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檔案管理基本要求范文第1篇

摘 要：檔案收集整理是有效落實檔案的關鍵所在，同時也得到了共識。由于收集管理工作在檔案管理中扮演著重要的角色，倘若基礎性工程沒有做好，今后管理工作一定會存在不足之處。從這個立場來看，開展好檔案收集管理工作勢在必行，然而不可否認的是，相關部門沒有對收集整理工作引起高度重視，致使諸多檔案出現信息流失的情況。鑒于此，本文主要從以下幾個方面進行分析，提出合理化建議，提供給相關人士，供以借鑒。

關鍵詞：檔案管理；收集整理；分析

相關部門可以采取諸多手段將檔案收集管理質量加以提升，然而從當前的發(fā)展形勢來看，加大宣傳力度，增強相關人員的意識，倘若不存在意識，那么久無法付出行動。不僅僅如此，相關部門應當發(fā)揮出信息化技術的作用，并建立完善的管理系統(tǒng)，將責任制度落實到位，從而要求不同部門之間加以配合。

1 檔案收集整理的意義

一般情況下，做好檔案工作的手段存在諸多種，然而開展好檔案整理收集工作是關鍵所在。倘若不做好整理工作，那么檔案日后管理也會存在諸多不足之處。顯而易見的是，檔案收集整理工作是必要的。不僅僅如此，檔案收集整理的意義還表現在以下幾個方面：

第一，相關部門在開展檔案收集整理工作的時候，一定要搜尋存在價值的信息。諸多信息的價值都是在前期整理工作中呈現出來的，依據這種信息來看，相關人員需要做好記錄工作，為今后檔案工作可以得到充分的利用提供重要的參考依據；第二，收集整理工作在檔案工作中扮演著重要的角色，倘若沒有收集整理工作，那么就不能形成檔案，這樣也會在某種程度上對檔案的最終形成帶來直接的影響。所以，相關人員應當對收集整理工作引起高度重視；第三，收集整理工作在檔案管理中占有著重要的地位，由于檔案管理最基本的管理方法是對檔案進行收集管理，相關人員在對檔案進行收集管理的時候，應當做好相應的分類、記錄等，所以相關人員一定要做好自己的本職工作，一定要提高收集整理水平。

2 提高檔案收集整理水平的對策

2.1 樹立檔案收集整理意識

當前，仍然有諸多相關人員沒有對檔案收集整理的重要性引起必要的重視，從這些人口來講，收集整理工作并不僅僅代表著檔案管理的核心內容，由于沒有投入很多的精力，這樣在有些時期，檔案收集整理制度不能發(fā)揮出充分的價值，如同擺設，這同樣是檔案收集整理質量往往不是主要因素。而正是由于檔案收集整理工作不科學，致使存在價值的檔案信息資源出現流失的情況，從而在某種程度上對檔案管理事業(yè)帶來不利影響。所以，相關部門應當加大對人員培養(yǎng)的力度，特別是相關人員一定要對收集整理知識做到熟練掌握，只有這樣才可以促使檔案收集整理工作達到規(guī)范化的效果。

2.2 完善檔案收集整理體系、注重突出網絡

不同部門之間需要依據本身的檔案管理系統(tǒng)，并依據具體組織結構設置的具體狀況開展好檔案收集整理系統(tǒng)的建立，而在實際構建的時候，需要傾向于網絡，在基于網絡的時代下，促使檔案收集整理工作面臨著更嚴峻的挑戰(zhàn)，而網絡管理形式可以滿足相關需要。確保檔案收集整理系統(tǒng)不管是在哪一個環(huán)節(jié)都可以做到有人負責有人配合。

2.3 建立和健全管理制度，落實責任部門

檔案收集工作既要加強宣傳工作，通過多種渠道、多種形成、各種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規(guī)，增強全員的檔案管理意識，使其自覺的配合好文件資料的收集和歸檔工作，又要制定出一系列的規(guī)章制度，為確保檔案資料收集的齊全性、完整性，必須建立嚴格的制度，制定檔案移交歸檔制度，明確檔案歸檔范圍、內容及時間；制定電網建設項目檔案管理、檔案崗位規(guī)范和責任落實等制度。

