前言：想要寫出一篇令人眼前一亮的文章嗎？我們特意為您整理了5篇檔案管理中的合同管理范文，相信會為您的寫作帶來幫助，發(fā)現(xiàn)更多的寫作思路和靈感。

檔案管理中的合同管理范文第1篇

【Abstract】In the modern economic activities that takes the enterprise as the main body， the role played by the contract file management becomes more and more important. Therefore， the importance of the contract file management in the daily business activities of enterprises is also increasingly prominent.

【關(guān)鍵詞】合同檔案管理；風(fēng)險；措施

【Keywords】contract file management； risk ；measures

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0106-02

1 引言

我國市場經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，讓以企業(yè)為主體的市場化經(jīng)營成為了中國經(jīng)濟(jì)活動的新常態(tài)。而在市場化經(jīng)營過程中產(chǎn)生的各類合同和檔案，是保護(hù)和證明這些經(jīng)營活動合法性的依據(jù)，因此顯得更加重要。然而，由于長期的計劃經(jīng)濟(jì)體制和經(jīng)營習(xí)慣的影響，使許多企業(yè)經(jīng)營者對于合同檔案管理工作采取了漠視的態(tài)度，由此也提高了合同檔案在管理和使用上的風(fēng)險等級。越來越多的經(jīng)驗教訓(xùn)表明：只有研究和制定出切實有效的檔案管理辦法，才能從根本上規(guī)避這些風(fēng)險，保證企業(yè)的健康發(fā)展和有序經(jīng)營。

2 合同檔案管理風(fēng)險的主要類型

根據(jù)對多個企業(yè)合同檔案管理工作進(jìn)行的綜合研究可以看出，目前合同檔案管理方面的風(fēng)險已經(jīng)越來越多，這些風(fēng)險基本上可歸為以下幾類。

2.1 管理不善導(dǎo)致的風(fēng)險

上文講過，長期計劃經(jīng)濟(jì)思維和傳統(tǒng)經(jīng)I理念的桎梏造成了合同檔案管理工作的嚴(yán)重漏洞和缺位，這一類的風(fēng)險是目前為止最多的。具體而言，一般表現(xiàn)為以下幾條：

①合同格式錯誤與內(nèi)容缺失

雖然說中國的市場化進(jìn)程已經(jīng)進(jìn)行多年，但是相關(guān)的法制意識還沒有跟上。許多企業(yè)的合同經(jīng)手人沒有相關(guān)的法制觀念，對《合同法》的內(nèi)容知之甚少，以至于其在擬訂合同的過程中常常出現(xiàn)合同格式的錯誤或者必要合同內(nèi)容的漏填，從而使合同在使用時常常處于被動地位。

②合同檔案整理方法不符合要求

在電子化辦公模式引入商業(yè)領(lǐng)域之后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同已經(jīng)逐漸淡出人們的視野，越來越多的合同檔案采用電腦填寫和印刷的模式制定。雖然這樣給人們帶來了方便，但也給合同檔案管理帶來了一些問題：合同原件對于企業(yè)來說十分重要，但很多企業(yè)檔案管理者卻只是索要和保留了傳真或者復(fù)印件這樣的合同形式，這樣既不符合合同檔案管理的要求，也容易帶來合同隱患。

③只簽不存造成的混亂

在很多企業(yè)經(jīng)營者眼中都有著一個固有的觀念，即“只要簽了字、蓋了章就完事，存不存無所謂”，因此在簽訂合同時為了圖省事或者出于隨意性考慮，企業(yè)經(jīng)營者往往只管簽字畫押，卻并沒有告知合同檔案管理人員及時將合同檔案存檔，這就使得檔案管理工作產(chǎn)生了嚴(yán)重的混亂，例如遺失，調(diào)包等等。這樣不僅會影響使用，還會產(chǎn)生一定的法律困境。

④“人治”取代合同檔案

中國社會講究人情世故，在商業(yè)活動中更是如此，這就讓許多企業(yè)管理者在與別人訂立契約關(guān)系時一味依賴口頭或者人情關(guān)系，而并不是落于紙面的白紙黑字。這樣一來就使得檔案管理人員陷入“查無此事”的困境。

2.2 必要或者不必要的違約風(fēng)險

一般而言，合同檔案都是作為證明一段時間內(nèi)經(jīng)營活動存在的憑證，只要在規(guī)定的時間內(nèi)都會具有法律效力和約束力。但是必須說明的是，企業(yè)經(jīng)營活動中遇到的情況是隨時在變化的，因此違約風(fēng)險在合同檔案使用過程中也是不可忽略的風(fēng)險類型，必須引起足夠的重視。然而現(xiàn)在很多企業(yè)經(jīng)營者法制觀念淡漠，契約觀念十分滯后，在經(jīng)營過程中經(jīng)常出現(xiàn)隨意毀約、違約的現(xiàn)象。再加上上文提到的幾條風(fēng)險的共同作用，往往使得企業(yè)在違約之后面臨嚴(yán)重的法律問題甚至刑事懲罰，這從客觀上直接延緩甚至阻礙了企業(yè)的正常發(fā)展。

