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項(xiàng)目檔案管理方案范文第1篇

關(guān)鍵詞：電力；項(xiàng)目建設(shè)；檔案管理；改進(jìn)方式

電力項(xiàng)目建設(shè)檔案是指將建設(shè)項(xiàng)目的相關(guān)文件通過整理、鑒定然后將其進(jìn)行歸檔，作為電力項(xiàng)目建設(shè)的歷史存根，以便更好的反應(yīng)電力項(xiàng)目在建設(shè)過程中的真實(shí)情況，更是整個(gè)工程結(jié)束后相關(guān)部門進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收的重要依據(jù)。電力項(xiàng)目建設(shè)的檔案管理工作要求其對(duì)檔案的管理做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化、制度化。因此，對(duì)我國(guó)當(dāng)前電力項(xiàng)目建設(shè)中檔案管理方式的改進(jìn)十分必要，可以幫助其更好的完成我國(guó)電力項(xiàng)目建設(shè)的檔案管理工作，使其達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化與信息化的統(tǒng)一，為我國(guó)電力項(xiàng)目建設(shè)未來的發(fā)展提供充分的借鑒和參考，從而不斷促進(jìn)我國(guó)電力項(xiàng)目建設(shè)行業(yè)的發(fā)展。筆者下面依次提出對(duì)我國(guó)項(xiàng)目建設(shè)中檔案管理方式的改進(jìn)措施。

1.及時(shí)進(jìn)行檔案驗(yàn)收工作，避免檔案積壓、便于檔案管理

我國(guó)電力項(xiàng)目建設(shè)中檔案管理方式的改進(jìn)首先要從大量的電力項(xiàng)目建設(shè)檔案積壓?jiǎn)栴}入手。隨著建筑工程建設(shè)的完工，相關(guān)部門在對(duì)工程竣工進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，我國(guó)電力項(xiàng)目建設(shè)的檔案驗(yàn)收工作也要與其保持一致，同時(shí)進(jìn)行，避免因檔案驗(yàn)收不及時(shí)造成檔案積壓，從而對(duì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化帶來不利影響。建設(shè)單位應(yīng)該自覺依照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，組織相關(guān)的工作人員形成檔案驗(yàn)收小組，對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)的竣工報(bào)告、協(xié)議、合同等相關(guān)文件進(jìn)行歸檔，并檢驗(yàn)所歸檔的文件是否真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全，以及歸入檔案的文件是否為原件、相關(guān)手續(xù)是否經(jīng)過雙方簽字生效，檔案的文件質(zhì)量是否符合有關(guān)要求等。如果在檔案管理中有不符合要求的文件，應(yīng)及時(shí)下發(fā)整改通知，并限其在規(guī)定的時(shí)間完成整改工作，使檔案工作落實(shí)到實(shí)處、分類清晰、組卷科學(xué)，便于在日后的檔案管理中，利于保管及使用。

2.加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)，使其更好的完成檔案的管理工作

由于電力體制的不斷改革與深化，電力項(xiàng)目建設(shè)的參見單位多數(shù)以臨時(shí)的兼職人員作為檔案管理人員。由于其對(duì)工程的具體規(guī)章制度、相關(guān)合同等工作任務(wù)不清晰，加之對(duì)檔案的收集、管理等方面的各項(xiàng)工作都還不了解，沒有經(jīng)過相關(guān)的工作培訓(xùn)就直接作為電力項(xiàng)目建設(shè)檔案管理工作的臨時(shí)上崗人員，不但自身缺乏對(duì)檔案工作的敏感度和專業(yè)性，并且對(duì)電力項(xiàng)目建設(shè)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)度不高，也就大大降低了對(duì)本職工作的重視度，不能充分履行自己的崗位職責(zé)，給電力項(xiàng)目建設(shè)工程的檔案管理帶來一定的阻礙和困難。因此，加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)，提高電力項(xiàng)目建設(shè)檔案管理兼職人員的專業(yè)性以及對(duì)項(xiàng)目建設(shè)檔案管理的敏感性。在項(xiàng)目建設(shè)施工之前，應(yīng)通過多種形式對(duì)檔案管理工作的相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，無論是專職的檔案管理人員還是臨時(shí)聘請(qǐng)的兼職人員，都應(yīng)同時(shí)強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的專業(yè)基礎(chǔ)和實(shí)際工作中的基本技能，加強(qiáng)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，確保工程的檔案驗(yàn)收和歸檔工作準(zhǔn)確、無誤。

3.對(duì)檔案管理引用合同制，保證建設(shè)項(xiàng)目檔案的齊全、完整

近年來，隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和逐步完善，我國(guó)對(duì)規(guī)范社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序做出了相應(yīng)的重要舉措，其中，合同制在我國(guó)的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制中得到了廣泛應(yīng)用，并成為甲乙雙方相互約束的強(qiáng)有力法律依據(jù)。因此，在電力項(xiàng)目建設(shè)過程中，對(duì)檔案的管理工作同樣引用合同制是確保建設(shè)項(xiàng)目檔案齊全、完整的強(qiáng)有力保證。在參建單位進(jìn)行工程競(jìng)標(biāo)并簽訂各項(xiàng)協(xié)議、合同的同時(shí)，應(yīng)將確保項(xiàng)目建設(shè)工程的檔案管理工作準(zhǔn)確、無誤、按時(shí)完成，保證歸檔文件完整、齊全等一并列入到合同當(dāng)中，以法律手段嚴(yán)格約束雙方履行合同內(nèi)容，共盡合同義務(wù)。保證檔案的按時(shí)移交及歸檔文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，確保檔案質(zhì)量。對(duì)不能履行合同規(guī)定的一方，如出現(xiàn)檔案資料收集不全、質(zhì)量較差、不符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等現(xiàn)象，應(yīng)按照合同規(guī)定，扣除相應(yīng)款項(xiàng)及懲罰措施。通過合同制來保證建設(shè)項(xiàng)目檔案齊全、完整，進(jìn)而為確保檔案工作有效完成提供強(qiáng)有力的法律保障。

