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摘要：從建立并完善農(nóng)機電子檔案管理的意義入手，分析了農(nóng)機電子檔案管理中存在的問題，并進一步對完善農(nóng)機電子檔案管理的措施進行了具體的闡述。

關鍵詞：農(nóng)機電子檔案；管理；意義；問題；措施

隨著我國農(nóng)業(yè)機械化發(fā)展速度的不斷加快，我國農(nóng)業(yè)機械化科學化水平不斷提高，農(nóng)業(yè)機械化加快了向規(guī)范化和標準化的方向發(fā)展，這也對農(nóng)機檔案的管理工作提出更高的要求。在信息化技術環(huán)境下，我國農(nóng)機電子檔案快速發(fā)展起來，而且通過全面開展農(nóng)業(yè)機械檔案資料的收集、整理及保管等工作，有效提高了農(nóng)機檔案服務的便捷性，加快了農(nóng)機檔案信息資源的共享，這對推動農(nóng)業(yè)機械化的現(xiàn)展起到了非常重要的推動作用。

1建立并完善農(nóng)機電子檔案管理的意義

1.1完善農(nóng)機電子檔案管理是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然。

隨著計算機技術在各行各業(yè)中的廣泛應用，檔案工作發(fā)生了較大的變化。特別是檔案資料數(shù)字化和信息化管理的實現(xiàn)，有效的提高了檔案檢索和查詢的效率以，而且電子檔案成為檔案發(fā)展的必然趨勢，能夠更好的滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，有利于為社會和經(jīng)濟發(fā)展過程中提供重要的信息支持。

1.2有利于加快資源整合，實現(xiàn)農(nóng)機檔案信息資源的共享。

農(nóng)機電子檔案管理工作的不斷完善，有效的增強了檔案之間的聯(lián)系，加快了檔案信息共享的實現(xiàn)，為檔案查找和管理工作提供了更多的便利條件。在農(nóng)機電子檔案管理工作中，由于檔案信息資源整合力度不斷增強，特別是通過建立農(nóng)機電子檔案數(shù)據(jù)庫，有效的推動了檔案信息的開發(fā)利用，使其自身的價值在服務中更好的體現(xiàn)出來。

1.3加快推動了農(nóng)機檔案電子建檔的進程。

農(nóng)機電子檔案管理的不斷完善，為農(nóng)機檔案電子建檔奠定了良好的基礎，而且在農(nóng)機檔案發(fā)展過程中，電子檔案和紙質檔案相輔助相成的共同發(fā)展，為農(nóng)機管理工作提供了重要的信息支持。特別是檔案數(shù)字化的實現(xiàn)，不僅能夠更好的滿足現(xiàn)代各項工作的需要，而且服務更加便捷，查找更方便，能夠快速進行傳輸，檔案信息實現(xiàn)了共享。

2完善農(nóng)機電子檔案管理中存在的問題

2.1對農(nóng)機檔案管理重視不足。

目前在農(nóng)機管理工作中，更重視農(nóng)機科研、技術和新產(chǎn)品推廣工作，對農(nóng)機檔案管理工作普遍重視度不高，這也導致從上到下普遍存在著檔案管理意識淡薄的問題。許多地方農(nóng)機部門不僅缺乏專業(yè)的農(nóng)機檔案管理人員，而且分工不明確，存在著兼職管理、無人及多人管理的現(xiàn)象，崗位變動頻繁，從而導致農(nóng)機檔案完整性較差，檔案丟失及查詢較為困難，管理混亂等局面存在，嚴重影響了農(nóng)機檔案管理工作的順利開展。

2.2電子檔案規(guī)范化程度不夠，崗位職責不明確。

當前農(nóng)機檔案管理部門也都購進了一些先進的科學設備，但由于缺乏完善的電子檔案管理制度，在檔案收集、整理及備份等項工作中由于缺乏制度約束，沒有有效的落實好崗位責任制，從而導致電子檔案管理工作規(guī)范性較差。

2.3檔案信息化程度不高。

目前雖然普及了檔案電子信息化管理，但是系統(tǒng)中仍然有很多方面不完備，甚至沒有建立、建全起農(nóng)機統(tǒng)計信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，不能很好的為農(nóng)機檔案管理人員進行數(shù)據(jù)分析。農(nóng)機檔案為農(nóng)機人事工作和經(jīng)濟建設服務，多數(shù)是被動提供信息，查閱的大部分內(nèi)容是農(nóng)業(yè)機械的自然情況、購買者信息、補貼信息等，為農(nóng)機工作決策提供依據(jù)。受傳統(tǒng)觀念影響，提供利用檔案主要是坐等上門服務，缺乏主動參與意識。

