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【關(guān)鍵詞】醫(yī)用耗材;傳統(tǒng)管理模式;信息化管理模式
隨著醫(yī)療技術(shù)的不斷發(fā)展以及醫(yī)療市場的不斷變化,醫(yī)用耗材品種日益繁多,性能日趨完善,使用量大幅增加。醫(yī)用耗材支出已經(jīng)成為醫(yī)療費用項目中比值較高、增長較快的組成部分之一[1]。隨著使用量的增長,醫(yī)院承擔的醫(yī)療風險也同步增長[2]。如何科學有效地管理醫(yī)用耗材,已經(jīng)成為醫(yī)院管理的重要組成部分。
1 醫(yī)用耗材的定義
醫(yī)用耗材是指醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)過程中經(jīng)常使用的一次性衛(wèi)生材料、人體植入物和消毒后可重復(fù)使用且易損耗的醫(yī)療器械,是開展醫(yī)療活動必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ)[3]。
通常情況下將醫(yī)用耗材分為低值醫(yī)用耗材和高值醫(yī)用耗材。低值醫(yī)用耗材是指注射器、棉簽、導尿管等一次性衛(wèi)生材料;高值醫(yī)用耗材是指植入性醫(yī)用耗材以及一些價格較高的消耗性醫(yī)療器械,如骨科植入性耗材,心臟介入、外周血管介入、其他臟器介入替代等。高值醫(yī)用耗材對安全至關(guān)重要、生產(chǎn)使用必須嚴格控制。
2 傳統(tǒng)管理模式及其弊端
目前大多數(shù)醫(yī)院對醫(yī)用耗材的管理仍然停留在傳統(tǒng)管理模式中:臨床科室提交紙質(zhì)審批單,按規(guī)定經(jīng)多個部門層層審批;設(shè)備科負責管理審批材料、產(chǎn)品資質(zhì)等紙質(zhì)材料;臨床科室提交紙質(zhì)申請單,由設(shè)備科聯(lián)系供應(yīng)商直接將貨送至臨床科室等。這種粗放式的管理模式存在信息不及時、收支不同步、工作效率低等各種問題[2],已經(jīng)無法與醫(yī)院高速運轉(zhuǎn)的工作模式相匹配,各種弊端不斷顯現(xiàn)出來。
(1)臨床科室申請使用醫(yī)院采購目錄外的醫(yī)用耗材,需提交紙質(zhì)審批單,經(jīng)醫(yī)務(wù)科,設(shè)備科,專家委員會以及院領(lǐng)導層層審批。材料在遞送過程中,容易丟失或者被遺忘,審批效率低,審批時間長,各部門無法及時了解審批進程。
(2)各種審批材料以及產(chǎn)品資質(zhì)等材料均以紙質(zhì)形式存放在檔案中,容易丟失、損毀,而且不能及時發(fā)現(xiàn)證件過期等問題,存在安全隱患。
(3)臨床科室根據(jù)需求提交紙質(zhì)申請單,申請單在遞送過程中容易丟失或者被遺忘,影響采購的及時性,并且采購的數(shù)量、規(guī)格以及采購進度等信息混亂,缺乏有序的管理。
(4)容易缺記或者漏記醫(yī)用耗材,出現(xiàn)漏收費現(xiàn)象,特別是高值醫(yī)用耗材,一般價格比較貴,造成的經(jīng)濟損失較大。此外,缺乏有效的高值醫(yī)用耗材跟蹤機制,一旦發(fā)生醫(yī)療糾紛時,無從查起。
3 信息化管理模式
隨著醫(yī)院信息化管理的不斷發(fā)展,利用信息化技術(shù),結(jié)合實際工作流程,針對傳統(tǒng)管理模式的不足,制定一套科學、合理且有效的醫(yī)用耗材管理模式,能夠優(yōu)化管理流程,提高醫(yī)院的核心競爭力。
3.1 低值醫(yī)用耗材管理
低值醫(yī)用耗材的管理流程如圖1所示。
臨床科室根據(jù)實際使用情況,有計劃地提交采購申請,發(fā)送至設(shè)備科。設(shè)備科審核申請的醫(yī)用耗材是否在醫(yī)用耗材采購目錄中。如不屬于采購目錄范圍內(nèi),則進入審批流程,依次提交至醫(yī)務(wù)科、設(shè)備科、專家委員會、院領(lǐng)導處審批,審批通過后,方可錄入采購目錄中,予以采購;屬于采購目錄范圍內(nèi)的醫(yī)用耗材,首先查看庫房內(nèi)是否有庫存,如備有庫存,則直接辦理出庫手續(xù),配送至臨床科室,如無庫存,則通知供應(yīng)商將貨送至庫房,辦理入庫、出庫手續(xù)后,配送至臨床科室。
為了更好地管理產(chǎn)品資質(zhì)等材料,及時發(fā)現(xiàn)過期的證件,將此類材料以電子檔案的形式錄入信息化管理系統(tǒng)中。不僅可以隨時查找、調(diào)用,當證件時效到期時,系統(tǒng)自動報警,提醒工作人員及時處理,杜絕安全隱患。另外,庫房中庫存的醫(yī)用耗材主要是使用科室較多,使用量較大以及應(yīng)急儲備的醫(yī)用耗材,為臨床工作提供基礎(chǔ)保障。通過信息化管理系統(tǒng),可對庫存量設(shè)置預(yù)警功能,一旦庫存量低于設(shè)定值時,發(fā)出報警信號,提醒采購員備貨。
3.2 高值醫(yī)用耗材管理
為了避免出現(xiàn)高值醫(yī)用耗材漏收費現(xiàn)象,同時實現(xiàn)高值醫(yī)用耗材的全程追蹤和溯源,有必要引入條碼技術(shù),實現(xiàn)高值醫(yī)用耗材逐個管理。高值醫(yī)用耗材因其特殊性,管理上略不同于低值醫(yī)用耗材,管理流程如圖2所示。
高值醫(yī)用耗材的使用主要集中于手術(shù)室,為了更加規(guī)范地管理高值醫(yī)用耗材,設(shè)立手術(shù)室二級庫。手術(shù)室以日常手術(shù)中高值醫(yī)用耗材的平均使用量為基準,根據(jù)手術(shù)科室具體需求,生成申請單發(fā)送至設(shè)備科,設(shè)備科審核申請的醫(yī)用耗材是否在采購目錄中。如不屬于采購目錄范圍內(nèi),則進入審批流程,與低值醫(yī)用耗材審批流程一致,審批通過后,方可錄入采購目錄中。
