié)調(diào)發(fā)展

科技資料與科技檔案一體化管理的建立和發(fā)展，要靠嚴密的規(guī)章制度來保證。為此，國家檔案行政管理部門和專業(yè)主管機關，要根據(jù)科技檔案、科技資料的共性和“一體化”管理的需要，制定統(tǒng)一的標準、規(guī)定和辦法，如綜合機構職責范圍、有關人員崗位責任制、目標管理，以及收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、開發(fā)利用辦法等。企、事業(yè)單位科技檔案、科技資料綜合管理機構，根據(jù)上級有關規(guī)定和本單位實際情況，既要制定綜合性管理細則，又要遵照科技檔案、科技資料各自的特點，制定有關的管理辦法。目前，科技檔案管理制度比較健全，科技資料管理制度比較薄弱，因此，從中央到地方的各級各類檔案管理部門，尤其是企、事業(yè)單位的科技檔案部門應在調(diào)查研究的基礎上，逐步完善科技資料管理制度。

3 結語

實現(xiàn)科技資料與科技檔案一體化管理，不意味著對某一方面工作的削弱，而是對兩方面工作的加強?？萍紮n案、科技資料是既有明顯區(qū)別又有密切聯(lián)系的兩種科技文獻，對二者的管理，必須統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，全面發(fā)展。在業(yè)務工作中，應該職責分明，按各自的范圍和特點，分別進行科學管理，并密切合作，綜合開發(fā)，注意發(fā)揮總體效果。

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