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檔案整理范文第1篇

[關(guān)鍵詞]機(jī)關(guān)單位；實(shí)物檔案；整理

實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠反映本單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的特定有型物品，是一個(gè)單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應(yīng)將實(shí)物檔案分類(lèi)、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實(shí)物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類(lèi)的難度大。保管、開(kāi)發(fā)的任務(wù)重，從而使實(shí)物檔案整理與其他門(mén)類(lèi)檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強(qiáng)單位實(shí)物檔案整理工作，鞏固和擴(kuò)大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當(dāng)務(wù)之急。

一、實(shí)物檔案的分類(lèi)

分類(lèi)是實(shí)物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實(shí)物按其屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等劃分類(lèi)別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實(shí)物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實(shí)物檔案的分類(lèi)可采取問(wèn)題、年度、保管期限等分類(lèi)方法，以實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)物的有序管理和有效檢索。按問(wèn)題分類(lèi)就是將實(shí)物按其屬性內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分類(lèi)。采用問(wèn)題分類(lèi)法，可以避免和減少同類(lèi)實(shí)物分散的現(xiàn)象，便于按專(zhuān)題登找和利用。實(shí)物檔案問(wèn)題分類(lèi)一般分為獎(jiǎng)品類(lèi)、贈(zèng)品類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)四大類(lèi)。每類(lèi)的主要內(nèi)容如下：獎(jiǎng)品類(lèi)主要有以本單位或本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義在各項(xiàng)比賽、評(píng)比、檢查、考核等工作中獲得的獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書(shū)等實(shí)物；信品類(lèi)主要有有本單位的證件（法人證書(shū)、組織機(jī)構(gòu)編碼、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、國(guó)有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等），本單位機(jī)構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書(shū)等實(shí)物；贈(zèng)品類(lèi)主要有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及社會(huì)知名人士為本單位的題字、作畫(huà)，本單位開(kāi)展的活動(dòng)中有紀(jì)念意義的物品，本單位對(duì)外交際交往戶收受的禮品等實(shí)物；產(chǎn)品類(lèi)主要有本單位在行使職能活動(dòng)時(shí)形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實(shí)物，如微標(biāo)（章）、錢(qián)幣、票證、郵票、紀(jì)念幣、工裝、設(shè)備等。

二、實(shí)物檔案的排列

排列是指按照一定的原則和方法來(lái)定位實(shí)物先后次序的過(guò)程。通過(guò)排列，進(jìn)一步增強(qiáng)實(shí)物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

實(shí)物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實(shí)物應(yīng)當(dāng)排列在一起。“載體原則”有利于目錄檢索和實(shí)物存取工作，同一載體的實(shí)物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實(shí)物上架、陳列，顯得整齊美觀。實(shí)物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實(shí)物的制發(fā)時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列。同一類(lèi)目?jī)?nèi)，同一載體的實(shí)物，按照制發(fā)時(shí)間的先后順序排列，不同載體的實(shí)物可以按照制發(fā)時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列，也可以按照載體形式進(jìn)行排列，比如獎(jiǎng)品類(lèi)可按照獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等載體形式依次排列，信品類(lèi)可按照印章、證書(shū)、牌匣等載體形式依次排列，贈(zèng)品類(lèi)可按照題詞、繪畫(huà)、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類(lèi)可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

三、實(shí)物檔案的貼簽

貼簽是指將實(shí)物在全宗中的位置進(jìn)行標(biāo)著，并以標(biāo)簽的形式在實(shí)物上進(jìn)行粘貼。貼簽是實(shí)物編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類(lèi)、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過(guò)貼簽使實(shí)物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來(lái)查找和利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。

標(biāo)簽如何編制。標(biāo)簽是指在紙張上以表格形式來(lái)記錄和反映歸檔實(shí)物在全宗中的位置，表格的項(xiàng)目主要有名稱(chēng)、制發(fā)單位、獲得時(shí)間、檔號(hào)、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實(shí)物檔案管理工作的基本需要設(shè)置。

四、實(shí)物檔案的編目

編目是指編制實(shí)物檔案目錄。編制實(shí)物檔案目錄，可為實(shí)物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開(kāi)展提供基本條件。

實(shí)物的編目以“件”為單位進(jìn)行，每一件實(shí)物在實(shí)物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個(gè)條目。實(shí)物按照分類(lèi)、排列、貼簽的結(jié)果，逐類(lèi)逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實(shí)物的全貌。實(shí)物沒(méi)有明確標(biāo)明主題名稱(chēng)和制發(fā)時(shí)間的，編目時(shí)，要擬出名稱(chēng)并考證制發(fā)時(shí)間。同時(shí)，要在備注欄中進(jìn)行說(shuō)明。

實(shí)物檔案目錄設(shè)置檔早、名稱(chēng)、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時(shí)間、載體、存放地點(diǎn)、參見(jiàn)號(hào)、備注等項(xiàng)目，概括了實(shí)物的屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

