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檔案綜合管理分類方案范文第1篇

二十世紀(jì)八十年代末期開(kāi)始，按照國(guó)家、省檔案局的有關(guān)規(guī)定，市縣檔案行政主管機(jī)關(guān)以開(kāi)展檔案目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)活動(dòng)為主要手段，督促指導(dǎo)各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在加強(qiáng)檔案行政管理、規(guī)范檔案業(yè)務(wù)、改善保管條件、開(kāi)發(fā)檔案利用等方面進(jìn)行整改提高，實(shí)現(xiàn)檔案室工作的規(guī)范化、制度化建

設(shè)。多年來(lái)，經(jīng)檔案行政主管機(jī)關(guān)和有關(guān)市縣級(jí)單位的共同努力，大多數(shù)單位通過(guò)了檔案目標(biāo)管理等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，全面提高了機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案綜合管理水平，形成積累了一大批保存價(jià)值大、整理質(zhì)量好的檔案資源，為檔案館豐富館藏并順利接收檔案奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

然而，我們也應(yīng)清醒的看到，近年來(lái)，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作的鞏固發(fā)展情況并不令人樂(lè)觀。從臨滄市、縣級(jí)單位檔案工作現(xiàn)狀看，新情況不斷發(fā)生，老問(wèn)題又恢復(fù)重現(xiàn)，新老問(wèn)題交織在一起，給檔案室工作的向前發(fā)展造成了嚴(yán)重障礙。主要表現(xiàn)在：少數(shù)單位檔案法制意識(shí)淡薄，不依法履職的現(xiàn)象在一定范圍內(nèi)不同程度存在，檔案管理混亂的落后狀況得不到及時(shí)改變；部分單位檔案目標(biāo)管理達(dá)等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)成果不能鞏固發(fā)展，檔案業(yè)務(wù)建設(shè)出現(xiàn)倒退，不能按時(shí)完成年度歸檔，檔案室工作年度考核檢查僅為基本合格或不合格；新領(lǐng)域、新單位的組織者或當(dāng)事人，不明白怎樣建立并開(kāi)展檔案工作，單位成立初期，文件材料收集不齊，檔案管理混亂現(xiàn)象較普遍；一些單位隨著機(jī)構(gòu)、人員的調(diào)整變更，沒(méi)有及時(shí)配備檔案人員，檔案工作出現(xiàn)了斷層現(xiàn)象。

針對(duì)上述存在問(wèn)題，究其原因可能很多，但歸結(jié)起來(lái)，主要還是不了解掌握開(kāi)展檔案工作的基本途徑，沒(méi)有堅(jiān)持依法治檔，無(wú)章可循，無(wú)徑可行而造成的。突出表現(xiàn)在責(zé)任不落實(shí)，無(wú)人具體管；任務(wù)不明確，不知怎么做；檔案專業(yè)技能欠缺，做不好。因此，把握開(kāi)展檔案工作基本途徑，堅(jiān)持依法管理，認(rèn)真做好檔案室工作是對(duì)各立檔單位的客觀要求。

二、做好市縣級(jí)單位檔案工作的基本途徑

確保市縣級(jí)單位檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，涉及的具體工作內(nèi)容雖然很多，但是，萬(wàn)變不離其宗，只要牢牢把握住開(kāi)展檔案工作的基本途徑，其他問(wèn)題就能迎刃而解，抓住了關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案室工作就會(huì)得到鞏固發(fā)展。經(jīng)多年的工作實(shí)踐總結(jié)，筆者認(rèn)為，做好各單位檔案室工作的基本途徑就是：建立健全檔案工作體制，堅(jiān)持依法辦事；明確職責(zé)任務(wù)，切實(shí)履行職責(zé)；掌握業(yè)務(wù)技能，規(guī)范檔案管理。

（一）、健全檔案工作體制，堅(jiān)持依法辦事

建立健全機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作體制，形成開(kāi)展工作的有效運(yùn)行機(jī)制，提供堅(jiān)強(qiáng)組織保證，是做好檔案工作的根本前提。當(dāng)前一些單位檔案工作不能正常開(kāi)展，最關(guān)鍵的一點(diǎn)，就是隨著單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員的變更，檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員沒(méi)有及時(shí)調(diào)整充實(shí)，出現(xiàn)了無(wú)人管的不良狀況。綜合檔案室形同虛設(shè)，發(fā)揮不了職能作用。各級(jí)各立檔單位必須提高檔案法制意識(shí)，依照檔案法律法規(guī)，健全完善檔案工作管理體制，保證檔案工作依法開(kāi)展。

《中華人民共和國(guó)檔案法》、《云南省檔案條例》都明確規(guī)定：國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)和配備檔案人員，負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，并對(duì)下屬單位的檔案工作實(shí)施監(jiān)督指導(dǎo)。健全機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作體制，實(shí)質(zhì)上就是成立檔案工作機(jī)構(gòu)，明確檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)分管，有專人具體負(fù)責(zé)，這種管理體制的形式，就是要成立并健全各單位的綜合檔案室，發(fā)揮其管理職能作用。多年檔案工作實(shí)踐告訴我們，在各立檔單位內(nèi)成立綜合檔案室，明確單位分管領(lǐng)導(dǎo)，確定綜合檔案室主任和檔案人員，并根據(jù)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)情況配備兼職檔案人員，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，是符合當(dāng)前檔案室工作實(shí)際的。綜合檔案室負(fù)有集中統(tǒng)一管理本單位檔案和監(jiān)督指導(dǎo)所屬單位檔案工作雙重職能，既要對(duì)本單位全部檔案實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。又要切實(shí)監(jiān)督指導(dǎo)好下屬單位的檔案工作。

在健全檔案工作體制的基礎(chǔ)上，要堅(jiān)持依法管理，實(shí)現(xiàn)檔案工作的“有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)、違法必糾”，用法制保障檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。各單位堅(jiān)持依法管理檔案工作，主要是體現(xiàn)在制定并認(rèn)真執(zhí)行檔案工作制度，用制度保證各項(xiàng)具體任務(wù)的順利完成。一般機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，應(yīng)建立并落實(shí)好檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員崗位職責(zé)、檔案工作綜合管理辦法、文書處理、歸檔文件整理、檔案保管、保密、利用、鑒定銷毀等制度。

