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機關庫房管理制度范文第1篇

大庫房管理模式的優(yōu)勢

大庫房管理使實現(xiàn)醫(yī)院物資管理物流化成為現(xiàn)實如果醫(yī)院物流不解決好，醫(yī)藥整個大物流的成效會很低［10］。我院實施了包括固定資產(chǎn)類、醫(yī)療物資類、通用物資類、低值易耗品等在內(nèi)的所有物資信息化管理。實現(xiàn)臨床業(yè)務部門與后勤服務部門之間的業(yè)務交互，并實現(xiàn)流程透明性和可監(jiān)督性，數(shù)據(jù)的信息化采集，使醫(yī)院－供應商、醫(yī)院－科室的區(qū)域化物資流轉(zhuǎn)得以實現(xiàn)。如網(wǎng)上科室物資請領軟件及物資管理軟件的使用，實現(xiàn)了以方便科室工作入手，針對醫(yī)院各級庫房(一級庫:如庫管科、醫(yī)工科;二級庫:如信息科、供應室)的庫存物資，科室通過口令登錄后可從各庫房依需求選擇領用物資，并可自動查詢統(tǒng)計請領情況，方便了科室負責人對本科室各項物資成本明細進行統(tǒng)計分析，同時為醫(yī)院管理層對各科室成本核算進行績效分配提供數(shù)據(jù)依據(jù)［11］。采管分離與大庫房管理相對應，我院推行了大采購管理，即所有的醫(yī)院物資采購只有一個入口，避免了以往多口管理出現(xiàn)的重復采購現(xiàn)象，有效避免了浪費;更加明確了職責范圍，避免相互推諉［12］。目前大采購與大庫管模式的實行，實現(xiàn)了物資信息資源共享，利于在全院范圍內(nèi)統(tǒng)一調(diào)配物資，避免積壓浪費及不必要的物資添置。大庫房管理實現(xiàn)了醫(yī)院物資閉環(huán)管理在醫(yī)院的大采購、大庫房管理模式下，在辦公自動化軟件中設置了物資流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的流程管理［13］，醫(yī)院物資從采購、供給、使用、管理(維護、報廢)全程均有專人負責，使物資流轉(zhuǎn)透明化、自動化、信息化，實現(xiàn)了物資閉環(huán)管理。目前，藥品、高值耗材已實行閉環(huán)管理到患者，其他物資實行閉環(huán)管理到使用科室。大庫房管理利于醫(yī)院物資盤點制度的實施醫(yī)院物資種類繁雜，各管理部門錯綜紛雜，使醫(yī)院物資盤點成為難題［14］。醫(yī)院實行大庫房管理以來，首先完善了醫(yī)院物資盤點制度，并組織實施物資盤點工作，摸清醫(yī)院物資底數(shù)，為下一步物資采購提供了依據(jù)。同時，強化了各級監(jiān)管職能，提高了各部門成本控制意識，避免物資積壓浪費，全面發(fā)揮物資應有的效能。大庫房管理使機關工作更加貼近臨床庫管科與物資使用部門的一站式溝通，可及時解決物資使用中出現(xiàn)的問題及需改進的方面，提高了機關為臨床科室解決問題的能力，更好地服務于臨床工作。

