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關(guān)鍵詞: 電子化培訓(xùn) 新員工 成功實(shí)施 因素
一、前言
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展,對(duì)人們的生活方式,工作方式和學(xué)習(xí)方式都產(chǎn)生了重大的影響。根據(jù)中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心(CNNIC)2010年7月的《第二十六次中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r調(diào)查統(tǒng)計(jì)報(bào)告》,截至2010年6月31日,中國網(wǎng)民總?cè)藬?shù)達(dá)到4.2億?;ヂ?lián)網(wǎng)已經(jīng)發(fā)展成為中國乃至全世界增長最快、市場(chǎng)潛力最大的產(chǎn)業(yè)之一。信息技術(shù)、通訊技術(shù)的發(fā)展帶來了學(xué)習(xí)方式的變革,尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,對(duì)學(xué)校教育和企業(yè)培訓(xùn)都產(chǎn)生了重要的影響。
二、電子化培訓(xùn)
20世紀(jì)90年代電子化培訓(xùn)在美國誕生。發(fā)達(dá)國家超過80%的公司采用了電子化培訓(xùn)方式,而在我國,企業(yè)培訓(xùn)市場(chǎng)還是以傳統(tǒng)培訓(xùn)為主。
廣義的電子化培訓(xùn)是指利用電子信息技術(shù)來傳遞教學(xué)的內(nèi)容,傳遞的方式包含國際互聯(lián)網(wǎng)(Internet)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)(Intranet)、企業(yè)及其相關(guān)的組織間建立的外部網(wǎng)絡(luò)(Extranet)、衛(wèi)星傳遞(Satellite Broadcast)、錄音及錄影帶、交互式電視及CD-ROM等。電子化培訓(xùn)主要有以下特點(diǎn):
1.電子化培訓(xùn)在時(shí)間和地點(diǎn)的安排上比較靈活。電子化培訓(xùn)只要在有網(wǎng)絡(luò)的地方隨時(shí)都可以進(jìn)行培訓(xùn),時(shí)間、地點(diǎn)都可以靈活地做出安排,因此培訓(xùn)教師和學(xué)員不會(huì)受到限制,還能夠消除參加人員數(shù)量和結(jié)構(gòu)的限制。
2.電子化培訓(xùn)的內(nèi)容可以根據(jù)需要選擇。電子化培訓(xùn)的內(nèi)容全面,信息量大,內(nèi)容更新快。受訓(xùn)人員可以根據(jù)自己的需要選擇受訓(xùn)內(nèi)容。
3.電子化培訓(xùn)可以綜合各種媒體的優(yōu)勢(shì),大大提高了培訓(xùn)效果。電子化培訓(xùn)的方式靈活多樣,可以將音頻、視頻、動(dòng)畫、文本以及交互式材料綜合起來,激發(fā)員工的學(xué)習(xí)興趣,幫助每一位學(xué)生以最適合自己的速度學(xué)習(xí),是一種效率更高的教學(xué)技術(shù)。電子化培訓(xùn)方式還大大提高了培訓(xùn)的針對(duì)性,能夠?yàn)閱T工量身定做培訓(xùn)方案,可重復(fù)性學(xué)習(xí),還易于隨時(shí)掌握培訓(xùn)效果,以改進(jìn)培訓(xùn)內(nèi)容。
4.電子化培訓(xùn)的成本顯著降低,包括培訓(xùn)的場(chǎng)地設(shè)施、教材、差旅費(fèi)等費(fèi)用很大程度上將取消或削減。據(jù)統(tǒng)計(jì),電子化培訓(xùn)能夠節(jié)省50%~70%的費(fèi)用,還能夠?qū)⒁恍┱n程分解為短小的片斷,然后分成多天或多個(gè)星期學(xué)習(xí)。對(duì)企業(yè)來說,這種方式能夠避免全天候培訓(xùn)對(duì)工作造成的影響。
三、企業(yè)成功實(shí)施電子化培訓(xùn)所需的關(guān)鍵要素
(一)企業(yè)高層的支持和對(duì)電子化培訓(xùn)的宣傳
企業(yè)高層是電子化培訓(xùn)實(shí)施的重要支持力量。企業(yè)高層主管親自參與企業(yè)電子化培訓(xùn)系統(tǒng)的構(gòu)建,可以獲得更多的人力、物力以及財(cái)力的支持。向員工宣傳電子化培訓(xùn),提高員工的計(jì)算機(jī)使用能力,能夠使員工學(xué)習(xí)積極性提高,自主學(xué)習(xí)能力增強(qiáng)。
(二)實(shí)施電子化培訓(xùn)系統(tǒng)進(jìn)行員工培訓(xùn)與開發(fā)
一個(gè)完整的電子化培訓(xùn)系統(tǒng)是由電子化培訓(xùn)課件和學(xué)習(xí)管理系統(tǒng)組成。電子化培訓(xùn)系統(tǒng)可以提供的功能主要有:
1.員工信息管理系統(tǒng)。員工信息管理系統(tǒng)主要包括員工的注冊(cè)、審核和信息的修改等。企業(yè)的員工通過自己的用戶名申請(qǐng)學(xué)習(xí)資格,通過密碼進(jìn)入學(xué)習(xí)系統(tǒng)。對(duì)自己的個(gè)人信息進(jìn)行登記,包括員工的職務(wù)、所在的部門、培訓(xùn)經(jīng)歷、學(xué)歷等,以方便培訓(xùn)管理者對(duì)員工更好的了解。管理者可以直接根據(jù)部門或者員工的姓名對(duì)員工信息進(jìn)行查詢。