（二）、明確職責(zé)任務(wù)，切實(shí)履行職責(zé)

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》和《云南省檔案條例》有關(guān)規(guī)定，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案機(jī)構(gòu)履行下列職責(zé)：“貫徹執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)和國(guó)家有關(guān)方針政策，建立健全本單位的檔案工作規(guī)章制度；指導(dǎo)本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作；統(tǒng)一管理本單位的檔案，并按照規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案；監(jiān)督指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作?！眹?guó)家對(duì)各級(jí)各立檔單位的檔案工作法定職責(zé)是十分明確的，關(guān)鍵是要認(rèn)識(shí)到位，依法履職。

按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位要進(jìn)一步明確在檔案管理方面的職責(zé)任務(wù)，增強(qiáng)責(zé)任心和使命感，尤其是要制定出檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員的具體職責(zé)任務(wù)，便于監(jiān)督、檢查、落實(shí)。首先要明確單位分管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)，主要從加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納入 計(jì)劃和議事日程，創(chuàng)造工作條件，督促檢查落實(shí)上加以規(guī)定。其次要明確綜合檔案室主任的職責(zé)，主要從組織學(xué)習(xí)檔案法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，督促收集歸檔工作，對(duì)本單位檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度等進(jìn)行規(guī)定。第三是要明確檔案人員的職責(zé)，主要從統(tǒng)一管理本單位全部檔案，統(tǒng)一檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，組織開(kāi)展各類檔案的歸檔整理，確保歸檔質(zhì)量，業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范化、積極提供利用等進(jìn)行規(guī)定。只有任務(wù)明確，職責(zé)分明，檔案管理網(wǎng)絡(luò)各崗位人員各負(fù)其責(zé)，認(rèn)真履職，按制度辦事，才能保證檔案工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

（三）、掌握業(yè)務(wù)技能，規(guī)范檔案管理

市縣級(jí)單位在健全工作體制，明確職責(zé)任務(wù)的基礎(chǔ)上，關(guān)鍵就看檔案專兼職人員是否熟練掌握檔案專業(yè)技能，結(jié)合單位實(shí)際，切實(shí)做好各類檔案的收集歸檔和保管利用工作。從邊疆民族地區(qū)市縣級(jí)單位實(shí)際出發(fā)，面對(duì)檔案專兼職干部新手多，業(yè)務(wù)生疏，開(kāi)展檔案工作難度大的狀況，綜合檔案室檔案人員，在學(xué)習(xí)掌握檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，應(yīng)把握并做好三個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵工作。

1、制定好全宗內(nèi)檔案實(shí)體分類與保管期限劃分方案。樹(shù)立起統(tǒng)一管理全宗內(nèi)各類檔案的觀念，結(jié)合單位實(shí)際制定出一個(gè)科學(xué)、適用的檔案分類及保管期限劃分方案，規(guī)范全宗內(nèi)各類檔案實(shí)體的歸檔整理。綜合檔案室檔案人員首先要了解掌握全宗檔案的構(gòu)成情況，分清檔案門類、明確歸檔范圍、正確判定歸檔文件保管期限。其次要制定出檔案分類及保管期限劃分方案，基本方法是：

第一，分清檔案門類。就市縣級(jí)單位一般情況看，檔案門類主要有：文書、會(huì)計(jì)、科技（基建）、音像、實(shí)物、職工檔案。少數(shù)單位還有專業(yè)（業(yè)務(wù)）檔案。第二，對(duì)每一門類檔案進(jìn)行分類，合理設(shè)置類目。比如有的單位就把文書檔案分為綜合類、組織人事類、業(yè)務(wù)類（體現(xiàn)主要職能特點(diǎn)的類別）。第三，確定基本歸檔范圍條款，在每一門類檔案的類目之下，細(xì)分出歸檔范圍條款。第四，對(duì)歸檔范圍的文件劃定參考保管期限。把檔案門類、類目、歸檔范圍條款、保管期限等項(xiàng)目?jī)?nèi)容以表格形式制作出來(lái)，就形成了檔案分類及保管期限劃分方案。示例：

某單位檔案分類及保管期限劃分方案

檔案

門類

類目

歸檔范圍條款

保管

期限

一

文

書

檔

案

┊

略

綜

合

類

┊

略

1.本單位年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)表。

2.本系統(tǒng)下屬單位年度工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)表、重要報(bào)告。

3．有關(guān)行政主管機(jī)關(guān)普發(fā)的就業(yè)、勞動(dòng)保障、獎(jiǎng)懲、工資政策規(guī)定。

┊

略

永久

長(zhǎng)期

短期

二

會(huì)

計(jì)

檔

案

┊

略

會(huì)

計(jì)

憑

證

類

┊

略

1.本單位會(huì)計(jì)原始憑證、計(jì)帳憑證、傳票匯總表。

┊

略

15年

一個(gè)立檔單位的檔案分類及保管期限劃分方案，是指導(dǎo)并規(guī)范本單位各類檔案歸檔整理的重要業(yè)務(wù)文件，它能使檔案人員在從事檔案工作時(shí)，一目了然的進(jìn)行對(duì)號(hào)入座的歸檔整理，便于較好地把握歸類合理、范圍清楚、期限判定準(zhǔn)確、確保歸檔質(zhì)量的要求，從而保持檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化建設(shè)的連續(xù)性。檔案分類與保管期限劃分，根據(jù)不同的檔案門類，國(guó)家檔案行政主管機(jī)關(guān)和專業(yè)主管機(jī)關(guān)有不同的規(guī)范要求，要結(jié)合實(shí)際選擇參照標(biāo)準(zhǔn)。值得注意的是，企業(yè)檔案分類還要參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》。

2、依照檔案分類方案和相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，開(kāi)展認(rèn)真細(xì)致的歸檔整理工作。在堅(jiān)持遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管利用原則的前提下，按照各門類檔案的具體標(biāo)準(zhǔn)和分類方案，對(duì)各類歸檔文件材料進(jìn)行收集、分類、鑒定、組件或組卷、裝訂、排列、編檔號(hào)、編目錄、裝盒、統(tǒng)計(jì)、上架等的規(guī)范化整理。檔案專兼職人員必須掌握并應(yīng)用好如下的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，即：文書檔案整理執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》；會(huì)計(jì)檔案整理執(zhí)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》；科技檔案整理執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)檔案構(gòu)成的一般要求》；音像檔案整理執(zhí)行《照片檔案管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》；電子文件歸檔整理執(zhí)行《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，等等。