五、實(shí)物檔案的裝盒

裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實(shí)物按件號(hào)順序裝入檔案盒，購(gòu)置檔案柜、密集架、陳列櫥的過(guò)程，這是實(shí)物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。裝入檔案盒的實(shí)物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎(jiǎng)品類(lèi)的獎(jiǎng)狀（可卷成簡(jiǎn)狀）、獎(jiǎng)旗（可折疊平裝）、獎(jiǎng)?wù)?、榮譽(yù)證書(shū)；信品類(lèi)的

印章、證書(shū)等。檔案盒可使用6厘米厚的文書(shū)檔案盒。盒內(nèi)設(shè)置實(shí)物檔案目錄和備考表，以方便盒內(nèi)實(shí)物的保管、利用、進(jìn)出核查和填寫(xiě)盒內(nèi)實(shí)物的情況說(shuō)明。對(duì)于獎(jiǎng)品類(lèi)的獎(jiǎng)?wù)拢C品類(lèi)的印章，產(chǎn)品類(lèi)的徽標(biāo)、錢(qián)幣、紀(jì)念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi)，用紙團(tuán)塞緊空隙以固定實(shí)物位置，檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖，注明檔號(hào)，以方便利用。

六、結(jié)論

實(shí)物檔案如何整理，檔案行政管理部門(mén)還沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)牌和要求，但是，各級(jí)檔案部門(mén)有關(guān)實(shí)物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂(lè)乎，相關(guān)的報(bào)道頻頻見(jiàn)諸報(bào)刊。本文所述實(shí)物檔案的分類(lèi)、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實(shí)際情況來(lái)確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實(shí)物檔案外，還可以給每件歸檔實(shí)物拍照，既可以用來(lái)展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標(biāo)簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

參考文獻(xiàn)：

檔案整理范文第2篇

關(guān)鍵詞：檔案 整理 鑒定

檔案是十分重要的信息資源，而且是任何資源都不可替代的，是不可再生的，也是一個(gè)社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的原動(dòng)力和精神原材料。只有抓好檔案的整理和檔案的鑒定工作，才能充分發(fā)揮檔案這種特殊的知識(shí)產(chǎn)品服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，服務(wù)政務(wù)建設(shè)，服務(wù)文化建設(shè)，服務(wù)社會(huì)建設(shè)。

1.抓好檔案整理基礎(chǔ)，是提高檔案質(zhì)量和效率的關(guān)鍵

檔案的整理工作，包括機(jī)關(guān)文件的平時(shí)歸卷與調(diào)整，文件組卷、案卷排列、案卷目錄的編制、檔號(hào)的編寫(xiě)、局部案卷或保管單位的調(diào)整等項(xiàng)工作內(nèi)容。在一般情況下，上述工作主要由機(jī)關(guān)文件處理部門(mén)與檔案室共同完成，其大部分工作由文件處理部門(mén)或有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)來(lái)完成，作為綜合性的檔案室只負(fù)責(zé)對(duì)有關(guān)具體工作的指導(dǎo)和業(yè)務(wù)檢查以及進(jìn)行局部的加工處理工作，有時(shí)檔案室也接收和征集到一些比較零散的文件，這就需要開(kāi)展全過(guò)程的整理工作。

檔案的整理，是檔案管理工作中的一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的工作環(huán)節(jié)。有些檔案來(lái)源復(fù)雜，形式多樣，往往是零散雜亂，規(guī)格不一，并且常常因材料的增減要進(jìn)行重新整理。保存檔案的目的就是要充分利用檔案，向社會(huì)提供檔案的利用價(jià)值。因此，它的整理就要求達(dá)到完整系統(tǒng)，編排有序，查找起來(lái)方便快捷的這樣一個(gè)實(shí)際效果。如果檔案不經(jīng)過(guò)整理，檔案就顯的雜亂無(wú)章，沒(méi)有連續(xù)性，缺乏檔案的價(jià)值，檔案保管部門(mén)無(wú)法進(jìn)行有效的保管，更無(wú)法進(jìn)行有效利用，通過(guò)檔案的整理，可以進(jìn)一步了解和檢查檔案收集工作的質(zhì)量，對(duì)檔案的收集工作有一定的促進(jìn)作用，檔案通過(guò)系統(tǒng)整理，才能便于檔案管理部門(mén)的有效管理和提供社會(huì)服務(wù)，發(fā)揮檔案服務(wù)的功能作用。

