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檔案管理基本理論范文第1篇

對教學(xué)檔案的歸檔范圍和立卷歸檔原則作出了明確的規(guī)定，但是原始材料的系統(tǒng)性，完整性和可靠性依然欠缺，同時由于上級教育主管部門對高校的檢查門類較多，包括學(xué)士學(xué)位授予權(quán)的評估，新專業(yè)評審等，在根據(jù)不同評估指標(biāo)體系進(jìn)行資料整理的過程中，容易因檔案的交接和流轉(zhuǎn)而發(fā)生遺失現(xiàn)象。

一、會計(jì)循環(huán)與檔案管理流程

通常情況下，企業(yè)以一年作為一個會計(jì)周期，以日常交易為基礎(chǔ)，以記帳憑證為依據(jù)，對財(cái)物的進(jìn)出進(jìn)行分類登記，全面連續(xù)系統(tǒng)地記錄各項(xiàng)交易。因此，會計(jì)信息處理是一個周而復(fù)始、循環(huán)往復(fù)的過程，這個過程叫做會計(jì)循環(huán)。它通常包括以下幾個環(huán)節(jié)：

(一)開設(shè)帳戶：根據(jù)企業(yè)歷史交易情況開設(shè)總分類帳戶，設(shè)置會計(jì)科目。

(二)會計(jì)分錄：根據(jù)會計(jì)憑證在分錄簿中序時記錄交易項(xiàng)目，并編制科目匯總表。

(三)過帳：將分錄簿記錄的內(nèi)容過到相應(yīng)的總分類帳戶中。

(四)試算平衡：即編制試算平衡表，檢驗(yàn)分類帳戶中各項(xiàng)借方余額與貸方余額是否相等。

(五)編制財(cái)務(wù)報表：通過編制財(cái)務(wù)報表說明本會計(jì)年度內(nèi)會計(jì)主體的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流動。

會計(jì)循環(huán)的具體圖示

與會計(jì)循環(huán)類似，高校教學(xué)擋案的收集整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)、分析等工作環(huán)節(jié)也是一個連續(xù)的動態(tài)管理過程，前后繼起，環(huán)環(huán)相扣。與此同時，對教學(xué)檔案的交接流轉(zhuǎn)也必須如會計(jì)帳簿作帳一樣，清楚記錄檔案的來龍去脈，以避免遺失現(xiàn)象的發(fā)生。但和會計(jì)循環(huán)不同的是，它通常以一個學(xué)期為管理周期。因此，我們有必要根據(jù)教學(xué)常規(guī)工作先編制目錄索引，建立目錄與數(shù)字代碼之間的對應(yīng)關(guān)系，同時記錄每個目錄項(xiàng)下資料的存放，交接和流轉(zhuǎn)情況。然后開設(shè)總分類目錄，根據(jù)總分類目錄，設(shè)置文件盒。依據(jù)內(nèi)容需要，建立統(tǒng)一的格式。格式一般包括總目錄代碼、分類目錄代碼、材料項(xiàng)目名稱和盒編號四部分組成，按順序依次排列。最后根據(jù)要求將收集的教學(xué)文件分類歸檔，以實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化的集成管理模式。其具體操作圖示

二、會計(jì)科目與檔案目錄

會計(jì)科目是對會計(jì)對象的具體內(nèi)容進(jìn)行分類核算的標(biāo)志或項(xiàng)目。會計(jì)對象包含資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費(fèi)用、利潤等要素。為了對會計(jì)對象的具體內(nèi)容進(jìn)行會計(jì)核算和監(jiān)督，就需要根據(jù)其各自不同的特點(diǎn)，分門別類地確定項(xiàng)目。由于會計(jì)要素反映的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容有很大不同，在經(jīng)營管理中當(dāng)然也會有不同的要求，在會計(jì)核算中不僅要按照各會計(jì)要素的不同特點(diǎn)，還應(yīng)該根據(jù)經(jīng)濟(jì)管理的要求進(jìn)行分類別、分項(xiàng)目的核算。

(一)目錄設(shè)置必須結(jié)合教學(xué)主體的特點(diǎn)。即根據(jù)教學(xué)主體的需要，本著全面反映教學(xué)活動的全過程及結(jié)果的目的來確定應(yīng)該設(shè)置哪些檔案目錄。