同時(shí)，各立檔單位上一年度文件歸檔整理，必須在下一年的6月底前完成，并向同級(jí)檔案行政主管機(jī)關(guān)報(bào)送歸檔情況。檔案室工作年度考核檢查必須達(dá)到合格。真正建立起管理科學(xué)、業(yè)務(wù)規(guī)范、保管安全、方便利用的檔案室工作。

檔案綜合管理分類方案范文第2篇

2004年5月，安徽省在和縣開(kāi)展檔案資源整合試點(diǎn)。到2005年10月，和縣交通局、建設(shè)局、房產(chǎn)局、國(guó)土資源管理局等部門先后向和縣檔案館移交了各自形成的專業(yè)檔案。同年11月30日，省委、省政府在和縣召開(kāi)檔案管理模式改革現(xiàn)場(chǎng)會(huì)，向全省推廣和縣做法。此次會(huì)議將“檔案資源整合”定名為“檔案管理模式改革” (本文統(tǒng)稱“模改”)。隨后，省委、省政府辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《安徽省檔案管理模式改革方案》 (以下簡(jiǎn)稱《方案》)。《方案》明確了改革的總體目標(biāo)，即從2006年起，用2到3年的時(shí)間，在全省范圍內(nèi)建立起“歸屬明晰、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)，門類齊全、結(jié)構(gòu)合理，管理科學(xué)、服務(wù)高效”的國(guó)家檔案資源管理新模式。圍繞這一目標(biāo)，《方案》將整合資源、創(chuàng)新體制、強(qiáng)化服務(wù)確定為改革的三項(xiàng)任務(wù)。

《方案》的實(shí)施取得了多方面成效。第一，國(guó)家綜合檔案館館藏得到豐富和優(yōu)化，從已開(kāi)展“模改”的縣(區(qū))來(lái)看，國(guó)家綜合檔案館館藏?cái)?shù)量平均增長(zhǎng)了5倍，專業(yè)檔案與文書檔案的比例由原來(lái)的1:6變成6:1。第二，檔案利用量大幅增長(zhǎng)。僅2006年，“模改”后的國(guó)家綜合檔案館接待查檔人次和提供檔案數(shù)量就分別比2005年增長(zhǎng)了4倍多和5倍多。第三，加快了國(guó)家綜合檔案館建設(shè)的步伐。專業(yè)檔案的大量進(jìn)館，促進(jìn)了國(guó)家綜合檔案館的新建、改建和擴(kuò)建工作。2005年以前，安徽全省每年新開(kāi)工建設(shè)的國(guó)家綜合檔案館不超過(guò)5座。2006年，新開(kāi)工建設(shè)的國(guó)家綜合檔案館達(dá)到10座，總建筑面積3萬(wàn)平方米，總投資3000萬(wàn)元。2007年新建檔案館數(shù)達(dá)到17座，總建筑面積近7萬(wàn)平方米，總投資9460萬(wàn)元。第四，管理成本大幅下降。專業(yè)檔案由國(guó)家綜合檔案館集中保管，改變了原來(lái)多頭建館、重復(fù)投入、重復(fù)設(shè)崗等情況，管理成本由此大幅下降。第五，管理水平顯著提高?！澳８摹焙蟮膶I(yè)檔案管理普遍實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化，杜絕了原先由散存導(dǎo)致的散失、散亂現(xiàn)象。

同時(shí)，安徽的“模改”也在全國(guó)引起強(qiáng)烈反響。過(guò)去兩年，計(jì)有30多個(gè)省、市、自治區(qū)以及副省級(jí)市、計(jì)劃單列市的檔案部門領(lǐng)導(dǎo)率員到安徽考察“模改”。甘肅等地借鑒安徽做法，開(kāi)展了頗具聲勢(shì)的檔案資源整合工作。

涉檔法律法規(guī)對(duì)于“模改”的制約

“模改”的主要目的是理順關(guān)系，確立檔案管理、利用新體制。從安徽的實(shí)踐來(lái)看，新體制的核心內(nèi)容有兩點(diǎn)：一是變專業(yè)檔案的分散保管為國(guó)家綜合檔案館的集中保管；二是變檔案行政管理上的各自為政為檔案行政部門的一家主管。前者事關(guān)物權(quán)，后者涉及職能，二者的任何變更和調(diào)整，都應(yīng)建立在法律的基礎(chǔ)上。但從目前來(lái)看，則缺少這一基礎(chǔ)。

《中華人民共和國(guó)檔案法》第八條規(guī)定：“中央和縣級(jí)以上地方各級(jí)各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案?！睂?duì)于“中央和縣級(jí)以上地方各級(jí)各類檔案館”，作為部門規(guī)章的《全國(guó)檔案館設(shè)置原則和布局方案》將其分為三類，即各級(jí)國(guó)家檔案館、部門檔案館、企事業(yè)單位檔案館。對(duì)于“各級(jí)國(guó)家檔案館”，《全國(guó)檔案館設(shè)置原則和布局方案》又將其細(xì)分為綜合檔案館和專業(yè)檔案館。同樣，經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》也明確要求“國(guó)務(wù)院所屬的各專業(yè)主管機(jī)關(guān)，根據(jù)需要建立專業(yè)檔案館，收集和保管本專業(yè)需要長(zhǎng)期和永久保存的科技檔案”。機(jī)構(gòu)是管理體制的依托，機(jī)構(gòu)形式?jīng)Q定著管理職責(zé)。檔案館的“分類”設(shè)立，由此決定了專業(yè)檔案的部門所有和分散保管。

