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一、加強閩臺農(nóng)業(yè)合作科技檔案管理、開發(fā)的意義

1.加強閩臺農(nóng)業(yè)合作科技檔案管理、開發(fā)是適應(yīng)“海西”建設(shè)的形勢需求

建設(shè)海峽西岸經(jīng)濟區(qū)和海峽兩岸(福建)農(nóng)業(yè)合作試驗區(qū)是中央賦予福建經(jīng)濟發(fā)展的重大戰(zhàn)略機遇,是發(fā)揮福建與臺灣的“五緣六求”優(yōu)勢,加強對臺農(nóng)業(yè)合作的重要方向,也是福建新農(nóng)村建設(shè)的重要科技支撐方向。1979年以來,福建省農(nóng)科院設(shè)立專門機構(gòu)開展對臺農(nóng)業(yè)研究,已主持承擔(dān)了近20項國家、部、省級臺灣農(nóng)業(yè)相關(guān)問題研究,獲得多項省、部級科技進步獎,多項研究成果被省委、省政府領(lǐng)導(dǎo)采納作為決策參考依據(jù)。在閩臺農(nóng)業(yè)科技合作及臺灣農(nóng)業(yè)研究方面積累了大量的科技檔案資料和人員交流檔案,其臺灣農(nóng)業(yè)和閩臺農(nóng)業(yè)合作研究已形成大陸知名特色學(xué)科,成為福建農(nóng)業(yè)科技發(fā)展的“名牌產(chǎn)品”。加強閩臺農(nóng)業(yè)合作科技檔案的管理、開發(fā)適合當(dāng)前形勢的需求。

2.加強閩臺農(nóng)業(yè)合作科技檔案管理、開發(fā)是閩臺農(nóng)業(yè)科技合作的自身要求

臺灣農(nóng)業(yè)和閩臺農(nóng)業(yè)合作研究過程中除自身產(chǎn)生科研檔案,還積累了大量的臺灣農(nóng)業(yè)原始資料及已加工處理的農(nóng)業(yè)科技資訊,包括科技人才資源、科研成果、還有承擔(dān)國家及省、部等各級各類科研和示范推廣項目形成的大量科研論文、科學(xué)數(shù)據(jù)等。閩臺農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)科技成果信息及其他科技資源信息的載體形式,許多科技資源相關(guān)信息是以檔案的形式保存在科技檔案室里。加強閩臺農(nóng)業(yè)合作科技檔案的管理、開發(fā),可在我省及祖國大陸開展對臺農(nóng)業(yè)技術(shù)引進、科技交流與合作等方面發(fā)揮重要的指導(dǎo)作用。

3.加強閩臺農(nóng)業(yè)合作科技檔案管理、開發(fā)是構(gòu)建閩臺特色的區(qū)域性農(nóng)業(yè)科研檔案體系的客觀要求

閩臺農(nóng)業(yè)科技檔案的信息化管理開發(fā),不僅有助于我院臺灣農(nóng)業(yè)研究特色學(xué)科的發(fā)展,為我院構(gòu)建福建農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新體系提供信息支持,更重要的是閩臺農(nóng)業(yè)科技檔案作為福建農(nóng)業(yè)科研檔案中的特色檔案開發(fā),有助于形成閩臺特色的區(qū)域性農(nóng)業(yè)科研檔案體系,進而為閩臺農(nóng)業(yè)合作提供決策咨詢和檔案信息服務(wù)。

二、閩臺農(nóng)業(yè)合作科技檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

受科技手段的限制,我院閩臺農(nóng)業(yè)科技檔案信息管理長期以來一直是以紙質(zhì)檔案信息為主要載體,檔案信息利用以為內(nèi)部研究服務(wù)為主,許多寶貴的科技檔案資源長期塵封在庫房里,檔案信息資源未能得到有效開發(fā)利用,影響了臺灣農(nóng)業(yè)科技檔案的效益發(fā)揮,在一定程度上限制了臺灣農(nóng)業(yè)特色科技檔案的有效服務(wù)。目前主要問題有:

1.檔案管理方式落后

目前閩臺農(nóng)業(yè)合作科技檔案管理以紙質(zhì)檔案信息管理為主。隨著時間的推移和科技的進步,檔案數(shù)量越來越多,數(shù)量龐大,管理方法和手段的落后,檢索工具單一,給檔案的保管、利用帶來困難。

2.專題特色收集的內(nèi)容比較豐富,但種類不多

現(xiàn)有閩臺農(nóng)業(yè)合作研究過程中形成的科研檔案、已加工處理的農(nóng)業(yè)科技資源,還有數(shù)萬冊臺灣農(nóng)業(yè)原版圖書、期刊資料,但照片、音像資料及電子檔案的收集不夠完整,閩臺農(nóng)業(yè)合作科技檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性有待加強。

3.專題特色檔案編研工作開展不夠

編研工作是檔案工作的高級形式,編研工作的好壞,直接影響專題特色檔案的開發(fā)利用。目前,我院自主開發(fā)建立了“臺灣農(nóng)業(yè)數(shù)據(jù)庫”,已錄入臺灣農(nóng)業(yè)科技題錄數(shù)據(jù),制作發(fā)行了1979~2005年度的《臺灣農(nóng)業(yè)文獻數(shù)據(jù)庫》光盤,但主要是科技文獻的題錄,閩臺農(nóng)業(yè)科技合作檔案還未進行深層次的加工、編研。

4.閩臺農(nóng)業(yè)科技檔案信息數(shù)字化的知識產(chǎn)權(quán)有待協(xié)商解決

閩臺農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源數(shù)字化是信息調(diào)整、傳輸和存儲的基礎(chǔ),是檔案室實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的必然選擇。但信息資源的采集與加工,作品數(shù)字化以及信息資源傳播,都涉及到知識科技檔案管理研究

三、加強閩臺農(nóng)業(yè)合作科技檔案管理、開發(fā)的對策與措施

1.注重區(qū)域特色檔案信息資源收集

在閩臺農(nóng)業(yè)合作科技檔案的管理與開發(fā)中,注重收集區(qū)域特色檔案信息資源是關(guān)鍵。內(nèi)容包括閩臺農(nóng)業(yè)科技交流與合作、主持的各級政府部門委托的閩臺現(xiàn)代農(nóng)業(yè)合作園區(qū)規(guī)劃、閩臺農(nóng)業(yè)合作示范基地、各類海峽兩岸農(nóng)業(yè)及經(jīng)貿(mào)合作論壇材料、1950年以來的臺灣農(nóng)業(yè)原版圖書、期刊資料等檔案信息資源。收集工作必須做到數(shù)量豐富、質(zhì)量優(yōu)化、成分充實、結(jié)構(gòu)合理,以全面、系統(tǒng)地反映出我院對臺農(nóng)業(yè)研究的歷史全貌,并通過此特色檔案信息資源的質(zhì)量優(yōu)化,體現(xiàn)其現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值。為此,在檔案的種類和載體上,除注重接收紙質(zhì)檔案資料,還要加大收集聲像資料、電子檔案及多媒體材料收集,力求各檔案、同一事由文件材料的齊全完整,以保證其法律效力;文件材料歸檔、進館宜早不宜遲,驗收合格即可接收;在收集方式上,除按常規(guī)接收外,對個人所有的具有長期保存價值的檔案材料,可結(jié)合代管、代存、征購等手段進行收集。同時,要加強與臺灣有關(guān)科研教學(xué)機構(gòu)及相關(guān)專家的合作,建立穩(wěn)定的臺灣農(nóng)業(yè)科技信息獲得渠道,定期更新臺灣農(nóng)業(yè)科技信息。包括傳統(tǒng)信息資源(圖書、期刊、報紙、學(xué)術(shù)論文、資料、政府出版物等)、電子信息資源(數(shù)據(jù)庫、光盤、多媒體、音頻、視頻、電子文檔)、網(wǎng)上信息資源、臺灣農(nóng)業(yè)相關(guān)部門的原始信息,以及兩岸農(nóng)業(yè)合作的科研信息、技術(shù)信息、市場信息、資源信息、產(chǎn)品信息、社會經(jīng)濟信息、成果信息、管理信息等。