2.注重檔案整理的系統(tǒng)性、完整性、是發(fā)揮檔案資源利用的保證

檔案收集工作的質(zhì)量高低直接影響檔案館和檔案室各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的水平。整理檔案的過(guò)程也就是鑒選檔案的過(guò)程，只有把有保存價(jià)值的檔案集中在檔案館和檔案室，就能為開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)，檔案質(zhì)量高，材料收集齊全，才能豐富檔案資源，提高檔案工作的質(zhì)量，更好地為社會(huì)經(jīng)濟(jì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在做好檔案整理工作的同時(shí)，檔案的正確分類(lèi)管理是資源利用高低的體現(xiàn)，檔案的分類(lèi)要根據(jù)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、分類(lèi)層次，實(shí)際工作的需要，檔案管理的原基礎(chǔ)等情況進(jìn)行具體的比較，綜合分析，客觀公正的選擇符合實(shí)際情況的最佳分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。檔案整理工作的第一個(gè)步驟就是區(qū)分全宗，這也是檔案整理工作中的重要內(nèi)容，由于全宗是檔案管理的核心單位，所以區(qū)分全宗就成為檔案整理乃至整個(gè)檔案管理工作的首要任務(wù)。全宗是檔案的基本組成單位，具有整體性。如：中國(guó)鐵建的檔案，通常應(yīng)劃分為一個(gè)全宗。中鐵二十一局的檔案可單獨(dú)構(gòu)成全宗。中鐵二十一局一公司的檔案各為一個(gè)全宗。判斷檔案的所屬全宗，就是確定某一件或某一些檔案文件“歸屬”的問(wèn)題。也就是說(shuō)這一份檔案應(yīng)該放在那個(gè)地方合適，只有正確地對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，避免檔案因分類(lèi)不當(dāng)，全宗混雜的問(wèn)題。在通常情況下，一個(gè)機(jī)關(guān)形成的檔案本來(lái)就按全宗分得清楚，不存在判定檔案所屬全宗問(wèn)題。但是由于種種原因，會(huì)出現(xiàn)一些不同全宗檔案互相混雜的情況，一是檔案在形成過(guò)程中可能出現(xiàn)全宗混雜情況；二是機(jī)關(guān)或人動(dòng)，造成不同全宗檔案互相混雜；三是某些歷史檔案，由于多次轉(zhuǎn)移，分散或多次整理，在整理中又由于整理人員不懂全宗的概念或工作不夠細(xì)心，把不同全宗混在一起進(jìn)行整理，造成全宗混亂。因此，檔案整理工作人員要學(xué)習(xí)和掌握判定檔案所屬全宗的知識(shí)，研究這方面問(wèn)題，正確地判定檔案的所屬全宗，解決檔案“歸屬”問(wèn)題。

如何正確地判定檔案的所屬全宗，根據(jù)我所學(xué)習(xí)掌握的知識(shí)，結(jié)合自己平時(shí)的工作，一般要掌握三個(gè)方面，就能夠基本解決檔案所屬全宗的“歸屬”問(wèn)題。(1)從文件、發(fā)文和收文等方面著手，查形成者，立檔單位的內(nèi)部文件及發(fā)文的存本和原稿之上均有本單位的名稱(chēng)，只要明確了這兩種類(lèi)型文件的作者，就可判定所屬的全宗也就是它們的作者是檔案的形成者。(2)在特殊情況下，如文件上沒(méi)有標(biāo)明作者或其受理者的名稱(chēng)，則應(yīng)對(duì)原有文件內(nèi)容和形式特征，進(jìn)行細(xì)致的分析和考證。如文件上保留的各種原始標(biāo)記，包括有關(guān)人員的簽字和標(biāo)準(zhǔn)，歸檔章和其日期等，均可作為判定檔案所屬全宗的依據(jù)。(3)由幾個(gè)立檔單位共同辦理的文件，判定這類(lèi)文件的歸屬，主要看其最后的承辦單位，一般應(yīng)將其歸人最后的承辦機(jī)關(guān)單位的檔案全宗。總之，在判斷檔案文件的所屬全宗，一定要認(rèn)真細(xì)致，不可粗心。

3.強(qiáng)化業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)是檔案鑒定工作的前提

社會(huì)的不斷發(fā)展，促進(jìn)了檔案數(shù)量的增長(zhǎng)。一個(gè)單位、部門(mén)、企業(yè)要進(jìn)行正常的工作、生產(chǎn)等等活動(dòng)，這一切都會(huì)形成大量的文件檔案。它們的發(fā)展每時(shí)每刻都在產(chǎn)生或形成檔案，單位、部門(mén)、企業(yè)的擴(kuò)大，人員的增加、設(shè)備的更新?lián)Q代、職能的擴(kuò)大都在形成大量的檔案，檔案的劇增給檔案鑒定工作提出了新要求，一部分檔案將成永久保管，一部分沒(méi)有可存價(jià)值的，這就要求檔案工作人員要根據(jù)檔案有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行全面地鑒定，檔案鑒定的正確與否，關(guān)系至關(guān)重要，檔案工作者要不斷強(qiáng)化業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，掌握有關(guān)知識(shí)政策，不斷提高鑒別能力，使真正有價(jià)值的東西成為檔案，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)，對(duì)于無(wú)價(jià)值的檔案進(jìn)行及時(shí)銷(xiāo)毀，以便減輕檔案館(室)庫(kù)存壓力。