以上是“分割”，再看“分治”。

按照《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定，檔案工作應(yīng)由檔案行政管理部門主管。但是，同樣作為法律的《中華人民共和國(guó)城鄉(xiāng)規(guī)劃法》則另有規(guī)定，即“建設(shè)單位未在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收六個(gè)月內(nèi)向城鄉(xiāng)規(guī)劃部門報(bào)送竣工驗(yàn)收資料的，由所在地城市、縣人民政府城鄉(xiāng)規(guī)劃部門責(zé)令限期補(bǔ)報(bào)；逾期不報(bào)的，處1萬(wàn)元以上5萬(wàn)元以下的罰款”。所謂“逾期不報(bào)”，用檔案界的行話來(lái)說(shuō)，就是“逾期不歸檔”。對(duì)此行為， 《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法規(guī)定，由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門給予處罰。 《中華人民共和國(guó)城鄉(xiāng)規(guī)劃法》卻將這一行為的處罰權(quán)授予城鄉(xiāng)規(guī)劃部門。按照法律規(guī)定，同一地區(qū)的同一行政行為，只能有一個(gè)執(zhí)法主體。顯然，這里出現(xiàn)了兩個(gè)執(zhí)法主體，由此造成了檔案行政管理的“分治”。類似“分治”規(guī)定在《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》等法規(guī)、規(guī)章中同樣存在。

由上可知，目前在檔案管理體制上存在的“分割”、 “分治”現(xiàn)象，均于法有據(jù)。不同的只是前者為法律法規(guī)的統(tǒng)一規(guī)定，后者系法律法規(guī)的相異規(guī)定。但不管是前者還是后者，都對(duì)“模改”形成了制約。

在安徽，“制約”的主要表現(xiàn)是少數(shù)省直部門依據(jù)于己有利的涉檔法律法規(guī)，堅(jiān)持“分割”，堅(jiān)守“分治”，不為“模改”所動(dòng)。有的部門甚至采用下發(fā)文件、召開(kāi)會(huì)議、開(kāi)展專業(yè)檔案執(zhí)法檢查等方式，要求市、縣專業(yè)主管部門依法加強(qiáng)專業(yè)檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)，進(jìn)一步履行對(duì)專業(yè)檔案的行政管理職責(zé)。少數(shù)省直部門的阻拒和背行，使市、縣一些專業(yè)主管部門處于兩難境界。究竟是按《方案》行事，還是照上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門的要求去做?按《方案》行事，必然會(huì)開(kāi)罪于上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門。弄得不好，還會(huì)受到通報(bào)批評(píng)。實(shí)際上有的縣(市)的專業(yè)主管部門由于參與“模改”已經(jīng)受到通報(bào)批評(píng)；反之，照上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門要求去做，強(qiáng)化“分割”、“分治”，又與《方案》規(guī)定不符。“兩難”引發(fā)猶疑，猶疑造成觀望，最終影響“模改”推進(jìn)。事實(shí)也是這樣。由此可見(jiàn)，法律規(guī)定的不一致和一些內(nèi)容的缺失，對(duì)“模改”的制約不僅是認(rèn)識(shí)上的，更是實(shí)踐中的。

檔案綜合管理分類方案范文第3篇

一．領(lǐng)導(dǎo)的重視與大力支持，保證了檔案工作的順利開(kāi)展。

自從教育中心成立以來(lái)，原單位的職能擴(kuò)大，職能處室增多，需要?dú)w檔的材料猛增。中心領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)調(diào)配人員，成立了以1名綜合檔案員、14名兼職檔案員為主的檔案管理機(jī)構(gòu)。并積極鼓勵(lì)、支持檔案人員參加區(qū)檔案局組織的各項(xiàng)專業(yè)培訓(xùn)。其中綜合檔案員還參加了上崗證的培訓(xùn)且取得了上崗資格證書。對(duì)于合并后的檔案工作，中心分管領(lǐng)導(dǎo)多次與區(qū)檔案局領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商，重新確立了《教育中心檔案分類試行方案》、《教育中心編研工作實(shí)施方案》、《教育中心20*年檔案工作試行方案》。并牽頭召開(kāi)了中心檔案工作會(huì)議。組織檔案人員學(xué)習(xí)了《歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)》，分析了當(dāng)前中心檔案工作的形勢(shì)，布置了《20*年檔案工作的計(jì)劃》。在工作中，不論中心的資金多么緊張，保證為檔案人員訂閱檔案雜志，對(duì)檔案工作使用設(shè)備及裝具的購(gòu)買也從來(lái)都是大力支持。為了促進(jìn)中心檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程，中心領(lǐng)導(dǎo)還專門為檔案室配備了兩臺(tái)專用電腦、一臺(tái)復(fù)印機(jī)、一臺(tái)激光打印機(jī)；考慮到現(xiàn)在中心兩院辦公的不便，還特意購(gòu)買了兩套《今易》檔案管理軟件。

二．加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的專業(yè)知識(shí)水平。

中心成立以后，新成立的檔案工作機(jī)構(gòu)中，有不少人員從來(lái)沒(méi)接觸過(guò)檔案工作。而且隨著天津市檔案工作的不斷發(fā)展，檔案工作又出臺(tái)了一系列新的法規(guī)、制度及實(shí)施方案，這就要求全體檔案人員緊跟形勢(shì)，不斷學(xué)習(xí)，不斷更新自己的專業(yè)知識(shí)，提高自己的專業(yè)技能。為此，我單位堅(jiān)持從兩個(gè)渠道對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)。一是積極組織檔案人員參加區(qū)檔案局組織的所有培訓(xùn)，讓檔案人員不斷獲取新的檔案工作相關(guān)信息，不斷更新自己的觀念。二是結(jié)合本單位的實(shí)際，制定我單位的學(xué)習(xí)計(jì)劃，定期組織檔案人員學(xué)習(xí)。先后學(xué)習(xí)了《歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)》、《文書檔案保管期限表》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》、《20*年檔案工作要點(diǎn)》、《教育局檔案工作制度、歸檔范圍及保管期限表、分類編號(hào)方案》等等材料，同時(shí)還對(duì)所有檔案人員進(jìn)行了使用《今易》軟件的培訓(xùn)。通過(guò)這些培訓(xùn)，提高了所有檔案人員的專業(yè)知識(shí)水平。從而保證了入庫(kù)檔案的質(zhì)量，為檔案的開(kāi)發(fā)利用打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

檔案綜合管理分類方案范文第4篇

關(guān)鍵詞：建筑企業(yè) 企業(yè)改革 二次開(kāi)發(fā) 信息化建設(shè)

