檔案管理問題及優(yōu)化對策探討
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（一）人員管理不到位，資源收集力較弱。在我國，無論什么行業(yè)的檔案管理工作都被視為不上檔次的清閑工作，對其重視程度嚴重不足，這是我國檔案管理存在的困惑。在民政檔案管理中也存在類似的問題，首先在人員的配備上，檔案管理人員帶有兼職性的較多，在文化程度上普遍低于其它部門。另外，對于檔案管理員來說，他們覺得工作乏味枯燥，又得不到領(lǐng)導的重視，做不出什么成果來，所以在工作中消極怠工的現(xiàn)象時有發(fā)生。另外民政檔案管理部門相關(guān)的約束制度沒有起到應(yīng)有的作用，導致檔案管理工作發(fā)展滯后。作為民政檔案管理重要內(nèi)容的信息資源收集工作發(fā)展緩慢，由于多種因素的限制，導致民政檔案信息資源的收集不能及時全面，出現(xiàn)了嚴重的滯后性和缺失性。特別是近些年，隨著民政工作范圍的擴張，出現(xiàn)了大量的民政工作資料，但是在檔案管理中，這些信息卻沒有得到及時的收集和整理，造成了信息資源收集的不完整。
（二）檔案歸類不當，專題建設(shè)不完善。在工作內(nèi)容上，民政工作是非常廣泛的，涉及到的工作也是多方面的，有社會福利、社會救濟、重大自然災(zāi)害的事故處理、居民婚姻登記、城鄉(xiāng)基層政權(quán)建設(shè)、行政區(qū)劃、地名管理、社團登記等等，但是在實際的工作現(xiàn)狀中不難發(fā)現(xiàn)，目前我國民政管理工作，特別是基層的民政管理工作存在著類別不全、分類不清、歸類不當、殘缺不齊的現(xiàn)象，自然在其檔案管理工作中也是如此，呈現(xiàn)了檔案歸類不當，專題建設(shè)不完善的情況。
（三）基建有些滯后，開發(fā)利用不到位。對于檔案管理工作來說，隨著社會的發(fā)展和工作內(nèi)容的變化，也需要一定的技術(shù)和設(shè)備支撐。近些年，我國在民政檔案管理中硬件環(huán)境有了一定程度的改善，但是對于一些較為先進的檔案管理技術(shù)和設(shè)備還無法與社會發(fā)展相匹配，如檔案庫房建設(shè)、微機配備等還不能滿足當前民政檔案管理工作的需要。在民政檔案管理中，較為突出的問題是檔案的開發(fā)利用嚴重不到位，由于各種因素的影響導致我國民政檔案的利用率一直處于低水平階段，一定程度上造成了檔案資源的閑置浪費。
民政工作關(guān)乎到老百姓的切身利益，對社會的良性運行和發(fā)展有著直接的聯(lián)系，所以近些年我國政府主打民生牌，想方設(shè)法推進民生工程的建設(shè)，一心一意為老百姓謀取福利。民政檔案管理工作作為民政工作活動的記錄，必須緊跟時展的步伐，以優(yōu)質(zhì)高效的工作來服務(wù)相關(guān)的受眾。筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)歷，提出了新形勢下提升民政檔案管理工作的對策，希望能對民政檔案管理工作的發(fā)展起到一定的積極作用。
（一）提高重視程度，加強工作領(lǐng)導。民政檔案管理工作發(fā)展緩慢的一個重要原因就是對其重視不足，所以要想提升檔案管理的工作質(zhì)量，必須對民政檔案管理進行重視。首先是領(lǐng)導的重視，檔案管理部門需要得到與其他部門平等的待遇，改變以往低人一等的局面。其次是檔案管理人員要重視本職工作，了解檔案管理工作的重要性，克服工作障礙，提升工作的積極性和主動性。最后，要加強對檔案管理工作的領(lǐng)導，切實把民政檔案工作列入到重要議事日程，多方協(xié)調(diào)資金，不斷加大資金投入，制定發(fā)展規(guī)劃和計劃，實現(xiàn)民政檔案管理的規(guī)范化與科學化。
（二）強化制度建設(shè)，加快基建步伐。良好的制度是優(yōu)質(zhì)工作的重要保障，針對當前民政檔案管理中出現(xiàn)的問題，需要構(gòu)建完善的切實可行的民政檔案管理制度。針對不適宜的制度要及時清理，并依據(jù)檔案發(fā)展的需要構(gòu)建新的管理制度。建立健全檔案管理工作制度、責任追究制度，嚴格手續(xù)，落實責任，規(guī)范化管理，做到轉(zhuǎn)入、借出、接收材料有記錄，查閱、借閱檔案有登記等，確保民政檔案資料的安全。在信息化社會，民政檔案的管理工作也必須與時俱進，根據(jù)部門工作的需要，按照標準力所能及地解決檔案管理所需的設(shè)備，優(yōu)化工作環(huán)境，提升工作效率。
（三）加大檔案開發(fā)，提升檔案利用率。提升民政檔案管理工作質(zhì)量就必須加大民政檔案的開發(fā)力度，提升檔案的利用效率，這樣才能實現(xiàn)檔案管理的目的。對于民政檔案工作來說，在管理上要分門別類，分清輕重主次，對于可以向外界和大眾公布的檔案要宣傳到位，讓民眾了解相關(guān)的信息，這是提升民政檔案利用率的主要途徑之一。在我國，以往的民政檔案資料的開發(fā)和利用都較為被動，新形勢下一定要打破這種被動模式。在民政檔案管理工作中，相附帶的服務(wù)職能也要一并提高，如配備復(fù)印機、閱讀器等。根據(jù)工作發(fā)展需要，調(diào)整服務(wù)重點，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，采取主動服務(wù)、超前服務(wù)、上門服務(wù)、定點服務(wù)等形式，及時向利用者提供檔案信息，實行全方位社會服務(wù)。
作者：朱莉敏單位：浙江省衢州市殘疾人勞動就業(yè)服務(wù)中心