結(jié)語(yǔ)：

電力項(xiàng)目建設(shè)中的檔案管理工作，功在當(dāng)代、利在千秋。隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，目前我國(guó)建筑業(yè)的工程量正逐年增加，這大大促進(jìn)了我國(guó)電力項(xiàng)目建設(shè)的發(fā)展，同時(shí)也為我國(guó)電力項(xiàng)目建設(shè)中的檔案管理工作帶來巨大的壓力和困難。因此，如何改進(jìn)我國(guó)電力項(xiàng)目建設(shè)中檔案的管理方式，是緩解電力項(xiàng)目建設(shè)中檔案管理壓力和困難的重要舉措。筆者通過以上對(duì)電力項(xiàng)目建設(shè)中檔案管理工作的改進(jìn)方式提出了一些自己的見解和想法，雖然還有很多不足之處，但是希望通過我們共同的努力與學(xué)習(xí)、思考與探究，不斷創(chuàng)新出更加全面的電力項(xiàng)目建設(shè)檔案管理方式，對(duì)我國(guó)當(dāng)前電力項(xiàng)目建設(shè)行業(yè)的檔案管理工作有所幫助。

參考文獻(xiàn)：

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[4]魏慧.知識(shí)管理視域的城建檔案管理問題研究[D].武漢：湖北大學(xué)，2012（05）.

項(xiàng)目檔案管理方案范文第2篇

浙江省寧波市鎮(zhèn)海區(qū)信用聯(lián)社于2005年年初開始對(duì)已實(shí)施的審計(jì)項(xiàng)目，包括審計(jì)調(diào)查項(xiàng)目和上級(jí)管理部門的審計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行“健康檔案”管理。其管理模式是，先由主審根據(jù)審計(jì)情況及審計(jì)“健康檔案”管理要求進(jìn)行登記；然后由另外一名熟練計(jì)算機(jī)操作的審計(jì)人員負(fù)責(zé)審計(jì)“健康檔案”登記的復(fù)核；再由審計(jì)組對(duì)被審計(jì)單位的單個(gè)項(xiàng)目的審計(jì)情況進(jìn)行分析和評(píng)價(jià)，提出管理建議；年終以被審計(jì)單位為單位，對(duì)全部的審計(jì)項(xiàng)目，按審計(jì)“健康檔案”明細(xì)表進(jìn)行匯總登記，并由審計(jì)部門對(duì)被審計(jì)單位一個(gè)會(huì)計(jì)年度的全部審計(jì)項(xiàng)目的審計(jì)情況進(jìn)行綜合分析與評(píng)價(jià)，提出綜合性的管理建議。以一個(gè)會(huì)計(jì)年度為準(zhǔn)，日常以電子文檔形式進(jìn)行登記，年終打印成冊(cè)(2冊(cè))，一冊(cè)送聯(lián)社高管層，便于在重大事項(xiàng)的決策中提供參考依據(jù)：另一冊(cè)作為審計(jì)部門檔案保存。新管理辦法實(shí)行兩年來，共對(duì)36個(gè)內(nèi)部審計(jì)項(xiàng)目，8個(gè)審計(jì)調(diào)查項(xiàng)目、4個(gè)上級(jí)管理部門審計(jì)檢查項(xiàng)目建立了審計(jì)“健康檔案”。

審計(jì)“健康檔案”的試行效果

該聯(lián)社試行審計(jì)“健康檔案”兩年來，獲得了較好的效果。首先從管理決策角度來講，通過對(duì)審計(jì)“健康檔案”明細(xì)表及年度匯總表的分析與評(píng)價(jià)，可以為聯(lián)社理事會(huì)提供有效的決策依據(jù)，有利于審計(jì)部門發(fā)揮“謀士”作用。其次從人力資源管理角度來講，通過對(duì)“審計(jì)健康”明細(xì)表與匯總表的分析，可以清楚地反映出被審計(jì)單位在信貸，財(cái)務(wù)等方面的管理水平，有利于為高管層合理使用人才提供參考依據(jù)。再次從審計(jì)角度來講，通過審計(jì)“健康檔案”明細(xì)表及匯總表的建立，可以清楚地反映被審計(jì)單位在某一管理方面的薄弱點(diǎn)與綜合管理的水平，審計(jì)的頻率及審計(jì)的盲點(diǎn)，有利于為內(nèi)審部門制訂審計(jì)工作計(jì)劃、確定審計(jì)重點(diǎn)提供有效的依據(jù)：同時(shí)有利于規(guī)范內(nèi)部審計(jì)工作，提高內(nèi)部審計(jì)工作質(zhì)量。

