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檔案信息管理辦法范文第1篇

[關鍵詞]科技檔案 管理 創(chuàng)新

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）24-0344-01

傳統(tǒng)的科技檔案管理辦法僅局限于實體檔案的收集、整理、保管和查閱，隨著計算機技術的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡技術的不斷普及，傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)無法適應信息時代對資料的迫切需求?？萍紮n案的類別、內(nèi)容、載體、信息不斷增加，使科技檔案信息化管理工作的重要性、必要性和緊迫性都提高，必須加強科技檔案管理的創(chuàng)新工作，利用現(xiàn)代化計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)信息自動管理，嘗試科學的方法與傳統(tǒng)管理辦法相結合，綜合管理科技檔案信息。

1 如何做好科技檔案創(chuàng)新管理

新形勢下企業(yè)科技檔案管理部門面對新的考驗和新任務，必須改變原有的科技檔案管理觀念、管理模式、組織機構、管理方法、服務方式等，勇于創(chuàng)新勇于實踐，才能從根本上做好科技檔案管理工作。

1.1 改變思想觀念，解決科技檔案信息化基礎設施建設

企業(yè)領導要對檔案信息化建設工作提高認識度，高度重視、支持和加強科技檔案管理工作，將其納入企業(yè)檔案信息化建設總體規(guī)劃，納入企業(yè)有關職能部門的崗位職責和員工績效考核范圍。檔案部門要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，對科技檔案信息化建設要做到有組織、有計劃、有安排。企業(yè)要將科技檔案信息化建設經(jīng)費列入年度財務預算，充分考慮科技檔案保管數(shù)量的增加和檔案載體形態(tài)、技術手段的變化等因素，增加經(jīng)費投入，配置先進的配套設施、檔案管理軟件、網(wǎng)絡安全設備等，解決好科技檔案信息化基礎設施建設等關鍵性問題。

1.2 創(chuàng)新組織機構，實現(xiàn)科技檔案管理向技術型轉(zhuǎn)變

在檔案機構建設方面需要企業(yè)設置專門的綜合檔案室，配備配齊專職檔案工作人員，建立健全檔案工作規(guī)章制度，要將科技檔案管理作為一項重要內(nèi)容抓好。在檔案人員隊伍建設上，要大力引進檔案、計算機應用等相關專業(yè)管理人才；要加強檔案人員的培訓教育，開展提升計算機應用能力培訓，使檔案人員熟練掌握計算機基本知識、網(wǎng)絡知識和操作技術，不斷提高檔案人員的知識水平和業(yè)務素質(zhì)，實現(xiàn)科技檔案管理手段由手工型向技術型轉(zhuǎn)變。

1.3 創(chuàng)新管理模式，實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡化信息管理

在管理體制上，企業(yè)科技檔案工作要實行“統(tǒng)一領導、分級管理”的體制，避免科技檔案由部門或個人分散保存，確保科技檔案完整、準確和齊全。在管理機制上，要實行總經(jīng)理負責、總工程師分管、檔案部門和技術部門齊抓共管的機制，真正抓好落實。在管理方式上，要做好科技檔案規(guī)范化、標準化、科學化管理，大力加強科技檔案信息化建設，應用現(xiàn)代化計算機網(wǎng)絡信息技術，對科技檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務，使科技檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案實體保管，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的檔案實體的數(shù)字化、網(wǎng)絡化信息管理。

1.4 創(chuàng)新管理辦法，建立科技信息管理和提取中心

建立科技檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化信息管理中心。首先要正確選用企業(yè)檔案管理軟件，其體系結構、系統(tǒng)功能、適用網(wǎng)絡結構、后臺數(shù)據(jù)庫、與辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口、以及科技檔案管理模塊等要符合檔案信息化建設的要求。其次要做好科技檔案案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫的錄入、查詢和維護工作，通過查找目錄、原文傳輸及掃描等方式，實現(xiàn)科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，逐步建成母子（分）公司等兩級科技檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化信息管理平臺，形成電子文件、電子檔案管理和利用中心。

1.5 創(chuàng)新服務方式，提供主動的現(xiàn)代化的服務

通過局域網(wǎng)和因特網(wǎng)為本單位各部門提供科技檔案查詢服務，開展科技檔案在線服務，可以跨越時空，突破地域限制，實現(xiàn)科技檔案信息資源高度共享，充分保證科技檔案的安全性和保密性，有效預防和杜絕網(wǎng)上泄密、侵權或違法行為，更好地保護和利用科技檔案， 促進溝通交流，提高工作效率，提升企業(yè)形象，為企業(yè)發(fā)展提供高效服務。利用主動的、現(xiàn)代化的服務方式逐步取代被動的、手工式的檔案查閱利用方式。

2 企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新的意義

2.1 科技檔案管理創(chuàng)新有助于實現(xiàn)企業(yè)利益最大化

科技社會的飛快發(fā)展促使企業(yè)的體質(zhì)、機制和信息管理的方式都朝著信息化、集成化、電子化、智能化等趨勢發(fā)展。企業(yè)依托資源優(yōu)化發(fā)展，走可持續(xù)發(fā)展的道路，創(chuàng)新的科技檔案管理方法可以幫助企業(yè)在競爭激烈的市場環(huán)境中掌握先機，實現(xiàn)利益最大化。

2.2 科技檔案管理創(chuàng)新便于信息查閱和提取

科技檔案管理就是為企業(yè)開發(fā)和運行提供信息資料服務，通過創(chuàng)新的服務體制和服務觀念，強化市場經(jīng)濟意識，勇于開拓新思路、新方法，擴展全面領域的服務，結合信息化計算機技術，提高檔案管理效率，便于用戶及時迅速的查閱信息。

2.3 科技檔案管理創(chuàng)新可以為用戶提供準確信息

通過創(chuàng)新工作思路和工作方式，應用全新理念實現(xiàn)科技檔案信息全方位多層次的高效管理，減少繁瑣的程序，為企業(yè)開發(fā)和運行提供準確信息。

2.4 科技檔案管理創(chuàng)新實現(xiàn)信息科學管理和保存

創(chuàng)新管理手段，改變原有的分類保存檢索方式，實現(xiàn)科學分類和信息檢索，更好的完成資源分類、保存和保密工作。

3 結論

創(chuàng)新企業(yè)科技檔案管理辦法，有助于切實整理好科技檔案，方便用戶使用，有利于挖掘企業(yè)生產(chǎn)潛力，增強企業(yè)的科技創(chuàng)新能力，提高企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平，具有重要的現(xiàn)實指導意義和長遠發(fā)展意義。

參考文獻

[1] 宋慧英.淺談科技檔案管理創(chuàng)新.[J]機電兵船檔案.2008.3.