屬于采購目錄范圍內(nèi),則通知供應(yīng)商送貨至庫房,并辦理入庫手續(xù),同時生成具有唯一性的條碼,用于術(shù)后粘貼在病歷以及《植入性醫(yī)用耗材跟蹤表》上,以便追蹤管理。手術(shù)室二級庫根據(jù)手術(shù)科室使用情況,調(diào)撥分配這些耗材。術(shù)中使用的耗材,必須掃描條碼,辦理收費、出庫手續(xù),設(shè)備科根據(jù)入庫、收費、出庫記錄辦理結(jié)算。術(shù)中未使用的耗材,將退回庫房,通過掃描條碼,辦理退庫手續(xù),退還給供應(yīng)商。對于一些急診手術(shù),需緊急采購高值醫(yī)用耗材,可由手術(shù)室二級庫緊急辦理入庫手續(xù),生成條碼,手術(shù)科室先使用,后審批。設(shè)備科根據(jù)入庫、收費、出庫記錄,以及審批單最后辦理結(jié)算手續(xù)。
4 總結(jié)
醫(yī)用耗材品種繁多、應(yīng)用量大,是醫(yī)院開展日常醫(yī)療、護理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)[4]。醫(yī)用耗材的管理是醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容,關(guān)系到醫(yī)院和患者的切身利益[5]。醫(yī)用耗材信息化管理利用信息化技術(shù)的系統(tǒng)性、網(wǎng)絡(luò)性、程序性和透明性,通過建立合理、規(guī)范的監(jiān)控管理制度,優(yōu)化了管理流程,實現(xiàn)了管理的統(tǒng)一性和規(guī)范性。在彌補傳統(tǒng)管理模式的不足,促進耗材精細化管理的同時,提高了工作效率,杜絕了安全隱患,為醫(yī)院高效運行提高重要保障。
【參考文獻】
[1]劉云云,曾麗,張新平.高值醫(yī)用耗材采購模式概述[J].醫(yī)學與社會,2012,25(4):66-68.
[2]張奕,沈晨陽,王杉.基于ERP系統(tǒng)的醫(yī)用高值耗材全程監(jiān)管模式[J].中國醫(yī)院,2010,14(10):28-30.
[3]李洋,張奕,等.淺談ERP系統(tǒng)在醫(yī)院高值耗材管理中的應(yīng)用[J].中國醫(yī)院管理,2010,30(8):30-31.
關(guān)鍵詞: 醫(yī)用耗材 采購
近些年來,隨著社會的快速發(fā)展,醫(yī)療服務(wù)的不斷進步和完善,醫(yī)院采購與供應(yīng)醫(yī)用耗材的種類和數(shù)量及使用范圍都呈逐年增加的趨勢。但由于社會關(guān)注度的不同,政府及醫(yī)院更加注重對藥品采購的管理[1],建立了一套較為完善的管理制度,其實,醫(yī)用耗材的采購與管理與藥品采購與管理對醫(yī)院和社會具有同等重要的意義。本文對醫(yī)用耗材采購與管理進行探討,如何更科學地規(guī)范醫(yī)用耗材采購與供應(yīng),保證醫(yī)療質(zhì)量,降低醫(yī)療成本,促進醫(yī)療工作的開展和醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展。
1 成立獨立的采購管理部門
1.1成立以院長為主任的醫(yī)院采購委員會,分管院長為主任的醫(yī)用耗材采購管理委員會。醫(yī)用耗材委員會主要負責對年度計劃的審批,每季度一次例會討論,審批科主任新進耗材的申請。
1.2 成立專門的詢價采購中心, 負責全院的物資采購, 收回藥劑、總務(wù)、設(shè)備、各醫(yī)療設(shè)備使用部門的采購職能。
1.3成立權(quán)限獨立的倉儲部門,收回醫(yī)院原屬藥劑、總務(wù)、設(shè)備等各部門的倉庫保管職能。倉庫保管人員由新成立的倉儲部門管理,并對這些人員進行培訓和定期輪流,以減少串通舞弊行為。倉儲部門成為采購辦的一個下屬部門,把以前的使用—倉儲—采購三角關(guān)系變?yōu)槭褂谩少徶苯雨P(guān)系,減少了許多扯皮矛盾,提高了工作效率。
2 簡化和明確采購方式
醫(yī)用耗材的采購主要采用“跟標”與集體談判采購兩種方式。
2.1 我院是蘇州市下屬的二級甲等醫(yī)院,我院所有醫(yī)用耗材采購原則上要求均在蘇州市衛(wèi)生局組織的招標目錄中采購,同樣品種的中標耗材按由低價到高價順序選擇,如果沒有按此原則進行采購的,由使用單位主任寫出書面理由經(jīng)分管院長和采購辦確認后方可采購。這樣既節(jié)約了采購成本,也減少了各種耗材合格證件的審查難度,采購工作量也大大減低。這是降低醫(yī)療成本的重要方法,也是加強廉政建設(shè)的重要方式。
2.2對于醫(yī)院必須要使用的醫(yī)用耗材而中標目錄中又沒有的耗材,由設(shè)備器材管理部門將臨床科室要購買醫(yī)用耗材的品種、數(shù)量、規(guī)格型號等材料交醫(yī)院采購辦與廠商談判;盡管這些醫(yī)用耗材品種不多,但我們也做出了相關(guān)規(guī)定,首先在醫(yī)院網(wǎng)站上公示耗材品種,同一品種由采購部門與使用科室共同選擇質(zhì)量可靠產(chǎn)品三家以上的廠商參與競標方有效。集體談判采購方式與招標機構(gòu)招標方式相同,器材設(shè)備管理部門公開向有關(guān)廠商發(fā)出投標邀請書,內(nèi)容包括:招標項目名稱、編號、標書提交的時間和地址,集體談判開標的時間和地址、聯(lián)系人及方式,為了更好地提高醫(yī)療質(zhì)量,醫(yī)用耗材實行價格優(yōu)先,相同價格比服務(wù)的原則。
