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摘要：項(xiàng)目管理就是指把各種系統(tǒng)、方法和人員結(jié)合在一起,在規(guī)定的時(shí)間、預(yù)算和質(zhì)量目標(biāo)范圍內(nèi)完成項(xiàng)目的各項(xiàng)工作。項(xiàng)目管理的內(nèi)容涉及到諸多方面,比如項(xiàng)目的計(jì)劃、控制、度量等等,而在這些過(guò)程當(dāng)中,溝通是貫穿始終,必不可少的一個(gè)工作。

一、溝通管理的內(nèi)容

1、確定溝通目標(biāo)。項(xiàng)目中溝通對(duì)象主要為項(xiàng)目干系人,不同干系人需要的信息可能不同,所以在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí),就要識(shí)別所有的項(xiàng)目干系人。以及不同人的不同信息需求。

2、制定溝通計(jì)劃。溝通對(duì)象,需要的信息,信息頻率等都要確定好。

3、執(zhí)行溝通計(jì)劃?？瓷先?很簡(jiǎn)單,每個(gè)項(xiàng)目都可以依此模式套用,但實(shí)際上很多項(xiàng)目在執(zhí)行中都會(huì)出現(xiàn)溝通問(wèn)題,我認(rèn)為大部分情況下是項(xiàng)目經(jīng)理犯有溝通障礙癥,主要有以下幾類:

(1)“我以為”的錯(cuò)誤:以為溝通過(guò),別人就清楚了,以為沒(méi)有反饋就是沒(méi)有意見(jiàn)了。特別是跨部門的溝通,無(wú)論是口頭還是書面,更是要注意雙方是否理解一致。

(2)不敢越級(jí)溝通,不敢與高層直接溝通:不少公司的項(xiàng)目經(jīng)理在職能上,一般比部門經(jīng)理要低,所以經(jīng)常出現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)理不敢直接找高層或其它部門總經(jīng)理溝通,都要上級(jí)職能經(jīng)理的協(xié)助,我認(rèn)為這是需要改進(jìn)的,當(dāng)然,這與企業(yè)文化也有一定關(guān)系,但在一個(gè)以目標(biāo)驅(qū)動(dòng),強(qiáng)調(diào)解決問(wèn)題的組織,沒(méi)有人會(huì)反對(duì)這樣做,包括你的上級(jí)。

(3)害怕被拒絕:這是人的本性。如果在銷售崗位,估計(jì)有專門針對(duì)的培訓(xùn)。在項(xiàng)目推進(jìn)中,經(jīng)常出現(xiàn)這樣的情況,你可以有一些想法建議,要么思考很久才敢提出來(lái),不要不敢與項(xiàng)目干系人提出,白白延誤了好時(shí)機(jī),或者需要其它部門協(xié)助時(shí),不敢提出來(lái)。

(4)沒(méi)有提前計(jì)劃溝通活動(dòng),造成等人局面。經(jīng)常出現(xiàn)這樣的時(shí)候,要確定某個(gè)事項(xiàng),需要個(gè)負(fù)責(zé)人參加,但因?yàn)闆](méi)有提前計(jì)劃,到時(shí)約不到人,結(jié)果推遲等待,無(wú)謂的增長(zhǎng)滯后時(shí)間。實(shí)際上,對(duì)于難度較大問(wèn)題,至少要提前兩周計(jì)劃好,預(yù)約好相關(guān)人員。

二、積極有效的溝通方式

溝通管理的目的就是要保證項(xiàng)目信息及時(shí)、正確的提取、收集、傳播、存儲(chǔ)以及最終進(jìn)行處置,保證項(xiàng)目組內(nèi)部的信息暢通。在這過(guò)程當(dāng)中,項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)無(wú)旁貸的成為信息傳輸?shù)闹行暮椭修D(zhuǎn)站,同時(shí)又要避免成為信息流通的瓶頸。我認(rèn)為項(xiàng)目的溝通主要包括與業(yè)務(wù)部門的溝通、與部門領(lǐng)導(dǎo)的溝通、項(xiàng)目組內(nèi)成員之間的溝通(包括與項(xiàng)目組中外部資源的溝通)、與外聯(lián)公司的溝通和與其他兄弟部門(包括CS中心、NFSJ中心)之間的溝通等等。

1.與業(yè)務(wù)部門的溝通

與業(yè)務(wù)部門的溝通一般從項(xiàng)目前期階段就開(kāi)始了,以下幾點(diǎn)需要注意:

(1)充分分析業(yè)務(wù)部門的需求,以及需求的重點(diǎn)部分,溝通做到有的放矢;

(2)讓對(duì)方在一定程度上(即有利于項(xiàng)目組工作開(kāi)展的程度上)了解項(xiàng)目組的現(xiàn)實(shí)情況,有困難一定先提出來(lái),增進(jìn)雙方的相互理解;