急需解決的問題

機關庫房管理制度范文第2篇

（一）提高認識，取得領導工作支持

檔案是人類活動的記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預見未來。首先，自己能夠全面、正確認識房產(chǎn)檔案管理在房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理中的重要地位和作用。認識到房產(chǎn)檔案是房屋權(quán)屬登記活動中形成的有保存價值的歷史記錄，也是房屋確權(quán)的重要依據(jù)。加強房產(chǎn)檔案管理，直接關系到依法保護權(quán)利人的合法權(quán)益，關系到房產(chǎn)登記發(fā)證機關行政行為的合法性、有效性和權(quán)威性。檔案標準化管理是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在動力。近年來，城市建設、舊城改造、司法訴訟等一系列活動，對房產(chǎn)檔案及其管理工作提出了新的、更高的要求。因此，為了切實貫徹建設部《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》和省、市建設局有關文件精神，自己千方百計取得上級領導的支持，上下左右都重視這項工作，采取切實措施，加大管理力度。在檔案管理的硬件建設上，我們還先后投入萬元按照檔案管理工作的要求配置了平方米的檔案密集柜，購買了檔案專用電腦、激光打印機、激光復印機、電腦傳真機和攝錄一體機、數(shù)碼照相機等先進儀器設備，同時，在進行網(wǎng)絡改造時，也為我室安裝了網(wǎng)線，為我們房產(chǎn)檔案信息化管理進一步創(chuàng)造了必要的條件。

（二）夯實基礎，做好檔案收集整理

沒有規(guī)矩，不成方圓。建立健全房產(chǎn)檔案管理制度，是日常管理的需要。在檔案管理制度建設中我們按照市檔案局及市房管局的規(guī)定結(jié)合自身情況實際情況，分別制定了《檔案員職責》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》和聲像材料立卷歸檔制度》以及《實物歸檔制度》等規(guī)章制度。同時還制定了各門類檔案的分類方案和保管期限表，使公司檔案管理工作基本實現(xiàn)了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、標準化。

同時，為了提高檔案管理的工作效率，我們按照市檔案局的要求和規(guī)定來完成檔案的收集、整理、鑒定及統(tǒng)計工作，在檔案收集管理中我們按照規(guī)定將基本資料、上級下發(fā)文件、公司上報文件及各部室、車間的有留存價值的檔案資料進行了積極主動的收集和征集，對收集到的檔案資料全部作到認真整理、裝訂入庫。保證了檔案資料的完整準確、系統(tǒng)及時。

在檔案的整理工作中我們按照規(guī)定對檔案立卷要求進行了組卷和編目，建立了檔案管理統(tǒng)計臺帳，對檔案室內(nèi)的設備，各類檔案數(shù)量，檔案利用情況進行了統(tǒng)計和登記，通過認真作好檔案管理的基礎性工作提高了檔案管理的工作效率的同時也提高了檔案管理的質(zhì)量。在檔案鑒定、統(tǒng)計中我們按照規(guī)定對所有檔案資料按照標準進行了重新鑒定，目前檔案室以收集到有保存價值的檔案資料文書檔案份，其中永久檔案份、長期檔案份、短期檔案份。

（三）一絲不茍，嚴格執(zhí)行檔案管理。

制度的建立健全重要，把制度落到實處更重要。自己在工作實踐中，不斷提高對工作制度的執(zhí)行力。鑒于房屋產(chǎn)權(quán)管理和產(chǎn)籍管理密不可分，實行“一體化”管理模式。根據(jù)《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》的有關規(guī)定和實際需要，我們房管所設房產(chǎn)檔案管理機構(gòu)，配備專職檔案管理人員和符合規(guī)范要求的專用庫房，自己并參與制訂和完善了各項房產(chǎn)檔案管理制度。在執(zhí)行制度的過程中，自己嚴格按照制度規(guī)定，從不馬虎大意，認真開展檔案管理“升級達標”活動。目前，我們所的房產(chǎn)檔案管理“升級達標”已列為房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理創(chuàng)全國先進單位、標兵單位的重要考核內(nèi)容之一，爭取在1-3年內(nèi)，達到省三級以上檔案管理單位的標準。

