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檔案管理步驟范文第1篇

關(guān)鍵字企業(yè)檔案管理；服務(wù)；城市供水

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

近年來，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質(zhì)檔案向全數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變、從人工檔案管理為主向自動(dòng)檔案管理為主轉(zhuǎn)變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)變。 

一、建設(shè)檔案管理信息平臺(tái)的背景 檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分。蘇州市自來水有限公司歷史悠久，檔案資料悠久，多而雜，如何促進(jìn)檔案管理水平的全面提升，充分發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)企業(yè)、服務(wù)職工的作用，是檔案管理人員義不容辭的職責(zé)。堅(jiān)持以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以開發(fā)利用檔案信息資源、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展為目的，不斷加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)信息、基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、信息資源利用、安全保障體系、人才隊(duì)伍等六項(xiàng)基礎(chǔ)性建設(shè)，著力打造公司檔案信息共享交換網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。將檔案信息化建設(shè)納入公司信息化建設(shè)的總體布局，以建立健全“一站三庫”（即檔案信息網(wǎng)站、檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫）為重點(diǎn)，以“分步實(shí)施、突出重點(diǎn)、資源共享、安全保密”為原則，有序推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化進(jìn)程，建立檔案信息化的長效發(fā)展機(jī)制，逐步實(shí)現(xiàn)管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化，全面提升檔案信息資源開發(fā)利用和服務(wù)水平。  二、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案室的目標(biāo)

1.數(shù)據(jù)采集功能：“通過蘇州市檔案局提供的“公文檔案一體化管理平臺(tái)”軟件，多層面、多門類采集、接收公司必須長期或永久保存的、符合歸檔要求的各種電子檔案信息，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理。積極推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化建設(shè)，采取數(shù)字化掃描、轉(zhuǎn)換等技術(shù)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率與質(zhì)量。

2、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)保存功能：通過在線NAS、移動(dòng)硬盤、藍(lán)光刻錄等多種技術(shù)手段，對采集到的各類檔案信息在備份的基礎(chǔ)上進(jìn)行永久保存，完成公司數(shù)據(jù)備份。

3、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)利用功能：依托OA網(wǎng)，建立檔案信息網(wǎng)站，提供分層次、智能化、方便快捷的檔案、文件綜合信息訪問查詢、數(shù)據(jù)分析服務(wù)，同時(shí)有目的、有重點(diǎn)的搜集、整理、數(shù)字化部分企業(yè)文件資料，面向企業(yè)，服務(wù)企業(yè)，不斷探索數(shù)字檔案室為企業(yè)服務(wù)的新路子。

4、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理功能：實(shí)行系統(tǒng)化管理，實(shí)現(xiàn)分類、排序、價(jià)值鑒定、數(shù)據(jù)檢驗(yàn)、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、自動(dòng)標(biāo)引、信息組織、打印輸出等，并運(yùn)用身份認(rèn)證、保密、訪問控制等技術(shù)確保電子檔案信息的安全及合理利用，有效地維護(hù)整個(gè)系統(tǒng)信息的安全。

5、實(shí)現(xiàn)檔案宣傳功能：充分利用數(shù)字檔案室綜合保管的，反映公司成長歷程的文本、音頻、視頻、圖像等各種數(shù)字檔案資源，全方位展示給職工，并擇要在外網(wǎng)公開宣傳，進(jìn)一步發(fā)揮檔案信息資源作用。

檔案管理信息平臺(tái)主要應(yīng)用模塊包括公文處理、檔案管理、資料管理、系統(tǒng)管理。其中數(shù)字化檔案存放在檔案管理模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、招標(biāo)檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責(zé)任者、起止日期、機(jī)構(gòu)、文件類型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類號等。檔案管理信息平臺(tái)以確保文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性四個(gè)特性為基礎(chǔ)目標(biāo)，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時(shí)間，檔案捕獲，登記，分類，存儲(chǔ)和保管，利用，跟蹤，處置計(jì)劃的實(shí)施，對檔案管理過程的記錄。

檔案管理信息平臺(tái)是一個(gè)覆蓋整個(gè)公司的一體化綜合平臺(tái)，使檔案信息實(shí)現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后，將實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能，注重電子文件管理、檔案管理先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施，融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新，最終實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用，為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。  三、實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的技術(shù)手段  認(rèn)真執(zhí)行國家檔案局8號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存貯歸檔與檔案管理要求》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等一系列技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、便于轉(zhuǎn)換、實(shí)現(xiàn)共享。1. 全宗內(nèi)檔案分類科學(xué)，編號規(guī)范  檔案分類原則是以蘇州市自來水有限公司全部檔案為對象，依據(jù)管理職能，結(jié)合檔案室全部檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用的原則。  全宗內(nèi)要統(tǒng)一的分類方案，根據(jù)檔案屬性劃分檔案的種類，做到門類之間界限清楚，層次分明；全宗內(nèi)文書檔案類別設(shè)置合理，按保管期限--年度--問題（或組織機(jī)構(gòu)）分類；會(huì)計(jì)檔案按年度--形式分類；科技檔案的分類應(yīng)符合國家檔案局有關(guān)文件的規(guī)定；其它專門檔案的分類符合本系統(tǒng)主管部門與檔案管理部門確定的標(biāo)準(zhǔn)；全宗內(nèi)檔案的編號排列按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以卷為單位整理時(shí)，檔號編制為全宗號--目錄號--案卷號；以件為單位整理時(shí)，檔號設(shè)置按國家檔案局有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.明確類目設(shè)置  一級類目按卷根據(jù)資料與檔案的特點(diǎn)，共設(shè)置為6個(gè)。文書檔案、科技檔案、專門檔案、特殊載體檔案、分類業(yè)務(wù)檔案、基建類檔案。