檔案信息管理辦法范文第2篇

關鍵詞：企業(yè); 文件; 檔案; 管理; 創(chuàng)新? 黨的十五屆四中全會、五中全會及十六大都提出，要加快國民經(jīng)濟和社會的信息化建設，以信息化帶動工業(yè)化，促進社會生產(chǎn)力實現(xiàn)跨越式發(fā)展的戰(zhàn)略方針。2002年，中央發(fā)出大力加強企業(yè)管理信息化建設的要求，并提出具體工作目標，旨在推動企業(yè)管理信息化建設的健康發(fā)展，提高企業(yè)管理水平和市場競爭力。在企業(yè)大力實施信息化建設的大背景下，文件與檔案管理實踐迎來了巨大的創(chuàng)新機遇和空間。?

1工作平臺創(chuàng)新

信息化時代，企業(yè)為提高自身在國際上的競爭力，根據(jù)企業(yè)的職能，加快信息化建設步伐。在建或已投入運行的、承擔企業(yè)職能和業(yè)務活動的各種信息管理系統(tǒng)，體現(xiàn)了企業(yè)信息化建設的成果。建立信息系統(tǒng)的目的是將傳統(tǒng)業(yè)務工作流程優(yōu)化后，借助于軟件編程和數(shù)據(jù)庫管理技術，重塑計算機工作流程來支持、執(zhí)行和管理機構各項職能的業(yè)務活動。這些信息系統(tǒng)正是企業(yè)電子文件的來源中心。

以辦公自動化系統(tǒng)為例，它在行政辦公領域創(chuàng)建起數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生登錄、流轉(zhuǎn)處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺。它具有涉及信息量大；參與應用崗位人員眾多；處理流程繁瑣多變；數(shù)據(jù)庫功能強大；信息傳遞迅速，易于交流；信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點。同時，辦公自動化系統(tǒng)為企業(yè)員工提供了現(xiàn)代文明辦公和規(guī)范管理的工作平臺：

a) 快捷通信。通過電子郵件系統(tǒng)，建立機構內(nèi)部通信，信息交流快捷流暢，并與Internet 郵件互通。

b) 協(xié)同辦公。將機構傳統(tǒng)的垂直化領導模式轉(zhuǎn)化為基于項目或任務的、可操作的“扁平式”管理，提高機構各級領導或部門協(xié)同工作的效率。

c) 公文流轉(zhuǎn)。機構內(nèi)、外部的收發(fā)文、呈批件、簽報、文件管理、檔案管理、合同管理、事務通知等，均采用電子起草、傳閱、審核、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，實現(xiàn)無紙化辦公。

d) 信息服務。系統(tǒng)地利用機構積累的信息資源，為機構提供改進創(chuàng)新能力和快速響應能力的手段，以提高生產(chǎn)效率。

更重要的是，信息系統(tǒng)的建立為機構業(yè)務活動提供了信息流向規(guī)范、控制集中、表單定制多樣、信息利用方式靈活的工作平臺，使文件與檔案管理實踐躍上一個新的臺階。?

2流程創(chuàng)新?

2.1文檔一體化流程概述

在紙質(zhì)文件時代，由于受工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的限制，文件與檔案管理更多地關注具體的業(yè)務活動，管理活動就如一個一個的串行節(jié)點，前行工序直接制約著后面的工序。傳統(tǒng)工作模式形成的串行工作流程，是影響工作效率的重要因素。而信息化時代，創(chuàng)建文檔一體化流程成為全新的理念，“它是對分工后的工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的一體化集成”?［1］的過程，“它不是把因分工而形成的工作碎塊拼裝起來，而是根據(jù)總體目標經(jīng)過技術和業(yè)務的互聯(lián)提供無縫的互操作平臺”［1］。

文檔一體化流程正是依托信息管理系統(tǒng)，對文件與檔案管理工作流程重組、再造的過程。在信息管理系統(tǒng)中，業(yè)務流程和信息流程是不可分割的，文件是機構運轉(zhuǎn)中最重要的信息流，同時也反映出該機構的業(yè)務流程。這就意味著在形成業(yè)務流程的同時，也形成了文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸宿的文檔一體化流程；意味著信息系統(tǒng)在滿足業(yè)務活動管理的要求的同時，必然也滿足了文件與檔案管理的要求。因此，建立信息管理系統(tǒng)的過程，是將這兩個流程有機地融合在一起的過程，即在文件流程中體現(xiàn)業(yè)務流程的要求，或把業(yè)務流程要求嵌入文件流程，以實現(xiàn)以下目標：

a) 減少流程的中間環(huán)節(jié)；

b) 建立并行、平行工作流程；

c) 建立跳轉(zhuǎn)、分流工作流程；

d) 建立循環(huán)工作流程；

e) 建立交叉、條件等工作流程。

在信息系統(tǒng)中建立以上新的工作流程后，我們可將工作環(huán)節(jié)視為流程中的一個節(jié)點，對任一工作任務項，可以任一節(jié)點為起點，以輻射、閉環(huán)、分支等形式，同時發(fā)送給多個對象進行處理。流程重組的目的是提高流程中任務處理的并行程度與合作程度，從而提高業(yè)務工作效率，實現(xiàn)協(xié)同辦公的目標，改善文件工作質(zhì)量。

筆者所在的企業(yè)，在辦公自動化系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、電力工程技術報告管理等系統(tǒng)，成功地將行政辦公、合同管理、電力工程領域的業(yè)務流程和文檔一體化工作流程同時嵌入信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了業(yè)務工作流的文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸檔全過程管理，以及檔案后續(xù)管理的目標。另外，企業(yè)的其他主營業(yè)務流，在建立信息系統(tǒng)過程中，紛紛到檔案部門咨詢信息數(shù)據(jù)管理方面的要求，并采納檔案部門的建議和意見，在系統(tǒng)設計階段，即將有關文件檔案管理、電子文件管理的要求納入系統(tǒng)流程之中。?

2.2文檔一體化流程的創(chuàng)新點

信息系統(tǒng)中文檔一體化流程的創(chuàng)建過程，是一個將系統(tǒng)、協(xié)調(diào)和前端控制的思想貫穿于設計、運行的過程，這本身就充滿著創(chuàng)新的內(nèi)涵，在流程創(chuàng)建過程中，主要通過以下內(nèi)容體現(xiàn)創(chuàng)新點。?

