檔案的數字化管理
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檔案的數字化管理范文第1篇
房地產檔案轉型不動產檔案數字化，就是通過一些信息技術手段，比如計算機、掃描設備、數據庫技術以及多媒體儲存技術等具有鮮明的信息化特征的先進、科學、發(fā)達的技術，有效實現將各類不動產檔案轉化為明確的數字信息，并且講這些信息儲存在數據庫里，借助網絡將全國的不動產檔案信息統(tǒng)合起來，并且通過計算機、大數據挖掘等技術進行統(tǒng)一管理，目標就是要建立一個系統(tǒng)、前面、科學、完備、安全的不動產信息數據庫，供社會各界人士在國家機關的允許之下使用。這種方式極大方便了房產檔案的集中管理與高效傳輸，在很大程度上實現了數字資源在全社會的共享。
2 實現房地產檔案轉型不動產檔案數字化管理的重要性
在經濟快速發(fā)展的今天，房地產已經成為了我國經濟的支柱性產業(yè)，房產交易數量自2002年以來一直保持在高位，同時還在不斷擴大，同時房地產交易的方式也發(fā)生的重大改變，傳統(tǒng)的房地產檔案管理模式已經無法適應新形勢下房地產業(yè)的發(fā)展形勢。不動產檔案數字化管理可以很好的克服傳統(tǒng)的房產檔案的很多缺陷，信息取得方面、信息傳輸、信息分析的處理速度大幅度提升。同時不動產檔案登記時可以采用數字化的方式，記錄更多的信息，比如圖像甚至是視頻資料。在檔案保存方面，由于是數字化的檔案，只需要建設完備的數據儲存設備既可。完全不需要像傳統(tǒng)的房產檔案那般，需要保存大量的紙質檔案，同時還要注意檔案的分類、整理、儲存，傳統(tǒng)的管理方式查詢檔案也是一件非常繁瑣的工作。而數字化的檔案管理工作，只需要設置好管理邏輯，就可以自動進行不動產檔案的分類、整理、儲存，檔案調取也極為方便。這些優(yōu)勢能夠不斷推動不動產檔案的管理水平提升，推動不動產檔案管理的發(fā)展，更好的為國家掌握詳實數據、為房地產企業(yè)發(fā)展提供正確、科學的信息提供幫助，為我國房地產事業(yè)發(fā)展提供最專業(yè)、最規(guī)范、最方便的數據服務。
3 提高不動產檔案數字化管理水平的有效策略
3.1 加強不動產檔案數字化管理的認知
近年來，雖然不動產檔案管理方式方法在不斷改進和完善，但是進度不快，效果并不是很明顯，一個很主要的原因就是不動產檔案管理人員以及各地地稅房地產管理部門沒有對不動產檔案數字化管理的認識不足，重視程度不夠。很多的相關人員及部門，將不動產檔案數字化管理僅僅視為簡單的文案處理工作，忽視了這項工作成果對于國家和房地產行業(yè)的重要作用。因此，在實際的管理實施過程中，沒有對信息采集和分類工作抱有足夠嚴謹的工作態(tài)度，使得信息收集過程形式化過重，嚴重破壞了信息的完整與準確，從而降低了使用價值，也耽誤了工作時間，影響效率。
3.2 提升管理人員的業(yè)務能力和專業(yè)水平
應當正確認識的是，不動產檔案數字化管理已經早已超越了傳統(tǒng)的手工勞動范疇，而發(fā)展到了知識型技能型的工作。我國缺乏不動產檔案數字化管理的相關專業(yè)人才，管理人員只要具有相當的級別才會有相應的檔案管理專業(yè)的人員，其余人員也沒有經過嚴格的識別與培訓，有的是其他人員富余的崗位補充過來的人員，這些人對于不動產檔案數字化管理的重要性認識不足，也沒有相關工作經驗及技能，無法有效開展相關工作。