2.培訓(xùn)計(jì)劃的管理系統(tǒng)。對(duì)于課程內(nèi)容,培訓(xùn)管理者可以根據(jù)本公司和本部門的具體需求添加、更改、刪除課件;對(duì)員工的學(xué)習(xí)申請(qǐng)進(jìn)行批準(zhǔn)。還可以利用電子化培訓(xùn)系統(tǒng)中的課件制作工具將企業(yè)或部門擁有的一些珍貴的學(xué)習(xí)資源制作成個(gè)性化的文檔、視頻、音頻等各式的課程,上傳到學(xué)習(xí)系統(tǒng)中,使公司的知識(shí)得到更好的共享。也可以在線制定公司整體的培訓(xùn)計(jì)劃或者部門的培訓(xùn)計(jì)劃,隨著計(jì)劃的實(shí)施可以對(duì)計(jì)劃進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷?,使其更適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展
[1] [2]
。
3.培訓(xùn)的跟蹤監(jiān)控系統(tǒng)。培訓(xùn)管理者可以對(duì)員工的整個(gè)學(xué)習(xí)過程進(jìn)行監(jiān)督,對(duì)每個(gè)員工學(xué)習(xí)的課程,以及課程的學(xué)習(xí)時(shí)間,學(xué)習(xí)進(jìn)度,或者是每門課程的學(xué)習(xí)人員和學(xué)習(xí)時(shí)間都可以進(jìn)行統(tǒng)計(jì),對(duì)員工在學(xué)習(xí)中所作的學(xué)習(xí)筆記進(jìn)行檢查,完整的對(duì)員工的學(xué)習(xí)狀況進(jìn)行監(jiān)控,為員工的績效考核提供依據(jù)。對(duì)于積極學(xué)習(xí)的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì),沒有按時(shí)完成學(xué)習(xí)計(jì)劃的員工進(jìn)行督促。在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)上對(duì)培訓(xùn)計(jì)劃進(jìn)行修訂,達(dá)到更好的培訓(xùn)效果。
4. 系統(tǒng)平臺(tái)。一個(gè)成功的電子化培訓(xùn)需要有一個(gè)較為完善的教學(xué)信息管理平臺(tái)為學(xué)員提供學(xué)習(xí)支持。它是基于網(wǎng)絡(luò)、便于交互、界面友好的軟件系統(tǒng), 而且涵蓋教育、教學(xué)、管理等各個(gè)方面, 從學(xué)員培訓(xùn)、教學(xué)管理直到培訓(xùn)結(jié)束,都要使用這個(gè)平臺(tái), 使教學(xué)過程、交流過程、管理過程能夠順利展開。同時(shí), 這個(gè)平臺(tái)的內(nèi)容要隨時(shí)更新, 以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)。
(三)電子化培訓(xùn)對(duì)教師提出了較高的要求
電子化培訓(xùn)要求培訓(xùn)教師既是一位現(xiàn)代教育培訓(xùn)工作者, 又是一位熟練的計(jì)算機(jī)操作員。培訓(xùn)教師還要根據(jù)培訓(xùn)目標(biāo)設(shè)計(jì)培訓(xùn)內(nèi)容, 選擇培訓(xùn)方式, 然后把培訓(xùn)內(nèi)容放到網(wǎng)上。同時(shí),教師要通過網(wǎng)絡(luò)交互平臺(tái)對(duì)不同進(jìn)度、不同程度、不同能力的職工給予不同的幫助和輔導(dǎo),引導(dǎo)受訓(xùn)職工開展自主性學(xué)習(xí)。此外,需要項(xiàng)目維護(hù)人員定時(shí)對(duì)培訓(xùn)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù),避免發(fā)生因系統(tǒng)故障而導(dǎo)致學(xué)員無法進(jìn)行學(xué)習(xí)的狀況。
(四)電子化培訓(xùn)的課程設(shè)計(jì)要充分考慮成人的學(xué)習(xí)特點(diǎn)
借助圖表、漫畫、音視頻、Flash 動(dòng)畫等生動(dòng)的多媒體技術(shù)手段,采用角色扮演、情景模擬、場(chǎng)景對(duì)話、案例分析等互動(dòng)教學(xué)方式,使學(xué)員置身于一種人性化的輕松氛圍中,能夠在“例中學(xué)”、“玩中學(xué)”,從而加深理解,快速掌握知識(shí)和技能。在課程內(nèi)容選擇上,不但要充分考慮學(xué)員的專業(yè)學(xué)習(xí)課程,還要考慮學(xué)員未來的職業(yè)發(fā)展需要,盡量滿足學(xué)員綜合能力發(fā)展的需求。
(五)完善培訓(xùn)制度建設(shè)
對(duì)于實(shí)施電子化培訓(xùn)的企業(yè)來說, 制定明確的規(guī)章制度是必不可少的。首先, 要制定明確的目標(biāo)。其次,要制定相關(guān)的培訓(xùn)制度。最后, 實(shí)行培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)化, 保證培訓(xùn)的時(shí)效性、一致性和完整性。
四、結(jié)束語