2.4 積極主動上門收集，提高歸檔率

檔案收集工作除了建立健全檔案資料的收集歸檔制度，取得領導重視、各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”即腦勤、手勤、腳勤，愛崗敬業(yè)，盡職盡責。檔案員應根據檔案資料來源廣，范圍大的特點，不厭其煩主動上門，跟蹤收集。對于個別不按規(guī)定移交的部門，檔案員只要有耐心，經常上門催交，與他們溝通，往往都能收到效果。

2.5 提高服務質量，改變以往被動服務的局面

檔案室是檔案的管理者，同時也是檔案利用者的服務者。檔案管理員要從思想上樹立高度的服務觀念，克服“守攤式”的被動服務觀念，充分發(fā)揮助手作用，利用現代化技術提供遠程服務，利用網上信息量大，傳遞速度快的優(yōu)勢，實F檔案資源共享。加強編研工作，檔案員應熟悉室藏檔案情況，通過對檔案分析研究，對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟，編印成各種檔案參考資料，使利用者充分意識到檔案的價值和重要性。要從實際出發(fā)，有針對性的編制必要的檢索工具，為單位的安全生產提供服務。

2.6 制定檔案職業(yè)道德規(guī)范，提高從業(yè)者的道德水準

當前科學理性的發(fā)展對檔案從業(yè)者的職業(yè)活動與職業(yè)行為有了新的要求，職業(yè)行為規(guī)范化和理性化，因而，建立一種規(guī)則性的職業(yè)道德體系就成為各行業(yè)的迫切需要。為使檔案職業(yè)道德在從業(yè)者活動與職業(yè)行為中得以落實，檔案部門通常要通過制定規(guī)章、制度、守則等紀律來約束從業(yè)者。這些條款告訴從業(yè)者哪些行為符合職業(yè)道德，哪些行為不符合職業(yè)道德，同時會說明違反這些規(guī)定將帶來的負面影響或將給予失職者的處罰措施。在這里除了考慮將外在的檔案職業(yè)道德規(guī)范強制性地灌輸到從業(yè)者的職業(yè)活動中外，還應當關注檔案職業(yè)人員的內心需要：他們不僅僅是單調枯燥的“辦公室+庫房”的生活，他們也需要融入社會各行各業(yè)的建設中，職業(yè)的價值要在與社會的交往過程中體現，一旦從業(yè)者的社會滿足感建立起來，他就能看到所從事的檔案職業(yè)的價值，并能自覺遵守各項規(guī)章制度。

結束語

通過以上內容的論述，可以得知：管好檔案工作的手段不只是一種，收集整理是一定要使用到的手段之一，由于作為基礎性工作，檔案資源僅僅需要前期的收集整理才可以進行歸檔工作，要不然就會出現零散的信息，建立不了完整的檔案。檔案管理工作簡單的說是源于檔案收集工作，檔案收集管理質量會對相關機構帶來直接的影響，這樣就要求相關部門需要對檔案收集管理工作引起必要的重視，從而推動檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。

參考文獻

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檔案管理基本要求范文第2篇

關鍵詞：信息時代；高職院校；人事檔案

引言

人事檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的重要證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據。人事檔案管理是高職院校檔案管理工作的重要組成部分。隨著信息時代的到來，高職院校檔案管理工作也發(fā)生了深刻的變化，人事檔案從紙質向電子化的轉變不僅形成了新的檔案管理形式，也對高職院校人事檔案管理職能提出了新的要求。當前信息化背景下，高職院校人事檔案管理面臨著嚴峻的轉型，職業(yè)人才培養(yǎng)與社會發(fā)展需求的雙重作用促使學校積極調整檔案管理理念，以形成完善、健全的信息服務體系。

1更新管理理念，適應信息化檔案管理變革

隨著高職院校人事檔案管理信息化模式的建立與完善，傳統(tǒng)檔案管理理念與現代化管理工作之間的沖突也逐漸顯現。當前社會經濟發(fā)展對高職院校的人事檔案管理提出了新的要求，因此，打破保守封閉的管理理念束縛，構建開放管理模式也成為高職院校檔案管理工作適應信息化時代要求的基本前提。在信息化檔案管理背景下，高職院校需要樹立主動服務的理念，打破學校的邊界，擴大檔案服務范圍，利用檔案資源優(yōu)勢建立動態(tài)化的人事檔案資料，將人員的各類信息納入系統(tǒng)管理中來，并實現自動化、智能化管理，以供相關部門的參考與使用。