4.逐步實(shí)現(xiàn)檔案鑒定理論與實(shí)踐的統(tǒng)一，是檔案工作良性循環(huán)的途徑

檔案鑒定是檔案管理的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它關(guān)系到檔案的銷(xiāo)毀館藏的優(yōu)化以及檔案質(zhì)量與檔案效益的發(fā)揮。檔案鑒定包括鑒定檔案保存價(jià)值，鑒定檔案的真?zhèn)?。在檔案館和檔案室的業(yè)務(wù)工作中經(jīng)常進(jìn)行的鑒定工作屬于檔案的保存價(jià)值，也就是對(duì)檔案保存價(jià)值的大小進(jìn)行鑒定，來(lái)確定檔案的存放時(shí)間，一般來(lái)說(shuō)，大部分檔案保存部門(mén)都注重檔案的“存”而對(duì)于“毀”往往是不為的，這就有一個(gè)鑒定檔案的關(guān)鍵。檔案保存價(jià)值鑒定工作難度較大，人們一般不便輕易銷(xiāo)毀，這樣長(zhǎng)期以來(lái)就會(huì)形成大部分無(wú)用檔長(zhǎng)期存在，如果對(duì)檔案的價(jià)值判斷不準(zhǔn)確，輕視檔案的存在，錯(cuò)誤的銷(xiāo)毀了有用之檔，將難以挽救，因此，檔案銷(xiāo)毀是一個(gè)薄弱壞節(jié)，開(kāi)展這項(xiàng)工作要慎重而認(rèn)真。

隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，檔案這一特殊的資源所起的作用越顯重要，檔案質(zhì)量的高低如何來(lái)衡量，這就要求我們對(duì)檔案的價(jià)值予以定期鑒定，只有通過(guò)鑒定工作才能不斷提高檔案的質(zhì)量。在現(xiàn)實(shí)工作中許多檔案工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)，對(duì)于檔案鑒定工作更覺(jué)得吃不準(zhǔn)，根據(jù)多年來(lái)自己基層工作的實(shí)踐，我認(rèn)為從目前基層檔案館(室)藏的情況看， 80年代以前各種檔案程度不同的存在著保管期限錯(cuò)定，案卷標(biāo)題擬寫(xiě)不規(guī)范，不嚴(yán)密，組卷標(biāo)準(zhǔn)不清，卷內(nèi)紙張質(zhì)量低劣，書(shū)寫(xiě)潦草，欠規(guī)范；二是一部分檔案已超過(guò)了保存期限，而仍然處于保存階段，這也有當(dāng)時(shí)判定不準(zhǔn)原因；三是基層立檔單位大多數(shù)沒(méi)有把檔案鑒定工作列入檔案工作的內(nèi)容，只建只存，很少對(duì)檔案作出正確地鑒定。

檔案整理范文第3篇

一、傳統(tǒng)和現(xiàn)代檔案整理的共性

任何一種物質(zhì)都有其自身的結(jié)構(gòu)形式，檔案也有其結(jié)構(gòu)的特性，在檔案整理的過(guò)程中，通?？梢钥偨Y(jié)出檔案自身的結(jié)構(gòu)特征，掌握了這些特征之后就可以將非檔案結(jié)構(gòu)的物質(zhì)轉(zhuǎn)化成檔案結(jié)構(gòu)，因此無(wú)論是對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的整理還是對(duì)現(xiàn)代的電子檔案整理，都要嚴(yán)格的根據(jù)其自身的結(jié)構(gòu)特征對(duì)其進(jìn)行有效的處理。

在對(duì)檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)了解的過(guò)程中經(jīng)歷了不同的階段，在不同的時(shí)代，人們對(duì)檔案結(jié)構(gòu)的認(rèn)識(shí)也存在著一定的差異，因?yàn)闄n案整理存在著一定的共性，所以在檔案整理工作中就要以不同時(shí)代人們的認(rèn)識(shí)作為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)傳統(tǒng)的檔案整理工作和當(dāng)今的檔案整理工作有一個(gè)更加全面和科學(xué)的認(rèn)識(shí)，從而能夠更好的總結(jié)出自檔案整理中應(yīng)該遵循的原則。

二、檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)和傳統(tǒng)檔案整理

在對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行整理的過(guò)程中，人們對(duì)檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)并沒(méi)有一個(gè)十分清晰的定義，檔案是文件的集合，它展現(xiàn)了文件之間在時(shí)間層面上的聯(lián)系。當(dāng)前我們要將這些不同時(shí)期的認(rèn)識(shí)綜合在一起，才能順利的總結(jié)出不同時(shí)代人們對(duì)檔案整理工作的認(rèn)識(shí)重點(diǎn)，也有人將其概括成文件集合和文件之間歷史聯(lián)系的結(jié)合體。

對(duì)于潛意識(shí)當(dāng)中的傳統(tǒng)檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)，我們尤其要關(guān)注的一點(diǎn)就是在這樣的檔案形式當(dāng)中，文件集合是物質(zhì)形式，但是文件之間的歷史聯(lián)系是非常抽象的，它不是以物質(zhì)的形式存在的，它只是一種文件之間的信息。所以文件集合是其中唯一的物質(zhì)，為了使人們對(duì)這一點(diǎn)有更加充分的認(rèn)識(shí)，我們也將傳統(tǒng)檔案時(shí)代的檔案結(jié)構(gòu)形式稱(chēng)作是檔案的單一物質(zhì)結(jié)構(gòu)。

