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檔案數(shù)字化技術(shù)要求范文第1篇

(一)對城建檔案數(shù)字化工作的認(rèn)識不全面,觀念落后

城建檔案數(shù)字化不只是將城建檔案信息從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字化載體那么簡單。數(shù)字化后形成的城建檔案信息與傳統(tǒng)載體的城建檔案信息內(nèi)容雖然相同,但畢竟載體形式完全不同,造成管理方式、保管模式和利用手段都不相同。數(shù)字化后的城建檔案信息在計算機(jī)環(huán)境下,通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代化數(shù)字信息管理手段進(jìn)行管理,能夠給城建檔案信息資源帶來更高的管理效率和更大的利用價值。如果對城建檔案數(shù)字化建設(shè)認(rèn)識不全面,對計算機(jī)信息管理相關(guān)功能缺乏清楚的認(rèn)識;不能按照計算機(jī)信息管理系統(tǒng)建設(shè)的要求進(jìn)行規(guī)劃,就會造成建設(shè)初期因缺乏規(guī)劃,無法充分發(fā)揮作用。事后還要進(jìn)行再次建設(shè),從而使投入資源嚴(yán)重浪費。

(二)基礎(chǔ)條件限制,對城建檔案數(shù)字化水平和質(zhì)量產(chǎn)生根本的影響

城建檔案數(shù)字化工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要一定的基礎(chǔ)條件作為保證,如人員、技術(shù)、設(shè)備和經(jīng)費等。由于受到單位幵展城建檔案數(shù)字化工作基礎(chǔ)條件的限制,城建檔案數(shù)字化工作的水平必然會受到一定的影響。

(三)城建檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范有待細(xì)化

在城建檔案工作中,建立城建檔案行業(yè)的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一直是城建檔案管理的重要工作之一。有關(guān)檔案數(shù)字化的國家標(biāo)準(zhǔn)目前只有由國家檔案局于2005年4月的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和2009年11日的《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》是直接針對檔案數(shù)字化工作的。這兩個標(biāo)準(zhǔn)都屬于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),對檔案數(shù)字化工作提出了原則性規(guī)定,具有一定的指導(dǎo)意義。但是,在實際工作中,僅僅依靠這兩個標(biāo)準(zhǔn)是不夠的。還需要制定符合實際情況的具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。比如有關(guān)城建檔案數(shù)字化工作實施的細(xì)則、有關(guān)城建檔案數(shù)字化的流程及工作要點和質(zhì)量管理辦法等。以便強化數(shù)字化工作中的技術(shù)要求和安全保障,這樣才有助于城建檔案數(shù)字化工作質(zhì)量的控制。

(四)城建檔案數(shù)字化人員素質(zhì)有待提高

在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中需要各類專業(yè)人員的參與,人員素質(zhì)的高低直接影響著城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量。其中主要的是城建檔案管理人員和城建檔案數(shù)字化加工人員的素質(zhì)對城建檔案數(shù)字化工作的影響最大。

(五)安全問題直接影響

城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量城建檔案數(shù)字化工作中存在著安全問題主要來源于兩個方面,其一是加工過程中對實體城建檔案的安全問題,其二是計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全對城建檔案信息資源安全的影響。在城建檔案數(shù)字化加工過程中,很多環(huán)節(jié)都需要直接接觸城建檔案原件。安全工作不僅在于城建檔案原件的物理安全,也包括城建檔案信息內(nèi)容的安全,也就是不能泄密。城建檔案數(shù)字化加工成果是存儲在計算機(jī)數(shù)據(jù)庫中的,成果的管理和利用需要在計算機(jī)系統(tǒng)中和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行,這就涉及到計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全問題。包括:系統(tǒng)的安全、病毒的防范、非法入侵的預(yù)防等。

二、城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制中問題的對策

(一)采取措施保障

城建檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)條件城建檔案數(shù)字化離不幵相關(guān)基礎(chǔ)條件的保障。沒有良好基礎(chǔ)條件作保障,城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量難以提高?；A(chǔ)條件提高的主要方法是通過城建檔案部門依據(jù)國家制定的相關(guān)法律法規(guī),積極幵展城建檔案工作,加強城建檔案工作宣傳,獲得社會用戶和各級領(lǐng)導(dǎo)部門支持。目前國家對城建檔案工作十分重視,制定了大量有關(guān)城建檔案工作的法律法規(guī)。例如《重大建設(shè)項目城建檔案驗收辦法》中規(guī)定,“項目城建檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分,未經(jīng)城建檔案驗收或城建檔案驗收不合格的項目,不得進(jìn)行或通過項目竣工驗收”?！吨腥A人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)技術(shù)研究課題城建檔案管理規(guī)范》規(guī)定“科技管理部門在下達(dá)科研計劃時,同時向課題組下達(dá)建檔任務(wù)。城建檔案部門負(fù)責(zé)對建檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)”。這些要求使得各級領(lǐng)導(dǎo)對城建檔案工作的重視程度加大。

