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檔案管理機(jī)制范文第1篇

隨著二級(jí)學(xué)院辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，二級(jí)學(xué)院形成的檔案材料越來越多，學(xué)校檔案館沒有能力也不可能事無巨細(xì)，將二級(jí)學(xué)院各類檔案都盡數(shù)收集進(jìn)館，那么，二級(jí)學(xué)院的檔案管理應(yīng)該采用什么樣的模式進(jìn)行管理合適呢？自20世紀(jì)90年代以來，國(guó)內(nèi)一些規(guī)模較大的高校開始了在其所屬的二級(jí)學(xué)院設(shè)立檔案資料室的探索。尤其國(guó)家開展教育教學(xué)評(píng)估工作以來，建立二級(jí)學(xué)院檔案資料室顯得更加的迫切。近年來，學(xué)校檔案館常常接到二級(jí)學(xué)院有關(guān)檔案管理的相關(guān)咨詢，在日常的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)中我們也加大了二級(jí)學(xué)院檔案管理內(nèi)容的指導(dǎo)。在調(diào)研學(xué)習(xí)與實(shí)踐的基礎(chǔ)上，我們認(rèn)為目前在同屬于985和211類型的高校推行二級(jí)學(xué)院建立檔案資料室的模式是當(dāng)前高校檔案事業(yè)自身完善發(fā)展的一種好舉措。其優(yōu)點(diǎn)體現(xiàn)在：第一，可以把學(xué)院系成立以來散存在各個(gè)辦公室的具有保存價(jià)值的文件資料進(jìn)行系統(tǒng)整理和集中存放管理，既解除了辦公室人員對(duì)室內(nèi)大量積存資料清理中存毀矛盾的糾結(jié)，辦公室敞亮了，資料也有序便查；第二，有利于督促二級(jí)學(xué)院每年定期進(jìn)行上一年度文件資料的整理歸檔，避免了資料的亂放與丟失等現(xiàn)象，養(yǎng)成良好的資料積累與整理歸檔的習(xí)慣；第三，目前高校普通都是多校區(qū)辦學(xué)，學(xué)校檔案館不一定與學(xué)院在同一校區(qū)，即使在同一校區(qū)也不如就在同一單位內(nèi)利用方便，況且學(xué)院自存的檔案更多的是為本學(xué)院工作服務(wù)，建立學(xué)院檔案資料室集中存放本學(xué)院檔案既方便了本學(xué)院師生的就近利用，也方便學(xué)院日常工作的查考利用，可以達(dá)到節(jié)約工作成本提高工作效率的目的。總之，科學(xué)地設(shè)計(jì)二級(jí)學(xué)院檔案管理架構(gòu)，協(xié)調(diào)處理好校、院二個(gè)層級(jí)檔案管理的關(guān)系，在歸檔重點(diǎn)、管理辦法等方面加以規(guī)范、整章建制，積極創(chuàng)新二級(jí)學(xué)院檔案管理模式是實(shí)現(xiàn)高校二級(jí)學(xué)院系檔案管理科學(xué)發(fā)展的必然之路。

二、以檔案規(guī)章制度建設(shè)為抓手促進(jìn)二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)范化