盡管檔案學(xué)很早就發(fā)現(xiàn)了文件之間歷史聯(lián)系的六個(gè)特征，也就是說(shuō)，已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了文件之間歷史聯(lián)系是多維的，并且由此提出了“必須最大限度地保持文件歷史聯(lián)系”的檔案整理原則。但由于傳統(tǒng)檔案整理要用文件的物理排序來(lái)記錄和保持文件之間的歷史聯(lián)系，且只能一維地記錄和保持文件之間的歷史聯(lián)系，所以我們就必須客觀地認(rèn)識(shí)到，“利用文件的物理排序來(lái)記錄和保持文件之間的歷史聯(lián)系”是一塊“短板”，實(shí)際上它將阻礙傳統(tǒng)檔案整理在實(shí)踐上實(shí)現(xiàn)文件之間歷史聯(lián)系的多維記錄。因此，檔案學(xué)所提出的“必須最大限度地保持文件歷史聯(lián)系”只能被弱化為“盡其所能地保持文件歷史聯(lián)系”，這是在“單一檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)”的意識(shí)下，傳統(tǒng)檔案整理所無(wú)法違背的又一個(gè)客觀規(guī)律。

三、檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)與現(xiàn)代檔案整理

當(dāng)前人們對(duì)檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的認(rèn)識(shí)在不斷的深化和發(fā)展，檔案雙重物質(zhì)結(jié)構(gòu)認(rèn)識(shí)的形成也就意味著人們?cè)趯?shí)際的工作中可以更好的認(rèn)識(shí)和發(fā)現(xiàn)現(xiàn)代檔案整理工作中所固有的一些規(guī)律，只有這樣，才能更好的幫助中國(guó)的檔案學(xué)者在實(shí)際的工作中更好的推動(dòng)相關(guān)工作的開(kāi)展。

在“檔案雙重物質(zhì)結(jié)構(gòu)”的模型中，“文件集合”仍然是一種物質(zhì)，“文件之間的歷史聯(lián)系”也依然存在，而它與檔案的單一物質(zhì)結(jié)構(gòu)所不同的是，在檔案物質(zhì)雙重結(jié)構(gòu)中出現(xiàn)了另一種物質(zhì)――“歷史聯(lián)系的記錄”。通俗地說(shuō)，檔案物質(zhì)雙重結(jié)構(gòu)中，不僅文件集合是一種物質(zhì)，而且“歷史聯(lián)系的記錄”也是一種物質(zhì)，所以它才被稱(chēng)為“雙重物質(zhì)”。千萬(wàn)不要低估了檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的這一變化，正是因?yàn)檫@一變化，形成了現(xiàn)代檔案整理的特點(diǎn)與規(guī)律。

“歷史聯(lián)系的記錄”的出現(xiàn)表明，現(xiàn)代檔案整理不再認(rèn)為利用文件的物理排序來(lái)記錄和保持文件之間的歷史聯(lián)系是檔案整理的唯一方法，而是認(rèn)為利用“歷史聯(lián)系的記錄”來(lái)記錄文件之間歷史聯(lián)系是一種更為科學(xué)和實(shí)用的方法。所以在現(xiàn)代檔案整理中，“歷史聯(lián)系的記錄”就成為記錄和保持文件之間歷史聯(lián)系的物質(zhì)。由此檔案中的文件之間歷史聯(lián)系關(guān)系信息的承載者，已從單一檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)中的“文件集合”，轉(zhuǎn)移到了檔案雙重物質(zhì)構(gòu)成中的“歷史聯(lián)系記錄”。而利用“歷史聯(lián)系的記錄”這種物質(zhì)，來(lái)專(zhuān)門(mén)記錄文件之間的歷史聯(lián)系，就成為現(xiàn)代檔案整理的一個(gè)必須恪守的法則。

“歷史聯(lián)系的記錄”在檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)中的出現(xiàn)，不但能將文件之間的歷史聯(lián)系用物質(zhì)的形式加以記錄和保持，更為重要的，我們能徹底擺脫利用文件集合只能一維地記錄和保持文件之間歷史聯(lián)系這一規(guī)律，實(shí)現(xiàn)過(guò)去已經(jīng)想到的但又總是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的多維記錄歷史聯(lián)系的夙愿。能多維地記錄和保持歷史聯(lián)系，就成為現(xiàn)代檔案整理所具有的一個(gè)特征和規(guī)律。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代檔案整理實(shí)現(xiàn)了多維記錄歷史聯(lián)系，所以檔案整理的原則就必然要隨之發(fā)生變化。檔案整理將不再堅(jiān)持傳統(tǒng)的“來(lái)源原則”、“事由”或“年代”這樣的一維原則，它將形成一個(gè)由“來(lái)源原則”、“事由”和“年代”整合而成的多維“歷史原則”。所以檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的演變，為在檔案整理中高舉“歷史”的旗幟，奠定了一個(gè)最根本的基礎(chǔ)。而檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的這種演進(jìn)，也就成為了檔案進(jìn)化的一個(gè)規(guī)律。

