工資管理中人事檔案資料的運用
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［摘要］高校人事檔案信息是高校組織人員進行相應(yīng)工作的重要依據(jù)，同時也是高校做好績效工資管理的基礎(chǔ)要素。本文主要闡述了高校人事檔案管理在高校工資管理中的重要性，分析了目前管理工作中存在的問題，并提出相應(yīng)的解決措施，希望本文能夠幫助到更多的高校管理者。
隨著我國教育制度改革的深入，以及新興教育制度的出現(xiàn)，高校人事檔案管理工作逐漸成為高校做好相應(yīng)組織工作的基礎(chǔ)要素之一，同時成為了高校工資管理的前提條件。在高校工資管理的實踐過程中，管理人員不僅要有效利用相應(yīng)的人事檔案信息資料來做好人事工資管理工作，同時還應(yīng)該遵守國家的法律法規(guī)和校園的規(guī)章制度，從而全面激發(fā)在校教職工的工作熱情。
一、目前我國高校人事檔案管理工作中的通病及病因
個人單獨使用人事檔案和有組織地調(diào)動檔案信息是高校管理層使用人事檔案最主要的兩個形式。在此過程當中，讓人事檔案資料服務(wù)于高校各項工作，是高校干部合理使用人事檔案信息的主要表現(xiàn)。這一系列的工作最終關(guān)系到教職工的崗位晉升、職稱評定、轉(zhuǎn)干定級和干部內(nèi)外調(diào)整等，為高校的人事管理工作提供最為真實的信息，并且能夠讓高校高層干部清楚看到在校教職工的實際工作情況。而個人檔案則是高校干部人事檔案服務(wù)工作的另一重要的環(huán)節(jié)，此部分的資料主要用于公正、調(diào)研、出國報考研究生及博士生等，最終的工作目的就是壯大在校的教師隊伍。但是，我國很多高校的人事檔案管理工作都存在漏洞，其主要的原因有以下幾點：
（一）過分強調(diào)檔案保密性，手續(xù)辦理較為復(fù)雜
高校人事檔案作為國家檔案信息的一部分，其管理工作必須嚴格準守相應(yīng)的管理制度和國家的法律法規(guī)，以此來保證高校人事檔案管理工作的嚴謹性和規(guī)范性。但是，國內(nèi)大部分的高校都過分注重人事檔案信息的保密性，從而為人事檔案管理蒙上了一層神秘的面紗。在實際的管理過程中，想要使用一份人事檔案，需要經(jīng)過多個部門蓋章簽字，辦理手續(xù)較為復(fù)雜，這就導(dǎo)致“輕服務(wù)、重管理”的現(xiàn)象出現(xiàn)，服務(wù)質(zhì)量較差，這也直接影響到人事檔案的使用率。
（二）檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)較低
作為技術(shù)性崗位，高校人事檔案的管理人員應(yīng)該具備較高的職業(yè)素質(zhì)，以積極的態(tài)度來面對工作中的挑戰(zhàn)，以此來做好相應(yīng)的管理工作。然而，國內(nèi)部分高校的人事檔案管理人員缺乏相應(yīng)的職業(yè)素質(zhì)和工作危機感，對人事檔案管理工作的重視度也不高，因而導(dǎo)致人事檔案的管理水平不高，阻礙了檔案信息自身價值的發(fā)揮。
（三）人事檔案內(nèi)的信息不夠準確
由于人事檔案管理工作受到多方面的影響因素，因此會經(jīng)常出現(xiàn)信息片面和不準確的現(xiàn)象，例如教職工的實際工齡與教學(xué)時間不符等，正是這些多方面影響因素的存在，為后續(xù)的檔案調(diào)動埋下了較大的隱患。與此同時，這些不穩(wěn)定的因素對教職工的薪資調(diào)整將產(chǎn)生很大影響，再加上國家新政策的實施，就可能導(dǎo)致工資出現(xiàn)拖延和缺失現(xiàn)象。
二、利用高校人事檔案對高校人事工資進行有效地管理
（一）嚴格準守相關(guān)規(guī)定，注重人事工資檔案數(shù)據(jù)的準確性
人事工資檔案資料是人事工資管理成果的重要表現(xiàn)之一，它主要記錄了在校教職工從參加工作起到目前的工作變化，以及定級工資的變動。人事檔案工資管理逐漸成為了人事工資管理的重要依據(jù)，為其提供準確、及時的數(shù)據(jù)條件，成為了記錄人事工資歷史的重要途徑。在工資管理或調(diào)動過程中應(yīng)具有幾個先決條件：首先，從事高校人事工資管理的人員應(yīng)該具備相關(guān)的職業(yè)技能和高尚的職業(yè)素質(zhì)，能夠真實準確地記錄工資和職務(wù)情況。這就需要我們的工作人員不僅要嚴謹細致，還應(yīng)該能夠熟練使用計算機和相應(yīng)的多媒體技術(shù)。此外，還應(yīng)該建立相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)庫，從而實現(xiàn)規(guī)范化和科學(xué)化的記錄。其次，當管理人員完成對個人工作檔案的記錄之后，還應(yīng)該對全校人員的工資情況進行排序和評定，并裝訂成冊，以便后續(xù)的使用；最后，教職工的工作情況、崗位變動、學(xué)歷狀況和情感狀態(tài)都需要管理人員準確記錄。
