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摘要：會計檔案在企業(yè)管理中起著舉足輕重的作用，隨著我國市場經(jīng)濟的發(fā)展，經(jīng)濟和會計工作中不斷出現(xiàn)新情況、新問題，會計檔案管理和運用也就不可避免地出現(xiàn)了一些尷尬對峙。做為會計檔案管理人員，對于在工作中發(fā)現(xiàn)問題、想對策、提建議也就成了義不容辭的責任。

關(guān)鍵詞：會計檔案管理運用

一、會計檔案的作用

1.憑證作用。會計檔案如實記錄了企業(yè)資金周轉(zhuǎn)活動的全過程，利用它對于加強企業(yè)管理、開展專項工作、打擊犯罪等可以起到十分重要的憑證作用。

2.依據(jù)作用。會計檔案又是會計分析和會計檢查的主要依據(jù)。利用它可以進行各項經(jīng)濟指標的數(shù)量分析，并針對實際情況找出差距、發(fā)現(xiàn)問題最終提出改進工作的建議和措施。

3.史料作用。通過對歷年會計檔案的研究，發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營和企業(yè)管理規(guī)律性特點，總結(jié)企業(yè)發(fā)展軌跡，加以借鑒，從而制定出可行性計劃、決策。

二、會計檔案管理與實際運用間存在的問題與對策

筆者經(jīng)過幾年對會計檔案的管理，認識到會計檔案管理與運用存在著一些尷尬對峙。淺敘如下：

1.帳簿與憑證的對應管理

現(xiàn)金日記帳、銀行存款帳的保管期限為25年，而其對應的現(xiàn)金憑證和銀行憑證的保管期限則為15年，也即一旦憑證15年后到期面臨銷毀，可相應帳簿卻要獨自再行保管10年，而憑證是帳簿的原始依據(jù)，這樣一來獨存的帳簿無疑就成了無本之木、無源之水。

對策：配合帳簿的管理相應憑證順延管理至帳簿到期或業(yè)務結(jié)束。

2.會計檔案中其它類的工資、獎金的管理與實際

工資、獎金的保管期限是15年，而近年來卻有多起利用是工資、獎金做為工齡錯誤、遺失的唯一原始憑證（考勤表也可，而實際其又不在歸檔范圍中，故并未保存），使得我單位的工資、獎金面臨著只是按管理規(guī)定移出庫存而根據(jù)實際需要卻不能銷毀的尷尬。

這一問題的解決需要社會保險、勞資、檔案等多個部門協(xié)商解決。

3.財務機制資料與檔案裝具矛盾

自2003年始我公司的財會帳簿、報表等改用“用友”軟件機制，可其外形尺寸卻又是不和我公司用于會計檔案保管的裝具（標準A4檔案盒）一致。這也給管理帶來了很大不便，為了它的25年、15年壽命，我們不得不小心謹慎地再加工（去其邊角卻又不能傷其筋骨）。

對策：制作時即應考慮到今后數(shù)十年的保管方便。

4.延期收集的必需及問題

會計檔案的收集為第三年，即考慮到財務工作實際的需要，在本會計年度結(jié)束后，其當年產(chǎn)生的會計檔案由財務部門自行保管一年，以滿足其中未結(jié)事宜利用的需要，之后次年再交于單位檔案部門正式進入檔案管理階段，這其中就有了一個實際問題—檔案的未及時收集（這是目前全國統(tǒng)一執(zhí)行的歸檔例外），這樣經(jīng)過了一年后，檔案的收集齊全、完整，以及資料的破損、損耗等將很難把握。

這就需要財務部門和檔案部門協(xié)同動作，財務部門要對所暫管的上年度會計檔案認真負責、嚴格管理；檔案部門也要經(jīng)常督促檢查，切勿有不在檔案庫房就不歸我負責的認識和想法。

5.檔案到期可其中債權(quán)債務未了結(jié)

會計檔案保管期滿需要銷毀時，對其中未了結(jié)的債權(quán)債務的原始憑證、明細賬應獨立抽出，另行立卷，列入“其它會計檔案”，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務為止或未了結(jié)事項完結(jié)五年后，或至超過法定期限—這時其將不再具備溯及力也即憑證作用消滅，方可進行銷毀。

由此可見，會計檔案（尤其是會計憑證，因為其為源頭）的銷毀與否，不能僅僅以保管期限為界，還要考慮債權(quán)債務關(guān)系是否結(jié)束等因素。

6.保管要兼顧檔案的證據(jù)作用、查考價值等因素

實際中，憑證的證據(jù)作用、查考價值是不會隨著債權(quán)債務關(guān)系的結(jié)束而結(jié)束的，對欠債不還的企業(yè)，哪怕已經(jīng)列入呆賬，債權(quán)人也可以保持對其隨時追索的權(quán)力；而涉及經(jīng)濟、民事、刑事等法律案件糾紛的時候，憑證更是隨時可以作為至關(guān)重要的呈堂證物，而一旦被銷毀，其損失難以彌補。

因此，在保管期滿并已結(jié)清債權(quán)債務情況下，會計憑證是否能夠銷毀，還要考慮其社會、經(jīng)濟、法律等多方面的作用是否已經(jīng)結(jié)束，這里也蘊含著許多難以人為預料的因素。

7.而綜上所述中的延期保管不加銷毀則又會造成另外一些困惑

首先，隨著檔案的不斷增長，檔案部門要持續(xù)不斷地投入人力、物力、財力，建設檔案庫房、購買檔案設備、加強檔案管理，這對企業(yè)的經(jīng)營管理來說，無疑是一個較重的負擔。其次，已過期的和未過期的會計檔案混同保管，難以區(qū)分保管價值，無法對重要會計檔案實行重點保管，從而影響檔案整體管理工作的質(zhì)量和效果。

對于以上種種，不是檔案員本身可以單獨解決的，需要多方面的協(xié)調(diào)和動作，因此，這種尷尬對峙還會在相當長時期內(nèi)存在。

會計檔案的建立和管理，無論對提高企業(yè)財務管理、工作質(zhì)量、嚴格會計制度，還是發(fā)展企業(yè)經(jīng)濟建設，都起著不可估量的作用。因此，我們檔案管理人員要在做好對其的管理中，發(fā)現(xiàn)新問題，進一步探索管理新模式，使會計檔案更好地為企業(yè)的改革與發(fā)展服務。真正做到，會計檔案放在檔案部門企業(yè)“放心”，財務人員“省心”，查找利用起來“舒心”。