試行中需要完善之處

項(xiàng)目檔案管理方案范文第3篇

1健全制度,落實(shí)責(zé)任制

健全管理制度,實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制,貫徹執(zhí)行國(guó)家《檔案法》,樹立全員責(zé)任意識(shí)和法制意識(shí),制定完善可行的檔案管理規(guī)章制度,是保證檔案資料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的有效措施。作物科學(xué)所在項(xiàng)目實(shí)施過程中,嚴(yán)格執(zhí)行《中央級(jí)科學(xué)事業(yè)單位修繕購(gòu)置專項(xiàng)資金管理辦法》、《農(nóng)業(yè)部科學(xué)事業(yè)單位修繕購(gòu)置專項(xiàng)資金管理實(shí)施細(xì)則》、《農(nóng)業(yè)部科學(xué)事業(yè)單位修繕購(gòu)置專項(xiàng)資金儀器設(shè)備項(xiàng)目驗(yàn)收辦法(試行)》、《中國(guó)農(nóng)科院修繕購(gòu)置專項(xiàng)資金管理辦法》、《中國(guó)農(nóng)科院修繕購(gòu)置專項(xiàng)資金檔案管理辦法(試行)》。同時(shí),結(jié)合自身的實(shí)際情況制定了該所的《中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院作物科學(xué)研究所中央級(jí)科學(xué)事業(yè)單位修繕購(gòu)置專項(xiàng)管理辦法》、《中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院作物科學(xué)研究所中央級(jí)科學(xué)事業(yè)單位修繕購(gòu)置專項(xiàng)資金管理辦法》、《作物科學(xué)研究所儀器設(shè)備檔案管理辦法》,并根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目的具體情況制定符合項(xiàng)目實(shí)際的項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃和儀器設(shè)備采購(gòu)方案。在項(xiàng)目管理方面,堅(jiān)持項(xiàng)目法人責(zé)任制、招投標(biāo)制、監(jiān)理制、合同制管理。為了保證項(xiàng)目的順利實(shí)施,根據(jù)項(xiàng)目?jī)?nèi)容成立項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組和實(shí)施小組。領(lǐng)導(dǎo)小組為項(xiàng)目的決策機(jī)構(gòu),組長(zhǎng)由法人代表?yè)?dān)任,所領(lǐng)導(dǎo)班子成員和相關(guān)專家為領(lǐng)導(dǎo)小組成員,主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施方案制定、項(xiàng)目招投標(biāo)和人、財(cái)、物協(xié)調(diào)及項(xiàng)目驗(yàn)收等重要事項(xiàng)決定。儀器設(shè)備實(shí)施小組組長(zhǎng)由熟悉儀器設(shè)備的專家擔(dān)任,成員由綜合辦公室和相關(guān)人員組成,負(fù)責(zé)設(shè)備具體采購(gòu)事宜。檔案管理實(shí)施小組組長(zhǎng)由分管條件建設(shè)工作的辦公室副主任擔(dān)任,成員由檔案管理員和儀器小組的相關(guān)人員組成,負(fù)責(zé)項(xiàng)目執(zhí)行過程中檔案資料的收集整理。財(cái)務(wù)管理實(shí)施小組組長(zhǎng)由主管財(cái)務(wù)的所長(zhǎng)擔(dān)任,成員由計(jì)財(cái)處和設(shè)備小組相關(guān)人員組成,負(fù)責(zé)項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)管理。

在檔案管理方面,采取領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)總責(zé)、檔案組長(zhǎng)督察審查、實(shí)施小組落實(shí)、專職檔案員指導(dǎo)的四級(jí)分級(jí)負(fù)責(zé)制,從而落實(shí)檔案管理體系。項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)總體執(zhí)行情況監(jiān)督檢查,協(xié)調(diào)管理。檔案小組組長(zhǎng),負(fù)責(zé)項(xiàng)目前期報(bào)批階段形成的檔案資料的收集整理,在項(xiàng)目實(shí)施中對(duì)儀器小組檔案資料收集整理工作進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督檢查,對(duì)整個(gè)項(xiàng)目形成檔案資料的完整性審查,負(fù)責(zé)與招標(biāo)單位聯(lián)系落實(shí)收集檔案資料,其在項(xiàng)目檔案資料收集、歸檔、保存中起著非常重要的作用。儀器設(shè)備小組,負(fù)責(zé)儀器設(shè)備采購(gòu)過程中形成的檔案資料的收集整理工作,特別是安裝調(diào)試階段檔案資料的收集。該所的專職檔案員,負(fù)責(zé)檔案資料的組卷、分類、編號(hào)的指導(dǎo)檢查和完整性復(fù)合及裝訂、檢索等?？傊?只有健全管理制度,責(zé)任落實(shí)到人,才能使檔案資料的負(fù)責(zé)人、技術(shù)和管理人員明確各自的職責(zé),樹立責(zé)任心和法制意識(shí),從管理制度上保證項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),做到項(xiàng)目檔案管理工作有法可依,有章可循。