2.3 保存過程中的安全風(fēng)險

合同檔案的妥善保存，對于其被正常使用并在關(guān)鍵時刻發(fā)揮法律效力是十分重要的，然而，現(xiàn)在很多企業(yè)的檔案管理者對這一塊的責(zé)任落實情況令人堪憂。不管是以往的紙質(zhì)合同檔案還是現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)電子檔案，安全問題一直都不容忽視。傳統(tǒng)紙質(zhì)合同檔案保存管理過程中的防火防盜問題自不用說，在電子化檔案時代，網(wǎng)絡(luò)被攻擊、電腦被侵入造成的安全風(fēng)險也是十分嚴(yán)重的，所以，不論何種條件下做好、做細(xì)合同檔案的安全保存工作都是不可忽視的。

3 合同檔案管理中規(guī)避風(fēng)險的具體措施

上文對企業(yè)合同檔案管理過程中容易產(chǎn)生的風(fēng)險的類型和主要表現(xiàn)做了詳盡的說明，不難看出，不管是哪一類型的風(fēng)險，其產(chǎn)生的根本原因都在于合同檔案管理工作職責(zé)不到位和具體措施不規(guī)范。在此，本文特別提出了幾條行之有效的規(guī)避風(fēng)險的措施。

檔案管理中的合同管理范文第2篇

關(guān)鍵詞：合同備份；檔案管理；工程管理；創(chuàng)新

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、建筑工程管理中創(chuàng)新模式的發(fā)展及應(yīng)用

1.1 建筑企業(yè)工程管理的創(chuàng)新觀念

時代的發(fā)展，科技的進(jìn)步推動了建筑行業(yè)的高速發(fā)展，為了順應(yīng)時展的潮流，建筑企業(yè)就應(yīng)不斷改革創(chuàng)新管理模式，采用最新的項目管理體制，確定現(xiàn)代化的項目管理目標(biāo)，包括質(zhì)量管理、成本管理、進(jìn)度管理、安全管理四大目標(biāo)[1]。管理過程中應(yīng)該充分落實合同中的條款，確保四大管理目標(biāo)得以實現(xiàn)，并且通過先進(jìn)的項目管理思想合理的協(xié)調(diào)好四個目標(biāo)之間的關(guān)系，可以通過集成管理、范圍管理來進(jìn)行，并借助網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)、掙值法等來進(jìn)行控制。目前天津市在進(jìn)行建筑工程管理時已經(jīng)開始使用項目管理技術(shù)來進(jìn)行有效的控制，并取得了顯著效果。

2.2 不斷創(chuàng)新建筑企業(yè)管理體制

為了提高企業(yè)的核心競爭力，采用科學(xué)的工程管理方法，并且在項目管理過程中應(yīng)該建立明確的責(zé)任制度。合理協(xié)調(diào)工程各利益相關(guān)方之間的關(guān)系，不斷深化改革傳統(tǒng)的管理模式中的不足之處，不斷使用先進(jìn)的、創(chuàng)新性的管理模式。除此之外，建筑企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)合同管理和企業(yè)內(nèi)部管理，采用SWOT分析法來提高企業(yè)自身的核心競爭力[2]。通過管理模式的創(chuàng)新來提高建筑企業(yè)的核心競爭力，降低工程成本、提高工程質(zhì)量、縮短工期、降低風(fēng)險。

2.3 建筑企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新管理

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展推動了建筑施工技術(shù)的改革創(chuàng)新，建筑企業(yè)為了更好地進(jìn)行工程管理，就應(yīng)不斷推進(jìn)信息化管理模式來不斷提高企業(yè)的工程管理效率和質(zhì)量。目前，天津市的許多建筑企業(yè)已經(jīng)開始使用project軟件、夢龍軟件等信息技術(shù)來進(jìn)行項目管理。因此，建筑企業(yè)應(yīng)該大力使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)來促進(jìn)建筑工程的信息化管理。這就要求建筑工程管理人員應(yīng)不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，在提高技術(shù)能力、管理能力的同時應(yīng)注意信息技術(shù)、管理軟件的學(xué)習(xí)，不斷提高建筑工程的信息化管理。

二、建筑工程合同檔案管理

2.1、提高合同檔案管理的重視程度

為了進(jìn)一步提高建筑工程合同檔案的應(yīng)用效果，首先應(yīng)該提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，不斷加強(qiáng)合同檔案管理意識。這就要求單位各部門的領(lǐng)導(dǎo)不斷強(qiáng)化自身的合同檔案意識，提高對合同檔案管理重要意義的認(rèn)識程度。并且要求合同檔案管理部門認(rèn)真做好合同檔案的歸檔工作，并將合同檔案的歸檔工作視為首要工作，為建筑工程合同檔案管理工作提供良好的條件，不斷激發(fā)合同檔案管理人員的工作熱情和責(zé)任意識。并將合同檔案管理工作提上日程，定期開展匯報工作，從根源上解決在城建合同檔案管理工作中遇到的問題[3]。實際工作中，要對合同檔案工作做出近期和遠(yuǎn)期的工作任務(wù)，并制定工作計劃。