(二)做好城建檔案數(shù)字化建設(shè)前期調(diào)研與組織規(guī)劃

1.開展館藏城建檔案情況調(diào)研

館藏城建檔案信息調(diào)查是開展城建檔案數(shù)字化的前期工作之一。主要是對實體館藏城建檔案的管理情況進(jìn)行洋細(xì)調(diào)研。進(jìn)行城建檔案數(shù)字化的一個重要目的就是為用戶提供更加方面快捷、高質(zhì)量的城建檔案信息服務(wù)。

2.正確選擇數(shù)字化軟件選擇

城建檔案數(shù)字化管理軟件是城建檔案數(shù)字化工作的一項重要環(huán)節(jié)。也是城建檔案數(shù)字化建設(shè)之后,城建檔案部門開展城建檔案管理和服務(wù)的基礎(chǔ)。因此,應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位或部門對城建檔案數(shù)字化所需要達(dá)到的目標(biāo),結(jié)合各個城建檔案管理軟件開發(fā)部門開發(fā)的城建檔案管理軟件的技術(shù)特性正確選擇。一般應(yīng)選擇市場上較為成熟的管理軟件。因為這些管理軟件代表了城建檔案數(shù)字化管理的最新技術(shù)。適合于今后對城建檔案數(shù)據(jù)資源的遷移和通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換。另外,還應(yīng)考慮到城建檔案管理部門的規(guī)模。在選擇城建檔案管理系統(tǒng)時就應(yīng)當(dāng)選擇功能各自獨立,操作時只顯示相關(guān)功能界面的軟件。這樣也符合在城建檔案管理和利用時加強城建檔案信息的安全保密的要求。

3.正確確定城建檔案數(shù)字化加工范圍

城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作量大,投入資金多。必須按照一定的原則劃定城建檔案數(shù)字化加工的范圍?！吨腥A人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》對城建檔案數(shù)字化對象的確定原則是“應(yīng)當(dāng)對所要進(jìn)行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn),只有符合一定要求的紙質(zhì)城建檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化?！逼渲械脑瓌t包括:符合國家法律法規(guī)的原則、價值性原則。價值原則主要指“應(yīng)永久或長期保存的、社會利用價值高的城建檔案可列入數(shù)字化加工的范圍制定合理的城建檔案數(shù)字化加工方案城建檔案數(shù)字化加工工作開展之前應(yīng)該制定合理的加工方案。使參與加工工作的人員了解整個加工工作有哪些階段;明確每一階段要完成的任務(wù)、完成每一項任務(wù)所需要的設(shè)備和質(zhì)量要求;以及達(dá)到要求應(yīng)采取的措施。加工流程的制定應(yīng)當(dāng)根據(jù)前期調(diào)研所了解的館藏城建檔案情況、城建檔案數(shù)字化加工的方式、設(shè)備和人員等情況制定。

4.依據(jù)國家制定的標(biāo)準(zhǔn)

結(jié)合實際設(shè)定相應(yīng)加工標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)依據(jù)國家制定的標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合實際設(shè)定符合本單位實際需要的標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)參數(shù),建立規(guī)章制度是城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的又一關(guān)鍵。目前,國家制定的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)有《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。在實際工作中應(yīng)以國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù),制定符合本單位實際的城建檔案數(shù)字化具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范以及相應(yīng)參數(shù)。標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)的設(shè)定應(yīng)充分考慮到本單位工作情況、數(shù)字化管理軟件的功能等。但是,現(xiàn)在的計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)有了巨大發(fā)展,計算機(jī)存儲容量發(fā)展到T時代;用戶對數(shù)字化后的城建檔案原件的利用要求也會有所提高。如果仍然按最低標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)的設(shè)置進(jìn)行掃描,有可能不利于今后的管理和利用。應(yīng)當(dāng)根據(jù)城建檔案部門城建檔案數(shù)字化基礎(chǔ)條件,用戶需求的情況,對具體城建檔案掃描參數(shù)做適當(dāng)調(diào)整。以滿足管理和利用需求為基礎(chǔ)。

5.加強城建檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)

提高業(yè)務(wù)素質(zhì)城建檔案數(shù)字化工作中人員素質(zhì)的高低直接影響數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。為保證數(shù)字化工作能高質(zhì)量完成。必須在開展工作之前對從業(yè)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)。參與城建檔案數(shù)字化工作的人員一般包括兩部分。一是城建檔案管理人員,二是城建檔案加工人員。針對不同人員應(yīng)采取不同的培訓(xùn)內(nèi)容。對從事城建檔案管理工作多年,特別是對于傳統(tǒng)載體城建檔案的管理,具有一定的管理基礎(chǔ)的城建檔案管理人員的培訓(xùn),主要是加強應(yīng)用新技術(shù)設(shè)備和城建檔案管理軟件的能力。同時,注重加強城建檔案管理人員的職業(yè)道德和責(zé)任心的教育。城建檔案數(shù)字化加工人員一般都具有一定的計算機(jī)操作和數(shù)據(jù)庫應(yīng)用能力。針對他們的培訓(xùn)內(nèi)容主要是有關(guān)城建檔案管理的基本知識,以及數(shù)字化加工過程中相關(guān)參數(shù)和要求控制方法等。使他們能夠依據(jù)制定好的數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)開展工作,減少著錄、分類、掃描等方面的錯誤。同時,加強城建檔案工作安全意識方面的教育。