2.2.1文件管理階段

a) 面向普通用戶、業(yè)務管理人員、系統(tǒng)管理人員，提供多層面的、不同任務項的工作流程及操作平臺。

b) 形成文件質(zhì)量監(jiān)督、保證體系。通過痕跡保留、收文單、發(fā)文單、元數(shù)據(jù)信息監(jiān)控等形式，保證文件質(zhì)量。在請示與批復、收文與轉(zhuǎn)發(fā)文之間，處理同一項目或任務時產(chǎn)生的系列文件之間，建立文件關聯(lián)關系。

c) 形成文件流轉(zhuǎn)監(jiān)控機制。通過對文件督辦、催辦的監(jiān)控，對文件的辦理狀態(tài)進行跟蹤和監(jiān)控，對未填寫辦理意見等辦理信息的文件，不流轉(zhuǎn)至下個節(jié)點。

d) 形成文件歸檔機制。在信息系統(tǒng)中處理的任一項目或任務，是以文檔的形式出現(xiàn)的，歸檔均作為這些文檔的最終處理環(huán)節(jié)。

2.2.2檔案管理階段

a) 建立現(xiàn)代信息服務理念。面向普通用戶，提供方便的檔案信息利用平臺，工作流程中更多體現(xiàn)的是簡約、方便、直觀，提供能直接滿足用戶需求的信息，而不在信息中帶有過多的檔案管理特性。

b) 建立現(xiàn)代信息整理理念。面向文件檔案管理人員，提供檔案信息整理工作平臺，工作流程中體現(xiàn)的重點是要符合檔案的規(guī)范管理要求。按檔案管理要求和方式，對歸檔的信息數(shù)據(jù)進行整理，并且能及時切換視窗，使工作人員掌握和了解給用戶提供的信息是否直觀、齊全、準確的要求。

c) 建立檔案信息安全機制。對信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機制，并建立權限設置的流程。該流程包含兩層含義：一是行政管理流程，一是權限分層工作流程。對信息保管安全，要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗機制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管安全。

流程的創(chuàng)新，使工作平臺提供的文件與檔案工作之間實現(xiàn)無縫鏈接成為現(xiàn)實，它不僅改變了文件與檔案工作的質(zhì)量和內(nèi)容，對文件與檔案工作者的管理實踐觀念和思路也形成巨大的沖擊。

3管理創(chuàng)新

信息化時代，計算機設備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災害等各種因素，都會造成計算機系統(tǒng)的破壞，導致存儲數(shù)據(jù)被破壞或完全丟失。因此，在信息時代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內(nèi)容。信息安全管理主要通過對信息本身與信息工作人員實施管理兩個方面來理解。?

3.1信息管理

通過采用設置防火墻等技術手段，在計算機硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，保證系統(tǒng)運行安全；同時，還要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運轉(zhuǎn)流暢、安全可靠。

流程管理是對整個系統(tǒng)運行狀態(tài)的監(jiān)控和對系統(tǒng)的每一項目或任務的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)控。通常系統(tǒng)管理員負責流程的監(jiān)控管理，這是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行的重要環(huán)節(jié)，也是確保系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的真實原始性、齊全完整性的重要保證，因此，文件、檔案管理人員有責任和義務關注流程管理的科學性、準確性。

在信息時代，文件信息管理除文件內(nèi)容之外，更多的是梳理、提煉出機構文件處理流程，將文件處理過程的具體工作環(huán)節(jié)、內(nèi)容，納入工作流程，并對產(chǎn)生的文件信息實施統(tǒng)一管理。例如：在機構發(fā)文流程中，預先設置相對固定的發(fā)文格式，但隨著機構管理的變化，文件格式也要不斷調(diào)整，并且有增加、刪節(jié)等變更的需求，具有動態(tài)變化特性，那么這種變化的文件信息需要納入管理范圍。概括地說：文件信息管理，是確保文件內(nèi)容從產(chǎn)生到脫離流程的全過程管理，是針對發(fā)文的痕跡保留、文號等信息的管理；對收文督辦、監(jiān)控等行為的管理。

3.2信息工作人員管理

信息時代，文件與檔案工作人員接觸到的信息更加頻繁和密集，其中包括企業(yè)的核心數(shù)據(jù)信息。因此，加強對信息工作人員的管理，“建設一支高度自覺、遵紀守法的檔案人員、技術人員隊伍”［2］，是非?，F(xiàn)實和必要的。具體做法主要有：

a) 建立并提供管理政策，明確職責，各盡其責；

b) 策劃并提供應急措施、保護方案，定期進行信息安全檢查，提高人員對安全事故的應急反應；

c) 經(jīng)常對相關人員進行安全教育和宣傳；

d) 經(jīng)常開展業(yè)務培訓，提高人員綜合素質(zhì)，盡量避免誤操作等安全隱患；

e) 建立嚴格的權限管理機制；

f) 規(guī)范信息數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移、加工程序，提出數(shù)據(jù)校驗模型，加強人員的管理。

對管理職責的劃分，應從多方面考慮：

a) 面向普通用戶，提供文件起草、辦理、流轉(zhuǎn)、查詢的通道。

b) 面向文件管理人員，提供文件督辦、催辦手段。

c) 面向檔案管理人員，提供文件歸檔及其考核、電子文件整理和保管、信息服務手段。

d) 面向系統(tǒng)管理人員，建立流程跟蹤、流程監(jiān)控、流程日志機制，提供操作平臺；提供機構、人員、權限、流程節(jié)點、流向及變更的設置手段。

4制度創(chuàng)新

如何保證信息系統(tǒng)在應用過程中，能適應不同階段、不同性質(zhì)用戶的需求，以發(fā)揮其最大效能；如何規(guī)范地應用、開發(fā)信息系統(tǒng)，以獲得最好的效果，靠的是企業(yè)提供的良好管理政策。在信息化時代，文件與檔案管理制度的建設與辦公業(yè)務管理、信息化管理是密不可分的。

從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應用、合理開發(fā)、信息安全等方面綜合考慮，企業(yè)需要在行政規(guī)章、業(yè)務規(guī)范、技術規(guī)則等幾個層面，組織信息部門、業(yè)務部門，共同建立起企業(yè)級信息管理的標準規(guī)范體系。筆者所在企業(yè)，在辦公自動化系統(tǒng)的應用各階段，已建立或正在建立的制度有：

a) 《辦公自動化系統(tǒng)?（OAK）?應用及運行維護管理規(guī)定》。內(nèi)容有文件與檔案管理部門、信息管理部門的職責分工；信息系統(tǒng)的身份確認、用戶權限管理、用戶信息變更管理；信息工作人員的管理等。

b) 《電子公文管理辦法》。內(nèi)容有電子文件辦理流程指南、電子公章使用管理、電子文件發(fā)送程序和發(fā)文信息管理、電子文件歸檔程序及管理等。

c) 《OAK系統(tǒng)電子文件管理細則》。主要針對歸檔前的電子文件，要按要求填寫元數(shù)據(jù)格式的內(nèi)容。

d) 《文書檔案歸檔文件整理細則》。對歸檔后的電子文件的整理進行定義，并梳理出整理工作流程。

e) 《信息系統(tǒng)運行維護管理辦法》。

f) 《信息系統(tǒng)運行安全管理辦法》。

g) 《信息應用系統(tǒng)業(yè)務培訓管理辦法和程序》。針對信息系統(tǒng)的正確、規(guī)范操作而設立。

5服務創(chuàng)新

信息化時代，文件與檔案工作的服務方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。

創(chuàng)新之首，即樹立信息服務的理念。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對信息服務的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務的理念。

信息服務強調(diào)主動服務。檔案部門要對信息產(chǎn)生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動腦筋、想辦法去收集信息，調(diào)查了解系統(tǒng)用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設計出不同層次的服務內(nèi)容和范圍、形式，有計劃地對電子文件信息資源進行開發(fā)、加工，并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品，提供服務。

