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項(xiàng)目檔案管理制度范文第1篇

[關(guān)鍵詞] 項(xiàng)目檔案；全程管理；固定資產(chǎn)投資

[作者簡介] 徐禮祥，中國電子科技集團(tuán)公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中圖分類號] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1007-7723（2012）12-0017-0003

固定資產(chǎn)項(xiàng)目投資對于促進(jìn)我國國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)，確保生產(chǎn)能力，提高生產(chǎn)技術(shù)具有重要作用。近年來我國加大了對固定資產(chǎn)項(xiàng)目的投資，伴隨著固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的建設(shè)，產(chǎn)生了大量的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案（下稱項(xiàng)目檔案），項(xiàng)目檔案具有數(shù)量大、種類繁、載體多、內(nèi)容復(fù)雜等特點(diǎn)。由于項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)的原始記錄和真實(shí)反映，具有重要的查考利用和憑證作用，國家對項(xiàng)目檔案管理要求越來越嚴(yán)格，要求在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，沒有經(jīng)過項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收或者項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收不合格不能進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，給項(xiàng)目檔案管理帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

項(xiàng)目檔案管理既是檔案管理工作的重要組成部分，也是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理的重要組成部分，所以項(xiàng)目檔案管理既涉及到項(xiàng)目建設(shè)人員也涉及到檔案工作人員。目前項(xiàng)目檔案管理分工中項(xiàng)目建設(shè)人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的形成，而檔案工作人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的接收、歸檔和提供利用工作。檔案管理人員只注重項(xiàng)目文件歸檔后的檔案管理，不參與和干涉項(xiàng)目檔案形成前項(xiàng)目文件的控制，同時由于項(xiàng)目建設(shè)人員缺乏檔案管理工作的專業(yè)素質(zhì)和對項(xiàng)目檔案管理不夠重視，很難保證項(xiàng)目檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。在項(xiàng)目檔案管理中運(yùn)用全程管理原則，把檔案管理思想融入到整個項(xiàng)目管理的生命周期，對于提高項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量具有重要作用。

一、實(shí)施項(xiàng)目檔案全程管理原則的意義

項(xiàng)目檔案全程管理原則要求在項(xiàng)目檔案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、驗(yàn)收把關(guān)”把檔案管理要求納入項(xiàng)目計(jì)劃中，對項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)全程有效控制。項(xiàng)目建設(shè)初期檔案工作人員積極參與項(xiàng)目管理，提出檔案管理要求；項(xiàng)目建設(shè)過程中全程跟蹤，檢查指導(dǎo)項(xiàng)目文件資料管理工作；項(xiàng)目竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前，進(jìn)行檔案初檢，為項(xiàng)目檔案驗(yàn)收嚴(yán)格把關(guān)；對歸檔后的項(xiàng)目檔案實(shí)行科學(xué)管理和利用。

（一）全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量

項(xiàng)目建設(shè)人員往往只注重項(xiàng)目建設(shè)本身，對項(xiàng)目建設(shè)過程中附帶產(chǎn)生的文件資料沒有足夠重視。同時，由于項(xiàng)目建設(shè)人員文件資料和檔案保管意識薄弱，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，對形成項(xiàng)目文件資料的格式、版本、載體沒有嚴(yán)格的要求，導(dǎo)致歸檔項(xiàng)目文件質(zhì)量較低。如大量歸檔項(xiàng)目文件為復(fù)印件，項(xiàng)目文件內(nèi)容由鉛筆書寫，歸檔項(xiàng)目文件不是最終版本，等等。全程管理原則要求檔案工作人員在項(xiàng)目文件形成前，對項(xiàng)目文件的版本、載體、格式提出要求，而不是在項(xiàng)目文件歸檔時發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目檔案存在的問題，實(shí)行事后補(bǔ)救措施。所以，項(xiàng)目檔案實(shí)行全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量。

（二）全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案歸檔完整性

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、勘察設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工投產(chǎn)等階段，在每個階段中產(chǎn)生的重要項(xiàng)目文件都需歸檔；且包括文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式與載體的文件材料。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)周期一般較長，短則2～3年，長則5～6年。這些特點(diǎn)對項(xiàng)目檔案完整性要求提出了重要挑戰(zhàn)，如果僅僅通過被動地接收歸檔項(xiàng)目文件，而不實(shí)行全程管理原則，融入整個項(xiàng)目管理過程中，很難做到項(xiàng)目檔案管理完整和齊套。通過全程管理原則，檔案工作人員明確每個階段需歸檔的項(xiàng)目文件材料，并向項(xiàng)目管理人員提出要求，注重平時積累，有計(jì)劃地收集項(xiàng)目文件，避免在項(xiàng)目竣工檔案驗(yàn)收時臨時收集各階段需歸檔的項(xiàng)目文件。