(3)在需求溝通中,業(yè)務(wù)的專家地位可能不很明顯,項(xiàng)目組在有條件的前提下可以更加深入的參與業(yè)務(wù)需求討論,甚至引導(dǎo)需求,即技術(shù)引導(dǎo)業(yè)務(wù);

(4)在項(xiàng)目過(guò)程當(dāng)中形成前期積極進(jìn)行需求挖掘、中期合理安排客戶體驗(yàn)、后期協(xié)調(diào)驗(yàn)證測(cè)試的良性循環(huán);

(5)如果溝通效果不理想,要及時(shí)上升問(wèn)題的高度,尋求各級(jí)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和職能部門的協(xié)助,合理的借用外部力量達(dá)到項(xiàng)目組的既定目標(biāo)-項(xiàng)目成功。

2.與部門領(lǐng)導(dǎo)的溝通

與部門領(lǐng)導(dǎo)的溝通在項(xiàng)目管理過(guò)程當(dāng)中是不可避免的,由于目前中心的矩陣結(jié)構(gòu)管理模式中,職能部門的權(quán)限要大于項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)限,所以項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目管理中一定會(huì)不斷的和各職能部門經(jīng)理打交道,同時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理還要定期的向本部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)項(xiàng)目情況,尋求項(xiàng)目支持。我認(rèn)為與部門領(lǐng)導(dǎo)的溝通有以下幾點(diǎn)需要注意:

(1)尋求支持的郵件一定要簡(jiǎn)練的描述清楚問(wèn)題的關(guān)鍵所在,需要領(lǐng)導(dǎo)哪方面的具體支持,最好根據(jù)具體問(wèn)題給領(lǐng)導(dǎo)1-3個(gè)選擇,并指出項(xiàng)目組傾向于哪個(gè)選擇,原因是什么,而不是把問(wèn)題直接扔給領(lǐng)導(dǎo);

(2)一定要清楚各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)限和角色,解決問(wèn)題時(shí)一定是要找到關(guān)鍵路徑上的關(guān)鍵領(lǐng)導(dǎo),避免信息同時(shí)多個(gè)領(lǐng)導(dǎo),造成領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通成本加大,影響問(wèn)題的解決效率,增加領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決問(wèn)題的難度;

(3)對(duì)于有些問(wèn)題,不要一味的向領(lǐng)導(dǎo)妥協(xié),不要一味的承諾實(shí)際不可能完成的項(xiàng)目工作,這既是對(duì)工作的負(fù)責(zé),也是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、對(duì)項(xiàng)目組的負(fù)責(zé)。

3、與項(xiàng)目組成員之間的溝通

在項(xiàng)目管理中,專門將溝通管理作為一知識(shí)領(lǐng)域。多數(shù)人理解的溝通,就是善于表達(dá),能說(shuō)、會(huì)說(shuō),項(xiàng)目管理中的溝通,并不等同于人際交往的溝通技巧,更多是對(duì)溝通的管理。

在項(xiàng)目中,很多人也知道去溝通,可效果卻不明顯,似乎總是不到位,由此引起的問(wèn)題也層出不窮。其實(shí)要達(dá)到有效的溝通有很多要點(diǎn)和原則需要掌握,盡早溝通、主動(dòng)溝通就是其中的兩個(gè)原則,實(shí)踐證明它們非常關(guān)鍵。在工作中,大家可以發(fā)現(xiàn),如果項(xiàng)目經(jīng)理獨(dú)斷專行,不善于溝通或者溝通方法有問(wèn)題,除非項(xiàng)目經(jīng)理能力非常強(qiáng),任何事情都能在項(xiàng)目經(jīng)理的正確指導(dǎo)下進(jìn)行,否則這個(gè)項(xiàng)目能夠成功完成肯定是有問(wèn)題的。

溝通中需要注意的方面:

(1)施加壓力需要注意方式方法。不要采取過(guò)分強(qiáng)硬的方式,溝通時(shí)應(yīng)從責(zé)任的角度告訴對(duì)方任務(wù)的重要性,而不是讓人覺(jué)得帶有威脅的意味。

(2)在項(xiàng)目成員表現(xiàn)不佳或者情緒低落的時(shí)候,不宜立即采取一些“措施”,應(yīng)該采取溫和溝通的方式,了解其原因,甚至從朋友的角度給出一些建議,這樣效果會(huì)更好。

(3)在整個(gè)團(tuán)隊(duì)由于種種原因(比如不能按預(yù)期完成任務(wù))導(dǎo)致士氣低落或者普遍情緒不佳的時(shí)候,不宜責(zé)怪大家,而是認(rèn)真分析問(wèn)題,找出補(bǔ)救的辦法,對(duì)存在的問(wèn)題,最好不要針對(duì)個(gè)人。