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檔案管理的分類范文第1篇

［關鍵詞］合同檔案；風電企業(yè)；管理分類

合同檔案詳細記錄了風電企業(yè)的各項經(jīng)濟活動，在企業(yè)制定年度預算、評估和審計等工作中發(fā)揮了重要的參考價值。調查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實現(xiàn)合同檔案的科學分類和優(yōu)化管理，為各項工作的開展提供指導，維護企業(yè)的合法權益。

1企業(yè)合同檔案的基本特征

對風電企業(yè)來說，企業(yè)運營中產(chǎn)生的檔案種類主要有技術合同、勞動合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內容和使用價值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。

1.1法律性

法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標志之一。合同檔案的內容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴格依照相關的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟活動和維護企業(yè)法律權益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應有的作用。

1.2憑證性

近年來，風電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風電企業(yè)在推動自身經(jīng)濟發(fā)展的同時，也加劇了行業(yè)內競爭的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會采用不正當?shù)母偁幨侄危瑥亩鴰碓S多經(jīng)濟糾紛。合同作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的真實記錄，對企業(yè)應盡的義務和擁有的權利進行了明確說明，在解決經(jīng)濟糾紛、維護自身合法權益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。

1.3規(guī)范性

規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應當包括具有法律效力的內容、當事人的親筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴格按照相關的規(guī)定進行管理，保證合同檔案的完整性。

1.4繁雜性

企業(yè)每年都會產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標等；合同簽訂后的招標書、評標報告、會議記錄等。要想確保合同檔案應用價值的發(fā)揮，相關工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。

2企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施

2.1強化企業(yè)合同檔案管理機制

建立健全合同檔案管理機制，能夠為合同檔案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機制應當包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關工作人員要根據(jù)風電企業(yè)經(jīng)營業(yè)務的發(fā)展情況，有針對性的補充合同檔案管理制度的內容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應。從企業(yè)發(fā)展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場競爭風險，進而在保證自身利益不受損害的情況下，推動風電企業(yè)實現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。

2.2加強合同檔案之間的聯(lián)系

企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨整編和單獨管理，必然會導致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進行合同檔案的整理過程中，相關工作人員需要有重點的尋找合同檔案間的內在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨立部門負責合同檔案管理的相關事宜。

2.3實施合同檔案的統(tǒng)一編號

為了便于進行合同檔案的管理，風電企業(yè)在開展分類管理時，可以將不同的合同進行統(tǒng)一編號。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時，不需要花費過多的時間進行翻找，而是直接查找編號，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號要按照一定的要求進行，例如可以根據(jù)合同檔案內容的不同進行分類，如物資類、工程類等；還可以根據(jù)合同檔案的生成時間進行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進行標注，避免混淆。

2.4定期進行檔案材料的整理

合同檔案的管理是一項動態(tài)的工作，隨著企業(yè)各項業(yè)務的不斷開展，也源源不斷的產(chǎn)生了許多新的合同檔案。因此，風電企業(yè)在進行合同檔案的管理分類時，也要注重對新生產(chǎn)合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進行檔案檢查，確保合同檔案的完整性和安全性。例如，要保持合同檔案儲存室的整潔干燥，避免因空氣潮濕導致檔案發(fā)霉、變潮。在合同檔案移交時，也要提前清點好合同檔案的數(shù)量、種類，對于失效的合同檔案要按照法律流程進行銷毀。對合同文件變化情況都要進行及時的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關工作人員關注合同的變化情況，將完結的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這會使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。

3優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法

3.1集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理

企業(yè)合同檔案的分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內容以及建設項目的文件資料，具有技術性和保密性較強的特點。文書檔案的分類整理包括企業(yè)行政事務的管理以及經(jīng)營方面的管理內容，這些檔案內容不利于查找和統(tǒng)計，在進行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，進行合同檔案的分類管理，還要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進行重新擬定和分類，從而增強合同檔案分類管理的有效性。