2.2、配備專業(yè)的合同檔案人員

為了提高合同檔案管理效率，應(yīng)該配備專職的合同檔案人員，創(chuàng)建一支專業(yè)化、職業(yè)化的合同檔案管理團(tuán)隊。建立一支高素質(zhì)水平、高技術(shù)水平、高素質(zhì)職業(yè)修養(yǎng)的合同檔案管理團(tuán)隊。與此同時，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該鼓勵合同檔案人員勤勉務(wù)實的精神，為建筑工程創(chuàng)建一支強(qiáng)有力的合同檔案管理隊伍。我們應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對合同檔案管理部門專職人員的培訓(xùn)工作。讓之有充分的機(jī)會學(xué)習(xí)黨和政府部門制定的有關(guān)政策與規(guī)定、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)合同檔案管理工作的方式方法、充分掌握相關(guān)的法律法規(guī)，以此來提高城建合同檔案管理人員的工作水平。用知識與理論來充實自己、提高自己，開闊思維，適應(yīng)新世紀(jì)社會對合同檔案管理人員的高要求。在學(xué)習(xí)知識的同時，也應(yīng)該培養(yǎng)工作人員吃苦耐勞、樂于奉獻(xiàn)、嚴(yán)于律己、認(rèn)真工作、保守秘密的優(yōu)良品質(zhì)。

2.3、 加強(qiáng)對兼職人員的培訓(xùn)和績效考核

單位應(yīng)該定期對合同檔案兼職人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和教育，確保兼職人員具備合同檔案工作的專業(yè)技能，并且能夠?qū)⑦@些技能運(yùn)用到合同檔案工作中。兼職人員在接管合同檔案工作之前應(yīng)和之前的合同檔案工作人員做好交接。除此之外，還應(yīng)該建立健全責(zé)任制度和競爭機(jī)制，確保合同檔案管理部門充滿活力，可以通過建立考核績效制度來進(jìn)行，逐步提高合同檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造力。

2.4、為合同檔案管理工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)

財務(wù)部門應(yīng)將合同檔案部門所需經(jīng)費(fèi)列入到單位的財務(wù)計劃中，并將其落實到實處。其次，單位應(yīng)該抓住拆遷機(jī)會，通過合同檔案管理來加強(qiáng)硬件設(shè)施的配備，將合同檔案整理過程中的合同檔案庫房、閱檔室、辦公室分離開來，并且在城建合同檔案管理部門的城建合同檔案庫房配置防盜門窗、加濕器、去濕機(jī)等硬件設(shè)施，從這些方面來落實合同檔案的管理工作。

2.5、提高合同檔案管理工作的現(xiàn)代化水平

城建合同檔案管理也要與時俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代合同檔案管理理論與新技術(shù)的運(yùn)用，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，加大投入，對城建合同檔案實行動態(tài)化管理和維護(hù)，開發(fā)研制城建合同檔案管理軟件，建立數(shù)字合同檔案和多媒體合同檔案，并實行聯(lián)網(wǎng)，通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。

2.6、 加強(qiáng)對建筑工程業(yè)科技合同檔案的開發(fā)和利用工作

加強(qiáng)對建筑工程業(yè)科技合同檔案的開發(fā)和利用工作是建筑工程業(yè)合同檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，可以確保建筑工程業(yè)合同檔案發(fā)揮其重要作用?？梢酝ㄟ^配備專職合同檔案管理人員并為建筑工程業(yè)科技合同檔案提供必要的條件，就能不斷開發(fā)科技合同檔案的重要內(nèi)容，并且通過不斷的積累經(jīng)驗，更好進(jìn)行建筑工程科技合同檔案的開發(fā)和利用。

2.7、 加快合同檔案信息化建設(shè)步伐

信息技術(shù)的不斷發(fā)展為建筑工程業(yè)合同檔案的信息化建設(shè)提供了堅實的基礎(chǔ)。建筑工程合同檔案管理應(yīng)不斷引進(jìn)先進(jìn)的合同檔案信息資源，建立健全合同檔案的科學(xué)創(chuàng)新管理機(jī)制，并將計算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用到建筑工程業(yè)合同檔案管理工作中，用于合同檔案的整理、歸檔、檢索、信息的共享等，建立完善的建筑工程業(yè)數(shù)據(jù)庫。

三、合同管理

為了確保建筑工程的順利展開，目前在進(jìn)行項目管理過程中不斷加大合同管理力度，并將合同管理作為其他項目管理的核心環(huán)節(jié)[4]。天津市緊跟先進(jìn)的工程管理發(fā)展潮流，不斷創(chuàng)新完善合同管理，逐步實現(xiàn)科學(xué)化、現(xiàn)代化的工程管理。合同管理是一項具有復(fù)雜性、動態(tài)性的系統(tǒng)工程，因此在合同管理過程中不應(yīng)該進(jìn)行程序化管理，而應(yīng)該講究管理藝術(shù)，注重管理方式、溝通技巧，采用合適的方式方法來進(jìn)行合同管理。目前，已經(jīng)產(chǎn)生了先進(jìn)的合同管理軟件，在進(jìn)行合同管理時應(yīng)不斷推廣使用合同管理軟件，促進(jìn)工程管理的現(xiàn)代化水平。