制度化是一個(gè)單位工作步入規(guī)范化、科學(xué)化的前提，建立健全二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)章制度是保障二級(jí)學(xué)院系檔案管理規(guī)范化的核心。在檔案工作隊(duì)伍網(wǎng)絡(luò)比較完善的高校，每一個(gè)二級(jí)學(xué)院通常會(huì)有一位檔案工作負(fù)責(zé)人，一般由學(xué)院的行政副院長(zhǎng)或黨支部書記兼任，有一位兼職檔案員，通常由學(xué)院辦公室主任或行政秘書兼任。在上述檔案工作負(fù)責(zé)人和兼職檔案員的崗位職責(zé)中大多只是簡(jiǎn)單地言明負(fù)責(zé)學(xué)院檔案工作，通常連當(dāng)事人自己都不太清楚究竟具體應(yīng)該做些什么工作？學(xué)校每年對(duì)每位職工進(jìn)行工作考核時(shí)也往往沒有將其兼任的檔案工作職責(zé)列入考核的范疇，學(xué)院檔案工作長(zhǎng)期以來形同虛設(shè)，各學(xué)院檔案管理各行其是。經(jīng)過實(shí)踐與學(xué)習(xí)，我們認(rèn)為要做好二級(jí)學(xué)院的檔案工作，首先應(yīng)該抓檔案制度建設(shè)，建立健全二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)章制度，使院系檔案管理工作有章可循、有法可依，這是保障二級(jí)學(xué)院檔案科學(xué)管理的重要條件。二級(jí)學(xué)院檔案既要有國(guó)家檔案局和高校檔案館要求的規(guī)范性，又要突出本學(xué)院的特色，從而為形成和提煉本校的辦學(xué)特色提供堅(jiān)實(shí)的支撐。具體來說，二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)章制度主要包括：二級(jí)學(xué)院檔案管理辦法、二級(jí)學(xué)院檔案分類方案、二級(jí)學(xué)院檔案歸檔范圍與保管期限表、學(xué)院檔案室管理規(guī)定、專兼職檔案員的檔案職責(zé)等。制定二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)章制度時(shí)要避免簡(jiǎn)單地照搬高校檔案館的相關(guān)規(guī)章制度，要在遵守《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等國(guó)家及地方檔案管理相關(guān)法規(guī)制度的前提下，結(jié)合本學(xué)院的工作實(shí)際做具體的補(bǔ)充、細(xì)化和完善工作，擬定出適合本學(xué)院實(shí)際的檔案管理規(guī)章制度。

三、創(chuàng)新與拓展二級(jí)學(xué)院檔案管理培訓(xùn)研究

高校二級(jí)學(xué)院兼職檔案員的專業(yè)背景往往多元化且素質(zhì)參差不齊，大多數(shù)沒有接受過正規(guī)的檔案管理專業(yè)訓(xùn)練，對(duì)檔案及檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)不一。針對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案管理人員普遍非專職化、專業(yè)化特點(diǎn)，結(jié)合二級(jí)學(xué)院行政、黨務(wù)、教學(xué)和科研工作的特點(diǎn)，并考慮各崗位人員的職責(zé)與工作規(guī)律，創(chuàng)新與拓展二級(jí)學(xué)院檔案管理培訓(xùn)研究是保障二級(jí)學(xué)院檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。毋庸置疑兼職檔案員的知識(shí)、能力和素質(zhì)等直接關(guān)系到二級(jí)學(xué)院檔案管理的質(zhì)量和管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，而各崗位工作人員檔案工作技能的好壞直接影響到兼職檔案員檔案整理的工作量。因?yàn)槎?jí)學(xué)院的檔案通常是由兼職檔案員直接接收各崗位工作人員整理與移交的本崗位形成的文件材料經(jīng)有序整理匯集而成，因此對(duì)二級(jí)學(xué)院工作人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)時(shí)，第一，要拓展培訓(xùn)對(duì)象，最好二級(jí)學(xué)院系各個(gè)崗位的工作人員都能參加培訓(xùn)，甚至在學(xué)院進(jìn)行幫忙的學(xué)生助理也應(yīng)該納入培訓(xùn)的范疇；第二，在培訓(xùn)內(nèi)容方面除了使其掌握檔案管理的一般知識(shí)外，更重要的是提高其對(duì)院系檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)，改變大家普遍對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不足甚至集體無意識(shí)狀態(tài)，讓全體師生員工意識(shí)到，自己就是學(xué)校檔案的形成者之一。一個(gè)時(shí)代一個(gè)學(xué)院教師學(xué)生在教與學(xué)、科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)中形成的集體記憶，反映在日常工作中的一份份文件、一張張照片、一個(gè)個(gè)科研項(xiàng)目和基建項(xiàng)目等檔案上，這些檔案承載著這個(gè)時(shí)代這個(gè)學(xué)院發(fā)展面貌的真實(shí)記錄，是傳承與熔鑄學(xué)校精神的重要信息源；第三，定期組織二級(jí)學(xué)院兼職檔案員及其他工作人員到學(xué)校檔案館或省市檔案館參觀學(xué)習(xí)，開闊其視野，更新、補(bǔ)充和拓寬其知識(shí)結(jié)構(gòu)；第四，學(xué)校檔案館應(yīng)加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院檔案培訓(xùn)模式、培訓(xùn)內(nèi)容、人員組織等內(nèi)容的創(chuàng)新性研究，形成卓有成效的培訓(xùn)方式及規(guī)范的培訓(xùn)教程；第五，探索制定有效的績(jī)效政策，例如將完成檔案工作的情況與單位年度考核掛鉤，有效地激勵(lì)兼任檔案人員開展檔案工作的積極性。