6.加強城建檔案數(shù)字化安全管理制度和方法的制定

工作城建檔案數(shù)字化加工過程中應(yīng)重視安全問題。加強安全管理,防止城建檔案信息在加工過程中受到損害和泄密是做好城建檔案數(shù)字化加工工作的重要環(huán)節(jié)。應(yīng)從管理和技術(shù)兩方面采取措施。首先,加強規(guī)章制度的建設(shè)。其次,采取措施從技術(shù)手段上保證城建檔案的安全保密工作。例如使城建檔案數(shù)字化系統(tǒng)服務(wù)器和客戶端計算機(jī)與外網(wǎng)實現(xiàn)物理隔絕。防止網(wǎng)絡(luò)入侵和黑客攻擊;加強計算機(jī)病毒的檢查;對城建檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期備份。另外,嚴(yán)格選拔數(shù)字化加工人員。要求參與城建檔案數(shù)字化工作的人員具有責(zé)任心和較強業(yè)務(wù)素質(zhì)。對數(shù)字化城建檔案加工和管理中存在的安全隱患有清楚的認(rèn)識。

(三)做好城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前期整理工作

城建檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的首要工作是對傳統(tǒng)載體城建檔案的整理,這是順利開展城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前提條件。主要工作包括:城建檔案鑒定、城建檔案修復(fù)和城建檔案規(guī)范化。城建檔案鑒定主要是依據(jù)以確定的城建檔案數(shù)字化加工范圍,對具體城建檔案進(jìn)行鑒定。將具有較高價值、有特色或利用率高、需求大的城建檔案挑選出來,作為數(shù)字化加工的對象。

(四)加強城建檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的登記制度

城建檔案數(shù)字化工作環(huán)節(jié)較多,每一環(huán)節(jié)的質(zhì)量都對下一環(huán)節(jié)和整個加工成果具有重要影響,為保證每一環(huán)節(jié)工作質(zhì)量。在加丁.的各環(huán)節(jié)都應(yīng)該建立登記制度。例如在城建檔案整理過程結(jié)束后填寫《紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化加工過程交接登記表》,詳細(xì)記錄城建檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。在城建檔案掃描工作結(jié)束后應(yīng)填寫《紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表》,登記掃描的頁數(shù),使實際掃描頁數(shù)與城建檔案整理時填寫的文件頁數(shù)一致。

(五)加強各個環(huán)節(jié)檢查、監(jiān)督、驗收及評估

城建檔案數(shù)字化工作幵展過程中,需要對工作流程中各個環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查、監(jiān)督、驗收及評估。這是城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié),也是保證城建檔案數(shù)字化成果質(zhì)量的關(guān)鍵手段。通過檢查和監(jiān)督可以保證城建檔案數(shù)字化工作的各個環(huán)節(jié)能夠按照預(yù)先設(shè)定的技術(shù)要求正常進(jìn)行,對出現(xiàn)的問題能夠及時發(fā)現(xiàn)并通過調(diào)整各項參數(shù)等方式加以解決。驗收包括各環(huán)節(jié)的驗收和總體驗收。各環(huán)節(jié)的驗收保證了交往下一環(huán)節(jié)的工作能正常開展?？傮w驗收是保證加工成果能滿足城建檔案管理和利用的要求。評估工作是對整個數(shù)字化過程中,城建檔案的掃描質(zhì)量、城建檔案信息的真實完整性、城建檔案數(shù)字化成果等通過制定評價指標(biāo)、評價標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行綜合測試和評價。