（二）注重人事工資檔案數(shù)據(jù)的收集
在日常的管理工作中，管理人員除了要完成相應(yīng)的管理工作，還應(yīng)該對檔案數(shù)據(jù)及時進行收集，并且做好相應(yīng)的記錄。這些數(shù)據(jù)資料與教職工的工資變化息息相關(guān)，管理人員應(yīng)該采取“隨時出現(xiàn)、隨時記錄”的態(tài)度來進行數(shù)據(jù)收集工作，從而全面提升高校人事檔案的使用價值，讓其發(fā)揮真正的作用。尤其是每月工資的發(fā)放，關(guān)系到每位教職工的切身利益，切忌出錯，這就需要對人事工資檔案信息隨時更新。國內(nèi)大部分的高校都屬于事業(yè)單位，崗位工作會隨著職務(wù)變化而變化，因此，只有做好數(shù)據(jù)收集和整理工作，才能夠避免問題的出現(xiàn)，同時才能根據(jù)國家規(guī)定的變化來進行工作的申報工作，最終保證工資發(fā)放的準確性。
（三）創(chuàng)建教職工人事工資檔案管理
創(chuàng)建教職工人事工資檔案管理，管理制度的創(chuàng)建首先就需要注重教職工個人檔案信息的數(shù)據(jù)記錄，在遵守相關(guān)規(guī)定和尊重歷史數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，及時對信息進行調(diào)整。建立人事工資檔案管理制度，就需要對歷史數(shù)據(jù)進行收集，并且做好相應(yīng)的工資記錄工作，保證記錄的工資內(nèi)容與歸檔信息完全一致。其次，在建立人事檔案之后，要對已經(jīng)存儲的數(shù)據(jù)進行科學(xué)有效的管理，保證操作的規(guī)范性和準確性，從而為信息資料提供便利的條件。由于后期數(shù)據(jù)的不斷充實，難免會出現(xiàn)檔案漏洞和數(shù)據(jù)缺失等情況，因此，在崗工作人員應(yīng)該做好檔案資料檢查工作，保證數(shù)據(jù)的準確性。
（四）全面利用現(xiàn)代化的管理手段
隨著我國計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，使用現(xiàn)代化、信息化和智能化的技術(shù)來進行人事工資檔案管理工作，不僅可以提升管理的效率，同時也成為管理工作未來發(fā)展的趨勢。建立現(xiàn)代化的人事工資管理系統(tǒng)后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔資料能夠通過掃描的方式轉(zhuǎn)化為電子文檔，并存入相應(yīng)的管理服務(wù)器當中。而在傳統(tǒng)工作的模式下，日常的查詢、核實等工作都需要翻閱大量的文件資料，工作方式較為繁瑣、復(fù)雜。在建設(shè)信息化管理系統(tǒng)后，就可以利用電子文檔的方式來進行查詢、核實和修改等工作，相對而言，工作方式較為簡單。高校人事工資管理工作是一項極為重視政策和工作效率的工作，充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段來完成各種復(fù)雜的工作，盡量避免出現(xiàn)手工勞動和重復(fù)勞動，這對高校工資檔案管理工作來說非常重要，具有極強的推動意義。此外，現(xiàn)代化的管理形式也是時代的需求，隨著社會形勢的轉(zhuǎn)變，管理工作也應(yīng)該隨之變化。
三、結(jié)束語
總而言之，人事檔案管理工作是高校各項工作的先決條件，是高校工資管理的基礎(chǔ)要素。隨著我國教育改革的不斷深入，為了更好迎合新時代的教育形勢，高校的人事工資管理工作必須與時俱進，引進現(xiàn)代化的管理技術(shù)對高校發(fā)展來說是非常重要的。
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作者：王博 單位：長春工業(yè)大學(xué)政治與行政學(xué)院
