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摘要：

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)也逐步向著數(shù)字化和智能化的方向發(fā)展，隨即產(chǎn)生大量的電子文件，傳統(tǒng)手工記錄信息的方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足人們的需求。企業(yè)或政府部門(mén)為提高信息質(zhì)量的正確性，開(kāi)始大力開(kāi)發(fā)各種檔案管理系統(tǒng)，做好檔案管理工作尤為重要。以檔案管理需求為研究視角，提出了開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)所需的理論知識(shí)及技術(shù)支持，詳細(xì)介紹了檔案管理系統(tǒng)主要功能模塊，以期為類(lèi)似研究提供一定指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：

檔案管理系統(tǒng)；需求分析；功能模塊

檔案管理在企業(yè)占有重要的地位，隨著信息量的增多，任務(wù)繁重，管理不便。目前我國(guó)正處于電子檔案的研究。為了推動(dòng)檔案管理的效率、建設(shè)信息化的資源發(fā)展方向。結(jié)合實(shí)際需要的檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)進(jìn)行開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)，以提高檔案信息管理的質(zhì)量。

1研究背景

隨著計(jì)算機(jī)的不斷改革創(chuàng)新與換代，人類(lèi)的生活逐漸趨于科技化、信息化。如今，計(jì)算機(jī)已成為大眾日常生活不可缺少的一部分，不僅能逐漸豐富我們的視野，也可以加深人類(lèi)對(duì)世界的認(rèn)知，帶領(lǐng)大眾走向新的天地。隨著計(jì)算機(jī)的進(jìn)步，信息在人們生活中不斷地更換角色。信息化時(shí)代給人們帶來(lái)更多的發(fā)展空間。當(dāng)今，無(wú)論是在企業(yè)單位還是政府部門(mén)工作都需要大量信息的篩選與收集。信息的完整性與規(guī)范性決定了企業(yè)的發(fā)展，甚至相關(guān)企業(yè)專(zhuān)門(mén)成立了信息整合小組，用來(lái)負(fù)責(zé)各種各樣的信息進(jìn)行整合、歸納等。計(jì)算機(jī)的便捷就成了必不可少的工作項(xiàng)目，有利于提高企業(yè)的核心效率。面對(duì)大量的信息資料，傳統(tǒng)手工記錄信息的方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足人們的需要，而且信息容易丟失，這樣給企業(yè)利益造成極大的損失。為了降低和減少人工帶來(lái)的失誤，現(xiàn)在企業(yè)政府的相關(guān)文件都是通過(guò)檔案的形式記錄的，有助于方便查找與調(diào)動(dòng)，工作效率更高。采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理檔案具有它獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，但是我國(guó)關(guān)于電子檔案的發(fā)展目前還在進(jìn)一步完善。在管理制度和管理規(guī)范中存在一定的局限性，在檔案管理方面，積極探索新的管理方法，適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展需求?；诖?，創(chuàng)新現(xiàn)代檔案信息管理系統(tǒng)，提高系統(tǒng)操作效率及安全性，使其滿(mǎn)足現(xiàn)代化業(yè)務(wù)及借閱者的需求，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2開(kāi)發(fā)系統(tǒng)技術(shù)支持

2.1相關(guān)理論及技術(shù)

2.1.1J2EE多層應(yīng)用模型

J2EE多層應(yīng)用模型包含很多組件，不同于傳統(tǒng)的技術(shù)開(kāi)發(fā)架構(gòu)，J2EE多層應(yīng)用模型的本質(zhì)是為了方便應(yīng)用程序和系統(tǒng)之間的交互。在實(shí)際運(yùn)用過(guò)程中，J2EE依托多層分布式應(yīng)用模型，依據(jù)邏輯功能劃分，依據(jù)不同應(yīng)用組件所處層分布在不同機(jī)器上[1]。使用J2EE多層模型的優(yōu)點(diǎn)在于它能實(shí)現(xiàn)各層的獨(dú)立工作，同時(shí)還能提供系統(tǒng)的可擴(kuò)展性。