(六)注重城建檔案信息的深層次加工

城建檔案從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字載體的過程中,應(yīng)注意城建檔案信息的深層次加工問題。不能將城建檔案數(shù)字化工作簡單化、形式化。城建檔案數(shù)字化的目的是為了更好的管理城建檔案,并為用戶提供更方便的利用條件。在城建檔案數(shù)字化加工過程中完善城建檔案著錄信息,是對城建檔案深層次加工的一個重要手段。通常情況下城建檔案著錄主要內(nèi)容包括:文件名稱、責(zé)任者、文號、頁號等。城建檔案數(shù)字化中如果僅是將這些信息轉(zhuǎn)化到數(shù)據(jù)庫中,就很難滿足用戶的需求。也不能完全體現(xiàn)出數(shù)字化后著錄信息對城建檔案工作帶來的更多優(yōu)勢。城建檔案數(shù)字化應(yīng)充分體現(xiàn)計算機(jī)數(shù)字庫管理系統(tǒng)對信息管理所帶來的優(yōu)勢。城建檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)通過元數(shù)據(jù)對城建檔案信息進(jìn)行描述。可以表現(xiàn)城建檔案文件的來源機(jī)構(gòu)的層次關(guān)系,也可以通過主題標(biāo)引實現(xiàn)城建檔案文件事由方面的集中。因此,在城建檔案數(shù)字化加工中應(yīng)該加強對城建檔案著錄信息的關(guān)注度。通過著錄來描述城建檔案文件之間的深層次的聯(lián)系。提高城建檔案信息的利用價值。特別是對主題標(biāo)引信息描述,因為通過主題標(biāo)引可以增加對城建檔案信息背景的描述,對用戶的檢索具有特別的意義。

三、結(jié)束

檔案數(shù)字化技術(shù)要求范文第2篇

一、檔案數(shù)字化的含義

所謂數(shù)字化，是指利用計算機(jī)信息處理技術(shù)，把聲、光、電、磁等信號轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號，或把語音、文字、圖像等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼，用于快速傳輸與準(zhǔn)確處理的一種綜合性技術(shù)。數(shù)字化具有簡單、直觀、速度快等優(yōu)點。檔案數(shù)字化是隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，是指“利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫”，它將各種傳統(tǒng)載體的館藏檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式傳輸，并利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，以實現(xiàn)檔案信息快捷利用和共享的目的。經(jīng)過數(shù)字化處理后的檔案能夠通過各種各樣的管理軟件進(jìn)行規(guī)劃與整合，使檔案利用服務(wù)方式更加多樣，最大限度的實現(xiàn)了檔案資源的共享。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容

從數(shù)字化的對象來看，檔案數(shù)字化的內(nèi)容主要包括以下兩個方面：一是對原有館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，即將原有傳統(tǒng)載體的檔案通過掃描、加工和處理，進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換；二是對正在形成的電子文件進(jìn)行及時歸檔與保存，做到電子文檔的齊全完整、真實有效。

從數(shù)字化的程度來看，檔案數(shù)字化的內(nèi)容分為以下兩個層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，即建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的著錄標(biāo)引，科學(xué)選定檔案目錄的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)；二是檔案全文信息的數(shù)字化，即采用掃描錄入的方式將檔案全文按照原貌逐頁存儲為圖像文件并為其編制目錄索引，或是經(jīng) OCR（光學(xué)字符技術(shù)）識別后采用文本格式存儲檔案內(nèi)容，輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫。從數(shù)字化的過程來看， 檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)包括數(shù)字化檔案的收集整理、存儲保管和查閱利用等方面。我們可以通過文件和檔案一體化的方式，借助計算機(jī)技術(shù)及相關(guān)信息技術(shù)完成數(shù)字化檔案的收集整理；采用磁盤、光盤等數(shù)字存儲設(shè)備實現(xiàn)數(shù)字化檔案的存儲保管；由計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)數(shù)字化檔案的查閱利用。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性及意義

檔案信息資源作為社會信息資源的重要組成部分，已深入到社會活動的每一個角落，貫穿于人們的日常生活之中。 檔案信息化建設(shè)已成為信息時代檔案工作者面臨的重要課題和發(fā)展契機(jī)。檔案數(shù)字化建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工程和重要內(nèi)容，不僅是檔案工作未來發(fā)展的主流，更是當(dāng)下時代特征的重要表現(xiàn)。因此檔案數(shù)字化建設(shè)對我國檔案事業(yè)和社會實踐活動具有如下幾點意義。

（一）檔案數(shù)字化建設(shè)是信息時展的迫切要求

當(dāng)今人類社會已邁入了信息時代，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，正深刻地影響著社會的各個領(lǐng)域，改變著人們的生活、工作和學(xué)習(xí)方式。信息化浪潮的沖擊，同樣也給檔案工作帶來了新的契機(jī)，使得檔案數(shù)字化逐漸被提上日程。隨著辦公自動化水平的不斷提高，無紙化辦公已成必然趨勢，由此形成了大量的數(shù)字化檔案，檔案管理必須從傳統(tǒng)的實體管理向信息化管理方向發(fā)展，才能滿足時展的需求。因此，檔案數(shù)字化是信息時代的必然產(chǎn)物，檔案數(shù)字化管理較之傳統(tǒng)的實體檔案管理，有著無可比擬的先進(jìn)性和時效性，它將分散于不同載體、不同地方的檔案信息以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的方式連接，實現(xiàn)了檔案信息資源的及時利用與共享。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)是社會發(fā)展的實際需要