二級類目按件管理的檔案，以部門為類目。各部門文件，檔案進(jìn)行有效的管理，方便其他部門進(jìn)行借閱，針對歷史檔案進(jìn)行管理，電子化，流程化部門檔案。 

3. 檔案整理要求  全宗內(nèi)所有檔案應(yīng)收集齊全，經(jīng)系統(tǒng)整理。文書檔案、科技檔案、照片檔案、磁性載體檔案質(zhì)量必須符合《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《照片檔案管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》的要求，要遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系，參照文件材料的不同價(jià)值，便于利用和保管。

3.1文件材料的種類，份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整；

3.2同一問題、同一會(huì)議、同一案件的文件以及正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件等應(yīng)一起整理；

3.3跨年度的會(huì)議、活動(dòng)、案件等形成的文件一般歸入結(jié)束年度整理；

3.4產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器按其部件、結(jié)構(gòu)、階段等分別組卷；

3.5錄音帶、錄像帶、照片等檔案的整理、編目應(yīng)與分類方案相統(tǒng)一，文字說明材料齊全、準(zhǔn)確；

3.6文件材料的制作和書寫材料必須達(dá)到永久保存。  四、檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)  1硬件方面：添置計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、高速掃描設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，服務(wù)器配置應(yīng)滿足海量數(shù)據(jù)存貯，快速檢索利用的要求；除進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工外，還應(yīng)加大音頻檔案、視頻檔案等多媒體檔案數(shù)字化的力度。

序號 內(nèi)容 型號 配置 單位 數(shù)量

1 服務(wù)器 IBMX3650M4 7915 E5-2609/4G/1TB*8/19’ 套 1

2 臺(tái)式計(jì)算機(jī) HP 8300 I5 3470/4G/500G/19’ 套 7

3 高速掃描儀 紫光Uniscan Q280 A4/30PPM 臺(tái) 1

4 高清拍攝儀 紫光Uniscan G660 A3/500W像素 臺(tái) 1

5 激光打印機(jī) HP P1606dn 自動(dòng)雙面/有線網(wǎng)絡(luò)打印 臺(tái) 1

6 噴墨一體機(jī) OfficeJet J4660 打印、復(fù)印、傳真、掃描5合一 臺(tái) 1

7 A3掃描儀 明基 U809 A3幅面，15秒快掃 臺(tái) 1

8 A4掃描儀 明基 5560C 開機(jī)即掃，無預(yù)熱 臺(tái) 1

9 便攜掃描儀 方正Z16 600dpi 臺(tái) 1

10 數(shù)碼相機(jī) 索尼RX100 2020萬像素 3英寸液晶屏（32G含三腳架) 臺(tái) 1

11 備份設(shè)備 西部數(shù)據(jù) DX4000 12TB（含硬盤） 套 1

12 移動(dòng)硬盤 希捷 新睿品 1TB 2.5英寸 USB3.0 個(gè) 3

2軟件配置：

a、服務(wù)器操作系統(tǒng)：Microsoft Windows 2008 Advance Server

b、服務(wù)器數(shù)據(jù)庫： MySQL5.0以上

c、客戶端操作系統(tǒng)：Windows XP

d、客戶端應(yīng)用軟件：Microsoft IE 5.5 + SP2及以上版本+ IBM WebSphere Application Developer Advanced Edition 4.0

注：數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、WEB服務(wù)器、索引服務(wù)器可以安裝在一個(gè)物理服務(wù)器上；安裝系統(tǒng)前確認(rèn)服務(wù)器上已經(jīng)安裝有IIS5.0以及其是否有WWW、FTP服務(wù)正常運(yùn)行。