3.2集分式分類表

我國企業(yè)的有名合同主要涵蓋了9種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無名合同又稱為非典型合同，是沒有規(guī)則和名稱的合同形式。這9種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規(guī)范且科學的集分式分類表，并要在集分式分類表中，對合同檔案進行分類歸檔，進行統(tǒng)一的編號和整理。實踐證明，集分式分類表能夠在很大程度上，提高企業(yè)合同檔案管理分類的效率，與傳統(tǒng)的分類方式相比，無論是在管理工作強度還是人力資源需求上都更具優(yōu)勢，這也是集分式分類方法在企業(yè)合同檔案管理中得到普遍應用的主要原因。

3.3分類表的使用方法

集分式分類法作為一種新型的合同檔案管理辦法，具有提升合同檔案管理效率、減輕檔案管理工作壓力等優(yōu)點，但考慮到合同檔案管理工作的重要性，在應用集分式分類管理時，仍然需要使用標準化的操作方法，以確保其應用優(yōu)勢得到完美的體現(xiàn)。首先，要明確合同檔案的分類標準及其所包含的基本信息，例如合同檔案的生成年份、分類號、合同數(shù)量等，這些信息都需要記錄在分類表中，以便于檔案管理人員進行參考。其次，科學區(qū)分合同檔案的年號、分類號和流水號，這三個要素分別代表了不同的含義，在合同檔案分類管理和后期檔案查找中發(fā)揮著重要的作用。

4結語

在日趨激烈的行業(yè)競爭環(huán)境中，合同檔案成為關系到企業(yè)經(jīng)營業(yè)務開展和市場核心競爭力提升的重要因素，規(guī)范化、科學化的合同檔案管理，能夠確保合同檔案的保存安全和其應有價值的發(fā)揮。作為風電企業(yè)的管理者，應當重視合同檔案在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用，并以實際行動營造良好的工作氛圍，確保合同檔案管理分類的順利開展；對于合同檔案的管理人員來說，其也要強化崗位責任意識，不斷提升個人專業(yè)能力，確保合同檔案管理分類工作的順利完成。

主要參考文獻

［1］藍玉超.新時期國有企業(yè)職工檔案管理工作存在的問題及對策［J］.蘭臺世界,2015(z3).

［2］蔣怡琴.解除待履行合同的溯及力研究——以完善《企業(yè)破產(chǎn)法》第十八條為切入點［J］.特區(qū)法壇,2016(5).

［3］陳雪萍.重視合同檔案管理維護企業(yè)合法權益——如何做好企業(yè)合同檔案管理的探討［J］.祖國,2013(6).

檔案管理的分類范文第2篇

一、確保分類體系具有思想性

檔案分類就是依據(jù)一定的標準，按照檔案來源、時間、內容和形式特征的異同點，對檔案進行有層次的區(qū)分，并形成相應的體系。檔案分類體現(xiàn)了人們對檔案的基本認識，是人類主觀意識的反映。

首先，要充分體現(xiàn)依法治檔的理念，中學學校檔案實體分類的體系結構、類目設置、序列編排要以《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施條例》等法規(guī)標準為依據(jù)，從實際出發(fā)，突出教學、學籍等檔案在中學學校檔案中的中心地位，強化行政、管理、安全、思政等各類型檔案的管理，使檔案工作科學、真實地反映學校管理工作全貌，全面系統(tǒng)反映新時期中學職能活動的新情況、新特點。

其次，要充分體現(xiàn)綜合性，學校檔案的分類體系是一項系統(tǒng)的工程，特別是面向中學具有普遍適用性的分類體系，涉及面廣，包括法律、法規(guī)、規(guī)章、技術標準、實施細則等多方面內容，并且要將檔案基礎標準、業(yè)務工作組織標準、管理工作程序標準和現(xiàn)代化設施技術標準準確應用到實踐中，使之符合高等學校檔案工作的現(xiàn)實需要和長遠發(fā)展。