2建立檔案管理標準，推動信息資源共享

在信息時代，信息資源的共享是提高資源利用率的重要體現，也是高職院校提高信息化服務能力的基本要求。信息共享需要建立規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理標準，高職院校在優(yōu)化人事檔案管理模式的過程中，應根據國家相關標準，對電子檔案進行調整與完善，為人事檔案資源共享做好準備。高職院校建立標準化人事檔案管理體系應從以下幾點入手：（1）建立管理性標準規(guī)范。安全高校的檔案管理是確保檔案資源利用的前提，對于人事檔案而言，形成管理性標準規(guī)范也是保護個人隱私的需要。目前我國針對信息安全管理需要建立了相關管理條例，例如《中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》《中華人民共和國計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法》等，高職院校應基于相關規(guī)定建立信息管理標準化體系，加強信息系統(tǒng)安全防護，以提高檔案管理效率。（2）建立業(yè)務性標準規(guī)范。業(yè)務性標準規(guī)范是基于業(yè)務處理要求形成的基本規(guī)范，包括電子文件、檔案的術語標準及管理規(guī)范，以及檔案在信息化建設中形成的術語標準、資源標識、描述數字檔案文件格式、元數據格式等，高職院校在人事檔案優(yōu)化的過程中，應根據業(yè)務需要，對檔案內容進行提煉與完善，并形成符合檔案信息系統(tǒng)的資源，為人事檔案的整合與存儲提供依據。（3）建立技術性標準規(guī)范。在信息化技術飛速發(fā)展的背景下，高職院校人事檔案管理風險也不斷增加，技術人員需要從安全管理的角度出發(fā)，對電子文件的存儲、壓縮格式進行規(guī)范化處理，并通過加密處理，形成規(guī)范化的安全管理體系，以確保人事檔案資源共享的安全性與有效性［1］。

3引入網絡技術，完善檔案網絡服務平臺

以單機和局域網組成的檔案信息管理平臺通常只能滿足高職院校自身對人事檔案的應用需求，難以從社會化服務的角度體現檔案資源的價值。因此，高職院校在信息化背景下，應積極引入網絡技術，打造開放性的網絡服務平臺，為高職院校的人才供給與市場人才需求建立聯系，推進人力資源優(yōu)化配置。高職院校在檔案網絡服務平臺建設中，應依托網絡技術，制定完善的發(fā)展規(guī)劃：（1）明確網絡服務平臺的使用范圍。技術人員應根據高職院校人事檔案管理特點，明確網絡站點的目的以及用戶的類型；利用關鍵信息，如學生的基本資料、學科成績、職業(yè)資格等建立邏輯結構，并形成網絡服務平臺的基本框架，提高檔案信息網絡服務的精準性［2］。（2）確定服務對象的基本需求。技術人員不僅要從高職院校內部需求確定教師、學生以及其他管理人員對人事檔案查詢提出的要求，還需結合市場競爭以及企業(yè)人力資源管理，對人事檔案提出的要求，通過技術手段確定檔案網絡服務平臺的整體風格，兼顧不同服務對象的信息查詢與應用的需要，體現個性化服務特點。（3）完善服務平臺的功能模塊，包括用戶注冊，即高職院校師生以及非校內用戶通過界面指導實現身份錄入，進而啟動人事檔案網絡服務平臺，實現檔案資源的在線利用；信息查詢，即根據用戶身份，提供不同類型信息，根據開放與非開放的區(qū)別，提高信息管理的安全性，保護相關人員隱私；用戶服務，即系統(tǒng)根據用戶需求提供注銷用戶、刪除資料、修改資料、接收信息、刊登資料等服務，確保用戶能夠實現信息處理，同時呈現更加完善、可靠的人事檔案信息資源［3］。

