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一、檔案管理工作的現(xiàn)狀與不足

1.投入力度不足

在許多單位部門中往往存在檔案庫房陳舊，相關(guān)設(shè)備嚴(yán)重匱乏，現(xiàn)有設(shè)備老化，更談不上現(xiàn)代化的紅外線監(jiān)控、濕溫度管控等現(xiàn)代化設(shè)備。并且在一些部門中只愿意對其他工作加大投入，而不愿為檔案管理工作添加新設(shè)備新員工，以致檔案庫房的設(shè)備老化、工作陳腐甚至出現(xiàn)了報廢的情況。而在一些單位部門中甚至未設(shè)立專門的檔案管理職務(wù)或?qū)n案庫房直接設(shè)置在倉庫中。這樣的檔案管理工作是極為落后的，極易導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)遺失、變質(zhì)、蟲蛀等情況，檔案信息的丟失是單位中無法彌補(bǔ)的巨大損失，因此應(yīng)加大檔案管理的硬件設(shè)施的投入以及其他方面的投入等。

2.管理人員業(yè)務(wù)能力較差

在許多單位部門中沒有設(shè)置專門的檔案管理工作人員，相關(guān)管理人員未參加過相應(yīng)的培訓(xùn)考核就進(jìn)行上崗，由于檔案管理工作大多有其他崗位人員兼職，因此崗位具有較大的流動性，而管理人員對于檔案管理的要求、措施及重要性缺少認(rèn)識，在進(jìn)行檔案材料管理、收集、入檔等業(yè)務(wù)操作不夠熟練，進(jìn)而無法適應(yīng)檔案管理的工作，使單位的檔案管理水平下降。在日常的檔案管理工作中，存在管理檔案措施不合理，如在進(jìn)行檔案借閱時大多采取手工翻閱的方式，這樣長期的使用將導(dǎo)致檔案原本材料出現(xiàn)破損。在檔案管理工作中，員工流動性大，且新手管理員占有較大比例，在實際管理檔案時，也缺乏專業(yè)的管理知識培訓(xùn)，以致業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，不有準(zhǔn)確的認(rèn)識到檔案的重要性及管檔的要求，在進(jìn)行檔案信息收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)難以快速準(zhǔn)確的進(jìn)行，無法快速勝任人事檔案管理的工作。一些檔案管理人員在對轉(zhuǎn)調(diào)、轉(zhuǎn)出、工資及退休等進(jìn)行檔案檢查時，未嚴(yán)格根據(jù)檔案管理規(guī)定進(jìn)行處理，導(dǎo)致在檔案轉(zhuǎn)接時出現(xiàn)密封不當(dāng)，而嚴(yán)重破壞了檔案的保密性。

3.缺乏有效的管理

就當(dāng)前的檔案管理工作來看，多數(shù)部門在檔案管理制度上仍有欠缺，以致檔案管理工作在實際操作中易受到局限。特別是散材料歸檔收集等方面，若缺乏健全的檔案收集體系，將使檔案管理工作人員出現(xiàn)工作散漫，缺乏責(zé)任心，檔案材料收集與歸檔工作較為被動。在收集歸檔時，相關(guān)材料便出現(xiàn)不全面或一些材料間內(nèi)容與形式重復(fù)，不能有效的對職員的真實信息及情況進(jìn)行反映，甚至出現(xiàn)檔案材料丟失，在后期材料查閱時缺少資料。

4.檔案管理缺乏信息化的發(fā)展

隨著信息時代的來臨，信息化技術(shù)早已融入人們的生活與工作中。而在檔案管理工作上，卻沒有相應(yīng)的信息化技術(shù)的有效運用，以致檔案管理沒有受到信息化管理帶來的高效性與科學(xué)性，仍使用落后的人工管檔的方法，嚴(yán)重造成了人力與物力的浪費，信息化技術(shù)融入到檔案管理中，將有效的改善以往查找資料困難等問題。

二、提高檔案管理工作的措施分析

1.加大投入力度，扎實工作基礎(chǔ)

