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1檔案安全管理的主要影響因素

檔案安全管理是一項系統(tǒng)的、復(fù)雜的、綜合的管理工作。要想做好檔案管理工作，檔案工作人員就必須不斷提升其業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德水平，積極應(yīng)對新時期檔案管理工作存在的各項挑戰(zhàn)。反觀當前檔案管理工作實際，一些檔案管理部門普遍存在著檔案管理安全問題，直接影響了其檔案管理工作正常進行，甚至還會給單位造成巨大損失。從總體來看，目前檔案安全管理的主要影響因素有：一是檔案管理人員因素。檔案人員的安全意識、職業(yè)素養(yǎng)、保密意識等。二是檔案安全管理體制不健全，在檔案立卷、歸檔、借閱、利用等環(huán)節(jié)沒有按規(guī)范嚴格操作。三是網(wǎng)絡(luò)安全、自然災(zāi)害、軟硬件設(shè)施安全等因素。

2預(yù)防為主，切實做好檔案安全管理工作

2.1提高認識，強化檔案安全管理責任意識和安全意識為進一步提升檔案安全管理質(zhì)量和效率，檔案管理部門應(yīng)加強職業(yè)培訓，逐步強化檔案工作人員的安全意識與責任意識。在日常管理工作中，檔案管理部門應(yīng)制定切實可行的檔案安全管理措施，同時加強領(lǐng)導(dǎo)、明確責任，切實履行監(jiān)管職責。在思想認識上，檔案管理部門應(yīng)該明確其工作性質(zhì)、地位、特點，堅持“預(yù)防為主，防范結(jié)合”原則，將檔案安全作為其工作的重中之重，切實做好檔案安全防范工作。此外，檔案權(quán)利部門還應(yīng)積極開展檔案安全宣傳教育活動，增強全員檔案安全意識，樹立“檔案安全無小事，檔案安全人人有責”的觀念，培養(yǎng)和強化全員檔案安全管理責任意識。

2.2建立健全檔案安全管理機制，從源頭上遏制檔案安全管理漏洞檔案管理部門應(yīng)該逐步強化內(nèi)部管理，建立健全其檔案安全管理機制，明確檔案安全管理要求與規(guī)則，將檔案安全貫穿于檔案管理的整個環(huán)節(jié)當中，建立健全并嚴格執(zhí)行檔案流動、保管和利用制度，構(gòu)建檔案安全標準體系。同時，檔案管理部門還可以制定一套完善的檔案管理應(yīng)急預(yù)案，并定期開展模擬演練，以有效提升整個檔案管理部門的安全應(yīng)急能力。從檔案收集、整理、立卷、歸檔、鑒定到銷毀、保管、利用，檔案管理部門應(yīng)該從本單位實際出發(fā)，嚴把檔案案卷質(zhì)量關(guān)，各項檔案資料進出館均要做好登記，以防出現(xiàn)丟失和損壞等情況。此外，檔案管理部門還應(yīng)加強檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，運用一系列現(xiàn)代化信息技術(shù)手段進行檔案管理，不斷提升檔案管理質(zhì)量。

2.3要按規(guī)定配置檔案用房和檔案設(shè)施，防止檔案實體遭遇毀損檔案館（室）建筑為檔案保護和利用服務(wù)提供最基本的物質(zhì)條件，檔案館（室）建筑的好壞將直接影響到檔案的保護條件和庫房管理措施的效果，也將影響到對外服務(wù)的開展。目前有部分高校的檔案館（室）設(shè)置在行政辦公樓或圖書館的頂層，承重問題成為一個很大的問題。一旦發(fā)生自然災(zāi)害，后果嚴重。檔案館應(yīng)按照《檔案館建設(shè)標準》和《檔案館建筑建設(shè)規(guī)范》設(shè)計建造。保障檔案實體安全，要落實檔案庫房“八防”措施：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。要按規(guī)定購置檔案裝具、檔案保管設(shè)備和檔案包裝材料。檔案管理部門應(yīng)定期進行安全排查工作，并對館內(nèi)設(shè)備擺放，特別是電器擺放進行合理的規(guī)劃布局，并規(guī)范布置設(shè)備路線。要定期檢查電源線路、火警自動噴淋系統(tǒng)、電子防盜報警系統(tǒng)等，防止因線路老化或短路引發(fā)火災(zāi)。需要配備專門人員對館內(nèi)設(shè)備進行維護和檢修，確保設(shè)備能夠正常運轉(zhuǎn)。庫房內(nèi)檔案裝具要合理布局、避光通風、整齊有序，且要遵循突出重點，兼顧一般的原則，以便發(fā)生突發(fā)情況時能及時有效地進行搶救，降低檔案損失程度。