合同管理貫穿建筑工程管理的全過程，在合同管理的收尾階段應(yīng)認(rèn)真收集、整理、分類、登記、保存、編號、裝訂和歸檔備案，確保合同管理的科學(xué)性和規(guī)范性。除此之外，還應(yīng)對合同的履行情況進(jìn)行認(rèn)真的分析評價，不斷總結(jié)教訓(xùn)、積累經(jīng)驗，為更好地進(jìn)行今后的工程管理奠定基礎(chǔ)，不斷提高合同管理的現(xiàn)代化、信息化水平。

結(jié)束語：文章中筆者結(jié)合多年的工作經(jīng)驗，對天津市建筑企業(yè)的工程管理的創(chuàng)新發(fā)展進(jìn)行了簡要的介紹，并對合同管理以及檔案管理進(jìn)行了分析介紹。如有不足之處，望大家批判指正！

參考文獻(xiàn)：

[1]李江,趙奕磊,石志超,王媛媛,荊楊軼.建筑工程管理中創(chuàng)新模式的應(yīng)用及發(fā)展分析[J].中國建材科技,2013,03:153-154.

[2]向大強(qiáng).談我國建筑業(yè)在市場全球化條件下的發(fā)展戰(zhàn)略[J].山西建筑,2005,01:123-124.

檔案管理中的合同管理范文第3篇

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)；建設(shè)合同；合同管理

中圖分類號：TU723.1 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、工程合同的作用

（一）工程合同是安排項目施工的指導(dǎo)性文件

項目負(fù)責(zé)班子要根據(jù)工程規(guī)模和難易程度來進(jìn)行施工組織、設(shè)計、計劃、報表、竣工結(jié)算等。而這些內(nèi)容則全部詳細(xì)的表明在合同中。在簽訂合同后，合同管理人員要對各級項目管理人員和各工作組負(fù)責(zé)人進(jìn)行合同交底，對合同的主要內(nèi)容做出解釋和說明，形成合同交底制度。

（二）工程合同是進(jìn)行索賠的依據(jù)

合同索賠主要包括以下內(nèi)容：一是由于業(yè)主違約引起，主要指業(yè)主未按《示范文本》規(guī)定完成應(yīng)該完成的工作，以及未能按時撥付預(yù)付款、工程款，拖延圖紙審批，拖延對承包方提出變更、索賠的答復(fù)等；二是由于工程項目本身變更引起，如工程量的變化、材料價格變化、現(xiàn)場簽證等；三是由施工條件和環(huán)境變化引起，如一周內(nèi)連續(xù)停水，停電超過8h，連續(xù)大雨不能進(jìn)行室外作業(yè)等。

（三）工程合同是控制工程成本和進(jìn)行竣工結(jié)算的依據(jù)

合同簽訂后，該工程的預(yù)算成本就可確定下來。組建項目班子時，根據(jù)預(yù)算成本按照市場法則確定責(zé)任成本，確定工程的人工費(fèi)、材料費(fèi)、機(jī)械臺班費(fèi)，及其它直接費(fèi)和間接費(fèi)等。項目經(jīng)理組織施工時，首先可將以上費(fèi)用分解到各分部、分項中去，其次可確定各崗位成本，一旦成本確定，就應(yīng)合理用工、用料、控制人工費(fèi)用、管理費(fèi)用等，為節(jié)約工程開支、辦理工程結(jié)算打下基礎(chǔ)。

（四） 工程合同為轉(zhuǎn)移風(fēng)險提供可能

《示范文本》中已有違約、索賠、爭議、保險、擔(dān)保等轉(zhuǎn)移風(fēng)險條款，如能將這些內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商并寫進(jìn)合同，那么就可將違約、變更以及自身在過程中發(fā)生的一些意外傷害向第三方轉(zhuǎn)移。

二、工程合同履行中的管理對工程造價的影響

工程合同履行主要指工程施工過程中的合同管理，該階段的合同管理對工程投資造價控制目標(biāo)的實現(xiàn)具有重要的意義。合同一旦訂立生效就產(chǎn)生法律效力，雙方必須嚴(yán)格執(zhí)行條款約定的權(quán)利和義務(wù)，加強(qiáng)合同管理，避免違約產(chǎn)生糾紛和索賠導(dǎo)致突破投資造價目標(biāo)。

（一）變更的管理問題

從大量的工程實踐和經(jīng)驗總結(jié)，合同履行中的造價控制主要應(yīng)嚴(yán)格控制施工中出現(xiàn)的有關(guān)變更，即應(yīng)盡可能的壓縮施工過程中的工程變更。這其中有兩方面的問題，一是業(yè)主在設(shè)計初期工作不到位，應(yīng)在設(shè)計階段解決的問題直到開工后才發(fā)現(xiàn)，使得設(shè)計發(fā)生變更，造價大幅調(diào)整。二是設(shè)計圖紙的質(zhì)量問題，設(shè)計圖紙粗糙、錯誤、前后矛盾等也是造成工程變更的直接原因。三是應(yīng)健全有關(guān)變更的審批制度，在施工過程中如必須變更時，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理變更手續(xù)，進(jìn)行工程量及造價增減分析，有效控制工程造價。