在信息服務方式上，一方面要充分考慮用戶對信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺。通用的信息應用系統(tǒng)，在功能模塊設計時，對文件與檔案管理的業(yè)務工作考慮得多，功能全面。但用戶在利用信息時，往往只是希望查找文件本身，他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準確率。因此，有必要為用戶建立專門的信息利用平臺，將信息過濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡約、快速地獲取所需信息。面向用戶的信息利用平臺，突出了用戶的權益，保護了用戶信息利用的效果，使用戶在共享信息的同時，體會到檔案服務工作人性化、主動性的宗旨，縮短了用戶與檔案工作的距離；另一方面，在對信息需求充分調(diào)查的基礎上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關信息，以先進技術為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產(chǎn)品，為企業(yè)領導和業(yè)務部門提供信息服務；第三是為有遠程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時間的信息服務。

業(yè)務部門在建立信息系統(tǒng)之后，面對的一個問題是信息數(shù)據(jù)的長期大量積累。如何科學地保管、利用它們，成為建設者們必須考慮的問題，而檔案管理部門是有足夠經(jīng)驗解決這些問題的部門。因此，為信息系統(tǒng)建設單位提供信息數(shù)據(jù)的解決方案，是一種更高層次、更高水平的信息服務。

6結束語

信息化時代帶給了我們太多的機遇。文件與檔案工作者必須主動掌握時代的節(jié)拍，在文件與檔案管理實踐活動中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使文件檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步，使個人的努力與企業(yè)提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的科技含量，尋找新的創(chuàng)業(yè)之路。? 參考文獻

檔案信息管理辦法范文第3篇

關鍵詞:高校檔案；信息倫理；倫理困境

高校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。[1]隨著檔案信息化建設的發(fā)展，檔案管理和傳播活動的網(wǎng)絡化趨向日益明顯，而新的時空環(huán)境和方式方法更加使檔案工作凸顯出了一些倫理困境(EthicalDi-lemma)問題。分析高校倫理困境產(chǎn)生的原因及提出突破倫理困境的對策，對于做好高校檔案信息管理與傳播工作具有重要的理論與現(xiàn)實意義。

一、高校檔案信息管理與傳播中的三大倫理困境

(一)高校檔案信息保密要求與檔案開放利用的倫理困境檔案承載著大量的人類社會活動的原生信息，是一種寶貴的信息資源，它具有憑證價值與情報價值的二重性。檔案價值的二重性，決定了它存在開放性與保密性之間的矛盾關系。憑證價值決定了檔案形成者的資料與活動內(nèi)容在一定的時限和范圍具有不公開性，即具有保密性。而情報價值意味著檔案需要適應社會利用檔案的要求，有向全社會開放的義務與責任。

在現(xiàn)代民主政治時代，檔案開放已經(jīng)成為必然。美國學者史蒂文·盧巴(SrevenLubar)認為，“檔案是一種權力”，他援引法國哲學家雅克·德里達(JacquesDerri-da)的話來加以證實:“失去對檔案的控制就等于失去了政治權力，民主的有效性通常用下面的標準來衡量:對檔案工作(包括檔案的構成和闡釋)的參與和對檔案的利用?！盵2]基于檔案價值的二重性，《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，檔案管理部門要向社會開放檔案，以便廣泛地、充分地發(fā)揮檔案的作用；同時又規(guī)定了檔案保密期限，涉及國家安全或者重大利益以及其它不宜開放的檔案控制使用，違者要承擔責任?！镀胀ǜ叩葘W校檔案管理辦法》也規(guī)定:凡持有合法證明的單位或個人，在說明利用檔案的目的和范圍后，均可查閱利用屬開放范圍的檔案，并可以摘錄或復制；同時又規(guī)定了“涉及黨和國家秘密的，涉及專利或技術秘密的，涉及個人隱私的，以及檔案形成部門規(guī)定限制利用的”的館藏檔案要控制性開放。

由此可見，對于高校來說，一方面要求發(fā)揮檔案室的職能作用，最大限度地開放檔案，公開會議文件、會議記錄、人事管理、基本建設、儀器設備、教學管理、科研管理、考務學籍等信息；另一方面又要根據(jù)具體的對象和內(nèi)容對公開的程度和范圍有所限制。這就使高校檔案信息管理與傳播在具體操作中出現(xiàn)了開放性與保密性相沖突的倫理困境:當公開某一信息會對他人或單位造成消極影響或名譽及經(jīng)濟損失時，是否能夠不加限制地公開?當學?；蛘邘熒男畔⒈Ｗo權與社會公眾的知情權發(fā)生沖突時，應該基于什么倫理標準進行研判?等等。

(二)知情權保障與隱私權保護的倫理困境知情權是公民知悉、獲取信息的自由與權利，它既有憲法、行政法等公法領域的內(nèi)容，又有私法的因素。

早在1946年聯(lián)合國大會通過的第59號決議中，就強調(diào)“查情報自由原為基本人權之一”。隱私權則是公民個人所享有的依法維護私人生活安寧和私人信息秘密不受干擾的一種獨立的人格權。由于隱私權深入到人類社會生活和人們的內(nèi)心世界來保護自然人的人格與精神狀態(tài)，所以隱私權還是一種高層次的人格權。

現(xiàn)在高校檔案部門，囿于傳統(tǒng)做法影響，在檔案開放范圍和開放程度方面，主觀封閉式的做法依然占主導地位，表現(xiàn)為:檔案開放的界限模糊、對象不清，在開放與不開放之間優(yōu)先選擇不開放，檔案解密與開放時間經(jīng)常被人為拖后，檔案開放、利用程序比較煩瑣，用戶被拒絕開放時缺少司法救濟制度等。這些問題的存在無疑影響了師生和社會公眾的知情權的實現(xiàn)。而與此同時，隱私權保護在檔案開放利用中也出現(xiàn)了保障不力的情況。高校檔案信息作為歷史的記錄，含有大量的個人數(shù)據(jù)信息，許多涉及了個人隱私。由于高校檔案部門對隱私認定缺乏統(tǒng)一、具體的評判標準，在保密制度執(zhí)行中又缺乏有效的機制，致使隱私權遭侵犯的情況在高校屢次發(fā)生。

上述這些反映了高校在檔案信息管理與傳播中存在隱私權與知情權相沖突的倫理困境。尤其在網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案信息收集、整理、貯存、傳遞、利用的模式不斷更新之時，隱私權與知情權的兩相沖突成為人們不得不予以關注的倫理困境。