3 做好醫(yī)用耗材的采購計劃
3.1醫(yī)用耗材的品種多,金額巨大,醫(yī)院用于醫(yī)用耗材的資金約占醫(yī)療設(shè)備總金額的50%[2],因此必須做好醫(yī)用耗材的采購計劃,以便采購供應(yīng)部門及時供應(yīng)臨床所需耗材,確保醫(yī)療工作的順利進行。首先,由各臨床科室根據(jù)科室的發(fā)展情況,制定出全年醫(yī)用耗材的消耗量,包括品種、規(guī)格、型號等,上報設(shè)備器材管理部門,設(shè)備器材管理部門對各臨床科室上報的資料結(jié)合上年度各臨床科室的使用量進行分析比較,如果發(fā)現(xiàn)計劃采購與上年實際使用量變化較大的,要進行可行性論證。
3.2設(shè)備器材管理部門將各臨床科室的采購計劃分類匯總,編制年度采購計劃,上報醫(yī)院設(shè)備委員會和經(jīng)濟核算委員會;醫(yī)院設(shè)備委員會對設(shè)備器材管理部門上報的采購計劃材料進行審查、審核,報醫(yī)院辦公會審批。
4 加強醫(yī)用耗材的信息管理
醫(yī)用耗材采購倉儲承擔著醫(yī)用耗材的查找、中轉(zhuǎn)、保管等任務(wù)。要讓醫(yī)用耗材發(fā)揮最大的社會效益和經(jīng)濟效益,就要加強醫(yī)用耗材的信息管理。采購部門及時對在庫耗材的資料進行收集,及時反饋給各使用部門,如耗材的質(zhì)量、廠家狀況、耗材的最新信息及時提供給臨床醫(yī)師、護士及其他醫(yī)務(wù)人員,最終達到臨床合理使用耗材,從而產(chǎn)生良好的社會效益。市場經(jīng)濟條件下,應(yīng)用計算機對醫(yī)用耗材進行管理,可以大大提高工作效率,準確把握醫(yī)用耗材的質(zhì)量和價格信息,包括它的生產(chǎn)、市場供貨情況以及有效性、安全性、經(jīng)濟性。醫(yī)用耗材的采購供應(yīng)工作的好與壞,直接影響醫(yī)院的社會效益和經(jīng)濟效益。
參 考 文 獻
摘 要:文章以太和醫(yī)院為例,分析了醫(yī)院醫(yī)用耗材管理中存在的主要問題,闡述了HRP系統(tǒng)在醫(yī)用耗材管理中應(yīng)用后取得的成效,指出使用HRP系統(tǒng)管理醫(yī)用耗材,可以降低庫存成本,提高醫(yī)院核心競爭力。
關(guān)鍵詞:HRP系統(tǒng) 醫(yī)用耗材管理 降低庫存成本
關(guān)鍵詞:HRP系統(tǒng) 醫(yī)用耗材管理 降低庫存成本
中圖分類號:F233 文獻標識碼:A
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文章編號:1004-4914(2012)04-165-02
文章編號:1004-4914(2012)04-165-02
醫(yī)院資源計劃(Hospital Resource Planning,HRP)是醫(yī)院引入企業(yè)資源計劃的管理思想和技術(shù),整合醫(yī)院自身資源,創(chuàng)建整體運行的系統(tǒng)化醫(yī)院資源管理平臺。醫(yī)院借助HRP系統(tǒng),可加強物資和藥品的采購和庫存管理,降低運行成本,提升醫(yī)院科學管理和科學決策的水平{1}。醫(yī)用耗材管理是醫(yī)院醫(yī)療活動的基礎(chǔ),如何提高醫(yī)用耗材管理的科學性和合理性,減少浪費和庫存占用,優(yōu)化管理流程,更好地為臨床服務(wù),是醫(yī)院信息化管理的一個重要內(nèi)容。筆者所在的太和醫(yī)院在醫(yī)院的信息化管理過程中,雖然將醫(yī)用耗材的管理作為重點工作管理,原有的耗材管理模式主要存在以下問題。
醫(yī)院資源計劃(Hospital Resource Planning,HRP)是醫(yī)院引入企業(yè)資源計劃的管理思想和技術(shù),整合醫(yī)院自身資源,創(chuàng)建整體運行的系統(tǒng)化醫(yī)院資源管理平臺。醫(yī)院借助HRP系統(tǒng),可加強物資和藥品的采購和庫存管理,降低運行成本,提升醫(yī)院科學管理和科學決策的水平{1}。醫(yī)用耗材管理是醫(yī)院醫(yī)療活動的基礎(chǔ),如何提高醫(yī)用耗材管理的科學性和合理性,減少浪費和庫存占用,優(yōu)化管理流程,更好地為臨床服務(wù),是醫(yī)院信息化管理的一個重要內(nèi)容。筆者所在的太和醫(yī)院在醫(yī)院的信息化管理過程中,雖然將醫(yī)用耗材的管理作為重點工作管理,原有的耗材管理模式主要存在以下問題。
一、醫(yī)院醫(yī)用耗材管理中存在的主要問題
一、醫(yī)院醫(yī)用耗材管理中存在的主要問題
1.醫(yī)用耗材名稱不規(guī)范。近幾年新型耗材品種及型號增多,現(xiàn)有的分類和編碼體系無法滿足對耗材的規(guī)范化管理,同類耗材名稱有多種,臨床科室申報需求計劃和實際需求不一致,導致庫房管理人員找不到臨床科室所需要的東西、財務(wù)審核容易出現(xiàn)差錯、退貨時有發(fā)生。每月各科室需專人報送紙質(zhì)的耗材計劃到庫房,配送效率低下。
1.醫(yī)用耗材名稱不規(guī)范。近幾年新型耗材品種及型號增多,現(xiàn)有的分類和編碼體系無法滿足對耗材的規(guī)范化管理,同類耗材名稱有多種,臨床科室申報需求計劃和實際需求不一致,導致庫房管理人員找不到臨床科室所需要的東西、財務(wù)審核容易出現(xiàn)差錯、退貨時有發(fā)生。每月各科室需專人報送紙質(zhì)的耗材計劃到庫房,配送效率低下。