.4實施檔案登記備份，保障信息數(shù)據(jù)安全檔案登記備份是以強化檔案行政監(jiān)管為導(dǎo)向，著力于提升檔案部門服務(wù)大局、服務(wù)發(fā)展、服務(wù)現(xiàn)實的能力，通過檔案登記備份，可以保障信息安全、保全檔案證據(jù)、保存真實記憶。在開展檔案登記備份工作中，應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)劃、分級管理，突出重點、統(tǒng)籌推進，安全保密、有效服務(wù)等基本原則。檔案登記備份可以在一定程度上保障檔案信息數(shù)據(jù)安全，減少信息丟失情況。隨著檔案記錄電子化的出現(xiàn)，檔案管理的工作效率得到了極大地提升，檔案工作人員的工作負擔大大減輕。但與此同時，檔案信息數(shù)據(jù)安全逐漸凸顯出來。此外，在檔案管理中由于缺乏行之有效的館外檔案監(jiān)管體系，檔案管理部門常常面臨著檔案收回難問題。因此，檔案管理部門應(yīng)該采用檔案登記備份的方式進行檔案管理，深化檔案安全體系建設(shè)，以有效保障檔案信息數(shù)據(jù)安全。同時，檔案館還應(yīng)加強館外檔案監(jiān)管力度，盡可能地減少檔案丟失現(xiàn)象。

2.5提高網(wǎng)絡(luò)安全意識，防止因為技術(shù)原因或突發(fā)情況造成檔案損失隨著檔案管理信息化時代的到來，檔案管理部門也迎來了新一輪的挑戰(zhàn)。一方面，檔案管理部門必須通過各種數(shù)字化和信息化手段進行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，積極提高其檔案管理的安全性，減少信息安全漏洞；另一方面檔案管理部門還必須設(shè)立相應(yīng)的信息防火墻，設(shè)置訪問權(quán)限，并建立起一套完備的信息備份與恢復(fù)系統(tǒng)，防止黑客入侵檔案信息管理系統(tǒng)。此外，檔案館還應(yīng)采取多種有效措施，不斷提升其檔案工作人員的管理水平，保證檔案信息安全，防止出現(xiàn)信息泄露的情況。在日常工作中，檔案管理人員應(yīng)該嚴格控制和規(guī)范自身的管理行為。首先，檔案工作人員應(yīng)養(yǎng)成良好的計算機操作習慣，定期查殺病毒。其次，在檔案管理系統(tǒng)的使用過程中，要使用安全系數(shù)較高的用戶口令和密碼，謹防他人非法進入檔案管理系統(tǒng)。檔案管理員換崗或離職后，系統(tǒng)管理員必須及時更換口令與密碼。第三，檔案館的計算機應(yīng)做到專人專用，使用者必須維護好自己的計算機，防止出現(xiàn)信息丟失和損毀。未經(jīng)允許，使用者不得擅自在計算機上下載軟件和游戲。第四，計算機的使用要有度。使用者不得隨意更改IP地址或其它系統(tǒng)設(shè)置參數(shù)，不瀏覽非法網(wǎng)頁和點擊陌生鏈接，同時每天還要做好數(shù)據(jù)備份。

2.6做好檔案安全管理的其他預(yù)防措施做實檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，提高案卷質(zhì)量。封存原件，大力開發(fā)電子數(shù)據(jù)，或是利用檔案復(fù)制件代替原件進行利用，減少原件損害。加強日常管理和檢查，及時發(fā)現(xiàn)受損和病變檔案。積極開展電子檔案異質(zhì)備份，實行紙質(zhì)檔案與電子檔案相對應(yīng)的管理方式。

檔案是記錄歷史的珍貴文獻資料，具有極高的歷史價值和科研價值。因此，在實際管理工作中，管理人員必須積極強化其檔案管理安全意識，做好檔案管理安全工作，防止檔案信息丟失或泄露。對于檔案安全管理，檔案管理部門應(yīng)該在思想上予以高度重視，樹立全民檔案安全意識，同時還要在制度上、資金上、設(shè)備設(shè)施上予以充分保障，切實把各項安全管理措施落到實處，確保檔案真實、完整和可用，為后續(xù)開發(fā)利用工作打下良好基礎(chǔ)，造福于當代，造福于后世。

作者：趙麗彬單位：湖州師范學院檔案館