2.4管理維護水平較低。

有的農(nóng)機檔案管理人員因信息更新不及時而不全面，需要與檔案進行核對后才能確認，一旦工作不細就形成了錯誤信息，上級系統(tǒng)單位對農(nóng)機信息應用較少，只能做一些簡單查詢。到目前為止，統(tǒng)計報表之類的工作還沒有成熟的參與到農(nóng)機電子檔案管理中去，而與農(nóng)機工作的綜合評價等工作聯(lián)系不緊密。主要原因是信息系統(tǒng)不夠完善，信息功能不夠強大。

3加強農(nóng)機電子檔案管理的措施

3.1加強組織領導，強化責任。

按照《中華人民共和國檔案法》規(guī)定在設計歸檔范圍、分類標準、立卷要求、移交手續(xù)、工作職責及保管借閱、記錄統(tǒng)計等方面監(jiān)理繾綣農(nóng)機檔案管理制度，嚴格按照農(nóng)業(yè)部“三個規(guī)范”的要求建立農(nóng)機檔案室，實行“誰負責，誰簽字”的原則，確保檔案內(nèi)容規(guī)范、完整。

3.2加強基礎建設，強化環(huán)境管理。

加強農(nóng)機電子檔案管理的電子設備（如電腦、打印機、照相機復印機）等辦公器材的管理，確保硬件設施以及軟件提檔升級，檔案室內(nèi)需具備滅火器、防蟲劑等專用檔案管理用品，切實做好防盜、防火、防水、防蛀工作，保持檔案室內(nèi)的清潔，控制好檔案室內(nèi)的溫度和濕度，為農(nóng)機電子檔案打造一個良好的保管環(huán)境。

3.3定期開展檔案清查，確保檔案真實完整。

為了有效的提高農(nóng)機電子檔案管理水平，需要從源著上下功夫，定期地農(nóng)機檔案開展全面檢查、清理和整理工作，及時發(fā)現(xiàn)問題，在檢查中對檔案進行查漏補缺，進一步提高農(nóng)機檔案的完整性和真實性。

3.4加強信息化建設，完善電子檔案臺賬。

將農(nóng)機駕駛員、農(nóng)機車輛轉入、過戶、變更等檔案信息全部實行系統(tǒng)微機化管理，不斷快速完善軟件系統(tǒng)建設升級改造，確保紙質檔案、電子檔案信息完整相符。

3.5強化管理，加強信息員隊伍建設。

組織信息化工作是一項專業(yè)性很強的工作，必須由個人素質高、業(yè)務精的專業(yè)人才作保障，堅持素質標準與業(yè)務標準并重，選好配強組工信息員，把個人素質好、業(yè)務精、責任心強、懂技術、會管理的工作人員選配到信息化工作崗位，組織業(yè)務工作人員要切實轉變觀念，自覺樹立信息化意識，積極學習信息技術，為農(nóng)業(yè)機械化發(fā)展提供各種可靠及時的信息資料，加強信息資源的有效高效處理，充分利用信息平臺，實現(xiàn)信息共享、資源共用，使農(nóng)機檔案管理適應于農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化的快速發(fā)展需要。在社會和經(jīng)濟快速發(fā)展的新形勢下，電子文件作為社會進步的產(chǎn)物，隨著農(nóng)業(yè)機械化水平的不斷提高，農(nóng)機電子檔案數(shù)量不斷增加，這也為農(nóng)機檔案部門對如何加強農(nóng)機電子檔案的管理提出了更高要求。為了確保農(nóng)機電子檔案的真實性、完整性和安全性，則需要進一步完善農(nóng)機電子檔案管理系統(tǒng)，有效的提高農(nóng)機電子檔安全資源共享的安全性和可靠性，為農(nóng)機電子檔案的開發(fā)利用提供更多的便利條件，從而加快推動農(nóng)業(yè)機械化的發(fā)展。

參考文獻

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作者：王桂玲 單位：黑龍江慶安農(nóng)機安全監(jiān)理站