2.醫(yī)用耗材安全性不能保障。首先是供應(yīng)商資質(zhì)管理不規(guī)范。醫(yī)用耗材采購有嚴格的證件管理制度和市場準入制度,目前我國實行經(jīng)營許可證、注冊證和衛(wèi)生許可證制度,在實際工作中還要審查供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、廠家產(chǎn)品授權(quán)、銷售員授權(quán)等證件。不規(guī)范的采購供應(yīng)將給臨床醫(yī)療安全帶來隱患和糾紛,所以在采購環(huán)節(jié)時要嚴把資質(zhì)關(guān),但單靠人力來完成審核和動態(tài)管理工作效率低下,容易出現(xiàn)差錯。其次,存貨保質(zhì)監(jiān)控缺乏管理。由于醫(yī)療耗材的特殊性,有效期要求的存貨如果失效后進入臨床使用不僅會導致醫(yī)療事故隱患,也會造成醫(yī)院的經(jīng)濟損失,退回給供應(yīng)商也容易引發(fā)經(jīng)濟糾紛。因此,需要加強存貨的保質(zhì)期監(jiān)控和管理。
2.醫(yī)用耗材安全性不能保障。首先是供應(yīng)商資質(zhì)管理不規(guī)范。醫(yī)用耗材采購有嚴格的證件管理制度和市場準入制度,目前我國實行經(jīng)營許可證、注冊證和衛(wèi)生許可證制度,在實際工作中還要審查供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、廠家產(chǎn)品授權(quán)、銷售員授權(quán)等證件。不規(guī)范的采購供應(yīng)將給臨床醫(yī)療安全帶來隱患和糾紛,所以在采購環(huán)節(jié)時要嚴把資質(zhì)關(guān),但單靠人力來完成審核和動態(tài)管理工作效率低下,容易出現(xiàn)差錯。其次,存貨保質(zhì)監(jiān)控缺乏管理。由于醫(yī)療耗材的特殊性,有效期要求的存貨如果失效后進入臨床使用不僅會導致醫(yī)療事故隱患,也會造成醫(yī)院的經(jīng)濟損失,退回給供應(yīng)商也容易引發(fā)經(jīng)濟糾紛。因此,需要加強存貨的保質(zhì)期監(jiān)控和管理。
3.醫(yī)用高值耗材監(jiān)管乏力。醫(yī)用高值耗材一般指分屬于??剖褂?,直接使用于人體,對安全性有嚴格要求,且價值相對較高的醫(yī)用耗材。醫(yī)用耗材屬于高風險材料,其質(zhì)量的可靠性和有效性直接影響到患者的生命安全。由于高值耗材的特殊性,在實際運行中一直是臨床科室直接向供應(yīng)商提貨,臨床科室集采購、驗收、保管、使用于一身,最后憑使用的四聯(lián)單辦理出入庫手續(xù)到醫(yī)院結(jié)賬。這種現(xiàn)行的管理模式不符合醫(yī)院內(nèi)部控制的要求,也不能做到高值耗材使用過程的全程跟蹤。2011年我院高值耗材年消耗1200萬元,占材料成本30%,是醫(yī)院成本管理中非常重要的部分,但是高值耗材種類繁多增加了醫(yī)院監(jiān)管的難度。
3.醫(yī)用高值耗材監(jiān)管乏力。醫(yī)用高值耗材一般指分屬于??剖褂?,直接使用于人體,對安全性有嚴格要求,且價值相對較高的醫(yī)用耗材。醫(yī)用耗材屬于高風險材料,其質(zhì)量的可靠性和有效性直接影響到患者的生命安全。由于高值耗材的特殊性,在實際運行中一直是臨床科室直接向供應(yīng)商提貨,臨床科室集采購、驗收、保管、使用于一身,最后憑使用的四聯(lián)單辦理出入庫手續(xù)到醫(yī)院結(jié)賬。這種現(xiàn)行的管理模式不符合醫(yī)院內(nèi)部控制的要求,也不能做到高值耗材使用過程的全程跟蹤。2011年我院高值耗材年消耗1200萬元,占材料成本30%,是醫(yī)院成本管理中非常重要的部分,但是高值耗材種類繁多增加了醫(yī)院監(jiān)管的難度。
4.缺貨和不良庫存時常出現(xiàn)。不良庫存指積壓庫存和過剩庫存,缺貨指某物品的供應(yīng)量不能滿足臨床需求,前兩種庫存都直接導致物流效率的低下和庫存成本的上升,而缺貨會直接影響臨床使用,容易導致醫(yī)療糾紛。日常采購工作對需要耗材的數(shù)量和型號還停留在庫管的經(jīng)驗層面上,不能有效關(guān)注庫存的時效性。粗放的庫存量控制方式給使過期積壓耗材增多,對醫(yī)院的日常運營帶來很大的經(jīng)濟損失。
4.缺貨和不良庫存時常出現(xiàn)。不良庫存指積壓庫存和過剩庫存,缺貨指某物品的供應(yīng)量不能滿足臨床需求,前兩種庫存都直接導致物流效率的低下和庫存成本的上升,而缺貨會直接影響臨床使用,容易導致醫(yī)療糾紛。日常采購工作對需要耗材的數(shù)量和型號還停留在庫管的經(jīng)驗層面上,不能有效關(guān)注庫存的時效性。粗放的庫存量控制方式給使過期積壓耗材增多,對醫(yī)院的日常運營帶來很大的經(jīng)濟損失。
二、HRP系統(tǒng)在我院醫(yī)用耗材管理中的應(yīng)用
二、HRP系統(tǒng)在我院醫(yī)用耗材管理中的應(yīng)用
我院自2010年開始使用HRP系統(tǒng),對醫(yī)用耗材進行全面管理,取得了以下改善:
我院自2010年開始使用HRP系統(tǒng),對醫(yī)用耗材進行全面管理,取得了以下改善:
1.規(guī)范耗材名稱,提高領(lǐng)用效率。充分利用HRP系統(tǒng),根據(jù)工作要求規(guī)范,建立耗材編碼體系,做到一物一碼{2}。要求供應(yīng)商和臨床科室嚴格按照規(guī)范的耗材名稱填寫,否則不能入庫和領(lǐng)取使用。其次,通過HRP系統(tǒng)實施網(wǎng)上申領(lǐng)。網(wǎng)上申領(lǐng)由科室在HRP客戶端進行網(wǎng)上材料申領(lǐng)、庫房對申領(lǐng)信息處理、網(wǎng)上申領(lǐng)系統(tǒng)控制功能三部分組成。每個環(huán)節(jié)的單據(jù)可以自動引入生成,避免數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入,提高數(shù)據(jù)的準確性,簡化臨床科室申領(lǐng)的手續(xù),提高醫(yī)用耗材領(lǐng)用效率。