2注重收集,資料完整化

在實(shí)際工作中,該所總結(jié)了儀器設(shè)備采購(gòu)的基本流程,即實(shí)施方案批復(fù)后,制定設(shè)備采購(gòu)、招標(biāo)方案,申請(qǐng)?jiān)O(shè)備進(jìn)口財(cái)政審批,委托中介公司進(jìn)行儀器招標(biāo),簽訂儀器設(shè)備采購(gòu)合同,進(jìn)口設(shè)備辦理進(jìn)口免稅,機(jī)電審批自動(dòng)進(jìn)口許可,進(jìn)口報(bào)關(guān)法檢,到貨安裝調(diào)試驗(yàn)收,資料收集檔案整理,項(xiàng)目驗(yàn)收。屬于政府直采設(shè)備,簽訂政府采購(gòu)協(xié)議,電子驗(yàn)收單,項(xiàng)目驗(yàn)收。國(guó)產(chǎn)設(shè)備公開招標(biāo)后簽訂合同,直接到貨安裝驗(yàn)收。根據(jù)上述基本流程,在項(xiàng)目實(shí)施的不同階段,形成不同材料,責(zé)任落實(shí)到各相關(guān)單位人員,其中,招標(biāo)單位檔案管理機(jī)構(gòu)針對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目配備專人負(fù)責(zé)收集、反饋項(xiàng)目資料。項(xiàng)目實(shí)施管理單位按照檔案管理要求,設(shè)備落實(shí)到課題組,設(shè)置兼職檔案員,指定專人負(fù)責(zé)。進(jìn)而抓好項(xiàng)目全過程的檔案資料收集,確保檔案資料準(zhǔn)確完整。重視檔案資料的分類、收集、整理工作。在項(xiàng)目實(shí)施前對(duì)新參與項(xiàng)目的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),使其熟悉所收集材料的范圍及歸檔要求,在項(xiàng)目實(shí)施中能夠認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好檔案資料的收集整理工作。同時(shí)將招標(biāo)單位項(xiàng)目文件資料收集整理納入合同管理,將檔案資料的收集繳存作為合同執(zhí)行的一部分。在資料收集過程中實(shí)行“一同步”、“三納入”和“四參加”,即資料收集與設(shè)備采購(gòu)進(jìn)程同步;檔案收集工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程,納入項(xiàng)目有關(guān)人員的職責(zé)范圍,納入研究所管理制度;檔案小組人員,參加收集整理培訓(xùn),參加設(shè)備開箱驗(yàn)收,參加設(shè)備安裝調(diào)試,參加項(xiàng)目驗(yàn)收活動(dòng)。

在資料收集分類方面,根據(jù)項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度,將檔案資料分為前期資料、安裝調(diào)試驗(yàn)收階段形成的資料和項(xiàng)目驗(yàn)收階段形成的資料。前期資料包括:申報(bào)書、項(xiàng)目批復(fù)文件、實(shí)施方案、預(yù)算批復(fù)文件、進(jìn)口產(chǎn)品審批文件、會(huì)議紀(jì)要、來往函件等;招標(biāo)合同、招標(biāo)公告、技術(shù)指標(biāo)、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書、購(gòu)置合同、自動(dòng)進(jìn)口許可證(商務(wù)部機(jī)電辦)、免稅證明、報(bào)關(guān)單等;政府采購(gòu)供貨協(xié)議、電子驗(yàn)收單等。安裝驗(yàn)收階段包括:裝箱單、說明書、合格證、證明書、保修單、質(zhì)量保證書、設(shè)備認(rèn)證、產(chǎn)品標(biāo)識(shí)、配件目錄、安裝調(diào)試報(bào)告、大型設(shè)備試運(yùn)行報(bào)告、測(cè)試記錄、培訓(xùn)確認(rèn)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告證明、技術(shù)及質(zhì)量上的異議處理結(jié)果、開箱驗(yàn)收記錄、軟件、光盤等。項(xiàng)目驗(yàn)收階段包括:財(cái)務(wù)決算專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。特別提醒,項(xiàng)目前期管理文件缺失后不易補(bǔ)齊,注意收集。項(xiàng)目實(shí)施過程中發(fā)生調(diào)整和變更,研討論證材料及領(lǐng)導(dǎo)班子決策等會(huì)議及時(shí)寫紀(jì)要及時(shí)做保存。

3分類整理,歸存精細(xì)化

項(xiàng)目完成后,首先要求儀器設(shè)備小組的檔案管理人員對(duì)收集的文件、資料等進(jìn)行簡(jiǎn)單分類、整理后交檔案小組組長(zhǎng)審查;檔案組長(zhǎng)對(duì)資料的完整性核查無誤后交所專職檔案員復(fù)核把關(guān);專職檔案員按照項(xiàng)目檔案管理規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真復(fù)審提出整改意見,并指導(dǎo)項(xiàng)目檔案管理人員進(jìn)行整改。項(xiàng)目檔案管理人員在所專職檔案員的指導(dǎo)下做好以下5方面的工作:

3•1清理文件資料

從立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、設(shè)備到貨、安裝調(diào)試、驗(yàn)收等全過程形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表和光盤等各種載體的文件材料進(jìn)行清理、剔除重復(fù)后,分類組卷。

3•2排序分類整理

排序原則是:遵循文件的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,按照文件材料性質(zhì)區(qū)分不同價(jià)值,調(diào)整文件排序,便于保管和利用。排序,按其重要性或時(shí)間順序排列,批復(fù)在前,請(qǐng)示在后,批轉(zhuǎn)在前,報(bào)告在后,主件在前,附件在后,正本在前,定稿在后,結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后,紙質(zhì)性資料在前,光盤等資料在后。分類,按照文件、請(qǐng)示、批復(fù),招標(biāo)文件資料,投標(biāo)文件資料,評(píng)標(biāo)文件資料,項(xiàng)目驗(yàn)收資料,設(shè)備按單機(jī)分類組卷,說明書單獨(dú)組卷,采購(gòu)合同、裝箱單、安裝調(diào)試報(bào)告等單獨(dú)組卷。整理,根據(jù)國(guó)家檔案管理要求結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況,各種文件的歸檔范圍和保管期限,文件分類辦法及編號(hào)方案,以“件”為歸檔文件的整理單位。清點(diǎn)卷內(nèi)文件材料,檢查材料齊全性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性,對(duì)不符合要求的檔案資料,及時(shí)糾正、補(bǔ)齊。