中圖分類號(hào)： C29文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

近年來(lái)，信息化已成為當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。然而許多中小型建筑施工企業(yè)的信息化建設(shè)仍停留在表層，特別是許多中小型企業(yè)仍在發(fā)展、改革期，企業(yè)管理體系、業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分類搜集及統(tǒng)計(jì)應(yīng)用仍未形成高度標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，同時(shí)缺乏對(duì)信息化建設(shè)及建筑施工各業(yè)務(wù)專業(yè)均熟悉的專業(yè)人才，若直接引進(jìn)基于成熟大型建筑施工企業(yè)設(shè)計(jì)成型、動(dòng)輒上百萬(wàn)元的建筑施工綜合項(xiàng)目管理信息化系統(tǒng)，不僅需要在一開(kāi)始就投入大量人力物力去進(jìn)行需求調(diào)研、業(yè)務(wù)梳理，而且往往因系統(tǒng)與企業(yè)的管理模式不一致導(dǎo)致水土不服、舉步維艱；另外又因?yàn)樵擃愊到y(tǒng)缺乏大幅度優(yōu)化及變更的靈活性，在企業(yè)日后的改革中跟不上改革的變化需求，反而成為企業(yè)改革的絆腳石。

2013年，陜西宏遠(yuǎn)建設(shè)（集團(tuán)）有限公司技術(shù)信息中心通過(guò)提出“梳理業(yè)務(wù)與方案實(shí)施同步進(jìn)行，業(yè)務(wù)管理與信息系統(tǒng)同步優(yōu)化”的創(chuàng)新方式，即“在分層次階段進(jìn)行業(yè)務(wù)情況及需求調(diào)研、業(yè)務(wù)流程梳理的同時(shí)，通過(guò)自行二次開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)出各種量身定制的業(yè)務(wù)功能解決方案，并不斷在方案實(shí)施的實(shí)踐中與業(yè)務(wù)管理同步進(jìn)行優(yōu)化”的方式，使信息化辦公系統(tǒng)建設(shè)與企業(yè)管理改革相互促進(jìn)、同步優(yōu)化、逐步完善，保證了信息化建設(shè)的順利開(kāi)展。一年內(nèi)從零開(kāi)始，以“小步快跑”的理念，迅速實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)的機(jī)房服務(wù)器、局域網(wǎng)、行政辦公業(yè)務(wù)、項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)及項(xiàng)目成本管理等信息化建設(shè)。并在信息化建設(shè)進(jìn)程中，推動(dòng)各部門業(yè)務(wù)流程審批及管理制度規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、形象化，業(yè)務(wù)審批職責(zé)及操作明確化、具體化，業(yè)務(wù)管理數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化及統(tǒng)計(jì)分析專業(yè)化；積極促進(jìn)跨部門業(yè)務(wù)流程的整合及協(xié)同，推動(dòng)管理體系、業(yè)務(wù)流程的環(huán)環(huán)相扣、層層閉合，使企業(yè)內(nèi)部信息、溝通更透明，各業(yè)務(wù)決策、管理更高效，為集團(tuán)進(jìn)一步推進(jìn)精細(xì)化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

圖1陜西宏遠(yuǎn)建設(shè)集團(tuán)協(xié)同辦公系統(tǒng)登陸界面

一、信息化辦公系統(tǒng)軟件平臺(tái)的選擇

為實(shí)現(xiàn)企業(yè)“梳理業(yè)務(wù)與方案實(shí)施同步進(jìn)行，業(yè)務(wù)管理與信息系統(tǒng)同步優(yōu)化”的信息化建設(shè)思路，合理選擇信息化辦公系統(tǒng)軟件平臺(tái)是關(guān)鍵的第一步。選擇的要點(diǎn)是：

1、企業(yè)能自行定制表單、流程：表單和流程管理是業(yè)務(wù)管理的基本核心，而隨著業(yè)務(wù)管理的不斷優(yōu)化，表單和流程的信息化方案變更是非常頻繁的，因此企業(yè)必須能夠自行定制、修改及優(yōu)化表單、流程，而不依賴于軟件公司的技術(shù)服務(wù)支持，確保信息化方案能最真實(shí)反映企業(yè)自身的業(yè)務(wù)管理理念及需求，并以最快速度將方案試運(yùn)行及同步優(yōu)化；

2、企業(yè)能自行利用流程表單產(chǎn)生的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)基本的統(tǒng)計(jì)分析：通過(guò)信息化系統(tǒng)定制的表單及流程，使業(yè)務(wù)管理信息數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化，并根據(jù)設(shè)定自動(dòng)分類、積累，其價(jià)值在于利用流程表單產(chǎn)生的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)基于二維數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)計(jì)分析，提高業(yè)務(wù)管理的精細(xì)化；

3、定制的表單、流程能實(shí)現(xiàn)跨部門業(yè)務(wù)流程的整合及協(xié)同，如流程之間的相互觸發(fā)、數(shù)據(jù)信息的交互，以便推動(dòng)業(yè)務(wù)流程、管理體系的環(huán)環(huán)相扣、層層閉合；

4、因中小型建筑施工企業(yè)的人員普遍信息化技能水平偏低，要求信息化系統(tǒng)軟件必須是容易上手的操作界面及方式。同時(shí)要求信息化系統(tǒng)的管理及方案定制是基于模塊化、圖表化的平臺(tái)，以降低對(duì)信息化管理人員的軟件編程能力需求。

二、通過(guò)推行行政辦公業(yè)務(wù)，培養(yǎng)使用信息系統(tǒng)的概念及習(xí)慣

有許多企業(yè)在信息化系統(tǒng)建設(shè)的時(shí)候，急于求成、希望一步到位，要求在建設(shè)初期即完成所有業(yè)務(wù)的信息化方案的制定，這是很不合理的。因?yàn)槠髽I(yè)推行信息化的初期，企業(yè)的管理決策層、業(yè)務(wù)部門管理人員，甚至企業(yè)自身的信息化建設(shè)管理團(tuán)隊(duì)，對(duì)信息化系統(tǒng)建設(shè)的概念、所采用的信息化系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)仍很模糊；而許多企業(yè)此時(shí)的管理體系、業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分類搜集及統(tǒng)計(jì)應(yīng)用仍未形成高度標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，因此這時(shí)候定制出來(lái)的業(yè)務(wù)流程信息化方案對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，往往缺乏可操作性、可實(shí)施性，而且大部分僅僅是把紙張工作變成電子化而已，未能真正體現(xiàn)信息化建設(shè)對(duì)業(yè)務(wù)管理提升促進(jìn)功能。