檔案中包含了大量的數(shù)據(jù)、資料、圖表、文件等原始憑證，是最真實、最可靠、最具說服力的歷史記錄，同時也是國家信息資源的重要組成部分，具有不可估量的社會經(jīng)濟(jì)價值。當(dāng)今社會，機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確，各職能部門工作查考要求快速、及時，社會廣大公眾對檔案信息需要量正不斷增加，人們已越來越多地關(guān)注檔案信息獲取的時效性和便捷性。而數(shù)字化檔案相比傳統(tǒng)檔案載體來說，既方便獲取，又不會對檔案原件造成損壞。因此，檔案部門只有盡快改變傳統(tǒng)的管理、檢索和提供利用方式，不斷加快檔案數(shù)字化建設(shè)，才能及時、準(zhǔn)確地為社會各界提供利用，進(jìn)一步實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢

這是由數(shù)字檔案本身的特點所決定的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體容量非常有限，而且成本偏高，而數(shù)字檔案的載體容量很大，可以節(jié)約大量成本和檔案保存空間；紙質(zhì)檔案一旦遭到破壞，很難得以恢復(fù)，而數(shù)字檔案具有容易備份的特點， 可以通過保留多份備份文件來避免檔案受損；在利用紙質(zhì)檔案時，我們通常要翻閱幾十卷、甚至幾百卷的檔案，工作十分繁復(fù)，而數(shù)字檔案在利用過程中，只需利用計算機(jī)，就可以在幾分鐘內(nèi)檢索到所需內(nèi)容，十分方便；紙質(zhì)檔案只能描述二維的歷史記錄，無法滿足人們在建筑設(shè)計、科研等方面的需求，而數(shù)字檔案卻可以利用計算機(jī)等先進(jìn)的工具達(dá)到多維的記錄要求。

（四）檔案數(shù)字化建設(shè)是開發(fā)和利用檔案信息資源的基礎(chǔ)

檔案數(shù)字化技術(shù)要求范文第3篇

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字；信息化

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1005-5312（2012）05-0268-01

一、檔案信息數(shù)字化的作用

具體地講，檔案信息數(shù)字化的作用在于：

（一）提高檔案管理工作效率

通過檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，檔案的整理、查詢、保護(hù)都可以借助于計算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行，較之傳統(tǒng)的手工作業(yè)方式大大提高了工作效率。

（二）壓縮存儲空間，實現(xiàn)異地備份

為了減輕災(zāi)難發(fā)生時對檔案實體可能造成的不可挽回的損失，需要對珍貴的檔案文件進(jìn)行異地備份。運用數(shù)字化轉(zhuǎn)換技術(shù)，可以以較低的成本獲得檔案的數(shù)字化備份，而且檔案數(shù)據(jù)庫占用的物理空間很小，因此對于實現(xiàn)異地備份十分有利。目前，考慮到盡管數(shù)字化技術(shù)檢索效率高，但縮微膠片比磁盤光盤等載體保存時間更長，保真性能更好，一些學(xué)者提倡為檔案原件同時建立縮微膠片備份與數(shù)字化備份，以減少在檔案長期保存中可能發(fā)生的損失。

（三）擴(kuò)大檔案利用范圍，充分發(fā)揮檔案價值

檔案數(shù)字化所帶來的最大好處莫過于可以為更多的用戶提供本地或遠(yuǎn)程檔案信息服務(wù)。經(jīng)過數(shù)字化之后，一份檔案文件信息可以通過計算機(jī)檢索系統(tǒng)同時為多人提供閱覽服務(wù)，還可以借助于檔案網(wǎng)站、電子郵件以及其他網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)，為異地用戶提供遠(yuǎn)程服務(wù)。

（四）促進(jìn)檔案開放，提高檔案館的公共服務(wù)能力

數(shù)字化大大加快了檔案的開放步伐，使得更多的開放檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)為公眾提供服務(wù)，從而提高了檔案館的公共服務(wù)能力，使檔案信息資源可以更多地為社會政治、經(jīng)濟(jì)與文化事業(yè)服務(wù)。

二、檔案信息數(shù)字化的對象

對于檔案館(室)而言，檔案信息數(shù)字化工作包括：紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，縮微檔案的數(shù)字化及其與數(shù)字檔案之間的相互轉(zhuǎn)換，聲像檔案的數(shù)字化以及實體檔案的論是哪種載體形式檔案的數(shù)字化工作，都應(yīng)遵循規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)化、安全性、經(jīng)濟(jì)性原則，以保證數(shù)字化檔案信息真實、完整地忠實于檔案原件。具體地，應(yīng)保證工作流程的科學(xué)性，業(yè)務(wù)要求的標(biāo)準(zhǔn)化，工作過程與信息系統(tǒng)的安全性，保證檔案數(shù)字化項目管理的質(zhì)量與效率。