（四）安全防范，促進管理規(guī)范上臺階

檔案管理，安全第一。加強檔案庫房管理，是房產(chǎn)檔案管理的核心內(nèi)容。認真做好庫房的安全防范工作，上下班按時做好溫濕度記錄，熟練掌握各類設備性能的操作方法，嚴格執(zhí)行設備操作規(guī)程，按時進行設備維修保養(yǎng)，庫房內(nèi)實行了專人管理，經(jīng)常檢查所管設備是否完好，離開庫房及時關門落鎖,關閉電源，做到24小時有人值班，并專門做了一塊安全標語牌掛在辦公室門口時刻提醒全室員工注意安全防范工作：見到事故隱患向上級領導反映一聲；見到危險作業(yè)互相提醒一聲；見到不符合安全規(guī)定行為勸阻一聲。設置了獨立的綜合檔案室和檔案人員辦公室，安裝了鐵門、防盜窗、窗簾、配備了滅火器、溫濕器使檔案室達到了防盜、防光、防火、防潮、防高溫、防塵、防鼠、防蟲的“八放”要求，做到警種長鳴，寧可千日無事故，不可一日不防范，確保萬無一失。

（五）提高素質(zhì)，適應工作形勢需要

在積極參加房產(chǎn)檔案管理業(yè)務培訓工作的基礎上，自己長期堅持自學檔案專業(yè)，先后參加與的學習，鉆研了理論書籍，通過系統(tǒng)學習，使自己的理論水平與操作技能不斷提高，能夠基本適應市場經(jīng)濟形勢下檔案管理的需要。當然，學無止境，自己按照規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化管理的要求，還有一定的差距，仍然需要百尺竿頭，更進一步。

二、工作中的不足和今后打算

1、加大專業(yè)學習力度，不斷提高自己的業(yè)務素質(zhì)。

機關庫房管理制度范文第3篇

關鍵詞：檔案保密

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

一、做好檔案保管過程中的保密工作

（一）檔案保密工作中的庫房管理是檔案保密的重點

從總體上講，檔案庫房應按照國家有關規(guī)定單獨興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設在機關辦公樓內(nèi)。應注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內(nèi)。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

（二）做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作

確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項在一定時間內(nèi)，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內(nèi)，受國家有關保密法律、法規(guī)的保護，產(chǎn)生法律效力的時限。

（三）檔案情況的變化

檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化的?；咀兓巧?、降密、解密。其中升密是極少數(shù)的，也是暫時的；大多數(shù)的，總的趨勢是降密，直至解密。其變化原因有三：一是保密范圍的變化；二是密級文件作用的變化，原來的密級文件指導作用與現(xiàn)在工作不相適應，為此立檔單位廢掉了此類文件，密級自然消除了。三是保密時限的變化。原館室所存檔案文件，只標有密級而沒有保密時限，多數(shù)都是超期服役。

（四）做好檔案密級的調(diào)整工作

1、在廣泛宣傳、提高認識、大力協(xié)調(diào)的基礎上，重點解決好兩個問題：一要嚴格執(zhí)行解密劃控的時間標準、有關內(nèi)容標準及保密規(guī)范標準，做到有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必糾。二要主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導，齊心協(xié)力搞好檔案文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步搞好規(guī)范化、標準化和檔案建設奠定基礎。

2、要建立起法制的新秩序。對檔案的變化調(diào)整，不僅要立足于當前的實際工作，還要著眼于長遠。，應建立以下三個制度：一是建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；二是建立調(diào)密通知單制度，對保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級文件，要下發(fā)通知單告知檔案館室，以便銜接工作，及時掌握，適時變動；三是建立檔案接收標準制度，加強檔案的規(guī)范化建設。

3、要加強檔案的科學管理。對密級文件特別是絕密文件應當單份盒裝保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題，堵塞過去那種因混卷在提供利用中造成機密擴散的漏洞，以及檔案文件分散不集中，日后調(diào)密不便的問題。同時，要按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄或卡片，建立文件統(tǒng)計臺帳和存放地點索引，為科學的管理，準確的掌握，有效的保密，及時的提供創(chuàng)造條件。

二、做好檔案利用過程中的保密工作

（一）做好檔案利用中的監(jiān)督工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個方面實施：

1、制度建設。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。

2、隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。

3、監(jiān)督措施。在利用中，要根據(jù)不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。

（二）正確處理好檔案保密與利用的關系

由檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足而產(chǎn)生的一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。