數字化管理不動產檔案，是一項復雜的工作，涉及到的工?N多、專業(yè)多，對于專業(yè)能力和技術能力有著很高的要求。數字化管理不動產檔案的相關人才，必須要有全面系統(tǒng)的知識框架、強大的觀察能力與數據處理能力，同時還要有縝密的思維以及細致的工作作風。管理部門必須要培養(yǎng)一支專業(yè)素質高、思想觀念好、文化水平高的卓越的不動產檔案數字化管理人才。這些人才還要熟練掌握各種自動化辦公設備的應用。相關單位和企業(yè)應當重視培養(yǎng)專業(yè)的不動產檔案數字化管理人才，目的就是要培養(yǎng)一支專業(yè)、敬業(yè)、精業(yè)的團隊。
3.3 其他措施
實現不動產檔案數字化管理的目的在于科學、系統(tǒng)得管理房產檔案，方便數字檔案的調用、查閱以及相關部門與房地產企業(yè)及其他單位合法研究，為此就要保證檔案的完整、權威、科學與便利，為國家以及企業(yè)管理者制定決策提供科學的參考依據。如果檔案管理過程因為管理不善，導致檔案內容缺少、信息記錄不完整、不規(guī)范，這一定會導致檔案信息的全面性、真實性和適用性大打折扣，進而失去了數字化不動產檔案的存在意義。想要快速有效實現不動產檔案的數字化管理，必須要不斷提高數字化管理不動產檔案的工作能力與工作效率，相關機構與單位應當從思想入手，深化人員不動產檔案的數字化管理重要性的認識，讓員工充分認識到不動產檔案的數字化管理對于我國房地產業(yè)發(fā)展以及政府的有效管理的重要性。然后再管理過程中，不斷加大人力與經費的投入，以最快速度消除不動產檔案的數字化管理工作存在的弊端，推動相關工作向著更好、更快、更完備的方向發(fā)展，促進檔案管理現代化建設。
檔案的數字化管理范文第2篇
1 房產檔案管理基本介紹
房產檔案管理包括房屋面積、產權屬人、交易紀錄、司法部查封、權屬登記、離婚產權分析、拆遷補償、房屋結構、租賃抵押擔保、產權處理以及房屋繼承等。所謂產權檔案數字化，指的是通過多媒體技術、網絡技術、信息數據庫技術、掃描技術以及存儲技術有機結合，利用數字化形式將檔案信息有效存儲，在建立數據庫的過程中，實現資源共享。以便更好的實現原件管理和數據管理[1]。
1.1 主要特征
首先，管理內容數字化和網絡化。在網絡信息化時代中，實施檔案數字化和網絡化管理，能夠將打破傳統(tǒng)紙質管理方式的局限性，借助先進計算機技術和高端設備將檔案信息載體分離式存儲，這不僅能夠節(jié)省信息存儲時間，而且還能提高信息利用價值以及工作效率。其次，管理服務全面化和社會化。計算機設備既能實現文本存儲，還能實現圖像存儲，借助網絡平臺能夠實現信息全面、準確搜集，有利于構建全方面的檔案服務模式，此外，在檔案信息資源共享的影響下，用戶能夠有針對性的進行信息搜集、應用，以便提升工作質量和速度，從中能夠體現服務社會化特點。
1.2 主要方式
房產檔案主要有三種管理方式，第一種是原件管理，即利用信息技術保管好檔案原件；第二種是掃描件管理，即借助掃描儀等先進設備實施具體的掃描工作，以便資料查詢和實際應用，雖然該設備工作速度較慢，但是掃描效果良好，然而相機設備兼具快速和優(yōu)質兩種效果；第三種是數據分析，即對房產檔案數據詳細、合理分析，借此方式實現信息保存。
1.3 基本原則
首先，真實性原則。房產檔案從原始信息過渡到數字化信息，務必要保證信息的一致性和真實性，對于存在出入的信息要及時糾正，提高信息的可靠性和真實性。然后，安全性原則。確保房產檔案信息安全，即保證權利人合法權益的基本表現，一旦信息安全性降低，那么信息資源完整性極易遭到破壞。最后，便捷性原則。應用數字化技術于房產檔案管理，能夠實現檔案信息及時查閱、便捷查閱，能夠打破以往檔案信息所受地域限制及時間限制。
2 房產檔案管理數字化中出現的問題和解決措施
2.1 問題