3場館要求：進(jìn)一步優(yōu)化檔案保管條件，新增不少于60平方米的工作場所作為掃描工作間、檔案存儲(chǔ)間。五、檔案管理的應(yīng)用范圍及其效益  蘇州市自來水有限公司檔案管理應(yīng)用于三廠兩所，各個(gè)科室；檔案材料包括案卷文書檔案、基建檔案、科研檔案、人事檔案、宣傳檔案、財(cái)務(wù)檔案、視頻檔案、照片檔案等。  它為企業(yè)帶來了直接、間接經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益：  第一，提高了勞動(dòng)生產(chǎn)率。檔案管理的實(shí)施，提高了項(xiàng)目文件歸檔的工作效率，以往，一個(gè)工程項(xiàng)目完成收集整理工作大量的人力，而現(xiàn)在有檔案可查，大幅降少投入人力。  第二，豐富、完整的檔案資料是日后其他工程建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)行、維護(hù)的重要依據(jù)和參考。  第三，是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要保證。隨著法制建設(shè)的不斷完善、社會(huì)各方面的法律意識(shí)不斷增強(qiáng)，企業(yè)面臨的法律風(fēng)險(xiǎn)也越來越多。豐富完整的檔案資料可以維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。比如，土地征用手續(xù)、林木砍伐協(xié)議等文件可以在日后解決相關(guān)糾紛中起到?jīng)Q定性作用。再如，工程建設(shè)的立項(xiàng)審批及規(guī)劃、環(huán)保、土地、消防許可等前期依據(jù)性文件，可以使企業(yè)規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)及行政處罰風(fēng)險(xiǎn)。 轉(zhuǎn)

檔案管理步驟范文第2篇

【關(guān)鍵詞】學(xué)校；檔案工作；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

在學(xué)校的管理工作中，檔案管理是一項(xiàng)重要的內(nèi)容。從檔案管理的作用來看，一方面是檔案可以為學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展提供有效的參考資料。另一方面是利用檔案資料，可以對學(xué)校的各項(xiàng)建設(shè)進(jìn)行科學(xué)合理的評估?？傊?，檔案管理工作具有重要的價(jià)值，所以促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，對于提升檔案管理的質(zhì)量具有重要的意義。為了實(shí)現(xiàn)對學(xué)校檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，分析管理中的問題并進(jìn)行針對性地解決作用巨大。而本文所探討的，正是學(xué)校檔案管理工作中存在的問題以及規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理的策略。

一、學(xué)校檔案管理工作中存在的問題

（一）管理制度不健全。在目前的學(xué)校檔案管理工作中，制度不健全是存在的一個(gè)主要問題。就管理現(xiàn)狀而言，制度不健全主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一是檔案管理的責(zé)任制度存在缺陷，在實(shí)際管理的過程中往往會(huì)發(fā)生責(zé)任遺漏的情況。檔案管理要想獲得較高的效果，必須要對檔案分門別類地進(jìn)行處理，但是目前存在的分類混亂嚴(yán)重影響了責(zé)任的落實(shí)。第二是在管理檔案的時(shí)候，級別劃分存在問題。在一般管理中，根據(jù)檔案的價(jià)值會(huì)進(jìn)行不同等級地劃分，而等級不同，采取的管理也會(huì)存在差異。目前，等級劃分的衡量標(biāo)準(zhǔn)缺陷嚴(yán)重，所以檔案價(jià)值的判斷有失標(biāo)準(zhǔn)。

（二）管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一也是目前學(xué)校檔案管理工作存在的主要問題。標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一主要是因?yàn)闄n案管理缺乏執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的環(huán)境。就目前的管理現(xiàn)狀而言，檔案管理的流程和步驟劃分模糊不清，所以在具體的管理中很難利用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。再者，檔案管理的目標(biāo)建設(shè)也缺乏先導(dǎo)性，所以在實(shí)際管理工作中缺乏統(tǒng)一的目標(biāo)，目標(biāo)缺失導(dǎo)致的管理混亂也是管理標(biāo)準(zhǔn)得不到統(tǒng)一的重要原因。簡而言之，目前學(xué)校檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，基本來源于管理環(huán)境的混亂，所以要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，需要從管理環(huán)境入手。

（三）管理人員隊(duì)伍素質(zhì)不高。管理人員隊(duì)伍的素質(zhì)不高，對于管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化影響也非常巨大。由于管理人員素質(zhì)不高，所以對待檔案管理的態(tài)度存在著輕視，正是由于這種輕視使得檔案管理的價(jià)值沒有充分地發(fā)揮出來。再者，檔案管理人員在實(shí)際工作中缺乏科學(xué)的管理理念和管理方法，也會(huì)存在檔案分類或者分級的錯(cuò)誤，更有甚者，會(huì)因?yàn)椴僮鞯膯栴}造成檔案資料的毀壞，這種現(xiàn)象的存在使得檔案管理很難得到進(jìn)一步的提高。

