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檔案信息電子化范文第1篇

[論文摘要]隨著全球和國內(nèi)信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用和城市經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代辦公呈自動(dòng)化、無紙化發(fā)展趨勢(shì)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，加快城建檔案信息電子化數(shù)字化建設(shè)，已成為城建檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。

追溯檔案部門應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)的歷史是在上世紀(jì)70年代，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用水平逐步提高。建設(shè)部2004年批準(zhǔn)了《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》，為我國全面實(shí)現(xiàn)城建檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準(zhǔn)備。

一、城建檔案信息電子化數(shù)字化的現(xiàn)狀

城建檔案館大多在上世紀(jì)80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點(diǎn)開始了探索建立檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統(tǒng)，并開始了檔案原件電子化工作。所應(yīng)用的操作系統(tǒng)由DOS轉(zhuǎn)向Wondows，數(shù)據(jù)庫也由最初單機(jī)版的dBascII轉(zhuǎn)向支持局域網(wǎng)操作的Foxpro，繼而向大型數(shù)據(jù)庫發(fā)展?，F(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應(yīng)用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實(shí)現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應(yīng)，與迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來的要求也相距甚遠(yuǎn)。這集中表現(xiàn)在：

1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性

各基層城建檔案館、室使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)、系統(tǒng)軟件各異，開發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標(biāo)準(zhǔn)不同，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導(dǎo)決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數(shù)字化的進(jìn)程。

2.建設(shè)部至今還沒有建立一個(gè)系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄

各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、深度不同，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設(shè)部至今還沒有建立一個(gè)系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄，不能適應(yīng)城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。

3.城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高

檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類城建檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)工作流程，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。

4.城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高

城建檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)。城建檔案信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高。

5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識(shí)的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

6.各地城建檔案部門應(yīng)用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實(shí)的需求

各地城建檔案部門各自為政地開發(fā)設(shè)計(jì)應(yīng)用軟件系統(tǒng)，重復(fù)開發(fā)導(dǎo)致浪費(fèi)了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了技術(shù)落后，跟不上現(xiàn)實(shí)的需求。

7.城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金缺乏

數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級(jí)政府部門撥款，因此導(dǎo)致建設(shè)遲緩。

二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)

現(xiàn)代辦公自動(dòng)化、無紙化的發(fā)展趨勢(shì)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的電子化數(shù)字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應(yīng)該是：

1.建立、健全城建檔案館藏檔案數(shù)字化。

2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。

3.建設(shè)有著各地方特色城建檔案的數(shù)據(jù)庫，能更好地提供專業(yè)信息和專業(yè)服務(wù)，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的數(shù)字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。

5.向?qū)I(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會(huì)提供網(wǎng)上查詢利用。

三、城建檔案信息電子化數(shù)字化的作用

所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其作用有：

1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前多數(shù)基層城建檔案館室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡(jiǎn)單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2.縮短城建檔案信息的加工時(shí)間，提高利用的時(shí)效性。從快速加工到檢索及提供利用需時(shí)短，且能提供的檔案信息準(zhǔn)確、全面。利用者可用機(jī)讀形式的檔案，完成信息調(diào)閱，提高服務(wù)效率。

3.城建檔案信息電子化，可一次投入多次產(chǎn)出，節(jié)約經(jīng)費(fèi)，信息成果可多份拷貝。并能長(zhǎng)效保存信息。

檔案信息電子化范文第2篇

一、檔案信息電子化管理常見問題

1.認(rèn)知度偏低

檔案信息的電子化管理是檔案管理專業(yè)發(fā)展歷史上一次劃時(shí)代的進(jìn)步與飛躍，傳統(tǒng)檔案管理形式結(jié)合現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)形成綜合性、一體化的電子信息檔案管理系統(tǒng)，將使檔案的使用效率與便捷性得到成倍提高。然而，傳統(tǒng)管理模式與固有的業(yè)務(wù)操作理念使大多數(shù)檔案管理人員仍然習(xí)慣于既有的檔案管理手法，對(duì)于電子信息化體系的功效與作用認(rèn)識(shí)程度偏低，了解不深。傳媒行業(yè)管理層對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展也不夠了解和重視，滿足于現(xiàn)有的檔案管理與應(yīng)用程度，沒有從根本上認(rèn)識(shí)到電子信息化對(duì)提高企業(yè)行業(yè)工作效率和效能的重要促進(jìn)作用。傳統(tǒng)檔案管理方式的低效率又使現(xiàn)有的工作人員面臨著較大的工作量無眠顧及新知識(shí)、新技能的學(xué)習(xí)與更新，由此造成檔案信息電子化管理推廣程度不足。