(二)設(shè)置檔案目錄必須滿足本科教學(xué)工作評估指標(biāo)體系的要求。一是要符合國家本科教學(xué)工作評估指標(biāo)體系的要求來劃分教學(xué)業(yè)務(wù)檔案的類別，設(shè)定分類的標(biāo)識;二是要符合高校自身教學(xué)管理的要求，以便于為高校的常規(guī)活動、項(xiàng)目決策及信息管理。

檔案管理基本理論范文第2篇

應(yīng)該說，進(jìn)入21世紀(jì)，人們處于一個紙質(zhì)與電子、模擬與數(shù)字共存的狀態(tài)，處于傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代管理轉(zhuǎn)變的過渡轉(zhuǎn)型期：檔案館內(nèi)部存有大量的紙質(zhì)檔案、縮微膠片、錄音和錄像帶等各種載體的實(shí)體檔案，檔案館新接手的檔案既有各種形式的電子信息，也有大量的紙質(zhì)檔案。在這個特殊時期，檔案載體形式多元化、管理工作復(fù)雜化、技術(shù)手段多樣化、服務(wù)利用個性化成了現(xiàn)實(shí)的挑戰(zhàn)，而檔案管理的組織和隊(duì)伍卻很難隨之更新和發(fā)展。因此，隨著檔案資源和檔案信息管理規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案信息的管理問題勢必引起社會的高度重視，引起檔案工作者思考同一的管理思路，兼顧所有載體檔案的統(tǒng)籌管理。

一、檔案管理傳統(tǒng)理論面臨的機(jī)遇

在知識經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，人們對檔案資料的需求呈現(xiàn)出全方位、多元化、高效率的趨勢，檔案館目前的單一館藏結(jié)構(gòu)、有限館藏內(nèi)容很難滿足人們的這種需求。挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存，困難與發(fā)展同在；現(xiàn)代信息社會對檔案管理傳統(tǒng)理論的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，同時也意味著檔案管理傳統(tǒng)理論面臨著絕佳的更新和發(fā)展機(jī)遇。

1、社會環(huán)境的巨大變化。當(dāng)前我國社會安定團(tuán)結(jié)、經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步快速發(fā)展、民主政治建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)，全社會正在堅(jiān)持以人為本，全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的科學(xué)發(fā)展觀，推動物質(zhì)文明、政治文明和精神文明的和諧發(fā)展，努力構(gòu)建社會主義和諧社會。這就為檔案管理理論的更新與發(fā)展提供了較好的社會大環(huán)境。

2、國際交流與合作不斷開展。檔案管理傳統(tǒng)理論所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)具有全局性、廣泛性和全球性的特點(diǎn)，這必然會增強(qiáng)世界范圍內(nèi)的廣大檔案界人士發(fā)展更新檔案管理理論的緊迫感，促進(jìn)他們不斷進(jìn)行創(chuàng)新性思考與探索，不斷加強(qiáng)區(qū)域之間、國家之間、學(xué)科之間、行業(yè)之間的交流與合作，從而有效推動檔案管理傳統(tǒng)理論的革新。

3、檔案科學(xué)研究工作日益深入?，F(xiàn)代檔案學(xué)教育層次多種多樣，同時為了適應(yīng)時代和實(shí)踐需要，現(xiàn)代檔案學(xué)教育往往注重培養(yǎng)和造就掌握現(xiàn)代信本文由收集整理息技術(shù)、具有廣博管理知識的檔案專業(yè)人才，這些人才較少受到傳統(tǒng)觀念與思想等條條框框的束縛，思想活躍，必然能促進(jìn)檔案學(xué)理論的發(fā)展與進(jìn)步。

4、現(xiàn)代信息機(jī)數(shù)飛速發(fā)展。運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的檔案管理實(shí)踐必然會逐步積累起許多成功的經(jīng)驗(yàn)或者失敗的教訓(xùn)，通過對經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的概況總結(jié)、抽象升華，必然會形成適應(yīng)新的信息技術(shù)、新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的行之有效的現(xiàn)代檔案管理的新理論。

二、檔案管理理論對檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的影響

1、檔案分類理論對檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)起著導(dǎo)向作用。

從管理學(xué)上講，任何管理活動，拋開其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實(shí)體管理和信息管理的有序化。將數(shù)量龐大、內(nèi)容形式復(fù)雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類，即“對檔案總體進(jìn)行分割、劃分，將其分為若干層次、小不同的部分或門類、種類、類別，然后對這些不同的部分、門類、類別等實(shí)施分別管理。