二、學(xué)校檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理策略

（一）強(qiáng)化管理制度，實(shí)現(xiàn)制度規(guī)范化。要實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，必須建立規(guī)范化的制度，從目前的管理現(xiàn)狀來看，規(guī)范化的制度需要從兩方面來確立：第一，要建立健全管理責(zé)任制度。在管理中，要將工作進(jìn)行分級和分類，然后根據(jù)工作人員的現(xiàn)狀進(jìn)行設(shè)置或者是部門的劃分，通過這樣的方式，使得工作人員有明確的管理范圍，從而可以實(shí)現(xiàn)責(zé)任的全面落實(shí)。第二，要詳細(xì)檔案的分級制度。在管理實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，檔案的重要性存在著差別，所以在實(shí)際工作中要對檔案進(jìn)行分級處理，通過級別的統(tǒng)一，然后采取統(tǒng)一的管理方式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

（二）打造統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。打造統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)對于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化而言具有重要的作用。要實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，需要做好兩項(xiàng)工作：第一是對檔案管理的流程和步驟進(jìn)行明確地劃分。在不同的管理階段和管理層次，檔案管理會(huì)存在差異，所以對檔案管理的過程進(jìn)行步驟劃分，更有利于在各個(gè)過程中實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。第二是在檔案管理的過程中，要確定統(tǒng)一的管理目標(biāo)。在管理目標(biāo)確定的情況下，管理的標(biāo)準(zhǔn)更容易明確。簡而言之，要實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，需要強(qiáng)化管理目標(biāo)。

（三）培養(yǎng)和建設(shè)具有標(biāo)準(zhǔn)化和專業(yè)性的管理隊(duì)伍。要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，專業(yè)的管理隊(duì)伍打造不可缺少。而專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍打造需要進(jìn)行兩個(gè)方面的培養(yǎng)。第一是進(jìn)行檔案管理理論的培養(yǎng)，使管理人員對檔案管理的重要意義和價(jià)值有更加深刻的認(rèn)識(shí)，從而在工作中能夠重視檔案管理，認(rèn)真對待管理工作。第二是對管理人員進(jìn)行實(shí)際管理的培訓(xùn)，包括對檔案資料的分級、分類、存儲(chǔ)以及具體的實(shí)施方法等。通過專業(yè)化的操作，可以盡可能地避免操作失誤帶來的分類分級錯(cuò)誤或者是檔案資料損毀問題?？傊?，利用專業(yè)化隊(duì)伍實(shí)施檔案管理，其標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性必然會(huì)得到提升，管理的效率和質(zhì)量也會(huì)得到提高。

三、結(jié)語

學(xué)校檔案管理是校園管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，通過提高檔案管理的效率和質(zhì)量，可以使得檔案資料的價(jià)值得到更大的發(fā)揮，而檔案價(jià)值發(fā)揮可以幫助學(xué)校進(jìn)行更為合理的發(fā)展規(guī)劃和建設(shè)。所以說，深入地分析校園檔案管理工作存在的問題，然后進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的策略研究，可以實(shí)現(xiàn)校園建設(shè)的科學(xué)化。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張麗娟.探究檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2015（A5）：215-216.

[2]黃潔.淺談中專學(xué)校檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（03）：122.

檔案管理步驟范文第3篇

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；管理措施；解決對策；深化方法

當(dāng)下社會(huì)仍處于大發(fā)展大變革的新時(shí)期，各行業(yè)及相關(guān)工作都在順應(yīng)時(shí)展而不斷變革進(jìn)步著。經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的企業(yè)制改革，相關(guān)工作方式的改革等成為時(shí)代改革工作的重要組成部分和突出部分。為了使得企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展有更好的數(shù)據(jù)可供參考，提高經(jīng)濟(jì)發(fā)展的穩(wěn)定性，會(huì)計(jì)檔案管理成為重要的解決措施。為了能夠有效的解決會(huì)計(jì)檔案管理在實(shí)踐中出現(xiàn)的問題，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供足夠的動(dòng)力，相關(guān)部門也推進(jìn)了許多有力的措施，文章也是就當(dāng)下的現(xiàn)狀、問題等展開分析研究，提出相關(guān)的建議。

一、會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀

經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域出現(xiàn)各種改革，改革的工作相當(dāng)復(fù)雜，只有做好改革工作中的每一步，才能為單位經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展提供動(dòng)力。會(huì)計(jì)檔案是公司財(cái)務(wù)工作的重要組成部分，記錄和反映的是一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展的趨勢，其中具體充分的數(shù)據(jù)可以作為單位改革及相關(guān)工作開展的重要參考。但是其中涉及到許多專業(yè)的知識(shí)和能力，需要從業(yè)人員有極高的職業(yè)技能和專業(yè)素養(yǎng)，要能在工作中不斷去學(xué)習(xí)和探索，所以對從業(yè)人員的能力也是提出了更高的要求。當(dāng)下的會(huì)計(jì)檔案工作雖然有了一定的發(fā)展和進(jìn)步，但是因?yàn)槭秦?cái)務(wù)管理過程中的收尾工作，往往被忽視，成為當(dāng)下會(huì)計(jì)管理工作發(fā)展非常明顯的弱點(diǎn)。會(huì)計(jì)檔案管理有著非常重要的意義，是因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量決定著整個(gè)財(cái)務(wù)管理工作的質(zhì)量，而財(cái)務(wù)管理工作是單位工作的核心，決定著整個(gè)單位發(fā)展的趨勢和質(zhì)量。研究分析會(huì)計(jì)管理工作中出現(xiàn)的問題，提出相應(yīng)的解決措施，成為行業(yè)發(fā)展的需要。會(huì)計(jì)檔案管理是各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的核算材料匯總，所以可以從中了解到許多業(yè)務(wù)的詳細(xì)情況，成為檢查單位企業(yè)是否遵守相關(guān)的財(cái)經(jīng)紀(jì)律的主要參考資料，對于國家相關(guān)檢查工作的開展也提供了一定的便捷性。而且當(dāng)下國家許多的經(jīng)濟(jì)方面的規(guī)定和政策，也會(huì)將企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案作為重要的數(shù)據(jù)來源，使得制定出的經(jīng)濟(jì)政策能夠適應(yīng)行業(yè)的發(fā)展。