三、進一步做好檔案開放中的保密工作

在開放檔案為社會各界所利用的同時，應當做好相應的保密工作。

1、做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，其主要任務是科學而準確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對這項工作可以分三步進行：一是初審，檔案館工作人員根據(jù)標準，對開放期限內(nèi)的檔案逐件進行審查，初步判定開放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業(yè)務能力的同志，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關領導，根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放與否。

2、做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開文件進行管理。

3、做好檔案開放前的基礎工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎工作，即：

（1）提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。利用原有基礎，進行系統(tǒng)整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。

（2）建立健全檔號。要適應開放后檢索與管理的要求。

機關庫房管理制度范文第4篇

保密工作是檔案保管利用工作的重要環(huán)節(jié),是保證檔案在利用過程中安全的必要手段,二者具有相輔相成、良性互動的關系,現(xiàn)就當前新形勢下加強保密工作的新思路、新舉措和新方法談一下檔案保管利用過程中的保密工作自己的粗淺認識。

一、積極做好檔案保管利用過程中公文管理與保密工作

在檔案保管利用過程中公文管理與保密,是機關文檔管理的一項重要工作。做好公文管理與保密,對于促進機關工作,確保公文的有效運轉(zhuǎn),提高機關工作效率,具有十分重要的意義。

二、提高檔案保管工作人員的職責和素養(yǎng),加強保密意識

1.檔案管理人員的職責。檔案管理人員的職責,就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務,也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞,就是使檔案保管得完好無損,不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案,要及時搶救。不丟,就是使檔案絕對安全,不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊,不僅保證檔案實體安全,也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散,就是要求檔案的保管相對集中,不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便,甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂,就是要求檔案保管工作有條不紊,檔案排架整齊規(guī)范,有規(guī)可循,有目可查。

2.檔案管理人員的素養(yǎng)。(1)檔案管理人員要具備較高的政治思想品德和職業(yè)道德,認真執(zhí)行黨和國家的方針、政策?？陀^地、辯證地、全面地研究和分析工作中存在的問題,維護歷史的真實面目,懂得黨的路線、方針、政策及黨和國家關于檔案、保密工作的方針、路線、政策、法律和法規(guī)。(2)檔案專業(yè)人員要有一定的檔案基礎理論和專業(yè)知識。檔案是歷史的真實記錄,是極為豐富的知識資源,其內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟、外交、科學等廣泛的領域;其知識涉及文、史、哲、數(shù)、理、天、地等各個方面。要管好這些檔案。我們需要具有廣博的科學文化知識和現(xiàn)代科學管理知識,要具有一定的古漢語、現(xiàn)代漢語和外事知識、一般法律知識和一定歷史知識,在當今信息社會里更要有一定的計算機知識等。還要有一定的檔案基礎理論和專業(yè)知識。(3)檔案管理人員要具備較好的身體素質(zhì)。 一直以來,人們對檔案工作的認識始終存在誤差和偏見,認為它是“老、弱、病、殘”做的事情。其實,恰恰相反,檔案工作既有腦力勞動,又有體力勞動,工作艱辛而又煩瑣,細致而又嚴格,常年不懈,周而復始,沒有健康的身體和旺盛精力是根本無法勝任檔案工作的。所以,身體健康、精力充沛、思維敏捷是一個檔案人員所必備的條件。(4)加強檔案管理人員的保密意識。就是要維護檔案的完整與安全,因此必須有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識。要通過培訓手段來增強檔案管理人員的法制意識和保密意識。

三、做好檔案利用中的監(jiān)督工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施,它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為,從而做到既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全。具體說來,檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個方面實施:

1.制度建設。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據(jù)實際情況,對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規(guī)定不同的審批手續(xù),使提供利用工作有章可循,在大力開展檔案利用工作的同時,確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應嚴密而簡明,便于執(zhí)行,并在實踐中認真加以總結(jié),不斷充實和完善。