在檔案理論界中邏輯主義和歷史主義的分類思路得到普遍認(rèn)可。邏輯主義的分類思路是根據(jù)檔案的一般特征作為分類標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，根據(jù)嚴(yán)格的形式邏輯進(jìn)行劃分的分類思想，比如按照保管期限、密級等進(jìn)行劃分。

歷史主義的分類思路是按照事物的現(xiàn)實(shí)存在狀態(tài)與界線對事物進(jìn)行區(qū)分的，強(qiáng)調(diào)根據(jù)事物的現(xiàn)狀進(jìn)行把握，盡可能接近事物的真實(shí)狀態(tài)，是一種客觀主義的分類思路。歷史主義方法在檔案實(shí)體管理領(lǐng)域的具體體現(xiàn)就是全宗原則，在分類時首先按照檔案所屬的全宗進(jìn)行歸類。

2、全宗原則及其理論發(fā)展。

對檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)發(fā)揮指導(dǎo)作用檔案管理基本理論認(rèn)為檔案的實(shí)體管理必須維護(hù)和尊重檔案的本質(zhì)特性，必須采用歷史主義的方法，遵守全宗原則，這一思路對于檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)具有重要的指導(dǎo)作用。

首先，全宗原則是檔案實(shí)體分類的基本方法，是人們經(jīng)過理論分析和實(shí)證研究之后得出的寶貴經(jīng)驗(yàn)。以全宗為基本單位建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫內(nèi)容反映的

 

轉(zhuǎn)貼于

是一個現(xiàn)實(shí)的實(shí)體單位的歷史記錄，保證了檔案數(shù)據(jù)具有一個堅(jiān)實(shí)可靠的立足點(diǎn)，這是單純地依靠邏輯分類方法所達(dá)不到的。

其次，采用全宗原則指導(dǎo)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，能夠最大限度地維護(hù)檔案的原始記錄性。因?yàn)槿谧鳛橐粋€獨(dú)立組織或個人形成檔案的全部，是一個不可分散、不可打亂混淆的有機(jī)整體，這樣能夠最大限度地維護(hù)和保持檔案的本質(zhì)特性——原始記錄性，這也是檔案信息在管理組織上獨(dú)樹一幟、不同于圖書、資料、情報等文獻(xiàn)的根本原因。檔案數(shù)據(jù)庫作為檔案信息管理的重要工具和手段，必須服從這一更高的管理目的。

3、電子文件管理理論。

為檔案數(shù)據(jù)庫的未來發(fā)展提供營養(yǎng)電子文件管理已經(jīng)成為目前檔案信息化進(jìn)程中不可回避的課題。電子文件是信息化環(huán)境中業(yè)務(wù)過程和業(yè)務(wù)成果的真實(shí)記錄，因此保證電子文件的真實(shí)、完整、可用具有非常重要的意義。

電子文件生命周期理論認(rèn)為，電子文件從形成到銷毀或保管是一個完整的運(yùn)動過程，對電子文件生命全程的管理和監(jiān)控措施應(yīng)當(dāng)前置到電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)之中，包括對其運(yùn)動全程的狀態(tài)記錄。檔案數(shù)據(jù)庫在電子文件管理環(huán)境中如何發(fā)揮作用，需要電子文件管理理論提供支持。

與傳統(tǒng)檔案進(jìn)行事后管理不同，現(xiàn)代文件檔案管理倡導(dǎo)的前端控制原則要求將整個文件管理過程的目標(biāo)、要求、規(guī)則等進(jìn)行系統(tǒng)分析，將需要在文件形成階段實(shí)現(xiàn)的功能盡可能進(jìn)行整合。這就要求對文件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)要考慮到整個文件管理活動的需要，實(shí)時收集需要進(jìn)行前期控制的數(shù)據(jù)元素，為確保電子文件的真實(shí)可靠、完整安全、長期可讀提供保障。

換言之，檔案數(shù)據(jù)庫不能像傳統(tǒng)方式那樣，在檔案文件接收完畢、文件的真實(shí)性有案可查的情況下開始數(shù)據(jù)建設(shè)，而是要在第一時間規(guī)劃完畢，伴隨文件生命周期進(jìn)行動態(tài)跟蹤，將各個環(huán)節(jié)需要記錄的數(shù)據(jù)各就其位，構(gòu)成一個完整的數(shù)據(jù)鏈條，為該文件的描述、利用、驗(yàn)證、保存等提供信息。