檔案整理范文第4篇

【關(guān)鍵詞】土地整理；檔案管理；建議

我國(guó)土地檔案管理工作暫行規(guī)定中指出，土地檔案管理包括：地籍管理檔案、土地利用規(guī)劃?rùn)n案、建設(shè)用地檔案、土地監(jiān)督檢查檔案、土地科技管理檔案和土地管理教育檔案等。土地整理檔案是土地科技檔案的一種，整理內(nèi)容是對(duì)成片土地上的道路、水源、農(nóng)居建設(shè)及耕地坡度改造等，工作內(nèi)容主要有選址、測(cè)量、科研論證、規(guī)劃設(shè)計(jì)、審查批復(fù)、資金預(yù)算、招標(biāo)、施工、監(jiān)管、竣工驗(yàn)收等多個(gè)環(huán)節(jié)，所涉領(lǐng)域涵蓋工程建設(shè)、田間道路、農(nóng)田水利、護(hù)林綠化、土地復(fù)墾等。在土地資源分配利用、流轉(zhuǎn)、收益過(guò)程中發(fā)揮著重要作用。因此，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，研究檔案管理工作規(guī)律，是實(shí)現(xiàn)土地整理檔案資料在現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮重要作用的技術(shù)保障。

一、提高土地整理檔案管理的重要性

土地整理檔案詳細(xì)記錄了采取工程、生物等措施，對(duì)田、水、路、林、村等實(shí)行綜合整治等關(guān)于土地總體規(guī)劃或?qū)ｍ?xiàng)規(guī)劃的過(guò)程，通過(guò)土地整理措施的實(shí)施，增加了有效耕地面積，提高了耕地質(zhì)量，調(diào)整了土地資源利用結(jié)構(gòu)，改善了農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和生態(tài)環(huán)境，改善了農(nóng)民生活條件。在土地資源分配利用、流轉(zhuǎn)、收益過(guò)程中發(fā)揮著重要作用。因此研究和探討如何規(guī)范、提高土地整理檔案管理工作有利于最大限度發(fā)揮土地整理檔案在現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中的重要作用，有利于提升土地整理檔案的利用效率。

二、土地整理檔案管理的策略探究

（一）提高檔案管理認(rèn)識(shí)，是土地整理檔案管理的基礎(chǔ)。1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)意識(shí)。要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，從主觀上樹(shù)立工作責(zé)任感和嚴(yán)肅認(rèn)真做好工作的思想意識(shí)，按工作優(yōu)先，服務(wù)至上的原則，最大限度地發(fā)揮管理人員的主觀能動(dòng)性，更積極主動(dòng)的投身于檔案管理工作中。2.增強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理和保護(hù)檔案資料的宣傳，提高全體干部職工對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)；充分認(rèn)識(shí)檔案資源的價(jià)值，從主觀上對(duì)檔案管理有個(gè)全新的了解和認(rèn)識(shí)，積極主動(dòng)配合做好檔案法制建設(shè)，使檔案工作開(kāi)展做到有法可依。3.爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持是工作順利開(kāi)展的有力保障。向領(lǐng)導(dǎo)宣傳土地整理檔案管理工作取得的成績(jī)，讓領(lǐng)導(dǎo)層充分認(rèn)識(shí)檔案工作的地位和作用，積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持；從機(jī)制上加強(qiáng)檔案管理，重視人員、硬件、資金等投入，確保人力、物力和資源的合理配備。

（二）提高檔案工作人員的素質(zhì)是土地整理檔案管理的前提。檔案管理是非常復(fù)雜、煩瑣的工作，是業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性工作，因此要加強(qiáng)檔案工作者職業(yè)道德建設(shè)，培養(yǎng)檔案工作人員愛(ài)崗敬業(yè)的精神；工作中嚴(yán)格遵守職業(yè)道德規(guī)范，尊重檔案資料的真實(shí)性；培養(yǎng)埋頭苦干，無(wú)私奉獻(xiàn)的道德情操；培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、認(rèn)真地做好檔案收集、歸檔及保管工作的態(tài)度，樹(shù)立扎實(shí)干，服務(wù)優(yōu)，守紀(jì)律，創(chuàng)一流的堅(jiān)定信念。不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)。

（三）做好檔案分類(lèi)處理是土地整理檔案管理的重點(diǎn)。土地整理檔案所要保存的內(nèi)容是具有價(jià)值的文字材料、圖紙、圖表以及聲像等文件資料。在管理中要依照選址、測(cè)量、科研論證、規(guī)劃設(shè)計(jì)、審查批復(fù)、資金預(yù)算、招標(biāo)、施工、監(jiān)管、竣工驗(yàn)收等不同階段進(jìn)行細(xì)致分類(lèi)，認(rèn)真歸檔。要認(rèn)真負(fù)責(zé)的對(duì)歸檔項(xiàng)目進(jìn)行審查，文件材料要收集齊全，單項(xiàng)工程要有項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定。分類(lèi)是土地整理檔案管理中的初級(jí)工作，分類(lèi)要細(xì)致，歸檔要認(rèn)真，才能充分發(fā)揮檔案資料在后期土地規(guī)劃、利用環(huán)節(jié)的重要作用，是土地資源長(zhǎng)期發(fā)展的歷史依據(jù)。