(三)加速檔案信息數(shù)字化進程與加強知識產(chǎn)權保護的倫理困境檔案作為智力勞動者在社會實踐活動中產(chǎn)生的具有保存價值和利用價值的歷史原始記錄，從文件到檔案都凝聚著形成者的智慧，許多更屬于知識產(chǎn)權尤其是著作權保護的范疇。近年來，檔案部門頻頻接受官員、學者及其他社會著名人士的檔案捐贈；某些企事業(yè)單位或個人出于安全或保密考慮，也將本單位或個人活動中形成的檔案文件委托給高校檔案部門寄存或代管。檔案來源的多樣化導致了館藏檔案著作權狀態(tài)的多元化、復雜化，檔案部門在檔案信息的管理、利用過程中極可能引發(fā)著作權益糾紛。如轟動一時的1990年清朝末代皇帝溥儀的遺孀李淑賢狀告《末代皇帝的后半生》作者涉嫌違法利用檔案館中的捐贈資料一案就曾引發(fā)了國內(nèi)關于檔案管理工作中著作權保護問題的探討。[3]在當前檔案信息數(shù)字化進程不斷加快的情況下，知識產(chǎn)權的保護問題顯得更為突出。

在知識經(jīng)濟時代，知識產(chǎn)權就代表著財富。而對檔案信息資源的利用開發(fā)，就是對館藏資料中既有的技術方案和技術成果進行再發(fā)明和再創(chuàng)新，使之成為《專利法》所保護的對象，并用專利技術為社會創(chuàng)造財富。所以，在高校檔案信息的開發(fā)和利用中，難免出現(xiàn)一些見利忘義的人違背倫理道德，盜用技術資料，侵犯他人的知識產(chǎn)權。這就使高校檔案信息管理與傳播出現(xiàn)了檔案資源共享與知識產(chǎn)權保護之間的倫理困境:如何在檔案信息數(shù)字化進程中妥善管理好檔案資料，如何在加快檔案信息數(shù)字化進程的同時，保護知識產(chǎn)權不受到侵犯?

二、高校檔案信息管理與傳播中突破倫理困境的思考為深度開發(fā)與利用檔案信息資源，加強檔案資源及信息化建設，提高高校檔案事業(yè)服務高等教育與經(jīng)濟社會發(fā)展的能力與水平，必須從思想和實踐上解決上述三大倫理困境。我們應該認識到這些道德沖突境況并不是必舍其一的兩難處境，而是采取有效措施就可以兼顧相融、妥善處理好的問題。筆者認為，當前高校檔案部門可以采取以下三方面的措施來謀求倫理困境的突破:

(一)制訂檔案信息的倫理規(guī)范與守則現(xiàn)在，國內(nèi)各高校尤其是重點高校為做好檔案工作，都制定了較為完善的一些檔案管理的規(guī)章制度，如武漢大學就制定了檔案安全保密制度、檔案借閱利用制度、檔案庫房管理制度、檔案鑒定銷毀制度、工作人員守則、檔案館內(nèi)設機構工作職責、聲像檔案管理辦法及名人檔案保管利用辦法等規(guī)章制度。但是國內(nèi)高?；旧线€都沒有制定關于檔案信息的倫理規(guī)范與守則。而檔案信息不僅是一個技術問題，而且蘊涵著復雜的倫理問題。在存在倫理沖突的情況下，針對檔案的網(wǎng)絡化利用環(huán)境，提出檔案信息管理與傳播的倫理原則與具體的倫理規(guī)范，應當是高校檔案部門的重要責任。因此，應該加強檔案信息倫理規(guī)范的可操作性研究，提出和制定行之有效的倫理準則，為檔案信息管理與傳播構建合理的倫理空間。

例如，就保護和實現(xiàn)知情權而言，在高?，F(xiàn)實的檔案工作中，雖然國家《檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》里都要求檔案部門要為師生和社會公民提供開放服務，但實際情況卻往往是檔案部門以保護隱私、保密等各種借口推遲甚至拒絕對外開放和提供利用，從而人為地將大量檔案束之高閣，使師生和社會公眾的知情權難以實現(xiàn)。這就需要制訂針對性的、詳細的倫理規(guī)則，對檔案信息安全、知識產(chǎn)權、版權及隱私權等權益保護的必要性作出專門的說明、制定明確的道德規(guī)范，以找出一個合理的尺度來進行權利義務的配置，在保護隱私權的前提下使知情權能得到最大程度的實現(xiàn)，促使沖突的最佳解決。

(二)檔案立法中的倫理精神融入檔案信息立法是一種硬性的法律手段，它借助于國家強制力的威懾，不僅可以有效地打擊檔案信息領域的各種違法犯罪行為，而且可以為檔案信息倫理的實施創(chuàng)造一個良好的外部環(huán)境。在檔案信息法規(guī)建設過程中要注意以下兩個問題:一是應當充分考慮網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息管理與傳播的特點、規(guī)律，結合網(wǎng)絡技術，給出相應的法律概念，對于無法確定的問題，應盡可能的給出上位概念，并在宏觀上加以規(guī)范；二是檔案法規(guī)應具有充分的可操作性，與現(xiàn)有的法律法規(guī)體系保持很好的兼容性，應從維護網(wǎng)絡檔案信息資源正常傳播與合理使用的角度，維護檔案信息所有者、保管者與利用者的正當權益。

雖然現(xiàn)在檔案法規(guī)的形式化和國家化特征日益突出，但并未改變其倫理存在的性質(zhì)，倫理道德仍然為人們的檔案行為活動提供著基本的價值理念和準則。因此檔案立法必須以基本的倫理標準作為基礎才能不失其存在的社會根基。如果檔案立法原則不能體現(xiàn)、反映高尚的倫理價值取向和道德規(guī)范要求，就不能成為良法，也就不能獲得社會的普遍認同，更不能變?yōu)闄n案活動中起作用的實際準則。所以在進行現(xiàn)實檔案立法的過程中，應該考慮到道德精神的融入，只有蘊含在立法原則中的價值理性才是檔案立法者創(chuàng)制法律的根本追求和終極理念，這在我們制定出符合共同需要的檔案法律過程中應起著極其重要的導向作用。

同時，高校應該通過正確的輿論導向，使人們形成義務與責任相互作用和交融的道德感，在學校和社會上形成一股貫穿檔案信息活動始終的良好道德風尚，為檔案信息法律的制定奠定廣泛而堅實的社會心理、道德習俗等方面的基礎，同時為檔案信息法律的實施提供社會公眾在道義上、輿論上的支持。

(三)提升檔案信息管理者和利用者的倫理自律精神道德層面的規(guī)范是靠行為者自身的自覺信念來維持的，是其自身的一種自我約束與調(diào)節(jié)。因而，高等院校應該利用其學科門類齊全與人才眾多的優(yōu)勢，展開檔案制度與檔案倫理的普及教育以及檔案工作者的專門職業(yè)道德培訓，增強檔案信息管理者和利用者的道德觀念，使其能夠自覺認識和正確履行自己在檔案活動中的責任與義務。

檔案信息管理辦法范文第4篇

關鍵詞：信息化 檔案館 信息中心 高校

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）02（c）-0155-02

社會信息化的發(fā)展以及高校電子校務的推廣，既產(chǎn)生了大量電子信息，又改變了原有的日常工作方式，這給高校檔案工作的發(fā)展帶來了機遇和挑戰(zhàn)。在這種新形勢下，高校檔案館如何重新定位，獲得可持續(xù)發(fā)展，這是新時期檔案工作的重要研究課題。