檔案管理基本理論范文第3篇

關(guān)鍵詞：檔案 管理 現(xiàn)代化目前，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，，人們深刻的意識到成功傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不再適用這個的社會，而且傳統(tǒng)的檔案管理方法中存在的各種問題也都阻礙了社會發(fā)展的進(jìn)程。因此，人們開始對檔案管理進(jìn)行了一定的探索，而且還賦予了現(xiàn)代化檔案管理的新內(nèi)涵，近幾年來，人們對檔案管理的要求越來越高，檔案管理也進(jìn)行了不同程度的改革，但是由于我國在檔案管理這方面還沒有做出明確的規(guī)范，因此目前我國的檔案管理方法，還與許多發(fā)達(dá)國家還存在著很大的差距。所以，為了加快檔案事業(yè)現(xiàn)代化的進(jìn)程，我們采取相應(yīng)的措施，從而保障檔案事業(yè)發(fā)展的順利進(jìn)行。

一、檔案工作現(xiàn)代化的必要性

隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的到來，我國的市場經(jīng)濟(jì)也逐漸的融入到其中，因此如今的市場競爭壓力越來越大。而檔案管理無論是政府還是企業(yè)都是十分需要的，所以加強(qiáng)檔案管理不但有利于企業(yè)的運(yùn)作，還能促進(jìn)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。目前，由于社會主義現(xiàn)代化思想的提出，對于檔案工作的改革是勢在必行的，這不但是社會經(jīng)濟(jì)的需要，也是人類社會進(jìn)步的需要。因此，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化是建設(shè)社會主義現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)中，必須要經(jīng)歷的過程。只有做好了這一點(diǎn)，我國的市場經(jīng)濟(jì)才可以得到很好的發(fā)展。

在傳統(tǒng)的檔案管理中，對于檔案不能快速、準(zhǔn)確、完整的保存和管理，一直是檔案管理中存在的最大的問題。所以我們只有通過不斷的改革，采用現(xiàn)代好電子信息的管理手段，才能很好的解決我們以前無法解決的問題，而且實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理符合當(dāng)前我國國情，有利于我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

二、檔案管理工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容

現(xiàn)代化的檔案管理工作是一項(xiàng)創(chuàng)新性、知識性很高的工作，而且它在不同的時期，有著不同內(nèi)容，而這些內(nèi)容是根據(jù)當(dāng)時的社會環(huán)境而論，而且需要人們在長期的理論和實(shí)踐中去探求，把檔案里面的資源信息化，再通過不同的方法表現(xiàn)出來。目前，由于電子化信息時代已經(jīng)到來，在檔案信息的管理上和以前的檔案管理又存在著許多不同的地方，其主要的不同點(diǎn)就是核心內(nèi)容。

1. 檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化

檔案的管理技術(shù)是指，把檔案中的資源信息化，通過記錄、儲存、整理、加工等方法進(jìn)行管理。而且隨著電子信息時代的到來，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用在我們的生活中，因此隨著時代的變化，檔案工作技術(shù)也發(fā)生了一定的變化，人們開始把檔案中的信息應(yīng)用當(dāng)前先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件中，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化，讓人們可以享受到資源共享的真正意義，而且在真正意義上實(shí)現(xiàn)了檔案的自動化管理模式。

2. 檔案工作組織與管理現(xiàn)代化

檔案事業(yè)的建設(shè)和檔案工作的組織與管理，經(jīng)系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代化的科學(xué)理論為指導(dǎo)，運(yùn)用管理科學(xué)的原理，遵循檔案工作的客觀規(guī)律，研究和處理工作的各種問題，可以做到管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化，管理工作現(xiàn)代化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術(shù)手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進(jìn)的技術(shù)手段、技術(shù)成果，管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應(yīng)用。通過借鑒和利用當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法，形成行之有效的檔案科學(xué)管理理論，這些理論與檔案工作實(shí)際相結(jié)合，不斷地指導(dǎo)檔案管理實(shí)踐，在實(shí)踐中加以總結(jié)和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用。要不斷地將當(dāng)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動化。

3. 檔案干部知識化

由于設(shè)備的現(xiàn)代化和管理的科學(xué)化，需要建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科技知識和業(yè)務(wù)知識的檔案專業(yè)干部隊(duì)伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)和積極進(jìn)取的精神，還應(yīng)懂得電子計(jì)算機(jī)的基本理論和基本技能，能夠進(jìn)行技術(shù)操作和管理，在檔案專業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識，這樣才能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。

