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檔案信息化管理范文第1篇

實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，首先要將檔案信息數(shù)字化。所謂檔案的數(shù)字化，是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容有兩個不同層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，二是檔案全文信息的數(shù)字化。

1企業(yè)檔案信息化管理的必然性

企業(yè)檔案的信息化管理是信息時代企業(yè)發(fā)展的必然要求。信息化建設(shè)是知識經(jīng)濟(jì)時代的主線，企業(yè)管理的信息化是企業(yè)生存與發(fā)展必須具備的基本條件，檔案管理作為企業(yè)管理的一部分，在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮著極其重要的作用。隨著企業(yè)OA辦公軟件的應(yīng)用及各種電子設(shè)備的投入使用，諸如文件的起草、核對、簽發(fā)等工作全在網(wǎng)上辦理，形成檔案的形式已發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)時代和企業(yè)發(fā)展的需要，必須運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，所以說檔案的信息化是檔案管理在網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展的必然趨勢，其終極目標(biāo)是建立數(shù)字化檔案室。

企業(yè)檔案的信息化管理是企業(yè)加強(qiáng)市場競爭力的必然選擇。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息的應(yīng)用面越來越寬廣，企業(yè)管理面臨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化的變革，企業(yè)的競爭力和企業(yè)的信息化程度有著很大的關(guān)系，企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分， 其信息化程度直接左右企業(yè)的市場競爭力。

2檔案信息化管理的意義

提高工作效率。傳統(tǒng)的檔案檢索方式是檔案管理人員在檔案管理系統(tǒng)中通過模糊查詢、分類查詢檔案題名或題名關(guān)鍵字等方式檢索到檔案的檔號，然后按照檔號去庫房相應(yīng)位置調(diào)閱相關(guān)檔案，占用大量時間和人力。信息化后，可直接在檔案管理系統(tǒng)中通過查閱關(guān)鍵字后查看檔案全文信息。據(jù)統(tǒng)計(jì)，信息化后檔案管理人員的查檔時間可節(jié)約40%，檔案利用率將比傳統(tǒng)檔案管理的利用率提高5～10倍。

保護(hù)原始檔案。檔案信息化后，檔案管理者可以向檔案利用者提供電子版或打印稿供其查閱，這就減少了多次復(fù)印、翻閱對原始檔案紙張?jiān)斐傻母g和損壞，有效保護(hù)了企業(yè)的檔案資產(chǎn)。

提高檔案信息利用的時效性和服務(wù)效率。信息化后檔案資源在一定權(quán)限內(nèi)可實(shí)現(xiàn)共享，并能遠(yuǎn)程服務(wù)，時效性強(qiáng)，從而能為企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展提供高效優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，企業(yè)整體工作效率得到有效提高。并能提升檔案管理部門在企業(yè)中的地位，脫離了過去單純的檔案保管模式，轉(zhuǎn)而成為企業(yè)的信息中心。

3檔案信息化管理面臨的問題

檔案信息化管理范文第2篇

（一）檔案信息化管理意識不強(qiáng)

在當(dāng)前醫(yī)院經(jīng)營過程中，更重視醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展，對于檔案信息化管理缺乏重視，覺得檔案對于醫(yī)院的發(fā)展起不到有效的作用，可有可無，將檔案管理工作簡單的認(rèn)定為保管工作。這就導(dǎo)致當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作信息化意識不強(qiáng)，檔案存在丟失及資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。

（二）管理制度不健全

在當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展過程中，沒有完善的信息整合制度，在檔案信息收集工作中存在效率低的問題，而且信息資源缺乏整體性和系統(tǒng)性。一些重要檔案文件材料由于得不到有效的重視，從而存在丟失及毀損的問題，同時檔案信息化管理與醫(yī)院管理工作存在著脫節(jié)的現(xiàn)象，檔案信息的重要性無法有效的發(fā)揮出來。

（三）醫(yī)院檔案開發(fā)利用率較低

長期以來我國檔案工作都存在著重管輕用的問題，檔案基本處于封閉環(huán)境下進(jìn)行保存和管理，一味的對檔案信息進(jìn)行收集和管理，而對檔案信息的利用較為忽視，這就導(dǎo)致醫(yī)院檔案并沒有醫(yī)療服務(wù)中發(fā)揮其重要價值。