電子化培訓(xùn)將是企業(yè)培訓(xùn)方式的主要趨勢(shì),也是信息時(shí)代企業(yè)培訓(xùn)的首要選擇。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代信息技術(shù)迅速發(fā)展,為企業(yè)實(shí)施電子化培訓(xùn)提供了前提條件。企業(yè)經(jīng)營革命和企業(yè)人力資源競(jìng)爭也促使企業(yè)需要加大培訓(xùn)投入來增強(qiáng)員工的忠誠度,保持企業(yè)的競(jìng)爭優(yōu)勢(shì)。電子化培訓(xùn)和傳統(tǒng)培訓(xùn)方式相比所具有的優(yōu)勢(shì)以及電子化培訓(xùn)用于新員工培訓(xùn)開發(fā)對(duì)企業(yè)和員工的意義也是企業(yè)選擇這種培訓(xùn)方式的重要原因。
實(shí)施電子化培訓(xùn)方式進(jìn)行員工培訓(xùn)開發(fā)是有一定要求的,只有符合要求、具備實(shí)施條件的企業(yè)才能夠采用電子化培訓(xùn)的方式,同時(shí),也可以盡可能避免電子化培訓(xùn)實(shí)施過程中可能出現(xiàn)問題。
10月18 日至10 月19 日, 英國Delcam 第二屆混合設(shè)計(jì)與3D 打印師資培訓(xùn)班在東莞市機(jī)電工程學(xué)校舉行。來自廣州、佛山、東莞、深圳、惠州等地的老師共計(jì)60余人參加了培訓(xùn)。此次活動(dòng)以Delcam 正逆向混合設(shè)計(jì)軟件PowerSHAPE 為主, 并結(jié)合三維掃描與3D 打印進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)。軟件培訓(xùn)結(jié)束后,學(xué)員前往東莞市鼎軒三維科技公司參觀了工業(yè)級(jí)3D打印機(jī)并打印出了本次培訓(xùn)班設(shè)計(jì)出的優(yōu)秀作品。
為貫徹《國務(wù)院關(guān)于加快發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育的決定》,培養(yǎng)“雙師型”教師隊(duì)伍,東莞市機(jī)電工程學(xué)校與英國Delcam 公司、東莞市睿智計(jì)算機(jī)科技有限公司、東莞市鼎軒三維科技有限公司共同開展師資培訓(xùn)活動(dòng),希望借助世界名企的技術(shù)力量使模具專業(yè)教師能夠結(jié)合世界新型前沿制造技術(shù),掌握當(dāng)前先進(jìn)的逆向混合造型設(shè)計(jì)和3D 打印技術(shù),提高模具制造工藝以及科研能力,更好地服務(wù)東莞及至廣東的模具產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)。
本次培訓(xùn)得到三家企業(yè)的支持,廣東省兄弟學(xué)校積極參與,在開班儀式上,東莞市機(jī)電工程學(xué)校胡麗英副校長介紹了學(xué)校的辦學(xué)情況及校企合作的情況,英國Delcam 華南區(qū)盧文濤總經(jīng)理親自介紹了公司在教育行業(yè)的合作情況,Delcam ChinaCAD 產(chǎn)品經(jīng)理賀軍勝也介紹了PowerSHAPE 的應(yīng)用情況。此次活動(dòng)在東莞地區(qū)教育行業(yè)引起了強(qiáng)烈的反響,東莞日?qǐng)?bào)以Delcam 先進(jìn)造型技術(shù)服務(wù)3D 打印為主題對(duì)Delcam 華南區(qū)總經(jīng)理盧文濤進(jìn)行深入的采訪。
(Delcam 供稿)
[關(guān)鍵詞]電子檔案、方法、備份
中圖分類號(hào):K206文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼: A
一、電子文件定義
電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成,以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上通過共享傳送的文件。工程項(xiàng)目中應(yīng)具備文本文件檔案和聲像檔案。
二、以項(xiàng)目為單位建立電子檔案系統(tǒng)的必要性
本人從事建設(shè)工程檔案管理工作已有十三年了,在這十三年的工作中,工程檔案從原來的由單面復(fù)寫紙手寫出需要的份數(shù),到用電腦制表將數(shù)據(jù)填入表中打印的過程,但一直到目前,這些都是紙質(zhì)的檔案,這些紙質(zhì)的工程檔案在移交檔案館的過程中就已經(jīng)走過了無比滄桑的艱難的路程。
2010年到深圳市福田區(qū)的漢國城市商業(yè)中心工程項(xiàng)目任資料員,這個(gè)項(xiàng)目有較高的質(zhì)量要求目標(biāo):確保深圳市優(yōu)質(zhì)工程、廣東省優(yōu)質(zhì)工程、爭創(chuàng)國家建設(shè)工程最高獎(jiǎng)“魯班獎(jiǎng)”。該工程占地面積7844.9m2,由一棟75層塔樓,一個(gè)6層的商業(yè)裙房和5層地下室組成,為框筒鋼結(jié)構(gòu)-混凝土組合結(jié)構(gòu)工程,工程從土方開挖至最后竣工驗(yàn)收需經(jīng)歷6年時(shí)間。在這6年的時(shí)間里,我們的工程檔案保存需有至關(guān)重要的要求,而隨著時(shí)間推移,紙質(zhì)檔案經(jīng)常會(huì)有字跡不清楚,印章污染、紙張發(fā)黃等問題。因此紙質(zhì)檔案與電子檔案共存是目前不可缺少的發(fā)展趨勢(shì)。隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展和辦公自動(dòng)化的逐步完善,電腦已被越來越廣泛地應(yīng)用于辦公室的日常工作。