3•3文件質(zhì)量要求

原件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確;已破損的文件應(yīng)予修整;字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制;耐久性書寫材料,字跡清楚、圖表整潔、簽字蓋章完備;文件材料國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)A4幅面;說明書遵循原貌。

3•4頁(yè)碼編寫

按自然頁(yè)數(shù)編寫頁(yè)碼,凡有文字的頁(yè)面均要編碼,頁(yè)碼編寫位置在裝訂線的另一側(cè)右下角,用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫,避免空號(hào)和重號(hào)。

3•5編寫目錄擬寫標(biāo)題

按文件題名編寫卷內(nèi)目錄,每份文件要按原文題名編寫目錄,沒有題名的材料要根據(jù)內(nèi)容自擬標(biāo)題后再編寫目錄。擬寫案卷標(biāo)題時(shí),將該卷的主要文件內(nèi)容概括提煉,使其綜合反映卷內(nèi)內(nèi)容。案卷編號(hào)依據(jù)檔案管理規(guī)范進(jìn)行,最后填寫備考表。項(xiàng)目檔案管理小組人員完成上述工作后,將全部檔案資料交所檔案室。由所檔案員對(duì)檔案資料的分類、立卷、卷內(nèi)目錄及備考表等進(jìn)行全面復(fù)核無誤后,填寫封皮內(nèi)容,打印案卷封面,裝訂成冊(cè),編制檢索工具,裝盒上架排列,便于查找和檢索利用。

4檔案管理工作的幾點(diǎn)體會(huì)

4•1領(lǐng)導(dǎo)重視,建立健全檔案管理體系

俗話說,搞好搞不好關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo),任何工作只要領(lǐng)導(dǎo)重視,認(rèn)真去抓去管,做好督促檢查,同時(shí)明確各個(gè)階段的管理人員,落實(shí)好分工和崗位責(zé)任制,確保每個(gè)環(huán)節(jié)不出漏洞,檔案工作抓出成效。

4•2抓好崗前培訓(xùn),資料收集“三勤”

在項(xiàng)目實(shí)施前,抓好檔案管理人員的崗前培訓(xùn),要讓檔案管理人員上崗之前就懂得在哪個(gè)環(huán)節(jié)收集哪些資料,以及如何進(jìn)行分類、編目和整理歸檔等。在資料收集中做到“三勤”,即“勤收集、勤督促、勤檢查”,是保證檔案資料完整和真實(shí)有效的有力對(duì)策。

4•3制定收集檔案資料的保證措施

在簽訂招標(biāo)、儀器設(shè)備的采購(gòu)合同時(shí),既要在合同條款中明確對(duì)方提交的檔案資料范圍、質(zhì)量水平和移交時(shí)間,又要明確違約責(zé)任,以保證檔案資料的真實(shí)完整。

項(xiàng)目檔案管理方案范文第4篇

關(guān)鍵詞：檔案管理；研究；高職院校科研

1.科研檔案的含義及作用

科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。

高校的科研檔案，是高校知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要載體，凝結(jié)了高校科研人員在實(shí)踐中創(chuàng)造的科技成果、經(jīng)驗(yàn)和思維，其中儲(chǔ)藏著大量的科學(xué)技術(shù)成果、發(fā)明創(chuàng)造、工藝方法等。因此認(rèn)真做好科研檔案管理，合理利用科研檔案，能大大提高科研工作水平，為知識(shí)創(chuàng)新、技術(shù)進(jìn)步發(fā)揮重要作用。

2.高等職業(yè)院校科研檔案歸檔范圍

目前，依據(jù)高職院?？蒲谢顒?dòng)的內(nèi)容和特點(diǎn)將科研檔案大致分為科研項(xiàng)目檔案和科研綜合檔案。

2.1科研項(xiàng)目檔案歸檔內(nèi)容

2.1.1科研項(xiàng)目準(zhǔn)備階段

準(zhǔn)備階段收集的管理文件有：開題報(bào)告與課題論證材料，科學(xué)基金及重大項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告及批件，任務(wù)書、協(xié)議書、委托任務(wù)書、合同，課題研究計(jì)劃等?？萍疾牧嫌校何墨I(xiàn)調(diào)研、綜述報(bào)告，實(shí)驗(yàn)方案，應(yīng)用前景調(diào)研報(bào)告，市場(chǎng)預(yù)測(cè)、應(yīng)用前景分析報(bào)告，開發(fā)工作方案等。

2.1.2研究實(shí)驗(yàn)階段

立項(xiàng)后的項(xiàng)目進(jìn)入實(shí)驗(yàn)階段，需要收集的管理文件有：課題研究計(jì)劃執(zhí)行情況表、進(jìn)展報(bào)告表，計(jì)劃調(diào)整與撤銷報(bào)告等。科技材料有：重要的實(shí)驗(yàn)、測(cè)試、原始記錄，數(shù)據(jù)處理材料，設(shè)計(jì)文件和圖紙、技術(shù)說明、使用說明，階段工作小結(jié)，重要的照片、底片、錄音、錄像帶等。