（四）檔案工作硬件投入不足

在當(dāng)前醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程中，由于經(jīng)費(fèi)缺乏，檔案信息化管理中所需要的設(shè)備及技術(shù)都得不到及時更新和替換，檔案管理環(huán)境無法有效的支持檔案的信息化建設(shè)，硬件上投入的不足嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的步伐。

二、醫(yī)院檔案管理信息化的優(yōu)勢

（一）檔案信息化有利于保護(hù)珍貴的檔案原件

醫(yī)院檔案利用計(jì)算機(jī)來對原件進(jìn)行掃描，并對檔案以電子文件的形式進(jìn)行收藏、管理和使用，經(jīng)過信息化手段處理后，能夠更好的實(shí)現(xiàn)對檔案原件的保護(hù)，在使用和借閱過程中不需要再使用紙質(zhì)原件，避免了貴重資料丟失和毀損的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。

（二）檔案信息化使文件的歸檔方式得到改善

醫(yī)院檔案管理人員需要及時對各類文件進(jìn)行歸檔，在手工操作方式時，在檔案整理和目錄登記過程中需要花費(fèi)較多的時間，而在檔案信息化實(shí)現(xiàn)后，檔案管理人員可以從手工勞動中解脫出來，檔案經(jīng)過信息化處理不僅工作效率得以提高，而且在信息有改運(yùn)時，只需要輸入指令不可以完成整個系統(tǒng)的調(diào)整，使檔案管理人員工作條件有了較大程度的改善。

（三）檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享

檔案收集、整理和保管等一系列工作都是為了檔案的有效利用，檔案整合工作也是為了進(jìn)一步對檔案使用范圍進(jìn)行提高而且在，通過整合后的檔案具有較好的有效性、共享性和系統(tǒng)性。檔案原件與電子檔案相比，電子檔案的應(yīng)用程度和應(yīng)用范圍要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于檔案原件，而且醫(yī)院各部門及各科室可以在計(jì)算機(jī)上按需對電子檔案進(jìn)行瀏覽，而且能夠按需要進(jìn)行存取，這不僅有效的提高檔案的利用率，而且對于檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)起到了極其重要的促進(jìn)作用。

（四）有效的改善了信息需求的管理措施和優(yōu)化配置方法

在傳統(tǒng)的檔案歸檔方式中，檔案資料大多是以紙質(zhì)化的形式存在的。隨著時間的推移，檔案資料日積月累，占用了大量的儲存空間。另外，由于紙張的特性，檔案庫房還要按不同季節(jié)做好各項(xiàng)溫度、濕度控制和防蟲工作，在管理模式上存在著管理成本高，使用效率低，原件容易損壞等問題。將檔案信息化處理以后，可以提高檔案的運(yùn)行效率，使檔案信息更加形象、直觀，最大限度地方便了檔案檢索和利用，并且節(jié)省了大量的儲存空間，同時又保障了檔案的安全備份。

三、推動醫(yī)院檔案信息化管理的途徑

（一）確定檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)

目前，雖然檔案管理部門還沒有明確規(guī)定檔案管理信息化、規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，但教育主管部門、各醫(yī)院至少要以超前的戰(zhàn)略眼光，制定本地區(qū)、本部門、本醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)的所必須具備的基本條件和基本標(biāo)準(zhǔn)，并隨著信息技術(shù)的發(fā)展而更新提高。當(dāng)務(wù)之急是配置相應(yīng)的信息設(shè)備，配齊必要的專職管理人員，創(chuàng)設(shè)良好的條件。同時嚴(yán)格要求醫(yī)院各職能處室要以信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)形成正在形成的檔案資料，檔案管理人員則要明確建檔標(biāo)準(zhǔn)，及時予以立卷歸檔，逐步形成領(lǐng)導(dǎo)重視，部門協(xié)作，互相促進(jìn)，共同提高的醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)新局面。