4建立數據庫管理系統(tǒng)，構建大數據管理平臺

在信息化檔案管理過程中，依托“互聯網+”模式，搭建信息管理平臺，并利用數據處理技術實現對大數據資源的挖掘與利用，成為高職院校人事檔案管理工作的基本方向。高職院校具備明顯的檔案資源優(yōu)勢，但是在傳統(tǒng)管理模式中，這一資源優(yōu)勢難以轉化為實際的應用價值。在大數據背景下，學?？梢岳镁W絡系統(tǒng)平臺，將檔案轉化為開發(fā)的數據資源，而數據處理系統(tǒng)通過對大數據的分析，建立可視的數據模型，從而更加直觀立體地反映個人的基本信息，凸顯其優(yōu)勢，并預測發(fā)展方向。這無論是對于高職院校的人才培養(yǎng)，還是企業(yè)的人才選擇都是十分重要的。高職院校在建立數據庫管理系統(tǒng)的過程中，需從以下幾點入手：（1）建立數據庫。從人事檔案到大數據資源，需要利用技術手段對檔案信息進行轉化。隨著信息化檔案管理的推進，電子檔案已經成為高職院校人事檔案存儲的主要方式?；诖?，學?？梢詫㈦娮有畔浫刖W絡平臺，并根據相應標準建立數據庫，形成內容完善，邏輯清晰的大數據庫，以供信息開發(fā)與利用。（2）建立網絡安全管理體系。在數據資源利用過程中，高職院校應注重信息質量，利用技術手段建立安全防護機制，彌補信息系統(tǒng)漏洞，提高數據庫安全性，確保相關模型分析的真實可靠。（3）引入信息化管理流程。在數據庫的管理與維護中，高職院校應引入信息化流程，通過檢索、收集、整理、統(tǒng)計、編研等功能，打造自動化數據處理平臺，以挖掘大數據資源，提高大數據分析與利用效率。（4）完善數據處理與開發(fā)體系。立足高職院校以及社會發(fā)展需求，對人事檔案信息進行大數據開發(fā)，形成具有指導意義的信息模型，為相關發(fā)展決策提供依據，提高人事檔案的信息化管理水平［4］。

5加強人才培養(yǎng)，提高檔案信息化管理水平

在信息時代，高職院校的人事檔案管理從傳統(tǒng)模式向信息化模式轉型的過程中，對人才的綜合素質提出了更高的要求。因此，打造專業(yè)化的檔案管理隊伍是高職院校提高人事檔案信息化管理水平的必然選擇。在傳統(tǒng)檔案管理模式中的管理人員，不僅從技術層面難以適應信息化管理環(huán)境，在思想認識層面也缺乏服務意識，導致高職院校的人事檔案管理難以建立完善、主動的服務體系。因此，高職院校要依托信息化檔案管理轉型的機遇，實現對專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)。（1）培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德。完整、真實、系統(tǒng)、安全是人事檔案質量的基本要求，而要想達到這一標準，需要管理人員具備良好的職業(yè)道德。因此，在人才培養(yǎng)中，高職院校應根據國家檔案管理的基本要求對其職業(yè)責任建立標準，通過思想政治教育，提升其職業(yè)道德水平，以負責任的態(tài)度參與到檔案管理工作中來。（2）培養(yǎng)管理人員的團隊合作精神。隨著檔案資源的開發(fā)，高職院校人事檔案的利用率也不斷提高，而在信息化管理模式下，每一個管理人員都應該在履行自身職責的同時，兼顧整體管理效果，并通過團隊合作不斷完善檔案服務體系?；诖?，高職院校應加強管理團隊培養(yǎng)，利用團隊合作優(yōu)化檔案管理模式。（3）加強信息化管理技術技能的訓練。高職院校應依托當前信息化檔案管理平臺，為管理人員提供技術技能訓練指導，例如結合專門的檔案管理軟件為管理人員設計技術培養(yǎng)方案，提高其軟件操作能力，有效利用軟件功能，降低檔案管理的失誤率。（4）提高管理人員的服務意識與服務能力。檔案管理本身具有濃厚的服務色彩，因此，高職院校在人才培養(yǎng)中，應立足檔案管理的服務功能，對管理人員的思想觀念進行引導，打破傳統(tǒng)管理理念的局限，從服務角度重新定位人事檔案管理工作；結合學校自身發(fā)展需要，將人事檔案服務納入教育教學管理工作的各個環(huán)節(jié)，并在實踐中驅動管理人員改善服務；利用績效評價評估社會體系建設效果，檢驗管理人員的服務能力，并體現高職院校人事檔案管理的社會服務職能。

檔案管理基本要求范文第3篇

關鍵詞：電子文件；檔案化管理；重要意義

在當今社會，電子檔案文件數量急劇增加，因此利用網絡對檔案文件進行處理是人們簡化程序的重要手段，檔案部門應該在網絡化、數字化等方面多做文章，在網絡時代下，如何改進檔案管理工作是檔案部門要考慮的問題，根據許多檔案專家的建議和多年的經驗得知，檔案工作主要遵循：檔案信息化建設和檔案事業(yè)發(fā)展的基本要求，將檔案信息化納入國家信息化建設的總方針中，以檔案建設作為基礎，以建設檔案資源建設為核心任務，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化，在一定程度上促進檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