從工作經(jīng)驗(yàn)出發(fā),以項(xiàng)目為單位建立電子檔案系統(tǒng)的必要性有如下幾點(diǎn):
1、在信息化社會(huì)里,電子文檔已成為信息記錄的主要形式。
2、紙質(zhì)檔案頻繁利用造成的損壞及丟失而無法長期保存。
3、來往函件的收發(fā)、復(fù)印工作造成不必要的資源浪費(fèi)。
4、人力的頻繁使用、更換造成對(duì)工程檔案不熟悉所產(chǎn)生的一系列問題。
5、項(xiàng)目資金獨(dú)立核算對(duì)開支節(jié)流的影響。
6、工程項(xiàng)目時(shí)間長對(duì)紙質(zhì)檔案的保存問題。
7、異地工程增加而不能快速得到有效資源共享。
8、通過電子目錄及電子文件可以快速精確查詢所需文件內(nèi)容。
電子檔案工作已經(jīng)走上迫在眉睫的路上。而這些都可以通過網(wǎng)絡(luò)直接在計(jì)算機(jī)上檢索、利用、傳遞。那么以項(xiàng)目為單位建立電子檔案系統(tǒng)是目前勢(shì)在必行的趨勢(shì)。促使電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化和信息管理的工作程序,并建立歸檔制度也是現(xiàn)在我們應(yīng)該做的。
三、如何建立電子文件檔案
如何以項(xiàng)目為單位建立電子文件檔案呢?我將從如下幾方面進(jìn)行闡述:
1、重視
首先,項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理工作,建立獨(dú)立檔案室,配備專職資料員及提高工資待遇。將電子文件歸檔工作納入本單位的紙質(zhì)檔案立卷歸檔制度,與紙質(zhì)檔案享有平等重視。項(xiàng)目部應(yīng)配置可有效讀取歸檔的電子文件的計(jì)算機(jī)、應(yīng)用軟件、掃描儀等硬件設(shè)施。連接網(wǎng)絡(luò),建立局域網(wǎng),確保項(xiàng)目各部門能快速得到有效資源。
2、培訓(xùn)
其次,公司應(yīng)派骨干力量進(jìn)行電子檔案系統(tǒng)培訓(xùn),對(duì)各項(xiàng)目資料員進(jìn)行電子檔案系統(tǒng)內(nèi)部培訓(xùn),建立電子檔案系統(tǒng)管理制度。
3、電子文件的格式要求
項(xiàng)目資料員在對(duì)文字處理技術(shù)形成的文本電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等,必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式,數(shù)碼照片均采用的是JPEG格式保存,對(duì)于音頻電子文件應(yīng)以WAV、MP3為通用格式保存。
項(xiàng)目資料員應(yīng)對(duì)公司公文類、業(yè)務(wù)來往類文件進(jìn)行登記、掃描。工程中所產(chǎn)生的全部檢測(cè)報(bào)告進(jìn)行拓藍(lán)份原件掃描;對(duì)已成文的工程施工管理文件及工程技術(shù)資料進(jìn)行原件掃描。本項(xiàng)目對(duì)檢測(cè)報(bào)告類資料進(jìn)行的是JPEG格式掃描,對(duì)業(yè)務(wù)來往類文件、已成文的工程施工管理文件及工程技術(shù)資料進(jìn)行的PDF格式掃描(通用格式為TIFF格式,因考慮公司來函格式以及文件的張數(shù)我項(xiàng)目采用的是PDF格式,如有必要可以轉(zhuǎn)換成通用格式)。
4、電子文件的收集管理
項(xiàng)目資料員應(yīng)對(duì)工程中形成的電子檔案分別建立文件夾,以做到標(biāo)示明確,分類合理,查找方便,對(duì)所有電子文件登記,并做電子文件目錄。對(duì)于產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描錄入,以確保電子檔案與紙質(zhì)檔案同步。項(xiàng)目資料員應(yīng)對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔及保管、利用等實(shí)行全過程管理與監(jiān)控,確保電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性和安全。
四、電子檔案數(shù)據(jù)備份
1、電子檔案?jìng)浞莸谋匾约敖橘|(zhì)
隨著建筑業(yè)的發(fā)展,工程項(xiàng)目已不局限于在本市或本省內(nèi),外地工程越來越多,資源共享已是很普遍的現(xiàn)象。所以在電子檔案的建設(shè)和管理中,數(shù)據(jù)的安全性是極為重要的。自然災(zāi)害,人為因素、硬件故障、軟件故障等不可預(yù)見的因素使電子檔案數(shù)據(jù)丟失、破壞、無法恢復(fù),這將會(huì)對(duì)整個(gè)電子檔案系統(tǒng)的價(jià)值造成很大影響,或蒙受經(jīng)濟(jì)損失。做好電子檔案數(shù)據(jù)備份工作顯得尤為重要。檔案?jìng)浞萁橘|(zhì)一般有U盤、硬盤、光盤等。
2、電子文檔備份周期:
以項(xiàng)目為單位將歸檔的電子文件及電子檔案定期備份。每月進(jìn)行一次文件U盤存檔,每季度進(jìn)行一次硬盤存檔,每半年進(jìn)行一次電子檔案光盤刻錄。工程竣工驗(yàn)收后,按照交檔目錄順序、評(píng)優(yōu)類資料目錄順序以及公司公文類、業(yè)務(wù)來往類等電子文件對(duì)電子檔案全盤整理,建立多級(jí)文件夾,刻錄光盤,交分公司統(tǒng)一存檔。原則上刻錄的光盤應(yīng)有三套,一套由項(xiàng)目存檔,一套由分公司封存保管,一套以備查閱使用。光盤應(yīng)按內(nèi)容貼標(biāo)簽,注明項(xiàng)目名稱、主題、時(shí)間、責(zé)任人等信息。對(duì)于已竣工驗(yàn)收后的工程,應(yīng)在竣工驗(yàn)收投入使用后的六年內(nèi)定期復(fù)制,防止信息丟失或損壞。
3、備份介質(zhì)的保存環(huán)境
項(xiàng)目及公司應(yīng)專柜保存電子文檔,避免保存環(huán)境濕熱,免受磁場(chǎng)干擾;保證電子光盤無擦、劃、觸摸記錄涂層;裝盒,豎立存放,免受擠壓。
五、結(jié)語
推動(dòng)電子文件歸檔工作的確是比較巨大的工程,人員技術(shù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)、資金的投入等,但以長遠(yuǎn)的前景看這些投入是值得的。目前各省市對(duì)此項(xiàng)工作著力不深,公司對(duì)這個(gè)工作基本未開展,項(xiàng)目對(duì)此也不是很重視,資料員對(duì)電子檔案系統(tǒng)的認(rèn)知不全面。那么以公司為根本,建立電子檔案系統(tǒng)管理制度,著手開展此項(xiàng)工作還為時(shí)不遠(yuǎn),讓我們?cè)谝院蟮墓こ添?xiàng)目中做到零紙張傳遞,減少復(fù)印量,為項(xiàng)目及社會(huì)做出微薄貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn):
[1] 電子文件歸檔與管理規(guī)范(GB/T 18894-2002);
1.建設(shè)工程電子檔案具有共享性和及時(shí)性。電子檔案可以拷貝、在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上傳播;能及時(shí)地將異地的圖像、圖形、聲音、文字等信息及時(shí)、方便地傳到指定地點(diǎn);可以隨時(shí)將前期的檔案資料及業(yè)主、工程師、承包商間的要求、意見及具體指令等發(fā)送到目標(biāo)位置。電子檔案的共享性和及時(shí)性可以充分實(shí)現(xiàn)在建工程跨區(qū)域管理的需要,對(duì)提高異地工程管理效率具有很現(xiàn)實(shí)的重要意義。
2.建設(shè)工程電子檔案多媒體集成性。電子檔案文字、圖形、聲音、影像等信息可以單獨(dú)也可以組合在一起構(gòu)成電子檔案的信息內(nèi)容。電子檔案資料圖文并茂,音畫齊全,能夠生動(dòng)形象地再現(xiàn)出建設(shè)工程各環(huán)節(jié)工作實(shí)施狀況。電子檔案多媒體集成性,可以動(dòng)態(tài)地再現(xiàn)工程各階段的建設(shè)狀況,尤其是隱蔽工程的施工過程,可以再現(xiàn)所用施工材料規(guī)格是否符合設(shè)計(jì)要求、施工工序質(zhì)量控制是否滿足工程施工質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),再不像從前僅僅有紙質(zhì)檔案,只能看到工程所用材料、構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、檢測(cè)報(bào)告及施工測(cè)試、檢查記錄等一些數(shù)據(jù)、說明。
3.電子檔案具有一定的風(fēng)險(xiǎn)性。電子檔案形成過程中,簡單的操作失誤或?qū)Τ绦驊?yīng)用生疏都有可能導(dǎo)致電子資料丟失、失真等現(xiàn)象發(fā)生。電子檔案是由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)生成和處理的,電子檔案的制作和存儲(chǔ)需要一系列的軟件來完成,載體所載檔案與計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)是否一致,機(jī)型的變化或軟件的不兼容,都有可能導(dǎo)致檔案資料信息面臨不可讀、失效、失真等風(fēng)險(xiǎn)。
4.建設(shè)工程電子檔案利用依賴性。電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn),與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比,其查閱的全面性及準(zhǔn)確程度、效率是紙質(zhì)檔案無法比擬的。然而,紙質(zhì)檔案的內(nèi)容不會(huì)發(fā)生改變,并可以直接閱讀,一目了然,無需借助任何輔助手段,無論客觀條件如何,都能對(duì)所藏檔案進(jìn)行查閱和利用,不受客觀條件的影響和限制。建設(shè)工程電子檔案和其他電子文件一樣,在存儲(chǔ)和識(shí)讀方面對(duì)系統(tǒng)具有依賴性,離開了賴以支持的軟硬件設(shè)備系統(tǒng),電子檔案就無法讀取、利用,也無法對(duì)電子檔案進(jìn)行傳遞和管理。5.電子檔案缺乏憑證作用。電子檔案由于其易于修改、復(fù)制的特點(diǎn),定稿者也無法留下自己的確認(rèn)簽字筆跡,單位責(zé)任人也無法在形成的檔案磁盤上簽發(fā),因此其真實(shí)性,合法性的鑒別在一般人看來受一定條件的制約。但從紙質(zhì)文件檔案自身狀態(tài)看,紙質(zhì)檔案上的單位印章,制作部門責(zé)任人的簽字等都清晰可見,難于偽造和篡改,其真實(shí)性、合法性比較容易鑒別,在任何時(shí)間和地點(diǎn)都可為法律提供有力證據(jù),是電子檔案無法替代的。