（二）建立醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)庫

目前醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)仍處于起步階段，其檔案正在由原來的筆寫文字或打印件向信息管理系統(tǒng)的過渡。教育主管部門或醫(yī)院應(yīng)抓住這一有利時機(jī)，加快醫(yī)院數(shù)據(jù)庫建設(shè)。只有數(shù)據(jù)庫建設(shè)好了，才能運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案資料進(jìn)行科學(xué)的管理。

（三）努力提升檔案工作的服務(wù)質(zhì)量

檔案信息化管理的最終目的是為了確保檔案的利用，所以醫(yī)院檔案管理人員需要進(jìn)一步提升自身的檔案服務(wù)意識，樹立良好的服務(wù)理論，對檔案服務(wù)方式進(jìn)行優(yōu)化，加快醫(yī)院檔案信息服務(wù)的開放度。同時，醫(yī)院檔案管理部門在工作中需要加強(qiáng)與其他部門及科室的溝通和聯(lián)系，建立良好的交流平臺，進(jìn)一步拓展寬檔案服務(wù)渠道，最大限度的加快對醫(yī)院檔案資源的開發(fā)和利用，以便于更好的與現(xiàn)代化醫(yī)院管理的現(xiàn)實(shí)需求相適應(yīng)。

檔案信息化管理范文第3篇

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；信息化

任何一個企業(yè)在發(fā)展的過程中，都需要關(guān)注對檔案的管理。傳統(tǒng)的檔案管理方法，比較適合小型企業(yè)，但對于快速增長的大中型企業(yè)而言，運(yùn)用過往的檔案管理方法，肯定會造成較多的不足，并且在日常的工作成果上無法達(dá)到最佳的狀態(tài)，甚至有可能出現(xiàn)影響企業(yè)運(yùn)營的問題。為此，在今后的工作當(dāng)中，有必要將企業(yè)檔案信息化管理堅(jiān)持落實(shí)，既要將過往的各項(xiàng)問題和缺失有效的解決，還必須在日后的工作水平上大幅度的提升。

一、企業(yè)檔案信息化管理的特點(diǎn)

經(jīng)過長久的發(fā)展和積淀，我國的企業(yè)數(shù)量出現(xiàn)了大幅度的增長，為國家所做出的貢獻(xiàn)是非常積極的。檔案管理工作是企業(yè)的重要組成部分，在很大程度上直接關(guān)系到企業(yè)的長久進(jìn)步，因此不能通過簡單的模式來完成。在現(xiàn)階段的發(fā)展中，信息化技術(shù)得到了很大的鞏固，并且在執(zhí)行效果上、操作方法上都表現(xiàn)出了多元化的趨勢，基本上可以結(jié)合企業(yè)本身的規(guī)模和相關(guān)內(nèi)容，將檔案信息化合理的過渡。

（一）企業(yè)檔案信息化管理的開展，能夠針對各個部門的多項(xiàng)信息、數(shù)據(jù)予以有效的保留，作為日后工作的依據(jù)和不良事件的判斷標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)下的企業(yè)在市場競爭當(dāng)中，需要面臨很多的壓力和外部、內(nèi)部因素影響，倘若在檔案缺失上較為嚴(yán)重，則很容易造成強(qiáng)烈的隱患。信息化的開展，幾乎可以將所有的檔案進(jìn)行分類管理，相關(guān)系統(tǒng)及平臺的搭建，也為工作的落實(shí)提供了足夠的支持，基本上很少出現(xiàn)嚴(yán)重的威脅，所以在可靠性方面比較突出。

（二）對于企業(yè)檔案信息化管理而言，其在積極的落實(shí)當(dāng)中，得到了檔案部門的認(rèn)可。信息化處理方法的速度非?？?，m然在最開始的錄入上比較麻煩，但是一旦將所有的數(shù)據(jù)、信息，全部轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒臓顟B(tài)后，后續(xù)的工作將會更加的便捷，很少出現(xiàn)嚴(yán)重的問題。階段性的檔案優(yōu)化工作，也能夠在規(guī)定時間內(nèi)完成，企業(yè)由此走向了上升的道路。

二、企業(yè)檔案信息化管理對策

（一）統(tǒng)籌規(guī)劃，夯實(shí)基礎(chǔ)