1 加強檔案工作建設的基本方針

1.1 加快對檔案信息化的基礎設施建設

在進行檔案信息化建設前，檔案部門內部要建設數字化檔案館，主要包括有檢索工具的建設、相關制度的建設、檔案館庫房建設、檔案館館藏建設、以及專兼職檔案干部的隊伍建設等等。利用網絡化資源，推進計算機管理檔案，提高檔案部門的信息化建設和網絡技術的應用程度，提高檔案部門信息化建設的程度。

1.2 促進檔案信息資源建設

要建設數字化檔案館，利用信息化技術對之前檔案館的主要資料進行存儲和管理，這些內容主要包括紙質檔案、錄音、錄像、照片底片檔案等等，要及時將這些內容進行分類并進行整理，將這些資料錄入數字化館藏建設當中。

1.3 加強檔案目錄數據庫建設

加強檔案館的數字建設最重要的任務就是加強對信息資源庫的數據資源庫建設，數據資源庫是整個檔案部門存儲中心和資料匯總的處理中心，因此，如何有效的利用網絡技術，加快對數字館目錄數據庫的建設，提高檔案管理中檢索服務質量，是檔案部門進行數字化建設的重要任務。

1.4 加強對電子文件的歸納管理

檔案部門要根據檔案管理的基本要求，加強對本單位電子文件的收入、分類、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督，保證各種電子文件的有效性和完整性，探尋電子文件的保管方法，利用有效的技術方法，制定電子文件的管理方法，實現電子文件處理計算機化、信息服務利用網絡化。

1.5 加強對電子文件檔案化管理

電子文件是利用計算機盤片、磁盤和光盤等為載體的磁性材料，它是在人們的社會生活中形成的，它的內容涉及很廣泛，主要的幾大類包括：電子文書、電子文件、電子圖紙等等，與傳統(tǒng)的紙質文件相比，它主要有以下幾個特點：電子文件的閱讀必須要借助現代辦公設備才可以使用；電子文件具有共享性，不受到時間和空間的限制。

2 加強電子文件檔案化管理的基本措施

電子文件檔案化的管理與傳統(tǒng)的檔案管理有著本質上的不同，電子文件檔案化是基于傳統(tǒng)文件檔案化之上的，因此結合電子文件的本身特點，利用先進的網絡技術，及時的做好對電子文件的歸檔工作是十分重要的。

2.1 電子文件檔案化管理需要專門的技術型人才

傳統(tǒng)的紙質檔案是將已經處理好的文件，在獲取這些文件中有價值的部分，然后對其進行收集，按照文件產生的時間和內容形式等方面對其進行分類管理，待處理完畢之后進行組卷保存，而電子文件檔案的管理則是直接利用計算機技術對其分類、組合，因此這就需要檔案部門內部有專門的計算機人才對其進行專門的方案歸類，并且要保證相關技術達到一定的水平[1]。

2.2 加強對原有檔案工作人員的管理

在檔案部門內部，首先對一些學歷較低的工作人員需要進行知識的補充，以此來提高相應的管理水平，再者，要及時很據知識的更新，來增強其對應的工作能力，在具體的工作中要結合實際情況和未來發(fā)展趨勢，與實際工作相結合，確保檔案工作的有效性，因此，檔案部門要提高檔案部門內部相關管理人員的業(yè)務能力、提高其綜合素養(yǎng)，保證檔案工作的高效運行[2]。

3 以科學發(fā)展觀為指導思想，推動檔案管理工作的建設與發(fā)展

3.1 電子文件檔案管理工作是檔案部門改革的重要工作

首先，對于大多數檔案部門來說，檔案內部中的有價值的資料只有齊全完整的進行歸檔和存檔，這項工作才算真正的完成，如果沒有對這些有價值的文件進行歸檔和存檔，這就說明這些文件中的相關事項還沒有完成，是檔案工作的不完善性，這對于檔案部門來說是非常危險的，再者，檔案具有存史和憑證等主要的功能，是任何工作不可以替代的[3]，例如在一個高校中，需要對學校的一個活動或重大事件進行記錄，就必須要利用檔案工作，一旦缺失了檔案的記錄，則會導致此所高校失去相關的歷史。