2.1.2MVC設(shè)計(jì)模式

MVC設(shè)計(jì)模式是一種典型的軟件設(shè)計(jì)典范，是模型視圖控制器的簡(jiǎn)稱(chēng)，目的是將業(yè)務(wù)模型和用戶(hù)界面的實(shí)現(xiàn)代碼分離，從而達(dá)到同一個(gè)程序有不同的表現(xiàn)形式。MVC設(shè)計(jì)模式有很多的框架和控件組成。這種設(shè)計(jì)模式的優(yōu)點(diǎn)在于耦合性低，重用性高，生命周期成本低，部署快，可維護(hù)性高，有利于軟件工程化管理。對(duì)于系統(tǒng)而言選擇一個(gè)好的框架應(yīng)用在項(xiàng)目中，將會(huì)對(duì)項(xiàng)目的效率和可重用是至關(guān)重要的。

2.1.3Servlet

Servlet是用Java編寫(xiě)的服務(wù)器端程序，服務(wù)器上需要一些程序，通常是根據(jù)用戶(hù)輸入訪(fǎng)問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)的程序，工作流程是借助客戶(hù)端發(fā)送到服務(wù)器上，服務(wù)器開(kāi)基于實(shí)際需求的檔案管理系統(tǒng)功能開(kāi)發(fā)范桂泉（濰坊護(hù)理職業(yè)學(xué)院，山東青州262500）摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)也逐步向著數(shù)字化和智能化的方向發(fā)展，隨即產(chǎn)生大量的電子文件，傳統(tǒng)手工記錄信息的方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足人們的需求。企業(yè)或政府部門(mén)為提高信息質(zhì)量的正確性，開(kāi)始大力開(kāi)發(fā)各種檔案管理系統(tǒng)，做好檔案管理工作尤為重要。以檔案管理需求為研究視角，提出了開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)所需的理論知識(shí)及技術(shù)支持，詳細(xì)介紹了檔案管理系統(tǒng)主要功能模塊，以期為類(lèi)似研究提供一定指導(dǎo)。關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng)；需求分析；功能模塊啟并調(diào)Servlet，它依據(jù)客戶(hù)端請(qǐng)求直接生產(chǎn)響應(yīng)內(nèi)容并將其上傳給服務(wù)器，由服務(wù)器把響應(yīng)信息返回至客戶(hù)端，Servlet根據(jù)客戶(hù)端請(qǐng)求生成相應(yīng)內(nèi)容[2]。Servlet具有運(yùn)用方便、功能強(qiáng)大等優(yōu)勢(shì)，成為開(kāi)發(fā)相關(guān)系統(tǒng)傳統(tǒng)的技術(shù)之一。

2.1.4SQLServlet數(shù)據(jù)庫(kù)

數(shù)據(jù)庫(kù)最早由美國(guó)推出的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，在實(shí)際的操作過(guò)程中，使用SQL語(yǔ)句進(jìn)行數(shù)據(jù)的添加、修改、刪除等功能。具有方便快捷高效率的發(fā)展優(yōu)勢(shì)。同樣可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)加密及數(shù)據(jù)備份的功能。SQL語(yǔ)句可以嵌套在宿主語(yǔ)言的程序中使用，可以進(jìn)行視圖和基本表的查詢(xún)等操作。因此SQL語(yǔ)句可以是應(yīng)用程序，也可以是終端用戶(hù)。