2.隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案管理人員,是利用制度的直接貫徹者,對檔案的安全負有直接責任,必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì),要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神,熱愛檔案和檔案事業(yè);二是業(yè)務素質(zhì),要具備專業(yè)知識,熟悉所保管的檔案內(nèi)容,熟悉檔案法規(guī);三是文化素質(zhì),要有較高的文化知識,能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題,從中掌握利用工作的規(guī)律。此外,還要有敏銳的工作能力和觀察能力,善于做利用者的工作,能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

3.監(jiān)督措施。在利用中,要根據(jù)不同的利用對象的不同目的,掌握其心理和思想動機,加強重點監(jiān)護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者,要防止偷撕或涂改檔案;對一些平時養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者,要及時提醒。做好利用監(jiān)督,還要做到三勤:一是嘴勤,勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定,勤與利用者交談,掌握其利用目的與動機;二是眼勤,勤觀察動態(tài),置每個利用者于視覺之中;三是手勤腦勤,勤分析利用者的情況和利用效果,勤檢查被利用的案卷,勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前,仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件,發(fā)現(xiàn)問題及時查處,并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為,應及時報告有關領導,以便及時查處,挽回損失。

機關庫房管理制度范文第5篇

近幾年，筆者每年組織本單位保衛(wèi)部門、總務部門、物業(yè)管理部門和消防、電視監(jiān)視、空調(diào)等系統(tǒng)維保單位進行火災仿真演練。演練開始，庫房火災信號發(fā)送到中控室，中控室和庫房警鈴響成—片，值班員“打破”中控室玻璃面板取出相應庫房鑰匙，跑到庫房門外開庫房大門，卻怎么也打不開庫房門，而使用庫房管理人員保管的鑰匙，馬上就打開了庫房門。即使后面的消防演練再順利，“滅火”再成功，也無法彌補拿錯鑰匙耽誤的十幾分鐘，給檔案帶來的損失也將會是巨大的和無法彌補的。

演練結(jié)束后，使用保衛(wèi)部門封存的鑰匙再次開啟庫房門發(fā)現(xiàn)，極個別的庫房鑰匙也無法開啟所對應的庫房門，這種情況引起了領導和相關部門的高度重視。經(jīng)過認真分析和查找工作記錄發(fā)現(xiàn)，由于個別庫房門鎖經(jīng)過長期使用出現(xiàn)鎖芯故障，庫房管理人員通知物業(yè)部門工人更換鎖芯，庫房門鎖修好后新鑰匙交給庫房管理部門的職工，而這名職工并不知道將門鎖的其他鑰匙交給保衛(wèi)部門和中控室管理人員，或者只交給了保衛(wèi)部門而沒有交給中控室管理人員，造成“火災”發(fā)生后真正要使用鑰匙的值班人員無法進入庫房。也就是“火災”發(fā)生在上班時間，還可以找到庫房管理人員拿到鑰匙開門，如果“火災”發(fā)生在周末，將會給庫房中的檔案帶來滅頂之災。

由于門鎖損壞或者鑰匙沒在現(xiàn)場無法開門所引起的災難并不鮮見。2011年11月13日晚9時許，北京市大興區(qū)舊宮鎮(zhèn)一座大型庫房發(fā)生火災，火災的過火面積約800平方米，火災是由于庫房內(nèi)電線短路起火并迅速蔓延，救火車很快就趕到現(xiàn)場，但是現(xiàn)場工人都沒有庫房鑰匙，30多輛救火車只能從庫房四周和屋頂滅火。截至第二天凌晨3時30分，大火持續(xù)燃燒了約6個小時后終于被徹底撲滅。消防部門出動了7個中隊的近40輛消防車、220余名消防官兵趕赴現(xiàn)場參與滅火。由于庫房內(nèi)保存的是十幾家服裝廣、印刷廣、家具廠等易燃的貨物，雖然沒有人員傷亡，但是經(jīng)濟損失慘重。