四、充分利用現(xiàn)代信息手段實(shí)現(xiàn)二級(jí)學(xué)院檔案數(shù)字化管理

檔案管理機(jī)制范文第2篇

（一）檔案管理工作人員缺乏專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知不明確，在工作的態(tài)度上給大眾一種悠閑的感覺。檔案管理工作人員的工作壓力不明顯，沒有認(rèn)識(shí)到社會(huì)對(duì)于檔案信息資源的急需程度。在檔案管理和檔案的查找過程中，檔案管理人員沒有熟練的業(yè)務(wù)能力，甚至于造成檔案的丟失。檔案管理工作責(zé)任重大，關(guān)系到人力資源的管理工作，檔案管理人員應(yīng)該不斷的提升業(yè)務(wù)能力，注重提升專業(yè)素養(yǎng)，將檔案管理工作作為人力資源保障的重要基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的專業(yè)化發(fā)展，以業(yè)務(wù)能力和熟練的操作技能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的促進(jìn)。

（二）檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱

檔案管理工作的基礎(chǔ)比較薄弱，其中有很多有效的資源無法得到充分的開發(fā)，對(duì)于檔案管理工作應(yīng)該建立一定的管理機(jī)制，以提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過一定的制度規(guī)范和機(jī)制的創(chuàng)設(shè)，提升檔案管理工作的社會(huì)責(zé)任感，明確檔案管理工作的工作內(nèi)容，積極的開發(fā)檔案基礎(chǔ)工作的有效資源。提升檔案管理工作的基礎(chǔ)性，為檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力的發(fā)展創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境，積極的促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)實(shí)發(fā)展。

二、干部人事檔案管理人員激勵(lì)機(jī)制構(gòu)建

（一）加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)技能培訓(xùn)，增強(qiáng)職業(yè)吸引力

檔案管理工作應(yīng)該注重對(duì)檔案管理人員的職業(yè)技能進(jìn)行有效的培訓(xùn)，通過對(duì)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)培訓(xùn)，提升對(duì)檔案資源的整合能力。在意識(shí)上明確檔案管理人員工作認(rèn)知，了解檔案管理工作的重要性，提升行業(yè)的吸引力。重視啟發(fā)式的激勵(lì)機(jī)制，通過績(jī)效考核和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)檔案管理工作人員的主動(dòng)性和積極性有所調(diào)動(dòng)。鼓勵(lì)檔案管理人員積極的進(jìn)行創(chuàng)新，提升業(yè)務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代性發(fā)展。

（二）調(diào)整薪酬分配制度，提升福利待遇

檔案管理人員的工作熱情不高，最為主要的原因就是單位的激勵(lì)機(jī)制不健全，通過有效的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制的創(chuàng)設(shè)，讓檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力和工資待遇相掛鉤，在福利待遇上、假期安排上都給予表現(xiàn)突出的員工進(jìn)行積極的獎(jiǎng)勵(lì)。通過薪酬制度的調(diào)整實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的積極性的提升，在保障檔案管理人員基本的薪資待遇的基礎(chǔ)上，加大獎(jiǎng)勵(lì)制度，讓檔案管理人員提升工作的熱情，以認(rèn)真主動(dòng)的態(tài)度去投入到工作中去。通過獎(jiǎng)勵(lì)和晉升制度，促進(jìn)檔案管理人員積極的進(jìn)取，主動(dòng)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)信息交流培訓(xùn)力度，自覺的提升自身的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)。

（三）注重文化交流，實(shí)現(xiàn)人文關(guān)懷

檔案管理工作接觸的工作內(nèi)容比較單一，因此應(yīng)該注重對(duì)檔案管理人員的人文關(guān)懷，促進(jìn)員工之間的工作交流。通過增加人文關(guān)懷等方面內(nèi)容，提升檔案管理人員的職業(yè)歸屬感。構(gòu)建“以人為本”的干部人事檔案管理人員激勵(lì)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)獎(jiǎng)懲分明的管理制度，保障每一位員工的基本權(quán)益。在日常的工作中，積極的深入到檔案管理工作的基層工作中，了解檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)需求和情感訴求，幫助員工解決工作上的困難。