二、建設(shè)工程檔案的管理現(xiàn)狀
1.建設(shè)工程電子檔案的管理現(xiàn)狀。(1)建設(shè)工程電子檔案的內(nèi)容和形式。在信息技術(shù)條件下,信息的共享性、開放性決定了電子檔案安全性、真實(shí)性難以保證。因此,計(jì)算機(jī)生成的電子檔案要及時(shí)轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案,經(jīng)責(zé)任人簽字,單位蓋章后整理保存,電子檔案基本上是通過對(duì)紙質(zhì)檔案資料的掃描或計(jì)算機(jī)對(duì)原電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換并歸檔形成的,其與相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案原件和原電子文件內(nèi)容完全相同。(2)電子檔案管理水平有待提高。電子檔案的管理不同于紙質(zhì)檔案,電子檔案管理人員既要掌握工程檔案的管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、制度等,還要掌握足夠的計(jì)算機(jī)知識(shí),能夠熟練地操作計(jì)算機(jī)及電子檔案管理所需的設(shè)備和軟件。由于建設(shè)工程電子檔案是近幾年開始實(shí)行的,基本上還屬于掃描型電子檔案。對(duì)具有保存價(jià)值的可輸出打印型電子檔案,應(yīng)同時(shí)將其制成紙質(zhì)檔案,同時(shí)歸檔保存紙質(zhì)和電子兩種版本檔案。
關(guān)鍵詞:計(jì)算機(jī);信息技術(shù);工程管理
中圖分類號(hào):G623文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼: A
引言
建筑企業(yè)為了能夠在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭中站穩(wěn)腳步,就應(yīng)該不斷的采用全新的管理手段、施工技術(shù)與工藝,提升自身工作的效率。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,其越來越受到建筑企業(yè)的重視,并且隨著信息技術(shù)在建筑工程管理的應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的共享,顯著的提升了企業(yè)的工作效率。
一、信息技術(shù)在建筑工程管理中的必要性
建筑工程是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,從前期勘察到后期竣工,都有著各自龐大的運(yùn)行系統(tǒng),這就需要在施工過程中即時(shí)進(jìn)行各項(xiàng)跟蹤管理,減少安全事故的發(fā)生,從源頭上杜絕安全隱患的產(chǎn)生。信息技術(shù)在這樣細(xì)致繁瑣的工程任務(wù)中,顯出了其不可替代的重要性。
(一)建筑工程的固定性決定建筑工程管理的信息技術(shù)化
建筑工程不同于一般工程,由于建筑施工物體巨大而固定,必須在地面上進(jìn)行有關(guān)施工工作,而且建筑工程投資巨大,受者是人,因此,安全穩(wěn)固性的要求就非常高。在施工過程中,需要即時(shí)跟蹤管理,收集每個(gè)過程的數(shù)據(jù)信息,以便于專業(yè)人員或者工程設(shè)計(jì)師隨時(shí)掌握建筑工程施工動(dòng)態(tài)。這就需要建筑工程人員有效利用信息技術(shù),把固定的建筑工程審查,變成動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)分析及反饋,幫助建筑設(shè)計(jì)師或者工程專家進(jìn)行合理地修正或者發(fā)現(xiàn)施工過程中的隱患,及時(shí)排除。
(二)建筑工程的多樣性決定建筑工程管理的信息技術(shù)化
整個(gè)建筑工程項(xiàng)目由不同的施工工序組成,一般情況下,工期較長,工序比較復(fù)雜,在施工過程中,存在著多樣性和復(fù)雜性,因此,在設(shè)計(jì)和施工過程中,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)偏差。如果沒有一套合理的工程管理體系,很難對(duì)建筑施工過程進(jìn)行精準(zhǔn)的控制與把握,稍有不慎,便會(huì)造成施工的混亂無秩序,容易引發(fā)建筑施工事故。合理地運(yùn)用信息技術(shù),能夠統(tǒng)籌安排,合理規(guī)劃,并且能夠?qū)κ┕がF(xiàn)場(chǎng)的每一項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理,在一定程序上保障了施工的質(zhì)量,也使管理人員對(duì)施工狀態(tài)更好地掌控,把因建筑過程的不確定性而產(chǎn)生的安全隱患及時(shí)反饋并且排除,根據(jù)信息技術(shù)提供的信息和數(shù)據(jù),對(duì)施工過程進(jìn)行科學(xué)調(diào)整及預(yù)測(cè),使建筑工程得以順利進(jìn)行,保質(zhì)保量。
二、計(jì)算計(jì)在工程應(yīng)用過程中存在的問題
