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灰塵是懸浮在空氣中的礦物、有機(jī)物質(zhì)的微粒，它來源于自然界和人類生活中的沙土、煙渣，以及飛揚(yáng)在空氣中的結(jié)晶等?；覊m的害處主要在于，灰塵和水分使材料粘結(jié)在一起，產(chǎn)生化學(xué)和腐蝕作用?；覊m中帶有大量的微生物寄生蟲，是各種霉菌類孢子的傳播者。為此，室內(nèi)門窗可以用絨布釘住，人員和材料進(jìn)庫時(shí)應(yīng)撣盡灰塵；還可以采用空氣調(diào)節(jié)裝置，清潔室內(nèi)的空氣，窗上可以安裝紗窗，以過濾空氣，防止灰塵進(jìn)入。選擇檔案室和庫房時(shí)，應(yīng)盡量避開不利因素。

檔案是由紙張和大量化學(xué)制品形成的各種載體，這些材料易燃，一旦發(fā)生火災(zāi)就難以控制。因此，對(duì)防火不能有任何的疏忽和大意。造成火災(zāi)的原因一是電路老化；二是電器設(shè)備運(yùn)用不當(dāng)，離開和下班時(shí)未能切斷電路；三是吸煙。因此，檔案庫房要定期檢查電路和電器設(shè)備，庫房應(yīng)避開廚房和易燃物，禁止庫內(nèi)吸煙。庫房內(nèi)要有消防設(shè)備，檔案工作人員要熟悉使用消防器材的方法。

污染也是文字材料受損的原因之一，主要表現(xiàn)：一是汗垢，天熱手易出汗，容易弄臟材料；洗完手后沒有擦干；二是金屬品的銹斑。這些都會(huì)影響藝術(shù)檔案材料的耐久性，日久都會(huì)對(duì)紙張和字跡起破壞作用。為了防止污染，除庫房內(nèi)保持一定溫度、濕度，同時(shí)要減少手翻而染上的污垢，盡量不要再就餐時(shí)閱讀材料，庫房內(nèi)不宜放置花草樹木。要積極采取措施，改善保管條件和環(huán)境。

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，以計(jì)算機(jī)管理和網(wǎng)絡(luò)方式提供信息服務(wù)和交流檔案信息，已成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。檔案數(shù)據(jù)信息的安全包括內(nèi)容安全和計(jì)算機(jī)管理交流的安全。要解決它的穩(wěn)定和安全、有效，首先要從兩個(gè)方面入手：

管理系統(tǒng)程序的完整性。管理系統(tǒng)程序的完整性，也就是在應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理和應(yīng)用時(shí)，檔案數(shù)據(jù)信息在儲(chǔ)存和傳輸過程中不被刪除、修改、丟失等現(xiàn)象。必須在軟件開發(fā)和應(yīng)用上加強(qiáng)功能的完整性和實(shí)用性，不至于受各種原因的破壞。此外影響還包括設(shè)備故障、軟件錯(cuò)誤、操作不當(dāng)、計(jì)算機(jī)病毒等。所以要采用多種方案進(jìn)行技術(shù)性預(yù)防。如采用備份、實(shí)體管理和數(shù)據(jù)信息管理內(nèi)容保管的雙軌制等。

檔案數(shù)據(jù)信息應(yīng)用軟件的安全性。軟件系統(tǒng)的安全主要是操作系統(tǒng)的安全、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全、驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)的安全及各種功能軟件系統(tǒng)的安全和檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全等。由于應(yīng)用軟件的開放技術(shù)和軟件的不可預(yù)見性和復(fù)雜性，任何軟件開發(fā)系統(tǒng)都會(huì)在一定的周期內(nèi)出現(xiàn)錯(cuò)誤和缺陷，軟件容易受到攻擊和損壞，特別是操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)平臺(tái)軟件，在一臺(tái)電腦設(shè)備下共享數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)、電子文件和娛樂軟件，更容易造成安全性的變化。因此，軟件的固化合安全功能極為重要。尤其在安全等級(jí)較高的數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，平臺(tái)軟件的安全管理和開放是信息管理的核心內(nèi)容。

總之，檔案的應(yīng)用、參考、更新等一切的功能都是以檔案的安全為基礎(chǔ)的。檔案的安全性在整個(gè)系統(tǒng)中尤為重要，它使得信息可以完整的延續(xù)。所以我們應(yīng)該重視檔案管理的安全性。

作者：徐璐單位：哈爾濱市社會(huì)福利院