三、檔案信息數(shù)字化的方式

在檔案數(shù)字化過程中，各檔案館根據(jù)各自的實際條件，常常采用不同的工作方式。有的檔案館將數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作外包給專業(yè)公司；有的檔案館則自己購買數(shù)字化設(shè)備，成立專門的部門進(jìn)行數(shù)字化工作；也有的檔案館與專業(yè)公司合作，派出本館的專業(yè)人員與承包公司合作完成任務(wù)。從目前我國的情況來看，第三種形式比較常見。

檔案數(shù)字化是一項工作量大、質(zhì)量要求高的工作，由專業(yè)機(jī)構(gòu)來承擔(dān)可以保證工作質(zhì)量和項目進(jìn)度，有利于工作的順利完成。在檔案信息數(shù)字化之前，應(yīng)當(dāng)就館藏檔案數(shù)字化的范圍、結(jié)構(gòu)、數(shù)量進(jìn)行選擇和鑒定。

四、館藏檔案數(shù)字化之前的鑒定

檔案數(shù)字化之前的鑒定與傳統(tǒng)的檔案價值鑒定既有相似之處，又有不同之處，需要遵循特定的原則。對此，有學(xué)者提出了精練原則、存史原則與使用優(yōu)先原則；也有學(xué)者提出了利用價值性原則、搶救性原則、主體原則、原貌與系統(tǒng)性原則。結(jié)合上述觀點，館藏檔案數(shù)字化鑒定的原則包括以下幾條。

（一）開放原則

數(shù)字化意味著檔案內(nèi)容的復(fù)制與傳播都變得更加容易，加之?dāng)?shù)字檔案系統(tǒng)容易經(jīng)受各類攻擊，較之傳統(tǒng)檔案管理方式存在更高的安全風(fēng)險。因此，在現(xiàn)有的信息安全技術(shù)條件下，館藏檔案的數(shù)字化應(yīng)優(yōu)先考慮開放檔案。對于未開放甚至是保密的檔案，則應(yīng)根據(jù)需要慎重對待。

（二）利用價值原則

檔案數(shù)字化的價值之一是可以為用戶提供跨越時空的檔案信息服務(wù)。在經(jīng)費有限的條件下，檔案館應(yīng)優(yōu)先選擇利用率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，以滿足用戶的需要。

（三）搶救原則

檔案數(shù)字化技術(shù)要求范文第4篇

1.1數(shù)字化檔案管理技術(shù)的專業(yè)價值

數(shù)字化檔案管理技術(shù)是解決當(dāng)前檔案信息積累無限性和檔案工作有限性的重要途徑，當(dāng)前檔案資料的來源越來越多，大量的檔案資料占據(jù)著館室的空間，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的實際，因此，有必要開發(fā)出新型技術(shù)來適應(yīng)當(dāng)前的需要。數(shù)字化檔案管理技術(shù)可以通過改變存儲方式而實現(xiàn)空間、范圍的擴(kuò)大，近些年云計算、網(wǎng)絡(luò)存儲等技術(shù)的出現(xiàn)為數(shù)字化檔案管理提供了新的平臺，通過對檔案管理數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，可以迅速實現(xiàn)分類、加工、計算的功能。

1.2數(shù)字化檔案管理技術(shù)的服務(wù)價值

社會發(fā)展需要檔案作為基礎(chǔ)，經(jīng)濟(jì)和建設(shè)速度越快，就越需要檔案工作提供更為準(zhǔn)確、更為高效的信息，當(dāng)前人們對于檔案的重視程度正在逐步提高，各類型的生產(chǎn)生活對于檔案需要越來越多。數(shù)字化檔案管理技術(shù)可以有效適應(yīng)社會發(fā)展的需要，使數(shù)字化檔案工作向高效率、個性化的方向發(fā)展，有利于構(gòu)建新型數(shù)字化檔案服務(wù)體系。

1.3數(shù)字化檔案管理技術(shù)的管理價值

數(shù)字化檔案管理工作千頭萬緒，數(shù)字化技術(shù)日新月異，如果片面追求檔案管理的規(guī)范性和數(shù)字化技術(shù)的先進(jìn)性，無疑將會落入到片面發(fā)展的死循環(huán)，進(jìn)而會被社會發(fā)展所淘汰。當(dāng)前應(yīng)該應(yīng)用好數(shù)字化檔案管理技術(shù)，使檔案管理有一個穩(wěn)定的核心，使檔案管理的重點得以突出，進(jìn)而使各種數(shù)字化產(chǎn)品和信息技術(shù)更為準(zhǔn)確地應(yīng)用到檔案管理的實際之中，在提高檔案管理水平的同時，加速數(shù)字化檔案管理工作目標(biāo)的實現(xiàn)。