從客觀的角度來分析，現(xiàn)下雖然已經(jīng)進(jìn)入到了信息化的時代，但是想要在企業(yè)檔案信息化管理層面上得到理想的結(jié)果，并不是一件容易的事情。很多企業(yè)僅僅是看到了信息化管理的優(yōu)勢，但卻沒有看到過程中需要應(yīng)對的挑戰(zhàn)，以至于企業(yè)檔案信息化管理僅僅在表面上開展，未產(chǎn)生實(shí)際的效果。建議在今后的工作中，應(yīng)積極按照統(tǒng)籌規(guī)劃、夯實(shí)基礎(chǔ)的內(nèi)容來完善。

1.企業(yè)檔案信息化管理的初始階段，必須選擇正確的系統(tǒng)和平臺?，F(xiàn)如今的信息化研究機(jī)構(gòu)較多，企業(yè)應(yīng)該慎重的選擇，同時積極開展調(diào)查分析，了解到信息化檔案管理需要采購的設(shè)備、技術(shù)，需要聘請的人才，需要成立的部門等等，要將所有的準(zhǔn)備工作完成以后，才能將后續(xù)的企業(yè)檔案信息化管理合理的落實(shí)。

2.從傳統(tǒng)的檔案管理過渡為企業(yè)檔案信息化管理，勢必需要花費(fèi)一定的時間，但絕對不能表現(xiàn)過長。以往的部分企業(yè)，總是以過渡的借口，將傳統(tǒng)檔案管理和信息化檔案管理并行，以至于在工作上出現(xiàn)了很多的矛盾狀況，不僅沒有達(dá)到兼得效果，還針對固有的工作造成了很多的不利影響。多數(shù)企業(yè)都可以在較短時間內(nèi)完成過渡，一方面是為了減少各種不良因素的威脅，另一方面則是為了將工作損失降到最低，應(yīng)該積極推廣。

（二）科學(xué)配置軟件、硬件

企業(yè)檔案信息化管理的開展過程中，軟件與硬件是兩個核心的內(nèi)容，如果在該方面表現(xiàn)出嚴(yán)重的問題，那么后續(xù)的所有工作，都只能在理論上開展，實(shí)踐方面的工作難以達(dá)到預(yù)期的效果，甚至?xí)斐蓸O大的不良反響。本文認(rèn)為，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，公司應(yīng)及時配置與之相適應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施，諸如計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等。為此，一要合理調(diào)配現(xiàn)有軟、硬件設(shè)施資源；二要加大財(cái)力的投入，充分發(fā)揮信息科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。檔案信息化工作做得好，利用效果顯著，公司就會從中嘗到甜頭，從而加大檔案信息化的投入。而檔案信息化投入的加大，為檔案信息化發(fā)展提供了有力保證，效益的產(chǎn)出也會相應(yīng)增大，這樣就形成了良性循環(huán)。

檔案信息化管理范文第4篇

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 信息化

醫(yī)院檔案信息資料作為醫(yī)院信息載體，是醫(yī)院管理的重要組成部分，信息資源做為醫(yī)院最為寶貴的一大資源，能否對其加以充分利用，將直接影響到醫(yī)院的生存與發(fā)展。一般醫(yī)院為了更好地利用醫(yī)學(xué)信息資源，都會對醫(yī)院分散、龐雜的信息資源進(jìn)行收集、加工處理，使其能更方便地為全院醫(yī)護(hù)人員利用，充分發(fā)揮其價值。但隨著我國社會主義事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案包括文書檔案、人事檔案和病案等管理部門傳統(tǒng)的工作模式和方法已不適應(yīng)新形式的需要，迫切需要現(xiàn)代化。因此，醫(yī)院檔案信息資料管理應(yīng)從封閉式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式管理，實(shí)行信息化管理，才能真實(shí)體現(xiàn)出醫(yī)院檔案的價值，更好的為醫(yī)院的醫(yī)、護(hù)、教、研和管理服務(wù)，更好的為其他需要醫(yī)院檔案的領(lǐng)域服務(wù)。