1.規(guī)范耗材名稱,提高領(lǐng)用效率。充分利用HRP系統(tǒng),根據(jù)工作要求規(guī)范,建立耗材編碼體系,做到一物一碼{2}。要求供應(yīng)商和臨床科室嚴格按照規(guī)范的耗材名稱填寫,否則不能入庫和領(lǐng)取使用。其次,通過HRP系統(tǒng)實施網(wǎng)上申領(lǐng)。網(wǎng)上申領(lǐng)由科室在HRP客戶端進行網(wǎng)上材料申領(lǐng)、庫房對申領(lǐng)信息處理、網(wǎng)上申領(lǐng)系統(tǒng)控制功能三部分組成。每個環(huán)節(jié)的單據(jù)可以自動引入生成,避免數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入,提高數(shù)據(jù)的準確性,簡化臨床科室申領(lǐng)的手續(xù),提高醫(yī)用耗材領(lǐng)用效率。
2.設(shè)置預(yù)警功能,確保耗材安全。充分利用HRP系統(tǒng)對供應(yīng)商的科學有效管理:在HRP系統(tǒng)中錄用目前審核過的紙質(zhì)文件,清理糾正重命名、供應(yīng)商資質(zhì)時效過期等問題,如當供應(yīng)商授權(quán)資質(zhì)時效到期前30天,系統(tǒng)將自動報警,提示供應(yīng)商在期限內(nèi)提供相應(yīng)的有效資料。在供應(yīng)商重新提交有效的資質(zhì)文件之前,系統(tǒng)不能發(fā)生與供應(yīng)商的任何業(yè)務(wù),確保醫(yī)用耗材在使用資質(zhì)上的安全可靠。其次,通過HRP系統(tǒng)可以將供應(yīng)商的三證及授權(quán)等重要文件可通過掃描件導入本系統(tǒng),在管理需要時可以快速調(diào)出和查看,提高工作效率。最后,通過HRP系統(tǒng)對需要進行保質(zhì)監(jiān)控的耗材設(shè)定保質(zhì)期預(yù)警,確保材料的有效性,杜絕使用過程中的安全隱患。
2.設(shè)置預(yù)警功能,確保耗材安全。充分利用HRP系統(tǒng)對供應(yīng)商的科學有效管理:在HRP系統(tǒng)中錄用目前審核過的紙質(zhì)文件,清理糾正重命名、供應(yīng)商資質(zhì)時效過期等問題,如當供應(yīng)商授權(quán)資質(zhì)時效到期前30天,系統(tǒng)將自動報警,提示供應(yīng)商在期限內(nèi)提供相應(yīng)的有效資料。在供應(yīng)商重新提交有效的資質(zhì)文件之前,系統(tǒng)不能發(fā)生與供應(yīng)商的任何業(yè)務(wù),確保醫(yī)用耗材在使用資質(zhì)上的安全可靠。其次,通過HRP系統(tǒng)可以將供應(yīng)商的三證及授權(quán)等重要文件可通過掃描件導入本系統(tǒng),在管理需要時可以快速調(diào)出和查看,提高工作效率。最后,通過HRP系統(tǒng)對需要進行保質(zhì)監(jiān)控的耗材設(shè)定保質(zhì)期預(yù)警,確保材料的有效性,杜絕使用過程中的安全隱患。
3.監(jiān)管高值耗材,保障合理使用。通過高值耗材業(yè)務(wù)流程改造和條碼技術(shù)的應(yīng)用,HRP系統(tǒng)可對高值耗材實施全過程、專業(yè)化、信息化管理。我院在心血管內(nèi)科和中心手術(shù)室建立高值耗材二級庫房,其中備有常用高值耗材料的基礎(chǔ)庫存量。臨床使用高值耗材的科室需提前一天用申領(lǐng)系統(tǒng)在庫存中選擇所需要的耗材,在手術(shù)當天由護士將耗材送到各手術(shù)間使用,手術(shù)結(jié)束后在手術(shù)室掃描條碼即可。這樣通過HRP系統(tǒng)減掉二級庫庫存數(shù)量的同時,自動生成補貨采購清單,傳遞到采購部門補充基礎(chǔ)庫存。HRP系統(tǒng)嚴格執(zhí)行一物一碼,可以實現(xiàn)高值耗材從采購、入庫、出庫到最終使用于患者的全過程追蹤,實現(xiàn)科學監(jiān)管,提高管理透明度,杜絕因耗材不合格可能產(chǎn)生的醫(yī)療質(zhì)量隱患。
3.監(jiān)管高值耗材,保障合理使用。通過高值耗材業(yè)務(wù)流程改造和條碼技術(shù)的應(yīng)用,HRP系統(tǒng)可對高值耗材實施全過程、專業(yè)化、信息化管理。我院在心血管內(nèi)科和中心手術(shù)室建立高值耗材二級庫房,其中備有常用高值耗材料的基礎(chǔ)庫存量。臨床使用高值耗材的科室需提前一天用申領(lǐng)系統(tǒng)在庫存中選擇所需要的耗材,在手術(shù)當天由護士將耗材送到各手術(shù)間使用,手術(shù)結(jié)束后在手術(shù)室掃描條碼即可。這樣通過HRP系統(tǒng)減掉二級庫庫存數(shù)量的同時,自動生成補貨采購清單,傳遞到采購部門補充基礎(chǔ)庫存。HRP系統(tǒng)嚴格執(zhí)行一物一碼,可以實現(xiàn)高值耗材從采購、入庫、出庫到最終使用于患者的全過程追蹤,實現(xiàn)科學監(jiān)管,提高管理透明度,杜絕因耗材不合格可能產(chǎn)生的醫(yī)療質(zhì)量隱患。