（三）全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案管理規(guī)范性

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)過程中涉及到項(xiàng)目建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位，每個單位對項(xiàng)目文件管理和項(xiàng)目檔案管理的要求和規(guī)范存在不一致，這就導(dǎo)致同一個項(xiàng)目中形成的項(xiàng)目檔案形態(tài)存在很大差異，沒有統(tǒng)一的模板和標(biāo)準(zhǔn)。解決項(xiàng)目檔案規(guī)范性問題只有通過項(xiàng)目建設(shè)單位檔案部門全程參與項(xiàng)目管理，與設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位溝通協(xié)調(diào)，制定本項(xiàng)目統(tǒng)一的項(xiàng)目文件和項(xiàng)目檔案管理規(guī)范。并在項(xiàng)目建設(shè)工程中全程的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)各單位對規(guī)范的執(zhí)行，嚴(yán)格按照規(guī)范實(shí)行項(xiàng)目文件管理和項(xiàng)目檔案管理，提高項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范性。

（四）全程管理原則有利于促進(jìn)項(xiàng)目檔案的開發(fā)利用

項(xiàng)目檔案管理實(shí)行全程管理原則，檔案工作人員從項(xiàng)目立項(xiàng)開始參加項(xiàng)目管理，并通過檔案管理制度的宣傳、貫徹、監(jiān)督、執(zhí)行，不僅僅有利于提高檔案歸檔質(zhì)量和完整性，更有利于提高整個項(xiàng)目組的檔案意識。項(xiàng)目組檔案意識的提高，對項(xiàng)目檔案價值有了充分的了解，有利于項(xiàng)目建設(shè)中和項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目組查詢利用項(xiàng)目檔案，發(fā)揮項(xiàng)目檔案應(yīng)有的價值。檔案工作人員缺乏固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)的專業(yè)知識，制約了項(xiàng)目檔案的提供利用和檔案信息開發(fā)，檔案人員全程參與項(xiàng)目建設(shè)，熟悉項(xiàng)目管理專業(yè)意識，有利于檔案工作人員主動提供檔案查詢服務(wù)，有利于檔案工作人員對項(xiàng)目檔案進(jìn)行二次開發(fā)。

二、全程管理原則在項(xiàng)目檔案管理中的應(yīng)用

全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案管理水平，但全程管理是一項(xiàng)原則，在項(xiàng)目檔案管理中的具體應(yīng)用還需依靠基本手段和基本方法。筆者認(rèn)為，可以通過前端控制、合同管理、制度建設(shè)和人才培養(yǎng)來貫徹執(zhí)行全程管理原則。

（一）通過前端控制貫徹全程管理原則

檔案工作人員一般不參與項(xiàng)目的調(diào)研、立項(xiàng)、評估、可行性研究和上報(bào)審批等前期工作，在項(xiàng)目實(shí)施的各個環(huán)節(jié)，檔案管理人員也沒有介入。檔案部門往往是半途介入甚至有的是事后介入，這樣導(dǎo)致有些項(xiàng)目檔案沒有及時得到檔案部門指導(dǎo)，難以達(dá)到規(guī)范要求。全程管理原則要求項(xiàng)目檔案管理前移，突破以往慣性思維。要確保項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性，必須加強(qiáng)前端控制，從項(xiàng)目文件材料形成的源頭進(jìn)行控制。檔案工作人員從項(xiàng)目立項(xiàng)開始就參與其中，制定項(xiàng)目檔案管理制度，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。在項(xiàng)目開工之前，組織相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增加項(xiàng)目建設(shè)人員檔案管理意識和檔案管理業(yè)務(wù)能力。

（二）通過合同管理貫徹全程管理原則

通過合同約束參建單位項(xiàng)目檔案管理工作是一種有效的手段，也是今后的一種發(fā)展趨勢?！秶抑卮蠼ㄔO(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》規(guī)定：“在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任?！睂㈨?xiàng)目檔案納入合同中進(jìn)行管理，與項(xiàng)目參建單位簽訂合同時，在合同中明確檔案歸檔范圍、歸檔質(zhì)量和歸檔時間，明確各方責(zé)任，必要時建立檔案質(zhì)押金制度。建設(shè)單位要充分發(fā)揮合同的作用，用合同約束參建單位，保證建設(shè)單位的項(xiàng)目檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。

（三）通過檔案管理制度建設(shè)貫徹全程管理原則

項(xiàng)目檔案管理制度對于貫徹全程管理原則具有重要作用，通過項(xiàng)目檔案管理制度的貫徹執(zhí)行，把項(xiàng)目檔案管理意識融入到項(xiàng)目建設(shè)的每個階段和每個項(xiàng)目建設(shè)人員的思想中，在項(xiàng)目建設(shè)活動中，就會主動按照要求進(jìn)行檔案管理工作。