1.檔案的信息化管理內(nèi)涵及內(nèi)容

1.1檔案信息化管理的內(nèi)涵

檔案信息化管理的內(nèi)涵包括兩個方面：一是應(yīng)用信息技術(shù)對檔案信息系統(tǒng)集成、有序分類、便于查詢、開發(fā)應(yīng)用，對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進(jìn)行高效的管理，以提高醫(yī)院的管理效率。二是用信息流來調(diào)控檔案物流，最終實(shí)現(xiàn)“無紙化”管理，促進(jìn)管理創(chuàng)新[1]。

1.2檔案信息化管理的內(nèi)容

（1）數(shù)據(jù)資料信息化。應(yīng)用掃描儀、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)把應(yīng)當(dāng)存檔的文件、資料信息等以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入計(jì)算機(jī)，以備處理。

（2）工作流程信息化。通過專用軟件實(shí)現(xiàn)檔案分類、編目和排序，為此首先需要規(guī)范管理流程、確定崗位員工的工作標(biāo)準(zhǔn)，減少人為調(diào)控和干預(yù)。為保證文檔一致性，醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)要與檔案管理系統(tǒng)兼容。

（3）檔案檢索信息化。在施行分級檢索制度的前提下，通過醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)可隨時準(zhǔn)確地檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻(xiàn)等。

2.實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的必要性

2.1飛速發(fā)展的社會信息化決定了必須加速醫(yī)院檔案管理信息化的進(jìn)度?，F(xiàn)代信息社會日新月異，人們對各種時效性強(qiáng)、具有高價值的檔案信息需求量越來越大，傳統(tǒng)的檔案管理模式正經(jīng)受著巨大的沖擊和挑戰(zhàn)。面對這種沖擊和挑戰(zhàn)，各級醫(yī)院只有順應(yīng)時勢，加快檔案信息化建設(shè)，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，進(jìn)而使檔案管理工作適應(yīng)新形勢發(fā)展的要求。

2.2實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化是解決自身存在問題，提升管理水平的根本途徑。近年來，各級醫(yī)院在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化方面雖然做了一些工作，但總體來看，現(xiàn)代化程度仍不高，有些單位還比較落后，主要是管理意識，設(shè)備和技術(shù)方法比較落后，檔案管理和利用水平較低。解決這些問題的唯一辦法，就是不斷更新管理意識，改革管理方法，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，從手工勞動中解脫出來，提高工作效率，完全實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，從根本上提高檔案的管理利用水平。

2.3實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化是確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和自身發(fā)展的需要。醫(yī)療事業(yè)需要發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批的建設(shè)人才，而只有詳實(shí)全面地掌握人事檔案材料，才能合理使用人才，充分發(fā)揮人才的作用，確保實(shí)現(xiàn)醫(yī)院事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化就顯得十分迫切和必要。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才為醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù)，而且將會使檔案信息資源得到更加充分的開發(fā)利用，同時可以延長檔案壽命。

3.醫(yī)院檔案信息化所面臨的現(xiàn)實(shí)問題

3.1需要大量資金投入

醫(yī)院檔案信息化的初期建設(shè)需要整體規(guī)劃，包括整個硬件平臺和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)置，如需要投入的設(shè)備就有計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、縮微設(shè)備、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，還需要進(jìn)行信息的安全防護(hù)，這些都需要很大的經(jīng)費(fèi)投入。另外，這些電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快，生命周短，其后續(xù)的維修、更換、升級等也在一定程度上制約了檔案信息化工作的開展[2]。

3.2任務(wù)繁雜，工作量大

醫(yī)院檔案的信息化管理有很多優(yōu)勢，但其工作量并不輕松，檔案的信息化建設(shè)需要完成的工作很多：（1）對現(xiàn)存檔案室的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，通過掃描縮微等手段，將其轉(zhuǎn)換成電子文件。（2）要利用文檔處理軟件按照標(biāo)準(zhǔn)要求對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行規(guī)范整理，便于檢索利用。（3）要對醫(yī)院職能科室和業(yè)務(wù)科室提供網(wǎng)上利用平臺，搞好遠(yuǎn)程服務(wù)。 3.3難以獲求滿足工作要求的人才