二、會(huì)計(jì)檔案管理的問題

會(huì)計(jì)檔案管理工作受到廣泛重視的時(shí)間較短，處于發(fā)展的初級階段，所以發(fā)展中仍然有許多亟待解決的問題。經(jīng)過筆者的調(diào)查和研究，發(fā)現(xiàn)問題主要有以下幾方面：

(一)會(huì)計(jì)檔案的整理不符合標(biāo)準(zhǔn)

會(huì)計(jì)檔案資料不僅包括相關(guān)的賬單憑條等紙質(zhì)專業(yè)資料，還應(yīng)該有該單位一年的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的數(shù)據(jù)備份，但是單位在進(jìn)行單位資料收集時(shí)，往往會(huì)忽視掉電子資料方面，造成整個(gè)會(huì)計(jì)檔案中的數(shù)據(jù)就存在不完整性。在會(huì)計(jì)檔案儲(chǔ)存時(shí)，也因?yàn)槭∈露恢匾曄嚓P(guān)的標(biāo)記備注，使得后期想要查詢相關(guān)數(shù)據(jù)時(shí)，增加了不必要的難度。有關(guān)人員在數(shù)據(jù)調(diào)閱時(shí)的相關(guān)規(guī)定也不完善，很多時(shí)候因?yàn)槭烊岁P(guān)系便可以進(jìn)行調(diào)閱，造成單位經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)的泄露，也為不法分子的違反犯罪提供途徑。

(二)管理人員的素質(zhì)仍有待提高

很多企業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理都被納入財(cái)務(wù)管理的小分支，沒有安排專業(yè)的人員進(jìn)行管理，對會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度不高。相關(guān)的管理人員也有許多沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的，對會(huì)計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)了解不清，缺乏專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致整理出來的檔案不符合基本的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，安全性和完整性都達(dá)不到要求。雖然會(huì)計(jì)檔案管理屬于財(cái)務(wù)管理工作的組成部分，但是二者仍然有著很大區(qū)別，管理人員如果沒有扎實(shí)的專業(yè)素養(yǎng)作為支撐，很影響會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量。所以應(yīng)該引起負(fù)責(zé)人的重視，向著的方向更加專業(yè)發(fā)展了。

三、會(huì)計(jì)檔案管理的建議

基于會(huì)計(jì)檔案的眾多重要意義，相關(guān)的解決措施也至關(guān)重要。筆者經(jīng)過查詢相關(guān)的資料，分析研究具體的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，得出以下幾點(diǎn)建議：

(一)人員素質(zhì)培養(yǎng)對負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理工作的人員要進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)相關(guān)人員對會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視程度。也可以通過不斷改進(jìn)培訓(xùn)的方式，改進(jìn)教學(xué)的內(nèi)容和知識(shí)結(jié)構(gòu)來提高培訓(xùn)工作的質(zhì)量，使得管理人員擁有扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)支持和專業(yè)的實(shí)踐能力。

(二)專業(yè)方法落實(shí)

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持依法管理，要為相關(guān)工作的落實(shí)提供具體的配套措施，完善會(huì)計(jì)檔案管理中的規(guī)章制度。在具體的資料收集和銷毀步驟中，更要加強(qiáng)監(jiān)督和管理，保證收集數(shù)據(jù)的完整性，及銷毀數(shù)據(jù)的安全性，防止重要的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)外泄。在制定檔案時(shí)，要符合具體的操作措施的規(guī)定，比如文件的標(biāo)注，以及文件安放的位置等。也要安排相關(guān)的人員進(jìn)行定期的查詢，優(yōu)化每個(gè)細(xì)節(jié)步驟。