（二）履行中工程款支付的管理

合同支付管理也是一項非常敏感而難度較高的工作，付款不及時或未按規(guī)定數(shù)額付款，將可能導(dǎo)致承包人的索賠。如果多付、超付，則可能造成難以挽回的被動局面，還會引發(fā)其它很多問題。因此必須加強(qiáng)合同的支付管理，為此應(yīng)做好以下幾方面的工作：首先合同簽訂好后應(yīng)建立工程款支付計劃臺賬，并與工程的形象進(jìn)度計劃相結(jié)合；其次應(yīng)按照合同支付計劃確保資金落實到位；第三應(yīng)按合同的規(guī)定支付工程備料款和形象工程進(jìn)度款以及屆時扣減備料款等。

三、加強(qiáng)工程合同管理的措施

（一）增強(qiáng)管理人員的檔案意識

做好工程合同的管理工作，意識是關(guān)鍵。首先要爭取項目經(jīng)理部對合同管理工作的支持，把合同管理工作像抓進(jìn)度、質(zhì)量與成本控制那樣抓緊、抓好、抓牢。其次要增強(qiáng)合同管理人員的檔案意識，使他們知道自己承擔(dān)著歸檔的法律義務(wù)，以及依法利用合同檔案的權(quán)利。

（二） 建立完善的管理制度

企業(yè)必須建立一套完善的合同管理制度，才能保證合同管理工作順利進(jìn)行。從項目的立項階段開始，工程建設(shè)就應(yīng)該把竣工驗收的檔案管理工作與五大目標(biāo)等同視之，設(shè)置相關(guān)的機(jī)構(gòu)部門與管理人員，并構(gòu)建一個完整的管理體系，專門負(fù)責(zé)工程項目竣工驗收階段的資料收集、整理和檔案管理工作。

（三） 加強(qiáng)合同信息化建設(shè)

伴隨現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和新型載體的應(yīng)用越來越廣泛，這這種趨勢下，傳統(tǒng)的檔案管理模式必將被淘汰，信息化的檔案管理模式也就呼之欲出了。因此，我們需要借助信息技術(shù)建立合同管理系統(tǒng)，如合同檔案庫、合同分析系統(tǒng)等。

（四） 加強(qiáng)專業(yè)知識的培訓(xùn)

要想要做好工程合同的管理工作，對檔案管理人員素質(zhì)、能力的培養(yǎng)不可或缺。因此，在工程合同管理工作中，管理人員既要懂得檔案管理的專業(yè)知識，全面了解合同的內(nèi)容、特點(diǎn)、規(guī)律和方法，又要學(xué)習(xí)了解相關(guān)的管理法規(guī)，增強(qiáng)對工作崗位的責(zé)任心和使命感。

（五） 嚴(yán)格控制竣工驗收關(guān)

一般而言，工程在竣工驗收前，都會對工程合同進(jìn)行專項驗收，一旦出現(xiàn)合同驗收不合格的情況，是不可以進(jìn)行竣工驗收的。所以在工程竣工驗收過程中，工程合同的各級管理部門與相關(guān)工作人員一定要嚴(yán)格控制竣工驗收關(guān)，要仔細(xì)審查各類工程合同資料，保證竣工檔案的真實性與可靠性，盡可能地將工程合同應(yīng)有的作用發(fā)揮出來。

檔案管理中的合同管理范文第4篇

【關(guān)鍵字】企業(yè)合同；檔案管理

前言

在當(dāng)今這個社會，很多的財富都是由合同構(gòu)成的，現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營離不開合同，合同不僅是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動的重要文件，也是很多糾紛的根源。正因如此檔案合同的管理就顯得尤為重要。在合同檔案應(yīng)用越來越廣泛的情況下，如何加強(qiáng)合同檔案的管理是一個值得思考的問題，文章從以下幾個方面進(jìn)行分析了合同檔案的各項問題。

1、合同檔案的收集工作

合同要經(jīng)過起草、審核、審批簽署、責(zé)任方簽署才能簽訂完成，而合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規(guī)律性，因而這一過程中的長時間流轉(zhuǎn)會給檔案部門的收集工作帶來一定的困難。為了更好的收集合同檔案，提高檔案管理質(zhì)量，第一，正式合同文本簽字儀式雙發(fā)都應(yīng)到場，根據(jù)合同法以雙方簽訂方蓋章來確定合同成立，在蓋章的時候?qū)贤M(jìn)行編號登記使其成為合同檔案的憑據(jù)，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后就即時收集歸檔。合同檔案的管理人員還應(yīng)用系統(tǒng)、發(fā)展的眼光看待收集到的合同檔案材料，保證相關(guān)的文件如催告函件等也應(yīng)該及時收集和歸檔，避免合同檔案的遺漏及時效的損失。第二，檔案管理人員要通過對合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析，在合同審批的過程中應(yīng)該填寫合同審批單，審批單應(yīng)由經(jīng)辦部門填寫，記載合同內(nèi)容、責(zé)任者、金額、經(jīng)辦部門等相關(guān)信息，并實行一式三聯(lián)的統(tǒng)一格式，附合同文本一并辦理審批流轉(zhuǎn)，另外檔案部門在提供合同檔案利用的時候一般不應(yīng)提供合同文本的原件，而是提供復(fù)印件。對合同檔案的查閱應(yīng)該建立起管理制度，加強(qiáng)合同檔案的保密性。只有按上述規(guī)范操作才能真實反映每一份合同形成的全過程信息，進(jìn)而從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。