1 網(wǎng)絡環(huán)境下高校檔案館面臨的新特點

校園信息化的發(fā)展以及電子校務的推行，改變了高校原有的工作方式，給檔案工作帶來了很多新要求。

1.1 信息量不斷增大

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的廣泛應用，整個世界進入了高速發(fā)展的信息時代，與之同時也產(chǎn)生了各種類型的海量信息。在這種浪潮的推動下，高校信息化建設蓬勃發(fā)展起來并已初具規(guī)模，校園信息的數(shù)量和種類都得到極大豐富。從內(nèi)容上看，高校日常工作涉及的活動很多，既有教學、科研等業(yè)務信息，又有設備、人事、財務等管理信息；從數(shù)量上看，信息技術的發(fā)展改變了原有的工作方式，信息記錄和傳遞的效率大大提高，導致校園信息的數(shù)量極具增加；從載體上看，信息技術的應用，特別是辦公自動化的逐步推廣，磁盤、光盤等多種媒體相繼出現(xiàn)，信息的載體呈現(xiàn)出多樣化的趨勢。在這種形勢下，各類信息的數(shù)量都正在不斷攀升，檔案信息資源也得到了極大的豐富。

1.2 用戶需求增多

隨著社會信息化的發(fā)展，學生和社會對檔案信息的需求正在不斷增強。根據(jù)2008年《高等學校檔案管理辦法》（27號令）的相關規(guī)定，檔案館是學校出具檔案證明的唯一機構，如果學生和校友需辦理一些在校學習期間的證明材料如出國申請材料、工作派遣證明等，必須到檔案館開具相關證明，諸如此類的業(yè)務導致檔案用戶的信息需求正在不斷增長。

與此同時，檔案館的用戶范圍也在不斷擴展。目前檔案館的用戶不僅包括學生、教師等本單位的人員，還包括社會上其他單位、組織和個人，例如很多單位人力資源部門為核實畢業(yè)生信息需要到檔案館進行查詢。

可見，不僅檔案用戶信息需求增多，而且檔案館用戶群體也在擴展，不同用戶有各自不同的信息需求，因此檔案信息需求的種類和數(shù)量都隨之不斷增多。

1.3 信息化發(fā)展

傳統(tǒng)檔案部門工作對象主要是紙質(zhì)案卷，其主要任務在于保管這些案卷材料。隨著高校不斷深入推行電子校務和辦公自動化，使得學校在形成一些紙質(zhì)文件的同時，也產(chǎn)生了大量電子文件，這兩種形式共同構成了學校的重要信息資源，同時也是檔案館收集的主要對象。這也就要求檔案館在開展檔案物質(zhì)形態(tài)管理的同時，也要開展對電子檔案的收集與整理，堅持當對紙質(zhì)文件和電子文件同步歸檔。

1.4 檔案自身價值實現(xiàn)

檔案之所以需要保管是因為它具有特定的作用和價值，它能夠為今后發(fā)展提供憑證和參考。因此檔案館應轉(zhuǎn)變觀念，把工作重點放在檔案提供利用上，只有這樣才能更好地發(fā)揮檔案的社會效益和經(jīng)濟效益。通過網(wǎng)絡滿足不同利用者的需求，使檔案信息得到充分而有效的共享，這是檔案館今后的工作重心。因此檔案館需要承擔起了信息的收集與傳輸責任，發(fā)展成為檔案信息服務中心，進而凸顯檔案信息管理的功能。

2 檔案館成為學校信息中心的可能性

高校檔案館經(jīng)過多年的工作積累，具備信息管理的基礎和能力，能夠積極主動地開展信息服務。

2.1 檔案館具有信息工作基礎

從本質(zhì)上講，檔案工作是信息工作的組成部分，檔案管理就是信息管理的重要內(nèi)容。經(jīng)過多年努力，目前高校檔案館基本上已將學校各部門形成的檔案全部接收進館，主要包括黨群類、行政類、教學類、學生類、科研類、外事類、基建類等九大類，因此高校檔案館已經(jīng)集中了學校的歷史信息，而且門類齊全、數(shù)量充實、結構合理、內(nèi)容豐富，是學校檔案信息的集中保管地，具備信息資源開發(fā)的物質(zhì)基礎。另外，經(jīng)過多年工作積累，檔案館工作人員已經(jīng)具備了基本信息資源管理的能力，因此能夠勝任信息管理工作，可以積極主動地開展信息服務。

2.2 檔案館具有信息收集能力

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)的相關規(guī)定，對屬于歸檔范圍的各類材料，須定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。目前高校檔案館已經(jīng)根據(jù)各學校的實際情況，確定了歸檔范圍，建立起一套順暢的檔案接收進館程序，形成了一系列有效的信息采集方法，具備較強的信息收集能力。

2.3 檔案館具有信息加工和服務能力

作為一個檔案信息管理部門，檔案館最終目的是為相關用戶提供信息服務。傳統(tǒng)的檔案信息服務主要是通過查閱等方式提供利用，同時開展一些事實性、專題性的咨詢服務。經(jīng)過多年的工作實踐，檔案館了解各類用戶信息需求的特點，具備了一定的信息加工能力，同時已經(jīng)摸索出檔案信息提供利用的主要渠道和方式，具備信息服務的相關經(jīng)驗，能夠加工出符合用戶需求的信息產(chǎn)品。

3 檔案館成為學校信息中心的途徑

檔案館雖然具備成為信息中心的有利條件，但是仍然需要抓住機遇、做好規(guī)劃、積極準備，努力實現(xiàn)“兩個轉(zhuǎn)變”即檔案管理要從傳統(tǒng)的實體管理向信息資源管理轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)的提供利用向信息服務轉(zhuǎn)變，不斷擴展自己的生存和發(fā)展空間。

3.1 加強檔案信息的收集

為了擴展高校檔案館的信息服務功能，需要進一步加強檔案館的信息資源管理能力。高校檔案館應結合新時期高校檔案工作的特點，以成為全校的信息中心為目標，規(guī)劃檔案收集范圍，豐富館藏內(nèi)容，優(yōu)化館藏結構。在檔案信息的收集工作中，要包含全校黨政機關等所有部門；時間跨度上要完整，既要包括歷史檔案，又要包括現(xiàn)行文件，不能出現(xiàn)斷檔；內(nèi)容上要包括學生、教師等各類需求主體；歸檔材料要包括紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式，而且檔案館要進一步轉(zhuǎn)換觀念，適應形勢發(fā)展需要，逐步由以紙質(zhì)文件為主向以電子文件為主轉(zhuǎn)變?？傊?，檔案館要保證檔案信息的內(nèi)容豐富、種類齊全、管理系統(tǒng)。

3.2 開展檔案信息化建設

開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，進一步豐富和完備檔案信息資源，提升檔案信息服務的深度和廣度，這是檔案館成為學校的信息中心的主要途徑。