（四）將檔案資料數(shù)字化管理是土地整理檔案管理發(fā)展的必然需求。1.開(kāi)展管理人員技術(shù)培訓(xùn)是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的技術(shù)保障。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大力發(fā)展和信息技術(shù)的逐漸深入，不僅大大提高了工作人員的工作效率，而且提高了檔案資料的完整性和持久性，在引進(jìn)先進(jìn)的土地檔案管理信息系統(tǒng)后，要邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專(zhuān)家對(duì)管理人員進(jìn)行相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變管理理念，提高熟練操作軟件的技能，定期考察管理人員的技術(shù)基礎(chǔ)和工作能力，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的技術(shù)保障。2.檔案資料數(shù)字化管理是社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的必然需求。當(dāng)前正處于推進(jìn)“四城同創(chuàng)、提升耕地質(zhì)量、打造美麗鄉(xiāng)村、建設(shè)生態(tài)宜居涪陵”建設(shè)的重要時(shí)期，土地征用與土地流轉(zhuǎn)、農(nóng)村建設(shè)用地復(fù)墾等工作大量涌顯，檔案查詢、調(diào)卷和出具證明等工作繁多，管理人員的紙質(zhì)業(yè)務(wù)堆積如山，為滿足群眾對(duì)檔案資料的查閱和利用需求，充分發(fā)揮檔案資料的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案資料的安全管理和便捷查閱，需要做好網(wǎng)上備份、分類(lèi)，建立數(shù)字化管理體系，因此，土地整理檔案數(shù)字化管理是現(xiàn)代化建設(shè)的必然需求。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，土地整理檔案管理要能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮較大效用，最大限度的發(fā)揮國(guó)土檔案的使用價(jià)值，為土地的開(kāi)發(fā)利用提供最真實(shí)的依據(jù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]唐寶蓮,吳建華.檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化及三者的關(guān)系[J].科技檔案,2006(03).

[2]夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].云南檔案,2010(03).

檔案整理范文第5篇

企業(yè)中文書(shū)檔案主要的來(lái)源有兩個(gè)方面，一是來(lái)自企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，其文件主要是來(lái)自O(shè)A系統(tǒng)；二是企業(yè)在職能活動(dòng)過(guò)程中，除業(yè)務(wù)系統(tǒng)以外形成的需歸檔的紙質(zhì)或電子文件，俗稱(chēng)帳外文件。

企業(yè)中文書(shū)檔案的歸檔范圍有：反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；公司工作活動(dòng)中形成的，對(duì)維護(hù)公司權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；公司需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)單位、同級(jí)單位的文件材料；下級(jí)單位報(bào)送的重要文件材料；其他對(duì)公司工作具有查考價(jià)值的文件材料。

一、文書(shū)檔案整理的基本單位

文書(shū)檔案整理的基本原則應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。在《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA／T42―2009)中以“件”為整理單位指導(dǎo)企業(yè)進(jìn)行文件級(jí)整理，即一文一件整理方式。

一文一件整理一般以每份文件為一件。但在企業(yè)OA收發(fā)文中的文件，如正文與附件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與指示等，各文件相對(duì)獨(dú)立，容易造成歸檔不全和利用查找不到等情況，對(duì)于這類(lèi)文件的處理方式應(yīng)該視為一件來(lái)處理，實(shí)體也應(yīng)裝訂在一起，便于查找利用。

二、文書(shū)檔案整理的基本步驟

1.裝訂

文書(shū)檔案在打印好之后要按件裝訂。裝訂順序?yàn)椋赫尽⒏郊蛯徟鷨?；正文在前，定稿在后；原件在前，?fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；復(fù)函在前，來(lái)函在后。

凡是原來(lái)文件上有金屬物、塑料等包裝都必須去掉，并用不銹鋼訂書(shū)釘在文件左側(cè)空白處裝訂；無(wú)法用訂書(shū)釘裝訂的厚文件應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂；企業(yè)有裝訂機(jī)的可以用熱熔裝訂機(jī)裝訂；已經(jīng)成冊(cè)的裝訂好的出版物等可以保持原裝訂。

2.分類(lèi)

對(duì)于一文一件歸檔文件的分類(lèi)方法與傳統(tǒng)檔案整理的分類(lèi)方法一致，包括年度分類(lèi)法、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類(lèi)法、保管期限分類(lèi)法等。如果企業(yè)目前沒(méi)有自己的分類(lèi)和保管期限劃分制度，可參照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA／T42-2009)中的“企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表”。例如可采用如下分類(lèi)：年度一保管期限一機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)來(lái)進(jìn)行分類(lèi)整理。

3.編號(hào)