有的單位沒有項(xiàng)目檔案管理制度，或者只有項(xiàng)目檔案管理制度，而沒有落實(shí)到具體的項(xiàng)目檔案管理活動中。相關(guān)單位需要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》和《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)章制度建立本單位的項(xiàng)目檔案管理制度。同時，針對不同的項(xiàng)目，根據(jù)每個項(xiàng)目的特點(diǎn)，制定符合本項(xiàng)目檔案管理實(shí)際情況的項(xiàng)目檔案管理辦法，明確本項(xiàng)目文件材料的歸檔范圍、歸檔計(jì)劃和歸檔質(zhì)量，約束項(xiàng)目參建單位和項(xiàng)目建設(shè)人員。項(xiàng)目檔案管理制度的建設(shè)，不僅僅在于管理制度的制定，更在于項(xiàng)目檔案管理制度的執(zhí)行，檔案工作人員在項(xiàng)目檔案管理制度執(zhí)行中，具有模范帶頭作用，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理制度的宣傳落實(shí)工作，并監(jiān)督制度的貫徹執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目檔案全程管理原則。

（四）通過檔案人才建設(shè)貫徹全程管理原則

項(xiàng)目檔案管理過程中，檔案管理人員希望管理好項(xiàng)目檔案，但由于缺乏土建、設(shè)備、工藝、監(jiān)理等相關(guān)專業(yè)知識，往往只能被動接收項(xiàng)目檔案，對所接收的項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性、有效性很難把握，歸檔后又很難實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性的整理。而項(xiàng)目建設(shè)人員缺乏檔案管理意識和檔案管理的專業(yè)知識，不能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件資料歸檔的完整性和準(zhǔn)確性。通過在項(xiàng)目建設(shè)人員中任命兼職檔案員，對兼職檔案員進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案管理意識和檔案業(yè)務(wù)能力，有助于項(xiàng)目檔案歸檔前管理，確保了項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性，同時兼職檔案員可以彌補(bǔ)專職檔案工作人員對項(xiàng)目專業(yè)知識的缺乏。兼職檔案員偏重于項(xiàng)目文件歸檔前的管理工作，專職檔案員偏重于項(xiàng)目檔案歸檔后的管理工作，通過專職檔案工作人員與兼職檔案員分工和協(xié)作，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目檔案全程管理原則，提高檔案的準(zhǔn)確性、有效性和系統(tǒng)性。

三、結(jié) 語

檔案管理是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理工作的重要組成部分，是建設(shè)項(xiàng)目的重要內(nèi)容。一個項(xiàng)目建成后留下兩個有形的東西，一個是工程實(shí)體，另一個就是工程檔案，這兩部分共同組成了一個有機(jī)整體。通過全程管理原則，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理，有利于提高項(xiàng)目檔案完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，有利于固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，有利于項(xiàng)目檔案的開發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的真正價值。

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項(xiàng)目檔案管理制度范文第2篇

一、粗放式管理導(dǎo)致工程檔案管理目前存在的問題

（一）粗放式管理模式導(dǎo)致檔案缺失。盡管當(dāng)前各建筑企業(yè)對于工程檔案管理工作的重視程度有所增加，但在大多數(shù)建筑企業(yè)的工程建設(shè)過程中，仍然存在著工程檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案收集和管理的過程中對于這項(xiàng)工作的認(rèn)識不夠到位、專職檔案管理人才的缺乏、工程檔案管理制度不夠健全以及檔案管理設(shè)備落后等問題。這些問題的產(chǎn)生根源在于我國的工程檔案管理工作長期處于一種粗放型的管理模式，這種傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴(yán)重制約了工程檔案工作的規(guī)范化和科學(xué)化。在工程施工階段，項(xiàng)目中的施工任務(wù)相對來說較重，在工程建設(shè)單位中會存在著重建設(shè)輕檔案的思想，工程檔案工作不能與工程建設(shè)進(jìn)程實(shí)現(xiàn)同步管理，往往會在資料收集階段中造成資料填寫不規(guī)范不準(zhǔn)確、資料丟失等問題。很多企業(yè)為了保障工程可以順利通過各項(xiàng)驗(yàn)收，往往會在驗(yàn)收前對工程檔案進(jìn)行突擊補(bǔ)充及歸檔工作，這就使得工程檔案的質(zhì)量沒有辦法得到有效的保證。

（二）管理人才缺乏導(dǎo)致檔案管理水平不高。工程檔案管理要求檔案管理人員在工程建設(shè)的全過程中，根據(jù)工程的進(jìn)度及時填寫施工技術(shù)表格，能夠及時完整地保存工程檔案，按照工程建設(shè)中的施工類別不同及上級部門下發(fā)的歸檔要求及時地分類、收集、整理及歸檔。另外，檔案管理人員在管理工程檔案的過程中，需要嚴(yán)格地按照工程的進(jìn)度進(jìn)行記錄并需要同時熟悉圖紙、方案等技術(shù)知識和檔案歸檔的專業(yè)知識，還需要嚴(yán)格地按照歸檔要求進(jìn)行檔案的整理歸檔。但是就目前來看，檔案管理人員不但對工程技術(shù)缺乏了解，檔案管理知識也同樣欠缺，不能真正滿足工程檔案管理工作要求，有些單位并沒有設(shè)置專職檔案管理人員，不能保證檔案歸檔的質(zhì)量。