2.缺乏科學(xué)完整的體系

作為新時(shí)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展與改革的產(chǎn)物，檔案管理的電子信息化在當(dāng)前的中國還沒有健全的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完備、全面的指導(dǎo)和約束。因此，不同地區(qū)和單位在推行廣播電視檔案信息電子化體系過程中不僅發(fā)展速度各有快慢，而且出現(xiàn)了分類不一、標(biāo)準(zhǔn)各異的問題。缺乏科學(xué)完整體系的問題不僅使檔案信息電子化發(fā)展缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，更嚴(yán)重阻礙了在全國范圍內(nèi)推行標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建?？茖W(xué)完整的體系不僅有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化的高質(zhì)與高效，改變傳統(tǒng)檔案管理模式耗費(fèi)大量人、財(cái)、物和潛在諸多不安全因素的缺陷，而且能夠提高檔案使用效率與便捷性，提高檔案資料對(duì)行業(yè)發(fā)展的參考與指導(dǎo)作用，幫助行業(yè)在未來發(fā)展中作出正確決策。

二、優(yōu)化措施

1.根據(jù)檔案的類別與級(jí)別區(qū)別管理

做好檔案信息電子化管理的前提在于分類和分級(jí)，不同類別和級(jí)別的檔案信息采取不同的管理手段。隨著傳媒業(yè)的發(fā)展與擴(kuò)大，檔案資料的發(fā)展趨勢(shì)必然是數(shù)量越來越多，規(guī)模越來越龐大。沒有分類和分級(jí)的檔案信息電子化最終也必將落入臃腫和混亂的困境，這對(duì)于檔案的儲(chǔ)存與使用而言將是降低工作效率甚至導(dǎo)致失誤與錯(cuò)誤的災(zāi)難。一般來說，檔案基本可以分為兩大類：重要、關(guān)鍵類；相對(duì)次要、普通類。重要和關(guān)鍵的檔案信息在數(shù)量可以承受的范圍內(nèi)可以采取在本地存貯和使用的模式，尤其是數(shù)字化檔案資料。此時(shí)較適宜使用雙備份策略。檔案的存貯介質(zhì)一般是本地服務(wù)器，要求做好存貯前的殺毒處理并定期升級(jí)病毒庫、打補(bǔ)丁以及安全檢測(cè)等。檔案資料所在單位應(yīng)安排專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理人員負(fù)責(zé)這些檔案信息的電子化管理工作。相對(duì)次要和普通檔案信息則可充分利用云存貯技術(shù)，在盡量降低存貯成本的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案的大批量保存與便捷的調(diào)用。云存貯的優(yōu)勢(shì)在于費(fèi)用極其低廉，客戶不再需要自行投入巨額資金準(zhǔn)備大量存貯設(shè)備，也不需要為維護(hù)和管理在云端的存貯設(shè)備另外花費(fèi)金錢，只需要支付少量的上網(wǎng)費(fèi)用便可享受幾乎無止境的存貯容量。劣勢(shì)在于安全性相對(duì)不足，一旦將數(shù)據(jù)存放于“云”上，等于喪失了對(duì)數(shù)據(jù)的絕對(duì)控制權(quán)，無論出于何種目的，云儲(chǔ)存服務(wù)提供商或其他個(gè)人或集團(tuán)都有機(jī)會(huì)偷窺或竊取這些數(shù)據(jù)。這再次凸顯了檔案分類與分級(jí)的重要性，在尚未足夠確保信息安全性的前提下，應(yīng)當(dāng)只將相對(duì)次要、普通的檔案信息通過“云”存貯和使用，從而避免造成不必要的損失。

2.定期梳理檔案重要程度，調(diào)整安全級(jí)別

檔案信息電子化范文第3篇

關(guān)鍵詞：檔案信息；電子化；信息加工。 

 

所謂檔案信息電子化，就是用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響是深遠(yuǎn)的。 

在信息電子化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統(tǒng)的檔案工作開始引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，一向隸屬于社會(huì)科學(xué)領(lǐng)域的檔案工作，在電子化建設(shè)過程中要融合、滲透許多自然科學(xué)領(lǐng)域的技術(shù)與知識(shí)，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，檔案信息化建設(shè)的發(fā)展就是檔案信息化的推進(jìn)，檔案信息化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個(gè)局部，而是對(duì)整個(gè)管理工作起到牽一發(fā)而動(dòng)全身的作用。具體地說，檔案信息電子化的作用主要有以下幾個(gè)方面： 

1、可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館（室）對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能物盡其用。 

2、縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條"慢工出細(xì)活"的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)"二次文獻(xiàn)信息"時(shí)間長(zhǎng)，往往造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。 

3、檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。出版手工編研信息成果需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能"待字閨中"。 

4、檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。 

5、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然"信息高速公路"在我國尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動(dòng)向，超前拿出對(duì)策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動(dòng)電子化，為將來"信息高速公路"中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。 