4. 檔案資源信息化

在信息時代，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的與主導(dǎo)，以信息化推動現(xiàn)代化是今后國民經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐，是將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程，通過信息和系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開開利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項(xiàng)檔案工作的重要管理平臺和技術(shù)支撐，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，其主要包括：一是檔案信息資源建設(shè)，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫；二是檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用，建立檔案作息資源共享的技術(shù)支撐平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化，可以預(yù)見，在未來20年，檔案資源信息建設(shè)作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，將不斷推動檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

三、檔案工作現(xiàn)代化的作用

利用計(jì)算機(jī)檢索檔案，將極大地提高檔案的查找速度，有效提高查全率，節(jié)約利用者查閱檔案的時間，提高服務(wù)質(zhì)量。

利用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊設(shè)備，將使檔案信息的處理傳遞的時間大大縮短，檔案館將從保管史料的基地，發(fā)展為名副其實(shí)的科學(xué)研究和各方面利用檔案信息的中心?？s微技術(shù)與計(jì)算機(jī)的廣泛運(yùn)用，將給檔案的保管帶來極大的方便，檔案的體積大為縮小，以計(jì)算機(jī)輸出縮微膠卷（片）的形式提供檔案材料，能確保檔案原件不受損壞，使之"延年益壽"，留傳給子孫后代。

建立計(jì)算機(jī)檢索終端，提供快速復(fù)印和復(fù)制服務(wù)。利用者從顯示屏幕上可速查閱到所需的檔案材料，獲得所需的復(fù)制本，給利用檔案創(chuàng)造極為方便的條件?？萍荚谘该桶l(fā)展，社會在不斷進(jìn)步，檔案部門要充分認(rèn)識檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的重大意義，站在新的起跑點(diǎn)，用新思路、新方法，與時俱進(jìn)、進(jìn)取，全面推進(jìn)檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展，為國家改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

檔案管理基本理論范文第4篇

一、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。因?yàn)榇鎯α看?，檔案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價值和使用價值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來信息社會國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

二、建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，檔案管理部門要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

在電子檔案使用過程中，首先是應(yīng)注意電子檔案安全性問題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實(shí)性問題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng)，不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔，多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

三、在檔案信息化建設(shè)過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法

由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學(xué)基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機(jī)構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數(shù)據(jù)管理問題、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)問題、檔案工作參與信息高速公路建設(shè)的問題等等。對這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運(yùn)用所引發(fā)的理論問題，檔案管理部門都必須做出理性與科學(xué)的思考。

四、提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化

首先，檔案管理者必須具有多元化的知識結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運(yùn)用，迫使檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)等學(xué)科的知識，它們對檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識和基本技能。再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢看，檔案工作者必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。

五、提高檔案工作者的信息安全素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全化

檔案管理基本理論范文第5篇

關(guān)鍵詞：缺陷與不足 應(yīng)對措施 會計(jì)檔案 規(guī)范化管理

會計(jì)檔案是各單位檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的重要組成部分，也是單位會計(jì)基礎(chǔ)工作的總結(jié)和歸宿?？墒?，會計(jì)工作的連續(xù)性，導(dǎo)致會計(jì)檔案工作的重要性易被弱化，會計(jì)檔案規(guī)范化管理工作的質(zhì)量、水平也就難以得到保證。

一、會計(jì)檔案管理中

普遍存在不足與缺陷

1.對會計(jì)檔案工作實(shí)施規(guī)范化管理的認(rèn)識不到位，導(dǎo)致會計(jì)檔案管理與單位檔案規(guī)范化管理出現(xiàn)嚴(yán)重偏離現(xiàn)象。檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)以為只要夯實(shí)了會計(jì)基礎(chǔ)工作，檔案工作自然就做好了，最多用上合乎要求的會計(jì)裝具，一切便迎刃而解。這種只重視會計(jì)前期業(yè)務(wù)的行為，必然導(dǎo)致放松會計(jì)檔案的管理工作，將檔案管理僅僅當(dāng)成會計(jì)業(yè)務(wù)的一種簡單延續(xù)。思想決定行動，有這種觀念的單位，會計(jì)管理工作人員往往會缺乏會計(jì)檔案的管理意識，也缺乏會計(jì)檔案基本理論知識，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的會計(jì)檔案理論學(xué)習(xí)與操作訓(xùn)練，造成對現(xiàn)代化的會計(jì)電算化檔案信息理解不清，最后只能是會計(jì)檔案的保管員而不是管理員。