三、結(jié)論

檔案管理機(jī)制范文第3篇

【關(guān)鍵詞】文書檔案；自動(dòng)化管理；數(shù)據(jù)庫(kù)管理；信息共享

正所謂“讀史使人明智”，文書檔案是檔案貯留單位歷史變遷與發(fā)展軌跡的直接記載和見證，不僅具有十分重要的文化價(jià)值，還能夠?yàn)橘A存者制定當(dāng)下的發(fā)展規(guī)劃、解決新現(xiàn)的疑難問題提供追本溯源的歷史依憑。然而，由于文書檔案自身的機(jī)體特征較不穩(wěn)定，易受風(fēng)化侵蝕與各類化學(xué)腐蝕，加之?dāng)?shù)量浩繁造成的檢索困難，如何恰當(dāng)管理之、使其發(fā)揮應(yīng)有的歷史鏡鑒作用，是我們應(yīng)當(dāng)思索的重要問題。

一、文書檔案管理中存在的問題

（一）不穩(wěn)定的機(jī)體特征導(dǎo)致文書檔案易流失。文書檔案管理的困難不僅在于難“理”、更在于難“留”。由于現(xiàn)代化辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在較前的歷史時(shí)期還未普及，紙張是文書檔案最常見、也是最主要的物質(zhì)載體。但紙張本身的物理與化學(xué)特征均較不穩(wěn)定，易遭受各類不可逆的毀損滅失風(fēng)險(xiǎn)。從物理特征來看，文書檔案易遭受水漬（浸泡）、火燒、風(fēng)化等；從其化學(xué)特征來看，文書檔案易遭受酸堿侵蝕及其他各類化學(xué)腐蝕。

還需注意到的是，手寫檔案不僅載體易滅失，墨跡本身也面臨著消亡風(fēng)險(xiǎn)。無論是鋼筆書寫抑或是碳素筆寫就，其著墨本身便存在著暈染致字跡模糊、墨水風(fēng)干、墨水凝華、墨水蒸發(fā)等的可能，無論是字跡渲染抑或是變淡，都不利于文書檔案記載內(nèi)容的識(shí)別、確認(rèn)與精讀。

（二）繁浩的文書數(shù)量導(dǎo)致檔案檢索較困難?？v然圖書館學(xué)與檔案管理學(xué)已經(jīng)為管理和檢索文書檔案提供了恰切的指引與方法，也具有較高的可行性，但其仍然存在以下兩個(gè)方面的問題。

第一，在按照非自動(dòng)化索引法進(jìn)行非稻菘獗嗯諾姆槳趕攏人工編排、檢索會(huì)在較大程度上遲滯檢索與工作效率。大家似乎都有這樣的經(jīng)驗(yàn)，到圖書館借閱書籍，閱讀并理解索引編排方法需要一段時(shí)間、將自己所要找尋的書目對(duì)號(hào)入座需要一段時(shí)間、找到自己書目所在的索引區(qū)需要一段時(shí)間、在堆疊的各式相近書籍中找尋到自己所需要的書目又得花費(fèi)一定的時(shí)間，如此通過經(jīng)驗(yàn)對(duì)照，該論點(diǎn)不言自明；這僅是檢索過程，回照初始的人工編排，更加可想而知。

第二，人工編排、取閱后復(fù)原易疏誤造成檔案混亂。仍是借書還書的例子，我想我們都有如是的經(jīng)驗(yàn)，即，將書目歸還柜臺(tái)后，下次再借閱相同書籍時(shí)，發(fā)現(xiàn)書目并不在同一檢索區(qū)；甚或借閱其他不同類型書籍時(shí)，發(fā)現(xiàn)上次所借書籍竟在附近書架。這大抵是由于復(fù)原工作疏誤造成的，如此會(huì)造成一定程度的檔案混亂，若聯(lián)結(jié)成片甚至成為常態(tài)，則檔案的檢索、管理工作將會(huì)陷入無序狀態(tài)。

二、文書檔案現(xiàn)代化管理機(jī)制的構(gòu)建

（一）引入數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)進(jìn)行自動(dòng)化索引與管理。為了克服上述的檔案易毀損滅失以及檔案難高效檢索兩方面的困難，引入現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)是可行的一條出路，其中，最為核心的管理技術(shù)當(dāng)屬數(shù)據(jù)庫(kù)管理，與之相匹配的文書檔案管理目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檢索。

