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檔案是國家機關、社會團體及個人在社會活動中直接形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。教學檔案是學校在教學實踐和教學管理過程中形成的各類具有保存價值的文字、圖表和聲像等教學信息載體。教學評估是對各個學校辦學水平和辦學質量的考核和評價，對這項工作來說，教學檔案信息支撐著學校教學評估指標體系和評估觀測點的自我評述和評價。

一、教學檔案是學校教學質量評估的基礎和依據(jù)

教學檔案承載著學校教學實踐和教學管理的發(fā)展過程和教學成果，反映學校教學和教學管理工作的真實面貌和經驗成果，是全面了解學校教學和教學管理工作發(fā)展歷史及教學成果的重要依據(jù)和窗口。不論過去和現(xiàn)在，學校教學和教學管理過程中各類教學和教學管理信息在教學檔案信息中得以真實反映，教學實踐和教學管理活動都可看作是教學檔案的形成過程，教學檔案管理建設規(guī)范與否，集中體現(xiàn)著學校的教學質量和教育水平。學校提供的教學評估材料是教學評估的重要依據(jù)，是訐估了解學校教育發(fā)展歷史和現(xiàn)狀主要途徑之一。它們既有學校檔案管理部門集中管理的教學和教學檔案信息，也有學校各處室分散管理的教學檔案信息。這些教學檔案信息收集全面、層次分明、過程連續(xù)、查詢便捷、規(guī)范統(tǒng)一、保管得當，共同對教學評估指標體系和各觀測點的內容提供全面、準確、詳實的佐證，也是對學校自述性評估報告自我評價的真實反映，是支撐教學評估報告文件材料的基礎。因此，教學檔案管理作為學校教學管理和學校檔案管理的重要組成部分，其管理水平和質量高低與否必然會對教學評估工作產生重要影響。

二、教學評估促使學校重視教學檔案的建設

雖然教學評估指標體系和觀測點并沒有對教學檔案管理工作做出具體的建設要求和標準，對學校教育教學和教學管理工作的規(guī)范化、制度化提出更高的要求。但在客觀上會促使學校和相關管理部門改變過去重教學管理、輕檔案建設的片面思想，更加重視教學檔案和其他業(yè)務檔案的管理工作，使得各學校改變過去存在的被動接收、管理脫節(jié)、教學檔案搜集不全面、管理不規(guī)范等客觀現(xiàn)狀。采取基層檔案管理專職與專業(yè)化、教學檔案管理即時化、網絡化，走上檔案建設信息化的道路。目前，許多學校在著手學校數(shù)字檔案建設，將檔案內容信息化，可以將檔案人員從日常業(yè)務中解放出來，同時也可以大大減少紙質檔案占用面積，僅僅將現(xiàn)有的紙質檔案進行數(shù)字化轉換以后壓縮保存就可以節(jié)約庫房面積三分之一以上。這樣的保管方法也方便了檔案用戶的利用，促進了檔案信息化的發(fā)展。例如：評估一個學期的教學質量需要動用的人力除了了大量的學生還有教師本人。從班級到年級，形成的文字材料更是量大。所耗的時間也是按月計算?？墒峭ㄟ^信息化建設，從在校園網絡上通知到收齊材料，到數(shù)據(jù)統(tǒng)計及公布也就一個星期，大大提高了效率，達到了比過去更完整的數(shù)據(jù)和最佳的效果，而且能詳實完整的獲得檔案材料，節(jié)約了庫房的占有。

三、教學檔案信息化的意義

隨著時代的進步，計算機和網絡技術迅猛發(fā)展，紙質檔案已經不能完全滿足人們的利用需求，信息的獲取和傳遞方式也隨之發(fā)生了重大的變化，檔案信息化開始走進人們的視野。檔案信息化的基本內涵包括：檔案信息利用網絡化、檔案信息存儲數(shù)字化和檔案信息管理標準化。它的基本特征是傳輸網絡化、檔案數(shù)字化和管理智能化。檔案信息化背景下的檔案信息利用是有別于紙質檔案的，它的方便快捷，也促進了自身的發(fā)展。傳統(tǒng)的紙質檔案內容比較龐雜，且有特殊的保存方法，從全宗到案卷實行層級式管理，給人們的利用帶來了諸多不便。以我校為例，由于學校辦學規(guī)模不斷擴大，由此產生的學生學籍檔案、教學檔案、基建檔案也在迅速增多，但與之不相稱的是檔案保管空間、檔案管理員的數(shù)量卻沒有相應的增長。檔案數(shù)量的激增不僅帶來了存儲問題，還帶來了檔案庫房的管理問題、檔案人員的配備問題。所謂檔案建設信息化，就是指用計算機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化為計算機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。隨著社會科技進步，檔案信息電子化管理，已是新世紀檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向。其意義在于：（1）可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有計算機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)單位對計算機的應用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用效率造成極大浪費，使現(xiàn)代化設備不能盡其用。（2）縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用電腦的功能完成信息加工程序，快捷地出版二次文獻。（3）檔案信息電子化，可一次投入多次產出，改變信息加工工作受經費限制的局面。（4）檔案信息電子化，信息成果可以多份拷貝，將拷貝送到各部門，拓寬服務范圍，發(fā)揮檔案信息的利用價值。（5）檔案信息電子化，可使檔案信息順利與最新國際技術接軌。

四、實現(xiàn)檔案信息化管理注意的問題

1、檔案軟件開發(fā)具有信息管理功能的通用性。

開發(fā)的軟件既要適用于文件檢索，又要可用于檔案信息計算機管理系統(tǒng)，利用計算機完成信息管理工作。開展基于移動終端、3G技術、云計算和下一代互聯(lián)網的網絡教學、虛擬實驗、電子書包和移動學習等信息化教學和學習。建立一個數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案系統(tǒng)和計算機管理系統(tǒng)具有規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性的功能，達到檔案信息資源共享的要求，加快檔案信息化的管理。

2、加強電子文件歸檔標準化、規(guī)范性的管理。

借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專遞網線，由計算機信息管理部門負責歸檔，檔案部門負責規(guī)劃統(tǒng)籌。各業(yè)務職能部門把具有保存價值的電子文件，按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進行電子文件格式轉換，保證數(shù)據(jù)可靠性和通用性，將數(shù)據(jù)傳輸?shù)接嬎銠C信息管理中心。計算機信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進行集中處理，經匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心輸送至各業(yè)務管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網絡傳輸移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

3、檔案管理信息化對檔案信息管理人員的素質提出了更高的要求。

一是需要新的知識和技術手段，要培訓和更新計算機和網絡通訊方面的知識。其次還應具備整理檔案信息的能力。通過網絡系統(tǒng)，把分散的檔案信息組合整理，提供給師生利用。最后，需具備開發(fā)網絡檔案信息的能力，真正提高網上檔案工作服務水平，適應網絡化發(fā)展要求。教學檔案信息管理是教學和教學管理工作的基礎工作之一，積極采取有效措施，推進和加強教學檔案建設，促進教學檔案管理工作啊信息化目標大力推進。

作者：郭丹 石玉蓉 單位：武漢市東西湖區(qū)城市管理委員會