領(lǐng)導(dǎo)的充分重視是做好檔案管理工作的前提。因此單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對人事檔案管理工作進(jìn)行高度重視，并將其劃入日常工作議程。并構(gòu)建檔案管理領(lǐng)導(dǎo)隊伍，定期的進(jìn)行檔案的檢查、指導(dǎo)等，及時處理其中不足。且單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)，深刻了解到檔案工作是各級黨委義不容辭的義務(wù)與責(zé)任。有關(guān)部門應(yīng)從思想上充分認(rèn)識檔案工作，并加大在檔案管理中的投入力度，特別是在于檔案保存、整理、信息化建設(shè)等方面，建立檔案專用的資金，根據(jù)高標(biāo)準(zhǔn)、高要求構(gòu)建現(xiàn)代化、信息化、規(guī)范化的檔案庫，選購合適單位規(guī)格的檔案柜，并對防火、防潮、防蛀、防盜、防光以及防高溫等事項進(jìn)行重點預(yù)防，并將檔案室、閱檔室及辦公室進(jìn)行合理分開。

2.提高管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員在很大程度上影響了檔案管理工作質(zhì)量。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格律己，并不斷加強(qiáng)自身的素質(zhì)教養(yǎng)，提高自身政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任心。這樣才能在繁瑣枯燥的檔案管理工作中，時刻保證責(zé)任心，降低工作中的失誤。注重自身業(yè)務(wù)能力的提高，主要可采取自學(xué)及參與培訓(xùn)等方法，在日常工作中累積經(jīng)驗，對各個環(huán)節(jié)與工作要求充分熟悉，特別是在材料信息鑒別、歸類，更要保證清楚明白。對于其他先進(jìn)科學(xué)的管理方法及原則進(jìn)行掌握，并提高工作效率，保證檔案質(zhì)量。并不斷的對檔案管理工作的隊伍建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)，選擇政治過硬、作風(fēng)廉正、責(zé)任心強(qiáng)的中共黨員進(jìn)行檔案管理工作的，并重視對其的教育培養(yǎng)工作，不定期的舉行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)講座，做到與時俱進(jìn)，著重進(jìn)行現(xiàn)代化信息檔案管理知識的培訓(xùn)，使相關(guān)人員對先進(jìn)的檔案管理理念進(jìn)行掌握，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

3.建立符合實際情況的有效制度

中國古語有云：“沒有規(guī)矩，不成方圓”。此話之中所蘊(yùn)含的道理同樣適用于本文所述的檔案管理工作，缺乏相關(guān)完善的管理制度，就很難真正做好檔案管理工作。建立健全科學(xué)合理、規(guī)范性強(qiáng)、符合現(xiàn)代檔案管理工作的一系列制度是確保檔案管理工作有序科學(xué)進(jìn)行的基礎(chǔ)和保障。要建立真正科學(xué)合理的檔案管理制度，不能盲目跟從，而應(yīng)當(dāng)吸取他人已有經(jīng)驗成果的同時，結(jié)合本單位的實際情況，綜合形成適合自己單位的檔案收集整理歸檔等一整套的管理制度。同時在制度完成之后的執(zhí)行過程中，對出現(xiàn)漏洞的情況及時檢查并整改相應(yīng)制度。

4.加大信息化管理檔案的力度

進(jìn)入信息化時代后，電子信息技術(shù)滲入到各行各業(yè)中的各個工作。跟隨信息化的腳步，對檔案管理工作進(jìn)行信息化改革已經(jīng)是勢在必行，各單位檔案管理工作人員也應(yīng)當(dāng)及時建立相應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)。結(jié)合單位能力自主進(jìn)行檔案管理軟件的研發(fā)，并將單位相關(guān)信息材料全部納入軟件中，構(gòu)建單位中的局域網(wǎng)絡(luò)共享，使檔案管理得到更高效快捷的優(yōu)勢，使檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)規(guī)范化、電子化、信息化，使傳統(tǒng)的檔案管理工作逐漸轉(zhuǎn)化為脫離紙張的無紙化辦公及現(xiàn)代化的管理體制。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作在單位中的意義不容忽視。只有構(gòu)建系統(tǒng)的檔案管理體制，加強(qiáng)科學(xué)化的管理水平。不斷吸收先進(jìn)的現(xiàn)代化檔案管理理論與新技術(shù)。加大對檔案管理工作的投入，實行動態(tài)管理檔案，建立數(shù)字化現(xiàn)代檔案，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行人才信息的收集反饋等。今后檔案管理工作必將煥發(fā)出新的活力，為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供有力保障。

作者：王芳余曉莉單位：云南省農(nóng)業(yè)科學(xué)院