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英文投訴信格式范文第1篇

關(guān)鍵詞： 大學(xué)英語四級考試 應(yīng)用文 書信 寫作特點(diǎn) 技巧

根據(jù)大學(xué)英語四級考試大綱的要求，寫作部分（Writing）占15%。大學(xué)英語考試四級作文的體裁有五類：議論文、說明文、應(yīng)用文、記敘文和描寫文。但在實(shí)際考試中，一般只考議論文和應(yīng)用文兩種體裁，而書信是大學(xué)英語四級考試應(yīng)用文中經(jīng)常考的一種形式。

1.英文書信的組成

1.1信頭（Heading）

信頭是指發(fā)信人的地址和日期，通常寫在第一頁的右上角。行首可以齊頭寫，也可以逐行縮進(jìn)寫。地址的書寫順序由小到大：門牌號、街道、城市、省（州）、郵編、國名，最后寫發(fā)信日期。私人信件一般只寫寄信日期即可。例如：

289 Heping Road

Nanshan District

Nanjing 210000

Jiangsu Province

P.R.C.

October 1，2010

1.2信內(nèi)地址（Inside Address）

信內(nèi)地址要寫收信人的姓名和地址。在公務(wù)信件中要寫明這一項(xiàng)，在私人信件中，這一項(xiàng)常常省略。該項(xiàng)寫在寫信日期下一行的左上角，格式與寄信人地址一樣。

1.3稱呼（Salutation）

稱呼是對收信人的稱謂，應(yīng)與左邊線對齊，寫在收信人姓名、地址下面1-2行處。在稱呼后，英國人常用逗號，美國人則常用冒號。在私人信件中可直呼收信人的名字，但在公務(wù)信件中一定要寫收信人的姓。大部分信件在稱呼前加“Dear”。如：

Dear Dr.Green：

Dear Dr.Smith：

對不相識的人可按性別稱呼：

Dear Sir：

Dear Madam：

Dear Ladies：

如果不知收信人的性別則可用Dear Sir or Madam。

1.4正文（Body of Letter）

正文是書信的主體。英文書信的正文的開頭直接說明寫信人的身份及寫信的目的，然后提出寫信人的情況、想法或要求，并加以必要的解釋或說明。英文書信陳述目的時，應(yīng)該直截了當(dāng)，意思明確，層次清楚，言簡意賅。

1.5結(jié)尾禮詞（Complimentary Close）

公務(wù)信件的結(jié)尾禮詞包含兩部分：發(fā)信人的結(jié)尾套語與署名。結(jié)尾套語寫在簽名上面一行，第一個字母要大寫，套語結(jié)尾后面要加逗號。在公務(wù)信件中，發(fā)信人常用的結(jié)尾套語如下：

Yours truly，Yours sincerely，Respectfully yours，Cordially yours，Yours cordially等。

在私人信件中，發(fā)信人常用的結(jié)尾套語如下：

Sincerely yours，Lovely yours，Your lovely，Your loving son/daughter等。

1.6簽名（Signature）

寫信人的簽名常位于結(jié)尾禮詞正下方一二行。除非是給很熟悉的人寫信，簽名一般須寫出全名。簽名常常較潦草，不易辨認(rèn)，因此在簽名的正下方須打印出全名。

2.寫作步驟

在大學(xué)英語四級考試中一般要求考生根據(jù)提綱寫一封英文書信，如2005年1月四級作文、2004年6月四級作文、2004年1月四級作文。對這類題型，通常分為5個步驟來寫：

第一段，文章開頭：稱呼。

第二段，寒暄語句，引出寫信的目的。

寒暄句+主題句（注：寒暄句和主題句可以是同一個句子）。

第三段，根據(jù)提綱擴(kuò)展主體段落，主題句+擴(kuò)展句1+擴(kuò)展句2+擴(kuò)展句3。

第四段，表明自己的觀點(diǎn)，并結(jié)束書信主體段落，在最后要他談自己的看法。

第五段，寒暄句+落款。

下面我們再來看一封投訴信（Letter of Complaint），一般而言，投訴信包括以下內(nèi)容：提出要求和理由；解釋詳細(xì)的情況；把請求具體化，以及希望收信人采取行動的日期等。例如：

Aug.1，2010

Dear Sir or Madam：

I’m writing to complain about a typewriter I bought seven months ago.

In January of 2010 I bought a Jones Typewriter，Portable Special Model，at ABC Store，I had used it only a few days when the space bar broke.

I took it to a local shop，they told me it was factory defect and suggested I take it back to ABC.ABC accepted the machine and sent the part in.I waited two months，and since your company did not send a replacement，they let me have the space bar from another typewriter.

Now，five months later，it has broken again.I took it back to ABC.They are no longer carrying your typewriter，but they assured me that the guarantee is still good and suggested that I write you for further instructions as to what steps to take.