2.1.3項(xiàng)目驗(yàn)收階段

驗(yàn)收階段需要收集的管理文件有：工作總結(jié)，科研投資和經(jīng)費(fèi)決算材料，鑒定證書或視同鑒定證書，鑒定會(huì)材料、驗(yàn)收評(píng)價(jià)意見，使用意見，經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的證明材料等?？萍疾牧嫌校貉芯繄?bào)告、研制報(bào)告，論文和專著，工藝技術(shù)報(bào)告，技術(shù)訣竅報(bào)告等。

2.1.4成果推廣應(yīng)用階段

推廣應(yīng)用階段需要收繳的管理文件有：成果被引用情況材料，成果宣傳報(bào)到材料，轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書，生產(chǎn)定型鑒定材料，成果推廣投產(chǎn)后反饋意見，技術(shù)展覽會(huì)的材料等?？萍疾牧嫌校簢?guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)交流材料，開發(fā)和推廣應(yīng)用方案及實(shí)施情況材料，擴(kuò)大生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件工藝文件，市場(chǎng)調(diào)查、分析報(bào)告等。

2.1.5成果申報(bào)和獎(jiǎng)勵(lì)階段

成果申報(bào)和獎(jiǎng)勵(lì)階段收集的管理文件有：科技成果登記表、報(bào)告表，科技成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)書及批件，獲獎(jiǎng)材料（獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)狀、證書），專利申請(qǐng)書和證書等。

2.2科研綜合檔案歸檔內(nèi)容

科研綜合檔案是學(xué)?？蒲械闹匾M成部分，主要包括：上級(jí)有關(guān)部門科研工作的文件及學(xué)院的上報(bào)材料，學(xué)院科研工作的規(guī)章制度，關(guān)于科研機(jī)構(gòu)設(shè)置的請(qǐng)示、批復(fù)，學(xué)院學(xué)術(shù)委員會(huì)成員名單，學(xué)院科研成果受獎(jiǎng)情況，上級(jí)下達(dá)的科研計(jì)劃、任務(wù)，學(xué)院上報(bào)的科研計(jì)劃、總結(jié)，學(xué)院科研成果登記表及重大科研項(xiàng)目執(zhí)行情況，學(xué)院評(píng)選先進(jìn)科技工作者的文件材料，學(xué)院召開科研專項(xiàng)會(huì)議的文件材料，學(xué)院組織開展的科研經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)的文件材料，學(xué)院舉辦或承辦的課題研討活動(dòng)的文件材料，學(xué)院有關(guān)科研活動(dòng)的交往活動(dòng)、外事活動(dòng)的記錄材料，學(xué)院編印或出版的科研論文集以及反映學(xué)院科研動(dòng)態(tài)和成果的報(bào)紙、刊物等。

3.科研檔案管理工作存在的主要問題及原因分析

3.1科研檔案材料收集不完整

科研人員在完成科研項(xiàng)目后，收集的材料主要是一些結(jié)果性和部分依據(jù)性材料，項(xiàng)目實(shí)施性材料歸檔較少，這使得科研成果檔案在為連續(xù)性研究提高參考和使用時(shí)，出現(xiàn)一些科研成果檔案材料不完整的缺陷。主要是因?yàn)榭蒲泄ぷ魅藛T檔案意識(shí)薄弱，在收集科研成果檔案時(shí)只注重科研項(xiàng)目的結(jié)果性材料，重點(diǎn)是收集科研項(xiàng)目中的研究成果，諸如論文、著作等，而在科研項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的材料，卻很少關(guān)注和收集。此外，科研人員將自己的科研成果視為個(gè)人私有財(cái)產(chǎn)，許多珍貴材料，如獲獎(jiǎng)證書、專利證書、論著等材料不愿意上交或推遲上交，有些科研人員則認(rèn)為自己的科研成果是專門用來申報(bào)專業(yè)職務(wù)所用，不愿意將原件歸檔。這些都導(dǎo)致了科研檔案不完整。

3.2科研檔案管理人員配備相對(duì)不足

科研檔案管理人員占主體力量的是兼職人員。一方面，大多沒有受過檔案工作的相關(guān)培訓(xùn)，對(duì)科研檔案管理缺乏規(guī)范性。另一方面，科研檔案管理人員兼作其他工作，沒有充足的時(shí)間和經(jīng)歷從事科研檔案管理。

3.3行之有效的科研檔案管理制度缺乏

科研檔案管理大多參照、借鑒常規(guī)性檔案管理辦法，缺乏相應(yīng)的科研檔案管理制度、辦法和實(shí)施細(xì)則。檔案管理人員只能在口頭上做一些說明、解釋，而不能做硬性要求，監(jiān)督力度非常小，這是因?yàn)闆]有相應(yīng)的制約手段。

3.4科研檔案利用價(jià)值范圍比較窄

科研檔案歸檔后，檔案管理部門一般只將科研檔案向從事項(xiàng)目研究的科研人員提供參考，并未將成果應(yīng)用于教學(xué)等環(huán)節(jié)，使得科研成果利用價(jià)值范圍比較窄。

4.科研檔案管理的建議

4.1完善科研檔案管理制度

完善的科研檔案管理制度是檔案工作的基礎(chǔ)，是學(xué)院科研管理的重要部分。應(yīng)結(jié)合學(xué)院實(shí)際，制定和完善科研檔案管理制度，對(duì)科研檔案的收集、整理、利用、保管、鑒定等做出明確規(guī)定。真正做到科研檔案的形成、管理與科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、中期檢查、結(jié)題驗(yàn)收的全部過程同步進(jìn)行，使科研檔案具有客觀性、真實(shí)性、系統(tǒng)性、連續(xù)性和完整性，確保科研檔案的利用價(jià)值。