四、結(jié)束語

隨著國家的不斷發(fā)展和會(huì)計(jì)檔案管理工作的不斷推進(jìn)，會(huì)計(jì)檔案對于單位經(jīng)濟(jì)、行業(yè)工作、國家發(fā)展等的重要意義成為社會(huì)共識(shí)。要想實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的雙贏，需要對會(huì)計(jì)檔案管理工作不斷研究、分析、完善和改進(jìn)。文章也在人員素質(zhì)培養(yǎng)，會(huì)計(jì)檔案生成及管理的具體步驟等方面，提出了具體有力的措施作為參考，以往能進(jìn)一步促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理的問題的解決，為經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展提供動(dòng)力，推動(dòng)國家的進(jìn)一步發(fā)展，增強(qiáng)國家的綜合實(shí)力。

作者:劉偉 單位:衡水出入境檢驗(yàn)檢疫局

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檔案管理步驟范文第4篇

檔案管理基礎(chǔ)工作是檔案管理工作的重要組成部分，它在檔案的規(guī)范程度和查找的準(zhǔn)確度上都是不可或缺的，但在一些企業(yè)里檔案管理系統(tǒng)還存在一些問題。

1.1檔案管理人員對基礎(chǔ)工作不重視

檔案管理基礎(chǔ)工作較為繁瑣枯燥，使得管理人員對此應(yīng)付了事。在一些企業(yè)里對檔案的認(rèn)識(shí)程度不夠，無法理解檔案管理的重要，將檔案管理視為可做可不做，這就使得檔案管理過程中出現(xiàn)缺失、分類不明等現(xiàn)象。檔案管理對企業(yè)是非常重要的，基礎(chǔ)工作做的不好導(dǎo)致檔案無法調(diào)取，就會(huì)對今后的檔案整理工作造成一定的影響。

1.2檔案的分類不合理

很多企業(yè)在檔案管理中出現(xiàn)分類不合理的現(xiàn)象，分類標(biāo)準(zhǔn)太過單一。有些檔案在分類時(shí)致使簡單的按照時(shí)間分類，完全沒有考慮內(nèi)容，使得在檢索時(shí)非常麻煩常會(huì)檢索出大量的檔案。還有的檔案頁碼標(biāo)注不全，使得檔案缺頁或者排序不當(dāng)造成檔案的有效性下降。檔案管理缺乏規(guī)范，使得檔案管理混亂，在檔案匯總后就會(huì)出現(xiàn)各種問題。

1.3檔案的編號缺失或不準(zhǔn)確

檔案編號也是檔案管理的重要部分，在一些企業(yè)中檔案管理還是按照傳統(tǒng)的進(jìn)行編號，使得許多新的內(nèi)容無法準(zhǔn)確表達(dá)。在檔案管理中還存在這樣的一部分檔案，沒有設(shè)計(jì)目錄，使得很多檔案無法被準(zhǔn)確定義，丟失的部分無法確定，已經(jīng)存在的部分無法排序，影響檔案的分類和內(nèi)容的確定。

1.4檔案管理缺少高素質(zhì)的檔案管理人員

在許多企業(yè)中檔案管理人員多是年齡較大的，缺少年輕人，這種結(jié)構(gòu)是不合理的。年齡大的人對新知識(shí)接受能力差，很多高新的信息管理方法都無法理解和應(yīng)用，無法正確使用新的檔案管理系統(tǒng)。缺乏應(yīng)用信息技術(shù)的人員也在一定程度上影響了檔案管理。年輕人對新事物學(xué)習(xí)快，探索性強(qiáng)，能更好的操作信息管理系統(tǒng)，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化。

二、如何加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的有效性

檔案管理基礎(chǔ)工作在檔案管理中的重要性是毋庸置疑的，它對檔案管理的規(guī)范性準(zhǔn)確性及有效性都有積極的意義。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化就要正確對待檔案管理的基礎(chǔ)工作。切實(shí)的落實(shí)好每一步。

2.1提高工作人員對檔案管理基礎(chǔ)工作的認(rèn)識(shí)

在現(xiàn)實(shí)的工作中企業(yè)要加強(qiáng)對檔案管理基礎(chǔ)工作重要性的培訓(xùn)，讓檔案管理人員清晰的認(rèn)識(shí)到這份工作的重要，在觀念上強(qiáng)化基礎(chǔ)工作不容馬虎。在實(shí)際操作中也要做到準(zhǔn)確規(guī)范。在檔案的分類，訂裝和登記等方面要嚴(yán)格認(rèn)真，做到合理，有效。檔案管理人員的素質(zhì)要高要求，在繁瑣的工作中能堅(jiān)持不懈怠是非常重要的。檔案管理的好壞也可以看出這個(gè)企業(yè)的正規(guī)程度。