(一)相關(guān)軟件開發(fā)和工程管理不協(xié)調(diào)
現(xiàn)階段,相關(guān)的計(jì)算機(jī)軟件在建筑工程項(xiàng)目管理的初期階段得到了一定程度上的應(yīng)用,并且取得了一定的成果。但是現(xiàn)有的管理模式和管理大都是按照傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行的,并不能和新技術(shù)相互協(xié)調(diào).并且絕大多數(shù)建筑企業(yè)當(dāng)中都沒有專門負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的管理人員,而一般的管理人員又沒有掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的專業(yè)技能,軟件開發(fā)人員一味追求利潤的同時(shí)也不具備建筑企業(yè)管理的時(shí)間認(rèn)識(shí),如此一來,開發(fā)出來的軟件很難符合建筑行業(yè)發(fā)展的要求,也得不到有效地利用,從而使得計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的革新并沒有給建筑行業(yè)帶來實(shí)際的效益。從另一方面來看,盡管我國建筑企業(yè)在很多時(shí)候會(huì)借鑒國外先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和成果,但是,由于國外建筑管理模式好我國建筑管理模式存在很大程度上的區(qū)別,因此國外軟件不一定適合我國建筑企業(yè)的管理需要。尤其是國內(nèi)外單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)不同,因而計(jì)算機(jī)信息軟件使用范圍也存在不同,但是漢化的軟件也只不過是把英語變成漢語,并沒有本質(zhì)性的區(qū)別.此外,從國外引進(jìn)而來的軟件往往都很昂貴,并不適合我國國內(nèi)的絕大多數(shù)建筑企業(yè),會(huì)給其成本帶來負(fù)擔(dān)。
(二)全面人才的匱乏和人員觀念的差異
事實(shí)上,我國建筑工程管理人員普遍都缺乏對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的了解,掌握高度技術(shù)的人員更是屈指可數(shù),絕大多數(shù)管理人員的思想依舊逃不出傳統(tǒng)模式的桎梏,難以滿足建筑行業(yè)長期發(fā)展的需要,也因而呈現(xiàn)出供小于求的局面,阻礙了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在建筑工程管理當(dāng)中的應(yīng)用。除此之外,建筑企業(yè)的管理層也缺乏對(duì)于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的正確認(rèn)識(shí),他們不知道計(jì)算機(jī)信息技術(shù)能夠建筑工程管理帶來多大程度上的便利,因此他們也就不愿意付出高薪來聘請(qǐng)掌握先進(jìn)技術(shù)的工作人員,認(rèn)為這是極其沒有必要,這使得建筑企業(yè)本身就愈來愈遠(yuǎn)離嶄新的現(xiàn)代化技術(shù)。
(三)建筑工程企業(yè)管理機(jī)構(gòu)人員變動(dòng)頻繁
在建筑施工過程當(dāng)中,無論是環(huán)境條件還是連續(xù)性條件,都存在很大程度上的不穩(wěn)定性,變化因素較多,并且這些變化因素往往又不在人為控制范圍之內(nèi),這就使得建筑工程企業(yè)很難把握住施工的頻率和節(jié)奏,因而就會(huì)對(duì)管理人員的需求起伏波動(dòng),調(diào)動(dòng)頻繁,對(duì)于企業(yè)內(nèi)部的員工來說他們并沒有對(duì)自己所在企業(yè)的文化有統(tǒng)一的了解,并且絕大多數(shù)員工還受到傳統(tǒng)觀念的束縛,不愿意接受企業(yè)給予的技術(shù)和知識(shí)再培訓(xùn),即便是企業(yè)投入資金使得管理人員得到計(jì)算機(jī)信息技術(shù)培訓(xùn),但是由于人員變動(dòng)過于頻繁,培訓(xùn)過的人員又去了別的企業(yè),也不能夠幫助原有企業(yè)實(shí)現(xiàn)較強(qiáng)競(jìng)爭力的提高。
(四)建筑工程管理環(huán)境多變
在建筑施工過程當(dāng)中,建筑工地始終是固定不變的,這就使得建筑生產(chǎn)呈現(xiàn)出流動(dòng)性的特點(diǎn),從而使得企業(yè)管理環(huán)境也面臨著較大程度上的變化,無論是可見因素還是不可見因素都處于動(dòng)態(tài)變化的過程當(dāng)中.如果僅僅局限于傳統(tǒng)意義上的建筑工程管理模式,顯然是難以對(duì)當(dāng)前動(dòng)態(tài)形式進(jìn)行強(qiáng)有力的控制。
三、計(jì)算機(jī)電子信息技術(shù)在工程管理中應(yīng)用的對(duì)策
(一)技術(shù)創(chuàng)新