再次，要確保具有操作性。我國檔案工作已經(jīng)形成了以《檔案法》及其實施辦法為核心，各行業(yè)檔案管理規(guī)定為主干的法律體系，成為檔案工作的宏觀、原則、概括的導向，確立了檔案工作的基本目標。對于中學學校檔案工作來說，除了宏觀的導向外，還必須根據(jù)學校檔案工作的規(guī)律和特點建立具有操作性的工作規(guī)范，為中學學校檔案工作的開展提供微觀、具體、量化的保證。對于檔案分類來說，就是要在《中國檔案分類法》的指導下，堅持整體性、結構性、層次性、有序性、開放性的原則，擬定中學學校檔案的分類方法。

二、增強分類體系的科學性

科學性主要體現(xiàn)在兩個方面，一方面是從實踐的角度來看，要實事求是，符合學校檔案工作的實際；另一方面是從理論的角度來看，要遵循檔案基礎理論和形式邏輯原則。兩個方面要有機地結合在一起，并具有一定的拓展性和包容性，力爭實現(xiàn)分類表的全覆蓋。

首先要形成科學的概念體系。采用“學校檔案”這一具有綜合性的概念，學校在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料、均屬學校檔案。中學學校檔案以中學全部檔案為對象，按照不同類型檔案形成的領域范疇以及特點，將形成于同一活動領域的檔案作為一個整體歸入相同的類別。

其次要把握檔案的形成規(guī)律和內容、特點，確定統(tǒng)一的實體分類體系，把同一門類檔案的管理性和業(yè)務性材料集中在一起，適度注意與《中國檔案分類法――教育檔案分類表》（即信息分類）體系的協(xié)調。再次，確立科學的類目體系。類目設置必須有相對穩(wěn)定性。不受偶然因素、短期行為的影響，在較長時期內不隨意改變，在類目名稱、檔號模式、標識符號等方面，力求做到準確、簡明、易懂、好記。

最后，類目排列，檔號結構的確定須符合邏輯原則。要充分考慮到中學學校檔案記述和反映事物的本質屬性和非本質屬性的不同，嚴格按從總到分，從一般到具體的原則劃分。做到各類之間，各類相同級位之間的劃分標準一致。下位類目的外延之和，等于上位類目的外延。同位類目之間界限清楚，不互相交叉和包容。

三、提高分類體系的適用性

首先，要具有適度的靈活性。中學具有多樣性的特點，不僅分初級和高級中學，還分普通中學和職業(yè)中學等。因此，中學學校檔案的分類體系在強調宏觀和總體原則統(tǒng)一的同時，采用多元、靈活的處理方法，照顧不同類型、規(guī)模、層次院校的特點。各校可以在總的分類體系基礎上，根據(jù)檔案工作的實際情況和發(fā)展水平，給各校在類目設置、序列編排、上架檢索等方面以較多的自由度，留有較大的余地。

其次，要具有較好的包容度。根據(jù)中學學校檔案產(chǎn)生的領域范疇，結合檔案記述的內容性質，可以初步將學校檔案分為黨群、行政管理、教學、科學研究、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基本建設、儀器設備、出版、外事、財會等10大類，在此基礎上對每一類檔案進行二級分類，根據(jù)檔案的數(shù)量確定分類的層次。

檔案管理的分類范文第3篇

一、學校檔案管理的意義

檔案管理是一種信息控制系統(tǒng)，檔案的建立需要學校各個部門的材料匯集。材料是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部門的管理工作之一。搜集和匯總后的檔案材料經(jīng)過加工。輸出又為管理工作服務。提供各項數(shù)據(jù)。同時，通過對檔案材料的分析和總結又起到促進管理工作的作用。檔案管理是學校管理的一部分，同時又顯現(xiàn)和作用于整個學校管理當中。所以說檔案管理不能簡單的說是學校管理的一部分。