首先，房產檔案資料缺乏完整性，影響相關政策、法規(guī)的健全性，具體表現為實際房屋和資料記載存在結構、面積等方面的不同。其次，服?漳諶蕕ヒ唬?用戶接收的服務僅限于檔案證明以及檔案信息咨詢等潛在層面，對于深層次的利用分析和網上服務研究，還存在一定的工作難度。最后，計算機設備被片面應用于房產檔案人工管理，然而房產檔案尚未實現信息數字化處理，這在一定程度上影響信息查詢全面性[2]。
2.2 措施
2.2.1健全房產檔案數字化體系
只有健全房產檔案的數字化體系，才能確保房產檔案實現信息規(guī)范化，在此基礎上發(fā)揮信息價值，提高房產檔案的利用率。如果房產檔案未能標準化實施數字信息管理，那么房產檔案需要經歷較長時間實現管理工作質量優(yōu)化，促進管理工作有序發(fā)展。
2.2.2完善房產檔案數字化系統(tǒng)
雖然網絡數字化時代提高了信息技術的應用率，但是目前大多數房產檔案仍利用紙質化形式，僅在特定條件下才會通過人工應用計算機設備，檔案只是實現了輸入形式的數字化，未能實現全面數字化，這不僅會降低工作效率，還會降低信息的真實性和實用性。完善房產檔案數字化系統(tǒng)，即原文件借助掃描儀的形式實現信息數字化，以此減少信息檢索時間、提高信息準確率。
2.2.3大力培養(yǎng)檔案專業(yè)化人才
提升房產檔案人員的綜合素質和專業(yè)能力，有利于促進房產檔案管理工作穩(wěn)健進行。為此，聘請專家對工作人員進行系統(tǒng)性培訓，在培訓的過程中，傳播豐富的專業(yè)知識、提高工作人員對數字化技術的掌握能力和運用能力，促使工作人員在創(chuàng)新型思想的引導下，規(guī)范房產檔案的工作行為，積極配合房產檔案管理。
2.2.4構建檔案信息輸送平臺
構建檔案信息輸送平臺，有利于檔案信息數據庫提高利用價值，有利于促進檔案信息及時、高效、準確傳遞，同時，還能實現檔案信息的便捷化傳輸，加快信息的傳播速度和傳播范圍，充分發(fā)揮數據庫的價值和利用率。此外，還能增加客戶對房產檔案管理工作的認可度和滿意度[3]。
檔案的數字化管理范文第3篇
關鍵詞：數字化管理；查閱；開放式管理
房地產又叫不動產，是指房屋及其占用的宅基地、院落等使用的土地。房地產檔案是房地產管理部門在房地產權屬登記、調查、測繪、產權轉移、房屋變更等房地產權屬工作中，直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同歷史時期所形成的歷史記錄，是城市房地產權屬登記管理工作的真實記載和重要依據。
所謂房產檔案數字化，就是指在房產檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。
為了更好地分析房屋權屬檔案的數字化工作，本文擬從數字化管理的原則、具體實施以及對數字化管理的思考三個方面加以闡釋。
1.數字化管理的原則
1.1實用性原則
所謂實用，是指在數字化管理過程中，應采用性能穩(wěn)定、與現有房產運行系統(tǒng)相兼容的技術與設備，以最大限度地滿足房產檔案館（室）現有業(yè)務和未來發(fā)展的需求。實用性原則的本質要求乃在于新建系統(tǒng)能夠長久穩(wěn)定地運行、使用。
1.2安全性原則
安全是數字化檔案建設不可忽視的重要方面.甚至是頭等大事。如果由于采取措施不當，導致應該保密的房產檔案信息外漏或必要的房產檔案信息毀損，使房產權利人因此而遭受合法權益損失的，檔案館要承擔必要的民事及行政責任。而客觀上，由于存儲電子文件的計算機軟盤、光盤等化學磁性材料壽命較短，不易長久保存以及軟件系統(tǒng)的更新換代可能產生電子文件存儲的數據結構是否兼容及其數據結構轉換等問題。電子檔案本身又具有不穩(wěn)定性的特點口。為此，必須采取一系列的措施，使系統(tǒng)無論是硬件還是軟件都具有免受自然災害和人為破壞的能力，防止房產檔案的散失、泄密。