鑒于人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定、電子文件能否作為檔案、是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。為此，檔案界應(yīng)采取如下對(duì)策： 

1、做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為"只讀性"文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。 

2、解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。 

檔案信息電子化范文第4篇

［關(guān)鍵詞］文書檔案 信息電子化應(yīng)用 存在問題 應(yīng)對(duì)方法

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會(huì)發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢(shì)的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動(dòng)化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理問題談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.辦公效率大幅提高

計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用信息電子化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

3.電子文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。

二、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制

電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。

2.對(duì)檔案綜合管理人員要求高

對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法

文書檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對(duì)在實(shí)踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點(diǎn)方法。

1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)

一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過對(duì)這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

四、結(jié)束語

文書檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。我們?cè)诔浞窒硎芫W(wǎng)絡(luò)信息電子化方便、快捷的同時(shí)，更要時(shí)刻注意維護(hù)系統(tǒng)信息的安全。

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檔案信息電子化范文第5篇

【關(guān)鍵詞】 陜西電視臺(tái)；檔案管理；信息電子化；益處；措施

一直以來文書檔案管理在檔案工作中發(fā)揮著重要的作用，它記裁著一個(gè)單位發(fā)展的歷史過程，但是在目前，隨著辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn)，我們面對(duì)信息化快速發(fā)展，如何提高文書檔案的管理水平，方便、快捷地向?qū)Ψ教峁┪臅鴻n案信息，這是我們?cè)谡頇n案工作中遇到的新課題 。運(yùn)作計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子歸檔，使檔案信息更具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、價(jià)值性是非常有價(jià)值和意義的。

一、檔案信息電子化概念

所謂檔案信息電子化，就是把我們的文件紙質(zhì)檔案資料用微機(jī)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的歸檔，使之轉(zhuǎn)化成為電子文檔的形式供人們使用的過程。

二、文件紙質(zhì)檔案與檔案信息電子化“兩套制”歸檔的必要性

由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，所以在現(xiàn)在技術(shù)條件下，我們對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。但是傳統(tǒng)的檔案管理模式由于占用存放空間大，保管成本高，易磨損，并且檢索利用效率低，難以滿足人們?nèi)諠u增大的對(duì)信息資源的渴求。通過對(duì)紙質(zhì)檔案的進(jìn)行信息電子化處理，利用電子檔案替代原件使用，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案原件的有效保護(hù)。數(shù)字化檔案可以副本異地保存，這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞。就是把我們的文件紙質(zhì)檔案資料用微機(jī)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的歸檔，使之轉(zhuǎn)化成為電子文檔的形式供人們使用的過程。同時(shí)就檔案信息電子化來說，將文件紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔，即使是最普通的電子數(shù)據(jù)，保存電子文檔也存在著巨大的風(fēng)險(xiǎn)，至少是由于它不符合越是簡(jiǎn)單就越是可靠的原則。所以將傳統(tǒng)的文件紙質(zhì)檔案管理辦法和檔案信息電子化管理有機(jī)整合，才能發(fā)揮檔案管理的綜合優(yōu)勢(shì)。由此說明檔案采取“兩套制”是非常有必要的。

三、如何將文件紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為檔案信息電子化

從理論上講，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的方法有三種：即鍵盤輸入法、掃描輸入法和數(shù)碼攝影輸入法。各有其優(yōu)缺點(diǎn)，其中鍵盤輸入法因其效率低、誤差大的缺點(diǎn)而很少使用；掃描輸入法轉(zhuǎn)化為DOC文件，容易出現(xiàn)亂碼，和掃描不完備等現(xiàn)象。數(shù)碼攝影輸入法因目前數(shù)碼相機(jī)的解像力較低、價(jià)格高而未實(shí)際應(yīng)用。我們目前是使用文檔存入軟件將文件紙質(zhì)檔案的類型、歸檔時(shí)間、條目、題要、檔號(hào)用鍵盤輸入法輸入到電腦中，系統(tǒng)自動(dòng)按件產(chǎn)生檔案號(hào)，并根據(jù)檔案的、題要、等級(jí)等進(jìn)行分類，很實(shí)用，檢索起來也非常方便。

四、檔案信息電子化的益處

1、手工操作轉(zhuǎn)為機(jī)器操作，提高了辦公效率

檔案信息電子化是利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力，把過去依賴手工操作，轉(zhuǎn)化為電子信息，這樣就把我們從過去繁重的手工中解放出來，過去整理文書檔案時(shí)要求收集完整、用筆規(guī)范、耐用，大到分類、統(tǒng)計(jì)，小至一個(gè)訂書針都要求防銹質(zhì)量，又費(fèi)時(shí)、費(fèi)力還不定能達(dá)到滿意的效果。在現(xiàn)在，在我們使用檔案信息化軟件處理后，將我們從這些繁重的工作中解放出來，查閱文件變得簡(jiǎn)單易行，大大提高了辦公效率。