2.2系統(tǒng)應(yīng)具備的特性

根據(jù)實(shí)際需求的檔案管理，在系統(tǒng)規(guī)劃中，檔案管理系統(tǒng)需遵守嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范準(zhǔn)確和高效的管理模式。達(dá)到統(tǒng)一的要求，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理的思維模式。因此基于實(shí)際需求的檔案管理有以下特性：安全性：凡是牽涉到信息資源的相關(guān)操作都要保證系統(tǒng)的安全性能，加強(qiáng)防范意識(shí)。高效性：本系統(tǒng)使用J2EE架構(gòu)，其被廣泛應(yīng)用到大型分布式企業(yè)應(yīng)用軟件平臺(tái)中，能夠?yàn)殚_(kāi)發(fā)人員提供良好的工作平臺(tái)。數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)中的模式能夠?qū)⑾到y(tǒng)的需求充分地展現(xiàn)出來(lái)，客戶(hù)端使用B/S開(kāi)發(fā)模式，其是Web開(kāi)發(fā)的主要趨勢(shì)，具有良好的操作性、靈活性及集成性。在計(jì)算機(jī)的發(fā)展速度上提高信息資源的方便快捷性。統(tǒng)一性：根據(jù)各個(gè)部分統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保每個(gè)部門(mén)檔案信息的具有良好的交互性。開(kāi)發(fā)成本少：本系統(tǒng)在研發(fā)過(guò)程中使用的成本較少，開(kāi)發(fā)周期較短，因?yàn)槭褂玫能浖际情_(kāi)源軟件，系統(tǒng)能夠提高檔案信息管理的簡(jiǎn)便性，從而提高工作效率。

3系統(tǒng)整體架構(gòu)及各功能模塊

3.1系統(tǒng)功能需求

在軟件需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)中，功能需求充分說(shuō)明系統(tǒng)展現(xiàn)給用戶(hù)的行為和執(zhí)行的操作等。案管理系統(tǒng)的主要功能模塊功能如下：數(shù)據(jù)錄入部分是指根據(jù)界面要求錄入修改的各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)，并完成檔案文本與電子檔案的掛接，還可開(kāi)展檔案案卷、文件等錄入操作。（2）所設(shè)計(jì)的檔案管理系統(tǒng)中的文件管理分為基本信息及類(lèi)別信息的管理。前者主要包括檔案新的編輯、添加等；后者主要包括檔案的編號(hào)、類(lèi)別、入庫(kù)時(shí)間、借閱情況等管理。（3）用戶(hù)管理主要包括借閱人員基本信息和種類(lèi)信息的管理，主要包括借閱人員姓名、編號(hào)、工作部門(mén)、聯(lián)系方式及狀態(tài)等管理。（4）借閱管理查詢(xún)就是查詢(xún)借閱人員之前在所借閱檔案的情況，能夠得到借閱檔案的信息，比如：名稱(chēng)、借閱時(shí)間、條形碼等[3]。借閱檔案歷史查詢(xún)便于了解借閱者之前的信息，例如：檔案歸還時(shí)間等。借閱檔案流程為：提出申請(qǐng)—判斷身份是否合法—錄入信息并且保存———提供所借閱的檔案。

3.2系統(tǒng)整體架構(gòu)

根據(jù)實(shí)際需求的檔案管理功能需求；關(guān)于檔案管理設(shè)計(jì)的業(yè)務(wù)整合范圍有收集、檔案整理和檔案著錄整理等。檔案收集是通過(guò)各部門(mén)的歸檔人員將有價(jià)值的信息進(jìn)行存檔。檔案整理是由歸檔人員將整理好的信息提交上來(lái)并進(jìn)行審核，審核通過(guò)則進(jìn)入移交操作。在按照電子檔案的相應(yīng)規(guī)則進(jìn)行模擬上架操作。著錄整理根據(jù)歸檔人員提交的材料信息進(jìn)行著錄，附上相關(guān)著錄信息說(shuō)明。上交的相關(guān)部門(mén)給予審批處理后，移交給檔案部門(mén)進(jìn)行管理。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)利用的目的主要是是將大量的信息進(jìn)行分類(lèi)，便于相關(guān)部門(mén)管理查找。依據(jù)功能需求，構(gòu)建系統(tǒng)的總體框架。

3.3系統(tǒng)各功能模塊

設(shè)計(jì)的模塊功能?chē)?yán)格按照完整性和一致性的原則，開(kāi)發(fā)擁有規(guī)模強(qiáng)大、操作簡(jiǎn)便的檔案管理系統(tǒng)。在實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理的過(guò)程中，通常采用模塊化的分析方法，將系統(tǒng)劃分為以下幾個(gè)模塊進(jìn)行設(shè)計(jì)：