1.3真實性原則
真實是電子檔案的基本要求。在數字化管理過程中，如果未及時發(fā)現并糾正虛假或錯誤的檔案信息，可能會引起不必要的房產權屬爭議，加劇糾紛當事人的矛盾，并可能導致檔案管理部門承擔民事、行政責任。因此，在實踐中，必須貫徹真實性原則，從錄入、運行、維護等各階段嚴格要求.建立權、責、利相結合的制度，避免產生失真檔案。
2.數字化管理的具體實施
2.1數據庫選擇
建立產權數字化檔案館（室）是一項龐大、復雜的系統(tǒng)工程。為此，對于房產權屬電子檔案數據庫建設，應盡量采用最為先進的存貯系統(tǒng)。針對產權電子檔案極高的安全性要求，在采用高可靠性存貯系統(tǒng)的同時，建立完善的光盤庫備份和恢復系統(tǒng)，以保持當前電子數據庫的光盤復本。光盤備份，恢復系統(tǒng)采用智能化調度機制，可實現定時、定量（全備份，增量備份）的自動化操作。另外，與其它靜態(tài)的檔案不同。產權檔案隨時因房產權屬的改變而發(fā)生增量變化，應構建一個動態(tài)的電子檔案系統(tǒng)。通過在數字化檔案館系統(tǒng)中內置權屬檔案異動的動態(tài)更新機制，可為房產測繪應用和房產管理應用提供相應的系統(tǒng)接口，在線跟蹤房產的權屬變化（轉讓、變更、抵押，查封、滅失等等），動態(tài)更新電子檔案的狀態(tài)和內容，保證了電子檔案與房產權屬現狀的嚴格同步和一致。
2.2人員培訓
人員培訓主要包括兩個方面：一是針對選擇的數據庫技術，對員工進行培訓；二是數字化管理的職責劃分，即分清誰是權屬檔案微機數字錄入員、掃描員、審核員、備份員，并明確其相應的工作內容、責任后果。
2.3錄入、掃描及備份
對相應人員進行培訓后，就進入了由紙質檔案轉化為數字化檔案的生產運行程序。
第一道工作程序：房屋權屬檔案資料的錄入。檔案資料錄入人員必須具有極端負責的工作態(tài)度，熟練的打字基礎，對所輸入的每一卷房屋權屬檔案的內容不得有絲毫的疏忽和大意，確保所輸產權檔案內容的真實性、可靠性、完整性。
第二道工作程序：房屋權屬檔案資料掃描。房屋權屬檔案資料掃描人員在掃描過程中，不得漏掃或隨個人意愿隨意增減、丟失房屋權屬檔案中每一頁資料，不得造成因在這個工作程序中，房屋權屬檔案資料得不到應有的完整保護而丟失或散失，給房屋權利人造成不可彌補的損失。
第三道工作程序：對錄入、掃描的全過程進行檢查。房屋權屬檔案資料每一個信息歷經錄入、掃描以后，就進入檢查階段。檢查階段是至關重要的階段，是紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案的最后一道關鍵環(huán)節(jié)。檢查人員要對房屋權屬檔案中每―個信息的真實性負總責，并對圖片的歪斜程度進行必要的調整。
第四道工作程序：對形成的電子檔案進行及時備份。此時的房屋權屬檔案已經是傳統(tǒng)的紙質檔案的載體與信息的一體化，其生命具有了明顯的整體性。因此，在保管紙質檔案時，要更多地關注其整體存在。在這一點上，工作人員必須有清醒的認識和嚴肅認真的工作態(tài)度。每天房屋權屬檔案的錄入、掃描、檢查全過程完畢后，都要認真做好電子檔案的備份工作。要嚴格按照備份制度進行備份，把備份制度真正落到實處，以防由于不可知的破壞性.為數據丟失后的補救工作打好堅實的基礎。
2.4開放性管理