2.加快閩臺農(nóng)業(yè)特色檔案信息數(shù)字化進程

利用計算機、掃描儀等現(xiàn)有技術(shù)和設(shè)備,加快館藏檔案信息數(shù)字化建設(shè),建成閩臺農(nóng)業(yè)特色檔案信息庫,既方便檔案信息的檢索和利用,又可保護檔案信息資源。(1)要加快科技檔案、專題檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。以已建立的《臺灣農(nóng)業(yè)文獻數(shù)據(jù)庫》為基礎(chǔ),擴大相關(guān)軟件的應(yīng)用范疇,促進科技檔案、專題檔案開發(fā)應(yīng)用;(2)要做好重要檔案的數(shù)字化處理。對已接收的紙質(zhì)檔案資料、已收集的電子檔案,進行數(shù)字化處理;(3)要做好照片和聲像檔案的數(shù)字化處理。利用掃描儀將照片按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)掃描保存到微機里。同時要做好錄音、錄像等多媒體檔案數(shù)字化加工;(4)要做好館藏珍貴檔案及特色檔案的數(shù)字化處理。對一些館藏珍貴的紙質(zhì)統(tǒng)計資料檔案進行掃描保存或應(yīng)用數(shù)碼相機直接拍攝成像后輸入計算機,再進行數(shù)字化處理。既搶救了這些檔案,又使其可以作為電子檔案進行保管,方便利用;(5)加快接收我院閩臺農(nóng)業(yè)合作的相關(guān)研究單位、課題組的科技合作文書、檔案及有關(guān)資料和檔案編研成果,并進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。

3.積極開展特色科技檔案編研工作

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境開發(fā)閩臺農(nóng)業(yè)合作科技檔案信息資源的意義更為突出,作用更為明顯?？梢猿浞掷镁W(wǎng)絡(luò)帶來的便利,突出對閩臺農(nóng)業(yè)特色檔案信息資源的開發(fā)及宣傳。(1)根據(jù)我院閩臺農(nóng)業(yè)科技合作本身形成的具有明顯專業(yè)特點的科技檔案,如利用1979年至今我院收藏的臺灣農(nóng)業(yè)原版圖書、期刊題錄,收錄的臺灣主要農(nóng)業(yè)科研院(所)校及管理機構(gòu)名錄、臺灣有關(guān)農(nóng)業(yè)科技成果及臺灣主要農(nóng)業(yè)科技專業(yè)期刊的文獻題錄、臺灣農(nóng)業(yè)科技動態(tài)信息等方面的檔案信息,積極開發(fā)具有專業(yè)特色的檔案信息加工產(chǎn)品,并通過網(wǎng)絡(luò)途徑向社會開放,在提高科技檔案部門自身綜合水平的同時,有效服務(wù)社會需求。(2)通過全面查閱收集歷年有關(guān)同一問題的閩臺農(nóng)業(yè)合作科技檔案,分析歸納、整理成綜合報告或評述,避免利用者耗費大量精力去收集、整理散見于各卷檔案材料中的信息。