檔案信息化管理要求工作人員要有相適應(yīng)的熟練的計(jì)算機(jī)操作技能，有獲取判斷運(yùn)用信息的能力，要有精通的檔案業(yè)務(wù)知識。那種既會檔案管理、計(jì)算機(jī)操作，又懂衛(wèi)生管理的復(fù)合型人才大受歡迎。但檔案部門待遇不高，優(yōu)秀人才難以吸引進(jìn)來，進(jìn)來后又難以留住，冗員又難以消化。

4.實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的建議

4.1檔案綜合管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要組成部分。盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務(wù)管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策所依據(jù)的信息體系。在21世紀(jì)科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)。這就需要醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，提高對檔案工作的思想認(rèn)識，使檔案管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用。只要有領(lǐng)導(dǎo)足夠重視和支持，再通過檔案人員的學(xué)習(xí)和努力，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化指日可待。

4.2要實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備建設(shè)是基礎(chǔ)。目前，醫(yī)院普遍建立了微機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)，但微機(jī)局域網(wǎng)的建立要立足高起點(diǎn)，不僅要方便內(nèi)部信息的交流，還應(yīng)配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設(shè)備來方便信息的輸出利用。醫(yī)院檔案部門在規(guī)范室藏的基礎(chǔ)上建立局域網(wǎng)，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴(kuò)建成為醫(yī)院信息中心，并在中心網(wǎng)絡(luò)平臺上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，即醫(yī)院信息中心檔案管理網(wǎng)絡(luò)。這樣，不僅可以大大提高辦公效率，方便利用者，同時還可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的在線利用。

4.3信息化技術(shù)的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用改變著傳統(tǒng)的檔案管理模式，這就要求檔案管理人員能夠在網(wǎng)上進(jìn)行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)工作。現(xiàn)代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業(yè)知識外，還要具備良好的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識及運(yùn)用操作能力。因此，檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)也顯得日益重要。只有通過不斷學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，才能適應(yīng)信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要，才能充分發(fā)揮檔案計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢，這也是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化必須要解決的問題。

參考文獻(xiàn)

[1]程潔.醫(yī)院檔案信息與數(shù)字化管理初探[J].實(shí)用全科醫(yī)學(xué)，2007，（05）.

檔案信息化管理范文第5篇

［關(guān)鍵詞］油田檔案；信息化；管理技術(shù)

引言

檔案作為一種重要的信息資源，在油田企業(yè)發(fā)展過程中，積累了大量的油田檔案。隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展與科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，我國油田企業(yè)的發(fā)展十分迅速，在此過程中，油田檔案發(fā)揮了巨大的作用。傳統(tǒng)的油田檔案管理主要采用人工管理的方式，這種方式存在諸多缺點(diǎn)，如管理人員工作強(qiáng)度大、工作效率低下等，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了現(xiàn)階段油田檔案工作的需求，難以充分發(fā)揮油田檔案的作用，對油田企業(yè)的發(fā)展帶來了不利影響。為此，在油田企業(yè)迅速發(fā)展的同時，其需要加強(qiáng)油田檔案管理的創(chuàng)新。信息技術(shù)的迅速發(fā)展，在諸多領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用，將其應(yīng)用在油田檔案管理中，可實(shí)現(xiàn)油田檔案信息化管理，能夠有效提升檔案管理水平，有助于高效運(yùn)轉(zhuǎn)工作。鑒于此，本文深入分析油田檔案信息化管理技術(shù)，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1檔案管理“云”技術(shù)創(chuàng)新

云計(jì)算技術(shù)的出現(xiàn)，為檔案管理的發(fā)展提供了一大助力，主要原因在于：云計(jì)算技術(shù)具有超強(qiáng)的計(jì)算能力與數(shù)字資源整合優(yōu)勢，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的共享，有助于提升企業(yè)檔案服務(wù)水平?？傊?，云計(jì)算技術(shù)的重要作用表現(xiàn)在以下幾個方面。（1）檔案資源充分共享。通過構(gòu)建云服務(wù)平臺，能夠?qū)⒉煌块T的檔案信息資源存入“云”中，利用其數(shù)據(jù)資源整合優(yōu)勢，可以使油田生產(chǎn)單位快速獲取檔案信息資源，從而享受更為方便、快捷的信息服務(wù)。（2）“云”智能推動服務(wù)。檔案館利用現(xiàn)代智能手機(jī)中的瀏覽功能，可建立檔案信息為主的網(wǎng)站，檔案信息資源使用者可以通過智能手機(jī)隨時隨地訪問網(wǎng)站，從而獲取自己需要的檔案信息資源。（3）私人定制“云”平臺。以云服務(wù)平臺為基礎(chǔ)，個人或者單位可以依據(jù)自身的需求，制定私人“云”平臺，該平臺主要是根據(jù)使用者的需求，提供相應(yīng)的信息資源服務(wù)，減少了諸多環(huán)節(jié)，有助于工作效率的提升。