二、加強學校檔案管理的措施

（一）嚴把進入關

現(xiàn)今，從事檔案管理的人員大多都是中文系出身，專業(yè)并不對口，致使很多非專業(yè)人員從事檔案管理工作。為了提高服務質量及工作效率，引進專業(yè)內的工作者十分重要。首先，在招聘人才時，盡量招聘檔案管理相關專業(yè)者。第二，在對引進的人才進行的考核時，要分為面試和筆試兩部分。筆試多為理論知識和基礎知識的考察，但是也要有相應的對實際問題的分析。面試的考察重點即位才和德。一方面，引進的人才要熟悉工作流程，必要時可現(xiàn)場操作。另一方面，從事檔案管理人員必須具備較高的素質，這是由檔案管理工作的特殊性所決定。檔案具有一定的絕密性，從業(yè)人員不能利用職權之便，泄露他人信息或者其他信息以謀取個人私利，這就要求從業(yè)者必須具備較高的素質。

（二）加強檔案管理工作重要性的認識

很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業(yè)。不利于形成企業(yè)管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業(yè)的檔案意識進一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個企業(yè)發(fā)展進程中有邊緣化危險。

（三）制定詳細的檔案管理工作流程

現(xiàn)今的學校檔案管理工作存在一定的不合理性，缺乏一套完整的系統(tǒng)的流程，有時甚至影響工作的正常進行。因此，制定一套詳細的工作流程刻不容緩。將學校檔案管理系統(tǒng)分為四部分，分別為系統(tǒng)管理、讀者管理、書籍管理、統(tǒng)計分析。在讀者管理中，分為讀者分組管理和讀者資料管理。之前學校檔案管理通常會將圖書管理作為重點工作，但是建立學生借閱檔案也十分重要。將這條加入今后檔案管理的系統(tǒng)工作中，是學校創(chuàng)新管理的突破口之一。對于書籍管理，可分為書籍類別管理、書籍資料管理、出借資料、歸還資料、損壞資料。細化工作流程，既方便讀者，也對今后的學校的檔案管理大有益處。

（四）合理的檔案分類

日積月累，檔案的數(shù)量十分龐大，如果沒有合理的分類標準，查詢起來就像是一件大海撈針的工作。因此，合理的檔案分類十分必要。目前，中圖分類只是針對大致方向進行的概括分類，還有很多跨屬類的存在，給分類工作帶來很大的不變，且中途分類因此是大致分類，不細化，也存在一定的弊端。所以，制定詳細的、合理的分類十分必要。首先，對每一類下一個準確的定義很重要，這可以為分類提供必要的參考。其次，每一小類的分類標準要準確詳細，制定合理的關鍵詞，方面他人的查詢。

（五）創(chuàng)新管理手段

1、加強知識管理的核心是以人為本管理。發(fā)揮館員主觀能動性，內凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進。要強化校內宣傳，取得學校各方面的理解和支持，不斷把學校檔案工作推向新層次、新臺階。2、加強信息資源建設。開展資源整合，優(yōu)化館藏，提高檔案利用率。強化信息技術利用。及時購買檔案管理軟件，擴大對于數(shù)字信息的發(fā)掘、整理、組織以及使用，設計一個多功能并具有吸引力的網(wǎng)站來指導用戶直接使用各種有用的網(wǎng)上資源。3.建立檔案管理人才競爭機制。鼓勵館員輪崗，帶動知識在館內流動，在工作中學習、成長。對那些通過寫作、出版、講座，或以輔導方式與他人共享自己隱性知識和專業(yè)技術知識的組織文化。同時，注重檔案管理人員的在職培訓及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。

