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一、檔案管理基礎(chǔ)工作與現(xiàn)代檔案管理

檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用主要體現(xiàn)如下：

（一）有利于檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。狹義的檔案業(yè)務(wù)包含搜集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研、利用共8個(gè)環(huán)節(jié)，在千頭萬緒的檔案基礎(chǔ)工作中，檔案管理基礎(chǔ)工作主要解決“收”“管”“用”3個(gè)問題，也即收得齊全、管得科學(xué)、用著方便這3個(gè)問題。良好的檔案基礎(chǔ)管理工作相當(dāng)于打好了現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)，有利于檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。例如，對(duì)于檔案管理要求較高的醫(yī)藥監(jiān)管行業(yè)，相關(guān)的檔案中就包含了豐富的藥品質(zhì)量監(jiān)管情況，通過對(duì)案卷的價(jià)值鑒定、編制、立卷、排列，進(jìn)行系統(tǒng)化的整合，并通過現(xiàn)代管理方法，建立良好的存放位置目錄、索引、指南，能夠更好地推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化，為醫(yī)藥監(jiān)管行業(yè)發(fā)展提供更好的信息服務(wù)。

（二）有利于反應(yīng)檔案文件的真實(shí)性和完整性。作為企事業(yè)單位各類活動(dòng)的重要體現(xiàn)和記錄，檔案內(nèi)容具有重要性、獨(dú)特性、時(shí)效性和真實(shí)性等特征因素，檔案管理就是為了更加準(zhǔn)確地為用戶提供有價(jià)值的檔案。例如，對(duì)于新的科研成果，科技檔案包含了與該成果相關(guān)的圖紙、圖表、文檔、計(jì)算數(shù)據(jù)、證書、相關(guān)聲像資料等，具備了良好的真實(shí)性和完整性，能夠通過檔案來再現(xiàn)科研成果的進(jìn)度，提供真實(shí)的典型材料和第一手資料，為此后的二次技術(shù)開發(fā)和研究打下基礎(chǔ)。

（三）有利于保證檔案檢索的唯一性和可擴(kuò)展性。檔案檢索的唯一性主要是通過檔案的分類和編號(hào)來實(shí)現(xiàn)的，按照檔案實(shí)體分類的從屬和層次關(guān)系，來進(jìn)行檔號(hào)的編制。對(duì)檔案實(shí)行包括全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)、類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、件號(hào)、頁號(hào)、張?zhí)柕仍趦?nèi)的編號(hào)，一方面能夠使得編號(hào)對(duì)象具有唯一性，方便日后查找，另一方面保持適當(dāng)?shù)倪f增容量，確保檔案的可擴(kuò)展性，與檔案的館藏需求相適應(yīng)。

（四）有利于保證檔案檢索的查全率和查準(zhǔn)率。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及，計(jì)算機(jī)檢索技術(shù)的發(fā)展給檔案檢索工具帶來巨大的便利，起到良好的交流和管理作用。根據(jù)檔案檢索工具的編制解析圖，可以按照體例、載體、功能等進(jìn)行分類，提供各類目錄、卡片、索引等，滿足檔案使用者的檢索要求，保證檔案檢索的查全率和查準(zhǔn)率。

二、我國目前檔案管理基礎(chǔ)工作薄弱環(huán)節(jié)分析

基于檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用，隨著現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展，對(duì)檔案工作的需求也日益提升。與此同時(shí)，面臨檔案基礎(chǔ)工作的繁雜、量大、類別眾多等難點(diǎn)，我國檔案管理基礎(chǔ)工作還存在著一些共性的薄弱環(huán)節(jié)。分析我國檔案管理工作的現(xiàn)狀，加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作，積極推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化，是我國檔案管理基礎(chǔ)工作建設(shè)的重要任務(wù)。

（一）檔案管理工作不規(guī)范。檔案的檔號(hào)是進(jìn)行檔案基礎(chǔ)工作的重要途徑，而在我國目前的檔案管理工作中，由于管理員的重視程度不夠、專業(yè)基礎(chǔ)不扎實(shí)等原因，往往導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范，例如：缺少目錄號(hào)、出現(xiàn)一卷多冊(cè)等情況、檔號(hào)的命名不規(guī)范，導(dǎo)致出現(xiàn)重名等現(xiàn)象，從而影響了檔案的唯一性，以及相關(guān)檔案的及時(shí)查找；檔案標(biāo)題不能準(zhǔn)確全面地反映檔案基本內(nèi)容，不利于檔案的定位和價(jià)值鑒定；還有一些檔案沒有卷內(nèi)目錄和索引，僅靠標(biāo)題查找，給檔案管理和檢索帶來極大難度；檔案管理不夠仔細(xì)，很多案卷出現(xiàn)缺頁、少頁、斷面等情況，尤其是一些存放時(shí)間較長的文檔，此類問題更加嚴(yán)重。