第一，將傳統(tǒng)的文書檔案索引規(guī)則“符碼化”，作為數(shù)據(jù)庫(kù)的信息處理與運(yùn)行規(guī)則注入管理軟件，形成自動(dòng)化的索引機(jī)制。文書檔案的現(xiàn)代化管理并非是憑空創(chuàng)新，而是對(duì)傳統(tǒng)方案的技術(shù)升級(jí)與改造。原有的文書檔案索引方法能夠清晰、合理地反映檔案區(qū)隔與同范疇內(nèi)不同文書間的內(nèi)在聯(lián)系，是自動(dòng)化文書管理系統(tǒng)建構(gòu)的基本依憑，也即，將傳統(tǒng)的文書索引規(guī)則轉(zhuǎn)化為C語言等數(shù)據(jù)庫(kù)語言，并以“符碼化”之后的索引規(guī)則為基本框架建構(gòu)起能夠容納更高量級(jí)，能夠進(jìn)行高精度、高強(qiáng)度、高密度與高速度檢索的文書檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。再次引入圖書館借閱的例子，現(xiàn)今大多數(shù)的高校圖書館都開通了網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)速遞功能，在校內(nèi)網(wǎng)即可遠(yuǎn)距離登錄圖書館主頁查找自己所需數(shù)目的索引，明晰該書的上架位置、基本特征，甚至進(jìn)行部分內(nèi)容的影印版試讀，而熟悉自動(dòng)化檢索規(guī)則的用戶根本無需耗費(fèi)任何時(shí)間熟悉檢索規(guī)則即可通過書名檢索得出以上信息，這便在很大程度上提升了檔案管理的效率。

檔案管理機(jī)制范文第4篇

關(guān)鍵詞：質(zhì)檢機(jī)構(gòu) 文書檔案 管理

質(zhì)檢機(jī)構(gòu)是由國(guó)家出于產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)管的需要依法設(shè)立的技術(shù)機(jī)構(gòu)，主要承擔(dān)著產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)、新產(chǎn)品鑒定、產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)制修訂、產(chǎn)品質(zhì)量仲裁檢測(cè)檢測(cè)設(shè)備研制、檢測(cè)技術(shù)培訓(xùn)等職責(zé)。一般而言，質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案管理的內(nèi)容主要包括技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備檔案、資質(zhì)證書等“偏技術(shù)類”的各類檔案，但是對(duì)于“偏行政類”的文書檔案卻往往不夠重視。

一、質(zhì)檢機(jī)構(gòu)文書檔案的重要性

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂，包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等，已經(jīng)逐漸發(fā)展成為質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案資料不可或缺的重要組成部分，是記載質(zhì)檢機(jī)構(gòu)創(chuàng)立、建設(shè)、改革與發(fā)展歷史，反映決策與管理工作真實(shí)面貌的重要的信息資源和精神財(cái)富。因此，質(zhì)檢機(jī)構(gòu)需要加強(qiáng)自身的文書檔案管理工作。

二、質(zhì)檢機(jī)構(gòu)文書檔案管理存在的主要問題

（一）思想不重視。由于質(zhì)檢機(jī)構(gòu)的工作性質(zhì)主要是從事產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)檢測(cè)工作，因此，質(zhì)檢機(jī)構(gòu)往往對(duì)于技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備檔案、資質(zhì)證書等“偏技術(shù)類”的檔案十分重視，但是對(duì)于文書檔案的歸集、整理、保存和利用等卻不甚重視，甚至在有的地市質(zhì)檢機(jī)構(gòu)還是一片無人問津的空白之地。

（二）歸集不齊全。由于文書檔案立卷歸檔的范圍較為廣泛，因此，往往存在著歸集不齊全的問題。文書檔案的管理工作首先是從本單位各個(gè)部門在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生、形成的各類文書資料開始的，但是由于質(zhì)檢機(jī)構(gòu)的工作人員普遍存在著對(duì)于文書檔案不重視的現(xiàn)象，因此，往往很多時(shí)候，各個(gè)部門的工作人員時(shí)常會(huì)“忘記”把重要的文書資料移交至檔案管理人員手中，導(dǎo)致重要的文書資料未能歸檔。