2.會計(jì)業(yè)務(wù)檔案材料和文書檔案材料收集不全。很多單位對會計(jì)業(yè)務(wù)工作材料會注意留存，而對上級機(jī)關(guān)及單位收發(fā)文沒有足夠重視，造成上級文件及單位形成的文書文件遺漏或者不全，導(dǎo)致歸檔會計(jì)文件材料與會計(jì)業(yè)務(wù)檔案材料相脫離，影響會計(jì)檔案的收集率及歸檔的完整性，進(jìn)而影響單位整體的檔案規(guī)范化管理。

3.導(dǎo)向錯誤。會計(jì)工作重業(yè)務(wù)輕檔案管理的現(xiàn)象，必將導(dǎo)致會計(jì)人員檔案管理能力弱化。長期以來，一些單位會計(jì)檔案人員沒有得到相應(yīng)的待遇，對檔案工作失去興趣，業(yè)務(wù)上不求上進(jìn)，不能安心本職工作，對待會計(jì)檔案的管理工作從內(nèi)心層面就出現(xiàn)了松懈現(xiàn)象：對于不符合會計(jì)檔案規(guī)定，不合要求的會計(jì)檔案材料任其合法化地歸檔而不清除。這不僅會造成會計(jì)檔案工作的不規(guī)范，而且直接導(dǎo)致會計(jì)信息不真實(shí)，對單位、對國家造成嚴(yán)重的后果。

4。會計(jì)檔案規(guī)范化管理程度低。由于對會計(jì)檔案重要性認(rèn)識不足，有的單位連基本的檔案管理機(jī)構(gòu)也沒有，更談不上規(guī)范化管理。有的單位雖然有會計(jì)檔案崗位，但軟、硬件設(shè)備不足，很難正常開展工作。有的單位雖然有會計(jì)檔案管理崗位，但領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常會臨時指定某會計(jì)人員兼任，這樣做的結(jié)果就是單位的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿等會計(jì)檔案無法規(guī)范化整理，更談不上會計(jì)檔案的鑒定及過期會計(jì)檔案的銷毀工作，這無疑為后續(xù)的檔案整理帶來極大困難，直接導(dǎo)致會計(jì)檔案開發(fā)利用的效率低，甚至無法開展利用工作。

5.電算化會計(jì)技術(shù)的使用，電子檔案的形成增加了會計(jì)檔案管理的難度。如果不能及時對電算化會計(jì)檔案進(jìn)行有效收集、整理和保存，同樣會導(dǎo)致單位會計(jì)信息檔案管理的松懈，容易造成會計(jì)檔案信息資源的丟失。缺乏對會計(jì)電算化檔案存取的研究，或拖延的時間過長，則會使會計(jì)檔案信息因?yàn)檐浖母聯(lián)Q代影響導(dǎo)致無法讀取，直接影響會計(jì)檔案信息的有效利用。

6.會計(jì)檔案信息化管理程度不高。不少單位的會計(jì)檔案數(shù)字化工作尚未開始，信息化只停留在概念范圍內(nèi)，并沒有付諸實(shí)施。外部環(huán)境不成熟，內(nèi)部準(zhǔn)備不充足是影響會計(jì)檔案信息化、數(shù)字化發(fā)展的內(nèi)在因素。

二、規(guī)范會計(jì)檔案管理的應(yīng)對措施

1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。近幾年來，由上級業(yè)務(wù)主管部門對各單位檔案規(guī)范化管理進(jìn)行年度檢查，極大地促進(jìn)了單位領(lǐng)導(dǎo)對本單位檔案工作的重視。各單位普遍增加了對檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)的投入，檔案管理的軟硬件都得到比較大的提高。從這個方面說，上級業(yè)務(wù)主管部門的重視和加大檢查力度，能有效地促進(jìn)單位領(lǐng)導(dǎo)重視會計(jì)檔案工作，并投入足夠的人力、物力、財(cái)力以保證單位會計(jì)檔案工作常態(tài)化、制度化。