（二）檔案管理流程不明確。良好的檔案基礎(chǔ)管理離不開明確的檔案管理流程支持，以機(jī)關(guān)檔案管理工作為例，其常見的檔案程序流程如下：檔案收集—檔案整理—國家檔案全宗—區(qū)分檔案全宗—檔號(hào)編制—人物全宗—分類法的選擇—全宗內(nèi)檔案的分類—檔案價(jià)值鑒定—檔案的銷毀—檔案的保管與管理—檢索工具的編制—檔案的編研工作—檔案的提供利用服務(wù)—檔案的著錄與標(biāo)引。以上幾個(gè)步驟在檔案基礎(chǔ)工作中缺一不可，是將零散的、需要條理化的檔案通過分類、組合、編目、整理等方法，使之體系化的過程。然而，我國目前檔案管理工作流程尚有待完善，往往存在僅重視某幾個(gè)環(huán)節(jié)，檔案管理工作不夠深入的情況。

（三）檔案管理現(xiàn)代化程度不高。文/廖虹檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用檔案工作目前，我國企業(yè)檔案還沒有完全具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件，傳統(tǒng)的以人工整理和歸檔的現(xiàn)象普遍存在，檔案管理的現(xiàn)代化程度還不高。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理，尤其是信息檢索方面的應(yīng)用還不夠普及，尤其是一些小型的檔案存放館，普及度更低，這一定程度上影響了檔案管理基礎(chǔ)工作的效率，也不利于檔案和資料的及時(shí)、準(zhǔn)確、全面查找。

三、提升我國目前檔案管理基礎(chǔ)工作的措施

（一）加強(qiáng)檔案管理工作。首先，從組織上加強(qiáng)檔案管理工作建設(shè)，明確專門的檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，并定期進(jìn)行監(jiān)督和抽查；建立專業(yè)的檔案工作機(jī)構(gòu)，配備具備良好專業(yè)知識(shí)的檔案人員。其次，健全和完善檔案管理工作體系，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理的需求，制定嚴(yán)格的歸檔、保管、鑒定、借閱等工作流程，加強(qiáng)檔案校核力度，實(shí)行歸檔審查和借閱等級(jí)審批制度，通過流程來把控檔案管理工作的質(zhì)量，明確檔案工作職責(zé)，建立健全工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并建立相關(guān)的獎(jiǎng)懲和考核制度。

（二）提升檔案基礎(chǔ)工作的專業(yè)性。首先，針對(duì)可能存在的缺少目錄號(hào)、一卷多冊(cè)、檔案標(biāo)題不準(zhǔn)確、案卷出現(xiàn)缺頁、少頁、斷面等情況，進(jìn)行案卷的全面普查，糾正由于歷史久遠(yuǎn)、缺少維護(hù)等原因造成的錯(cuò)誤，對(duì)所存檔案的基本狀況進(jìn)行調(diào)研（種類、內(nèi)容、保存價(jià)值、數(shù)量、整理和保管等），并結(jié)合具體情況，按照重要性由強(qiáng)到弱的順序，逐一核對(duì)和普查，并制訂相應(yīng)的收集、整理、鑒定、立卷、歸檔、銷毀等規(guī)范措施，剔除可能存在的無用文件，提升檔案基礎(chǔ)管理工作的專業(yè)性。其次，進(jìn)一步完善檔案工作的設(shè)施設(shè)備，確保檔案基礎(chǔ)管理工作的“三個(gè)用房”：檔案庫房、辦公用房、閱覽及陳列室，以及“三個(gè)用具”：檔案裝具、保護(hù)設(shè)備、技術(shù)設(shè)備。從設(shè)施上保證檔案基礎(chǔ)管理工作的順利開展。此外，還應(yīng)積極對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升他們的檔案管理技能，積極推行入館（室）檔案的標(biāo)準(zhǔn)化齊全，保證檔案歸檔和進(jìn)館檔案的完整，并積極維護(hù)全宗和全宗群的完善性。對(duì)檔案工作實(shí)施監(jiān)督、指導(dǎo)與控制，通過專業(yè)化知識(shí)的傳授，幫助檔案管理工作者做好收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用工作。

（三）加快檔案基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化步伐。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案基礎(chǔ)管理工作中，具有重要的作用。尤其是在檔案檢索中，極大地提升了檔案基礎(chǔ)工作的效率，可以通過與檔案號(hào)編制、檔案關(guān)鍵詞提取、檔案目錄編制等基礎(chǔ)工作的配合，通過目錄、索引、關(guān)鍵詞檢索等方式，進(jìn)一步提升檔案管理工作水平。加快檔案基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化步伐，首先應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，降低人工出錯(cuò)的概率，提升勞動(dòng)效率和準(zhǔn)確度，其次，應(yīng)該積極推行和使用各類新型計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，重新組合案卷、統(tǒng)一分類號(hào)、規(guī)范檔案的題名，建立以計(jì)算機(jī)檢索為核心技術(shù)的檔案信息化管理系統(tǒng)。作為社會(huì)活動(dòng)的寶貴記錄載體，檔案的記錄、存儲(chǔ)、應(yīng)用對(duì)社會(huì)活動(dòng)的各個(gè)方面都具有重要意義。本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想”的原則，我們應(yīng)該積極做好檔案管理基礎(chǔ)工作，以期更好地為現(xiàn)代檔案管理服務(wù)，推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展。

作者：廖虹單位：福建省龍巖市藥品檢驗(yàn)所