2、類別明晰，檢索、查找方便

舉例說明，目前陜西廣播電視臺(tái)共有檔案6680卷，其中原保存永久卷453卷，長(zhǎng)期330卷，短期159卷，合同類文本檔案5088卷，等，而一個(gè)卷冊(cè)則是由一份或多份文件組成，每當(dāng)有干部職工來借閱、查閱文件時(shí)，我們首先需要請(qǐng)對(duì)方提供一個(gè)較為準(zhǔn)確的信息，比如說是哪一年的文件，然后再將文本檔案登記本拿出來，翻閱出當(dāng)年的文書檔案登記本逐條篩選，非常麻煩，有時(shí)找一個(gè)文件需要很長(zhǎng)時(shí)間，而且還要求對(duì)方提供的條件比較準(zhǔn)確才行，而現(xiàn)在實(shí)行檔案信息電子化管理則是將每一卷（冊(cè)）中的每一份紙質(zhì)文件按類別、條目、關(guān)鍵詞、保管時(shí)期等重新歸檔，檢索、查找起來非常方便，一目了然。大大提高了時(shí)效性。

3、大大降低了單位安全成本

隨著房地產(chǎn)市場(chǎng)的快速發(fā)展，個(gè)人住房貸款也迅速上升，陜西廣播電視臺(tái)從2001年以來共辦理個(gè)人收入證明430人（次）。2008年9月央行與銀監(jiān)會(huì)聯(lián)合下文對(duì)商業(yè)銀行發(fā)放“第二套房貸”提出調(diào)控要求，如果有職工需要再次購買房產(chǎn)，我們?cè)诓涣私鈱?duì)方是購買“第一套”還是“第二套”就盲目提供職工收入證明進(jìn)行擔(dān)保，這必將使我單位的安全成本大大提高，而具體要知道某位職工是“第一套房貸”還是“第二套房貸”就需要查找該職工有沒開個(gè)人收入證明的檔案。雖然我們一直保存著職工的個(gè)收證明申請(qǐng)檔案，但是需要逐一翻閱，工作量巨大，紙質(zhì)檔案也不易于多次翻閱，我們實(shí)行電子化管理后，只用將職工的個(gè)人收入證明的申請(qǐng)按姓名、部門、時(shí)間、貸款數(shù)額，工資等情況輸入計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)進(jìn)行逐一分類存檔。現(xiàn)在如果需要查閱對(duì)方是幾次房貸，我們只用在計(jì)算機(jī)里調(diào)出任意一個(gè)條目檢索就可以了解對(duì)方的房貸情況，大大降低了我單位的安全成本，減少了風(fēng)險(xiǎn)。

五、檔案信息電子化如何進(jìn)行管理

1、培養(yǎng)和提高人員素質(zhì)

由于檔案信息電子化是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，涉及到計(jì)算機(jī)軟件、硬件與掃描技術(shù)、數(shù)字影像處理技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等基礎(chǔ)知識(shí)，不僅僅是只懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)或者是只懂得紙質(zhì)檔案管理人員所能勝任的，因?yàn)楸仨毤訌?qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理，首先要從思想上讓他們認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，不僅要進(jìn)一步使檔案信息利用最大化，還要使這些電子化的檔案做到可靠、有效的、安全的保護(hù)?？傊?，必須提高制作者和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成踏實(shí)可靠的工作作風(fēng)，忠于職守的工作態(tài)度，在輸入文件目錄和關(guān)鍵詞、保管時(shí)限等能做到認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精，這才能是保證檔案信息電子化的完整性和快捷性。

2、要建立檔案利用、管理制度

要建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時(shí)，必須要獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，才能借閱、查閱檔案，媒體單位有很多獲獎(jiǎng)欄目或者是個(gè)人都將自己的獲獎(jiǎng)證書個(gè)人保存，這樣就造成職工在評(píng)職稱時(shí)沒有獎(jiǎng)勵(lì)證明，給部分職工評(píng)職稱帶來了麻煩和因擾，所以還需要建立完備的檔案管理制度，將各類檔案及時(shí)收集，同時(shí)及時(shí)更新檔案信息，真正做到電子檔案利用和紙質(zhì)文本檔案利用互補(bǔ)，進(jìn)一步整合管理檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案需求利用質(zhì)的飛躍。

六、小結(jié)

現(xiàn)代社會(huì)正在跨入“信息時(shí)代”，文書檔案歸檔、保管與利用電子化管理，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。為了適應(yīng)檔案工作需要和發(fā)展，檔案電子化的管理與利用著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，我們要緊緊圍繞我單位的客觀實(shí)際，順應(yīng)電臺(tái)發(fā)展的規(guī)律，加強(qiáng)科學(xué)管理，確保檔案電子化能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在單位的不斷發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。

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