3.2 充分利用檔案工作的功能

例如對一個相關部門的中心任務進行檔案工作的服務，就必須要講究效益，盡可能將檔案功能和作用中隱性狀態(tài)轉化為顯性狀態(tài)，圍繞高校的中心任務做好服務[4]。

3.3 加強檔案工作隊伍建設

以人為本是新時期下科學發(fā)展觀的基本要求，對于檔案部門來說也是一樣，對于檔案工作的改革質量的好壞，主要取決于檔案部門專業(yè)隊伍的狀況，因此要加強對檔案部門內部專業(yè)人才的建設，為之后的檔案工作的提高奠定堅實基礎[5]。

3.4 推進檔案化信息建設是檔案部門的必要措施

檔案部門要利用當前信息化技術，在一定程度上提高信息化管理檔案文件的水平，推動檔案工作邁上一個新的臺階。

4 結束語

綜上所述，利用信息化技術的優(yōu)勢可以推動檔案工作的建設，他們之間的關系是相輔相成，檔案部門在新時期下如何利用便捷高效的工作方式來簡化工作量，以適應時代的發(fā)展是檔案部門不容忽視的問題，完善和推動信息化建設是檔案部門保證工作高效的重要途徑。

參考文獻

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[3]何嘉蓀，史習人，章燕華. 后保管時代檔案學基礎理論研究――簡評文件構成要素論[J]. 檔案學研究，2010，01：4-8.

檔案管理基本要求范文第4篇

專門檔案是人們通過創(chuàng)造性勞動選取并保存下來以備查考的各種專門文件有機體系的總稱。專門文件是指機關、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織，在從事某些專業(yè)性活動中，為了實現相關的職能目標而制作和使用的，具有比較穩(wěn)定的文種和記錄目的的各種載體類型的數據、信息記錄。專門檔案是檔案家族中的一大門類,它有專門的形成領域,比較穩(wěn)定的文件名稱、格式、各自獨立的整理和管理方法，專門檔案的形成規(guī)律不同于普通檔案。

專門檔案管理是人們?yōu)榱擞行У厥占?、加工和利用專門檔案數據和信息而進行的一種社會活動。專門檔案管理的一般規(guī)則,是以檔案工作基本原則為指導,充分考慮專門檔案的形成規(guī)律和特點以及專門檔案信息用戶的需要等方面的因素來設計的。我們社會的各個行業(yè)都有自己的“游戲規(guī)則 ”這個規(guī)則可以有效地約束和規(guī)范相關行為人從事某項工作活動的思想和行為,從而保證組織目標或系統(tǒng)目標的實現。

一 、前端控制規(guī)則

專門檔案是一種現實性很強的專業(yè)管理工具。它是有關專業(yè)管理系統(tǒng)建設與運行的生命線。沒有專門檔案就沒有這些管理系統(tǒng)。為了建立一個良好的現代化的專業(yè)信息系統(tǒng)，我們不僅要充分利用各種現代信息技術和正確的開發(fā)方法，同時還要注意做好專門檔案的管理工作。

專門檔案的前端控制規(guī)則，是一種有效解決專門檔案質量問題，保證其工具意義的必要思想和行為準則。它要求做好以下幾方面的工作：

第一,參與專門文件和記錄的標準化、規(guī)范化管理。專門檔案的管理主體必須積極參與有關專業(yè)系統(tǒng)開發(fā)前的論證和設計工作，幫助系統(tǒng)的設計與開發(fā)人員選擇和制定符合專門檔案管理要求的規(guī)范和標準。

第二，參與專門文件和記錄的維護管理。專門檔案的管理主體必須積極參與專門文件和記錄的維護管理工作，監(jiān)督有關人員做好專門文件和記錄的修改工作，以便保證它們的質量和利用價值，防止給日后的專業(yè)性活動造成混亂和損失。

第三，參與專門文件和記錄的跟蹤管理活動。我們應當把專門檔案的結果管理模式轉變?yōu)檫^程管理模式，注意利用現代信息技術手段，監(jiān)控專門文件和記錄的形成過程、平時的存儲保存和加工整序過程、鑒選歸檔過程。