（三）素質(zhì)有欠缺。主要是指檔案工作人員的培訓(xùn)工作有待于進(jìn)一步加強(qiáng)。質(zhì)檢機(jī)構(gòu)作為一個(gè)技術(shù)含量較高的行業(yè)，其實(shí)非常重視培訓(xùn)工作，但是由于對(duì)于文書檔案管理工作長(zhǎng)期不重視的原因，質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檔案管理人員往往沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)就直接接手文書檔案管理工作，對(duì)于檔案的分類、立卷等專業(yè)的文書管理工作只是一知半解，不能深得要領(lǐng)，更不能及時(shí)地更新文書檔案的管理理念，跟不上現(xiàn)代化檔案管理的步伐。

（四）管理不規(guī)范。由于質(zhì)檢機(jī)構(gòu)對(duì)于文書檔案的不重視以及檔案管理人員對(duì)于文書檔案專業(yè)知識(shí)的掌握等原因，造成了質(zhì)檢機(jī)構(gòu)文書檔案的管理普遍存在著不規(guī)范的現(xiàn)象，比如：沒有按照國(guó)家檔案局令第8號(hào) 、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）等有關(guān)規(guī)定的要求，以“件”為單位對(duì)文書檔案進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒等整理工作，而是單純地按照本單位的慣用做法和檔案管理人員的理解進(jìn)行整理。另外一個(gè)比較突出的現(xiàn)象就是對(duì)于文書檔案的借閱沒有嚴(yán)格的批準(zhǔn)、登記、歸還等程序，比較隨意，容易造成失密、丟失等不良后果。

三、加強(qiáng)質(zhì)檢機(jī)構(gòu)文書檔案管理的對(duì)策措施

（一）做好宣傳工作，提高單位對(duì)文書檔案工作的重視程度。單位各個(gè)部門和工作人員對(duì)于文書檔案工作的重視是做好文書檔案管理工作的必要前提，沒有各個(gè)部門的配合，就難以確保各類文書資料及時(shí)、齊全地歸集到檔案管理人員的手中。因此，檔案管理工作人員要積極主動(dòng)的做好文書檔案工作的匯報(bào)和宣傳工作，通過多種形式的活動(dòng)向單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員宣傳文書檔案對(duì)于單位工作的支持與服務(wù)作用，積極爭(zhēng)取大家對(duì)于文書檔案工作的理解、重視和支持，為做好文書檔案的管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，做好文書檔案的歸集工作。要做好文書檔案工作，檔案工作者一定要經(jīng)常性地到深入到本單位各個(gè)部門的實(shí)際工作中去，主動(dòng)了解各個(gè)部門尤其是主要業(yè)務(wù)部門和與文書檔案管理工作密切相關(guān)的重要部門正在或者將要進(jìn)行的新的工作。同時(shí)，還要根據(jù)本單位的實(shí)際工作，主動(dòng)思考檔案工作要怎樣圍繞單位的中心和重點(diǎn)工作進(jìn)行，怎樣才能收集到能夠展示單位歷史和現(xiàn)狀、促進(jìn)單位未來發(fā)展的各類資料，以及如何做好資料的收集和整理工作等方面的問題。

（三）完善工作機(jī)制，搭建文書檔案管理體系。近年來國(guó)內(nèi)質(zhì)檢機(jī)構(gòu)的規(guī)模在不斷擴(kuò)張，一些省級(jí)質(zhì)檢院所的團(tuán)隊(duì)規(guī)模都已經(jīng)突破了五百人。在這樣規(guī)模的質(zhì)檢機(jī)構(gòu)中，要想做好文書檔案的管理工作，尤其是收集工作，單純依靠檔案管理工作人員的宣傳與協(xié)調(diào)是難以實(shí)現(xiàn)的。最有效的辦法還是要完善工作機(jī)制，在各個(gè)部門設(shè)置專職或者兼職的檔案管理崗位，負(fù)責(zé)本部門文書檔案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告等各類檔案的收集、整理、移交等工作。

（四）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高文書檔案管理工作者的綜合素質(zhì)。文書檔案工作者的素質(zhì)、能力與水平對(duì)于做好文書檔案的管理工作起著十分重要的作用。而且文書檔案管理工作不僅要求管理人員具有扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)，還要求他們知識(shí)面要廣，包括文、地、史、哲、理、數(shù)等方面的基本知識(shí)。因此，一定要高度重視對(duì)文書檔案管理人員的培訓(xùn)，為他們提供交流與學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。