2.2加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，使其更正規(guī)化系統(tǒng)化

檔案管理中重要的就是對檔案進(jìn)行一系列的分類整理登記。但由于檔案管理不嚴(yán)密，從而影響了檔案的分類和查找。不同的單位檔案形式也不相同，檔案的分類缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，需要各單位能找到屬于自己的檔案管理方式。將檔案的分類和登入做的更細(xì)致，關(guān)鍵詞區(qū)分更完善，就能大幅度提升查找的準(zhǔn)確性和便捷性。建立關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫，加速檔案檢索速度。一個(gè)完善系統(tǒng)的檔案基礎(chǔ)工作是檔案管理工作系統(tǒng)高效運(yùn)行的保障。當(dāng)然檔案管理工作不是一成不變的，它也是向著現(xiàn)代化發(fā)展的。那么引進(jìn)現(xiàn)代化的信息技術(shù)和管理手段建立一套全面的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)才能規(guī)范檔案管理基礎(chǔ)工作。有了較高標(biāo)準(zhǔn)的要求，檔案管理人員對檔案的管理會(huì)更認(rèn)真，有利于提高檔案管理的查準(zhǔn)率。標(biāo)準(zhǔn)一旦設(shè)立就要嚴(yán)格執(zhí)行，否則就形同虛設(shè)。

2.3強(qiáng)化檔案管理信息系統(tǒng)

信息技術(shù)的快速發(fā)展使得它在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用，檔案信息大多已經(jīng)變成數(shù)字信息化。但信息管理系統(tǒng)還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準(zhǔn)確性。若想實(shí)現(xiàn)信息化的管理模式就要完善信息管理系統(tǒng)。首先在信息管理上要優(yōu)化分類，將檔案信息分類填寫細(xì)致，在設(shè)置關(guān)鍵詞時(shí)要準(zhǔn)確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號或意義不明的詞匯，控制題名的長度。在設(shè)置檢索信息時(shí)要優(yōu)先一些新的檔案信息，分清主次。同時(shí)丟失的檔案也要標(biāo)明，方便查閱。強(qiáng)化信息管理系統(tǒng)的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準(zhǔn)確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統(tǒng)那就要不斷地進(jìn)行更新，保持與現(xiàn)代技術(shù)的同步性，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

2.4加大檔案管理的安全性

檔案管理工作還要注重安全工作，在檔案館要安裝攝像裝置。管理人員要定期查缺補(bǔ)漏，做到檔案管理心中有數(shù)。在管理工作中要定期檢查檔案的保管情況，避免損壞或丟失。只有將基礎(chǔ)工作做好了才能保證檔案管理準(zhǔn)確嚴(yán)密。

三、結(jié)語

檔案管理步驟范文第5篇

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 管理學(xué)

一、架構(gòu)在高校檔案信息化管理平臺(tái)上的組織結(jié)構(gòu)

高校檔案管理是一個(gè)持續(xù)的過程，尤其是高校檔案信息化管理更是需要一個(gè)有機(jī)的系統(tǒng)才能發(fā)揮整體高校的功能。一般來說，結(jié)構(gòu)關(guān)系存在兩種，一種正如國內(nèi)部分南方高校的功能性（流程性）組織結(jié)構(gòu)，這種組織結(jié)構(gòu)以功能性為出發(fā)，將檔案館內(nèi)部從事相同或相似工作的人集中在一起，他們以自身的專業(yè)能力與自治結(jié)為一體。這樣的組織結(jié)構(gòu)具有專業(yè)分工細(xì)，組織效率高，強(qiáng)調(diào)專業(yè)及技能和工作程序等特點(diǎn)，其中都是某一方面的專家，因而對功能性部門的管理也是這方面的專家進(jìn)行管理。在這種功能性組織結(jié)構(gòu)中面臨的最大問題就是有效溝通和協(xié)調(diào)問題，如果各部門負(fù)責(zé)人不能解決上述問題，就會(huì)因?yàn)槟骋徊块T工作的延誤對一項(xiàng)整體工作的統(tǒng)一性造成影響，從而最終影響組織效率，拖延工作。

另一種高校檔案館普遍采用的組織結(jié)構(gòu)是目標(biāo)導(dǎo)向性組織結(jié)構(gòu)，這種組織結(jié)構(gòu)多為北方地區(qū)高校檔案館所采用。這種組織結(jié)構(gòu)是將實(shí)現(xiàn)同一目標(biāo)的各方面成員集中在一起而構(gòu)成的，在組織里需要各種不同專業(yè)技能的專家，因此對其管理可以是通才也可以是專才。在目標(biāo)導(dǎo)向性檔案館組織結(jié)構(gòu)中，部門的設(shè)置是按照檔案門類劃分的，這樣的結(jié)構(gòu)不會(huì)因?yàn)闇贤皡f(xié)調(diào)不暢而發(fā)生工作無法銜接，但在某種程度上強(qiáng)調(diào)了單一部門的成果、工作目標(biāo)，而非檔案信息化要求的處理程序和處理方式，但也頗具適應(yīng)力和創(chuàng)造性。

二、重視高校檔案信息化的過程管理

高校檔案信息化是個(gè)過程，過程就是不斷發(fā)展變化和創(chuàng)新的，而且過程不是獨(dú)立、孤立發(fā)生的；過程是有環(huán)境、有外部條件的。