第四，參與專門文件和記錄的管理制度建設。一套專門文件和記錄的管理制度是有效實施專門檔案管理前端控制規(guī)則的必要保證，否則，前端控制活動就會流于形式。

二、連續(xù)性和整體性規(guī)則

專門檔案的管理是一個以實現特定的目標而進行的連續(xù)性整體活動過程。從事專門檔案管理必須要堅持連續(xù)性和整體性原則。

首先，根據本單位專門檔案的管理目標設計連續(xù)性的整體工作方案。在專門檔案的管理實踐中，有關社會主體要根據自身的專門檔案的具體管理目標，制定出相應的專門文檔的管理方案，以便保證整個管理工作有序進行，并保證專門檔案整體管理目標的實現。但是，我們也在實踐中發(fā)現，一些單位的專門檔案管理卻選擇了相反的工作步驟，即先派一些專門檔案管理人員去學習有關單位的先進的管理經驗，然后再照搬過來，開展本單位的專門檔案管理方案的設計工作。誠然，學習其他單位的先進管理經驗和管理方案是無可厚非的，但是學習者應當知道所學到的那些專門檔案管理方案是有關單位根據自己的專門檔案管理目標而設計的，而不是根據學習者所在的單位的管理目標設計的。

其次,根據本單位專門檔案管理目標的變動情況修正專門檔案的管理方案。專門檔案管理的連續(xù)性和整體性規(guī)則就是要求專門檔案的管理者根據管理目標的變化情況，及時對專門檔案的管理方案作出相應的調整和變革。

三、 安全性和效益性規(guī)則

專門檔案管理的安全性規(guī)則要求專門檔案的管理主體必須保證專門檔案的實體安全,保證專門檔案數據和信息的可存取性,保證專門檔案內容的安全。保證專門檔案的實體安全是安全性規(guī)則的最基本要求。專門檔案的實體安全主要有兩個方面的含義，一是專門檔案的數量應當齊全完整，二是專門檔案應當是一個由專門文件和記錄構成的有機體系。保證專門檔案數據和信息的可存取性，也是專門檔案管理安全性規(guī)則的一項重要要求。如果專門檔案的內容數據和信息無法正常存取，那么它的可據性和可靠性就無法保證，所以在專門檔案的管理實踐中，必須采取相應的措施，避免無法存取的“死文檔”的出現，保證專門檔案的內容安全，主要涉及兩個方面的基本要求：一是保證需要控制使用的專門檔案內容數據和信息不被非法查閱或訪問，確保專門檔案的內容不失密、不泄密：二是保證專門檔案的內容不含有病毒。

專門檔案管理的效益性規(guī)則要求專門檔案的管理主體不要壓制專門檔案合理作用的發(fā)揮，不要使專門檔案這種寶貴資源閑置，同時要使投入和效益成正比，否則將會造成這種管理活動的效益低下。如果專門檔案的管理主體通過不適當的管理制度和管理方式，限制和阻礙了專門檔案信息價值的實現，影響了其積極作用的發(fā)揮，那么就必然會造成專門檔案管理效益的低下，甚至無效益而言，并最終使這項管理活動失去存在的基礎和前提。

專門檔案的管理必須講求效益，檔案工作者應當通過創(chuàng)造性的勞動和智慧，為專門檔案價值的實現提供更為優(yōu)質的服務條件。專門檔案管理還要注意投入和效益之間的關系，一旦發(fā)現我們的某種管理理念、管理方式、管理方法和手段的經濟投入(包括人、財、物等方面的投入)不能達到預期的良好的管理效益時，就應及時診斷，找出癥結，并采取切實的政改措施。那種追求時髦、不問效果的管理理念和管理方式，必須得到及時糾正，否則就會給國家、集體造成更大的損失。

四、繼承性和創(chuàng)新性規(guī)則

檔案管理基本要求范文第5篇

摘要檔案管理是功夫在當下、受益在未來的工作。如何結合自身特點與條件，利用信息技術因需制宜地制定出企業(yè)檔案管理體系是企業(yè)檔案工作的首要任務，而檔案分類是其核心內容。

關鍵詞檔案 大流水分類 實踐

一、檔案分類概述

（一）檔案分類的基本要求、標準

全宗內檔案的分類要根據每一個立檔單位檔案的形成規(guī)律，選擇適合的分類方法，合理設置類目，準確歸類。所設置類別的總和要覆蓋全部檔案，既不能出現無實際檔案的“虛類”，也不允許存在未納入任何類別的“多余”檔案。分類標準的選用是檔案分類的關鍵步驟，要根據檔案的數量、內容、分類層次、實際工作需要、檔案管理的原基礎等進行具體分析、比較，選擇恰當的分類標準。