4.2強(qiáng)化科研檔案意識(shí)

學(xué)院可創(chuàng)造一系列的檔案培訓(xùn)、外出學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)交流機(jī)會(huì)，加強(qiáng)科研檔案管理人員與科研人員的檔案意識(shí)。

4.3明確科研檔案分工

明確科研檔案管理部門的職責(zé)與分工，對(duì)相關(guān)人員，如科研管理部門（包括科研部門和系部管理人員）和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，分別建立科研檔案規(guī)定職責(zé)，制定科研檔案歸檔范圍，及時(shí)做好科研檔案收集、整理、歸檔，形成職責(zé)明確的科研檔案管理工作機(jī)制。

[參考文獻(xiàn)]

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項(xiàng)目檔案管理方案范文第5篇

移民檔案專項(xiàng)投入

此方案表明國(guó)家投入上億元資金，補(bǔ)助長(zhǎng)江三峽庫(kù)區(qū)綜合檔案館，為長(zhǎng)江三峽工程庫(kù)區(qū)移民檔案接收進(jìn)館、安全保管和有效利用提供了有力保障。這是我國(guó)第一次在大型建設(shè)項(xiàng)目中對(duì)移民檔案工作投入專項(xiàng)資金，開創(chuàng)了建設(shè)項(xiàng)目中檔案經(jīng)費(fèi)單獨(dú)列入概算的先河，體現(xiàn)了國(guó)家對(duì)長(zhǎng)江三峽工程移民檔案工作的高度重視。

長(zhǎng)江三峽工程作為當(dāng)今世界最大的水利樞紐工程之一，百萬移民規(guī)模世所罕見。移民工程是長(zhǎng)江三峽工程的重要組成部分。長(zhǎng)江三峽移民檔案記錄著三峽移民工程的實(shí)施過程，是移民工怍的重要依據(jù)，對(duì)促進(jìn)庫(kù)區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，維護(hù)社會(huì)長(zhǎng)治久安有著十分重要的意義。

長(zhǎng)江三峽移民工程建設(shè)過程中庫(kù)區(qū)形成了包括了庫(kù)底清理、農(nóng)村移民安置、城市遷建、集鎮(zhèn)遷建、淹沒工礦企業(yè)遷建、專業(yè)項(xiàng)目復(fù)建、移民安置區(qū)環(huán)境保護(hù)、三峽庫(kù)區(qū)地質(zhì)災(zāi)害防治、水污染防治、移民綜合管理等十幾類數(shù)量龐大的移民檔案，總量高達(dá)百萬卷。

接收并管理好移民檔案，是庫(kù)區(qū)綜合檔案館的重要任務(wù)。然而，庫(kù)區(qū)各區(qū)縣綜合檔案館普遍存在基礎(chǔ)條件差，庫(kù)房容量不足、保管設(shè)施差、安全存在隱患，信息化建設(shè)水平低等問題，硬件設(shè)施、檔案管理現(xiàn)狀都不具備接收移民檔案的條件。解決這些問題，沒有資金不行，但庫(kù)區(qū)很多區(qū)縣本身就是貧困縣，財(cái)政資金很緊張，因此很多工作受到制約。

長(zhǎng)期以來，三峽庫(kù)區(qū)檔案部門多次向有關(guān)部門呼吁解決移民檔案資金不足的問題。國(guó)家檔案局對(duì)此高度重視、積極爭(zhēng)取，為移民檔案資金列入概算做出了不懈的努力，并得到國(guó)務(wù)院三峽工程建設(shè)委員會(huì)辦公室的大力支持。

經(jīng)費(fèi)審批嚴(yán)格管理

2002年湖北省和l重慶市政府就移民檔案經(jīng)費(fèi)問題向國(guó)務(wù)院三峽工程建沒委員會(huì)辦公室進(jìn)行了專題報(bào)告。同年，國(guó)務(wù)院三峽工程建設(shè)委員會(huì)辦公室和國(guó)家檔案局召開了三峽工程移民檔案工作會(huì)議，要求各地妥善解決移民檔案經(jīng)費(fèi)。

2006年初，國(guó)家檔案局派員參加國(guó)務(wù)院三峽工程建設(shè)委員會(huì)辦公室組織的論證會(huì)，就移民檔案工作所需經(jīng)費(fèi)提出了建議、闡明了理由。2006年6月，在三峽侈民安置規(guī)劃工作部署會(huì)上，國(guó)務(wù)院三峽工程建設(shè)委員會(huì)辦公室對(duì)包括移民擋案管理專項(xiàng)規(guī)劃在內(nèi)的三峽移民安置規(guī)劃和投資概算調(diào)整工作進(jìn)行了明確部署。2006年9月國(guó)家檔案局代表三峽庫(kù)區(qū)檔案部門，正式向國(guó)務(wù)院三峽工程建設(shè)委員會(huì)辦公室提出關(guān)于移民檔案資金的申請(qǐng)。