4.構(gòu)建有序、高效的信息共享機制

依靠福建省農(nóng)業(yè)科技信息網(wǎng)的技術(shù)支持,對整合與收集的我院閩臺農(nóng)業(yè)合作科技檔案進行重組和系統(tǒng)優(yōu)化,實現(xiàn)特色檔案資源的合理配置,通過共享技術(shù)、共享協(xié)議和共享組織管理,構(gòu)建一種有序、高效的運行環(huán)境和相應(yīng)的運行機制,并貫穿在共享管理活動的全過程,實現(xiàn)對相關(guān)資源的保存、檢索查詢和管理,增強與院外農(nóng)業(yè)科研單位科技資源的協(xié)調(diào)與共享能力,使閩臺農(nóng)業(yè)特色檔案開發(fā)能滿足社會需求,更好地為社會發(fā)展服務(wù),為開展對臺農(nóng)業(yè)合作提供科學(xué)參考,實現(xiàn)檔案資源的社會共享。如利用福建省農(nóng)業(yè)科技信息網(wǎng)提供共享服務(wù),通過瀏覽器軟件、注冊用戶、用戶檢驗,實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的查詢與利用。

5.制定檔案管理系統(tǒng)安全防范措施

閩臺農(nóng)業(yè)科技合作客觀上也涉及一定的保密要求,檔案利用不當(dāng),有可能影響閩臺科技項目的深化、影響有關(guān)人員的利益。為防止網(wǎng)上檔案信息失泄密、數(shù)據(jù)丟失、黑客侵入,必須使用強有力的技術(shù)手段,如防火墻、網(wǎng)絡(luò)防毒、數(shù)據(jù)加密技術(shù),建立數(shù)據(jù)備份,制作只讀光盤等。同時,要加強對上網(wǎng)檔案信息的保密審查,控制使用權(quán)限,系統(tǒng)自動與存儲在系統(tǒng)的有關(guān)用戶資料進行驗證。在檔案管理系統(tǒng)中必須建立安全責(zé)任制,對檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實行分層管理,責(zé)任到人,確保設(shè)備層、網(wǎng)絡(luò)層和應(yīng)用層的整體安全。

6.構(gòu)筑知識產(chǎn)權(quán)檔案工作理念

受政治等因素的影響,閩臺農(nóng)業(yè)科技知識產(chǎn)權(quán)問題還存在一定的不確定性。對于具有知識產(chǎn)權(quán)的閩臺農(nóng)業(yè)科技合作檔案,與一般檔案歸檔范圍要求不同,保管和保護條件也要區(qū)分開來。在提供利用時,注意保護其知識產(chǎn)權(quán),并按照規(guī)定要求對核心技術(shù)加以保護,以防外泄。目前已經(jīng)比較成熟的防火墻技術(shù),加密解密技術(shù),限定使用次數(shù)技術(shù),防復(fù)制技術(shù)等都可以用來發(fā)揮作用。在閩臺農(nóng)業(yè)科技合作過程中,還要注意正確處理知識產(chǎn)權(quán)的所有者和利用者之間的關(guān)系,特別是檔案知識產(chǎn)權(quán)統(tǒng)一管理制度與保護知識產(chǎn)權(quán)的關(guān)系,自覺遵守相關(guān)的法律法規(guī),不得超越權(quán)限。

7.加強圖書、情報、檔案一體化資源共享

從信息層面著手,檔案、圖書、情報都從屬于信息大家族,在信息資源共享大背景中,所謂“圖書、情報、檔案一體化”,其本質(zhì)涵義是指三者作為信息大家族中的成員,本質(zhì)屬性上一致,但均有各自特點,檔案以原始性見長,圖書以系統(tǒng)化見長,而情報以及時性見長,三者可以在同一層面上發(fā)揮各自優(yōu)勢,在信息領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)“1+1+1>3”的效果,同時實現(xiàn)三者在信息層次上的資源共享,共同為用戶服務(wù)。閩臺農(nóng)業(yè)科技合作檔案就具備圖書、情報、檔案多層次的特點,在管理開發(fā)上就要抓住此契機,做好“圖書、情報、檔案一體化工作”,互通有無,互相探討各自所需以及共同研究社會所需,進而彼此合作,合理分工,提供具有檔案特色的信息去充實和優(yōu)化信息資源,強化閩臺農(nóng)業(yè)科技的信息資源共享。