三、結語

檔案管理的分類范文第4篇

【關鍵詞】企業(yè)；科技檔案；檔案管理；工作思路

從當前企業(yè)科技檔案管理的實際情況來看，科技檔案管理現(xiàn)狀不佳，存在諸多問題，這與管理者秉持傳統(tǒng)思想觀念、管理人員綜合素質不高、管理制度不健全等因素有很大關系。為了盡可能地杜絕此類問題再次發(fā)生，應當強化企業(yè)科技檔案管理工作，也就是做好企業(yè)科技檔案管理工作的思路規(guī)劃，加強科技原始資料、科技檔案分類、科技檔案整理、科技檔案歸檔等方面的監(jiān)管，盡可能保證科技檔案的應用價值，為企業(yè)提供科技信息，便于企業(yè)更好地進行科技項目的研究或為科技應用提供數(shù)據(jù)支持，從而使企業(yè)更好發(fā)展。由此看來，合理規(guī)劃企業(yè)科技檔案管理工作思路，有序、合理、規(guī)范地實施科技檔案管理工作是非常有意義的。

一、企業(yè)科技檔案管理的原則

參考相關文獻及筆者工作經(jīng)驗總結，確定企業(yè)之中科技檔案管理的有效實施，需要遵循以下原則：

其一，統(tǒng)一領導，分級管理。出于充分發(fā)揮科技檔案管理作用的目的，遵循統(tǒng)一領導，分析管理的原則，合理地實施科技檔案管理，可以對企業(yè)的全部檔案實施綜合管理，如根據(jù)科研項目檔案的內容及其作用，合理分類科研準備方面、研究實驗方面的、總結鑒定驗收方面的檔案，并進行有針對性的控制，以此來提高科研檔案管理效果。

其二，維護檔案的完整與安全。因科研檔案資料收集、整理、分類等工作實施的過程中容易出現(xiàn)資料丟失、資料破損等現(xiàn)象，導致檔案的使用價值大大降低。為了避免此種情況出現(xiàn)，在實施科技檔案管理的過程中，還要注意遵循維護檔案的完整與安全的原則，對涵蓋企業(yè)全部活動所產(chǎn)生的各種檔案文書進行監(jiān)管，并且嚴格監(jiān)督檔案整理、分類等工作，避免檔案被破壞。

二、做好企業(yè)科技檔案管理工作的思路

相關調查顯示，國內企業(yè)科技檔案管理存在一些問題，如科技檔案收集不齊全、科技檔案制度不健全、科技檔案人員素質不高等，導致科技檔案管理現(xiàn)狀不佳。針對此種情況，應當結合科技檔案實際情況及其管理情況，合理規(guī)劃企業(yè)科技檔案管理工作思路，有計劃、有目的地實施各項檔案管理工作，必然能夠提高檔案管理效果。對此，筆者的建議是：

首先，建立科學檔案管理制度，理順科技檔案管理歸檔程序。科技檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果。它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科技檔案的四個特點：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性和階段性?；诖?，應當結合相關法律法規(guī)合理規(guī)劃制定科技檔案管理制度，進而統(tǒng)一檔案管理標準，規(guī)范合理實施科技檔案管理。另外，還要注意理順檔案歸檔程序，以便檔案歸檔工作的能夠有序進行，避免出現(xiàn)檔案遺漏或檔案丟失的現(xiàn)象。

其次，加大重大科研項目的檔案管理。重大科研項目檔案中明確了科技的成果及研究過程，對于有效應用科技及深入研究科技有很大幫助。為了保證重點科研項目檔案的使用價值，科技檔案管理實施中應當將重大科研項目檔案管理作為重點任務或內容來對待，將此項工作的責任具體落實到管理人員的頭上，以便管理人員能夠認真對待，規(guī)范化、合理化地監(jiān)督控制重大科研項目檔案。

最后，加大科技檔案的開發(fā)利用。目前一些企業(yè)之中科技檔案查閱依舊采用手工方式，導致檔案查閱既浪費時間，又浪費人力。對此，應當有效利用計算機技術、網(wǎng)絡技術、信息技術等，構建科研檔案信息化平臺，以便更好地開發(fā)利用科技檔案。