因此，信息化系統(tǒng)建設(shè)初期的關(guān)鍵任務(wù)是通過(guò)逐步推行一些企業(yè)內(nèi)部各部門通用、操作頻繁、流程已相對(duì)清晰明確的日常行政辦公業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)一些基本的統(tǒng)計(jì)分析功能；并結(jié)合多輪專題培訓(xùn)、跟進(jìn)優(yōu)化、跟蹤指導(dǎo)，使企業(yè)上下掌握信息化系統(tǒng)的基本操作，提高信息化使用技能，初步認(rèn)識(shí)信息化系統(tǒng)、協(xié)同工作及其便利高效的概念，接受并認(rèn)可信息化系統(tǒng)建設(shè)。如2013年3月，宏遠(yuǎn)集團(tuán)技術(shù)信息中心首先在集團(tuán)總部推行如請(qǐng)休假及考勤、費(fèi)用報(bào)銷、差旅費(fèi)報(bào)銷、付款申請(qǐng)等業(yè)務(wù)流程，大大減少了各級(jí)人員在辦理這些業(yè)務(wù)時(shí)拿著單據(jù)到各部室找人、等人簽字的情況，使信息化建設(shè)在建設(shè)初期即建立了良好口碑及群眾基礎(chǔ)。同時(shí)培養(yǎng)大家“按信息化系統(tǒng)流程辦事”的習(xí)慣、建立基于表單及流程管理業(yè)務(wù)的思想，使各級(jí)人員在隨后參與更深層次的業(yè)務(wù)流程與信息化辦公系統(tǒng)協(xié)同結(jié)合、創(chuàng)造管理新模式的企業(yè)改革成為可能。另外通過(guò)這些過(guò)程使企業(yè)自身信息化管理團(tuán)隊(duì)對(duì)所采用的信息化系統(tǒng)的各種界面、功能及局限，軟件的設(shè)計(jì)思路有深入了解，并能在下一步定制業(yè)務(wù)管理的信息化方案時(shí)充分利用信息化系統(tǒng)軟件平臺(tái)的各種功能。

三、“梳理業(yè)務(wù)與方案實(shí)施同步進(jìn)行，業(yè)務(wù)管理與信息系統(tǒng)同步優(yōu)化”

綜合項(xiàng)目管理是建筑施工企業(yè)信息化建設(shè)的核心，涉及招投標(biāo)、合同、資料檔案、質(zhì)量、安全、進(jìn)度、造價(jià)、物資、設(shè)備、收入、成本、人力資源等多方面的業(yè)務(wù)。要實(shí)現(xiàn)所有業(yè)務(wù)的全部功能，就要求各業(yè)務(wù)表單、業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分類搜集及統(tǒng)計(jì)應(yīng)用已經(jīng)達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化；要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析，就要求對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、信息的結(jié)構(gòu)、分類方法是明確的；要實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)流程、管理體系的之間環(huán)環(huán)相扣、層層閉合，就要求各表單、流程之間的邏輯因果關(guān)系、數(shù)據(jù)交互需求是明確的。顯然，在推行綜合項(xiàng)目管理信息化系統(tǒng)的初期，要企業(yè)先梳理并解決這些問(wèn)題再行整體定制綜合項(xiàng)目管理方案是難以實(shí)現(xiàn)的。

然而自2013年4月起，宏遠(yuǎn)集團(tuán)技術(shù)信息中心通過(guò)“梳理業(yè)務(wù)與方案實(shí)施同步進(jìn)行，業(yè)務(wù)管理與信息系統(tǒng)同步優(yōu)化”的方式，實(shí)現(xiàn)了對(duì)上述難題的分散化解，在短短半年內(nèi)即建設(shè)完成并成功推行實(shí)施了招投標(biāo)聯(lián)系申請(qǐng)及登記、合同審批及登記、項(xiàng)目施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)施工方案、項(xiàng)目人員及專業(yè)工種的資質(zhì)審批、現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量安全隱患整改發(fā)放-回復(fù)-驗(yàn)收-評(píng)分、工程進(jìn)度管理、工程款及工程費(fèi)用收支、精細(xì)化項(xiàng)目預(yù)算-成本-物資-資金管理等業(yè)務(wù)功能，其該解決方案的核心設(shè)計(jì)理念包括以下三方面：

圖2陜西宏遠(yuǎn)建設(shè)集團(tuán)項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)示例

（一）、建立工程項(xiàng)目的信息數(shù)據(jù)檔案，作為業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)信息交互中介平臺(tái)

傳統(tǒng)的綜合項(xiàng)目管理實(shí)施方案，采取流程與流程直接關(guān)聯(lián)來(lái)實(shí)現(xiàn)流程的閉合及數(shù)據(jù)的交互，這就要求在建立項(xiàng)目管理實(shí)施方案時(shí)必須嚴(yán)格按照各業(yè)務(wù)流程的上下游邏輯關(guān)系，逐個(gè)梳理及定制方案（如先要實(shí)現(xiàn)了投標(biāo)申請(qǐng)流程、才能實(shí)現(xiàn)有開(kāi)標(biāo)及中標(biāo)登記、然后是合同會(huì)審、合同登記等）；也因此在推行一個(gè)業(yè)務(wù)流程時(shí)，不僅要求該流程的所有上游流程都已經(jīng)定制并推行，并且要將所有上游流程的實(shí)際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都整理、補(bǔ)充錄入系統(tǒng)完畢，該業(yè)務(wù)流程才能在使用時(shí)有相應(yīng)的流程表單關(guān)聯(lián)或數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)用，否則無(wú)法投入使用。而業(yè)務(wù)流程的梳理、信息化方案的定制及優(yōu)化是往往無(wú)法一步到位的，一旦在已經(jīng)完成上游業(yè)務(wù)流程定制及大量人力進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入后，在下游業(yè)務(wù)流程定制時(shí)才發(fā)現(xiàn)上游業(yè)務(wù)的流程、數(shù)據(jù)信息結(jié)構(gòu)、分類存在問(wèn)題或者有優(yōu)化空間時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)需要從問(wèn)題業(yè)務(wù)流程開(kāi)始往后重新定制所有流程并重新錄入所有相關(guān)流程數(shù)據(jù)的尷尬局面，而且也嚴(yán)重打擊了相關(guān)業(yè)務(wù)人員配合信息化建設(shè)的積極性及信息化管理人員對(duì)于不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)方案的主動(dòng)性。