2、合同檔案的分類、電子歸檔和歸檔范圍

說到合同檔案的分類自然離不開合同的分類，參照制訂企業(yè)合同檔案的歸檔范圍，一般可按照合同文件類型可按合同文件類型進(jìn)行分類，分為合同準(zhǔn)備前期文件、合同簽訂文件、合同執(zhí)行文件。筆者所在的企業(yè)，合同管理檔案作為一大類，是一級類目，合同種類作為二級類目，合同文件類型作為三級類目?！秶抑卮蠼ㄔO(shè)項目要求與檔案整理規(guī)范》和《核電文件檔案管理要求》對合同文件的歸檔范圍在規(guī)范性附錄中均有規(guī)定，可以參照制訂企業(yè)合同檔案的歸檔范圍。

然而隨著檔案信息數(shù)字化處理技術(shù)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，合同檔案工作從初期的手工操作、查詢、保管到目前的電腦查詢、信息下載、智能監(jiān)控保管，把人們從繁重單調(diào)的勞作中解放出來；同時也讓所保存的檔案原件得到了更好的保護(hù)。在檔案的查詢利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。當(dāng)前很多檔案館都在努力推行數(shù)字化管理，一方面對館藏檔案進(jìn)行掃描，建立信息管理系統(tǒng)；另一方面，對新進(jìn)館檔案實行電子報送，直接將電子檔案信息錄入已建立的信息管理系統(tǒng)。從實現(xiàn)合同檔案管理數(shù)字化、建立數(shù)字合同檔案館的長遠(yuǎn)目標(biāo)來看，實行電子歸檔是其中最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。筆者所在的企業(yè)根據(jù)規(guī)定合同檔案的歸檔范圍為：合同準(zhǔn)備前期文件包括前期準(zhǔn)備綜合性文，立項與相關(guān)文件，資格預(yù)審，詢價、報價，招標(biāo)、投標(biāo)、評標(biāo)文件、合同推薦及支持文件、談判及相關(guān)文件（含會議紀(jì)要、來往函件、談判中的臨時協(xié)議）等。合同簽訂文件包括合同簽字文本及附件、補(bǔ)充協(xié)議書、保函與其它。

3、明確歸檔責(zé)任部門，制訂合同檔案整理辦法

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中規(guī)定“企業(yè)各職能或承辦部門及項目負(fù)責(zé)人應(yīng)對本部門或項目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)；企業(yè)各職能或承辦部門及項目文件形成者應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)；專兼職檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，并對歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)?！睋?jù)此，我們可以肯定合同檔案歸檔責(zé)任部門應(yīng)為合同管理部門，并指定專兼職檔案人員。檔案部門主動與合同部門溝通交流，確定歸檔的范圍，制定合同檔案整理模板，最后由合同部門制訂《合同組卷辦法》，檔案部門審查，由合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同歸檔文件的收集和整理，并向檔案部門定期移交。并規(guī)定合同準(zhǔn)備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1季度內(nèi)向檔案部門移交，合同執(zhí)行文件在合同執(zhí)行完畢后1季度內(nèi)向檔案部門移交。這推進(jìn)了合同檔案整理的規(guī)范性和可操作性。

4、檔案部門跟蹤考核，以推動合同檔案歸檔工作

在很多人的認(rèn)識里，文件整理歸檔是檔案部門的事，職能部門歸檔意識不強(qiáng)，要做好此項工作，必須要得到公司領(lǐng)導(dǎo)的支持，將職能部門歸檔納入部門績效考核中，與部門獎金系數(shù)掛鉤。筆者所在的企業(yè)就將文件是否及時歸檔、歸檔文件是否為原件納入到對各部門的績效考核中。檔案部門每年年初年度公司文件歸檔計劃，每月跟蹤考核，并在7月對歸檔情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，形成報告由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，通報公司各部門。且每年年初檔案部門會向合同部門搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對照清單核查是否已歸檔，統(tǒng)計未歸檔合同清單，發(fā)與合同部門，督促其在指定期限完成，否則將納入部門績效考核。此舉大大推動了合同檔案歸檔工作的主動性和及時性，并確保歸檔文件的原始性。