（三）檔案管理制度不健全導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范。檔案管理制度的不健全在一定程度上導(dǎo)致了工程檔案管理無章可循。在大多數(shù)企業(yè)中，并沒有制定完善的工程檔案記錄、收集、整理、歸檔以及保管等制度要求。如：檔案工作崗位責(zé)任制、檔案借閱管理制度、檔案保密管理制度、檔案室管理制度、檔案管理制度等制度均不健全。在無制度要求的條件下，加上工程建設(shè)的周期相對較長，資料比較分散，在單位中收集資料不夠齊全，整理不規(guī)范，檔案編制的質(zhì)量便參差不齊，這都給以后的檔案的歸檔及保管以及利用帶來不少的問題。

（四）檔案管理設(shè)備設(shè)施滯后導(dǎo)致檔案管理水平不高。就目前來看，大多數(shù)企業(yè)對工程檔案的重視程度明顯不夠，資金投入非常不足。一些檔案保管及檔案數(shù)字化設(shè)備設(shè)施，如：直排式密集架、除濕機(jī)、柜式空調(diào)、打印掃描一體機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等，由于價格相對較高，領(lǐng)導(dǎo)都覺得沒有必要購置，檔案的重要性還沒有得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，往往當(dāng)檔案出現(xiàn)問題，影響驗(yàn)收及保存了，才意識到這些設(shè)備設(shè)施的重要性。

二、工程檔案精細(xì)化管理的有效途徑

（一）加強(qiáng)工程檔案組織管理――精細(xì)化管理的前提。第一要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。工程檔案管理看似容易，實(shí)則是一項(xiàng)專業(yè)性要求比較高、比較強(qiáng)的工作，需要在領(lǐng)導(dǎo)重視的前提下，配備專職檔案管理人員，制定齊抓共管、各部門配合的政策，這樣才能夠保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，單位要及時運(yùn)用領(lǐng)導(dǎo)資源進(jìn)行溝通和布置任務(wù)。第二要強(qiáng)化檔案責(zé)任。企業(yè)中需要分成小組對檔案進(jìn)行強(qiáng)化監(jiān)督管理，需要企業(yè)中的技術(shù)人員積極配合檔案管理人員;

（二）提升檔案管理人員的素質(zhì)與能力――精細(xì)化管理的根本。第一要精心挑選專職檔案管理人員，要保證檔案管理人員的專業(yè)技能和工作素養(yǎng)，愛崗敬業(yè)，具備出色的工程檔案管理能力。第二要加強(qiáng)培訓(xùn)。在工程資料收集階段，就要開始對檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，有步驟分層次地開展培訓(xùn)工作。第三要確保人員穩(wěn)定。檔案工作是枯燥乏味的，檔案管理人員往往流動性大，這樣對檔案的收集及歸檔都是非常不利的，設(shè)立獎勵機(jī)制，確保人員穩(wěn)定顯得尤為重要。第四要加強(qiáng)工作協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)交流，檔案管理工作涉及到的業(yè)務(wù)范圍比較廣，需要其他部門做好輔助和配合工作，在相關(guān)制度的支持下，協(xié)調(diào)與各個部門的關(guān)系。

（三）嚴(yán)格檔案管理制度――精細(xì)化管理的重點(diǎn)。第一要建立健全檔案管理制度。制度建設(shè)是做好工作的前提，明確各人員的責(zé)任，各負(fù)其責(zé)，按照制度執(zhí)行，才能有條不紊地搞好檔案管理工作。制度建設(shè)需要按照工程建設(shè)目標(biāo)為基礎(chǔ)，按照上級部門相關(guān)檔案管理制度結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定切實(shí)可行的檔案管理制度。第二需要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的歸檔。在進(jìn)行工程檔案管理過程中，前期需要將歸檔的資料及時收集，確保不會遺失，之后嚴(yán)格按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，并依據(jù)本單位檔案的歸檔要求做好歸檔工作，這樣才能夠有效地確保工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。第三是要加強(qiáng)設(shè)備設(shè)施建設(shè)。加大工程檔案管理工作的資金投入，對原有老舊檔案保管及檔案數(shù)字化設(shè)備設(shè)施進(jìn)行更新，為工程檔案的安全保管及數(shù)字化創(chuàng)造基礎(chǔ)條件。

項(xiàng)目檔案管理制度范文第3篇

1.事業(yè)單位檔案管理的重要性

事業(yè)單位工作種類復(fù)雜多樣，并且由于其工作特殊性，許多工作都需要存檔記錄，這就導(dǎo)致事業(yè)單位需要進(jìn)行存檔儲存的資料量巨大，也為檔案的整理和管理工作帶來了較大的難度。當(dāng)前我國事業(yè)單位的工作運(yùn)行尚沒有完全實(shí)現(xiàn)透明化運(yùn)行，部分工作具有隱蔽性，因此對事業(yè)單位日常工作的檢查和監(jiān)督就需要通過對檔案資料的檢查和管理來完成，所以事業(yè)單位檔案管理工作是事業(yè)單位工作項(xiàng)目中一個關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。在現(xiàn)代管理概念中，檔案管理的質(zhì)量水平同樣也能夠反應(yīng)事業(yè)單位的整體管理水平。因此，事業(yè)單位需要建立完善科學(xué)的檔案資料管理制度，尤其是事業(yè)單位的檔案管理部門一定要深刻認(rèn)識到檔案管理的重要性，在日常檔案管理工作中一定要認(rèn)真負(fù)責(zé)，因?yàn)橐坏n案資料在管理過程中出現(xiàn)問題或違背了相關(guān)規(guī)定的話都會影響到事業(yè)單位工作的正常運(yùn)行，還會給群眾一種事業(yè)單位的管理存在問題的印象，由此可見事業(yè)單位檔案管理的重要程度。