2檔案管理軟件的需求與評價

檔案管理軟件處理需求工作，其實(shí)質(zhì)是協(xié)同作業(yè)的一個過程中，涉及所有利益相關(guān)者，如檔案管理人員、技術(shù)人員等。為此，油田檔案管理工作是否能夠順利開展，關(guān)鍵在于是否能夠制訂一個具有明確任務(wù)與責(zé)任劃分的項(xiàng)目計(jì)劃，其主要包括以下幾個方面的內(nèi)容。（1）需求評估。檔案管理人員需要對用戶需求加以評估分析，從而明確當(dāng)前檔案管理工作流程的缺點(diǎn)，進(jìn)而確定是否需要新的檔案管理軟件。值得注意的是，在分析過程中，需要重點(diǎn)分析現(xiàn)有檔案管理軟件的弱點(diǎn)是什么，只有這樣，才能選擇合適的新管理軟件，同時需要明確新檔案管理軟件的預(yù)期效果，以幫助組織確定需求。（2）生成“功能清單”。工作人員需要針對需求，確定優(yōu)先級，從而生成“功能清單”。除此之外，其還需要重點(diǎn)考慮用戶支持的質(zhì)量、供應(yīng)商信譽(yù)、成本以及技術(shù)平臺兼容性等功能。（3）用戶評價。一款軟件效果是否良好，其主要是通過用戶評價來確定的，具體而言，就是詢問用戶軟件使用體驗(yàn)。在此基礎(chǔ)上，檔案管理工作人員需要對管理軟件提供商進(jìn)行必要的調(diào)查，如是否提供維修、定期更新等服務(wù)。（4）適時調(diào)整與更新。隨著我國信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理軟件同樣在不斷更新發(fā)展。為了適應(yīng)油田檔案管理工作的需求，油田企業(yè)需要對油田檔案進(jìn)行相應(yīng)的更新與完善，以確保油田檔案管理工作水平的提升。

3檔案數(shù)字化加工過程的質(zhì)量控制

將傳統(tǒng)的手工油田檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，就需要對檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。為了確保油田檔案的真實(shí)可靠性，油田企業(yè)就需要在油田檔案數(shù)字化加工過程中，加強(qiáng)質(zhì)量控制。檔案數(shù)字化加工過程中的質(zhì)量控制，主要通過以下3個方面的工作入手。（1）完善檔案數(shù)字化管理制度。為了避免在檔案數(shù)字化加工過程中出現(xiàn)不規(guī)范操作，油田企業(yè)除了需要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，還需要完善檔案數(shù)字化管理制度，從而對檔案數(shù)字化加工過程實(shí)現(xiàn)全程的監(jiān)督與管理。（2）固定與完善工作流程。油田檔案數(shù)字化加工質(zhì)量，關(guān)鍵在于是否能夠在具體工作過程中，嚴(yán)格落實(shí)“歸檔范圍確認(rèn)制”與“歸檔范圍備案審批制”。檔案管理人員需要對不同檔案進(jìn)行數(shù)量校對，以及檔案整理質(zhì)量核查，只有在確保一系列質(zhì)量的基礎(chǔ)上，才能進(jìn)行下一環(huán)節(jié)的工作。一旦在檢查過程中，發(fā)現(xiàn)了不合格問題，檔案管理人員就需要及時返工，待到工序質(zhì)量合格后，再進(jìn)行下一環(huán)節(jié)的工作。與此同時，檔案管理人員需要確保檔案當(dāng)天出庫加工處理，當(dāng)天必須完整入庫。此外，管理人員需要將檔案數(shù)字化加工流程加以規(guī)定，確保加工工作的規(guī)范性，只有這樣，才能避免在檔案數(shù)字化加工過程中出現(xiàn)質(zhì)量問題。（3）確保檔案原件的安全。一是在檔案整理過程中，檔案管理人員需要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行檔案修復(fù)。二是在檔案還原過程中，其需要按照順序排放至檔案盒中。通常情況下，油田檔案在初始采用的是案卷級裝訂的方式存儲，在掃描過程中需要拆卷活動，還原并不需要再次裝訂成冊保存。三是在檔案還原過程中，其需要確保檔案數(shù)字化加工場所的安全，避免在加工過程中，原件受到溫度、濕度以及火等方面的不利影響。