（1）開展數(shù)字化建設

檔案館要具備較強的信息處理能力，必須盡快完成檔案的數(shù)字化。這主要包括兩方面內(nèi)容：檔案目錄數(shù)字化和館藏文件數(shù)字化。

首先要盡快完成檔案目錄信息的數(shù)字化，通過對文獻的內(nèi)容和形式進行分析，著錄標引出文獻的檢索特征，形成檔案目錄信息數(shù)據(jù)庫，為案卷信息檢索提供索引。其次逐步實現(xiàn)館藏文件數(shù)字化，主要通過兩方面開展：一方面，抓好館藏檔案的數(shù)字化，通過數(shù)字化技術將現(xiàn)有館藏轉(zhuǎn)化為電子檔案；另一方面，要擴大歸檔范圍，大力開展電子檔案的收集整理工作。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）的規(guī)定，將各部門的電子文件進行匯總，隨紙質(zhì)檔案一同交由檔案館保存。檔案信息數(shù)量眾多，不同檔案信息的價值不同、開放利用的時限不同、保密程度也不盡相同，而且目前檔案數(shù)字化的成本依然很高，所以檔案信息不可能全部數(shù)字化，檔案管理部門應努力做好信息選優(yōu)工作，把價值高、社會需求大的檔案優(yōu)先數(shù)字化，建設高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫。

（2）提高信息處理能力

隨著信息技術的發(fā)展和普遍應用，辦公自動化及電子校務得以廣泛發(fā)展起來，在紙質(zhì)文件形成的同時，產(chǎn)生了大量電子文件。同時用戶信息需求的數(shù)量大大增加，傳統(tǒng)手工管理方式已不能滿足日常工作的要求，檔案館必須具備強大的信息處理能力才能更好地滿足用戶的需求。目前高校檔案館的管理模式、管理手段和管理方法大都還停留在傳統(tǒng)的文獻管理基礎上，離檔案信息中心的要求還有一定距離。檔案館應根據(jù)新的角色定位進行改革，開發(fā)信息管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)檔案信息采集、加工、整理和提供利用的自動化、網(wǎng)絡化，不斷提高信息處理的能力和水平。

（3）爭取資金支持

檔案管理部門要積極爭取，把檔案信息化納入學校整體信息化建設之中，從整體上進行規(guī)劃。將傳統(tǒng)的館藏檔案數(shù)字化，也就是將館藏的各種歷史文獻材料、聲音信息、視頻信息進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化和處理，這是一項龐大的工程，需要耗費大量的人力、物力和財力。在目前高校檔案館的人力和經(jīng)費普遍存在不足的情況下，很難獨立完成這項數(shù)字化任務。因此，必須把檔案數(shù)字化作為校園信息化建設的重點建設項目，為檔案館信息化建設提供政策和資金支持。

3.3 增強檔案服務功能

檔案館要成為檔案信息中心，就必須適應用戶的需求，在檔案工作的深度和廣度上下功夫，把工作重點轉(zhuǎn)移到檔案信息資源的開發(fā)利用上，凸顯檔案館的服務功能。在網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案館的服務不能停留在傳統(tǒng)的檔案查詢利用上，而應該主動地根據(jù)各類主體的需要，開展編研，定期地、有針對性地把某一領域的資料收集起來，通過分析、整理等方法編制索引，提供系統(tǒng)化的信息產(chǎn)品，及時地滿足用戶的信息需求。

3.4 儲備檔案信息管理人才

信息化的發(fā)展為高校檔案館提供了新的發(fā)展空間，同時也對從事檔案管理工作的人員提出了更高的要求。檔案管理人員不僅要完成檔案信息的收集、整理工作，同時還肩負著檔案館現(xiàn)代化管理的重任。這就要求檔案工作人員在原有的業(yè)務素質(zhì)基礎上，需要進一步增強信息管理意識，掌握現(xiàn)代化的信息技術，不僅成為信息采集者和管理者，而且要努力成為信息產(chǎn)品的設計者和生產(chǎn)者。

參考文獻

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[3] 任巖.網(wǎng)絡環(huán)境下信息服務的探討[J].情報科學，2003（1）：66-67.

檔案信息管理辦法范文第5篇

關鍵詞:高等學校檔案管理辦法;成人高校;檔案管理；信息化；科學化

Abstract: This article from the learning, understanding, attempts to change the file management mode, accelerate archives informatization pace and do a good job in electronic information archives management work to talk about an individual to improve file management incollege level a few understanding.

Key words: university archives management measures;higher college; archives management; information technology; scientific

中圖分類號： 文獻標識碼： A 文章編號：

高校檔案記載著學校的教育歷史,更是全校師生員工德、能、勤、績和學校教育教學活動的真實記錄,具有重要價值。這就更體現(xiàn)了檔案管理在高校工作中的重要地位。成人高校是高等學校的重要組成部分，由于歷史等諸多原因，目前成人高校檔案管理工作水平與《辦法》還有很大差距，我們要進一步學習，提高認識，促進成人高校檔案管理水平再上新臺階。

一、學習《高等學校檔案管理辦法》，找出差距

《高等學校檔案管理辦法》(簡稱新《管理辦法》)是以1989年10月的國家教委第6號令《普通高等學校檔案管理辦法》(簡稱原《管理辦法》)為基礎修訂的,共七章四十三條,2008年9月1日正式實施。修訂后的新《管理辦法》,從高等學校檔案工作的定義、適用范圍等方面有了新的論述,對高等學校檔案的管理體制、制度建設和工作要求提出了更高的標準,充分體現(xiàn)國家對高等學校檔案工作的高度重視和檔案工作在高校管理中的地位,為高校檔案工作的發(fā)展和成人高校檔案工作的開展提供了制度保障。

目前,成人高校檔案管理工作的發(fā)展與教育發(fā)展的實際需要還存在著一定的差距,特別是隨著成人高校工作能級的提升和成人高校深入開展的教育、科研、管理等方面的實際相比,成人高校的檔案管理帶有明顯的滯后性。新《管理辦法》對成人高校檔案管理的影響 有以下幾點：

1、改變檔案管理模式,適應成人高等教育事業(yè)發(fā)展的需要

在當前科學技術迅猛發(fā)展,知識經(jīng)濟和信息化浪潮日益發(fā)展的背景下,成人高等教育學校建設開始出現(xiàn)新的局面,使原有的檔案門類、數(shù)量和內(nèi)容遠遠不能滿足教育發(fā)展的需要。隨著成人教育改革和發(fā)展形勢的需要,檔案工作重點應由以往收集、整理、保管為主轉(zhuǎn)向以開發(fā)、利用和服務為主,提高檔案的利用,擴大服務功能。

2、加強檔案管理人員的隊伍建設,提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)