宏遠(yuǎn)集團(tuán)技術(shù)信息中心在建設(shè)綜合項(xiàng)目管理信息化業(yè)務(wù)功能的一開(kāi)始，首先確定有哪些信息、數(shù)據(jù)是綜合項(xiàng)目管理的各核心業(yè)務(wù)流程都需要用到的、并作為關(guān)鍵信息數(shù)據(jù)在核心業(yè)務(wù)流程之間交互的（如項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目經(jīng)理、工程合同價(jià)格、合同工期、分公司、地區(qū)等），迅速組織相關(guān)信息數(shù)據(jù)的首先發(fā)起部門（經(jīng)營(yíng)部）整理相關(guān)信息的清單、與其他部門統(tǒng)一信息數(shù)據(jù)的分類及編碼標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，并完成核對(duì)。然后以此清單為依據(jù)，在信息系統(tǒng)上建立工程項(xiàng)目的信息數(shù)據(jù)檔案，作為隨后定制推行的所有項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)信息交互平臺(tái)（即信息數(shù)據(jù)寫入保存及調(diào)用讀取的底表），并隨著業(yè)務(wù)流程及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、分類標(biāo)準(zhǔn)的逐個(gè)梳理、定制及不斷優(yōu)化，不斷將需要跨業(yè)務(wù)交互的數(shù)據(jù)信息項(xiàng)目在整理形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化后逐步增加至項(xiàng)目檔案的樣表中。

這種以項(xiàng)目檔案為業(yè)務(wù)流程之間的信息數(shù)據(jù)交互的中介平臺(tái)，并將同一項(xiàng)目的不同業(yè)務(wù)流程通過(guò)項(xiàng)目檔案進(jìn)行中介關(guān)聯(lián)閉合的方式，使業(yè)務(wù)的梳理及信息化方案的制定僅僅需要根據(jù)流程與項(xiàng)目檔案表的數(shù)據(jù)交互關(guān)系的梳理明確來(lái)制定，因此企業(yè)可以根據(jù)自身需要及標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度，優(yōu)先選擇核心業(yè)務(wù)來(lái)逐步梳理、定制并推出信息化方案。并且在使用時(shí)，可以直接由各業(yè)務(wù)流程的使用者，在第一次發(fā)起某個(gè)項(xiàng)目的某個(gè)流程表單時(shí)，在發(fā)現(xiàn)當(dāng)前表單讀取該項(xiàng)目檔案中缺少相關(guān)數(shù)據(jù)信息記錄時(shí)，才進(jìn)行該項(xiàng)目的相關(guān)缺失數(shù)據(jù)信息整理并填寫至該業(yè)務(wù)表單中，再由該表單寫入對(duì)應(yīng)項(xiàng)目的檔案中，并在下一次其他業(yè)務(wù)流程調(diào)用時(shí)由其他業(yè)務(wù)人員進(jìn)行核對(duì)確認(rèn)的方式。若在方案投入使用后，對(duì)方案重新定制優(yōu)化，則僅僅需要在項(xiàng)目檔案樣表修改或增加數(shù)據(jù)信息項(xiàng)目，然后在實(shí)際使用并調(diào)用項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)信息時(shí)，再行按需實(shí)時(shí)補(bǔ)充即可。這樣就實(shí)現(xiàn)了分散式業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的梳理并健全完善各個(gè)項(xiàng)目檔案上不同業(yè)務(wù)所需保留利用的交互數(shù)據(jù)信息，這樣就避免了在每個(gè)業(yè)務(wù)推行開(kāi)始就要求相關(guān)部門投入大量人力進(jìn)行數(shù)據(jù)梳理及整理的尷尬。

（二）、充分發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢(shì)，定制高度信息化的業(yè)務(wù)表單及流程

在各業(yè)務(wù)表單及流程的梳理及方案制定時(shí)，更需要充分利用信息化系統(tǒng)的顯示方式多元化、流程管理智能化、數(shù)據(jù)處理自動(dòng)化等優(yōu)勢(shì)，深入定制業(yè)務(wù)管理功能。比如在施工質(zhì)量安全管理中的隱患整改業(yè)務(wù)功能中，宏遠(yuǎn)集團(tuán)技術(shù)信息中心將傳統(tǒng)的現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量安全隱患整改要求單、隱患整改回復(fù)單、隱患整改驗(yàn)收單整合在一張隱患整改單上，確保整改要求、回復(fù)、驗(yàn)收各環(huán)節(jié)的一一對(duì)應(yīng)及閉合；通過(guò)圖文并茂方式增強(qiáng)隱患整改各階段信息描述的具體性及針對(duì)性；通過(guò)預(yù)先制定流程判斷，使表單根據(jù)表單中的項(xiàng)目部信息，將隱患整改自動(dòng)發(fā)放至對(duì)應(yīng)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量、安全責(zé)任人賬號(hào)，并根據(jù)隱患整改信息是否完畢，符合要求自動(dòng)判斷是否允許提交回復(fù)；通過(guò)預(yù)設(shè)列表選擇的方式進(jìn)行隱患嚴(yán)重程度、隱含整改落實(shí)情況的信息錄入，及自動(dòng)計(jì)算項(xiàng)目月檢得分，加強(qiáng)了月檢評(píng)分制度及項(xiàng)目之間比較的客觀性及有效性。

圖3項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)：隱患整改管理示例

2013年7月，為配合集團(tuán)試點(diǎn)精細(xì)化項(xiàng)目管理需求，宏遠(yuǎn)集團(tuán)技術(shù)信息中心設(shè)計(jì)并開(kāi)發(fā)了精細(xì)化項(xiàng)目成本管理業(yè)務(wù)解決方案，該方案同時(shí)實(shí)現(xiàn)了工程款收入及支付、項(xiàng)目費(fèi)用付款及報(bào)銷、項(xiàng)目資金管理、材料工具設(shè)備進(jìn)出場(chǎng)、出入庫(kù)、使用消耗、及盤點(diǎn)等精細(xì)化管理所需的表單審批及登記流程。