（五）完善規(guī)章制度，嚴(yán)格按照規(guī)定做好文書檔案的管理工作。建立有效的管理機(jī)制和程序，嚴(yán)格按照規(guī)章制度做好文書檔案的收集、整理、歸檔、借閱等各項(xiàng)工作。同時(shí)，一定要通過多種方式，在本單位做好文書檔案管理制度的普及、宣傳工作，尤其是各個(gè)部門專職（或兼職）檔案管理工作人員的培訓(xùn)，讓各個(gè)部門專職（或兼職）檔案管理工作人員對(duì)于文書檔案的歸檔范圍、整理方式、移交時(shí)間、保管期限等要素有充分的了解和掌握。

綜上所述，文書檔案管理工作在質(zhì)檢機(jī)構(gòu)的工作中起著越來越重要的支持與服務(wù)作用，其管理水平直接關(guān)系到檔案資料的完整性。實(shí)行全面科學(xué)化的文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。這就要求相關(guān)部門必須重視文書檔案管理工作，強(qiáng)化文書檔案管理水平，加強(qiáng)部門間的協(xié)調(diào)與合作，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，切實(shí)地提高文書檔案管理工作水平，從而充分發(fā)揮文書檔案的功能，為單位履行工作職責(zé)提供可靠的保障與有效的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]曾為華. 淺談文書檔案管理.城市建設(shè)理論研究.2012（14）

[2]丁棟軒，劉海平主編. 科學(xué)普及出版社.2007年7月

檔案管理機(jī)制范文第5篇

關(guān)鍵詞：檔案的作用，檔案管理，改善途徑

中等職業(yè)學(xué)校檔案是指學(xué)校從事黨務(wù)、行政管理以及教育、教學(xué)、科研等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的有保存、利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

中等職業(yè)學(xué)校檔案包括文書檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、財(cái)務(wù)檔案、學(xué)生檔案等各種載體形式的檔案，它具有原始性、客觀真實(shí)性、信息性和知識(shí)存儲(chǔ)性，有著非常重要的憑證作用和參考作用。

1.中等職業(yè)學(xué)校檔案工作包括以下幾點(diǎn)

1.1學(xué)校檔案工作是指運(yùn)用科學(xué)的原則和方法對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行有效管理，它是學(xué)校管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，在反映和維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌、為教學(xué)服務(wù)、為學(xué)校經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)、為學(xué)校管理服務(wù)方面發(fā)揮著重要作用。

1.2學(xué)校檔案工作的基本內(nèi)容包括檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編日與檢索、編輯與研究、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)等。檔案管理業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)際上可以劃分為兩個(gè)基本的組成部分，即檔案基礎(chǔ)工作和檔案提供利用工作。檔案基礎(chǔ)工作為提供利用工作創(chuàng)造條件；提供利用工作則反映了檔案基礎(chǔ)工作的成果，同時(shí)也向基礎(chǔ)工作提出了新的要求。

2.中等職業(yè)學(xué)校檔案的作用

檔案是第一手的原始材料，它不僅記錄了歷史活動(dòng)的事實(shí)經(jīng)過，還記錄了人們?cè)诟黜?xiàng)活動(dòng)中的思想發(fā)展、社會(huì)實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以及科學(xué)研究和文化藝術(shù)的創(chuàng)造成果。

檔案管理是學(xué)校管理的重要組成部分，是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)性工作，是衡量一所學(xué)校管理水平的重要標(biāo)志之一。充分有效地開展檔案工作，無論在總結(jié)教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，探索、掌握教育工作規(guī)律方面，還是在維護(hù)學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員合法權(quán)益方面，都有著極其重要的不可估量的作用，這主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面，一是利用檔案為學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供計(jì)劃和管理依據(jù)，有利于學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理，提高教育教學(xué)質(zhì)量；二是檔案可以作為學(xué)校各項(xiàng)工作查考的依據(jù)，有利于對(duì)教職工和學(xué)生進(jìn)行全面考核；三是利用檔案為學(xué)校歷史、理論研究和科技研究提供第一手資料，為教學(xué)科研事業(yè)服務(wù)；另外，在教育競(jìng)爭(zhēng)激烈的今天，檔案在擴(kuò)大學(xué)校影響力和知名度、爭(zhēng)創(chuàng)教育品牌、促進(jìn)學(xué)校發(fā)展、推進(jìn)社會(huì)文明建設(shè)等方面具有不容忽視的作用。論文參考網(wǎng)。