2.事業(yè)單位檔案管理制度中存在的問題

2.1缺乏足夠的檔案管理意識

事業(yè)單位的檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，在日常工作中十分容易被忽略。這可能是由于事業(yè)單位對檔案管理還缺乏足夠的重視，沒有良好的檔案管理意識，使得檔案管理和檔案監(jiān)管的力度不夠，并且也沒有為檔案管理工作提供必需的人力和經(jīng)濟(jì)支持，甚至一些事業(yè)單位沒有將檔案管理工作歸入到年終工作考核中，這些因素都導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作受到阻礙。

2.2沒有建立完善的檔案管理制度

目前，我國大部分單位還沒有建立完善、科學(xué)、全面的檔案管理制度和規(guī)范，并且檔案管理規(guī)范覆蓋的范圍也不是很全面，部分單位甚至沒有一個檔案管理的規(guī)范守則，使得日常的檔案管理工作中缺乏執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和參考守則，從而使得檔案管理工作變得繁瑣復(fù)雜且雜亂無章，沒有明確的檔案存貯制度和檔案回收方法也使得檔案的查找和使用變得更加困難。同時，一些事業(yè)單位在檔案管理方面也缺乏足夠的執(zhí)行能力，使得檔案管理工作的實(shí)施缺乏權(quán)威性導(dǎo)致檔案管理工作效率不高，管理人員的責(zé)任心不夠強(qiáng)也使得檔案管理工作出現(xiàn)管理職能上的空缺，阻礙了檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.3缺乏信息化的檔案管理

計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)改變了人類的生活方式，為人類的生活和工作帶來了極大的便捷，近年來信息化檔案管理的優(yōu)勢越來越加突出，他使得檔案管理工作變得更加方便、快捷，極大的節(jié)省了人力、避免了資金的浪費(fèi)。但當(dāng)前一些事業(yè)單位還沒有將信息化的管理技術(shù)全面應(yīng)用在檔案管理工作中，使得檔案管理工作變得低效耗時，甚至對已有的電子檔案也缺乏足夠的監(jiān)督管理，使得信息化檔案管理工作無法正常的開展。

2.4缺乏專業(yè)的檔案管理人員

檔案管理工作不僅具有較強(qiáng)的制度性，同時也要求管理人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和高水平的管理技術(shù)。對于檔案管理人員來說，不僅應(yīng)該具有良好的職業(yè)責(zé)任感還應(yīng)具有較好的專業(yè)管理水平。但是目前我國的一些事業(yè)單位還沒有專業(yè)的、固定的檔案管理人員，有的單位還依靠其他部門的人員來兼職管理檔案工作，這就使得檔案管理工作人員的職責(zé)不夠明確、無法隨時隨地的處理檔案管理工作。并且有的事業(yè)單位檔案管理人員變動頻率較高，將檔案管理工作視為應(yīng)付上級組織的檢查，使得檔案管理人員缺乏足夠的管理知識、對業(yè)務(wù)不夠熟練，從而使檔案管理工作不能正常進(jìn)行。

3.優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度的途徑

3.1重視檔案管理工作的宣傳

通過各種途徑宣傳檔案管理工作的重要性可以在一定程度上促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理制度的改革，如結(jié)合單位的具體檔案管理情況通過報(bào)紙、雜志、網(wǎng)絡(luò)等途徑普及檔案管理在事業(yè)單位人力資源開發(fā)方面的重要性等。人民群眾通過一系列的宣傳教育工作可以了解到檔案管理工作的重要性及其對社會服務(wù)的關(guān)鍵性，從而推動事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

3.2重視檔案管理制度的執(zhí)行和制定

檔案管理制度的制定是檔案管理工作正常進(jìn)行的基礎(chǔ)，因此事業(yè)單位要重視檔案管理制度的制定和執(zhí)行。并且在對事業(yè)單位檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化時一定要注意對制度的落實(shí)，規(guī)范檔案管理人員的行為準(zhǔn)則，嚴(yán)格按照管理制度進(jìn)行操作，同時建立相應(yīng)的監(jiān)督管理守則和績效獎懲制度，促進(jìn)檔案管理人員自主的執(zhí)行檔案管理工作制度，提高他們的工作積極性，在工作中不斷改進(jìn)已有的管理制度使得檔案管理制度變得更加全面和完善。

3.3加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

新的檔案管理形勢要求檔案管理人員必須同時掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)和當(dāng)代的信息化管理技術(shù)，所以我們必須建立專業(yè)水平較高的管理人員隊(duì)伍以跟上檔案管理制度的前進(jìn)步伐，對檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)以增加管理人員的專業(yè)水平和檔案管理知識。