圖4精細(xì)化項(xiàng)目成本管理方案

檔案綜合管理分類方案范文第5篇

（一）區(qū)分不同價(jià)值

檔案提供利用是以館（室）藏檔案信息資源為基礎(chǔ)，通過(guò)一定的方式、方法直接提供檔案為利用者服務(wù)的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的邏輯起點(diǎn)是指檔案在滿足人們需要，體現(xiàn)其使用價(jià)值的具體實(shí)踐的邏輯行程中所經(jīng)歷的首要環(huán)節(jié)。因此，我們要依照《機(jī)關(guān)檔案歸檔與不歸檔范圍》和《文書檔案保管期限表》的規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍不同文件價(jià)值，劃定不同保管期限。通過(guò)將不同價(jià)值的文件區(qū)別整理，可以合理使用人力，物力、財(cái)力和時(shí)間，同時(shí)不同價(jià)值的文件經(jīng)過(guò)整理后相對(duì)集中，為日后檔案進(jìn)行保管利用，以及到期移交進(jìn)館也提供了方便。由此可見(jiàn)，檔案客體一經(jīng)形成，就與未來(lái)的檔案用戶之間存在著一種潛在的價(jià)值關(guān)系。而檔案的價(jià)值只有當(dāng)檔案客體獲得檔案用戶的實(shí)際利用時(shí)，其與檔案用戶主體所構(gòu)成的潛在價(jià)值關(guān)系才能轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的價(jià)值關(guān)系，檔案價(jià)值才得以真正實(shí)現(xiàn)

（二）遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系

在整理原則中，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值。是手段，“便于保管和利用”則是最終目的。因此，保存檔案并非是檔案工作的目的，而只是檔案工作的開(kāi)始，遵循文件的形成規(guī)律，提供檔案為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，并產(chǎn)生良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益是一切檔案管理工作的最終目的。所以，進(jìn)行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

（三）要便于保管利用

這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。執(zhí)行文件級(jí)整理，正是新形勢(shì)下對(duì)這一原則的合理發(fā)揮。從根本上說(shuō)，保管和利用是相互影響，相互制約的關(guān)系，任何片面地強(qiáng)調(diào)某一方面，忽視甚至無(wú)視另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部門采取取消分類，排列時(shí)不強(qiáng)調(diào)事由，不區(qū)分保管期限。完全按歸檔文件形成時(shí)間或文號(hào)對(duì)歸檔文件進(jìn)行排列，依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索。這種做法從目前能夠滿足利用需要，但由于檔案間缺乏邏輯聯(lián)系，以及同一事由或問(wèn)題的檔案被分散到多個(gè)檔案盒中，從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，特別是對(duì)檔案移交進(jìn)館之后，將會(huì)給系統(tǒng)利用檔案帶來(lái)很大困難。因此，在處理類似問(wèn)題時(shí)，要堅(jiān)持以便于保管利用為出發(fā)點(diǎn)，具體情況具體處理，才能更好地實(shí)現(xiàn)文件整理目的。

二、不斷規(guī)范文書檔案管理途徑

（一）做好分類，嚴(yán)格登記

對(duì)歸檔文件進(jìn)行合理的分類，不但能有能效地揭示出歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，便于系統(tǒng)地提供利用，而且對(duì)將來(lái)館室的系統(tǒng)化管理都有重要的意義。首先，在一年度下進(jìn)行歸檔文件分類。這是以“件”為單位進(jìn)行分類。歸檔文件的分類是整理工作中的一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，分類工作的好壞直接關(guān)系到歸檔文件整理的質(zhì)量。各單位要根據(jù)自身的特點(diǎn)，按照科學(xué)、適用的原則，選擇分類方法，制定分類方案。其次，按“年度―保管期限”方案分類。按這種方案分類的單位，就是將一年度應(yīng)歸檔的文件材料按永久、長(zhǎng)期和短期三種保管期限分開(kāi)。但在這一階段因還未對(duì)文件進(jìn)行劃分保管期限，所以，按這種方案整理的單位，在此只按確定“件”的原則，將一“件”的文件材料分在一起。等到歸檔文件劃分保管期限時(shí)，再按保管期限分開(kāi)。另外，要嚴(yán)格登記。對(duì)本單位的收發(fā)文件進(jìn)行登記，保證本單位主要文件的系統(tǒng)齊全。本單位發(fā)文，應(yīng)編號(hào)發(fā)出，單位收文應(yīng)先登記后使用。通過(guò)登記，對(duì)來(lái)往行文、機(jī)關(guān)內(nèi)部文件、會(huì)議文件等逐件建帳，做到家底清楚，有據(jù)可查。

（二）提高檔案管理人員的綜合服務(wù)能力

檔案人員要練就過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能，檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使檔案服務(wù)成為一項(xiàng)面向大眾的服務(wù)，讓越來(lái)越多的人能正確認(rèn)識(shí)和利用檔案。

（三）要提前布置、完善機(jī)制

首先，要提前布置。檔案是反映專員辦業(yè)務(wù)工作的重要載體。因此，我們必須要求將檔案建設(shè)作為深化本單位工作、推進(jìn)業(yè)務(wù)機(jī)制建設(shè)和全面提升內(nèi)部管理水平的基礎(chǔ)工作，做好整理歸檔。其次，要完善機(jī)制。重點(diǎn)是要按照《檔案法》規(guī)定做好文書檔案保管期限表，結(jié)合實(shí)際完善本單位的文書檔案管理規(guī)定，確保文書檔案管理規(guī)范有序。本單位檔案管理部門要及時(shí)對(duì)各檔案員進(jìn)行輔導(dǎo)，并按照新要求做好文書檔案的整理歸檔工作，確保檔案資料歸檔及時(shí)完整、保管規(guī)范有序、調(diào)閱快捷方便。第三，注重規(guī)范整理方面。落實(shí)專人負(fù)責(zé)檔案工作，嚴(yán)格按檔案歸檔整理的要求進(jìn)行歸檔和整理，并結(jié)合電子設(shè)備進(jìn)行操作，確保檔案規(guī)范化、信息化；在注重檔案“收、管、用”方面。按檔案保管要求，進(jìn)行專柜保管，并明確檔案管理、保管、利用、借閱等各項(xiàng)制度，確保檔案保密性和借閱的規(guī)范性。