所以，檔案庫房門鎖和鑰匙必須保持匹配，這樣，在庫房發(fā)生火災等特殊情況時，相關人員才能夠及時進入庫房確認火情，做出正確處理。要做到這一點，筆者認為應該注意以下幾點：

1.檔案庫房管理制度中明確規(guī)定庫房鑰匙由專職庫房管理人員負責保管，不得轉(zhuǎn)借他人。非檔案館人員禁止進入庫房。專職庫房管理人員因出差、休假、生病等情況，應該經(jīng)過領導同意更換庫房管理人員，同時記錄工作日志。庫房鎖具由于各種原因損壞需要更換，應該經(jīng)過主管領導同意并報保衛(wèi)部門備案，由保衛(wèi)部門牽頭維修、保養(yǎng)或更換庫房鎖具。

2.庫房管理人員上崗前必須經(jīng)過嚴格的崗前培訓，熟記庫房管理流程。保衛(wèi)部門做好庫房安全宣傳工作，并且經(jīng)常到庫房檢查鎖具等各種設備設施的正常使用。

3.中控室管理人員定期和不定期地檢查庫房門鎖，并檢驗鑰匙是否能夠順暢地打開相應的庫房門。

《檔案館建設標準》第三十七條規(guī)定，檔案館建筑應設置門禁、報警、監(jiān)視監(jiān)控等安防系統(tǒng)。筆者建議，新建檔案館或檔案館庫房需要改造，如果經(jīng)費和施工條件許可，庫房安裝電子門禁系統(tǒng)，這樣就能從根本上杜絕上述必須用鑰匙開門所帶來的安全隱患。在注重安全、防恐和防盜的今天，工作人員進出一些重要機關、博物館、檔案館、科研實驗室以及關系到國計民生的公用事業(yè)單位的控制中心、民航機場等場所，門禁系統(tǒng)都給予進出授權(quán)控制。門禁系統(tǒng)作為高科技安全設施，近幾年在國內(nèi)得到廣泛的普及。在現(xiàn)代化智能檔案館建筑中，門禁系統(tǒng)不僅起到提升檔案庫房智能化程度的作用，同時更是檔案館建筑安全防范系統(tǒng)的重要組成部分。

門禁系統(tǒng)按照識別方式劃分為磁卡式門禁、生物識別門禁。生物識別門禁包括指紋識別門禁、掌紋識別門禁、人臉識別門禁和虹膜識別門禁等。

磁卡式門禁系統(tǒng)

該系統(tǒng)由識讀部分、傳輸部分、管理/控制部分和執(zhí)行部分以及相應的系統(tǒng)軟件組成，一般包括讀卡器、控制器、電磁鎖、出門按鈕、卡片和計算機等。當一個有效的感應卡在讀卡器的有效范圍內(nèi)晃動時，卡內(nèi)線圈在“激發(fā)信號”的感應下產(chǎn)生微弱的電流，作為卡內(nèi)集成電路的電源，而卡內(nèi)集成電路芯片貯存有輸入的數(shù)字辨識碼及發(fā)卡時所寫入的用戶信息。卡內(nèi)電路在收到激發(fā)信號后，將卡內(nèi)所有信息反饋給讀卡器，讀卡器再傳送給現(xiàn)場控制器，現(xiàn)場控制器通過比較和處理，并對執(zhí)行裝置（電鎖）發(fā)出指令。磁卡式門禁系統(tǒng)包括：

1.單向感應式（讀卡器+控制器+出門按鈕+電鎖）

使用者在門外出示經(jīng)過授權(quán)的感應卡，經(jīng)讀卡器識別確認合法身份后，控制器驅(qū)動電鎖開門放行，同時記錄進門時間。出門則按開門按鈕直接外出。這種方式適用于安全級別一般的環(huán)境，可以有效地防止外來人員的非法進入，是最常用的管理模式。