項(xiàng)目檔案管理制度范文第4篇

1檔案收集整理不及時

沒有形成完整體系工程建設(shè)過程中，必須重視檔案的收集整理，及時形成完整體系，確保工程檔案的收集整理效果。建筑企業(yè)在實(shí)際的檔案管理工作中，還存在對施工檔案沒有及時進(jìn)行收集整理的問題，影響了檔案的系統(tǒng)性，使施工檔案難以發(fā)揮其作用。施工檔案的收集整理受到建筑企業(yè)多方面影響，一些建筑企業(yè)在工程建設(shè)中以經(jīng)濟(jì)效益為最終目標(biāo)，對建筑工程施工檔案資料收集整理的重要性認(rèn)識不夠，影響檔案收集整理工作在企業(yè)建筑施工過程中的具體實(shí)施。建筑工程在建設(shè)后期，工程建設(shè)技術(shù)人員陸續(xù)撤離施工現(xiàn)場，帶走部分專業(yè)施工技術(shù)檔案，導(dǎo)致建筑工程后期施工檔案的分散，給建筑工程施工檔案的收集整理工作帶來困難。檔案整理人員對施工技術(shù)檔案等專業(yè)性高的文獻(xiàn)資料把控度不夠，整理過程中難以形成具有完整體系的施工檔案，給建筑工程施工項(xiàng)目的檔案管理工作帶來巨大影響。

2建筑工程施工難度提高

施工檔案數(shù)量增多隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對建筑工程的要求越來越高，在一定程度上提高了建筑工程的施工難度，增加了工程項(xiàng)目的施工檔案數(shù)量。如果建筑企業(yè)沒有做好工程項(xiàng)目施工檔案管理準(zhǔn)備工作，依然采用原有施工檔案的收集整理辦法，必然降低建筑工程施工檔案管理質(zhì)量。建筑工程的施工檔案包括施工過程中形成的所有文檔資料，隨著工程建設(shè)難度的不斷增加，施工檔案的數(shù)量也在不斷增多，需要建筑企業(yè)根據(jù)具體施工檔案的收集整理要求，采取相應(yīng)措施，保證建筑工程檔案收集質(zhì)量。建筑工程的檔案管理，因?yàn)闄n案數(shù)量的增多，造成檔案管理難度加大，一些沒有保存價值的建設(shè)資料，也被保存在施工檔案中，而工程總結(jié)、竣工驗(yàn)收等重要資料卻沒有被完整保存在施工檔案中。

3施工檔案資料的有效性缺乏

保證施工檔案的收集、整理和保存是一項(xiàng)周期性長的工作，在實(shí)際的工程建設(shè)中，建筑工程的檔案資料因?yàn)閺?fù)印份數(shù)少或保管措施不到位，施工檔案資料沒有真正受到保護(hù)監(jiān)管，難以保證其有效性。建設(shè)施工過程中，因?yàn)槟承╉?xiàng)目的負(fù)責(zé)人并不是時時都在施工一線，一些重要的現(xiàn)場資料填寫，會出現(xiàn)代簽現(xiàn)象，難以保證施工檔案的有效性。因?yàn)槭┕n案管理人員的檔案意識薄弱，沒有及時將施工檔案轉(zhuǎn)交給業(yè)主，或在完成施工檔案的轉(zhuǎn)交之后，并不及時對施工檔案重新進(jìn)行收集整理，錯過了施工檔案交付后的最佳整理期，給建筑施工檔案的最終價值成型造成無法挽回的損失。在檔案的利用過程中，一些建筑單位并沒有真正意識到施工檔案的重要性，對施工檔案的利用也僅限于工程驗(yàn)收證書、工程最終預(yù)算等方面的查驗(yàn)，其他價值性更高的技術(shù)文檔并沒有真正利用，給施工人員造成施工檔案實(shí)效價值并不大的錯覺。

二建筑施工檔案管理主要問題的成因

1施工檔案管理制度落實(shí)效果不夠

目前，在建筑工程中，施工檔案管理工作的具體落實(shí)，還缺乏相關(guān)管理制度，實(shí)際工作中，各建設(shè)單位根據(jù)自身的實(shí)際需求，對施工檔案管理的方式方法存在差異，影響了施工檔案的統(tǒng)一管理。由于沒有健全的施工檔案管理制度，導(dǎo)致建設(shè)施工過程中，施工檔案的管理隨意性大，難以保證檔案管理工作質(zhì)量。隨著建筑工程建設(shè)難度的提升，檔案資料數(shù)量越來越多，沒有科學(xué)、有效的檔案管理制度為檔案管理工作做支撐，導(dǎo)致檔案管理效果難以落到實(shí)處。