計(jì)算機(jī)電子信息技術(shù)在工程管理中的應(yīng)用需要必要的技術(shù)創(chuàng)新,通過技術(shù)的創(chuàng)新讓計(jì)算機(jī)電子信息技術(shù)在工程管理中的應(yīng)用更加的合理。一是加大技術(shù)的投入,對(duì)工程管理的計(jì)算機(jī)電子信息技術(shù)的應(yīng)用需要必要的技術(shù)投入,對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的投入和計(jì)算機(jī)電子信息技術(shù)的軟件的應(yīng)用要進(jìn)行必要的資金投入,保障基本的技術(shù)支持。二是加大計(jì)算機(jī)電子信息技術(shù)在工程管理中應(yīng)用的技術(shù)研發(fā)。計(jì)算機(jī)電子信息技術(shù)并不能原封不動(dòng)的運(yùn)用到工程管理之中,需要必要的技術(shù)創(chuàng)新,以便滿足工程管理的特殊化要求。
(二)人才培養(yǎng)
計(jì)算機(jī)電子信息技術(shù)在工程管理中的應(yīng)用需要人力資源的支持,人才素質(zhì)不僅要求具有必要的計(jì)算機(jī)電子信息技術(shù)的了解,也需要必要的工程管理素養(yǎng)的支持。一是要對(duì)工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)電子信息技術(shù)的培訓(xùn),讓工程管理人員擁有專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí),能夠熟練的操作電子計(jì)算機(jī)。二是對(duì)工程管理人員進(jìn)行基本的工程管理方面的培訓(xùn),讓工程管理人員具備基本的工程管理知識(shí)和工程管理的素養(yǎng)。三是注重人才創(chuàng)新思維的培養(yǎng),計(jì)算機(jī)電子信息技術(shù)是不斷進(jìn)步和不斷發(fā)展的,因此需要相關(guān)的人員具有不斷創(chuàng)新和學(xué)習(xí)的思維。
(三)理論研究
計(jì)算機(jī)電子信息技術(shù)在工程管理中的應(yīng)用需要必要的理論研究,我國的計(jì)算機(jī)電子信息技術(shù)的理論研究本身就十分的匱乏,計(jì)算機(jī)電子信息技術(shù)在工程管理中的應(yīng)用研究更是少之又少,因此需要加大對(duì)計(jì)算機(jī)電子信息技術(shù)的研究。高校為代表的研究中心需要加大對(duì)計(jì)算機(jī)電子信息技術(shù)在工程管理中應(yīng)用的理論研究。不斷完善我國的相關(guān)理論基礎(chǔ)。
四、現(xiàn)代電子信息技術(shù)未來發(fā)展展望
(一)屏顯技術(shù)及平板化
智能手機(jī)、平板電腦以及各種大屏幕電子設(shè)備等體現(xiàn)了中國移動(dòng)通信行業(yè)的快速發(fā)展,同時(shí)也說明了我國的電子信息技術(shù)也在不斷進(jìn)步,這些電子產(chǎn)品不僅為廣大人民提供了豐富的生活體驗(yàn),也預(yù)示著中國的電子信息技術(shù)大屏幕顯示和扁平方向的發(fā)展趨勢(shì)。所以,大屏幕電子設(shè)備和平板設(shè)備在電子信息技術(shù)行業(yè)中有重要的引導(dǎo)作用。
(二)多媒體化和智能化、移動(dòng)化
計(jì)算機(jī)技術(shù)正在向智能化與多媒體的方向發(fā)展,這也是我國電子信息技術(shù)發(fā)展的一個(gè)重要方向。網(wǎng)絡(luò)計(jì)算,并行計(jì)算,移動(dòng)計(jì)算這些使計(jì)算機(jī)技術(shù)開始走向多媒體方向。我國的電子和信息技術(shù)的重要發(fā)展方向是計(jì)算機(jī)技術(shù),多媒體技術(shù),智能技術(shù),并向更加智能化的方向發(fā)展。此外,多媒體形式的電子信息技術(shù)的普遍應(yīng)用給人們帶來了很大的幫助,促使電子和信息技術(shù)向智能化方向邁進(jìn),成功的突破了人工智能技術(shù),模糊技術(shù),神經(jīng)元技術(shù)等高新技術(shù)。
(三)規(guī)?;皞€(gè)性化
如果我國的電子和信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展不能形成一定的規(guī)模,那么將很難處于向前發(fā)展的趨勢(shì),更何談與其他國家甚至發(fā)達(dá)國家競(jìng)爭呢?國內(nèi)也有一些跨國公司從事生產(chǎn)電子信息技術(shù)產(chǎn)品,無論從質(zhì)量上還是外觀上進(jìn)行分析,都處于逐漸發(fā)展的趨勢(shì),同時(shí)也擁有相當(dāng)滿意的經(jīng)濟(jì)效益。因此,對(duì)于我國的電子信息技術(shù),如果一些公司已經(jīng)具有了一定的規(guī)模,應(yīng)該繼續(xù)擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模。隨著大眾對(duì)電子產(chǎn)品越來越大的需求量,我國的電子信息技術(shù)行業(yè)將會(huì)向規(guī)?;蛡€(gè)性化發(fā)展。
結(jié)語
綜上所述,計(jì)算機(jī)電子信息技術(shù)在工程管理中的應(yīng)用十分的必要,需要加大對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和工程管理的探究,不斷促進(jìn)工程管理的發(fā)展,為我國的現(xiàn)代化建設(shè)做出更大的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn):
[1]呂妍,劉剛芬.淺析電子信息在工程造價(jià)管理中的應(yīng)用分析[J].科技信息,2014,09:58.