4.采用ABC分類法,有效管理庫存{3}。有效的醫(yī)用耗材庫存政策不僅能保證日常醫(yī)療需要,還能降低庫存占用資金。充分利用HRP系統(tǒng)的功能,將我院庫存耗材按照占用資金多少分為ABC三類,并采取不同的庫存控制策略:對A類耗材重點管理,在保證經(jīng)常性庫存和保險性庫存的條件下,盡量減少庫存量,減少流動資金占用;B類耗材可適當控制,C類耗材可增加訂貨量。ABC分類法可在不影響庫存控制整體的同時,減少庫存人員管理的工作量。同時在HRP系統(tǒng)中對每類耗材設(shè)置庫存數(shù)量的上下限和保險性庫存數(shù)量,有效減少庫存積壓和缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。
4.采用ABC分類法,有效管理庫存{3}。有效的醫(yī)用耗材庫存政策不僅能保證日常醫(yī)療需要,還能降低庫存占用資金。充分利用HRP系統(tǒng)的功能,將我院庫存耗材按照占用資金多少分為ABC三類,并采取不同的庫存控制策略:對A類耗材重點管理,在保證經(jīng)常性庫存和保險性庫存的條件下,盡量減少庫存量,減少流動資金占用;B類耗材可適當控制,C類耗材可增加訂貨量。ABC分類法可在不影響庫存控制整體的同時,減少庫存人員管理的工作量。同時在HRP系統(tǒng)中對每類耗材設(shè)置庫存數(shù)量的上下限和保險性庫存數(shù)量,有效減少庫存積壓和缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。
三、結(jié)語
三、結(jié)語
我們通過HRP系統(tǒng)管理醫(yī)用耗材,規(guī)范了醫(yī)用耗材的名稱,提高了醫(yī)用耗材的安全性,加強了高值耗材的監(jiān)管,避免了缺貨和不良庫存時常出現(xiàn),為臨床科室提供了切實有效的后勤服務(wù),降低了醫(yī)院庫存成本,并為醫(yī)院領(lǐng)導及相關(guān)的職能管理部門提供了決策的理論依據(jù),提高了醫(yī)院核心競爭力{4},使醫(yī)院步入健康發(fā)展的快車道。
我們通過HRP系統(tǒng)管理醫(yī)用耗材,規(guī)范了醫(yī)用耗材的名稱,提高了醫(yī)用耗材的安全性,加強了高值耗材的監(jiān)管,避免了缺貨和不良庫存時常出現(xiàn),為臨床科室提供了切實有效的后勤服務(wù),降低了醫(yī)院庫存成本,并為醫(yī)院領(lǐng)導及相關(guān)的職能管理部門提供了決策的理論依據(jù),提高了醫(yī)院核心競爭力{4},使醫(yī)院步入健康發(fā)展的快車道。
注釋:
注釋:
{1}劉勇.醫(yī)院信息化HRP系統(tǒng)的探索.中國當代醫(yī)藥,2010,17(18):135.
{1}劉勇.醫(yī)院信息化HRP系統(tǒng)的探索.中國當代醫(yī)藥,2010,17(18):135.
{2}杜顯峰,盧光澤,劉新明.信息化和集約化的HRP系統(tǒng)在醫(yī)院耗材物流管理中的應(yīng)用研究.中國醫(yī)院,2010,14(6):46-48.
{2}杜顯峰,盧光澤,劉新明.信息化和集約化的HRP系統(tǒng)在醫(yī)院耗材物流管理中的應(yīng)用研究.中國醫(yī)院,2010,14(6):46-48.
{3}伍宇空,朱燁.ABC分類法在醫(yī)院物資管理中的應(yīng)用探討.中國衛(wèi)生經(jīng)濟,27(7):49-50.
{3}伍宇空,朱燁.ABC分類法在醫(yī)院物資管理中的應(yīng)用探討.中國衛(wèi)生經(jīng)濟,27(7):49-50.
{4}由寶劍,曹亞莉.論現(xiàn)代醫(yī)院HRP信息系統(tǒng)構(gòu)建.經(jīng)濟研究導刊,2010,33:215-216.
{4}由寶劍,曹亞莉.論現(xiàn)代醫(yī)院HRP信息系統(tǒng)構(gòu)建.經(jīng)濟研究導刊,2010,33:215-216.
(作者單位:湖北醫(yī)藥學院附屬太和醫(yī)院 湖北十堰 442000)
(作者單位:湖北醫(yī)藥學院附屬太和醫(yī)院 湖北十堰 442000)
(責編:若佳)
【摘要】建立健全完善的耗材采購管理制度,是對醫(yī)用耗材采購與安全質(zhì)量控制的重要措施。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)用耗材管理;耗材采購
醫(yī)用耗材管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容,是醫(yī)院為完成醫(yī)療、教學、科研等工作,對所需各種醫(yī)用耗材進行采購、驗收、保管、發(fā)放、使用、維護、報廢、銷毀、不良事件監(jiān)測等相關(guān)工作進行日常管理、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查等各項組織管理工作[1]。在醫(yī)用耗材的使用全過程醫(yī)院必須嚴格管理,杜絕和避免因管理漏洞而出現(xiàn)的安全問題。如何把采購、驗收、使用過程中的風險降至最低程度,消除各種不安全隱患是管理部門必須認真面對的。
1 規(guī)范采購程序,提高采購的透明度
我院采購的耗材基本是參加公開招投標所中標的產(chǎn)品,對“三證”不全,資質(zhì)不夠,信譽差的廠商一票否決,嚴把準入關(guān),這樣既規(guī)范了進貨渠道又杜絕了供貨商的隨意報價,并可進行同類產(chǎn)品的價格質(zhì)量比較,使采購到耗材價格低、質(zhì)量優(yōu)。且監(jiān)管部門的監(jiān)督更直觀,使采購全程透明、公開。
2 嚴格審核制度,有效控制醫(yī)療成本