4互聯(lián)網(wǎng)與檔案系統(tǒng)的智能化共享

智能化檔案管理系統(tǒng)主要是多個子系統(tǒng)構(gòu)成，如管理終端，、數(shù)控標(biāo)簽、智能安全門檢測，以及數(shù)據(jù)交互程序方式設(shè)計(jì)等。檔案管理人員需要先對其進(jìn)行一一分析，具體內(nèi)容如下。（1）檔案數(shù)控標(biāo)簽的選擇。在數(shù)控標(biāo)簽選擇過程中，為了簡便算法，快速通過終端，進(jìn)行電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)掃描，檔案管理人員就需要避免在管理系統(tǒng)中融入較多的辨識標(biāo)簽的驗(yàn)證環(huán)節(jié)，只有這樣，才能減少驗(yàn)證時間，提升終端掃描效率。（2）管理終端設(shè)備設(shè)計(jì)。管理人員終端設(shè)備主要由兩部分組成，分別是電控讀寫器以及主辦公室。首先，電控讀寫器。其主要作用是進(jìn)行快速防沖突解析，通常情況下，解析半徑超過4分米，并具有讀寫能力。其次，主辦公室配備電腦終端。其主要功能有進(jìn)出檔案的信息識別以及數(shù)據(jù)信息處理，電腦終端實(shí)現(xiàn)自動控制。其主要是能對貼有標(biāo)簽的檔案加以識別，并監(jiān)督進(jìn)出情況，為其他人提供檔案流通工作平臺。（3）智能安全門檢測設(shè)計(jì)。智能安全門的實(shí)質(zhì)是一套智能門禁檢測系統(tǒng)。該檢測系統(tǒng)能夠?qū)n案出入后進(jìn)行自動識別，并配備自動報(bào)警功能，一旦檢測系統(tǒng)開始工作，將會對進(jìn)出人員的次數(shù)進(jìn)行有效統(tǒng)計(jì)，并對進(jìn)出口人員的流動情況實(shí)施有效監(jiān)督，可以提升檔案館的監(jiān)控能力，從而避免檔案被盜竊的問題，提高檔案的安全性。（4）數(shù)據(jù)交互程序方式設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)交互程序方式主要包括檔案出入庫、盤點(diǎn)以及修改等模塊。交互模式的設(shè)計(jì)，主要是依據(jù)企業(yè)檔案館實(shí)際工作需求，同時結(jié)合處理需求與運(yùn)行環(huán)境等，從而確定數(shù)據(jù)庫類型。這不僅僅有助于提高工作效率，還能提升交互程度的網(wǎng)絡(luò)防火墻層級與加密數(shù)位的安全性能。

5結(jié)語

社會的迅速發(fā)展，推動了油田企業(yè)發(fā)展。在油田企業(yè)發(fā)展過程中，積累了大量的油田檔案，并對油田發(fā)展發(fā)揮巨大的推動作用。傳統(tǒng)的油田檔案管理難以充分發(fā)揮油田檔案的作用，但隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，并在社會諸多領(lǐng)域中的推廣使用，尤其是在油田檔案管理中的應(yīng)用，其促進(jìn)了油田檔案的管理創(chuàng)新，使油田檔案實(shí)現(xiàn)了信息化管理，提高了檔案管理水平，并且一定程度上提高了油田檔案的安全性，為油田企業(yè)發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

主要參考文獻(xiàn)

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