所謂開放性管理，是指按照法律法規(guī)的規(guī)定，以公開方式對房產信息查閱、變更所進行的管理。其主要包括兩方面內容：一是權利人對房產信息的公開查閱。根據建設部《房屋權屬登記信息查詢暫行辦法》第七條規(guī)定，“房屋權屬登記機關對房屋權利的記載信息，單位和個人可以公開查詢?！钡?，需要注意的是，公開查閱并不是無限制的查閱，其只能在權限范用內查閱，未經特別委托許可，原則上不得查閱他人的房產信息，為此，《房屋權屬登記信息查詢暫行辦法》第八條、第九條對此進行了詳細規(guī)定。二是權利人對房產信息的變更。變更與查閱的性質不同，其直接涉及了當事人的權利義務內容，因此，必須嚴格遵循法定程序，審查當事人的變更請求，并要求當事人提供相關的原始憑證，否則，由于房產檔案管理部門的疏漏而對權利人造成的損害，房產部門要承擔賠償責任。
3.數字化管理的思考
房屋權屬檔案的數字化管理已勢在必行，然而，變革之余，重新審視、反思，卻仍然會發(fā)現數字化管理的諸多弊端。與傳統(tǒng)紙質檔案的真實性、穩(wěn)定性、可靠性及原始性相比，電子檔案要遜色不少，并且，由于以下三方面的事由，可能影響檔案的運行管理：一是錄入錯誤，即由于錄入員的粗心等原因而導致的檔案信息錯誤；二是病毒侵入，導致電子檔案信息殘缺不全。三是非法修改而致的電子檔案失真。電子文件具有可變性，其真實可靠性遠不如紙質檔案，隨時都可能被非法修改。當然針對如上弊端，我們也可以采取如下措施進行預防：一是加強培訓，提高檔案工作人員的素質并幫助其樹立責任心，從主觀上避免疏忽大意，并要建立責任追究制度。二是加強電子檔案的使用管理.安裝殺毒軟件，減少外來軟件、硬件的拷貝、編輯，阻斷病毒侵入途徑，建立完善的光盤庫備份和恢復系統(tǒng)，以保持當前電子數據庫的光盤復本。三是設定登錄限制、使用文件權限，更改文件屬性，不與他人共享文件資源，減少無關人員的接觸機會。盡管瑕不掩瑜，數字化管理的弊端并不能根本性地阻礙改革的步伐，但是，房產檔案的重要性，需要我們慎之又慎，在完善數字化管理的同時，對傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式絕不能完全拋棄。更為理智的做法是，取長補短，將紙壓檔案與電子檔案管理結合起束，共同為房產事業(yè)服務。
參考文獻：
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檔案的數字化管理范文第4篇
（1）經濟效益高。即以增加辦公費用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數字化檔案管理是機讀檔案，不再是傳統(tǒng)紙質為載體的檔案信息。這樣不僅節(jié)省了占地面積，節(jié)省了保管費用。而且方便查閱，因此也避免了重復印刷而造成的紙張浪費和不必要的增加人員的費用。
（2）辦公效率高。數字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強的流動性，如工人進廠，退休，流動性等，要想準確了解統(tǒng)計這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進行查詢。數字文件通過網絡計算機管理，能夠準確地反映當前情況。數據查詢通過數字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數字文件實際上已經成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實體保管基地到信息控制中心的轉變。
（3）檔案利用率高。由于傳統(tǒng)的檔案大都以紙質為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網絡的實現大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時間的限制，更加便利快捷。
二、提高檔案數字化管理的建議