5、合同檔案工作遇到的問題和思考

合同檔案工作雖然滿足了企業(yè)一部分的需要，但在合同檔案工作中，發(fā)現(xiàn)仍存在一些問題。

1.檔案人員催促合同經(jīng)辦人及時移交檔案，合同經(jīng)辦人抱怨工作太多，沒有時間整理，或整理質(zhì)量較差。針對這個問題，筆者建議可以考慮采用合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同歸檔有關(guān)文件的收集和初步整理，合同部門設(shè)立專職檔案人員負(fù)責(zé)合同檔案的規(guī)范性整理，如制作案卷封面、目錄、備考表、頁號打印、裝訂等，并負(fù)責(zé)向檔案部門移交。專職檔案人員參與重大合同的招投標(biāo)和談判過程，便于掌握合同相關(guān)有關(guān)情況，利于理解合同檔案的系統(tǒng)性。專職檔案人員保持相對穩(wěn)定，檔案部門對其進(jìn)行定期的指導(dǎo)和培訓(xùn)。

2.檔案人員無法及時掌握合同簽訂情況，不能及時跟蹤。雖然制定了合同準(zhǔn)備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1個月內(nèi)向檔案部門移交，合同執(zhí)行文件在合同執(zhí)行完畢后1個月內(nèi)向檔案部門移交規(guī)定。但因為檔案部門不能掌握合同是否簽訂，何時簽訂等信息，無法做到及時跟蹤。經(jīng)常有非合同部門人員到檔案部門借閱合同，發(fā)現(xiàn)合同沒有移交的情況。針對這個問題，可以考慮在信息系統(tǒng)合同管理模塊中加入檔案人員節(jié)點(diǎn)，合同管理模塊與文檔管理之間建立關(guān)聯(lián)，檔案人員可以通過合同管理模塊掌握合同簽訂情況，同時合同模塊也可以調(diào)閱與該合同相關(guān)的文檔，及時掌握合同執(zhí)行情況。

6、加強(qiáng)合同檔案部門的管理工作

合同檔案還沒有作為一個單獨(dú)的管理門類，而是依據(jù)合同的的性質(zhì)、類別等分別納入不同檔案管理門類，不少單位經(jīng)常指定同部門或財務(wù)部門負(fù)責(zé)管理本單位合同檔案。如今企業(yè)的合同數(shù)目增多，使用的頻率也提高，同時伴隨合同信息資源的深層次開發(fā)，傳統(tǒng)的合同檔案管理工作與如今的形勢存在了矛盾，我們要推行“重合同，守信用”企業(yè)認(rèn)證工作，建立專業(yè)化的合同檔案管理部門，并不斷提高管理能力。

6.1檔案部門要加強(qiáng)其有關(guān)業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系

檔案部門要發(fā)揮主觀性配合業(yè)務(wù)部門定期檢查合同的辦理情況，加大法律宣傳提高業(yè)務(wù)部門的檔案意識，同時應(yīng)該明確合同檔案的具體內(nèi)容，了解合同的履行情況，并根據(jù)不斷變化的情況進(jìn)行修訂和補(bǔ)充，清理遺漏的合同材料，對有期限規(guī)定的合同的辦理情況進(jìn)行通報和督促。

6.2檔案管理部門要實行合同安全統(tǒng)一管理

為了避免檔案的缺散流失，這就要求檔案管理部門對合同檔案文本進(jìn)行集中管理。統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作。

6.3開展檔案部門跟蹤考核管理

在每年初檔案部門首先要搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對照清單統(tǒng)計未歸檔合同清單，同時發(fā)與合同部門督促其在指定期限完成歸檔。接著年度公司文件歸檔計劃，進(jìn)行每月的跟蹤考核。在年中再次統(tǒng)計分析這半年的歸檔情況，形成報告由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，通報公司各部門。

6.4明確歸檔責(zé)任部門，制訂合同檔案整理辦法

根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的規(guī)定，合同檔案管理部門應(yīng)該配備專職人員進(jìn)行負(fù)責(zé)管理，管理部門和人員應(yīng)該對歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)。合同部門制訂《合同組卷辦法》，檔案部門審查，合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)收集和整理合同歸檔文件，完畢后一季度月內(nèi)移交檔案部門。同時將職能部門歸檔納入部門績效考核中，與部門獎金系數(shù)掛鉤。

檔案管理中的合同管理范文第5篇

【關(guān)鍵詞】建設(shè)項目；檔案；重要性

建設(shè)項目檔案是指在建設(shè)項目及其管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是建設(shè)項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源。

項目檔案管理工作是一項以項目管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性工作，有獨(dú)立的工作對象，特定的工作內(nèi)容和專門的工作方法。下面就如何加強(qiáng)項目檔案管理工作做簡要論述：

一、工程建設(shè)項目檔案要執(zhí)行“四納入”管理

項目檔案管理工作要執(zhí)行四納入制度，既納入項目法人制、合同管理制、工程監(jiān)理制及項目管理程序。

（一）檔案工作納入項目法人制，是工程建設(shè)項目檔案依法管理的重要措施。將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和崗位責(zé)任制，是檔案工作貫穿項目建設(shè)全過程的重要保證。體現(xiàn)為以項目建設(shè)單位為管理核心，以納入合同為管理依據(jù)，以監(jiān)理控制為手段，在各參建單位全方位的參與下，對檔案實施事前介入、事中控制、事后把關(guān)的管理模式，確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