完善的制度是做好醫(yī)用耗材管理的有效手段。為規(guī)范管理,我院制度嚴格的出入庫管理制度,既設(shè)定使用科室主任或護士長的權(quán)限請領(lǐng)制度,避免了耗材的浪費與流失,從而大大控制了科室成本。對于新增耗材的采購均采用嚴格的審核批準制度,即使用科室提出效益分析,器材科進行資質(zhì)論證,醫(yī)務(wù)處主任、分管院長再次審核的方法,有效杜絕了相關(guān)人員等現(xiàn)象。
3 完善檔案管理,確保使用安全有效
醫(yī)用耗材的質(zhì)量標準是確保醫(yī)療安全的前提,耗材檔案的建立對安全使用有著重要的作用。我院耗材檔案包括產(chǎn)品使用申請審批表、產(chǎn)品“三證”,生廠廠家、供貨商資質(zhì)證書、授權(quán)書、產(chǎn)品質(zhì)量驗收報告、產(chǎn)品說明書售后服務(wù)承諾書及耗材合同、高值及植入性耗材還須有每次使用跟蹤記錄等,并建立“有效期限”管理,以便及時更新[2]。這樣可根據(jù)每個環(huán)節(jié)進行質(zhì)量控制,保證臨床科室使用安全有效。
4 明確責任,控制安全風險
醫(yī)用耗材作為直接用于患者身上的特殊商品,若出現(xiàn)了安全問題,輕者影響病人康復(fù),重者危及生命,出現(xiàn)醫(yī)患糾紛,使醫(yī)患雙方均受到損害。我院根據(jù)從采購到使用結(jié)束的每次個環(huán)節(jié)的制控點進行分類,明確責任,從源頭上控制安全隱患的發(fā)生。除操作使用不當造成的責任外,由于生廠廠家和產(chǎn)品的質(zhì)量問題,都屬于采購部門與倉庫管理的責任。這樣既可提高每個環(huán)節(jié)操作人員的工作責任心,還可減少醫(yī)患糾紛,減少對醫(yī)院造成損失。
規(guī)范醫(yī)用耗材采購行為,確保醫(yī)用耗材質(zhì)量安全,努力降低醫(yī)用耗材價格,減輕患者費用負擔,從源頭上遏制醫(yī)藥購銷領(lǐng)域中不正之風的重要措施。因此建立健全完善的耗材采購管理制度,系統(tǒng)、規(guī)范、科學地管理醫(yī)用耗材采購,對于醫(yī)院的長期穩(wěn)定發(fā)展有著重要的意義。
參考文獻
關(guān)健詞:醫(yī)院 高值耗材 監(jiān)控管理
隨著醫(yī)院的進一步發(fā)展,加強對醫(yī)用高值耗材的管理監(jiān)控力度勢在必行。由設(shè)備物資部門在外科手術(shù)室、介入心導管室、骨科手術(shù)室等高值耗材集中的臨床科室設(shè)立高值耗材分庫房成為一種切實可行的方法。從物流學的角度看,能為臨床科室提供更加迅速、準確的專業(yè)物流服務(wù),使臨床醫(yī)生護士從繁瑣的醫(yī)用耗材管理工作中解脫出來,專心搞好醫(yī)療工作;從經(jīng)濟學的角度看,能更加精確地對由醫(yī)用高值耗材產(chǎn)生的醫(yī)院運行成本進行核算,并最后達到控制成本的目的;從醫(yī)院發(fā)展角度看,能讓高值耗材從招標采購到消耗結(jié)算的操作過程更加規(guī)范,透明,杜絕商業(yè)賄賂,維護醫(yī)院的信譽。
一、目前醫(yī)院高值耗材管理中存在的問題
醫(yī)院高值耗材是價格相對較高的消耗性醫(yī)療器械,且大部分經(jīng)過消毒后直接進入人體,稍有不慎將給醫(yī)院和患者造成較大的經(jīng)濟損失,引起醫(yī)患糾紛。目前醫(yī)院使用的高值耗材品種不斷增加,性能不斷完善,這些高價值材料越來越多用于手術(shù)及各種治療中。因此對醫(yī)院高值耗材的全程監(jiān)控管理至關(guān)重要。但是由于醫(yī)院內(nèi)部管理不善,仍存在一些問題。
(1)制度不完善,醫(yī)院未建立統(tǒng)一的高值耗材管理流程,設(shè)備科、使用科室與管理科室相脫節(jié),沒有形成一個有機的整體,在宏觀上未把握控制好,監(jiān)控機制較弱。
(2)目前醫(yī)院所用的高值耗材管理軟件,雖然看似功能齊全,但一些功能無法相互串連起來,在實際操作中過于呆板,在細節(jié)上仍有需要改進的方面。
(3)醫(yī)院耗材管理一般只重視采購,對于入庫、領(lǐng)用出庫及后續(xù)監(jiān)控只是形式上的管理,跟綜與反饋較差。不能很好地解決科室領(lǐng)用量、使用登記的數(shù)量與收費數(shù)量相符等問題。造成科室所使用耗材信息核算不完整,財務(wù)信息失真。
(4)高值醫(yī)用耗材的加價不統(tǒng)一,沒有嚴格按照規(guī)定的購進價順加5%作價收費。存在著違規(guī)加價現(xiàn)象。
(5)對于高值耗材,財務(wù)部門根據(jù)科室計劃所需用的耗材名稱和價格在無辦理入庫手續(xù)之前提前錄入計價收費,采購部門沒有很好地按照科室所計劃的名稱及時辦理入庫調(diào)拔手續(xù),造成入庫名稱與收費名稱不一致,不便于對其進行監(jiān)控分析。
(6)高值耗材因規(guī)格型號復(fù)雜多樣,造成庫房備貨困難,占用資金大,易出現(xiàn)不合理消耗等問題。臨床提出的采購計劃采購部門不能得知輕重緩急,有時難以協(xié)調(diào),影響臨床使用。
(7)對科室所使用的高值耗材缺乏管理,沒有規(guī)范的病人使用貴重醫(yī)用耗材登記表,存在著執(zhí)行收費標準不準確,透明度不高,容易引起不必要的醫(yī)患糾紛。
二、解決問題的對策
(1)對醫(yī)院可加價的特殊材料進行了全方位管理,對加價特殊材料制定了具體的管理辦法,將醫(yī)院的采購科、使用科室和管理科室通過計算機網(wǎng)絡(luò)連接,形成一個統(tǒng)一的整體,對高值耗材購入、使用、記錄、計價收費的每一個環(huán)節(jié)都有人管理,有人負責。