（1）提高檔案信息管理的創(chuàng)新服務意識。單位領導的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應該進一步落實加強。單位在人力、物力、財力上給予檔案數字化管理工作強有力支持。同時還要在思想層次上支持檔案數字化管理工作。在網絡信息社會條件下，檔案管理者應該充分認識到檔案數字化管理工作所面臨的嚴峻挑戰(zhàn)和新形勢，檔案管理工作者應該要加強自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創(chuàng)新意識及服務意識。
（2）加強檔案管理人員數字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應該提高職業(yè)技能，進一步加強對數字化檔案信息系統(tǒng)的操作的技巧，應當鼓勵檔案管理者積極參加以計算機信息網絡數字化技術為核心的技能學習和培訓，并給予必要的支持。檔案管理者還應熟練掌握檔案專業(yè)知識。與此同時，單位還要積極向社會各界引進網絡信息數字技術精通的專業(yè)人才，并對在職員工定期培訓，使之成為檔案數字化管理的堅強后盾?；诖?，不僅可以提高檔案管理團隊的網絡信息技術現代化技能，而且為檔案管理數字化的實施創(chuàng)造了良好的條件。
檔案的數字化管理范文第5篇
關鍵詞：檔案管理 數字化 應用
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）11（c）-0150-01
信息技術的發(fā)展對檔案管理工作提出了新的要求，為適應信息化發(fā)展和滿足檔案管理需求，提高檔案管理水平，改善服務質量，數字化技術被廣泛地應用在檔案管理工作中。傳統(tǒng)的手工檔案管理模式具有工作效率不高、檔案易破損且無法實現資源共享的缺陷，而數字化技術具有存儲空間大、誤差小、可實現資源共享等優(yōu)點，將其應用在檔案管理中，能夠有效彌補傳統(tǒng)檔案管理模式的空白。
1 檔案數字化管理概述
檔案數字化管理是指通過網絡技術、掃描技術、多媒體技術、存儲技術和數據庫技術的有效結合，將檔案信息以數字化的形式存儲起來，最終構建一個使用效率較高的檔案信息數據庫，進而實現資源共享。檔案數字化管理主要是指對檔案原件和檔案數據的管理，檔案原件、掃描件和數據是數字化檔案的主要存儲形式。
2 檔案管理特征
2.1 日常網絡化管理
檔案日常網絡化管理能夠快速地進行信息的搜集、整理和移交等操作，檔案一旦受理，就能夠在網絡上對其進行綜合利用，這不但能夠充分利用信息，還便于檔案統(tǒng)計、檢索工作的進行，并節(jié)省一定的時間。網絡能夠將檔案中的文字信息和圖像信息有效地結合起來，借助網絡完成所用的工作，能夠最大限度地提高工作效率。
2.2 內容數字化
在傳統(tǒng)的手工檔案管理模式中，檔案內容以紙質的形式存放，它的內容和載體是一個整體，不可分割。而檔案數字化管理通過計算機設備、多媒體技術等將檔案以數字化的形式存儲，不但完整地保留了檔案內容，還實現了內容和載體的分離，檔案的實際載體作為初始依據保存下來，只要查閱存儲在計算機中的信息就能夠實現日常管理。
2.3 服務社會化
數字化技術在檔案管理中的應用，有效彌補了傳統(tǒng)手工檔案管理模式的空白，實現了資源共享。用戶只要通過計算機網絡就能夠自主、快捷查詢和下載自己所需要的內容，這種服務具有社會化的特點，代表著社會的進步。
2.4 全面服務
檔案數字化將文字和圖像存儲在計算機中，人們借助互聯網通過身份確認后，能夠在網絡上查詢到所有信息，這種以網站為載體的檔案管理模式，使得檔案服務呈現多元化、全面化。