2創(chuàng)新發(fā)展數(shù)字化檔案管理技術(shù)的策略

2.1做好檔案信息電子文檔的處理

第一，要規(guī)范電子檔案文檔歸檔的方法。歸檔電子檔案要嚴(yán)格遵循數(shù)字化檔案管理的程序，要在歸檔過程中做好安全防范，避免出現(xiàn)電子檔案的丟失，在歸檔的重點環(huán)節(jié)要突出防火墻和備份這兩個要素，達(dá)到對電子檔案和資料的安全保障。第二，擴(kuò)展檔案信息電子文檔的處理方法。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的背景下，可以通過無線設(shè)備、移動設(shè)施的擴(kuò)大，增加檔案信息處理方法，實現(xiàn)對數(shù)字化檔案管理技術(shù)的豐富，要積極利用新型的技術(shù)，在提高處理效率的同時，保障處理質(zhì)量。第三，要做好數(shù)字化檔案的存儲工作。云計算、網(wǎng)絡(luò)硬盤擴(kuò)大了數(shù)字化檔案的存儲空間，同時也轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)檔案存儲的模式，在數(shù)字化的時代背景下，應(yīng)該從數(shù)據(jù)采集、信息備份、檔案資料恢復(fù)等方面入手，利用電子存儲空間來解決傳統(tǒng)存儲方式的實際矛盾。第四，要規(guī)范數(shù)字化檔案資料的應(yīng)用。合理應(yīng)用數(shù)字化檔案資料是社會的需要，檔案信息電子文檔處理的過程中要尊重這一實際，應(yīng)該從數(shù)字化檔案資料入手，將重要的檔案形成通用的電子文檔，以便擴(kuò)大電子檔案信息的影響和應(yīng)用。同時，要對現(xiàn)有的電子檔案資料進(jìn)行必要的加工，以便更好地滿足社會的需要，使其在應(yīng)用中發(fā)揮出更多的價值。

2.2做好檔案資料數(shù)字化工作

檔案資料數(shù)字化工作可以借用物聯(lián)網(wǎng)中RFID技術(shù)（電子標(biāo)簽技術(shù)）作為基礎(chǔ)，RFID技術(shù)具有無線通信識別能力，能夠?qū)Ω街奈矬w信息予以處理，這種新型技術(shù)具有很多優(yōu)點，如感知距離遠(yuǎn)、不用實際接觸、容易操作、能夠感知、適應(yīng)性強等。有了這項技術(shù)，就能夠?qū)τ袃r值的檔案資源添加RFID標(biāo)簽，對有價值的檔案資料放置的位置、號碼、檔案名稱、歸檔日期進(jìn)行記憶。利用這些有效信息，在進(jìn)行檔案管理時，不用動手查找與整理檔案，可以運用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實物檔案管理，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和記錄的檔案位置迅速找到所需檔案。

3結(jié)語

檔案數(shù)字化技術(shù)要求范文第5篇

關(guān)鍵詞：文書檔案；數(shù)字化管理模式；建立措施

中圖分類號：G275.2 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）003-0-01

對于文書檔案管理工作而言，建立文書檔案數(shù)字化管理模式較為重要，也是現(xiàn)代化文書檔案管理環(huán)節(jié)中最為必要的工作。因此，在文書檔案管理期間，相關(guān)管理人員必須要重視數(shù)字化管理模式的建設(shè)，提高文書檔案管理工作的有效性，為其后續(xù)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

一、建立文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性分析

在現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)與技術(shù)發(fā)展的過程中，數(shù)字化技術(shù)被應(yīng)用在各個領(lǐng)域中，為文書檔案管理工作帶來較多發(fā)展機(jī)遇。在此類背景下，文書檔案管理人員應(yīng)用現(xiàn)代化數(shù)字化技術(shù)較為必要，文書檔案管理人員可以將信息存儲系統(tǒng)作為檔案信息載體，進(jìn)而提升文書檔案管理工作水平。目前，在文書檔案人員應(yīng)用現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)的時候，會對文書檔案信息進(jìn)行掃描、儲存，然后建立檔案數(shù)據(jù)庫，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙張檔案儲存方式。由于文書檔案管理工作較為復(fù)雜，具有一定的特殊性特點，傳統(tǒng)的紙張儲存與管理方式已經(jīng)不能滿足相關(guān)管理工作的需求。然而，在應(yīng)用現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)之后，可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將文書檔案信息儲存，并且對其進(jìn)行有效的保護(hù)，避免出現(xiàn)檔案信息流失的現(xiàn)象，進(jìn)而提高了文書檔案管理工作效率。在建立現(xiàn)代數(shù)字化文書檔案管理模式之后，可以有效提高文書檔案管理工作效率，增強其發(fā)展效果，推進(jìn)文書檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。具體表現(xiàn)為以下幾點：

第一，建立數(shù)字化文書檔案管理模式，可以促進(jìn)現(xiàn)代信息的交流，提高文書檔案信息利用效率。主要因為數(shù)字化技術(shù)可以加強各個領(lǐng)域的交流，文書檔案管理人員能夠快速的找到文書檔案管理工作方式，M而提高文書檔案信息利用效率。同時，在日常生活與工作期間，利用數(shù)字化技術(shù)文書檔案管理模式，有利于提升文書檔案管理水平，增強信息資源共享效果，達(dá)到預(yù)期的文書檔案管理工作目的[1]。