(2)推進醫(yī)用耗材計算機管理系統(tǒng),以信息化作為醫(yī)用耗材現(xiàn)代化管理的突破口.通過信息化管理高效、簡便,易于統(tǒng)計, 不但提高了管理質(zhì)量,還節(jié)約了人力和管理成本。
(3)加強對高值耗材購進的管理,高值耗材的采購嚴格按照省衛(wèi)生廳七部門印發(fā)《關(guān)于進一步加強全省藥品和醫(yī)用耗材集中招標工作的意見》的通知要求,規(guī)范進貨渠道,杜絕假冒偽劣醫(yī)用耗材流入醫(yī)院。采購部門根據(jù)科室計劃督促客戶及時辦理入庫手續(xù)。
(4)加強對高值耗材的價格管理,由專職物價管理人員負責收費項目及價格的執(zhí)行與維護,其他人員不得隨意進入,對于科室申請的收費項目物價員要認真把好準入關(guān),嚴格按規(guī)定價格執(zhí)行。
(5)很多耗材只能根據(jù)患者術(shù)中的實際情況才可確定材料的型號及規(guī)格.按照高值耗材使用特點.醫(yī)院利用反向物流,采用先臨床使用,后審核入庫、出庫的管理模式,克服了傳統(tǒng)采購-庫存-發(fā)放的供應(yīng)模式,可以節(jié)約資金的占用以及不合理消耗等。能夠根據(jù)病人的需求選擇所適用的品種,及時地滿足臨床需要。
(6)加強對高值耗材使用過程的管理,建立科室使用醫(yī)用耗材明細登記表,醫(yī)院設(shè)備科庫房作為一級庫房,使用科室作為二級庫房,是高值耗材的直接保管點,材料使用后,由手術(shù)醫(yī)生填寫《病人手術(shù)使用貴重醫(yī)用耗材登記表》,科室主任復(fù)核后簽字加以確認。手術(shù)護士要認真核對,術(shù)后將該患者產(chǎn)品條型碼貼在患者病歷上,以便進行查對復(fù)核。
(7)健全可加價材料的收發(fā)存明細帳薄,定期對高值耗材加強監(jiān)督檢查,因為高值耗材是在病人使用后才收費,與入庫時間和科室成本的結(jié)算有出入,要經(jīng)常督促科室在使用收費后及時辦理出入庫手續(xù)。保證醫(yī)用高值耗材在領(lǐng)用量、使用登記數(shù)量與醫(yī)院收費數(shù)量的一致性。使財務(wù)信息反映更真實完整。
三、我院加強醫(yī)院高值耗材的監(jiān)控管理取得的效果
高值耗材是醫(yī)用耗材中的特殊種類,衛(wèi)生行業(yè)及相關(guān)各界一直予以高度重視,如近兩年由國家衛(wèi)生部和八省市衛(wèi)生行政部門組織、及國務(wù)院糾風辦和駐衛(wèi)生部監(jiān)察局參與監(jiān)督的八省市醫(yī)療機構(gòu)高值醫(yī)用耗材集中招標等,足以證明這類耗材的使用管理在醫(yī)院管理工作中的重要性。我院根據(jù)積極的工作,在高值耗材的監(jiān)管方面方面也取得了明顯的效果。
(1)我們在執(zhí)行招標采購及日常管理工作中逐漸完善工作流程,結(jié)合醫(yī)院高值耗材管理現(xiàn)狀,本著邊摸索、邊完善、邊規(guī)范的原則,不斷積累管理經(jīng)驗,對我院高值耗材從購進、驗收、價格、使用等進行全方位管理,使各部門工作協(xié)調(diào)一致,形成了一個有機的整體。這樣多環(huán)節(jié)互相監(jiān)督把關(guān),保證醫(yī)院耗材管理的科學性和嚴肅性。
(2)運用計算機機信息網(wǎng)絡(luò)化,對各使用科室醫(yī)用耗材用量進行全方位動態(tài)監(jiān)控。這不僅從根本上減少工作量,還提高了數(shù)據(jù)的可靠性和真實性,做到了財物完全相符。
(3)收費名稱與入庫名稱趨于一致,方便查找和監(jiān)控。采購部門、使用科室、物價部門都能嚴格按照科室申請計劃辦理,所辦理的耗材名稱都與醫(yī)療機構(gòu)醫(yī)用材料中標產(chǎn)品目錄名稱相一致。
(4)價格執(zhí)行嚴格按照省衛(wèi)生廳統(tǒng)一集中招標采購價格進購。并在此基礎(chǔ)上按進價順加5%作價收費,沒有出現(xiàn)隨意加收不合理費用等價格違法行為。
(5)提高了高值耗材的收費準確率,從2009年下半年至今,高值耗材明細表登記的使用,核查計費是否重復(fù)或遺漏,是否執(zhí)行收費標準更為方便快捷,收費準確率100%。增加了透明度,沒有發(fā)生因高值耗材收費錯誤病人投訴的案件。
(6)因利用供應(yīng)商材料備貨,設(shè)備科材料庫高值耗材實行零庫存,節(jié)約流動資金100余萬元。
(7)在采購部門的管理監(jiān)督之下,入庫調(diào)拔辦理及時,財務(wù)信息核算完整,較好地解決了科室收入支出配比的原則,促進了成本核算的質(zhì)量,為領(lǐng)導提供更為合理地參考依據(jù)。
高值??坪牟牡娜瘫O(jiān)控管理是項系統(tǒng)工程,要求管理者持有一種嚴謹負責的態(tài)度,具備一定的??坪牟南嚓P(guān)知識,熟知各種產(chǎn)品的功能、特點、臨床應(yīng)用等,應(yīng)與臨床專家教授們加強溝通協(xié)調(diào),本著以人為本的精神,確保臨床用械安全、有效,降低醫(yī)療成本,構(gòu)建和諧醫(yī)療環(huán)境和節(jié)約型醫(yī)院。我們堅信,有全社會共同參與、有醫(yī)院職能部門和臨床醫(yī)務(wù)人員的不懈努力,醫(yī)院高值??漆t(yī)用耗材的全程監(jiān)管工作,將隨著醫(yī)院管理年活動的開展而進一步的深化與提高。
參考文獻:
[1]種銀保,趙瑪麗,李楠.醫(yī)用耗材應(yīng)用現(xiàn)狀及其規(guī)范管理.醫(yī)療器械管理雜志,2005,29(6):460- 461
[2]于春華,湯黎明.從現(xiàn)代化管理角度探討醫(yī)院器材“零庫存”。醫(yī)療設(shè)備信息雜志,2004,20(2):56- 58