I will appreciate anything you can do to help us on this matter.

Respectfully，

Tom Smith

本文結(jié)構(gòu)如下：1.寫信日期 稱呼；2.正文第一段：表明寫信的目的；3.第二段：具體說明購買產(chǎn)品的時間、地點(diǎn)及出現(xiàn)的問題；4.第三段：說明嘗試的解決方法；5.第四段：說明嘗試的解決方案無效，請求幫助；6.結(jié)尾禮詞及簽名打印的姓名。

從上面的例子可見，書信作文不僅給出正文部分的內(nèi)容的提綱，而且還給出書信各部分的結(jié)構(gòu)的框架。也就是說，我們只要考慮如何表達(dá)提綱部分的內(nèi)容，而不用考慮書信的結(jié)構(gòu)。在寫書信作文時，首先要把書信正文的提綱內(nèi)容細(xì)化，擴(kuò)展成更細(xì)的英文提綱，然后用簡潔、明了、禮貌、正確和得體的語言表達(dá)出細(xì)化了的提綱內(nèi)容。掌握了以上書信寫作特點(diǎn)及技巧后，考生在考試時如果遇到此類作文就能從容應(yīng)對，從而取得滿意的成績。

參考文獻(xiàn)：

英文投訴信格式范文第2篇

同或法律,向違約方提出賠償要求。文章就索賠信函的寫作步驟

及要求提出自己的看法。

關(guān)鍵詞商務(wù)英語 信函寫作 步驟 要求

AbstractClaim refers to the buyer who suffers damage requires the seller for compensation, who fails to carry out contract, according to the contract or law after the dispute happens. This article aims to the writing procedures and requirements of claim letter.

Key WordsBusiness English Letter writing Procedures Requirements

一、引言

在進(jìn)出口貿(mào)易中,由于各種因素的影響如賣方不按合同規(guī)定的時間、地點(diǎn)交貨;賣方提供的貨物質(zhì)量與合同中提供樣品的質(zhì)量不符;賣方提供的貨物數(shù)量短缺或貨物在裝運(yùn)過程中受損等,使得買方蒙受不該有的損失,貿(mào)易合同得不到履行時,往往生產(chǎn)爭議,引起索賠和理賠的問題。所謂索賠,是指遭受損害的一方在爭議后,根據(jù)合同或法律,向違約方提出賠償要求。因此,就避免不了要寫索賠信。寫好索賠(類)信函是問題得到解決的第一步,首先向賣方陳述要求索賠的理由、數(shù)量等,希望問題得到盡快解決,否則只能訴諸于法律。但大家都知道并非所有的索賠要求都會得到滿足,無論作者提出的理由是多么的合理。即使是最好的索賠信函,也不一定會取得所期望的效果,因?yàn)樵诤芏嗲闆r下,準(zhǔn)許買方的索賠,給賣方?jīng)]有帶來什么好處,只是建立一種美好的信譽(yù)罷

了。然而,好的索賠信函總比差的索賠信函容易達(dá)到效果。因此,寫好這一類信函起到不可估量的作用。

二、寫索賠信的步驟

進(jìn)行進(jìn)出口貿(mào)易的人或主管人最講究的是效率,即在有效的時間內(nèi)達(dá)到預(yù)期的目的和效果。因此在寫索賠信的過程中,其步驟或格式,尤為重要。在寫索賠信之前,必須注意,索賠必須在合同規(guī)定的有效期內(nèi)提出(一般規(guī)定是在貨到后三十天內(nèi)提出),若超過有效期,則無權(quán)向?qū)Ψ教岢鏊髻r。寫索賠信通常要遵循下列步驟:

1、信的開頭應(yīng)對提出的抱怨(complaints)或索賠(claims)表示遺憾。

2、說明定單日期、交貨日期及所索賠的貨物。

3、說明不滿的原因。

4、提及由此而引起的不便,并要求予以解釋。

5、提出如何糾正的建議。

索賠信的書寫應(yīng)簡短、中肯、有力。 信的開頭部分開門見山地提出原先規(guī)定的條件,提醒對方在正常情況下應(yīng)如何操作,接著提出問題,最后提出解決的意見和方法。下面請看信例:

Dear Sirs:

This is to inform you 100 printers under contract NO. 3803 arrived at the port here yesterday.

While appreciating your prompt shipment, however, we are surprised to find three cases were broken with the result that 12 printers were damaged to various extents.

We believe the packing is not so strong as to protect the goods inside and the wooden materials should have been 8/9’’ thick.

We informed an authorized surveyor immediately at once. Who examined the goods in the presence of the shipping agents, and we are certain the enclosed surveyor’s report will prove our view to be right.