3.中等職業(yè)學(xué)校檔案工作存在的問題

3.1思想認(rèn)識(shí)上不夠重視

從思想認(rèn)識(shí)方面看，一部分同志對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)較為膚淺，“重教學(xué)、輕檔案”的意識(shí)還存在，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在中專學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性，意識(shí)不到檔案對(duì)教育事業(yè)的促進(jìn)作用，總認(rèn)為學(xué)校檔案管理沒必要要求得那么嚴(yán)格，甚至有人認(rèn)為檔案工作可有可無。有部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作也不夠重視，對(duì)檔案工作不理不問，將一些責(zé)任心不強(qiáng)、年齡偏大的人員安排在檔案工作崗位上。上述對(duì)檔案管理不夠重視的思想認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致檔案歸檔意識(shí)不強(qiáng)、檔案證據(jù)不足，許多資料已經(jīng)丟失，或者一時(shí)找不到，檔案信息資源開發(fā)不足，最終造成檔案利用率不高。

3.2檔案管理方法陳舊落后

目前，中等專業(yè)學(xué)校檔案工作的管理方法陳舊落后。文件立卷歸檔后不能夠及時(shí)對(duì)其進(jìn)行加工、調(diào)整與編目。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對(duì)某些有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行開發(fā)利用，而且因管理方式落后，導(dǎo)致在查閱檔案時(shí)候速度慢、準(zhǔn)確率低。同時(shí)，很多中等專業(yè)學(xué)校的檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動(dòng)對(duì)檔案資料進(jìn)行分析、編研，以便有效地提供利用服務(wù)的意識(shí)，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，工作上也只是“你查我調(diào)”，還處于一種被動(dòng)的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價(jià)值。中等專業(yè)學(xué)校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源成為中等專業(yè)學(xué)校工作發(fā)展的關(guān)鍵。

3.3檔案立卷工作不規(guī)范

檔案立卷工作不規(guī)范主要表現(xiàn)在：領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、檔案管理制度、檔案收集范圍及保管期限表等相關(guān)內(nèi)容不齊，沒有形成完整的檔案利用和管理體系，比如：教學(xué)檔案管理制度、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、專題概要等。對(duì)檔案資料的收集、整理、錄人不規(guī)范。對(duì)本單位自制檔案資料的收集不齊，整理不規(guī)范，電子文檔的掛接不全，特別是對(duì)教學(xué)檔案的收集、整理、錄入有些學(xué)校還未進(jìn)行整理。

3.4檔案專業(yè)技術(shù)人員缺乏

近幾年，學(xué)校檔案人員的學(xué)歷、職稱雖然都有明顯提高，但既有理論知識(shí)，又有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的檔案技術(shù)人員卻相當(dāng)匱乏。學(xué)校檔案人員受各種客觀條件限制，培訓(xùn)力度不夠。檔案人員參加檔案部門組織的檔案培訓(xùn)，尤其是檔案保管技術(shù)專題的培訓(xùn)相當(dāng)有限。這些原因都明顯的制約了檔案管理的專業(yè)性。

4.中等職業(yè)學(xué)校加強(qiáng)檔案工作建設(shè)的途徑

檔案資料的收集、整理和保存工作，是一項(xiàng)具有重要現(xiàn)實(shí)主義和深遠(yuǎn)歷史意義的工作，切不可等閑視之。論文參考網(wǎng)。搞好中專學(xué)校檔案管理工作是一件有利于科學(xué)育人。有利于科學(xué)管理，有利于后人且造福后代的大事，應(yīng)從以下幾方面加強(qiáng)中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作，建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制。

強(qiáng)化檔案管理意識(shí) ，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，要加大中專學(xué)校檔案管理的檢查與考核力度，配置專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理，對(duì)管理人員要進(jìn)行崗位培訓(xùn)。各中專學(xué)校要有專門的檔案室或檔案櫥，學(xué)校也要把檔案管理列入重要議事日程，實(shí)行責(zé)任負(fù)責(zé)制。

同時(shí)，確實(shí)提高和增強(qiáng)中專學(xué)校全體教職工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。這是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。論文參考網(wǎng)。要認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家《檔案法》，在廣大教職工中深入進(jìn)行檔案法律知識(shí)的普及學(xué)習(xí)與宣傳，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師教職工都普遍認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要意義，扎扎實(shí)實(shí)搞好檔案工作，建立嚴(yán)密的切實(shí)可行的檔案管理制度，按照《檔案法》的要求規(guī)范各類檔案的分類、歸檔和管理，使檔案工作做到有章可循。有法可依。