2.雙向感應式（讀卡器+控制器+讀卡器+電鎖）

與單向感應式門禁的區(qū)別在于使用者離開庫房時，在門內(nèi)同樣要出示經(jīng)過授權(quán)的感應卡，經(jīng)讀卡器識別確認合法身份后，控制器驅(qū)動電鎖開門放行，同時記錄出門時間。這種方式適用于安全級別較高的環(huán)境，不但可以有效地防止外來人員的非法進入，而且可以查詢最后一個離開庫房的人，便于特定時期（例如失竊時）落實責任，提供證據(jù)。

3.磁卡+密碼式

這種方式的門禁是在雙向感應式門禁的基礎上，另外須輸入密碼，經(jīng)主控微機校驗后，方可進入庫房。這樣做適用于安全性更高的場合，即使磁卡被他人揀到也無法進入庫房。密碼是個性化的密碼，即一人一密碼。另外系統(tǒng)還可以方便地、靈活地進行模式設置，例如對于同一個門，有些人必須刷卡+密碼才允許進入，有些人只需刷卡就可以進入，有些人輸入密碼即可放行。

生物識別門禁

誕生于20世紀70年代末期的生物識別技術，是應用電子學、生物學、生物統(tǒng)計學的原理，以人體的生理特性作為辨別條件，通過圖像、頻率等特征點的比較，以確定被檢驗人員的身份。生物識別技術的出現(xiàn)，逐漸取代了“認卡不認人”的感應式磁卡，因此更加具有發(fā)展前景。

1.指紋識別門禁

指紋門禁系統(tǒng)在各行業(yè)運用非常普遍，是目前使用最多的門禁系統(tǒng)，有效解決了庫房管理人員出入需帶鑰匙開門等繁雜工作，提高了辦事效率，規(guī)范了出入庫房制度，消除了安全隱患。指紋識別門禁還可以選配感應卡驗證功能，比如指紋+密碼，指紋+感應卡等，用戶可以根據(jù)實際情況選用。目前，國內(nèi)指紋門禁生產(chǎn)廠家已經(jīng)開發(fā)出真皮指紋驗證技術，該技術專門探測具有生命的內(nèi)層皮膚，對沒有生命的人造材料制作的指模有很好的鑒別能力，是真正的指紋門禁。

2.掌紋識別門禁

掌紋識別門禁是以手掌的三維特征為判斷依據(jù)，在掌形儀的內(nèi)部自動對手掌進行紅外掃描，將手掌的俯視圖、側(cè)視圖及每個手指的長度、寬度、厚度、指關節(jié)位置等特征點記錄下來。每個人手掌的三維特征具有唯一性，數(shù)據(jù)庫將每個人的手掌以32000個信息點圖像構(gòu)成的手掌的部分特征，通過數(shù)據(jù)壓縮，把手掌的圖像縮小，作為用戶標準模板貯存起來。以后每次伸入手掌，掌形儀通過建立用戶手型的數(shù)字化模塊，再與記憶體中的模板進行比較，吻合則通過，反之則為非法。

3.人臉識別門禁

人臉識別門禁作為生物識別技術的應用，現(xiàn)在技術已經(jīng)相當成熟。人臉識別作為生物特征識別技術中最為直觀的一種識別方法，具有簡便、衛(wèi)生、準確、不可替代、不可被盜用以及擴展性能良好等其他識別技術不可比擬的優(yōu)勢。人臉識別門禁管理系統(tǒng)是通過人臉識別門禁一體機捕捉使用者的人臉信息，并將捕捉到的人臉信息與系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中預先錄入的人臉照片模板進行快速比對，從而識別每張人臉的身份。如果與已授權(quán)用戶匹配，則比對成功，系統(tǒng)發(fā)出開門指令。如今人臉識別門禁系統(tǒng)已經(jīng)運用到檔案館庫房，為實現(xiàn)平安檔案館做出了技術保障。

4.虹膜識別門禁