三、結束語

因管理者秉持傳統(tǒng)思想觀念、管理人員綜合素質不高、管理制度不健全等因素影響，導致目前我國一些企業(yè)科技檔案管理不佳，未能有效保障科技檔案的使用價值，致使科技檔案在企業(yè)部門之中的應用效果不佳，未能促進企業(yè)更好發(fā)展。對此，筆者建議遵循企業(yè)科技檔案管理的原則，合理規(guī)劃科技檔案管理工作思路，如理順科技檔案歸檔程序、加大重大科研項目的檔案管理、加強科技檔案的開發(fā)利用等，可以大大提高科技檔案管理水平，更好地保障科技檔案的使用價值。

【參考文獻】

[1]戴志艷.加強企業(yè)科技檔案管理的實踐意義分析[J].中國科技縱橫，2014（6）：290-290.

[2]房秀霞.企業(yè)科技檔案管理工作現(xiàn)狀及改進策略[J].企業(yè)改革與管理，2014（6）：33-33.

檔案管理的分類范文第5篇

關鍵詞：電子檔案；高校；影響；策略

在經(jīng)濟飛速發(fā)展的今天，先進的網(wǎng)絡技術已經(jīng)逐步滲透到社會的各個領域，高校檔案管理是學校管理的重要組成部分，體現(xiàn)著學校的管理水平。當今時代，信息技術快速推進，部分高效檔案管理也走上了科技化管理的道路，發(fā)揮出其獨特的優(yōu)勢，使檔案管理工作更加方便和快捷，提高了高校的管理水平。

一、電子檔案的定義及其特點

所謂電子檔案是指人們利用電子計算機及網(wǎng)絡進行檔案管理，用數(shù)碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或硬盤等載體，應用電子計算機系統(tǒng)進行讀取、處理，并通過網(wǎng)絡技術傳輸文件、儲存資料，實現(xiàn)資源共享的檔案管理系統(tǒng)。其具有如下特點：

1、電子檔案管理的優(yōu)勢

首先，電子檔案管理具有高效、快捷的檔案整理速度。電子檔案管理是通過信息技術來完成，減少了紙質檔案整理過程中繁瑣的程序，同時完成了檔案資料的收集、匯總、瀏覽、統(tǒng)計、儲存等各個環(huán)節(jié)的工作，大大提高了檔案管理的速度，降低了勞動量，在管理效率上發(fā)揮出了明顯的優(yōu)勢；其次，電子檔案管理高效地實現(xiàn)了資源共享。電子檔案管理充分運用信息技術，形成檔案管理體系，更加方便、快捷地進行檔案資料的翻閱、搜索，通過網(wǎng)絡進行快速傳輸，實現(xiàn)了資源共享；再次，電子檔案管理的儲存量大，信息穩(wěn)定。電子檔案管理用數(shù)碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或移動硬盤等載體，儲存檔案資料，傳輸文件，受客觀環(huán)境的影響小，信息穩(wěn)定、信息量大、儲存時間長。

2、電子檔案管理的缺陷

首先，電子檔案管理完全依賴于科技，電子檔案的處理、匯總、存儲等管理程序必須依靠電子管理系統(tǒng)完成，借助于計算機操作系統(tǒng)才能實現(xiàn)，可能因為計算機硬件更新或計算機的不兼容性等原因，在信息傳輸、處理過程中遇到操作性困難，所以，電子檔案管理系統(tǒng)必須及時進行新系統(tǒng)轉換或更新，甚至根據(jù)需要保留原來的舊管理系統(tǒng)，才能保證檔案信息的完整性和永久性；其次，電子檔案保存的安全性也有待考慮。紙質檔案制定中出錯影響面較小，電子檔案管理過程中若病毒侵入導致系統(tǒng)出現(xiàn)故障，被盜取或惡意破壞，影響面則較大，并且網(wǎng)絡傳輸過程中也存在被修改或盜用的風險。電子檔案管理應用統(tǒng)一的系統(tǒng)程序，不具備手寫檔案材料的特點，不易于真?zhèn)蔚蔫b別，造成檔案信息被侵害卻無從發(fā)現(xiàn)。高校檔案資料是在教育教學、教育科研、教育管理過程中積累的真實資料，是不可再生的信息資源，見證了高校發(fā)展的歷史，具有重要的社會價值，安全性不容忽視。