（二）傳統(tǒng)分類

傳統(tǒng)的檔案分類一般將檔案逐級劃分為幾級類目，存在一級、二級、三級、四級或更多層級，檔案流水號小，在紙質版目錄中查找信息快。有時，為體現檔案的保管期限，還在分類號中增加永久和長期的代碼，此種分類可以在檔案分類號（檔號）中直觀地反映出本年度的收檔數量，以及永久保管期限檔案的數量等信息。

（三）大流水分類

在信息化條件下，可以充分借助計算機信息技術，對檔案分類予以簡化，只分一級類目即文書檔案、建設項目檔案等，或分到二級類目后不再往下細分。這種分類以計算機軟硬件技術為基本平臺，流水號明顯偏大，檔案管理者與使用者不能從直觀的檔號中得到太多信息?？梢酝ㄟ^歸檔年份檢索出當年歸檔的檔案數量并形成目錄，從而快速查看年度收檔情況，也可通過多條件檢索，找出具體某一年永久保管檔案的全部檔案目錄信息，完成傳統(tǒng)分類中三級、四級下檔案分類中可以獲得的相關信息。

二、大流水分類的實踐及優(yōu)點

盡管檔案大流水分類不違背檔案分類的基本要求和標準，但它卻與傳統(tǒng)的檔案分類差別較大，在實踐中并不多見。始建于2005年5月的某公司即采用了大流水分類方式和某檔案管理軟件，應用已達10年，館藏突破了10萬卷（件），并于2013年11月順利通過了國家檔案局的專項驗收，檔案大流水分類由此得到了國家權威部門的首肯。對比傳統(tǒng)的分類方案，大流水分類方案有下列優(yōu)點。

（一）可用較少的人員完成大量繁瑣的工作

檔案管理人員從庫房整理中解放出來，僅用傳統(tǒng)分類模式下1/5左右的人員就可完成同規(guī)模的檔案管理工作；同時，可快速檢索，為一人多崗、精兵簡政的新型管理機制提供支撐。比如設備試壓記錄的原件（包括實體及程序）就是在網絡管理平臺中產生，并未走紙質版審批流程，這既能保證檔案的全面、及時、高質量地應歸盡歸，又能幫助技術人員直觀、方便、快捷、全面地獲取信息，并且在其管理范圍擴大時，也可以在一級類目內查找到所需信息，不會在檔案檢索時產生跨類檢索的麻煩。

（二）可用較小的庫房面積，保管更多的檔案

檔案是逐漸積累而不斷增加的，與其相適應的檔案存儲空間就要求越來越大。在傳統(tǒng)檔案分類方式下，要求檔案室在建設之初就要預留足夠的空間，投資較大。隨著檔案的積累，檔案庫房會出現空間不足的問題，檔案人員即使不停地通過倒架來調整預留空間，也無法滿足歸檔的需求。采用分類大流水后可杜絕倒架工作，最大限度地利用檔案空間，同時也滿足多部門同時歸檔，或同部門歸檔多個裝置的技術檔案的要求，保證隨時可完成歸檔工作。

（三）可應用先進的檔案管理軟件支撐檔案管理工作

大流水分類為中油檔案管理系統(tǒng)的應用提供了條件，而中油檔案管理軟件的應用，又彌補了大流水不利于查找等方面的不足。中油檔案管理系統(tǒng)的推行使用，使中油檔案管理水平整體大幅提高，經過幾年的運行，在檔案檢索及各部門間工作分工明確等優(yōu)勢體現得非常明顯，特別是通過系統(tǒng)可以制定各種報表及分類檢查目錄，并打印出相關企業(yè)檔案目錄則是以往檔案管理軟件無法做到的，為檔案查找提供了方便。

三、大流水分類的不足及應對措施

（一）影響檔案的連續(xù)性，破壞檔案的內在聯系

檔案按事件收集或按項目歸檔，有一定的內在連續(xù)性，而大流水分類盡管做到了隨時歸檔，但卻分類不細，導致檔案的連續(xù)性較差，破壞了部分檔案的內存聯系。

（二）檔案檢索對計算機的依賴較大

使用計算機管理系統(tǒng)與大流水分類后，檔案室的館藏檔案只有通過計算機系統(tǒng)檢索出檔案號后方可查找利用，如果有朝一日網絡故障，則將無法正常工作。

（三）對管理環(huán)境要求較高