要實現(xiàn)成人高校檔案的科學化管理,關鍵要提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng),使之能熱愛檔案管理工作,有強烈的事業(yè)心、責任感和良好的職業(yè)道德修養(yǎng)。同時,要加強對檔案管理人員的業(yè)務技能培訓，通過系統(tǒng)學習,使之在專業(yè)的深度與廣度上都有較大的提高,在管理實踐中能夠具有進行信息收集、加工、存貯、傳遞的能力,能夠積極開展檔案利用工作,為成人高校的發(fā)展和評估提供詳實的材料資源。

3、加強電子檔案管理,推進檔案管理現(xiàn)代化

隨著人類進入信息時代,檔案的形式和載體、檔案信息的傳播方式和途徑等發(fā)生了根本變化;隨著教育的改革與發(fā)展,成人高等教育檔案資料呈現(xiàn)出復雜、繁瑣、量大的特點,這對高校檔案機構提出了新要求,必須應用現(xiàn)代化信息技術手段實現(xiàn)對成人高校檔案的管理,實現(xiàn)檔案資源和檔案管理的信息化。

二、加快推進成人高校檔案信息化建設

成人高校檔案信息化建設是我國成人高校檔案工作未來發(fā)展的一個重要的趨勢。

1、成人高校檔案信息化建設的涵義

隨著經(jīng)濟社會和科學技術的發(fā)展，信息技術在高校檔案工作中得到了廣泛應用，傳統(tǒng)檔案管理“為保管而保管，重保管輕利用”觀念已經(jīng)無法適應信息社會發(fā)展的需要，高校檔案管理逐步開始從面向檔案實體保管重點向以檔案數(shù)字化為社會提供服務進行轉(zhuǎn)變。目前，應當從如下幾個方面來理解高校檔案信息化建設的涵義：一是信息技術是高校檔案信息化建設的基本推動力量，由于信息技術水平在不斷變化之中，檔案信息化目標也要進行動態(tài)調(diào)整。二是檔案信息資源是高校檔案信息化建設的核心。三是檔案網(wǎng)絡建設是高校檔案信息化建設的基礎。四是檔案信息資源社會共享是高校檔案信息化建設的目標。因此，概括而說，高校檔案信息化建設是指在檔案管理過程中以檔案網(wǎng)絡建設為基礎，以檔案信息資源為核心，運用信息技術提高高校檔案工作現(xiàn)代化水平，以實現(xiàn)成人高校檔案信息德社會化服務為目標的動態(tài)過程。

2、成人高校檔案信息化與學校發(fā)展不相適應

成人高校檔案信息化建設，是高校檔案傳統(tǒng)管理到檔案信息管理的一場革命，實際上是以轉(zhuǎn)變觀念為前提的檔案工作創(chuàng)新。從根本上來說，信息化對高校檔案工作的最大挑戰(zhàn)不是對技術和設備的挑戰(zhàn)，而是對人的觀念具體到高校檔案工作而言，是對高校檔案管理理念的挑戰(zhàn)。當然還包括協(xié)調(diào)、資金、技術、管理、人才等方面的問題。

3、成人高校檔案信息化建設發(fā)展的舉措

成人高校檔案工作是學校管理工作的重要組成部分，在學校建設發(fā)展中具有重要作用。高校檔案管理部門要想辦法采取多種形式、借助各種手段，努力加強檔案法律法規(guī)宣傳教育，提高學校檔案工作人員和兼職檔案員的檔案意識，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，用發(fā)展的眼光審視高校檔案信息化建設的意義，讓檔案信息化觀念深入人心。建立檔案信息化協(xié)調(diào)機構。爭取多方支持，加大資金投入；完善技術和檔案信息制度；加強檔案信息化管理。

三、注重成人高校案管理工作科學化

隨著我國成人教育事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展，成人教育的形式又多種多樣，獲得成人教育學歷的人數(shù)不斷增加，情況也相對比較復雜。做好成人教育檔案工作具有十分重要的意義。

1、提高成人高校檔案管理科學化的認識

做好成人高校檔案管理工作是“功在當代、利在千秋”的工作，檔案工作者應當感到無比自豪與光榮，本著“對歷史負責、為現(xiàn)實服務、替未來著想”的思想，持之以恒地把檔案資源收集好、整理好、保護好、利川好，把握檔案工作發(fā)展新機遇。在服務利用上取得新進展。

2、成人高校檔案管理的規(guī)范化

首先要做到檔案管理人員從思想上深刻理解科學的檔案管理規(guī)范。成人高校檔案管理工作是一門綜合的邊緣科學，具有自身的理論和發(fā)展規(guī)律。其次，要加大對檔案管理人員培訓的人員應該加強理論和業(yè)務能力的學習，擯棄舊觀念，用規(guī)范來約束、指導自己的管理行為，在實踐工作中不斷研究探索新的管理方法。嚴格按照《辦法》要求規(guī)范檔案管理工作。

檔案管理的好與壞是一個單位管理水平和文明程度的重要標志之一，隨著成人高校各項改革的進一步深化，檔案工作中存在的問題在一定程序上制約了檔案的利用和開發(fā)，檔案管理已不適應成人高等教育發(fā)展的需要，要不斷改革、創(chuàng)新，促進檔案管理工作科學化。

3、創(chuàng)新管理方式，加強科學化建設

創(chuàng)新檔案管理方式是推動我國成人高校檔案管理科學化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的必由之路。隨著信息化社會進程的推進，檔案在宏觀調(diào)控、微觀管理、科學決策、人才預測等領域，將發(fā)揮出越來越大的作用，使成人高校檔案管理向“以用為主”的“人才”管理的模式拓展。

檔案是成人高校信息的資源庫,不斷把先進的科學技術手段應用于成人高校檔案管理之中,以提高工作效率，是高校改革與發(fā)展的需要,也是適應社會對檔案信息需求的客觀需要。利用先進的計算機技術和科學的檢索系統(tǒng)進行動態(tài)管理,積極開發(fā)研制檔案管理軟件,建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng),快速、準確、全面提供人事信息,改變過去單從紙質(zhì)檔案了解檔案信息的傳統(tǒng)方式,使檔案數(shù)據(jù)化、信息化。

四、結語

總之，檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分，是成人高校資源管理與開發(fā)的基礎性工作,它集服務性與保密性于一體,對促進資源開發(fā)、構建和諧社會發(fā)揮著重要作用，加強和改進檔案管理是時代賦予我們的新課題、新任務。只有從制度上、觀念上更新,不斷地發(fā)現(xiàn)問題，找出原因，解決問題，積累寶貴經(jīng)驗。我們要以再學習和宣傳《辦法》為契機，抓好《辦法》的貫徹和實施工作，以與時俱進、改革創(chuàng)新的精神，扎實推進新時期新階段成人高校檔案工作科學地向前發(fā)展，全面提升成人高校檔案服務學校和社會的能力和水平，開創(chuàng)成人高等學校檔案管理、服務與建設的新局面。

參考文獻：

[1]羅志超主編；《人事檔案管理工作現(xiàn)狀的分析與對策》[J]； 黑龍江教育學院學報；2011年第3期；