2007年12月，國(guó)務(wù)院三峽工程建設(shè)委員會(huì)審查批準(zhǔn)了《三峽工程庫(kù)區(qū)移民安置規(guī)劃和投資概算調(diào)整報(bào)告》，其中《長(zhǎng)江三峽工程庫(kù)區(qū)移民安置規(guī)劃調(diào)整移民擋案建設(shè)個(gè)案處理報(bào)告》，給予庫(kù)區(qū)綜合檔案館一次性補(bǔ)助4268萬元(此為1993年的靜態(tài)價(jià)格，動(dòng)態(tài)投資超過1.3億元)，為移民檔案接收進(jìn)館和保管利用提供了重要的資金保障。

2008年4月，為合理有效地使用移民檔案資金，規(guī)范三峽移民檔案接收進(jìn)館，國(guó)家檔案局和國(guó)務(wù)院三峽工程建設(shè)委員會(huì)辦公室聯(lián)合成立了“三峽移民檔案管理調(diào)概資金實(shí)施工作領(lǐng)導(dǎo)小組”，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)三峽移民檔案資金管理，對(duì)下?lián)苜Y金的管理、使用情況和移民檔案整理、移交情況進(jìn)行檢查驗(yàn)收。

2010年2月，三峽移民檔案管理調(diào)概資金實(shí)施工作領(lǐng)導(dǎo)小組下發(fā)《關(guān)于編制三峽工程庫(kù)區(qū)移民檔案進(jìn)館項(xiàng)目實(shí)施方案的通知》，明確三峽移民檔案進(jìn)館工作按照項(xiàng)目管理方式開展，委托長(zhǎng)江水利委員會(huì)網(wǎng)絡(luò)與信息中心(長(zhǎng)江檔案館)作為設(shè)計(jì)單位承擔(dān)《長(zhǎng)江三峽工程庫(kù)區(qū)移民檔案接收進(jìn)館項(xiàng)目實(shí)施方案》的編制工作。2010年11月，三峽移民檔案管理調(diào)概資金實(shí)施工作領(lǐng)導(dǎo)小組召開了《長(zhǎng)江三峽工程庫(kù)區(qū)移民檔案進(jìn)館項(xiàng)目實(shí)施方案》審查會(huì)，原則同意該方案。由設(shè)計(jì)單位按審查意見進(jìn)行修改完善的《長(zhǎng)江三峽工程庫(kù)區(qū)移民檔案進(jìn)館項(xiàng)目實(shí)施方案》，最終形成1個(gè)總報(bào)告和22個(gè)分報(bào)告。報(bào)告對(duì)移民檔案進(jìn)館條件及綜合檔案館現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，明確了項(xiàng)目主管單位及建設(shè)單位、項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目概算等。項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容主要包括檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、檔案接收進(jìn)館、檔案利用設(shè)施建設(shè)。

移民經(jīng)費(fèi)?？顚Ｓ?/p>

長(zhǎng)江三峽工程庫(kù)區(qū)移民檔案進(jìn)館項(xiàng)目按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌規(guī)劃、省市負(fù)責(zé)、區(qū)縣實(shí)施”的原則進(jìn)行。三峽移民檔案管理調(diào)概資金實(shí)施工作領(lǐng)導(dǎo)小組是項(xiàng)目建設(shè)的主管單位，建設(shè)單位分別為湖北省、重慶市檔案局，湖北省宜昌市、恩施州、神農(nóng)架林區(qū)檔案局(館)，以及三峽庫(kù)區(qū)19個(gè)區(qū)縣檔案局(館)。湖北省、重慶市檔案局(館)負(fù)責(zé)本轄區(qū)移民檔案的接收工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)；湖北省、重慶市移民局負(fù)責(zé)本轄區(qū)移民檔案的移交工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)。湖北省、重慶市庫(kù)區(qū)有關(guān)市、區(qū)縣檔案局負(fù)責(zé)接本轄區(qū)的移民檔案，確保移民檔案的安全保管和有效利用；移民局負(fù)責(zé)移民檔案的收集、整理和移交，確保移交的檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，檔案質(zhì)量符合規(guī)范要求。

按照2001年國(guó)務(wù)院頒發(fā)的《長(zhǎng)江三峽工程建設(shè)移民條例》對(duì)移民資金使用的管理和監(jiān)督有關(guān)規(guī)定，移民資金實(shí)行靜態(tài)控制，動(dòng)態(tài)管理。移民資金應(yīng)當(dāng)專戶存儲(chǔ)、專賬核算，按項(xiàng)目計(jì)劃和進(jìn)度及時(shí)撥付。國(guó)家對(duì)移民資金的管理、撥付和安排使用實(shí)行稽察制度，對(duì)管理、撥付和安排使用資金的有關(guān)地方人民政府及其有關(guān)部門、機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人實(shí)行任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)制度。

國(guó)務(wù)院三峽工程建設(shè)委員會(huì)辦公室和國(guó)家檔案局《關(guān)于印發(fā)(長(zhǎng)江三峽工程庫(kù)區(qū)移民檔案進(jìn)館項(xiàng)目實(shí)施方案)的通知》中強(qiáng)調(diào)，省市移民管理部門和檔案行政管理部門應(yīng)相互配合、確保資金?？顚Ｓ煤陀行褂?。省、市移民管理部門督促做好移民檔案進(jìn)館前的準(zhǔn)備和順利交接工作，及時(shí)撥付移民資金，省市檔案行政管理部門切實(shí)加強(qiáng)項(xiàng)目建設(shè)管理，確保各項(xiàng)工作落實(shí)到位，確保資金使用安全有效。