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一改進后的編碼規(guī)則特點

1唯一性

編碼的唯一性規(guī)則是指1個編碼只代表1種物品或1種含義，1個物料也只能有唯一的編碼。但在生物制藥類企業(yè)內(nèi)部，由于物料用途的不同，造成質(zhì)量檢查的要求也不同，會出現(xiàn)“一物多碼”的情況，即區(qū)分品種、規(guī)格、功能、質(zhì)量控制標準、存貨地點編碼，不同品種或同品種不同規(guī)格或同品種同規(guī)格不同質(zhì)量控制標準均應(yīng)分別編碼。如物料“L－半胱氨酸鹽酸鹽，一水”對應(yīng)編碼為01030003A311111和01030003A311211，是由于質(zhì)量檢查要求和存儲地點的不同而分為不同的編碼，01030003A311111為需要檢驗的“L－半胱氨酸鹽酸鹽，一水”編碼，而01030003A311211為不需要檢驗的“L－半胱氨酸鹽酸鹽，一水”編碼。

2完整性

在制訂編碼規(guī)則時，所有現(xiàn)存編碼對象都有編碼可歸屬，未來可能的編碼對象有預(yù)留空間。編碼規(guī)則的完整性，具體體現(xiàn)在物料分類的覆蓋面，即對于已有的物料，必須能找到分類的編碼字段，將來可能用到的物料也要預(yù)留分類的編碼字段。在實際編碼中，合理預(yù)留編碼字段最能體現(xiàn)專業(yè)性，是檢驗編碼能否經(jīng)得起時間考驗的重要規(guī)則。

3易使用性

編碼最好全部用阿拉伯數(shù)字來編號。一方面可提高填寫錄入編號的效率，另一方面可避免數(shù)字與某些英文字母因形象或讀音雷同而產(chǎn)生混淆的情形，如“O”與“0”“I”與“1”等。如果一定要用英文字母，則英文字母最好排在編號的前幾碼或中間醒目位置，且位數(shù)必須一致。要杜絕非數(shù)字和字母的其他特殊符號出現(xiàn)在編碼里，如在編號中夾雜“#”“＊”等特殊符號及系統(tǒng)保留字。這些符號的使用必然影響編碼的錄入效率，在日?？谑鼍幪枙r亦會造成不便，故最好避免采用。

4簡短性

編號的長度要越短越好，以方便記憶、閱讀、填寫、錄入，提高效率;同時，可大大降低出錯的幾率。如果1個編碼有40位，錄入、填寫時會非常困難，也非常容易出錯。編號的長度通常以15～20位為宜，既能滿足一般編號容量的要求，也能較好地反映適當?shù)闹匾獙傩?，且便于記憶、錄入?/p>

5其他要求功能性

便于物料的申購、儲存、質(zhì)控管理，滿足質(zhì)量管理體系(QMS)對物料管理的要求。穩(wěn)定性:物料的編碼一經(jīng)編定，不得更改。不可重復(fù)性:曾經(jīng)使用過的編碼不應(yīng)被重新使用。

二類屬性規(guī)則

編碼時一般會按一定的分類方式對編號進行分類，搭建樹狀分類表。這樣，在日常的查詢或報表列印時，同類資料能排在一起，便于比較和匯總統(tǒng)計等。在對物料進行編碼時，通常會按類別碼、品名規(guī)格碼、功能碼的形式進行編碼。如，第1，2位碼表示大分類，可分為一般化學品、生物及生物制品類、化學危險品、外包材和標簽，以及說明書、內(nèi)包材、計量器具、工程維修配件和材料、實驗動物及動物飼料、墊料類、受控低值易耗品、一般非受控低值易耗品等大類;第3，4位表示小分類，可分為一般化學品中的化學試劑、培養(yǎng)基、氨基酸、糖、酶類、生物素、生物堿、標準品、基準試劑、藥品醫(yī)用試劑、抗生素等類。應(yīng)按照實際業(yè)務(wù)需要依次劃分每個大分類中的小分類。通過以上的分類方法，可保證相同類的物料在統(tǒng)計分析時能排在一起。但是，這必須結(jié)合公司具體業(yè)務(wù)情況應(yīng)用，如果某一小分類里，公司所涉及物料品種不超過3種，也就是說該分類里物料編碼可能不會超過3個，那么就需要考慮小分類設(shè)置的必要性。在制訂公司編碼規(guī)則時，在合理分類方面要下足功夫，深入了解公司所使用物料的規(guī)律及特點，建立簡潔明了的分類體系，便于后續(xù)工作能輕松開展。

三改進后的編碼規(guī)則模型

由于前述規(guī)則較多，也較抽象，現(xiàn)結(jié)合工作實際，以一般化學品為例詳細介紹編碼及類屬性規(guī)則說明模型，以期達到同業(yè)受益的目的。筆者所在生物制品企業(yè)的物料編碼按照實際業(yè)務(wù)需要確定為15位碼，前4位碼為類別碼，目的為區(qū)分物料類屬性，如表示化學試劑、包裝材料、低值易耗等類;第5－12位為品名規(guī)格碼，在類屬性相同的情況下區(qū)分物料的包裝規(guī)格、級別、廠家等信息;第13－15位為功能碼，為不同職能部門的管理提供參考依據(jù)。

四改進方法的意義與體會

物料編碼是一個復(fù)雜而枯燥的工作，查遍國內(nèi)外相關(guān)資料也不能找到完全通用的編碼規(guī)則模板。但越來越多的企業(yè)開始運行ERP系統(tǒng)，在這一工作中又不得不涉及物料編碼和分類，細致而科學的編碼規(guī)則和分類原則便成為企業(yè)成功上線和日后精益化管理的重要保證。上述編碼體系模型為筆者在實際運行、維護ERP系統(tǒng)時不斷發(fā)現(xiàn)、改進過程中探索出來的，能比較系統(tǒng)、合理地解決生物制品企業(yè)的物料編碼問題。與傳統(tǒng)流水編碼規(guī)則相比，改進后的編碼規(guī)則制訂較細，且1個物料可能對應(yīng)多個編碼，沒有經(jīng)過細致培訓(xùn)的操作人員不易掌握，但每一位編碼都能表達出確切含義，豐富了物料編碼的信息和生產(chǎn)關(guān)系中的社會屬性;在實際生產(chǎn)運作過程中更能反映物料流向，方便在各物料使用節(jié)點管理物料，可顯著提高企業(yè)的經(jīng)濟效益和管理效益，為日后ERP系統(tǒng)平穩(wěn)運行和精益化生產(chǎn)打下堅實的基礎(chǔ)。

作者：呂文錦戴雨辰單位：成都生物制品研究所有限責任公司中國五冶集團有限公司