（二）納入合同管理制，充分發(fā)揮合同的法律作用。合同是約束參建各方的法律依據(jù)，將檔案管理納入合同管理是市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下規(guī)范項目檔案管理的行之有效的做法。建設(shè)項目法人單位，應(yīng)按《合同法》及其他法規(guī)文件的規(guī)定，在簽訂設(shè)計、施工、監(jiān)理合同中，分別設(shè)立有關(guān)檔案的專門條款，明確提交竣工檔案的時間、內(nèi)容、套數(shù)、質(zhì)量要求等，以保證項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

（三）納入工程監(jiān)理制，充分發(fā)揮監(jiān)理的控制手段作用。監(jiān)理在項目建設(shè)中的地位日顯重要，監(jiān)理單位除肩負(fù)對項目投資、進(jìn)度、質(zhì)量進(jìn)行控制職責(zé)外，還需配合建設(shè)單位制定竣工文件歸檔、整理、編目辦法，對工程建設(shè)中產(chǎn)生的竣工文件，尤其是竣工圖進(jìn)行審查把關(guān)。

（四）納入項目管理程序，實施同步管理。將檔案工作納入立項、設(shè)計、施工、監(jiān)理、驗收等各環(huán)節(jié)程序，是工程建設(shè)項目檔案同步管理的基本要求，主要措施體現(xiàn)在檔案工作的“三同步”“三參加”：

“三同步”：下達(dá)工程計劃任務(wù)與提出歸檔要求要同步；檢查進(jìn)度與項目文件形成要同步；工程驗收與檔案驗收要同步。“三參加”：檔案人員要參加與工程管理相關(guān)會議及質(zhì)量檢查，參加重要設(shè)備、儀器開箱；參加項目建設(shè)竣工驗收。

二、工程建設(shè)項目檔案工作基本要求

（一） 熟知基建項目檔案工作的有關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)是我們建立健全管理體制，制定管理制度、工作標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)，也是規(guī)范管理，確保項目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的依據(jù)。組織培訓(xùn)，學(xué)習(xí)有關(guān)基建檔案管理的法規(guī)、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，可以正確指導(dǎo)和規(guī)范檔案工作。

（二）建立健全工程建設(shè)項目檔案工作的規(guī)章制度。建立工程項目檔案工作的規(guī)章制度，是工程建設(shè)檔案工作的重要內(nèi)容，是協(xié)調(diào)檔案工作與其他工作的依據(jù)，是依法做好檔案工作和規(guī)范檔案管理的重要保障，是保證檔案工作與建設(shè)項目同步進(jìn)行的重要措施。主要制度及規(guī)范有：技術(shù)（圖紙）檔案管理制度、崗位責(zé)任制、檔案移交辦法以及檔案利用借閱制度、歸檔范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)、保管期限、竣工文件編制要求等。

（三）采取措施，加強(qiáng)前端和過程控制。工程建設(shè)項目檔案是隨著項目的建設(shè)逐漸形成的，從工程伊始就應(yīng)采取措施，并在過程中加強(qiáng)控制，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，這是確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的關(guān)鍵。檔案部門應(yīng)參與開工交底；參與階段檢查、交工驗收等節(jié)點(diǎn)的控制。這是保證檔案工作與項目建設(shè)同步的重要措施。

（四）嚴(yán)把驗收關(guān)，認(rèn)真做好檔案的預(yù)驗收工作，這是保證檔案質(zhì)量的重要步驟。工程建設(shè)項目檔案按工程規(guī)模大小可分為預(yù)驗收和復(fù)驗兩個階段，應(yīng)在項目竣工驗收3個月前完成。

預(yù)驗收一般由建設(shè)單位上級主管單位組織，各參建單位參加，預(yù)驗收抽查檔案的數(shù)量應(yīng)不少于100卷，抽點(diǎn)為項目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等，為檔案正式驗收打好基礎(chǔ)。

三、工程建設(shè)項目檔案管理職責(zé)與要求

（一）建設(shè)單位是項目建設(shè)的法人主體，對各參建單位負(fù)有組織、協(xié)調(diào)、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。并應(yīng)將檔案工作納入項目計劃和崗位責(zé)任制，建立有效考核措施，實施制度保障和組織保障。

（二）設(shè)計單位負(fù)責(zé)收集、積累項目勘測、設(shè)計階段形成的文件材料。并按項目專業(yè)對文件進(jìn)行整理，向建設(shè)單位移交歸檔；按合同或協(xié)議規(guī)定，編制與建設(shè)項目實際情況相符的竣工圖和竣工文件，按照合同或協(xié)議規(guī)定，向建設(shè)單位移交系統(tǒng)、完整的應(yīng)歸檔文件。

（三）施工單位負(fù)責(zé)收集、整理各自承建標(biāo)段在施工（調(diào)試）中形成的各種竣工文件。收集、整理并確認(rèn)編制竣工圖的變更依據(jù)的有效性，并對設(shè)計單位完成的竣工圖進(jìn)行審核簽字確認(rèn)責(zé)任，并按合同或協(xié)議規(guī)定，向建設(shè)單位歸檔施工建設(shè)中形成的應(yīng)歸檔文件。