Under those circumstances, we shall have to dispose of the damaged printers at a greatly reduced price below 40% of their invoice cost. For these reasons, we suggest you make us an allowance to make up for the corresponding loss, say, US $80 for each damaged printer.

We are looking forward to your early reply.

Sincerely yours.

在以上的信函中,買方為蒙受的損失提出索賠。信函的第一句通知賣方(供貨商),合同號為NO.3803的100臺打印機(jī)于昨天到港,緊接著對賣方能及時裝運(yùn)到貨表示感謝,然后陳述貨物出現(xiàn)的問題,-----有12臺打印機(jī)嚴(yán)重受損。第三、四段陳述問題出現(xiàn)的原因以及權(quán)威的驗(yàn)證材料,證明買方提出的要求是合理的。最后,指出買方所蒙受的損失,提出解決辦法的建議,并且希望賣方盡快作出答復(fù)。其目的明確,用詞準(zhǔn)確,條理清晰,簡明扼要,不失為索賠類信函的典范。

三、索賠類信函的寫作要求

從以上的信例中,我們可以逐步摸索出索賠信函的寫作步驟,那么此類信函的寫作,具體有哪些要求呢?

1、目的明確,避免使用一些對閱信人有任何冒犯的言詞。書寫索賠信是希望問題得到盡快、令人滿意的解決,并不是發(fā)泄買方對賣方的憤懣。這有別于投訴信或控告信。言詞過激或措詞不當(dāng),都可能冒犯閱信人?？上攵?閱信者即是此類事件的負(fù)責(zé)人或處理者。任何謾罵、威脅或污辱的言詞,都不利于問題的解決。

2、準(zhǔn)確、簡潔地陳述存在的問題, 不要過于簡單,也不要過多分析存在的問題。在國際貨物買賣過程中,存在的問題有時是無法避免的。而買賣雙方大都不愿意出現(xiàn)任何問題。作為買方,在蒙受損失時,不得不向賣方陳述問題存在的原因、程度等。過于簡單的陳述,會使賣方認(rèn)為問題不嚴(yán)重,不必急著處理。過多或夸大分析存在的問題,會使賣方認(rèn)為買方在無理取鬧。

3、盡量提供有效的證據(jù)。指出受損物品的數(shù)量、日期和名稱,并且附上檢驗(yàn)單訂單、發(fā)票的復(fù)印件以及其它相關(guān)的材料。有時,權(quán)威機(jī)構(gòu)的驗(yàn)證,更有利于問題的解決。

4、建議問題的解決方式。例如:告訴對方是希望得到退款或更換。提建議時,要堅定、合理。所謂堅定是指給對方一個明確的要求,不能三心兩意,或模棱兩可。所謂合理,是指根據(jù)合同和國際慣例,該賠多少就多少,不能漫天要價,得理不饒人。

5、相信問題會得到解決。調(diào)節(jié)指出問題的態(tài)度、受理方會更樂意接受。貿(mào)易雙方是建立在信譽(yù)基礎(chǔ)上的,有時還會保持長期的合作關(guān)系,不能因一次失誤而影響雙方的貿(mào)易往來,從而影響雙方的利益。避免說: “You’ll never get any business from me again” (以后再也不和你們做生意了)。

此外,寫好索賠類信函還應(yīng)注意正式文體和非正式文體的用法,正式文體,念起來給人以一種嚴(yán)肅的氣氛,非正式文體念起來比較親切。應(yīng)使用國際慣例中使用的英文格式以及商用詞匯和句式,從而避免一些不必要的誤解。例如:

(1) When opening the case, however, we found it contained twenty Model A-234 instead of twenty Model B-234 which we require, as you may see in the enclosed copy of our order NO.618.

(2) However, we found it contained twenty Model A-234 instead of twenty Model B-234 which we require when opening the case, as you may see in the enclosed copy of our order NO.618.

句(1)中采用了掉尾句(periodic sentence)修辭手法,將 “ when opening the case”放在句首,句子結(jié)構(gòu)緊湊,讀者只有讀到句子的后半部分或句末,才能知道該句的主旨。這種修辭手法能制造懸念,很好地吸引對方的注意。而句(2)中只是將句(1)稍加調(diào)整,就成了松散句(loose sentence)由于該句的主句結(jié)構(gòu)復(fù)雜,這樣的調(diào)整使得句子結(jié)構(gòu)松散很容易產(chǎn)生歧義。

總之,索賠類商務(wù)英語信函的寫作,與一般商務(wù)信函格式上沒有多大區(qū)別,只是寫作的步驟與要求有所不同。只要認(rèn)真研習(xí),還是可以寫好的。

參考書目:

[1] 許小平《21世紀(jì)國際商務(wù)英語寫作---理論與實(shí)踐》 [M] 華中理工大學(xué)出版社 2000.4