3.3.1用戶(hù)管理

用戶(hù)登錄系統(tǒng)之前，需要輸入相應(yīng)的賬號(hào)及密碼，要求用戶(hù)先實(shí)施身份驗(yàn)證，如果使用者輸入的用戶(hù)名稱(chēng)和密碼正確，會(huì)自動(dòng)進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)[4]。如果輸入的信息中有一項(xiàng)錯(cuò)誤，系統(tǒng)會(huì)給出相應(yīng)的提示。用戶(hù)權(quán)限分為普通用戶(hù)、系統(tǒng)管理員和檔案室人員管理。普通用戶(hù)權(quán)限可以進(jìn)入系統(tǒng)查閱相關(guān)的資料；系統(tǒng)管理員權(quán)限的范圍比較廣?？梢栽O(shè)置用戶(hù)的權(quán)限及日常信息的維護(hù)，檔案室管理員可以對(duì)文件進(jìn)行查詢(xún)修改的設(shè)置。用戶(hù)登錄后需要記入到日志庫(kù)中，登錄界面如圖1所示。

3.3.2數(shù)據(jù)管理

本模塊具有數(shù)據(jù)維護(hù)和數(shù)據(jù)備份功能，其中，數(shù)據(jù)備份就是對(duì)用戶(hù)輸入的檔案或檔案卷信息給予備份管理。輸入數(shù)據(jù)過(guò)程中，必須考慮使用者連續(xù)輸入的情況，可由這些記錄中復(fù)制到新紀(jì)錄內(nèi)。依據(jù)不同檔案輸入不同的數(shù)據(jù)，這個(gè)模塊還配備數(shù)據(jù)維護(hù)權(quán)限。數(shù)據(jù)維護(hù)主要對(duì)刪除的檔案進(jìn)行處理判斷該問(wèn)卷是否進(jìn)行恢復(fù)或徹底刪除。

3.3.3文件管理

該模塊主要實(shí)現(xiàn)收文、文件分類(lèi)、修改、打印等操作，設(shè)計(jì)這項(xiàng)功能方便技術(shù)對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)轉(zhuǎn)來(lái)的文件實(shí)施歸檔處理，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的目的。檔案室人員可以根據(jù)用戶(hù)的要求進(jìn)行文件的查詢(xún)、添加、修改和刪除等操作，并對(duì)經(jīng)過(guò)修改的信息實(shí)施保存處理。

3.3.4借閱管理

該模塊主要對(duì)借閱人員的借閱、歸還等管理，具備借閱管理權(quán)限的使用者可以操作這個(gè)模塊，其中，外借模塊旨在對(duì)檔案文件進(jìn)行借出及歸還登記[5]。電子借閱申請(qǐng)由具備借閱管理權(quán)限的用戶(hù)展開(kāi)相關(guān)操作。一般使用者提出閱讀電子文檔的請(qǐng)求后，被同意方會(huì)將問(wèn)卷發(fā)送給借閱人。

3.3.5數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)

該模塊主要完成數(shù)據(jù)的備份及恢復(fù)操作，數(shù)據(jù)備份可依據(jù)檔案保存年度、檔案種類(lèi)等條件進(jìn)行部分或完全備份。數(shù)據(jù)恢復(fù)能夠?qū)⑼ㄟ^(guò)備份出來(lái)的數(shù)據(jù)恢復(fù)至數(shù)據(jù)內(nèi)。此外，備份操作中會(huì)生成一個(gè)XML文件，恢復(fù)時(shí)也由此完成。

4結(jié)語(yǔ)

在我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展的過(guò)程中，部分檔案信息可以實(shí)現(xiàn)共享，電子管理模式也可應(yīng)用至檔案管理系統(tǒng)中，以此創(chuàng)建一體化的管理平臺(tái)。通過(guò)設(shè)計(jì)一些基于實(shí)際需求的檔案管理功能，初步對(duì)檔案管理有更深刻的認(rèn)識(shí)。利用J2EE平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)庫(kù)等對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行模塊化設(shè)計(jì)，并詳細(xì)介紹系統(tǒng)中檔案借閱、文件管理等模塊情況，以期為檔案管理技術(shù)達(dá)到先進(jìn)水平提供一定指導(dǎo)。

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作者:范桂泉 單位:濰坊護(hù)理職業(yè)學(xué)院