二、電子檔案對高校檔案管理的影響

1、檔案管理程序的轉變

紙質材料是傳統(tǒng)檔案工作的主要對象，然而普及計算機應用之后，電子檔案就取代了過去的紙質檔案，信息歸檔之后，一切檔案信息的讀取、修改都要由檔案管理員通過計算機程序來完成。改變了以往紙質檔案管理過程中一貫遵循的檔案收集與整理、文件立卷與歸檔等流程、方法和思路，取消了一年歸檔一次的管理程序。電子檔案則具有及時性，可根據(jù)需要進行適當修改、補充、保存，當然，也體現(xiàn)出電子檔案管理對計算機的依賴性。

2、電子檔案分類方式的轉變

電子檔案實現(xiàn)了檔案信息與載體的分離，所以，檔案的分類方式也由原來的實體分類轉化為程序分類，改變了過去那種屬性排列式的手工操作檔案管理流程。電子檔案管理則通過計算機程序進行高效分類、整合、匯總、統(tǒng)計，減少了實體分類中繁重的工作程序，提高了高校檔案管理工作的效率。

3、電子檔案管理內容與形式的轉變

檔案首先要體現(xiàn)其原始性，是原始記錄，檔案內容要真實，檔案來源要可靠，是由檔案人親筆書寫或親筆簽名，這也是檔案區(qū)別于其它信息資料的主要依據(jù)，具有法律效應。電子檔案管理則在計算機應用程序上進行，方便、快捷，但在一定程度上卻失去了檔案的原始記錄性，電子檔案依據(jù)系統(tǒng)處理的最后一個文本，沒有原始稿，所以，檔案的憑證作用很難確定，電子檔案的真實性有待考究，這也成為高校檔案管理的一個新的課題。

三、高校電子檔案管理策略

1、重視高校電子檔案存儲設備的檢測

電子檔案在網(wǎng)絡傳輸中具有一定的風險性，所以，要保證電子檔案存儲設備的安全檢測，培訓專職電子檔案技術檢測員，做到定期對檔案管理程序進行檢測、更新與維修，對系統(tǒng)網(wǎng)絡進行安全檢測與維護，對那些重要檔案要定期進行復制、更新、備份、保密儲存，防止檔案信息的丟失，以保證電子檔案的安全性。

2、做好高校電子檔案原始性保護

高校電子檔案管理是高校教育管理與發(fā)展的重要部分，必須做好電子檔案信息技術處理工作，以保證電子檔案信息的原始性。新型檔案資料歸檔后，檔案管理員要及時進行接收、整理、儲存等工作，運用信息技術處理，將電子檔案資料設為只讀文件，表明此檔案資料不可修改，以保證電子檔案信息的原始性與可靠性。

3、加強高校電子檔案管理員的技術指導

要想做好高校電子檔案管理工作，必須對檔案管理員進行技術指導，優(yōu)化檔案管理員的知識結構，通過各種培訓方式保證檔案管理員的知識更新，提高檔案管理員的信息技術水平，以適應高校電子檔案管理的發(fā)展。同時，還要重視提高檔案管理員的職業(yè)道德水平和安全操作能力，使檔案管理員明確責任，具備熟練的電子檔案系統(tǒng)操作技能和較高的職業(yè)素質，推進高校電子檔案管理的現(xiàn)代化進程。

四、小結

隨著時代的發(fā)展，電子檔案管理在高校檔案管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，我們應敢于創(chuàng)新，充分認識電子檔案管理的發(fā)展優(yōu)勢，正確認識并克服電子檔案管理的缺陷，優(yōu)化管理方式，提高高校檔案管理水平。

參考文獻