國內(nèi)在此方面做得較為完善的上海交通大學(xué)信息化結(jié)合內(nèi)外優(yōu)勢及自身特點(diǎn)，為自己量身定做了檔案信息化發(fā)展的總體目標(biāo)、基本原則、制度保障，實(shí)現(xiàn)了其科學(xué)有序的分步驟發(fā)展，最終通過研究性、實(shí)驗(yàn)性的過程管理，實(shí)現(xiàn)了若干項(xiàng)研制成果，建立了規(guī)范的上海交大數(shù)字檔案館門戶網(wǎng)站。與上交大有利的外圍環(huán)境相比，華東理工大學(xué)的檔案信息化建設(shè)更多的是利用有限性資源進(jìn)行自主性創(chuàng)新研發(fā)，依靠自身努力不斷突破固有機(jī)制和環(huán)境的瓶頸，而且在實(shí)物檔案的保存及利用方面更是能夠細(xì)致、創(chuàng)新性的開發(fā)利用，使得檔案館對學(xué)校中心工作的實(shí)效開展發(fā)揮了長足作用。

實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化發(fā)展，除了要把實(shí)際工作結(jié)果與預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)相比較，以此在信息化過程中控制偏差，以確保檔案資源的充分利用及組織目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)外，更需要的是一種創(chuàng)新性的過程管理。過程管理必然要遵循一定的步驟、程序和規(guī)律?？萍及l(fā)展的日新月異為高校檔案發(fā)展提出了檔案管理的信息化定位，敏銳地捕捉到原有檔案管理的若干不協(xié)調(diào)現(xiàn)象后，就要透過現(xiàn)象究其原因，并據(jù)此分析和預(yù)測未來信息化發(fā)展趨勢及應(yīng)對措施，不同高校作為獨(dú)立個(gè)體必然存在不同的環(huán)境及自身特點(diǎn)，不同學(xué)校的檔案館在一定程度更是秉具高校歷史、現(xiàn)今、未來發(fā)展的縮影，因此在過程中要針對自身環(huán)境、資源、機(jī)遇，制定符合該高校檔案館信息化發(fā)展的目標(biāo)、制度以及步驟發(fā)展，在此基礎(chǔ)上迅速行動(dòng)，并在對檔案信息化有效、適度控制過程中不斷嘗試。

三、開發(fā)檔案信息資源的集成應(yīng)用

21 世紀(jì)的信息全球化，交叉學(xué)科的融合為管理學(xué)領(lǐng)域帶來了勃勃生機(jī)；集成管理因其“集合而成”的基本特征和與時(shí)俱進(jìn)的優(yōu)化模式，尤其受到人們的青睞。檔案集成管理，是指集成主體以全新的管理理念及方法，突破人們慣有的常規(guī)模式，以積極的探索精神將集成的基本原理和方法創(chuàng)造性運(yùn)用到檔案管理中的一種實(shí)踐模式。檔案信息化集成管理，則從集成新視角去分析檔案管理活動(dòng)，立體地、綜合化地運(yùn)用各種不同的方法、手段、工具，將檔案組織中人力、物力等軟、硬資源要素有機(jī)地納入到檔案信息化管理視野之中，并將檔案管理組織內(nèi)外的各種集成要素按照制定的集成模式進(jìn)行整合，促使各集成要素功能匹配、優(yōu)勢互補(bǔ)、動(dòng)態(tài)開放及創(chuàng)造性融合；從而使得檔案信息化管理系統(tǒng)完整，整體功效倍增，變被動(dòng)為主動(dòng)，最終促進(jìn)整個(gè)檔案管理活動(dòng)效率的提高。

檔案集成管理模式是根據(jù)21 世紀(jì)信息時(shí)代電子文件和檔案未來發(fā)展方向，結(jié)合高等教育的各種需求背景，有助于檔案管理信息化發(fā)展的與時(shí)俱進(jìn)，可以說是為促進(jìn)中國高校管理水平的提升而設(shè)計(jì)的。其研究側(cè)重借鑒集成優(yōu)勢互補(bǔ)的理念及其整體優(yōu)化的原則，建立高校基層檔案集成管理體系。從管理與利用基層檔案管理的實(shí)際出發(fā)，集成管理即將檔案信息管理與服務(wù)的全過程作為一個(gè)有機(jī)系統(tǒng)實(shí)施管理。運(yùn)用檔案信息開發(fā)生命周期和集成的理念，基于界面管理交互作用的學(xué)術(shù)新觀點(diǎn)，賦予檔案管理體系以系統(tǒng)性和動(dòng)態(tài)性，使檔案管理活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使重要的界面關(guān)系納入檔案管理狀態(tài)以實(shí)現(xiàn)控制、協(xié)調(diào)和溝通，達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)重視、教師積極參與、不斷開發(fā)創(chuàng)新和相互交流檔案信息的效果，實(shí)現(xiàn)以科研服務(wù)為核心，提高檔案管理及應(yīng)用質(zhì)量。

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