2.建立完善的會計(jì)檔案材料收集制度。會計(jì)檔案的基礎(chǔ)是會計(jì)工作材料完整的收集過程，各單位應(yīng)根據(jù)相關(guān)檔案法規(guī)和辦法，結(jié)合《會計(jì)檔案管理辦法》制定出適合本單位會計(jì)檔案管理細(xì)則，嚴(yán)格按照會計(jì)檔案管理規(guī)范化要求，組織力量夯實(shí)檔案規(guī)范化工作基礎(chǔ)，對會計(jì)檔案形成過程各個環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)密監(jiān)控和檢查，以保證會計(jì)檔案工作的各個環(huán)節(jié)有序進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案走上規(guī)范化管理的道路。

3.要把會計(jì)檔案管理工作提高到和會計(jì)日常工作同等重要地位。會計(jì)檔案管理是會計(jì)基礎(chǔ)工作的生命延續(xù)，不論在認(rèn)識上還是實(shí)踐上，都必須把整個會計(jì)基礎(chǔ)工作包括會計(jì)檔案管理工作緊密聯(lián)系起來，按照同樣重要的原則安排好工作。會計(jì)檔案管理人員必須按照會計(jì)檔案規(guī)范化要求，不折不扣地做好本單位的會計(jì)檔案管理工作，在工作實(shí)踐中提高會計(jì)檔案管理員的作用至關(guān)重要。單位要為會計(jì)檔案管理人員參加繼續(xù)教育開綠燈，加大培訓(xùn)的力度，徹底改革會計(jì)檔案人員的知識結(jié)構(gòu)，讓每一個會計(jì)檔案管理人員都能掌握會計(jì)檔案工作的基本技能和基礎(chǔ)知識。

4、會計(jì)檔案規(guī)范化管理常抓不懈。為了保證單位會計(jì)檔案一如既往地做到常規(guī)化、科學(xué)化、規(guī)范化，制訂并出臺規(guī)范化的管理制度是落實(shí)的關(guān)鍵。會計(jì)檔案規(guī)范化管理制度的制定必須有明確的工作目標(biāo)，各負(fù)其責(zé)。如《單位會計(jì)檔案人員崗位職責(zé)》、《單位會計(jì)檔案規(guī)范化管理制度》等。制度的制定一定要與單位的實(shí)際相結(jié)合，可操作性強(qiáng)，會計(jì)檔案管理才能有法可依、有章可循。

5.確保會計(jì)電算化生成的大量電子會計(jì)檔案的安全、穩(wěn)定、可用。會計(jì)電算化工作中形成的大量電子文件檔案具有載體多樣化，更新常態(tài)化，保管要求特殊化的特點(diǎn)。應(yīng)購置專門的存貯設(shè)備，并注意備份保存并設(shè)專人進(jìn)行管理，對外一律不開放。應(yīng)確保歸檔的會計(jì)電子檔案能直接導(dǎo)入單位檔案規(guī)范化管理軟件，同時設(shè)置立卷部門才能調(diào)閱的會計(jì)檔案查閱授權(quán)，防止會計(jì)檔案數(shù)據(jù)泄密。歸檔的會計(jì)電子檔案材料可開展適當(dāng)?shù)木幯泄ぷ?，如基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編和財(cái)會法規(guī)方面的文件匯編等，便于工作查詢，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供便利。

6.努力實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案管理信息化。信息化是檔案發(fā)展的必然趨勢，會計(jì)檔案信息也應(yīng)隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而不斷優(yōu)化。會計(jì)信息化程度是在不斷更新中深化的，一定要注意會計(jì)檔案信息材料的正常延續(xù)和過渡。如果不能恢復(fù)原來的管理系統(tǒng)，那么原存會計(jì)檔案形同虛設(shè)，因此在實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案信息化貯存時，必須留存相應(yīng)的開啟利用系統(tǒng)。所以，在進(jìn)行管理系統(tǒng)升級時，需要同步升級舊的會計(jì)檔案載體。電子文件檔案的有效、安全管理必須有相應(yīng)的保管條件，如購置防磁柜等專門貯存電子檔案的設(shè)備。在實(shí)際操作時必須做到磁性儲存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠(yuǎn)離磁場的地方，并嚴(yán)格按照防高溫、防霉、防塵等“八防”措施進(jìn)行保護(hù)。因此，必須固化會計(jì)檔案信息安全措施，嚴(yán)防發(fā)生泄密事件，確保會計(jì)檔案的安全與穩(wěn)定。

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