第二，建立數(shù)字化文書檔案管理模式，可以滿足當(dāng)今社會發(fā)展需求。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，文書檔案工作受到廣泛重視，主要因為文書檔案信息與社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展之間產(chǎn)生直接關(guān)聯(lián)。傳統(tǒng)的紙張文書檔案管理方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)今社會發(fā)展需求，而數(shù)字化文書檔案管理模式，可以加強對文書檔案信息的管理，為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供有價值的文書檔案信息，進(jìn)而發(fā)揮現(xiàn)代數(shù)字化文書檔案技術(shù)的應(yīng)用作用[2]。

第三，建立現(xiàn)代數(shù)字化文書檔案模式，有利于完善檔案管理工作方式，促進(jìn)文書檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展。隨著社會各個領(lǐng)域的發(fā)展，文書檔案管理工作方式開始不斷完善，相關(guān)部門對文書檔案管理方式的創(chuàng)新要求逐漸增高。相關(guān)技術(shù)人員應(yīng)用數(shù)字化檔案管理模式開展工作，可以有效提升數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用價值，發(fā)揮其在文書檔案管理中的作用，進(jìn)而完善檔案管理工作模式。

第四，加強文書檔案數(shù)字化管理工作，有利于提高文書檔案信息安全性，增強文書檔案保護(hù)工作效果。主要因為現(xiàn)代化信息技術(shù)水平在不斷提升，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)安全性受到廣泛重視，引起了社會各界的關(guān)注，尤其是文書檔案管理工作。然而，在應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的過程中，相關(guān)技術(shù)人員可以有效鑒別文書檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)劣，科學(xué)選擇文書檔案管理信息技術(shù)，進(jìn)而提高文書檔案信息的安全性，增強管理工作效果[3]。

綜上所述，建立文書檔案數(shù)字化管理模式具有一定的必要性，只有積極應(yīng)用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，才能逐漸提高文書檔案管理工作效率與質(zhì)量，確保文書檔案信息內(nèi)容的安全性，為其后續(xù)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

二、建立文書檔案數(shù)字化管理模式的具體措施

在建立文書檔案數(shù)字化管理模式的過程中，相關(guān)技術(shù)人員必須要科學(xué)選擇工作方式，保證可以提高文書檔案數(shù)字話管理工作水平，進(jìn)而提升文書檔案數(shù)字化管理工作效果。具體措施包括以下幾點：

1.建立文書檔案管理數(shù)字化平臺

在文書檔案管理過程中，相關(guān)技術(shù)人員可以建立文書檔案數(shù)字化管理平臺，保證可以提高文書檔案數(shù)字化管理效率，提升數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用水平。首先，技術(shù)人員要科學(xué)構(gòu)建數(shù)字化管理網(wǎng)絡(luò)，保證可以提高網(wǎng)絡(luò)的安全性。其次，技術(shù)人員要科學(xué)調(diào)整數(shù)字化文書檔案管理工作模式，逐漸提升文書檔案管理工作的有效性。同時，技術(shù)人員還要加強各個部門之間的溝通，逐漸優(yōu)化文書檔案信息的閱讀與使用方式，優(yōu)化內(nèi)部資源配置，提升網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的可靠性。最后，技術(shù)人員要重視信息資源共享，利用數(shù)字化技術(shù)，對文書檔案信息進(jìn)行遠(yuǎn)程的檢測與傳播，這樣，才能提升數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用效率[4]。

2.完善文書檔案數(shù)字化模式的管理制度

在建立文書檔案數(shù)字化管理模式之后，相關(guān)管理部門必須要制定完善的管理制度，保證可以提高其工作效率。首先，管理人員要構(gòu)建信息管理制度，要求技術(shù)人員可以積極應(yīng)用現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)開展管理工作。其次，相關(guān)管理人員必須要重視綜合數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，保證可以提高文書檔案管理水平。最后，要制定完善的崗位培訓(xùn)制度，階段性的對文書檔案管理人員進(jìn)行數(shù)字化管理知識的培訓(xùn)，使其可以掌握先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，同時，還要對其進(jìn)行專業(yè)的崗位訓(xùn)練，使其全面掌握文書檔案管理崗位知識，進(jìn)而提高其發(fā)展效率。

三、結(jié)語

在文書檔案管理過程中，建立數(shù)字化文書檔案管理平臺較為重要，主要因為在建立數(shù)字化文書檔案管理平臺之后，相關(guān)管理人員可以有效提高自身工作效率，增強文書檔案管理工作效果，有利于社會的長遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]查榮.建立文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性[J].價值工程，2012，31（23）：217-218.

[2]李娟.建立文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性[J].黑龍江科技信息，2012（30）：127-127.