2建筑建設(shè)單位和建設(shè)人員重視程度不夠

一些建筑建設(shè)單位對檔案管理工作的認(rèn)識程度不夠，僅僅把工程施工檔案管理工作當(dāng)做建筑工程中的一般臨時性工作，沒有制定企業(yè)內(nèi)部的施工檔案管理工作制度，缺乏專職施工檔案管理人員，難以保證施工檔案管理質(zhì)量。施工檔案的收集和管理，在一些建設(shè)人員看來是一項(xiàng)苦差事，導(dǎo)致檔案管理積極性不高，施工檔案的收集整理中，沒有做好鑒定驗(yàn)收工作，材料歸檔范圍沒有明確，影響了施工檔案管理工作效果。

三加強(qiáng)建筑施工檔案管理工作的措施

1明確建筑工程施工檔案的收集整理范圍

要加強(qiáng)建筑工程施工檔案管理工作的質(zhì)量，首先要保證建筑工程現(xiàn)場施工檔案的收集整理范圍，在明確了施工檔案的收集整理范圍之后，才能保證建筑工程施工檔案的整理效果。目前，建筑工程施工檔案的收集內(nèi)容主要包括施工前期的準(zhǔn)備資料、施工過程中產(chǎn)生的文件材料和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收過程中的所有文檔資料。項(xiàng)目施工前的準(zhǔn)備資料主要包括工程建設(shè)規(guī)劃許可證、開工審批表、設(shè)計(jì)圖紙等；施工過程中產(chǎn)生的文件資料主要包括設(shè)計(jì)變更、工程質(zhì)量檢測報(bào)告、工程定位測量等資料；竣工驗(yàn)收過程中產(chǎn)生的文檔資料包括項(xiàng)目竣工圖、工程竣工驗(yàn)收報(bào)告等。在明確了項(xiàng)目施工檔案的收集整理范圍后，嚴(yán)格按照范圍要求完成檔案收集整理。

2加強(qiáng)建筑企業(yè)的制度建設(shè)

提高檔案管理人員的認(rèn)識程度企業(yè)根據(jù)我國對現(xiàn)場施工檔案的具體法規(guī)要求，并結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，制定與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理制度，保證建筑企業(yè)在具體的檔案管理工作效果落實(shí)過程中有章可循。建筑企業(yè)要積極通過開辦培訓(xùn)班等形式，提高建筑工程人員對施工檔案的重視程度。建筑企業(yè)在施工檔案管理工作中，要克服傳統(tǒng)管理經(jīng)驗(yàn)，對施工檔案管理人員進(jìn)行明確，保證建筑工程施工檔案的質(zhì)量。

3保證施工檔案的真實(shí)有效

對于建筑工程的施工檔案，必須保證施工檔案的真實(shí)有效，從檔案形成的源頭開始，把建筑檔案的形成融入到工程建設(shè)過程中。在具體的實(shí)施過程中，建筑企業(yè)必須根據(jù)檔案管理制度要求，對檔案形成進(jìn)行有效跟蹤，保證施工檔案的真實(shí)有效。

四結(jié)束語

項(xiàng)目檔案管理制度范文第5篇

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;科研檔案管理;意義;方法

醫(yī)院科研工作作為衡量醫(yī)院整體水平的一項(xiàng)重要指標(biāo)，其對于促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療水平的發(fā)展，尤其是解決臨床疑難病癥，提高整體醫(yī)療水平具有重要價值[1]。故加強(qiáng)醫(yī)院科研工作，尤其對于大型三級甲等醫(yī)院，在促進(jìn)“科教興院”方面意義非常?？蒲袡n案是科研活動實(shí)施過程的文字記錄與實(shí)驗(yàn)依據(jù)，作為醫(yī)院研發(fā)和開展新技術(shù)的重要形式，在一定意義上促進(jìn)醫(yī)院自有知識產(chǎn)權(quán)成功地轉(zhuǎn)化。實(shí)際工作中如何更好地加強(qiáng)科研檔案管理統(tǒng)計(jì)工作，對于提高醫(yī)院科研效率，推動醫(yī)院整體發(fā)展意義重大[2]。本研究結(jié)合我院近年在醫(yī)院科研檔案管理統(tǒng)計(jì)分析中的經(jīng)驗(yàn)，提出相應(yīng)管理對策，現(xiàn)報(bào)告如下。

一、科研檔案統(tǒng)計(jì)管理在促進(jìn)醫(yī)院科研新項(xiàng)目申報(bào)中的價值

醫(yī)院科研新項(xiàng)目申報(bào)作為醫(yī)院科研管理中的一個重要環(huán)節(jié)，越來越受到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及衛(wèi)生主管部門的重視。尤其在科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力的今天，隨著科學(xué)事業(yè)的發(fā)展，本院近年來申報(bào)的國家級、省級和市級科研項(xiàng)目逐漸增多，且所獲得的科研立項(xiàng)等級、數(shù)量和支助金額檔次升高，以上指標(biāo)作為醫(yī)院科研事業(yè)發(fā)展的標(biāo)志，在提高醫(yī)院科研項(xiàng)目申報(bào)質(zhì)量及水平，提升醫(yī)院影響力等方面具有十分重要的作用，而有效地做好科研檔案的統(tǒng)計(jì)管理在提升科研課題申報(bào)質(zhì)量，促使課題按時按質(zhì)按量完成上具有重要作用。首先，科研檔案統(tǒng)計(jì)管理能在醫(yī)院科研項(xiàng)目的選題可行性方面提供參考價值[3]。其科研選題是科研立項(xiàng)的敲門磚，明確可行性及社會價值的科研選題，是科研項(xiàng)目是否獲得立項(xiàng)的關(guān)鍵。有效的科研檔案統(tǒng)計(jì)管理措施，有利于研究人員對本院既往或前期研究課題的了解，獲得醫(yī)院相關(guān)研究成果，了解本院研究條件及研究優(yōu)勢，為科研選題提供參考。