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中企業(yè)檔案歸檔文件的編號(hào)項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、室編件號(hào)、館編件號(hào)。文件按分類(lèi)方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)右上方的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。如文書(shū)檔案的檔的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)。一般建議按四位編碼格式編寫(xiě)，如：000l。

館編件號(hào)：指地方檔案館接收檔案后，由于鑒定、整理中對(duì)部分檔案進(jìn)行抽出、補(bǔ)人等局部調(diào)整后，導(dǎo)致室編件號(hào)出現(xiàn)斷號(hào)、跳號(hào)等現(xiàn)象時(shí)，按照新的排列順序重新編制的件號(hào)。編號(hào)的方法與室編件號(hào)一樣。

編碼工作還有一個(gè)事情要做，那就是打印頁(yè)碼。編制頁(yè)碼可用號(hào)碼機(jī)或手工填寫(xiě)，頁(yè)碼編寫(xiě)在頁(yè)面的右下角，背面的左下角、一份文件一個(gè)流水號(hào)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)，空白頁(yè)不打頁(yè)碼。

4.編目

歸檔文件應(yīng)根據(jù)企業(yè)分類(lèi)方案和件號(hào)編制歸檔文件目錄。編目以“件”為單位進(jìn)行，在目錄中一條條目體現(xiàn)為一件歸檔文件。歸檔文件目錄的項(xiàng)目包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注等項(xiàng)?？砂春写蛴〕鰜?lái)并將該目錄放置在盒內(nèi)，另打印一份裝訂成冊(cè)留作手工檢索使用。

5.裝盆排架

歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒內(nèi)，與打印出來(lái)的歸檔文件目錄中相應(yīng)條目排列順序相一致，方便檢索到該文件條目后能對(duì)應(yīng)地找到實(shí)體文件。裝盒時(shí)，歸檔文件應(yīng)按企業(yè)具體的分類(lèi)方案將不同年度、保管期限、類(lèi)別的歸檔文件裝入不同的檔案盒。不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒，不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放人同一檔案盒，不同機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)形成的歸檔文件不應(yīng)放人同一檔案盒。

檔案裝盒過(guò)程中要填寫(xiě)檔案盒封面、脊背和備考表等?，F(xiàn)在企業(yè)檔案室用的盒子一般都采用地方檔案局監(jiān)制的專(zhuān)門(mén)裝檔案文件的盒子，檔案盒封面和盒脊都印刷到了盒子上，可直接填寫(xiě)。如果沒(méi)有可制作打印出來(lái)粘貼到盒子上。

填寫(xiě)脊背時(shí)要根據(jù)檔案盒在檔案柜存放的具體形式進(jìn)行填寫(xiě)。脊背上的項(xiàng)目一般包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、室編起止件號(hào)、館編起止件號(hào)、盒號(hào)等。盒號(hào)的編寫(xiě)一般也按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、流水號(hào)等進(jìn)行盒號(hào)的編制。注意此處年度填寫(xiě)也應(yīng)該填寫(xiě)四位阿拉伯?dāng)?shù)字；保管期限應(yīng)該填寫(xiě)!漢字全稱(chēng)，如：永久、長(zhǎng)期、短期；室編起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)排列最前和排列最后的歸檔案文件的件號(hào)，兩號(hào)之間用橫線連接，如“15―60”。

填寫(xiě)備考表時(shí)，備考表的內(nèi)容應(yīng)該包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人、日期等。備考表的外形尺寸為標(biāo)準(zhǔn)A4紙，應(yīng)按照盒內(nèi)歸檔文件的實(shí)際情況真寫(xiě)備考表。

歸檔文件全部裝盒之后，應(yīng)該按照順序排列到檔案密集架上。面對(duì)檔案柜，先從左方排起，遵循從左到右，從上到下的排列順序。檔案盒排架的順序可以按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)，如可以按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)問(wèn)題或分類(lèi)、盒號(hào)流水的順序排架；也可以將同一年度的檔案按類(lèi)目與盒號(hào)流水排，即先排A類(lèi)永久、長(zhǎng)期、短期，再排B類(lèi)永久、長(zhǎng)期、短期，依此類(lèi)推。

三、文書(shū)類(lèi)電子文件的整理

隨著企業(yè)信息化進(jìn)程的加快，企業(yè)公文流轉(zhuǎn)也都在OA系統(tǒng)中完成，企業(yè)越來(lái)越多的電子文件需要?dú)w檔。歸檔工作是電子公文運(yùn)行管理的最后一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是電子公文與檔案銜接的關(guān)鍵。電子文件歸檔的質(zhì)量是衡量企業(yè)電子公文運(yùn)行管理好壞與成敗的關(guān)鍵。電子檔案的管理應(yīng)搭乘企業(yè)信息化的快車(chē)建立一套電子檔案管理系統(tǒng)，運(yùn)行更加高效、科學(xué)的管理手段來(lái)管理企業(yè)的電子文件；以更加高效、便捷的方式提供給廣大職工進(jìn)行利用。企業(yè)文書(shū)檔案電子文件的整理規(guī)則應(yīng)參照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，參照紙質(zhì)文件的整理規(guī)則進(jìn)行整理。