3 檔案管理數字化建設幾種容易出現的問題
3.1 資料搜集和記載的漏洞
近年，社會各界更加關注檔案管理工作，相關法律法規(guī)也日益完善，然而在此之前的檔案資料搜集并不完整。另外，檔案信息的記載與實際情況也存在一定差別。
3.2 缺少服務創(chuàng)新理念
一直以來，檔案管理工作單純地停留在為用戶提供證明或者咨詢服務，缺少對檔案的實際利用效果的進一步分析，并較少研究信息資料上網服務的可行性，在一定程度上阻礙了檔案的開發(fā)利用。
3.3 條件制約
在原有的檔案數字化管理模式中，主要依靠手工操作，輔以計算機來管理檔案的原始載體，卻不是對檔案信息的數字化處理。計算機數據存儲、歸檔信息，導致無法完整顯示紙質材料中的全部內容，最終查詢的信息也缺少完整性。
4 檔案數字化管理措施
4.1 加強檔案人才的培養(yǎng)
創(chuàng)新是檔案管理人才需要具備的基礎素質之一，要實現檔案的開放、多元化發(fā)展，檔案人才需要更新觀念，不斷探索，勇于創(chuàng)新。檔案人才還應熟練操作計算機，具體是指能夠熟練地應用辦公自動化軟件、全面掌握現代通信、網絡技術，并能夠有效進行計算機設備的維護。另外，檔案人才還應了解自己行業(yè)檔案管理的基礎知識。加強對檔案人才的培訓和建設，使其掌握最新理念和技術，樹立積極的服務理念，增強業(yè)務能力。
4.2 規(guī)范檔案資料
滿足社會需求是數字化技術應用在檔案管理的根本初衷，若檔案資料信息殘缺、不完整，則會失去檔案數字化管理的價值，并會給用戶帶來不便。因此，要保證檔案資料的完整、準確、規(guī)范。
4.3 構建檔案標準體系，不斷完善
統(tǒng)一的標準和規(guī)范能夠約束檔案數字化管理工作的有序、規(guī)范進行?，F階段，個別部門存在忽略檔案管理工作，缺少檔案管理標準化體系的現象，這阻礙了檔案管理工作的發(fā)展進程。
4.4 建立檔案信息數據系統(tǒng)
現階段，紙質檔案仍是主要實體，紙質檔案數字化制作方式是指借助計算機完成人工錄入或者使用掃描儀掃描，這種制作方式在有限的存儲空間內，能夠存儲大量的數據信息，真正實現了檔案全部內容的數字化。然而檔案記錄方式的多樣性削弱了計算機識別的真實性。另外，人工錄入又降低了工作效率，這縮減了數據信息的使用價值。對于通過掃描儀逐頁掃描，并繪制成圖形，實現了檔案初始文件的信息數字化。這種方式與人工錄入相比具有一定的優(yōu)勢，能夠縮減數據信息的錄入時間，大大提高了工作效率，且誤差較小。因此，掃描儀掃描具有更廣闊的應用前景。
4.5 建立檔案信息傳輸平臺
檔案信息傳輸平臺，能夠顯著提高數據庫的利用效率，這主要是因為檔案信息只有在傳輸過程中才能最大限度地發(fā)揮自身價值。在檔案數字化管理中，檔案信息以數字的形式存在，而數字網絡系統(tǒng)是其傳輸數據的主要平臺，檔案信息傳輸平臺的建立，使得信息數據的遠程傳輸擺脫了時間和地點的束縛，這便于檔案信息的快速流動，并充分發(fā)揮了核心數據庫的功能。
5 結語
檔案的數字化管理已經成為社會發(fā)展的必然。雖然，現階段數字化管理過程中仍然存在一定的問題，但是與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，具有使用效率高、占用空間小等優(yōu)點，它代表了社會科學技術的進步，并伴隨著國家相關法律法規(guī)的出臺和完善，將不斷創(chuàng)新檔案數字化管理模式，有效解決存在的問題，從而提高檔案數字化管理水平，充分發(fā)揮檔案信息的價值，使其更好地服務于人民群眾。
參考文獻
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