二、科研檔案統(tǒng)計(jì)管理在科研項(xiàng)目實(shí)施過程中的價值

獲得立項(xiàng)的科研課題多數(shù)研究周期在2到4年之間，某些重大項(xiàng)目或國家級項(xiàng)目研究周期更長。做好科研項(xiàng)目研究過程中所有數(shù)據(jù)、資料的歸總，對于促使項(xiàng)目研究的順利進(jìn)行、成果獲得、項(xiàng)目的順利結(jié)題具有重要作用。首先，針對項(xiàng)目實(shí)施過程中所形成的檔案資料，如中期檢查報(bào)告、階段性成果（階段與專利等）以及項(xiàng)目變更情況及資料，本科項(xiàng)目參與人員的變更情況、項(xiàng)目研究內(nèi)容的調(diào)整以及經(jīng)費(fèi)預(yù)算、使用情況等。確保項(xiàng)目實(shí)施過程中原始記錄的真實(shí)性和可靠性。以上材料作為項(xiàng)目必須材料，其對項(xiàng)目的完整性，確保項(xiàng)目的順利進(jìn)行和驗(yàn)收意義重大。其次，科研檔案統(tǒng)計(jì)管理，在促進(jìn)項(xiàng)目成果轉(zhuǎn)化過程有積極促進(jìn)意義。因醫(yī)院科研成果形成均需要通過大量的數(shù)據(jù)收集，其中最主要的是病例資料的收集與總結(jié)，其中原始數(shù)據(jù)和資料作為第一手資料，在科研論文撰寫中的作用無可取代。

三、醫(yī)院科研檔案統(tǒng)計(jì)管理措施

（一） 提高科研人員加強(qiáng)科研資料歸檔處理意識。針對科研資料與檔案的統(tǒng)計(jì)管理意識是，科研人員針對科研檔案科學(xué)認(rèn)識及對檔案管理結(jié)構(gòu)充分信任的過程。對于醫(yī)院科研項(xiàng)目，醫(yī)院科研人員需在日常工作中，加強(qiáng)與科研檔案管理部門的溝通，另外，檔案管理工作人員則應(yīng)積極為科研人員提供全面的可供參考的資料，并增進(jìn)相互之間的信任感，促使科研人員認(rèn)識到對科研檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范化統(tǒng)計(jì)管理的價值與意義。

（二）建立健全醫(yī)院科研檔案統(tǒng)計(jì)管理制度。通過健全的科研檔案管理制度，可嚴(yán)格約束檔案管理過程，進(jìn)而確保科研檔案管理規(guī)范化和程序化，從而更好地發(fā)揮科研檔案管理的價值。針對醫(yī)院科研資料的管理，在制定醫(yī)院科研檔案管理制度時需結(jié)合本院實(shí)際情況、科研能力及所立項(xiàng)項(xiàng)目檔次，明確檔案管理制度中工作人員職責(zé)，建立科研檔案資料借閱保密制度，同時為有需要的人員提供便捷借閱檔案資料的途徑。

（三）明確科研檔案歸檔范圍。鑒于多數(shù)科研機(jī)構(gòu)科研檔案歸檔困難或不明確問題，為促進(jìn)檔案歸檔過程的有序性及重點(diǎn)突出，需明確醫(yī)院檔案管理范圍，及時進(jìn)行所需歸檔檔案分類。

四、總結(jié)

醫(yī)院科研聲譽(yù)和能力是醫(yī)院發(fā)展、提高醫(yī)院知名度的重要組成方面，其作為臨床實(shí)踐、醫(yī)學(xué)研究依據(jù)，并可為教學(xué)提供幫助。其中有效的科研檔案統(tǒng)計(jì)管理，對于評價科研成果、衡量醫(yī)院科技管理水平，提高醫(yī)療水平具有重要價值。

（項(xiàng)目名稱：醫(yī)院科研檔案管理統(tǒng)計(jì)分析與管理對策研究 項(xiàng)目編號：2014RKX065 管理部門：濰坊市科學(xué)技術(shù)局，研究起止年限：2014年12月至2015年12月）

【參考文獻(xiàn)】

[1]谷士鵬.試析醫(yī)院科研檔案管理工作.黑龍江檔案，2014，13（2）：143.

[2]高偉偉，時鋼.建立科學(xué)的醫(yī)院科研檔案管理機(jī)制初探.大家健康，2014，8（5）：313-314.